Job Description Panitia Seminar KWU

30 September 2023

 PANITIA PENGARAH (SC – Steering Committee)

1. Membentuk kepanitiaan
2. Memberikan pengarahan yang diperlukan
3. Memantau perjalanan kerja panitia
4. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan
5. Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua departemen yang bersangkutan
dan/atau ketua umum organisasi
6. Bersama ketua pelaksana dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan
7. Bertanggung jawab kepada ketua umum atas pelaksanaan kegiatan
8. Mengirimkan format LPJ kegiatan yang telah di minta ke biro kesekretariatan

 PANITIA PENYELENGGARA (OC – Organizing Committee)

Seluruh personil OC :

1. Meluruskan niat dan menguatkan tekad hanya karena Allah, untuk Allah, dan bersama Allah
2. Bertanggung jawab kepada Steering Committee (SC).
3. Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan.
4. Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan kegiatan dan memberikan bantuan lintas
divisi.
5. Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam syuro-syuro/pertemuan kepanitiaan.
 6. Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada
coordinator divisi dan ketua pelaksana.
7. Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom)
kepanitiaan.
8. Setiap divisi membuat anggaran kegiatan, yang nantinya di laporkan ke bendahara kegiatan.
9. Mematuhi seluruh batas pengerjaan yang telah ditetapkan.
10. Seluruh panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan.

NOTE: “ Sebelum Kalian Baca Hal Penting yang Harus di Pahami Seperti Tanggal
DEADLINE / BATAS PENGERJAAN YA

 KETUA PELAKSANA

No Jobdes Ket Deadline

Bertanggung jawab atas jalannya kegiatan dari
1. - Always
awal sampai akhir kepanitiaan
Sebelum membuka Syuro Perdana memulai
Opening speech (perkenalan diri, motivasi,
2. - Always
harapan, dst) di grup ataupun saat syuro perdana
berlangsung
Mengkoordinasikan kepanitian dan jalannya
3. - Always
kegiatan
Bertanggung jawab dan berkoordinasi dengan
4. - Always
panitia pengarah (SC)
5. Memimpin setiap syuro panitia
6. Menjadwalkan Syuro kepanitiaan a) Syuro Perdana a) Agustus
b) Syuro Pra Pemantapan b) September
c) Syuro Pemantapan c) September
d) Gladi bersih acara d) September
 e) Syuro Evaluasi e) September
Mencari alternatif pemecahan masalah dan
7. - Always
membuat keputusan;
Memantau perkembangan seluruh divisi dan
8. - Always
meminta laporan kepada CO setiap divisi
Mengamati segala hal yang tidak terduga
9. (memahami segala hal yang terjadi dalam - Always
kepanitiaan)

Mengontrol deadline setiap divisi kepanitiaan

10. - Always
bersama OC lainnya

 SEKRETARIS

No Jobdes Ket Deadline

1. Mewakili ketua pelaksana jika berhalangan;
Mebuat redaksi pemberitahuan syuro kepanitiaan
2.
dan menyebarkannya ke grup besar kepanitiaan
3. Membuat surat menyurat (surat tempat, surat a) Surat Peminjaman
undangan, surat pemberitahuan dll). tempat kegiatan
b) Surat
PMP/Permohonan
menjadi pemateri (3
Pemateri)
c) Surat Permohonan
Dana/Surat PDB
d) Proposal pendanaan
(rektorat dan
sponsorhip)
 e) Surat Undangan WR
III
f) Surat Undangan
Pembina LDK
UKMM
g) Surat Undangan
FSLDK Kalsel
Untuk format notulensi
syuro minta ke SEKUM
4. Mencatat setiap hasil syuro (Ukh Nor Anisa Always
https://wa.me/628533200
6113 )
Link pengarsipan
Kepanitiaan:
Membuat/mengadakan, mengelola dan https://
mengarsipkan berkas-berkas dan hal-hal yang drive.google.com/drive/
5. Always
berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata folders/1Y-
pembicara, kwitansi. Dll dF1yrRBcyotEwP6pK16
P54iAFfGI85?
usp=share_link
Berkoordinasi dengan seluruh divisi, terutama
divisi kestari (untuk penggandaan/
Sesuai
6. pengarsipan/print out) dan humas (terkait -
keperluan
mengirimkan dan menyebarluaskan surat
undangan, dllnya);
CO Biro Kesekretariatan
(Ukh Anisa Yogi
Meminta nomor surat ke Biro kesekretariatan dan Sesuai
7. Marliana
mengarsipkannya keperluan
https://wa.me/628582880
9474 )
8. Membuat LPJ kegiatan dan menggabungkan LPJ Format LPJ minta ke Always
 semua divisi SEKUM

 BENDAHARA

No Jobdes Ket Deadline

Format RAB Divisi:
https://docs.google.com/
Membagikan RAB (Rancangan Anggaran Biaya)
document/d/
ke semua divisi dan mengumpulkannya kembali 1YhR1SM9nCwKDLJo5
1. d5CvOeIEq71fsjpJ/edit? ... Agustus
untuk dikalkulasikan ke proposal pendanaan
usp=share_link&ouid=10
bersama sekretaris kegiatan 0966532420026358183&
rtpof=true&sd=true

Bendahara umum
Memegang dan mengelola seluruh keuangan acara (Ukh Norhidayah
2. Always
dan berkoordinasi dengan BENDUM https://wa.me/628314129
9428 )
Akses file ketentuan
Memperhatikan dan mengingatkan ketentuan nota lebih lanjut :
dan pendanaan ke setiap divisi atau pihak yang https://
3. drive.google.com/file/d/ Always
memintakan uang keperluan pendanaan.
1uzDLeEPPtkHzqy8X2p
P0-DPbiDvXjxs9/view?
usp=share_link
Menyalurkan keuangan kepada seluruh divisi yang Jangan lupa untuk selalu Sesuai
4.
memerlukan. dicatat. keperluan
Mengumpulkan dan bertanggungjawab atas infaq
5. … September
kegiatan (misalnya HTM,dsb) Nanti pas hari H ;
Akses file ketentuan
NOTA
Memegang seluruh bukti pengeluaran https://
6. drive.google.com/file/d/ Always
(mewajibkan ada nota/bukti td,dsb) (WAJIB);
1uzDLeEPPtkHzqy8X2p
P0-DPbiDvXjxs9/view?
usp=share_link
 Berkoordinasi dengan bendahara umum dan
Jangan lupa untuk selalu Sesuai
7. semua divisi terkait dana yang diperlukan masing-
dicatat. keperluan
masing divisi.
Mencatat dan mengatur setiap aktivitas keuangan
(saldo, debit, kredit)
8. - Always
Berikut CONTOH pencatatannya (HANYA
CONTOH YA GES)
CONTOH YA GES
No Divisi Keterangan Debit Kredit Saldo
1. Seluruh Infaq Syuro Rp. - Rp.
Panitia 500.000,00 500.000,00
2. Konsumsi Membeli Konsumsi - Rp. Rp.
300.000,00 200.000,00

Penjelasan:
Debit : Uang Masuk
Kredit : Uang Keluar
Saldo Awal : Debit – Kredit
Sisa Saldo : Saldo Awal – Kredit

 DIVISI ACARA

No Jobdes Ket Deadline

 Pra Kegiatan:
 Hari-H Kegiatan:
Mengembangkan konsep umum acara secara jelas  Setelah Kegiatan:
1. ...September
dan konkret sesuai dengan arahan OC & SC  Nama Kegiatan:
 Tema Kegiatan:
 dll
2. Membuat susunan acara (run down) secara detail Memuat : ...
  Waktu (jam)
 Kegiatan
dan spesifik  Petugas
 Penanggung jawab

3. Membuat Jargon Acara .............. 2023

 Pemateri
Menentukan pemateri serta materi yang  Materi yang dibawakan
4.
disampaikan  Membuat TOR (Term
Of Reference)
 Kafalah pemateri
(Biaya Pematerian)
Menentukan dan menyiapkan segala keperluan
5.  Piagam untuk pemateri
untuk Pemateri.
 Kenang-kenangan
untuk pemateri
 Master of Ceremony
(MC) :
 Pembaca Al –
Qur’an/tilawah :
 Pembaca Doa di awal :
Mencari dan mempersiapkan petugas ataupun
6.  Operator Kegiatan (dari
pengisi acara
PDD) :
 Pembaca Do’a di akhir:
 Time Keeper:
 PJ Games (opsional)

7. Menyiapkan Kenang-kenagan peserta dan konsep  Bentuk kenang-

doorprize peserta: (OPSIONAL) kenangan yang
- Untuk peserta terbaik/ teraktif selama kegiatan diberikan:
(Opsi: 1 ikhwan dan 1 akhwat).  Jumlah Pemenang
 Doorprize:
 Doorprize yang
diberikan:
 Taklimat
Kegiatan/Acara
 Dresscode
Membuat taklimat/broadcast dan peraturan-
8.  Tata Tertib
peraturan kegiatan (lampiran file, teknis dll)
 HTM/Infaq
 Teknis
 Rundown
Mengadakan gladi kotor bersama petugas dan  Sekalian briefing oleh
9.
pengisi acara Div. Acara
 Memperhatikan jarak
batasan antara ikhwan
& akhwat
Membuat dan menentukan layout ruangan untuk
10.  Perhatikan tata letak
petugas acara, pengisi acara, pemateri, peserta, dll
meja regis serta jalur
keluar-masuk ikhwan
dan akhwat
Membuat berita acara kegiatan serta
11. mengingatkan seluruh panitia ataupun panitia -
melalui WA pada hari-H
Berkoordinasi dengan divisi humas untuk
mengetahui jumlah undangan yang berhadir. Dan
12. Always
berkoordinasi dengan div.kestari untuk
mengetahui jumlah peserta kegiatan.
Membuat list kebutuhan pendanaan dan
13. 
berkoordinasi dengan bendahara kegiatan
14. Membuat daftar perlengkapan acara yang 
dibutuhkan kemudian koordinasikan dengan Div.
 Perlengkapan
Membrefing seluruh panitia sebelum kegiatan
Oleh Co Divisi acara
15. hari-H sesuai pembagian jobdes tiap divisi yang
bersama ketuplak
menunjang kegiatan.
Membagi PJ untuk masing-masing Job oleh koor
16. Oleh Co Divisi
divisi.
17. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana. always

 DIVISI KESHUM

No Jobdes Ket Deadline

Berkoordinasi dengan sekretaris kegiatan
Sesuai
1. berkaitan surat menyurat (undangan,
keperluan
pemberitahuan, dll)
Mengurus peminjaman Tempat Kegiatan bersama
2.
korlap/ketupak
3. Menghubungi dan mendampingi pemateri Teknis dalam
menghubungi pemateri:
 Menghubungi pemateri
yang ditentukan oleh
Divisi acara
 Menyiapkan redaksi
atau kata kata (text
chat) yang baik dan
sopan untuk dikirimkan
kepada calon pemateri
dan jangan lupa di
koreksi sama sama
 redaksi tsb sblum
dikirim
 Mengirim text chat dan
surat permohonan
kesediaan pemateri dan
TOR materi (TOR
minta ke div.acara)
diwaktu yang telah
ditentukan bersama-
sama.
 Memintakan Foto, CV,
dan PPT Pemateri (jika
ada) jika pemateri telah
bersedia.
4. Menyebar dan memfollow up surat undangan  Menghubungi tamu
kepada para tamu undangan atau pihak yang undangan yang telah
bersangkutan. ditentukan oleh divisi
acara sesuian
Undangan yang di kelola oleh humas meliputi: pembagian PJ
 Undangan Ke Wajihah (10 Wajihah) menghubungi
 Undangan Ke grup Alumni Nunsa Dakwah ,  Menyiapkan redaksi
Sahabat Dakwah, Sinergi dakwah text chat yang baik dan
 Undangan DPO (dibantu SC) sopan untuk dikirimkan
 Undangan UKM-U (dibantu SC jika surat ke para tamu undangan.
pemberithuan)  Membahas dan
 Undangan Pembina dan WR III (dibantu mengoreksi text chat
ketum) yang sudah disiapkan
bersama panitia divisi
humas lainnya.
 Mengirim text chat dan
 surat undangan diwaktu
yang telah ditentukan
bersama-sama.
Mengingatkan pemateri, tamu undangan, dan
5. peserta pada H-1 kegiatan, dan juga 1 jam
sebelum acara dilaksanakan.
 Narahubung ikhwan
6. Menjadi Narahubung Kegiatan
 Narahubung akhwat

7. Membuat dan mengelola grup peserta kegiatan

always
Membuat gform formulir/link untuk: Bisa dibuat dalam bentuk
8.
- pendaftaran peserta kegiatan bit.ly
Keperluan yang perlu di
Print:
 Presensi Peserta,
panitia & tamu
undangan
 Id Card Panitia
9. Memprint/mencetak segala keperluan kegiatan  Piagam Pemateri
 Sertifikat Panitia &
peserta (file aja)
 Menamai sertifikat
peserta dan panitia,
dll

10. Membuat surat menyurat undangan kegiatan  Surat Undangan

berkoordinasi dengan sekretaris kegiatan untuk wajihah
 Surat Undangan DPO
 Surat Undangan
alumni/demisoner
 UKMM
Berkoordinasi dengan seluruh divisi terutama
11. sekretaris dan pdd. (sekretaris terkait surat surat, Always
dengan pdd terkait desain sertifikat, dsb)
Membuat list kebutuhan pendanaan dan
12.
berkoordinasi dengan bendahara kegiatan
Membuat daftar perlengkapan kestari saat hari H
13.
berkoordinasi dengan div.perlengkapan
Membagi PJ untuk masing-masing Job oleh koor
14. CO DIVISI
divisi
15. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana. Always

 DIVISI KONSUMPERKAP

No Jobdes Ket Deadline

List penentuan
konsumsi:
 Snak Pemateri:
Menentukan dan menyiapkan segala keperluan  Komsumsi Pemateri
1.
konsumsi (makanan berat):
 Snak peserta dll:
 Konsumsi peserta:
 Coffee break
2.  Berkoordinasi dengan divisi humas untuk List Pendataan: always
mengetahui jumlah undangan yang berhadir.  Panitia yang hadir
 Berkoordinasi dengan div.kestari untuk offline
mengetahui jumlah peserta kegiatan offline  Undangan yang hadir
 Berkoordinasi dengan Sekretaris Umum offline
  Peserta Kegiatan
UKMM (untuk mengetahui jumlah pengurus inti offline
yang hadir)  Pengrurus inti yang
hadir offline
Menjadi penanggung jawab/mencarikan
 PJ Ikhwan
3. penangung jawab untuk membagikan konsumsi
 PJ Akhwat
dan snack saat kegaiatan hari-H.
Beberapa yang perlu
diperhatikan:
 Pemateri
Bertanggung jawab untuk menyiapkan dan
 Tamu undangan
4. mengantarkan Snak dan konsumsi pemateri dan
 Petugas acara semisal
juga petugas acara.
MC, Operator,
petugas/peserta lainnya
yang belum kebagian
Beberapa list khusus:
 nampan untuk
Membuat daftar perlengkapan konsumsi saat hari
5. konsumsi pemateri.
H berkoordinasi dengan div.perlengkapan
 Dispenser/gallon
 Dll
Berkoordinasi dengan seluruh divisi untuk
6. mengumpulkan daftar perlengkapan yang
diperlukan oleh masing-masing divisi.
Mengupayakan adanya perlengkapan yang
7.
diperlukan kegiatan dengan tepat waktu.
8. Bertanggung jawab atas seluruh perlengkapan Catatan:
yang digunakan dalam rangkaian kegiatan.  Mendata barang2
yang dipinjam
 Memberi tanda nama
barang2 yang
 dipinjam
 Mengembalikan
seluruh barang sesuai
data barang yg
dipinjem diawal.
Format pendataan
Membuat list pendataan barang keperluan perlengkapan:
9. kegiatan dari semua list yang sudah dikumpulkan  Tersedia di Sekre:
ke semua divisi  Perlu dipinjam:
 Perlu dibeli:
Mencetak Spanduk kegiatan berkoordinasi dengan
10.
divisi pdd
11. Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;
Membuat laporan keuangan dan bukti pembayaran
12.
atau nota (Sebelum, selama, dan setelah kegiatan)
Membuat list kebutuhan pendanaan dan
13. Always
berkoordinasi dengan bendahara kegiatan
Membagi PJ untuk masing-masing Job oleh koor
14. CO DIVSI
divisi
15. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Always

 DIVISI PDD

No Jobdes Ket Deadline

Bertanggung jawab mengenai desain dokumentasi,
1. Always
dan dekorasi
2. Merancang publikasi Instagram dan lain-lain
3. Membuat desain keperluan kegiatan berupa: Keperluan isiannya:
  Desain pra Kegiatan:
 Desain coming soon
 Video teaser (Kondisonal)  Nama kegiatan
 Twibbon peserta  Tema kegiatan
 Coundown kegiatan (H-1, H-2, H-3)  Foto MC (Pembawa
 Spanduk kegiatan acara) (opsional)
 Pamphlet kegiatan  Hari/tanggal/tahun
 Sertifikat/piagam penghargaan pelaksanaan
Panitia/peserta/pemateri.  Waktu/jam pelaksanaan
 Id card panitia  Tempat pelaksanaan
 Cover Proposal kegiatan  HTM
 Cover LPJ Kegiatan  Sasaran kegiatan
(contoh: umum/khusus
 Desain Hari H Kegiatan: pengurus/mahasiswa
 Live report (Berkoordinasi dengan media) muslim)

 Repost Kegiatan (koordinasi dengan  Narahubung/contact

subdep media) person (1 ikhwan & 1
akhwat)
 Desain Setelah Kegiatan:  Hashtag
 Desain Postingan Dokumentasi /Presss  Dll
Release
 After Movie Kegiatan/video (Kondisional)
Link folder drive
penyimpanan sertifikat
berkoordinasi dengan co
Mengirim desain sertifikat panitia, peserta dan
4. biro kesekretariatan (ukh
pembicara/pemateri
Anisa Yogi Marliana
https://wa.me/628582880
9474 )
5. Membuat PPT kegiatan sesuai rundown acara 27 Februari
 Berkoordinasi dengan divisi acara terkait konsep
6. always
acara dan konsep dekorasi acara.
Pj Dokumentasi
Meliputi:
 Dokumentasi ikhwan
khusus dokumetasi
7. Mendokumentasikan seluruh kegiatan acara
bagian ikhwan
 Dokumentasi akhwat
khusus dokumetasi
bagian akhwat
Berkoordinasi dengan
subdep media untuk
foder arsip dokumentasi:
 Folder dokumentasi
8. Mengarsipkan seluruh hasil dokumentasi kegiatan akhwat
 Folder dokumentasi
ikhwan
 Folder dokumentasi
gabungan
10. Menjadi Oprator acara Bertugas menayangkan:
 PPT Kegiatan
 Lagu-lagu, akses
download :
https://
drive.google.com/file/
d/
1m2A8frhwHMlyX9uS
qIzPOiN3D6VTIfp6/
view?usp=drivesdk
  PPT Pemateri
 CV Pemateri
 dll
Membuat daftar perlengkapan saat hari H
11.
berkoordinasi dengan div.perlengkapan
Membuat list kebutuhan pendanaan dan
12.
berkoordinasi dengan bendahara kegiatan
Membagi PJ untuk masing-masing Job oleh koor
13. CO DIVSI
divisi
14. Bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Always

MANGATSSS YA GUYSSSSS SEMOGA LELAHNYA IKHWAH MENJADI LILLAH YANG

DIBALAS OLEH ALLAH KEBAIKANNYA,
AAMIIN YA RABBAL ALAMIIN