Asesmen Organisasi

Pertemuan 3-4
SISTEM Sistem Lingkungan
ORGANISASI

Subistem tujuan
Subistem teknis:
dan nilai: budaya, filosofi,
pengetahuan,
tujuan organisasi, tujuan
teknik,
kelompok,
fasilitas,
tujuan
peralatan
individu
Subsistem manajerial:
Penetapan tujuan
Perencanaan
Sumberdaya
Subistem Pengorganisasian
psikososial: Impementasi Subistem
HR, sikap, Pengendalian strutural:
persepsi, tugas, alur
motivasi, dina- kerja, kelompok
mika klp, kepemim- kerja, otonomi,
pinan, komunikasi, alur informasi,
hubungan inter- prosedur,
personal peraturan
Organisasi
membutuhkan
pengelolaan atau
kemudian disebut
sebagai manajemen
organisasi untuk
mengatur sumber daya
yang dimiliki agar dapat
mencapai efektivitas
kinerja
Menurut George R. Terry, manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan pengendalian untuk menetapkan dan mencapai tujuan yang telah disepakati
dengan menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya yang lainnya sebagai unsur-unsur
manajemen
Sumber Daya Organisasi

Organisasi merupakan kumpulan orang,

barang, mesin dan sumber-sumber lain yang
menghubungkan penyempurnaan tugas
organisasi melalui rangkaian saling pengaruh
dan tersatu padu ke dalam suatu sistem.

(Richard, 1973)
KERANGKA PROSES KEGIATAN
Diagnosis Organisasi
DIAGNOSIS
EVALUASI
Analisis data yang terkumpul,
kemudian
disimpulkan kualitas data dan posisi hasilnya,
selanjutnya
dideskripsikan, diklasifikasikan, & diprediksikan INTERVENSI
sesuai tujuan pengumpulan datanya

RENCANA
TINDAKAN

1. Wawancara Awal
KESIMPULAN DATA
& ANALISIS 2. Data Observasi
3. Data Angket
PENGUMPULAN 4. Data wawancara
DATA
karyawan
ASESSMEN KEBUTUHAN DALAM
INTERVENSI ORGANISASI
 Assessmen Kebutuhan
• Pengumpulan data untuk memudahkan
menggolongkan, menafsirkan dan
mengevaluasi sebuah fenomena di organisasi,
sehingga dapat dirancang / dilakukan intervensi
yang tepat untuk membantu penyelesaian
permasalahan tersebut
 Assessment Psychologis

• Data Wawancara Awal

Interview ini dirancang untuk mengetahui fenomena
organisasi secara umum dan bagaimana permasalahan
awal yang muncul menurut pimpinan, HRD atau
karyawan.
• Data Observasi
Mengetahui lebih jauh di apa yang bisa diamati, terkait
perilaku kerjanya, bagaimana respon karyawan saat
bekerja maupun gaya interaksi dan komunikasi antar
karyawannya
9
 Assessment Psychologis
• Data Angket
Cara paling murah dan praktis untuk mengumpulkan data
permasalahan dari banyak orang/subjek.

Data Wawancara karyawan dan pimpinan/kepala departemen.

Interview ini dirancang untuk mengetahui fenomena organisasi secara
lebih mendalam yang berasal dari karyawan (core bisnis perusahaan)
dan di cross check-kan kepada pimpinan/kepala departemen.

• Data Dokumentasi
Mengetahui permasalahan organisasi dengan menggunakan data-data
dokumentasi perusahaan di masa lalu, ex: struktur, evaluasi kinerja,
catatan-catatan lain yang berkaitan.
• Forum Group Diskusi
Dapat digunakan untuk memunculkan isu yang kompleks atau
kontroversial yang riil dan berdasarkan informasi dari karyawan.
10
 • KEBERHASILAN
KEBUTUHAN ASESSMEN
SANGAT DIPENGARUHI
OLEH KEMAMPUAN
PERSONAL DAN
KEKOMPAKAN
KELOMPOK

11
 5M Model

5M adalah istilah yang merujuk pada

faktor-faktor utama yang dibutuhkan
oleh suatu organisasi agar dapat
beroperasi secara maksimal
Menurut Harrington Emerson (1960) terdapat lima unsur (5M) dalam organisasi yang saling
terikat satu dengan yang lain, meliputi:
1. Men (Manusia)
2. Money (Uang Modal)
3. Materials (Bahan Baku)
4. Machines (Mesin)
5. Methods (Cara/ Sistem Kerja)
 Manusia sebagai komponen pertama dari 5M
1. Men (Manusia)
Model ini merupakan faktor terpenting.
Komponen ini merujuk pada sumber daya
manusia yang dimiliki oleh organisasi. Manusia
sebagai tenaga kerja merupakan unsur
terpenting dan mutlak, karena usaha untuk
mencapai tujuan bersama dapat terwujud
melalui kegiatan atau kerjasama dengan orang
lain. Aspek ini melihat bagaimana keterlibatan
manusia sebagai penggerak organisasi yang
memiliki peran, pikiran, harapan, serta
gagasan.
 1. Men (Manusia)
Tenaga kerja mengacu pada personel manajerial dan non-
manajerial yang dipekerjakan dalam suatu organisasi, yaitu
pemimpin dan orang yang dipimpin. Pemimpin bertanggung
jawab sebaik-baiknya mengatur manusia yang dipimpin. Personil
yang tepat untuk posisi yang tepat merupakan hal penting untuk
memperoleh efektivitas dan efisiensi organisasi. Dengan
demikian, keterlambatan dan ketidakhadiran, perilaku yang
membahayakan, pengembangan karyawan yang buruk, dan
ketidakmampuan karyawan merupakan unsur ‘men’ di tempat
kerja yang dapat berpengaruh terhadap kinerja organisasi.
 1. Men (Manusia)
Sumber daya manusia menentukan cara kerja dari empat
sumber daya bisnis dasar lainnya. Sumber daya lain dalam
organisasi tidak dapat bergerak sendiri tanpa dimanfaatkan
oleh manusia. Oleh karena itu, sumber daya manusia lah yang
memobilisasi, mengalokasikan dan memanfaatkan sumber
daya fisik dan keuangan suatu organisasi. Orang memastikan
bahan, mesin, sistem, dan uang dapat digunakan secara
produktif untuk mencapai tujuan atau sasaran organisasi.
Pengelolaan tenaga kerja yang buruk dapat berdampak pada
pengelolaan sumber daya lain dalam organisasi. Dengan orang
yang tepat di pekerjaan yang tepat, sebagian besar tujuan
bisnis yang efektif akan tercapai.
2. Money (UangKomponen
Modal) ini merujuk pada uang sebagai modal
untuk pembiayaan seluruh kegiatan organisasi.
Suatu organisasi memerlukan uang dalam bentuk
modal tetap dan modal kerja. Uang digunakan
untuk menghasilkan lebih banyak lagi uang dalam
bentuk keuntungan atau surplus. Besar-kecilnya
hasil kegiatan organisasi dapat diukur dari jumlah
uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh
karena itu, uang merupakan alat (tools) yang
penting untuk mencapai tujuan organisasi karena
segala sesuatu harus diperhitungkan secara
rasional.
 2. Money (Uang Modal)

Manajerial perlu mengatur pengeluaran dan

pemasukannya secara baik agar
ketersediaannya memadai untuk
keberlangsungan organisasi. Kesalahan dalam
pengelolaan uang yang tidak diatur dengan
benar, telah terbukti menjadi faktor paling
berperan terhadap keruntuhan organisasi.
2. Money (UangUang merupakan sumber daya yang penting dan
Modal)
serba guna dalam organisasi karena digunakan
untuk memperoleh atau menyewa sumber daya
lain. Hal ini akan berhubungan dengan berapa
uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji
tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus
dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari
suatu organisasi. Tanpa uang, tidak ada organisasi
atau perusahaan yang dapat memotivasi pekerja,
mendapatkan bahan yang berkualitas dan
memadai, mendapatkan mesin yang tepat dan
memeliharanya atau bahkan memastikan bahwa
waktu produksi dikelola dengan benar.
 3. Materials (Bahan Baku)

Komponen ini merujuk pada benda atau bahan baku yang dibutuhkan dalam membuat sesuatu. Bahan baku dapat berupa
bahan mentah fisik, produk antara (barang setengah jadi) yang diubah dan/atau dirakit menjadi produk jadi dengan
bantuan proses dan teknologi tertentu, maupun barang jadi. Contoh: pasir, kain, batu, kulit, kapas, kayu, etc.
 Tanpa material, sumber daya manusia menjadi tidak
3. Materials (Bahan Baku)
dapat bekerja dengan baik sehingga organisasi
dengan perencaan yang benar, dapat memahami
bahwa bahan yang dibutuhkan untuk bisnis atau
layanan apapun harus tersedia sebelum ‘man’ dapat
digunakan dalam aktivitas organisasi apapun. Contoh,
sekelompok pekerja pabrik semen yang menunggu
pasokan batu kapur mungkin tidak bisa banyak
bekerja selama pasokan belum datang datang. Ketika
sampai tetapi ternyata kualitasnya jelek, produksinya
pasti ikut merugi. Kualitas bahan juga menjadi faktor
penting, apabila tidak diperhatikan dapat
menurunkan kinerja organisasi.
 4. Methods (Metode)

Merujuk pada cara kerja atau cara untuk

melaksanakan kerja seperti prosedur yang
ditetapkan oleh sebuah organisasi. Metode yang
baik adalah metode yang sederhana, mudah dan
dapat mempercepat penyelesaian masalah.
Metode mengacu pada cara umum yang telah
ditentukan organisasi dalam melakukan sesuatu.
Berbagai sistem operasi dilakukan menurut aturan
dan prosedur tertentu.
4. Methods (Metode)
Metode kerja yang tidak tepat ataupun
buruk, sama tidak efektifnya dengan mesin
yang rusak, karyawan yang tidak sehat, atau
kurangnya bahan yang memadai untuk
produksi barang atau jasa. Berbagai skema
telah digunakan oleh perusahaan yang
sukses untuk memastikan penggunaan
waktu yang tepat dan efisien oleh manusia
dan mesin, termasuk pengiriman material
yang tepat
 5. Machines (Alat Kerja)

Komponen ini merujuk pada mesin sebagai fasilitas/ alat penunjang kegiatan perusahaan (operasional & non-operasional).
Contoh: mesin ketik, komputer, mesin hitung, machines produksi (mesin kerja yang digunakan dalam proses produksi), dll.
Penggunaan machines pada dasarnya dilakukan untuk mencapai efisiensi dan efektifitas untuk tercapainya tujuan. Sebagai
peralatan yang digunakan untuk mengolah bahan menjadi produk jadi atau setengah jadi, penggunaan mesin modern
membantu mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas hasil. Oleh karena itu, teknologi menjadi unsur penting dalam
manajemen organisasi yang efisien.
5. Machines Perkembangan
(Alat Kerja) teknologi saat ini juga membantu
organisasi untuk meningkatkan efisiensi &
efektivitas dalam aktivitas produksi mereka.
Seperti penggunakan automatisasi pada mesin-
mesin pabrik sehingga dapat meningkatkan
produksi dengan waktu yang lebih singkat
dibandingkan ketika dilakukan oleh manusia.
Namun, meski demikian tanpa keberadaan
manusia dan material, mesin juga tidak akan
berguna. Mereka perlu dioperasikan oleh
manusia dan diberi makan dengan bahan-bahan,
sehingga komponen ini juga saling terkait
dengan komponen yang lain.
Setiap komponen dari lima M memiliki dinamikanya sendiri
meskipun saling terkait satu sama lain. Hal ini menjadi tugas
pemimpin dan manajemen untuk memahami atau
menganalisis sifat dasar dan fungsi setiap M dan sumber
ketersediaannya. Pemimpin & manajemen perlu mengetahui
dengan jelas tujuan penggunaan faktor-faktor lain dan
mengkoordinasikannya sedemikian rupa untuk
mengoptimalkan efektivitas dari keseluruhan komponen M
tersebut. Organisasi yang berhasil berarti memanfaatkan
manusia, material, mesin, metode, dan uang secara optimal
dan bertanggung jawab untuk keberlangsungan organisasi
dan kesejahteraan anggota organisasi di dalamnya
Kerangka konsep 5M ini bertujuan untuk
melihat kondisi elemen-elemen organisasi
saat ini (existing condition) dari elemen
man, method, money, machines, material
yang kemudian dibandingkan dengan
kondisi organisasi ideal menurut literature
yang mendukung (ideal condition).
 DIMENSI2 ORGANISASI
menurut konsep SIX BOX MODEL (Weisbord, 1978)
1. TUJUAN; Purpose: Merujuk pada visi dan misi serta goal
(tujuan) perusahaan
2. STRUKTUR; Structure: Mengacu pada pengaturan dalam
organisasi. Bisa dilakukan secara fungsi (specialist), secara
produk, secara program, atau matriks (multi-skilled team
bekerja sama)
3. TATA-HUBUNGAN; Relationship: Bagaimana orang-orang
berkomunikasi, serta bagaimana kita berinteraksi dengan
teknologi
4. PENGHARGAAN; Rewards: Insentif berupa intrisik dan
ekstrinsik yang diberikan sehubungan dengan pekerjaan
yang dilakukan
5. MEKANISME TATA KERJA (Metode Kerja); Mechanism:
mengacu pada proses perencanaan , pengontrolan,
alokasi anggaran dan sistem informasi yang mendukung
tujuan organisasi.
6. KEPEMIMPINAN; Leadership: Mengacu pada tugas-tugas
pemimpin termasuk bagaimana menjaga keseimbangan
diantara ‘kotak-kotak’ yang ada
Model Kongruensi:
Nadler & Tushman

Empat hasil analisis:

1. Berfungsinya sistem
2. Perilaku kelompok
3. Hubungan antar-kelompok
4. Perilaku individu berikut
akibatnya
ISU DIAGNOSTIK dalam Model KONGRUENSI
The 7 S

Models of OD Diagnosis

The 7 S from McKinsey

 Strategy
Structure System
The 7 S

Shared Values

Skills Style
Staff