6.b. DASAR - Dasar-Dasar Manajemen Proyek (RITA BERLIS)

MODUL TINGKAT DASAR – DASAR-DASAR MANAJEMEN PROYEK
DAFTAR ISI
KEGIATAN BELAJAR -1 : TEKNIK MANAJEMEN PROYEK 2

A. PENDAHULUAN 2
1. Pengertian Proyek 3
2. Atribut (Karakteristik) Proyek 5
3. Jenis dan Ukuran Proyek 6
4. Batasan (constraints) Proyek 7
B. MANAJEMEN PROYEK 12
1. Pengertian, Prinsip dan Karakteristik Manajemen Proyek 12
2. Kerangka kerja Manajemen Proyek 14
3. Tujuan dan Fungsi Manajemen Proyek 20
4. Keberhasilan Manajemen Proyek 21
C. TAHAPAN MANAJEMEN PROYEK 21
1. Pendefinisian Proyek 21
2. Perencanaan Proyek 21
3. Pelaksanaan (Eksekusi) Proyek 27
4. Pengendalian Proyek 27
5. Penutupan Proyek 29
KEGIATAN BELAJAR - 2: KONTRAK DAN JENIS KONTRAK 31
A. PENGERTIAN KONTRAK 31
B. JENIS KONTRAK 32
C. DOKUMEN DAN FORMAT KONTRAK 39
KEGIATAN BELAJAR - 3: STUDI KASUS MANAJEMEN PROYEK 42
LAMPIRAN – 1: SURAT TUGAS 43

LAMPIRAN – 2: JENIS KONTRAK 32
LAMPIRAN – 3: PROPOSAL PROYEK 45
© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 1

KEGIATAN BELAJAR 1
TEKNIK MANAJEMEN PROYEK
Tujuan Pembelajaran
 Memberikan wawasan kepada peserta tentang proyek, konsep, manajemen

proyek, mekanisme manajemen proyek, termasuk alat dan teknik yang
digunakan dalam manajemen proyek.
 Memberikan ketrampilan peserta dalam membuat kerangka kerja suatu

proyek.
A. PENDAHULUAN
“Pemerintah tengah mempercepat rehabilitasi dan rekonstruksi infrastruktur di Provinsi Nusa

Tenggara Barat (NTB) pasca bencana gempa. Dalam percepatannya, Kementerian Pekerjaan Umum
dan Perumahan Rakyat (PUPR) telah memberangkatkan 400 insinyur muda untuk menjadi tenaga
pendamping masyarakat dalam membangun rumah yang memenuhi kaidah rumah tahan gempa.
Sebelum diterjunkan ke masyarakat, 400 insinyur muda tersebut akan mendapatkan pelatihan
mengenai pembuatan dan perakitan Rumah Instan Sederhana Sehat (Risha) dan Rumah Instan Kayu
(Rika) yang merupakan inovasi rumah tahan gempa Balitbang Kementerian PUPR,” (Detik.com, 1
September 2018).
Berita di atas adalah salah satu contoh “proyek” yang sedang dilaksanakan pemerintah bersama
dengan masyarakat guna percepatan pemulihan kehidupan sosial dan ekonomi masyarakat di NTB.
Setiap tahun banyak proyek yang dilaksanakan pemerintah, seperti Jakarta LRT (Light Rail
Transport), Mass Rapid Transport (MRT), dengan tujuan
menyediakan layanan publik dengan dalam suatu target

waktu yang telah ditetapkan, dengan misi khusus
mengurangi jumlah kendaraan yang masuk ke jantung kota
DKI Jakarta.

BUMN juga tidak ketinggalan untuk membantu pemerintah dalam penyediaan infrastruktur antara
lain, pembuatan runway Bandara Soekarno Hatta, Proyek 35
ribu Watt dan Jaringan Transmisi Sumatera. Bahkan, saat ini

sudah ada proyek insfrastruktur yang dikerjasamakan dengan
pihak swasta seperti LRT dan Bus Rapid Transit (BRT) di Medan,
RSUD Krian di Jawa Timur, RS Pendidikan Unsrat di Sulawesi Utara, Pengembangan LP Nusa
Kambangan di Jawa Tengah dan Sistem Penyediaan Air Minum Pekanbaru di Riau.
1) Pengertian Proyek
Proyek didefinisikan sebagai “satu rangkaian aktivitas unit yang saling terkait untuk mencapai
hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu tertentu pula” (Chase et.al,1998). Dalam
Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guide, 2004, dinyatakan bahwa proyek
memiliki beberapa karakteristik penting yaitu; sementara (temporary), unik dan elaborasi
progresif (progressive elaboration).
a. Sementara (temporary) berarti setiap proyek selalu mempunyai jadwal yang jelas kapan
dimulai dan kapan diselesaikan. Proyek akan berakhir jika tujuan tercapai atau kebutuhan
terhadap proyek tidak ada lagi, sehingga proyek dihentikan.
b. Unik berarti setiap proyek menghasilkan suatu produk, solusi, layanan atau output
tertentu yang berbeda dari produk biasanya.
c. Elaborasi progresif adalah karakteristik proyek yang berhubungan dengan sementara dan
unik, yaitu bahwa setiap proyek melalui langkah-langkah yang terus berkembang dan
berlanjut sampai proyek berakhir, di mana setiap langkah yang dilaksanakan semakin
memperjelas tujuan proyek.
Proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan dilaksanakan dalam satu bentuk
kesatuan dengan menggunakan sumber untuk mendapatkan benefit (Gray, Simanjuntak, Sabur,
Maspaitella &Varley, 2007). Proyek bukanlah suatu kegiatan rutin yang dilakukan terus
menerus, biasanya hanya terkait dengan suatu jangka waktu tertentu saja. Sebagai contoh
suatu perusahaan tekstil yang mempunyai kegiatan/operasi (rutin) perusahaan adalah
memproduksi tekstil dengan menggunakan mesin yang ada dan selanjutnya memasarkan
produknya. Bilamana ada penggantian mesin-mesin lama dengan mesin baru pada perusahaan

tekstil disebut proyek karena penggantian mesin lama sudah tercapai, maka proyek
penggantian mesin selesai.
Sebagai gambaran lebih jelas “proyek” dan “operasi” dalam suatu perusahaan dapat dilihat
pada Tabel-1 berikut:
Tabel-1: Perbandingan kegiatan proyek dan kegiatan operasi
Kegiatan proyek Kegiatan operasi Keterangan
Pekerjaan selesai, proyek berhenti Mempertahankan bisnis Tujuan
Unik Umum output
Dinamis dan non rutin Berulang dan rutin Kegiatan
Beragam disiplin ilmu/interdilipinner Terbatas Jenis/macam kegiatan
Berfluktuatif selama periode proyek Relatif lama Intensitas kegiatan
Relatif pendek Jangka panjang Siklus kegiatan (jangka

waktu)
Cenderung berubah Relatif konstan Kebutuhan sumber daya
Anggaran/Jadwal (ketat) Fleksible, tergantung produksi Anggarab/Batasan

jadwal
Bervariasi, jenis dan jumlahnya Relatif konstan Kebutuhan Sumber Daya
Proyek merupakan sekumpulan aktivitas yang saling berhubungan sejak titik awal sampai titik
akhir untuk suatu hasil tertentu, bersifat lintas fungsi organisasi, membutuhkan berbagai
keahlian (skills) dari berbagai profesi dan organisasi. Proyek dapat dilaksanakan pada semua
tingkatan organisasi dengan melibatkan satu orang atau lebih, bahkan ribuan orang dalam
kurun waktu beberapa minggu, atau bahkan lebih dari lima tahun. Pelaksanaan proyek dapat
melibatkan hanya satu organisasi, beberapa organisasi, atau dilaksanakan dalam bentuk joint
venture dan partnership.
Pada umumnya proyek ditetapkan antara lain untuk:
 Membuat produk/layanan baru
 Perubahan struktur, kepegawaian dan gaya organisasi,
 Merancang kendaraan transportasi baru
 Pengembangan sistem informasi baru
 Membangun gedung atau fasiltas lainnya

 Menjalankan promosi atas produk/baru

 Melaksanakan proses atau prosedur bisnis baru
Untuk yang skalanya lebih besar atau lebih luas, beberapa proyek terkesan berulang, Misalnya
pembangunan perumahan real estate, pembangunan pesawat komersial baru yang
memerlukan banyak prototype, pengembangan sanitasi dan air pada lima wilayah DKI Jakarta.
Beberapa contoh yang dikemukakan sebelumnya menunjukkan bahwa proyek merupakan
aktivitas yang dalam pengerjaannya, mempunyai batasan yaitu; ruang lingkup (scope), waktu
dan dana (anggaran/biaya), yang juga akan mempengaruhi berhasilnya suatu proyek.
Keseluruhan aktivitas proyek merupakan satu kesatuan pekerjaan sejak dituangkannya ide,
bagaimana merencanakan, untuk kemudian dilaksanakan sehingga benar-benar menjadi hasil
sesuai dengan rencana yang ditetapkan.
2) Atribut (Karakteristik) Proyek

Atribut atau karakteristik suatu proyek dapat dinyatakan sebagai berikut:
a. Suatu proyek bersifat sementara, karena memiliki awal dan akhir yang pasti.
b. Suatu proyek dikembangkan menggunakan elaborasi progresif. Pada saat dimulai proyek
spesifikasi seringkali dibuat secara garis besar, dan berjalannya waktu rincian spesifikasi
menjadi lebih jelas.
c. Suatu proyek membutuhkan sumberdaya (resources) di berbagai bidang area dan meliputi
personel, hardware, software dan lainnya. Banyak proyek melibatkan lintas departemen
untuk mencapai tujuannya. Sebagai contoh, untuk mengembangkan penjualan berbasis on
line (membuat aplikasi kolaborasi IT, pemasaran, penjualan dan distribusi dan bidang
lainya) perlu bekerjasama untuk mengembangkan ide kolaborasi tersebut. Kadangkala
diperlukan masukan dari konsultan (dari luar perusahaan), bahkan orang dari perusahaan
lain (pesaing) atau pemasok produk yag dilibatkan untuk dapat memenuhi tujuan baru.
d. Suatu proyek memiliki pelanggan utama atau sponsor. Beberapa stakeholder

berkepentingan dengan suatu proyek, akan tetapi harus ada yang mempunyai peran utama
(sponsor/pelanggan). Sponsor proyek (pelanggan) biasanya menyediakan arahan dan
pendanaan atas proyek tersebut.
e. Suatu proyek mempunyai ketidakpastian. Setiap proyek itu unik, kadang sulit mementukan
tujuan dengan jelas, perkiraan waktu penyelesaian, alokasi anggaran yang disediakan,

termasuk faktor eksternal, seperti pemasok yang kehabisan produknya atau anggota yang
ternyata tidak kompeten.
3) Jenis dan Ukuran Proyek
Beberapa contoh aktivitas proyek yang dikemukakan berkaitan dengan kajian aspek ekonomi,
keuangan, lingkungan, desain engineering, marketing, dan lain-lain. Dilihat dari aktivitas paling
dominan, maka proyek dapat dikategorikan ke dalam beberapa jenis yaitu:
a. Proyek Engineering Konstruksi
Aktivitas paling dominan pada proyek jenis ini adalah pengkajian kelayakan, desain
engineering, pengadaan dan konstruksi.
Berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik misalnya proyek pembangunan
jalan raya, jembatan, pembuatan boiler.
b. Proyek Engineering Manufacture
Aktivitas paling dominan meliputi seluruh kegiatan yang bersifat menghasilkan produk
baru, termasuk pabrik untuk memproduksi produk tersebut.
c. Proyek Pelayanan Manajemen
Aktivitas utama dalam proyek ini adalah merancang sistem informasi manajemen,
merancang program efisiensi dan penghematan, diversifikasi, penggabungan dan
pengambilalihan, memberikan bantuan emergency untuk daerah yang terkena musibah,
dan lain-lain
Misalnya, perancangan struktur organisasi, pembuatan sistem informasi manajemen,

peningkatan produktivitas perusahaan, pemberian training.
d. Proyek Penelitian dan Pengembangan
Aktivitas utama yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek ini meliputi melakukan
penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu, penemuan produk baru, temuan
lahan baru atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul suatu jenis tanaman.
Penlitian dan pengembangan dapat dilakukan oleh lembaga komersial atau pemerintah
Biasanya produk baru atau sesuatu yang dikembangkan bila menghasilkan atau
bermanfaat untuk layanan akan disusul dengan pembuatan atau produksi secara massal
untuk dijual atau digunakan penunjang layanan.

e. Proyek Kapital
Aktivitas yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh suatu badan usaha
(biaya investasi) atau pemerintah (belanja modal). Sebagai contoh pembebasan tanah dan
penyiapan lahan untuk persiapan jalan layang/tol, pembelian mesin pabrik, genset, dll.
Setiap proyek, baik kecil maupun besar pastinya melibatkan satu atau banyak orang, yang
secara bersama dapat mengerjakannya dalam waktu satu hari atau butuh waktu bertahun-
tahun untuk menyelesaikanya. Besar kecilnya proyek tergantung pada: jumlah tenaga yang
terlibat; jumlah waktu yang diperlukan, jumlah biaya yang diperlukan; banyaknya kegiatan,
macam dan jumlah hubungan antar kegiatan dalam proyek; macam dan jumlah hubungan
antar kegiatan dalam proyek dengan pihak luar.
4) Batasan-batasan (constraints) proyek.
Sesuai dengan karakteristiknya, setiap proyek dibatasi oleh kendala yang sifatnya saling
mempengaruhi biasanya disebut sebagai segitiga
batasan proyek, yaitu: lingkup pekerjaan (scope),
waktu (time) dan biaya (cost). Keseimbangan ketiga
batasan akan sangat menentukan kualitas suatu
proyek. Perubahan salah satu atau lebih faktor
tersebut akan mempengaruhi setidaknya satu faktor lainnya (PMBOK, Guide, 2004).
Batasan ini merupakan keunikan proyek, pertama, proyek selalu berinteraksi dengan biaya,
waktu dan kinerja. Pada dimensi biaya, proyek harus diselesaikan tanpa melampaui anggaran.
Pada dimensi waktu, berarti proyek harus diselesaikan dalam waktu yang tepat. Sedangkan
pada dimensi kinerja (mutu), kualitas pekerjaan harus sesuai dengan standar kinerja yang
ditetapkan sebelumnya. Ketiga dimensi ini berinteraksi membentuk kombinasi unit. Misalnya
suatu proyek terlambat dari jadwal yang disepakati akan berakibat anggaran bertambah, dan
sebaliknya.

Kedua, penggunaan SDM organisasi dari beberapa divisi atau departemen berpotensi konflik
(jika proyek dikerjakan menggunakan SDM lintas unit kerja) karena SDM organisasi lebih
mementingkan pekerjaan proyek di banding pekerjaan rutin organisasi.
Untuk dapat mencapai tujuan proyek secara efektif denga hasil yang memuaskan, pengelola
proyek perlu menjaga batasan waktu, biaya dan ruang lingkup dengan cara memanfaatkan
sumber daya yang tersedia. Dengan demikian, dalam pelaksanaan proyek perlu dilakukan
tawar menawar (trade off) antara berbagai batasan, misalnya:
- Jika kualitas ingin ditingkatkan maka akan berdampak pada kenaikan biaya dan waktu;
- Jika biaya ditekan menjadi lebih murah dan waktu pelaksanaan tetap, konsekuensinya
kualitas akan menurun.
5) Siklus dan Tahapan Proyek
Keberhasilan suatu proyek sangat bergantung pada manajer proyek dalam pengelolaan
proyek. Adanya berbagai risiko yang dihadapi maka proyek dibagi ke dalam beberapa tahapan
proyek sampai dengan selesainya keseluruhan pekerjaan proyek tersebut. Akumulasi seluruh
tahapan disebut siklus proyek.
Proyek, seperti hanya produk, mempunyai siklus hidup minimal meliputi tahap konsepsi,
perencanaan, eksekusi dan operasi, sebagaimana tersaji pada Gambar-1:
Gambar-1 Siklus dan Tahapan Proyek

Pada gambar di atas, biaya yang diserap pada tahap awal proyek masih rendah, karena porsi
pekerjaan proyek belum banyak dilakukan. Nilai biaya semakin membesar seiring dengan
berlangsungnya proyek yang akan memuncak pada saat proyek mulai dieksekusi dan akan
menurun ketika memasuki tahap akhir dan pada akhirnya hasil proyek akan diserahkan kepada
user. Peluang keberhasilan proyek masih rendah dan akan semakin besar dengan
berlangsungnya proyek yang sejalan dengan tingkat risiko yang dihadapi.
Setiap tahapan proyek selesai ditandai dengan bentuk penyerahan hasil yang nyata/produk
(deliverables), seperti hasil studi kelayakan, desain rinci, atau suatu capaian kinerja
(prototype). mengelola proyek tersebut.
Tahapan suatu proyek dalam satu siklus hidup proyek secara keseluruhan meliputi;
a. Pendefinisian Proyek (Project Definition)
Pada tahapan ini, manajer proyek bersama dengan pemilik menetapkan tujuan proyek dan
faktor lain yang menjadi pertimbangan untuk keberhasilan proyek sesuai dengan kualitas
yang diinginkan.
Tahap ini disebut juga tahap inisiasi proyek, dan merupakan aktivitas paling dominan
meliputi seluruh kegiatan yang bersifat menghasilkan produk baru atau ditemukannya
suatu masalah, kesempatan atau kebutuhan user (ide dari user di bidang pemasaran,
engineering, manufaktur/Riset dan Pengembangan )
Tahap ini disebut juga tahap konsepsi, karena permasalahan yang ingin diselesaikan
diidetifikasi untuk diberikan alternatif solusi. Dalam memilih solusi yang memiliki
kemungkinan terbesar sebagai solusi terbaik, dapat dilakukan melalui studi kelayakan.
Kelayakan proyek adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi
secara detil (apa yang perlu dilakukan, kapan dilakukan dan pihak mana yang terlibat) dan
apakah penyelesaian masalah cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat.
Hasil dari tahapan ini adalah ditetapkannya ruang lingkup proyek dan terbentuknya tim
proyek.

Jika proyek akan dilaksanakan oleh pihak di luar perusahaan, maka user akan membuat
permintaan proposal (RFP=request for proposal) dan dikirimkan kepada pihak yang
termasuk dalam daftar peserta tender (bidders list) yang dimiliki perusahaan. RFP berisi
informasi mengenai tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performansi, batasan biaya
dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yang dibutuhkan/diinginkan ke dalam proposal
proyek, Contoh proposal proyek disajikan pada Lampiran-3.
Kontraktor akan mengirim proposal dan user akan memilih salah satu sebagai pelaksana
utama (partner), melalui proses evaluasi terhadap proposal yang ditawarkan kontraktor
sesuai dengan syarat yang ditetapkan pada RFP, yaitu syarat administrasi (aspek hukum,
kompetensi pekerjaan, aspek finansial) dan syarat teknis (spesifikasi, metodologi,
performasi/kualitas, harga dan jadwal. User dapat melakukan negosiasi dengan calon
kontraktor yang hasilnya akan dituangkan dalam kontrak. Penandatanganan kontrak
mengakhiri tahap konsepsi (inisiasi).
b. Perencanaan Proyek (Project Planning)
Perencanaan proyek merupakan proses yang penting karena akan melibatkan apa yang
dilakukan sebelumnya dan untuk menentukan ruang lingkup proyek tersebut. Pada tahap
ini akan dilakukan penyiapan rencana proyek secara detil dan menentukan spesifikasi
proyek secara rinci. Tahapan perencanaan proyek dimulai dengan penyusunan dokumen
perencanaan secara rinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek
berlangsung.
Pada tahap ini, kktivitas yang akan dilakukan meliputi penyusunan/pembuatan

dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan,
communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phase review.
Rencana proyek terdiri dari:
1) Jadwal pekerjaan,
2) Anggaran dan sistem pengendalian biaya,
3) Work breakdown structure secara rinci,
4) Bagian-bagian pekerjaan/tahapan yang berisiko tinggi dan rencana mitigai dampaknya

terhadap keseluruhan proyek,

5) Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain

6) Rencana pengujian hasil proyek
7) Rencana dokumentasi
8) Rencana peninjauan pekerjaan
9) Rencana pelaksanaan hasil proyek
c. Pelaksanaan Proyek (Project Executing)
Dalam hal perencaaan proyek sudah terdokumentasi dengan jelas dan terinci, aktivitas
proyek siap untuk dilaksanakan. Pada tahap ini setiap deliverables dari tujuan proyek
secara fisik akan ditetapkan sebagai bagian dari hasil proyek (produk/layanan) secara
keseluruhan.
Pada tahap eksekusi ini proses desain merupakan kegiatan membagi pekerjaan ke dalam
sub-sub pekerjaan yang lebih kecil dalam bentuk gambar, diagram, atau skema. Proses
pengadaan dilaksanakan untuk mendapatkan material dan fasilitas pendukung menunjang
proses produksi. Pada proses produksi, manajer proyek mengawasi dan mengendalikan
sumberdaya, memotivasi pekerja dan memberikan laporan kemajuan kepada user, dalam
rangka menghasilkan produk (hasil proyek). Hasil proyek yang akan diserahkan kepada
user dilakukan pengujian untuk memastikan apakah telah sesuai dengan kebutuhan
(pengujian dibantu kontraktor). Dalam hal tertentu, penyerahan hasil proyek kepada user
disertai pelatihan/training kepada user.
d. Monitoring/Pengendalian Proyek (Project Controlling)
Pada tahap ini dilakukan proses manajemen guna memantau dan mengontrol
penyelesaian setiap deliverables sebagai hasil akhir proyek.
e. Penutupan Proyek (Project Closing)
Tahap ini merupakan akhir dari keseluruhan aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir
proyek (deliverables project) beserta dokumentansinya diserahkan kepada pelanggan/
sponsor/user, berakhirnya kontrak dengan para supplier, pembubaran tim proyek dan
penyampaian laporan kepada seluruh stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan
proyek telah selesai.

Langkah akhir pada tahap ini adalah melakukan post implementation review (untuk
mengetahui tingkat keberhasilan proyek) dan mencatat setiap pelajaran (lesson learned)
yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung untuk dapat digunakan pada proyek
mendatang).
B. MANAJEMEN PROYEK
a. Pengertian, Prinsip dan Karakteristik Manajemen Proyek
Manajemen proyek didefinisikan Ikatan Akuntan Indonesia sesuai dengan konseptual

manajemen, yaitu sebagai aktivitas tim proyek dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), (coordinating),
pengawasan, dan pengontrolan (controlling) sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan
yang disepakati/ditetapkan stakeholders.
Manajemen proyek juga didefinisikan oleh Institute Management Project “Project management
is application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project
requirement.” (PMBOK, Guide,2004).
Manajemen proyek dilandasi filosofi sebagai berikut:
1. Proyek merupakan suatu aktivitas utama organisasi dengan tugas-tugas proyek untuk
melaksanakan pekerjaan,
2. Sumber daya dan tanggung jawab dapat dibagi antara organisasi fungsional dan proyek.
3. Struktur organisasi matriks melengkapi proyek dari segi waktu, anggaran dan kinerja.
4. Perencanaan dan pengendalian merupakan teknik utama untuk mencapai tujuan proyek
dengan melengkapi tugas-tugas yang secara terpisah sifatnya melalui jaringan kerja.
5. Teknologi merupakan model utama untuk membuat improvisasi proyek.
6. Koordinasi seluruh aktivitas proyek merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam
penggunaan sumber daya.
7. Otoritas, tanggung jawab, dan sumber daya dapat dikelola melalui mekanisme fungsi
organisasi dan proyek
8. Pertumbuhan dapat terjadi melalui proses manajemen proyek.

Mengapa Perlu Manajemen Proyek
Seringkali dengan berakhirnya suatu proyek, aktivitas dilanjutkan dengan kegiatan rutin yang
merupakan tindak lanjut (follow up) dari proyek itu sendiri. Misalnya dengan selesainya
pembangunan proyek MRT di Jakarta, maka akan disusul dengan kegiatan rutin berupa
pemanfaatan oleh masyarakat menggunakan transportasi di DKI Jakarta. Kegagalan proyek
akan dirasakan tidak hanya oleh proyek itu sendiri, melainkan juga oleh kegiatan rutin yang
merupakan tindak lanjut dari proyek tersebut. Hal ini berarti manajemen proyek mempunyai
peranan sangat penting mengelola risiko yang mungkin timbul, agar tujuan proyek dapat
tercapai secara tepat waktu dan sesuai tujuan sehingga akan membawa keberhasilan pada
kegiatan selanjutnya. Pengelolaan risiko perlu kehati-hatian dan ketelitian tinggi agar proyek
terlaksana dengan baik sesuai dengan spesifikasi dan ciri setiap proyek
Prinsip-Prinsip Manajemen Proyek

Ada sepuluh prinsip manajemen proyek, yaitu:
a. Menggambarkan fokus suatu proyek;
b. Berorientasi pada kosumen/pelanggan
c. Penghargaan terhadap kegiatan produksi;
d. Tercakup dalam fungsi organisasi;
e. Mengikuti perubahan teknologi;
f. Pengendalian dan perencanaan terhadap semua aktivitas;
g. Mencakup otoritas, sumber daya, dan responsibilitas;
h. Interaksi waktu, anggaran, dan kualitas kerja
i. Proses fungsi organisasi
j. Kerjasama dalam suatu tim kerj
Karakteristik Manajemen Proyek

Manajemen proyek memiliki karakteristik dalam pengelolaan, organisasi dan sumberdaya yaitu:
a. Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen
b. Pembawa tunggal untuk mencapai suatu tujuan proyek
c. Membutuhkan berbagai macam keahlian dan sumber daya
d. Bertanggung jawab menyatukan orang dari berbagai fungsi atau disiplin kerja
e. Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya yang ada

b. Kerangka Kerja Manajemen Proyek
Kerangka kerja manajemen proyek adalah cara kerja dengan mengintegrasikan beberapa
area/bidang kompetensi dengan menggunakan alat dan teknik tertentu dalam rangka
memenuhi harapan pemangku kepentingan proyek, sebagaimana tersaji pada Gambar-2
sebagai berikut:
Gambar -2: Kerangka Kerja Manajemen Proyek
a. Pemangku kepentingan adalah orang yang terlibat atau terpengaruh atas suatu proyek
tertentu, dengan pemangku kepentingan kunci antara lain:
(1) Sponsor (penyandang dana), baik individu maupun kelompok di dalam dan di luar
organisasi yang menyediakan sumberdaya keuangan;
(2) Anggota Tim proyek, sekelompok orang yang akan melaksanakan pekerjaan suatu
proyek.
(3) Pelanggan/pengguna, baik individu maupun organisasi yang akan menggunakan

produk (hasil) dari suatu proyek. Berbagai jenis pelanggan sangat tergantung dari
produk suatu proyek, misalnya untuk produk baru farmasi pelanggannya adalah dokter
(memberikan resep), pasien (menggunakan), asuransi (penjamin pembayaran).
(4) Organisasi pelaksana proyek, Perusahaan yang melibatkan orang2nya untuk

mengerjakan proyek.
(5) Staf pendukung, pemasok, termasuk penentang proyek.

b. Manajemen Integrasi Proyek
Integrasi merupakan fungsi menyeluruh untuk melakukan pengaruh di semua area/bidang

pengetahuan lainnya. Bidang ini meliputi perencanaan pengembangan proyek, rencana
melaksanakan proyek dan mengendalikan perubahan secara terintegrasi.
Prinsip manajemen integrasi proyek adalah bahwa manajer proyek harus mampu
mengkoordinasikan semua area pengetahuan secara menyeluruh pada siklus hidup proyek.
Proses manajemen integrasi proyek meliputi;
(1) Pembuatan rencana proyek, yaitu mengambil hasil dari proses yang lain secara
konsisten dan koheren, untuk kemudian digunakan dalam membuat rencana proyek
baru.
(2) Pelaksanaan proyek, yaitu melaksanakan rencana proyek
(3) Kontrol perubahan terpadu, yaitu melakukan koordinasi berbagai perubahan dalam
proyek.
c. Area/bidang pengetahuan manajemen proyek menggambarkan kompetensi utama yang

harus dikembangkan oleh manajer proyek meliputi;
(1) Ruang lingkup (scope), mengenai pendefinisian dan manajemen semua pekerjaan
untuk menyelesaikan pekerjaan sampai selesainya suatu proyek dengan baik
(berhasil).
Bidang ini meliputi mulainya proyek (inisiasi), perencanaan ruang lingkup,

mendefinisikan ruang lingkup, menguji ruang lingkup, mengendalikan perubahan
ruang lingkup.
Manajemen ruang lingkup meliputi semua pekerjaan terkait proses penyelesaian

tujuan proyek atau menghasilkan produk proyek, dengan beberapa tahapan meliputi,
manajemen ruang lingkup di tahap analisis, perencanaan dan pengawasan.
(2) Waktu, mencakup perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan,
mengembangkan proyek dan memastikan proyek tepat waktu. Bidang ini meliputi
aktivitas penentuan waktu, urutan waktu pekerjaan, estimasi lamanya waktu yang
dibutuhkan untuk setiap urutan pekerjaan, penyusunan dan pengendalian jadwal
pekerjaan.

Pada dasarnya waktu merupakan salah satu atribut yang sangat penting. Kegagalan
mengelola waktu proyek akan berakibat pada penyelesaian proyek yang tidak tepat
waktu. . Dalam manajemen waktu proyek, penerapan manajemen waktu proyek
lebih banyak pada tahapan perencanaan dan selanjutnya pada tahapan pengawasan
(controlling).
Manajemen waktu proyek meliputi kegiatan: mendefinisikan aktivitas mengurutkan

aktivitas (sequencing); estimasi waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek;
dan penetapan aktivitas; serta penyusunan jadwal proyek.
(3) Biaya, dimulai sejak pengusunan anggaran proyek dan pengelolaannya, termasuk
pertanggung jawaban setiap dana/anggaran yang digunakan. Bidang ini meliputi,
perencanaan sumberdaya, estimasi biaya, penganggaran biaya dan pengendalian
biaya.
Manajemen biaya proyek merupakan suatu proses atau kegiatan yang diperlukan
untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan dalam sejumlah anggaran
yang disetujui. Manajemen biaya proyek meliputi kegiatan; perencanaan sumber
daya; estimasi biaya, penganggaran biaya; dan pengendalian biaya.
(4) Kualitas, yaitu memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang
ditetapkan dengan tujuan. Bidang ini meliputi perencanaan kualitas, memastikan
kualitas, dan mengendalikan kualitas.
Manajemen kualitas/mutu proyek merupakan suatu proses untuk memberikan

jaminan bahwa hasil-hasil dari suatu proyek sesuai dengan standar atau sasaran yang
telah ditetapkan. Proses manajamen kualitas meliputi:
(a) Perencanaan mutu; yaitu mengidentifikasi standar mutu terkait dengan proyek
dan bagaimana cara pencapaiannya.
(b) Jaminan mutu, yaitu mengevaluasi keseluruhan pencapaian proyek untuk

memastikan proyek tersebut sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

(c) Pengendalian mutu; yaitu melakukan monitoring proyek secara khusus untuk
memastikan bahwa pelaksanaan proyek telah memenuhi standar mutu serta
untuk mengidentifikasi cara meningkatkan mutu secara keseluruhan.
(5) Sumberdaya manusia, yaitu meggunakan secara efektif orang-orang yang terlibat
dalam proyek. Bidang ini meliputi perencanaan SDM organisasi, penerimaan staf
pendukung, dan pengembangan tim proyek.
Manajemen SDM proyek meliputi semua proses/kegiatan yang diperlukan untuk

mengefektifkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, meliputi proses
perencanaan SDM organisasi; pengadaan staf; dan pembentukan tim.
Dalam penyusunan tim, semua pihak aktif ikut menangani penyelenggaraan proyek,
yang terdiri dari Tim Inti dan Tim Proyek.
Tim Inti dan organisasi fungsional pendukung proyek dipimpin secara vertikal oleh
manajer operasional dan dikoordinasikan secara horizontal oleh manajer proyek yang
bertugas mengurus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan di lapangan
dan di kantor pusat proyek.
Tim Proyek adalah organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh bertugas
menyelenggarakan pekerjaan proyek yang dipimpin oleh manajer/pimpinan proyek,
dengan tugas/ fungsi antara lain:
(a) Memadukan kegiatan proyek, baik kegiatan oleh bidang fungsional perusahaan
atau oleh sub kontraktor dan kontraktor,
(b) Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam perusahaan atau ke luar,
seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi operasi,
(c) Sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek biaya,
jadwal dan kualitas.

Besaran tim proyek dipengaruhi oleh: besar kecilnya lingkup kerja proyek;
kompleksitas kegiatan proyek; jenis kontrak; keinginan pemilik; faktor geografis; dan
komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat; dan adanya kepentingan khusus
dari perusahaan
(6) Komunikasi (communication mngm) meliputi cara/bentuk/upaya mendapatkan,

mengumpulkan dan menyebarluaskan informasi proyek sampai dengan
penyimpanannya, meliputi perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan
kinerja proyek dan administrasi penutupan proyek. Bentuk/cara untuk melakukan
pengelolaan komunikasi, yaitu:
a. Lisan dan tertulis, mendengar dan berbicara
b. Internal (informasi berasal dari dalam proyek) dan eksternal (pelanggan, media,
publik, dll)
c. Formal (laporan, surat) dan informal (memo, rapat terbatas)
d. Vertikal (informasi dari atasan ke bawahan) dan horizontal (rekan kerja/setingkat

dalam jabatan)
(7) Risiko(risk management), yang dimulai dari mengidentifikasi risiko, menganalisis

untuk dapat merespon risiko terkait proyek. Bidang ini meliputi perencanaan
manajemen risiko, identifikasi risiiko, analisis risiko (kualitatif dan kuantitatif)
perencanaan respon risiko serta monitoring dan evaluasi risiko.
(8) Pengadaan (procurement mngm), mencakup bagaimana memperoleh barang/jasa

dari luar organisasi pengeola, yang akan diadakan untuk melaksanakan proyek.
Bidang ini meliputi perencanaan pengadaan, perencanaan pemilihan penyedia
(supplier), undangan kepada penyedia, proses pemilihan penyedia, penandatanganan
kontrak dengan penyedia, dan penyelesaian/penutupan kontrak.
(9) Pengelolaan Pemangku Kepentingan (stake holder mngm), meliputi identifikasi

pemangku kepentingan, menentukan persyaratannya, mengelola dan memastikan
bahwa seluruh persyaratan para pemangku kepentingan mendukung keberhasilan
suatu proyek.

d. Alat dan teknik
Alat dan teknik yang digunakan untuk setiap area/bidang pengetahuan dan kompetensi
utama yang dapat berbeda untuk setiap tahapan, sebagai contoh: analisis produk, analisis
biaya dan manfaat, work breakdown structure (WBS), expert judgement, simulasi, analisis
varian, software/templates, dll
e. Indikator Keberhasilan Proyek
Suatu proyek akan berhasil apabila dapat memenuhi beberapa indikator yang menunjukkan
pemenuhan persyaratan atau kepentingan pemangku kepentingan. Indikator keberhasilan
proyek meliputi:
(1) Hasil (output) proyek diterima pelanggan/pemilik/pemangku kepentingan.
Untuk dapat memenuhi indikator ini tim proyek sejak awal melakukan sebagai berikut:
(a) Tujuan proyek harus didefinisikan dengan jelas, yaitu sampai seberapa besar proyek
akan dilaksanakan dan kebutuhan yang diperlukan oleh semua stakeholders.
(b) Tim proyek mengupayakan agar aktivitas dalam proyek tidak menimbulkan risiko
atau meminimalisasi risiko dengan melaksanakan rencana mitigasi risiko yang
ditetapkan,
(c) Tim proyek melakukan komunikasi yang baik dan terus menerus dengan
pelanggan/pemilik/pengguna termasuk ke sesama tim.
(2) Kualitas baik, sesuai dengan kebutuhan pelanggan/pengguna.
Untuk mendapatkan kualitas suatu proyek biasanya dilakukan pengujian menggunakan

alat/metode/teknik sesuai dengan tahapan yang dilalui dari suatu siklus proyek, dan
memberdayakan SDM kompeten di bidangnya yang mempunyai disiplin waktu.
(3) Waktu yang digunakan mengikuti jadwal yang ditetapkan,
Perlu komitmen yang kuat untuk mewujudkan tercapainya indikator ini. Tim proyek
harus mengelola waktu yang telah direncanakan untuk menyelesaikan cakupan (ruang
lingkup) proyek yang jelas dengan schedule yang tepat dan selalu dimutahirkan, serta
menciptakan lingkungan kerja kondusif.

(4) Sesuai dengan alokasi dana yang tersedia (tidak melebihi anggaran)
Biaya yang dikeluarkan sampai dengan selesainya proyek tidak berbeda jauh
dari anggarannya.
(5) Tidak menimbulkan permasalahan baru bagi perusahaan yaitu menyulitkan perusahaan
dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan di masa mendatang.
c. Tujuan dan Fungsi Manajemen Proyek
Proyek merupakan serangkaian rencana aktivitas yang saling berhubungan untuk mencapai
tujuan bisnis, oleh karena itu, aktivitas manajemen proyek termasuk merencanakan
pekerjaan, menilai risiko, memperkirakan sumberdaya yang diperlukan bertujuan untuk
menyelesaikan pekerjaan, termasuk pengorganisasiannya atas pekerjaan, sumber daya
manusia dan material, dengan menetapkan tugas, mengarahkan dan mengendalikakan
proyek, melaporkan kemajuan dan analisis hasil proyek.
Fungsi Manajemen proyek hampir sejalan dengan tahapan yang harus dilalui proyek, yaitu;
(1) Penetapan ruang lingkup (scooping), yaitu menjelaskan gambaran dari suatu
proyek.
(2) Perencanaan (planning), dengan mengidentifkasi tugas apa yang diperlukan dalam
menyelesaikan suatu proyek.
(3) Perkiraan (estimating), memperkirakan setiap tugas yang diperlukan dalam

penyelesaian proyek.
(4) Penjadwalan (scheduling), pembuatan jadwal untuk setiap tugas seluruh kegiatan
proyek.
(5) Pengorganisasian (organizing), manajemen proyek harus memastikan bahwa

seluruh anggota tim proyek mengetahui peran dan tanggung jawab masing-
masing serta hubungan pelaporannya kepada manajer proyek.
(6) Pengarahan (directing), yaitu mengarahkan seluruh kegiatan tim dalam proyek
(7) Pengendalian (controlling), melakukan pengawasan atau pengendalian bahwa

proyek akan berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan.

d. Keberhasilan Manajemen Proyek

Ada beberapa syarat apabila manajemen proyek dikatakan berhasil, antara lain:
(1) Dalam waktu yang dialokasikan
(2) Dalam biaya yang dianggarkan
(3) Pada performansi atau spesifikasi yang ditentukan
(4) Diterima customer
(5) Dengan perubahan lingkup pekerjaan minimum yang disetujui
(6) Tidak mengganggu aliran pekerjaan utama organisasi
(7) Tidak mengubah budaya (positif) perusahaan.
C. TAHAPAN MANAJEMEN PROYEK
1. Pendefinisian Proyek (Project Definition)
Pendefinisian proyek meliputi penetapan tujuan proyek dan faktor lain untuk memenuhi
keberhasilan manajer proyek dan kepentingan pemilik atas proyek yaitu; lingkup (scope); waktu
(time) dan biaya (cost). Dalam pelaksanaannya diperlukan surat tugas/penugasan untuk
mendefinisikan proyek. ST akan menjadi acuan dan pedoman dalam membuat definisi proyek
dan sebagai landasan hukum untuk membuktikan keabsahan proyek. Contoh surat tugas pada
Lampiran-1
Hal-hal yang dibahas dalam penugasan ini antara lain;
a. Penetapan nama proyek, pendefinisian proyek dalam tiga dimensi yaitu lingkup, waktu dan
biaya.
b. Informasi umum meliputi: permasalahan; deskripsi produk; faktor penentu
keberhasilan; keuntungan yang diharapkan; teknologi yang digunakan; deskripsi
proyek; perencanaan aktivitas secara global; risiko dan asumsi.
2. Perencanaan (desain) Proyek
Pembuatan perencanaan proyek dilakukan oleh manajer proyek dan tim proyek dengan
mempelajari kembali definisi proyek. Perencanaan peoyek harus mendapat persetujuan pemilik
proyek dan akan dijadikan acuan dalam pelaksanaan proyek.

Perlunya perencanaan proyek antara lain: menghilangkan/mengurangi ketidakpastian;

memperbaiki efisiensi operasi; mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan
proyek; dan memberikan dasar bagi pekerjaan monitoring dan pengendalian proyek.
Perencanaan proyek mempunyai tahapan sebagai berikut:
1) Menentukan tujuan proyek dan kebutuhannya, yaitu hasil akhir proyek, waktu, biaya dan
performansi yang ditargetkan.
Perencanaan ruang lingkup, pengembangan pernyataan tertulis tentang ruang lingkup

sebagai basis keputusan proyek ke depan, yang biasanya didokumentasikan dalam bentuk
piagam proyek (Project Charter) yang isinya adalah pernyataan lingkup awal dan rencana
manajemen proyek. Contoh Project Charter pada Lampiran-1.
2) Menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan, untuk mencapai tujuan proyek.
Dalam tahap ini, ruang lingkup dan rencana awal pada Project Charter dibagi ke dalam
komponen/bagian proyek yang lebih kecil (deliverables) proyek, melalui work breakdown
structure (WBS). WBS adalah membagi deliverables proyek besar menjadi deliverables yang
lebih kecil (komponen yang kebih mudah di kelola). Pemecahan deliverables menjadi bagian-
bagian yang lebih kecil disebut dengan dekomposisi.
WBS merupakan dokumen dasar yang menyediakan dasar perencanaan, pengaturan jadwal
proyek, biaya, sumber daya dan perubahan-perubahan. Dalam pembuatan WBS kadang
diperlukan kamus WBS yang merupakan dokumen yang dapat menjelaskan secara rinci
mengenai setiap item dalam WBS
Deliverables harus memenuhi kriteria kualitas yang diharapkan oleh pemilik proyek,
Mendefinisikan kualitas dari setiap deliverables:
a. Menetapkan kriteria bagaimana kualitas ini tercapai dan standar pencapaiannya,
b. Mendefinisikan proses yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan kualitas,
c. Mendeskripsikan quality assurance dan cara melakukan control kualitas.
3) Pengurutan aktivitas, mengidentifikasi dan mendokumentasikan ketergantungan aktivitas.

Aktivitas atau tugas adalah elemen pekerjaan yang biasanya ditemukan pada WBS yang
membutuhkan durasi, biaya dan sumberdaya, melalui identifikasi yang dilakukan secara
spesifik oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk menghasilkan deriverables.

Aktivitas mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yang mendukung
pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi
biaya dan durasi pekerjaan yang realistis.
Daftar aktivitas adalah tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini
dibuat berdasarkan WBS dan kamus WBS dengan mempertimbangkan project deliverables,
hambatan dan asumsi yang tercantum dalam pernyataan ruang lingkup.
Dalam penetapan aktivitas, perlu juga ditetapkan milestone list, yang menjadi
penanda/tonggak selesainya suatu pekerjaan, misalnya tanggal, produk yang dihasilkan,
laporan, dll. Milestone merupakan tool yang sangat berguna untuk membuat tujuan jadwal
dan memantau perkembangan (progress proyek)
Pengurutan aktivitas (acticity sequencing), mencakup peninjauan kembali aktivitas yang

harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dengan yang lain.
Untuk membuat urutan aktivitas proyek dapat menggunakan diagram jaringan, yang
merupakan tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek,
sebagaimana contoh WBS pada Gambar 3 sebagai berikut:
Gambar-3 : Struktur Jaringan Kerja Proyek

4) Membuat jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan, untuk memperlihatkan waktu tiap
aktivitas, batas selesai dan milestone.
Pembuatan Jaringan kerja adalah metode yang dianggap mampu menyuguhkan teknik dasar
dalam menentukan urutan dan kurun waktu aktivitas/kegiatan setiap unsur proyek, yang
selanjutnya digunakan memperkirakan waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan, dapat
menggunakan metode jalur kritis (Critical Path Method-CPM) dan metode teknik reviu dan
evaluasi program (PERT). Jaringan kerja berguna untuk:
a. Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan
hubungan ketergantungan yang kompleks,
b. Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis, dan
c. Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumberdaya.
Jalur kritis dalam metode CPM adalah rangkaian kegiatan dalam lingkup proyek, yang bila
terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. Kegiatan yang
berada pada jalur ini dinamakan kegiatan kritis. Atau jalur dengan jumlah jangka waktu
penyelesaian kegiatannya terbesar, sehingga pada jalur ini tidak boleh terjadi penundaan
yang berakibat seluruh proyek terlambat. Jalur ini biasanya ditandai dengan symbol panah
tebal.
Dengan pendekatan sistematis dan pemikiran analitis pada jaringan kerja, pelaksana dan
pimpinan proyek mendapat gambaran pengertian yang lebih jelas dan mendalam mengenai
persoalan dalam mengelola proyek. Hal ini juga merupakan sarana komunikasi yang efektif
bagi semua pihak berkenaan dengan penyelenggaraan proyek. Sistematika penyusunan
jaringan kerja meliputi:
(a) Mengkaji dan mengidentifikasi lingkup proyek, menguraikan dan memecah menjadi
beberapa kegiatan yang merupakan komponen proyek
(b) Menyusun kembali komponen yang sudah diurai menjadi mata rantau dengan urutan
sesuai dengan logika ketergantungan. Urutan mata rantai dapat berbentuk seri atau
parallel.
(c) Memberikan perkiraan kurun waktu bagi masing-masing kegiatan yang dihasilkan
dari penguraian lingkup proyek

(d) Mengidentifikasi jalur kritis (critical path) dan float pada jaringan kerja (tenggang
waktu satu kegiatan tertentu yang non kritis dari proyek)
(e) Meningkatkan daya guna dan hasil guna pemakaian sumber daya, termasuk
menentukan jadwal yang paling ekonomis dan meminimalkan pemakaian sumber
daya.
Pembuatan jadwal, dengan melakukan analisis urutan aktivitas, durasi, sumber daya yang
dibutuhkan dan tantangan pemenuhan jadwal sampai terbentuknya jadwal pelaksanaan
proyek. Alat yang digunakan antara lain: Gantt Chart dan PERT Analysis. (a) Gantt Chart
(b) PERT Analysis,
5) Membuat estimasi waktu (durasi aktivitas), biaya dan kinerja penyelesaian proyek.
Durasi adalah jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja ditambah dengan waktu
yang hilang (elapsed time) untuk menyelesaikan pekerjaan dari setiap aktivitas. Effort adalah
jumlah hari kerja atau jumlah jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan. Individu yang mengerjakan pekerjaan harus membantu membuat estimasi durasi
aktivitas yang harus ditinjau ulang oleh seorang ahli.

6) Merancang organisasi proyek, untuk menentukan departemen-departemen yang ada, sub

kontraktor yang diperlukan dan manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas
pekerjaan yang ada.
7) Mempersiapkan rencana anggaran dan sumberdaya (orang, alat, material) yang dibutuhkan,
untuk setiap aktivitas pekerjaan.
Dalam merencanakan sumber daya manusia, sebaiknya tim sudah solid dan tidak ada
penyusunan ulang terutama dalam hal organisasi proyek dan pelaksanaan proyek. Hal ini
berarti bahwa bila personal pelaksana suatu task diganti dengan yang tidak memiliki keahlian
setara dengan yang digantikannya, maka durasi task yang sudah dialokasikan menjadi tidak
sesuai lagi
Jika diperlukan rencana pengadaan dalam proyek, seperti hardware, alat-alat khusus,
consumables, atau jasa tertentu, untuk menunjang kelancaran proyek atau bagian
deliverables, perlu diperhatikan sebagai berikut: :
(a) Rincian produk yang akan dibeli dari vendor termasuk deskripsi detil spesifikasi.
(b) Data/ informasi mengenai ketersediaan produk-produk yang akan dibeli apakah masih
tersedia dan tidak diskontinyu.
(c) Jadwal pengadaan produk disesuaikan dengan jadwal proyek sehingga tidak terjadi
kekurangan atau penumpukan.
(d) Perlukah dilakukan proses tender untuk pengadaan ini.
(e) Jika ada vendor yang direkomendasikan, sertakan juga informasi tentang latar belakang
yang mendukung rekomendasi ini, seperti ketepatan waktu, layanan, dan dukungan
ataupun reputasinya.
8) Perencanaan manajemen Risiko, untuk menentukan langkah antisipasi untuk risiko yang
sudah teridentifikasi sebelumnya.

3. Pelaksanaan (eksekusi) Proyek
Pelaksanaan proyek merupakan tindak lanjut dari yang telah dituangkan dalam perencanaan
manajemen proyek dengan mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan mengoptimalkannya
serta pemanfaatan sumberdaya lainnya, termasuk merealisasikan perubahan perencanaan
proyek yang telah disetujui. Pada tahap ini biasanya dibutuhkan waktu dan sumberdaya paling
banyak, karena hasil akhir proyek dilaksanakan pada tahap ini, dengan output utama adalah
hasil akhir pekerjaan.
Mekanisme eksekusi proyek adalah sebagai berikut:

a. Manajer proyek dan tim proyek membentuk kerja sama tim selama proyek berlangsung;
b. Manajer proyek dan tim proyek melaksanakan semua tugas yang sudah tertuang di dalam
perencanaan manajemen proyek. Membangun budaya kepemimpinan dan salin mendukung,
dengan menggunakan panduan dan template untuk digunakan semua orang di organisasi.
c. Membuat laporan pelaksanaan proyek
d. Mendapatkan persetujuan untuk setiap fase pekerjaan.
4. Pengendalian Proyek
Pengendalian atau monitoring adalah kegiatan untuk memastikan bahwa pelaksanaan proyek
telah sesuai dengan yang direncanakan yang terdapat dalam project charter, yang dilakukan
oleh pengelola proyek pada setiap tingkatan pelaksanaan kegiatan. Termasuk memastikan
bahwa pengadaan dan penggunaan input, jadwal kerja, hasil yang ditargetkan dan tindakan
lainnya yang diperlukan berjalan sesuai rencana.
Tujuan Monitoring adalah:
a. Mereviu apakah kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana;
b. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi.
c. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk
mencapai tujuan proyek
d. Mengkorelasikan kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan;
e. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.

Sumber data monitoring adalah data yang merupakan dokumen internal, antara lain: laporan
bulanan/triwulanan, catatan kerja dan perjalanan, catatan pelatihan, notulen rapat dan lain-lain.
Penting untuk mendapatkan informasi tentang aktivitas yang telah diselesaikan dan berapa
banyak pekerjaan yang belum diselesaikan. Data tentang progress proyek dapat dipresentasikan
data denga menggunakan Gantt Chart, Slip Chart, Ball Chart dan Timeline, yang sudah
disesuaikan dengan aktivitas pengendalian.
Mekanisme Kerja dan Tanggung jawab Hasil Monitoring, yaitu
a. Memastikan apakah target dapat dicapai, dan menghitung pencapaian kerja berdasarkan
target yang ditetapkan.
b. Jika terdapat ketidaksesuaian antara rencana dan kondisi aktual, perlu perencanaan ulang
atau membawa kembali proyek ke target, atau target harus direvisi;
c. Manajer proyek harus menghindari empat hal yaitu; delay tanggal target, ketidak sesuaian
kualitas, fungsionalitas yang tidak mencukupi, biaya jika melebih target;
d. Tanggung jawab keseluruhan atas tercapainya target adalah pada Project Steering Committee
atau Project Board. Sedangkan tanggung jawab sehari-hari adalah manajer proyek dan untuk
lingkup lebih kecil adalah Team leader

5. Penutupan Proyek
Penutupan Proyek adalah mendeskripsikan semua detil kondisi penerimaan dari fase atau
proyek untuk kemudian diakhiri secara efisien, dengan aktivitas utama mendapatkan
persetujuan dari stakeholder dan customer atas produk final yang dihasilkan.
Sebelum dilakukan penutupan sebaiknya dilakukan audit proyek yang bertujuan:
a. Mengevaluasi apakah proyek memberikan manfaat yang diharapkan kepada semua

stakeholder?
b. Apakah proyek dikelola dengan baik, dan apakah pelanggan merasa puas menerima hasil
proyek.
c. Menilai kelemahan atau kegagalan yang terjadi, bagaimana mengatasinya dan hal-hal yang
mendukung keberhasilan.
d. Mengidentifikasi perubahan untuk meningkatkan penyerahan proyek di masa mendatang.
Pada penutupan proyek, manajer proyek menghadapi tugas yang bersifat teknis dan non teknis.
Tugas non teknis mencakup masalah yang berkaitan dengan sikap, perasaan, dan harapan
personel proyek sebagai akibat selesainya peoyek karena sangat mempengaruhi motivasi kerja,
sedangkan tugas teknis mencakup:
a. Mengarsipkan file proyek; mendokumentasikan hal-hal pembelajaran (lesson learned)
b. Menyerahkan hasil fisik proyek;
c. Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada organisasi;
d. Menyusun laporan penutupan proyek;
e. Menyelesaikan masalah klaim, garansi, pembayaran, tagihan dan menutup buku keuangan
(Bagian Pengadaan dan Keuangan);
f. Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan/audit;
g. Membuat perencanaan re-assignment tenaga ahli dan personil tetap (Pimpinan Proyek dan
Pimpinan perusahaan);
h. Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan konstruksi;
i. Membersihkan barang sisa proyek;
j. Implementasi program masa jaminan, (panjang masanya sampai setelah proyek tutup).
k. Sertifikat pengujian/penyelesaian fisik.

Manajer dan Pimpinan proyek membuat Laporan Penutupan Proyek untuk memberikan
masukan kepada pimpinan perusahaan dan staf tentang aspek pengelolaan proyek.
Laporan penutupan proyek berisi:
a. Uraian pendekatan aspek manajemen dan organisasi yang telah dilakukan, keputusan
strategis, alternatif dan dampaknya terhadap proyek.
b. Pengalaman koordinasi, integrasi antara peserta proyek, seperti kontraktor, supplier,

konsultan dan internal perusahaan.
c. Prestaasi atau kinerja teknis, pencapaian mutu, biaya, waktu dan penjelasannya.
d. Kinerja administrasi termasuk keuangan, kontrak, kepegawaian, perburuhan;
e. Change order, keterlambatan pasokan, rework, dsb
f. Evaluasi peralatan kerja utama
g. Persoalan yang timbul akibat kurang lengkapnya persyaratan kontrak, dsb

KEGIATAN BELAJAR 2
KONTRAK DAN JENIS KONTRAK
Tujuan Pembelajaran
 Mengenalkan berbagai jenis kontrak dalam manajemen proyek,
 Menjelaskn bentuk kontrak yang umum digunakan dalam proyek,
 Menjelaskan elemen kontrak yang harus ada dalam suatu proyek
 Memberikan keterampilan kepada peserta dalam penyusunan kontrak paling

sederhana dalam sautu proyek.
A. PENGERTIAN KONTRAK
Kontrak kerja adalah suatu persetujuan yang dibuat oleh satu pihak untuk mengerjakan sesuatu bagi
kepentingan pihak lain menurut persyaratan yang telah ditentukan dan disepakati bersama.
Kontrak yang dalam Pasal 1313 Kitab Undang Undang Hukum Perdata disebut perjanjian, yaitu suatu
perbuatandengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang lain atau lebih.
Syarat sah perjanjian (1320 KUHPerdata), yaitu:
1. Sepakat mereka yang mengikatkan dirinya
Awal terbentuknya perjanjian adalah adanya kesepakatan antara para pihak tentang isi perjanjian
yang akan mereka laksanakan. Perjanjian tidak boleh adanya unsur paksaan, penipuan dan
kekeliruan.
2. Kecakapan untuk membuat suatu perikatan
Para pihak khususnya manusia secara hukum telah dewasa atau cakap berbuat atau belum dewasa
tetapi ada walinya. Pihak yang tidak cakap untuk membuat perjanjian adalah orang-orang yang
belum dewasa dan mereka yang berada dalam pengampuan.
3. Mengenai suatu hal tertentu
Secara yuridis, suatu perjanjian harus mengenai hal tertentu yang telajhdisetujui. Suatu hal tertentu
adalah objek perjanjian dan isi perjanjian. Setiap perjanjian harus memiliki objek tertentu, jelas dan

tegas. Dalam perjanjian penilaian, maka objek yang akan dinilai haruslah jelas dan ada, sehingga
tidak mengira-ngira.
4. Suatu sebab yang halal.(tidak ada paksaan)
Setiap perjanjian yang dibuat para pihak tidak boleh bertentangan dengan Undang-Undang,
ketertiban umum, dan kesusilaan.
Dalam akta perjanjian, sebab perjanjian dapat dilihat pada bagian setelah komparasi, dengan syarat
pertama dan kedua disebut syarat subyektif, yaitu syarat mengenai orang-orang atau subyek
hukum yang mengadakan perjanjian, apabila kedua syarat ini dilanggar, maka perjanjian tersebut
dapat diminta pembatalan.
Untuk syarat ketiga dan keempat merupakan syarat obyektif, yaitu obyek perjanjian dan isi
perjanjian, apabila syarat tersebut dilanggar, maka perjanjian tersebut batal demi hukum.
B. JENIS KONTRAK
1. Kontrak Unilateral dan bilateral
Kontrak atau perjanjian dapat dibuat atau dilakukan oleh dua pihak atau beberapa pihak atau
dilakukan oleh satu pihak.
Kontrak unilateral adalah Kontrak satu pihak, yaitu janji yang sah di sisi undang-undang - antar
pihak yang berwenang yang sah untuk melakukan atau menahan diri melakukan perbuatan,
perbuatan atau perbuatan yang sah. Dalam kontrak unilateral, satu pihak membayar pihak lain
untuk melaksanakan tugas tertentu. Apabila kewajiban pembayaran dipenuhi, pihak lain dalam
kontrak tersebut berkewajiban melaksanakan tugas tersebut. Misalnya kontrak asuransi (polis),
pemegang polis tidak hanya berjanji melakukan sesuatu atau membayar sesuatu dibawah
kontrak asuransi jiwa/ kesehatan. Kontraknya dapat berjalan hanya apabila preminya dibayar
pada saat jatuh tempo, tetapi pemilik polis tidak pernah berjanji untuk melakukan pembayaran.
Apabila premi asuransinya tidak dibayar oleh pemilik polis, perusahaan asuransi tidak dapat
menuntut pemilik polis atas ketidak-mampuannya memenuhi kontrak tersebut. Sebaliknya
perusahaan asuransi (jiwa) membuat janji secara hukum dapat dipaksakan untuk membayar
sejumlah tertentu, apabila perusahaan asuransi tersebut menerima bukti kematian tertanggung.

Kontrak bilateral adalah kontrak yang mempunyai janji-janji atau hak dan kewajiban bagi kedua
belah pihak. Misalnya; seseorang berkontrak dengan perusahaan konstruksi PT AGUNG untuk
mendirikan satu gedung dengan harga yang disepakati bersama. PT AGUNG berjanji unutk
menyelesaikan konstruksi gedung tersebut dengan harga tertentu dan pihak lain berjanji untuk
membayar sejumlah harga tersebut. Apabila hasilnya tidak sesuai dengan kontrak tersebut,
kontrak dapat dibatalkan atau tidak dibayar lunas sesuai kontrak yang disepakati. Kontrak ini
adalah kontrak bilateral sebab yang bersangkutan maupun perusahaan konstruksi PT AGUNG
telah membuat perjanjian hukum yang memaksa. Contoh beli mobil
2. Kontrak formal dan informal
Kontrak formal adalah kontrak (baku) yang bentuknya mengikat secara hukum dan memenuhi
persyaratan khusus, yaitu: dibuat secara tertulis, ditanda-tangani secara khusus atau dibubuhi
cap ibu jari di atas materai yang sah dan bahkan dilakukan dihadapan pejabat pembuat akte.
Kontrak formal biasanya dilengkapi dengan persyaratan khusus sebagai satu bentuk instrumen
yang juga dalam bentuk tertulis dan ditandatangani oleh pembuatnya. Cheque/cek adalah
salah satu instrumen yang mengikat.
Kontrak informal adalah kontrak (bisa dimodifikasi) yang kekuatan hukumnya tidak tergantung
dari bentuk tertulis, tetapi pada pemenuhan persyaratan mutlak yang menyebabkan kontrak
memiliki kekuatan hukum. Kontrak informal dapat dinyatakan secara lisan atau tertulis.
Persetujuan yang dibuat secara tertulis semata-mata sebagai bukti adanya kontrak. Dalam hal
tertentu, persetujuan lisan atas kontrak dapat diikat secara hukum. Sebagai contoh; anda setuju
membayar kepada Sdr. Anton sebesar Rp 50.000,00 untuk upah memotong rumput pekarangan
pada hari Minggu, maka secara hukum kita wajib membayar Rp 50.000,00 kepada Sdr. Anton.
Hal ini berlaku tanpa melihat apakah persetujuan itu dibuat tertulis atau tidak. Jika hal itu tidak
dibuat secara tertulis maka persetujuan itu adalah lisan.
3. Kontrak Bargaining (KUHP 1338 ayat 1) dan Adhesi
Kontrak bargaining adalah kontrak yang dibuat melalui proses tawar menawar dari para pihak
untuk menentukan syarat-syarat dan ketentuan kontrak. Misalnya; Saudara akan membuat
gedung dan meminta PT “Tiara Karya” untuk menentukan jadwal penyelesaian gedung,
material yang digunakan, cara penyelesaian dan penyerahan konstruksi final. Pihak perusahaan

mengajukan penawaran harga, yang dapat dilanjutkan dengan proses negosiasi antara para
pihak, hingga tercapai kesepakatan keduanya. Kontrak pengadaan konstruksi di Indonesia
hamper semuanya melalui proses bargaining.
Kontrak adhesi adalah kontrak yang dipersiapkan oleh satu pihak mengenai syarat dan
ketentuan dan harus diterima atau ditolak secara keseluruhan oleh pihak lain. Pemohon berhak
memilih syarat-syarat atau ketentuan tersebut akan tetapi kontrak dapat disetujui atau ditolak
oleh pihak lain. Biasanya oleh perusahaan untuk efesiensi, missal asuransi jiwa (jika tdk setuju,
boleh menolak).
4. Kontrak menurut Namanya: Kontrak Nominaat dan Innominaat
Kontrak nominaat adalah kontrak yang dikenal dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata
(KUHPerdata), yaitu kontrak jual beli, tukar-menukar, pinjam-meminjam, pemberian kuasa,
sewa-menyewa, dll. Hibah, pinjam meminjam, penanggungan hutang, perdamaian
Kontrak innominaat adalah kontrak yang timbul, tumbuh dan berkembang dalam masyarakat,
seperti: leasing, beli-sewa, franchise, kontrak rahim, joint venture, kontrak karya, keagenan,
production sharing, dll. Tiap orang bebas mengadakan kontrak (missal jual beli) & bisa
dimodifikasi.
5. Kontrak menurut Bentuknya: Kontrak Lisan dan Tertulis.
Kontrak lisan adalah kontrak atau perjanjian yang dibuat oleh para pihak dengan lisan atau
kesepakatan para pihak (ps 1320 KUHPerdata), missal hutang piutang pribadi, maka minimal
ada saksi minimal 2 orang atau bukti transfer, kwitansi.
Kontrak tertulis adalah kontrak yang dibuat oleh para pihak dalam bentuk tertulis, yang dapat
dibuat dengan akta notaris atau tanpa akta notaris.
Contoh kontrak yang dibuat dengan Akta Notaris antara lain Berita Acara Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) suatu Perseroan Terbatas. Sedangkan kontrak tanpa akta notaris
disebut juga dengan akta dibawah tangan, yaitu kontrak yang cukup ditandatangani oleh para
pihak
6. Jenis Kontrak Umum Yang Digunakan dalam Proyek

a) Fixed Price Contracts
(1) Lump-sum contract (total seluruh biaya yg akan muncul)
Kontrak lumsum adalah kontrak dengan ruang lingkup pekerjaan dan jumlah harga yang
pasti dan tetap dalam batas waktu tertentu, dengan ketentuan sebagai berikut:
(a) Semua risiko sepenuhnya ditanggung oleh Penyedia;
(b) Berorientasi kepada keluaran; dan
(c) Pembayaran didasarkan pada tahapn produk/keluaran yang dihasilkan sesuai kontrak.
Pekerjaan yang dilakukan di bawah kontrak ini memerlukan gambar kerja yang jelas,
spesifikasi (bestek) yang akurat di mana kedua belah pihak mempunyai satu interpretasi
yang sama terhadap isi dan maksud dari dokumen tender.
Keuntungan kontraktor yaitu pelaksanaan pekerjaan yang diprogramkan, memungkinkan

melaksanakan kendali dengan efisien dan kelengkapan gambar dan bestek menjamin bahwa
pekerjaan tambah/kurang ataupun perubahan akan minimum.
(2) Unit Price Contracts
Kontrak harga satuan sebagaimana dimaksud adalah kontrak dengan harga satuan yang
tetap untuk setiap satuan atau unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu atas
penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu yang telah ditetapkan, dengan
ketentuan sebagai berikut:
(a) Volume atau kuantitas pekerjaannya masih bersifat perkiraan pada saat kontrak
ditandatangani.
(b) Pembayaran berdasarkan hasil pengukuran bersama atas realisasi volume pekerjaan,
dan
(c) Nilai akhir kontrak ditetapkan setelah seluruh pekerjaan diselesaikan.

b) Prime Cost Contracts
(1) Cost Plus Percentage Fee Contract (pelaksana membiayai dulu lalu ditambah fee)
Kontrak ini memiliki fleksibilitas yang tinggi artinya bahwa pekerjaan detil dapat
diselesaikan bersamaan dengan pekerjaan konstruksinya. Percentage fee adalah biaya
tambahan yang meripakan presentasi tertentu dari biaya fisik pekerjaan yang dihasilkan.
Secara teknis dan pembiayaan, kontrak ini tidak memiliki mekanisme untuk menekan
waktu dan biaya yang lebih banyak merugikan pemilik pekerjaan (owner). Kontrak
semacam ini hanya cocok untuk pekerjaan gawat darurat (emergency).
(2) Cost Plus Fexed Fee Contract
Fixed fee diartikan jumlah fee yang tertentu atau pasti tanpa melihat besaranya biaya fisik
pekerjaan. Kontrak ini dapat diterapkan bila pekerjaan dapat dirumuskan secara garis besar
dan jelas.
Meskipun fee telah ditetapkan, pelaksanaan pekerjaan bisa menjadi tidak efisien sehingga
dapat meningkatkan biaya yang terjadi dan perpanjangan waktu konstruksi
(3) Cost Plus Variable Percentage Fee Contract
Kontrak ini merupakan perbaikan dari kontrak pada butir 2 yaitu kontraktor di dorong
untuk bekerja lebih efisien karena fee kontraktor terkait dengan biaya yang sebenarnya
(biaya aktual) dari pekerjaan kosntruksinya.
Jenis kontrak ini menggunakan formula:
F=R(2E–A)
F = Fee pemborong R = Persentase pokok
E = Estimasi biaya tanpa fee A = Biaya proyek aktual tanpa fee

(4) Target Estimate Contract
Kontrak ini dipakai bila persyaratan untuk memakai unit price masih belum terpenuhi. Fee
aktual yang diberikan kepada kontraktor akan berkurang atau bertambah sesuai dengan
deviasi yang terjadi dari biaya sebenarnya terhadap biaya yang diperkirakan. Target biaya
ditetapkan oleh pemborong.
Jenis kontrak ini menggunakan formula:
F = Ls + n (T –A)
F = Fee pemborong Ls = Lump sum fee
T = Target Estimate Cost A = Biaya aktual
N=0,3–0,6
Kadang-kadang ditambahkan ketentuan bahwa fee pemborong minimum setengah dari

biaya sebenarnya (Biaya aktual)
(5) Guaranted Maximum Cost Contract
Kontrakror menawarkan fee-nya dan sekaligus menjamin bahwa harga total proyek tidak
akan melebihi suatu harga tertentu (maksimum). Pengeluaran yang terjadi di atas harga
maksimum akan menjadi beban kontraktor.
Sebaiknya bilamana biaya total lebih kecil dari maksimum, maka selisih biaya yang terjadi
dapat dibagi antara pemilik dan kontraktor sesuai dengan pengaturan yang telah disepakati
sebelumnya.
(6) Convertible Cost Contract
Pemilik dihadapkan pada suatu keinginan untuk melaksanakan suatu pekerjaan dan diatur
secara fixed price contract, tetapi tidak menemukan kontraktor yang mau menawar dengan
harga yang “memadai”
Dengan keadaan ini pemilik dapat mempekerjakan kontraktor kepercayaannya secara cost
plus basis dan meneliti pengeluaran yang etrjadi sampai suatu saat dapat dibuat suatu
kontrak dengan sistem lump sum dan unit price.

(7) Cost Plus Time and Material Contract
Pekerjaan borong kerja dengan atau tanpa materialnya berdasarkan waktu kerja. Material
dapat disuplai oleh pemilik atau oleh pemborong. Misalnya untuk pekerjaan pengadaan
barang dan instalasinya.
c) Design and Build Contracts
Pada kontrak ini pihak kontraktor diminta mengajukan penawaran pekerjaan termasuk
disainnya (rencana proyek) berdasarkan keahlian pemborongnya (package deal).
Keuntungan yang didapat oleh pemilik dengan sistem ini yaitu memungkinkan mendapatkan
disain yang baik dan bermanfaat bagi pemilik meskipun belum tentu harganya termurah.
Hal kedua yaitu pemilik proyek hanya berurusan dengan suatu organisasi yang sekaligus
menangani masalah disain dan perencanaannya plus pelaksanaannya. Kotrak seperti ini dapat
digunakan pada proyek yang rumit dan memakai teknohogi tinggi.
Kontrak ini dapat dibagi lagi menjadi 2 jenis, yaitu

1) Turn-Key
Artinya mulai preliminary study, pelaksanaannya dan penyediaan dananya diatur dan
dikerjakan oleh kontraktor. Pihak pemilik hanya “putar kunci” pada waktu upacara
penutupan proyek yang telah selesai dan mulai mengoperasikannya
2) Negotiated Contract
Dilakukan pada proyek-proyek yang sifatnya rahasia (proyek militer) atau proyek yang
memerlukan keahlian khusus yang hanya dimiliki oleh 1-2 kontraktor saja dan belum ada
standar harga yang jelas.
d) Design/Management Contracts ( Pekerjaan mengelola project sampai selesai)
Pekerjaan pengelolaan ini dapat dikontrakkan kepada suatu organisasi spesiaslis/individu yang
dikenal sebagai konsultan. Pekerjaan ini mencakup mulai dari ide, definisi proyek, konsep
proyek, studi kelayakan, pra-rencana sampai dengan monitoring pengawasan pekerjaan
fisiknya serta penyiapan manual operation and maintenance.

Manajemen kontrak ini ada 2 jenis, yaitu

 Project Management Contracts
Pemilik menetapkan suatu tim yang akan dipimpin oleh manajer proyek untuk mengelola
proyek dari tahapan konsepsional sampai selesai. Dikerjakan sendiri
 Negotiated Contract
Identik dengan butir a, yang membedakan adalah adanya pemecahan pekerjaan untuk
dilakukan tender per paket dari keseluruhan pekerjaan, sehingga waktu pelaksanaan secara
keseluruhan dapat di percepat (singkat). Hal ini dikenal dengan metode fast track.
C. Dokumen dan Format Kontrak

Dokumen kontrak terdiri dari:
1. Surat Perjanjian
Surat perjanjian berisi:
a. Identitas para pihak, hari dan tanggal penandatangan kontrak, kesepakatan dan persetujuan
hal-hal yang diperjanjikan;
b. Jenis kontrak yang digunakan;
c. Nilai kontrak
d. Pernyataan arti dan makna dari peristilahan dan ungkapan surat perjanjian
e. Dokumen yang merupakan satu kesatuan dan bagian tidak terpisahkan
f. Kewajiban dan hak timbal balik para pihak
g. Pernyataan pemberlakuan kontrak
h. Pernyataan tanggal mulai pelaksanaan pekerjaan (proyek)
2. Syarat-Syarat Umum Kontrak

(SSUK) Syarat umum kontrak berisi;
a. UMUM
Lingkup pekerjaan; Definisi dan interpretasi; Penerapan; Bahasan dan Hukum, Larangan
Korupsi, Kolusi dan Nepotisme serta penipuan (kontrak dengan pemerintah);
Korespondensi; Wakil sah para pihak; Pembukuan; Pengalihan dan/atau Subkontrak,
Pengabaian; Penyedia Mandiri; Konsorsium/Kemitraan; Pengawasan Pelaksanaan Pekerjaan;

Persetujuan atau Pernyataan tidak Berkeberatan dari pengawas pekerjaan; Perintah;

Penemuan-penemuan; Akses ke lokasi kerja;
b. PELAKSANAAN, PENYELESAIAN, AMANDEMEN DAN PEMUTUSAN

KONTRAK Masa pelaksaaan (Jangka Waktu Pelaksanaan) Pekerjaan;
1) Pelaksanaan Pekerjaan.
Penyerahan Lokasi Kerja; Program Mutu; Rencana Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Konstruksi (RK3K); Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak; Mobilisasi; Pengukuran/
Pemeriksaan Bersama.
2) Pengendalian Waktu.
Waktu Penyelesaian Pekerjaan; Perpanjangan Waktu; Penundaan oleh Pengawas

Pekerjaan; Rapat Pemantauan; Peringatan Dini;
3) Penyelesaian Kontrak.
Serah Terima Pekerjaan; Pengambilalihan; Pedoman Pengoperasian dan

Perawatan/Pemeliharaan.
4) Amendemen.
Perubahan Kontrak; Perubahan Lingkup Pekerjaan; Perubahan Kuantitas dan Harga;

Perubahan Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan;
5) Keadaan Kahar
Keadaan Kahar;
6) Penghentian dan Pemutusan Kontrak
Penghentian dan Pemutusan Kontrak; Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan dan

Kontrak Kritis; Peninggalan;
c. HAK dan KEWAJIBAN PARA PIHAK
Penggunaan Dokumen Kontrak dan Informasi; Hak Kekayaan Intelektual; Penanggungan dan
Risiko; Perlindungan Tenaga Kerja; Pemeliharaan Lingkungan;
Asuransi; Tindakan penyedia yang mensyaratkan Persetujuan PPK atau Pengawas Pekerjaan;
Laporan Hasil Pekerjaan; Kepemilikan Dokumen; Penyedia Lain; Keselamatan dan Kesehatan
Kerja; Pembayaran Denda dan Ganti Rugi; Jaminan;

d. PERSONIL INTI dan/atau PERALATAN PENYEDIA

Personil inti dan/atau Peralatan;
e. KEWAJIBAN PIHAK PERTAMA
Fasilitas; Peristiwa Kompensasi; Pembayaran;
f. PEMBAYARAN KEPADA PENYEDIA
Harga Kontrak; Pembayaran; Penangguhan; Perhitungan Akhir;
g. PENGAWASAN MUTU
Pengawasan dan pemeriksaan; Penilaian Pekerjaan Sementara oleh Pihak Pertama; Cacat
Mutu; Pengujian; Perbaikan Cacat Mutu; Kegagalan Konstruksi dan Kegagalan Bangunan
h. PENYELESAIAN PERSELISIHAN
Penyelesaian Perselisihan; Itikad Baik
3. Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK)
Syarat khusus kontrak berisi klausula detil sebagaimana yang disyaratkan secara umum di SSUK,
seperti menjelaskan ruang lingkup dengan nama proyek, deskripsi pekerjaan proyek termasuk
ruang lingkupnya; korespondensi kepada personil para pihak dengan menggunakan media apa;
Tanggal berlakunya kontrak; Tanggal Mulai berkerja yang dinyatakan dengan tanggal bulan dan
tahun; Lamanya masa pelaksanaan dan masa pemeliharaan; Apabil diperlukan serah terima
parsial, Besaran denda; Besaran ganti rugi; Fasilitas apa saja yang disediakan oleh pihak pertama
(pemberi kerja), dan lain-lain
4. Spesifikasi dan Metodologi Kerja
Lampiran yang diperlukan untuk penjelasan baik spesifikasi, maupun terkait dengan yang
dituangkan dalam klausula SSUK dan SSKK, misalnya daftar penyedia yang ditunjuk, personil inti
yang ditugaskan, perlatan khusus yang digunakan, sebaimana yang disyaratkan dalam
pelaksanaan pekerjaan., termasuk gambar yang berkaitan dengan spesifikasi yang ditetapkan.

KEGIATAN BELAJAR 3
STUDI KASUS MANAJEMEN KONTRAK
1. Berikan contoh manajemen proyek?

2. Pembuatan struktur jaringan kerja/ work breakdown structure (WBS)
WBS adalah dokumen dasar dalam manajemen proyek untuk merencanakan dan mengelola jadwal
proyek, biaya, sumber daya dan perubahannya.
Berikan WBS untuk Proyek Intranet dalam suatu perusahaan?
3. Pembuatan Jaringan Kerja
Diminta membuat jaringan kerja untuk proyek : Pengadaan Generator Listrik, sebagaimana tabel
berikut:
PROYEK PENGADAAN GENERATOR LISTRIK
No Nama Kegiatan Kegiatan yang mendahului
1 A: Membuat Spesifikasi dan Kriteria -
2 B: Pabrikasi Generator A
3 C: Desain pondasi A
4 D: Merekrut operator dan mekanik A
5 E: Membeli material C
6 F: Inspeksi dan Uji coba di pabrik pembuat B
7 G: Melatih operator dan Mekanik B dan D
8 H: Membuat Pondasi E
9 I: Transport dari Pabrik ke Lokasi Proyek F
10 J: Memasang dan start-up G, H, dan I

LAMPIRAN - 1
SURAT TUGAS
No. XX/XX/XX/XXXX
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama: ………………………………
NIP: ………………………………….
Jabatan: …………………………..
Alamat: ……………………………
Menugaskan kepada:
1…………………………………………
2. ……………………………………….
3. ……………………………………….
Untuk melaksanakan kegiatan proyek………………………………………………………………………tahun………………………

Proyek akan dilaksanakan……………………………………………Bertempat di………………………………………………………..
Kepada ybs diharapkan untuk berkoordinasi……………………………………………………………………………………………..
Setelah melaksanakan tugas Saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada
Pimpinan Demikian, harap dilaksanakan sebaik-baiknya
Jakarta
Direktur Jenderal
Dokumen Kontrol Daftar Perbaikan Dokumen

LAMPIRAN - 2
CONTOH
PROJECT CHARTER
Nama Proyek: Proyek Up Grade IT
Tanggal Mulai Proyek: 2 Februari 2017 ……… Tanggal Selesai Proyek: 20 Desember 2017
Manajer Proyek: Chlood, 324-715
Tujuan Proyek:
Melakukan upgrade hardware dan software untuk semua pegawai (1000) dalam sembilan bulan
berdasar pada standar baru perusahaan. Lihat lembar terkini standar baru perusahaan.
Upgrade kemungkinan akan mempengaruhi server sebagaimana hardware dan software jaringan.
Anggaran yang disediakan Rp 170 Milyar untuk hardware dan software serta Rp25 Milyar untuk tenaga
kerja.
Pendekatan:
 Update basis data invetaris IT untuk menentukan kebutuhan upgrade
 Membuat rincian perkiraan biaya untuk proyek dan melaporkannya ke CEO.
 Membeli hardware dan software sesuai kebutuhan
 Menggunaka semaksimal mungkin staf internal untuk perencanaan, analisis dan instalasi.
Personil dan Tanggung jawab

No. Nama Jabatan Tanggung Jawab
1 Radzal CEO Sponsor proyek, pemantau Proyek
2 Zainal CEO Sponsor proyek, pemantau Proyek
4 Sri Sundari Manajer Proyek Pemantau Proyek, menyediakan staf
5 Farid Hardja Direktur Operasi IT Mentoring Manager Proyek
6 Nancy Reegan Wakil Kepala HR Menyediakan staf, mengumpulkan hal-hal terkait
proyek pada seluruh karyawan
7 Steven Koh Direktur Pengadaan Membantu dalam hal pengadaan hardware dan
software

LAMPIRAN - 3
Proposal Proyek
1 Surat Pengantar
Informasi Penetapan Kualifikasi, Pengalaman dan Minat Kontraktor
“contact person” perlu dicantumkan
2 Ringkasan Eksekutif
Deskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan secara keseluruhan, hambatan dan area masalah
3 Teknis
Uraian lingkup proyek, Pendekatan yang digunakan dan pekerjaan yang ada
4 Manfaat/keuntungan yang Akan diperoleh
5 Jadwal
Berisi jadwal kapan hasil proyek bisa diserahkan, didasarkan pada struktur pemecahan pekerjaan.
6 Keuangan
Berisi biaya langsung dan biaya tidak langsung sesuai beban tenaga kerja dan bahan yang
digunakan.
Kontrak yang digunakan, termasuk cara pembayaran
7 Legal
Mekanisme dan prosedur yang sesuai untuk menangani perubahan proyek dan penghentian
proyek
8 Kualifikasi Manajemen
Berisi latar belakang organisasi kontraktor, pengalaman, prestasi, situasi keuangan, susunan tim,
dll

6.b. DASAR - Dasar-Dasar Manajemen Proyek (RITA BERLIS)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

6.b. DASAR - Dasar-Dasar Manajemen Proyek (RITA BERLIS)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL TINGKAT DASAR – DASAR-DASAR MANAJEMEN PROYEK

KEGIATAN BELAJAR -1 : TEKNIK MANAJEMEN PROYEK 2

LAMPIRAN – 1: SURAT TUGAS 43

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 1

 Memberikan wawasan kepada peserta tentang proyek, konsep, manajemen

 Memberikan ketrampilan peserta dalam membuat kerangka kerja suatu

“Pemerintah tengah mempercepat rehabilitasi dan rekonstruksi infrastruktur di Provinsi Nusa

menyediakan layanan publik dengan dalam suatu target

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 2

ribu Watt dan Jaringan Transmisi Sumatera. Bahkan, saat ini

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 3

Beragam disiplin ilmu/interdilipinner Terbatas Jenis/macam kegiatan

Berfluktuatif selama periode proyek Relatif lama Intensitas kegiatan

Relatif pendek Jangka panjang Siklus kegiatan (jangka

Anggaran/Jadwal (ketat) Fleksible, tergantung produksi Anggarab/Batasan

 Merancang kendaraan transportasi baru

 Pengembangan sistem informasi baru

 Membangun gedung atau fasiltas lainnya

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 4

 Menjalankan promosi atas produk/baru

2) Atribut (Karakteristik) Proyek

d. Suatu proyek memiliki pelanggan utama atau sponsor. Beberapa stakeholder

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 5

3) Jenis dan Ukuran Proyek

Misalnya, perancangan struktur organisasi, pembuatan sistem informasi manajemen,

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 6

4) Batasan-batasan (constraints) proyek.

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 7

5) Siklus dan Tahapan Proyek

Gambar-1 Siklus dan Tahapan Proyek

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 8

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 9

b. Perencanaan Proyek (Project Planning)

Pada tahap ini, kktivitas yang akan dilakukan meliputi penyusunan/pembuatan

4) Bagian-bagian pekerjaan/tahapan yang berisiko tinggi dan rencana mitigai dampaknya

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 10

5) Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain

c. Pelaksanaan Proyek (Project Executing)

d. Monitoring/Pengendalian Proyek (Project Controlling)

e. Penutupan Proyek (Project Closing)

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 11

Manajemen proyek didefinisikan Ikatan Akuntan Indonesia sesuai dengan konseptual

Manajemen proyek dilandasi filosofi sebagai berikut:

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 12

Mengapa Perlu Manajemen Proyek

Prinsip-Prinsip Manajemen Proyek

Karakteristik Manajemen Proyek

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 13

b. Kerangka Kerja Manajemen Proyek

(3) Pelanggan/pengguna, baik individu maupun organisasi yang akan menggunakan

(4) Organisasi pelaksana proyek, Perusahaan yang melibatkan orang2nya untuk

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 14

b. Manajemen Integrasi Proyek

Integrasi merupakan fungsi menyeluruh untuk melakukan pengaruh di semua area/bidang

c. Area/bidang pengetahuan manajemen proyek menggambarkan kompetensi utama yang

Bidang ini meliputi mulainya proyek (inisiasi), perencanaan ruang lingkup,

Manajemen ruang lingkup meliputi semua pekerjaan terkait proses penyelesaian

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 15

Manajemen waktu proyek meliputi kegiatan: mendefinisikan aktivitas mengurutkan

Manajemen kualitas/mutu proyek merupakan suatu proses untuk memberikan

(b) Jaminan mutu, yaitu mengevaluasi keseluruhan pencapaian proyek untuk

© Copyright Dewan Sertifiakasi Qualified Internal Auditor (DS-QIA) 16

Manajemen SDM proyek meliputi semua proses/kegiatan yang diperlukan untuk