LAPORAN ON THE JOB TRAINEE

DEPARTEMEN FRONT OFFICE

DI PLATARAN BOROBUDUR RESORT & SPA

22 Mei – 03 November 2023

Disusun Oleh:

Nama : Veronica Christian Dinar Edelways

NIM 202141001

Prodi : D4 Perhotelan

SEKOLAH TINGGI PARIWISATA SAHID SURAKARTA

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PERHOTELAN

2023
 LAPORAN ON THE JOB TRAINING

PLATARAN BOROBUDUR RESORT & SPA

RINGKASAN

Untuk Memenuhi Persyaratan Penyelesaian Program On the Job Training

Diploma IV Kepariwisataan

Peminatan Perhotelan

Diajukan Oleh:

Veronica Christian Dinar Edelways

202141001

Telah diperiksa dan disetujui:

Human Resources Manager

Ignasius Setiawan

Koordinator Training Ketua Prodi D IV Managemen Perhotelan

Afrillia Elizabeth Sagala, S.Par., M.Arch Kris Cahyani Ernawati, S.ST.Par., M.Hum

i
 KATA PENGANTAR

Puji kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala limpahan berkat dan

anugerah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan on the job trainee ini

guna memenuhi persyaratan penyelesaian program on the job trainee diploma IV

dengan judul LAPORAN ON THE JOB TRAINEE DEPARTEMEN FRONT

OFFICE DI PLATARAN BOROBUDUR RESORT & SPA

Penulis sangat berterimakasih kepada banyak pihak yang memberikan

dukungan kepada penulis untuk menyelesaikan makalah ini, baik dukungan dalam

bentuk doa, saran dan kritik sehingga makalah ini dapat terselesaikan.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari kata

sempurna dikarenakan terbatasnya pengalaman yang penulis miliki. Oleh karena

itu, penulis mengharapkan segala bentuk saran serta masukan bahkan kritikan yang

membangun dari berbagai pihak. Akhirnya penulis berharap semoga makalah ini

dapat memberikan manfaat bagi perkembangan dunia pariwisata.

Sukoharjo, 20 September 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................. i
KATA PENGANTAR ............................................................................................. ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL ....................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. vi
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................1
1.1. Latar Belakang On The Job Trainee ..........................................................1
1.2. Tujuan On The Job Trainee .......................................................................3
1.3. Manfaat On The Job Trainee .....................................................................4
1.3.1. Bagi Mahasiswa .................................................................................4
1.3.2. Bagi Industri Perhotelan .....................................................................5
1.3.3. Bagi Akademik ...................................................................................5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ....................................................6
2.1. Profil & Sejarah Singkat Plataran Borobudur Resort & Spa .........................6
2.2. Fasilitas Plataran Borobudur Resort & Spa ...................................................8
2 3. Struktur Oganisasi Front Office Departement Plataran Borobudur Resort23
BAB III PELAKSANAAN SELAMA ON THE JOB TRAINING .......................25
3.3. Hubungann Kerja Front Office dengan Departement Lain di Plataran
Borobudur Resort ...............................................................................................38
3.4. SWOT Plataran Borobudur Resort ..............................................................43
3.4.1. Sterenght ...............................................................................................43
3.4.2. Weaknesses ...........................................................................................44
3.4.3. Opportunities ........................................................................................45
3.4.4. Threats ..................................................................................................46
BAB IV PENUTUP................................................................................................48
4.1. Kesimpulan ..................................................................................................48
4.2. Saran ............................................................................................................48

iii
BAB V LAMPIRAN ..............................................................................................50
5.1. Log Book On The Job Trainee.....................................................................50
5.2. Dokumentasi Dosen Monitoring .................................................................53
5.3. Dokumentasi Pelaksaan On The Job Trainee ..............................................53
5.4. Sertifikat ......................................................................................................55
5.5. Form Penilaian.............................................................................................56
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 58

iv
 DAFTAR TABEL

Table 2.1. Organisasi Front Office Depertement ....................................................23

Table 5.1. Log Book Kegiatan On The Job Trainee ................................................52
Table 5.2. Form Penilaian .......................................................................................57

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Garden Pluge Pool Villa ................................................................... 10

Gambar 2.2. Kolam Berendam Tipe Garden Pluge Pool Villa.............................. 11
Gambar 2.3. Executive Tradisional Pool Villa ...................................................... 11
Gambar 2.4. Private Swimming Pool .................................................................... 12
Gambar 2.5. Exclusive Tradisional Pool Villa ...................................................... 12
Gambar 2.6. Exclusive Modern Pool Villa ............................................................ 13
Gambar 2.7. Residence Pool Villa ........................................................................ 13
Gambar 2.8. Borobudur Pool View Villa .............................................................. 14
Gambar 2.9. Grand Spa Pool Villa ....................................................................... 14
Gambar 2.10. Spa Room Villa Grand Spa ............................................................ 15
Gambar 2.11. Duplex Royal Pool Villa ................................................................. 15
Gambar 2.12. Master Bed Room Villa Founders Home ........................................ 16
Gambar 2.13. Twin Bedroom Villa Founders Home ............................................. 16
Gambar 2.14. Mobil Buggy ................................................................................... 17
Gambar 2.15. Langit Borobudur ........................................................................... 18
Gambar 2.16. Patio Restaurant ............................................................................. 19
Gambar 2.17. Main Pool Patio Restaurant ........................................................... 19
Gambar 2.18. Padma Spa ...................................................................................... 20
Gambar 2.19. Minizoo ........................................................................................... 20
Gambar 2.20. Plataran Carnaval ........................................................................... 21
Gambar 2.21. Plataran Encounters (Andong Village Tour) .................................. 22
Gambar 2.22. Plataran Encounter (Batik Making Class)...................................... 22
Gambar 3.1. Transfer From .................................................................................. 29
Gambar 3.2. Daily Itinerary .................................................................................. 30
Gambar 3.3. Hotline Sheet Guest In House........................................................... 30

vi
Gambar 3.4. Back Up tamu EA (Estimated Arrival)...............................................31
Gambar 3.5. Guest Card VHP ...............................................................................31
Gambar 3.6. Registration Card Tamu Check In.....................................................31
Gambar 3.7. House Bank........................................................................................32
Gambar 3.8. Report Petty Cash Manual ................................................................32
Gambar 3.9. Report Petty Cash by Ms. Excel ........................................................33
Gambar 3.10. Supporting Document ......................................................................33
Gambar 3.11. Bill Transport Tamu ........................................................................33
Gambar 3.12. Deposit Tamu Check In ...................................................................34
Gambar 3.13. SOF tamu check in ..........................................................................34
Gambar 3.14. Digital Registration Card ................................................................35
Gambar 3.15. Bill Pembayaran Tamu Check Out ..................................................36
Gambar 3.16. Mengirim Invoice Bill Kepada Tamu Check Out ............................36
Gambar 3.17. Room Status VHP ............................................................................37
Gambar 3.18. Non Stay Guest Bill .........................................................................37
Gambar 3.19. Manual Guest Bill ............................................................................38
Gambar 5. 1. Dokumentasi Dosen Monitoring ......................................................53
Gambar 5.2. Menyambut Tamu .............................................................................54
Gambar 5.3. Membuat Cool Towel ........................................................................54
Gambar 5.4. Menyiapkan Welcome Drink .............................................................54
Gambar 5.5. Menyiapkan Welcome Snack .............................................................55

vii
viii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang On The Job Trainee

Lembaga pendidikan tinggi adalah suatu lembaga pendidikan yang

mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas, professional dan siap terjun

dalam dunia kerja. Dalam mempersiapkan sumber daya manusia tersebut suatu

lembaga pendidikan tinggi harus terlebih dahulu memberikan pengetahuan dan

keterampilan agar sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh suatu dunia kerja.

Dalam sistem Lembaga pendidikan tinggi ada yang dinamakan kuliah teori dan

praktik kerja lapangan atau yang disebut on the job trainee. On the job trainee

sendiri diberikan kepada mahasiwa dengan tujuan agar mahasiswa lebih mengenal

dunia kerjanya.

Menurut Rapat Kerja Nasional Depdikbud (1993) dalam Mardi (1997:49- 50)

menyatakan bahwa “Link” adalah suatu keadaan di mana pendidikan memiliki

kaitan fungsional dengan kebutuhan pasar baik dilihat dari konsepmya,

kebijaksanaannya, perencanaannya dan pelaksanaan programnya. “Match” adalah

suatu keadaan bahwa program-program yang dikembangkan, dibina dan

dilaksanakan dalam sistem pendidikan nasional dapat menghasilkan keluaran yang

mampu memenuhi tuntutan para pemakai lulusan baik dari segi jenis, jumlah

maupun mutu yang disyaratkan. Sehingga suatu lembaga pendidikan tinggi

mempunyai keterkaitan dengan kebutuhan dunia kerja dan menghasilkan lulusan

yang terampil, professional, dan sesuai dengan yang dunia kerja butuhkan.

1
 Tidak bisa dipungkiri memang sektor penyumbang devisa negara Indonesia

yang peling besar adalah sektor pariwisata. Potensi wisata yang dimiliki Indonesia

sangatlah banyak, mulai dari potensi wisata alam, kebudayaan, suku bangsa, dan

bahasa menjadi daya tarik tersendiri untuk para wisatawan dari dalam maupun luar

negeri. Untuk mengembangkan potensi pariwisata yang sudah dimiliki ini, maka

sangat diperlukan kemajuan dalam bidang akomodasi seperti hotel atau resort.

Hotel atau resort merupakan hal utama yang dibutuhkan wisatawan saat akan

berwisata ke suatu tempat. Salah satu faktor yang bisa dijadikan pertimbangan

wisatawan adalah kuliatas sumber daya manusia yang dimiliki hotel atau resort.

Apabila hotel atau resort memiliki kualitas sumber daya manusia baik, maka hal

tersebut akan mempengaruhi penilaian wisatawan terhadap hotel atau resort

tersebut. Penilaian wisatawan terhadap sumber daya manusia yang baik menjadikan

tujuan untuk setiap hotel menganjurkan para karyawan baru untuk melakukan

training sebelum memulai pekerjaannya. Hal tersebut juga menjadi tujuan beberapa

sekolah atau universitas mengadakan pelatihan praktik kerja langsung dilapangan

yang disebut On the Job Training (OJT). Tujuannya adalah agar mahasiswa atau

pelajar dapat memahami secara operasional atau manajerial suatu perusahaan dan

siap untuk menjadi seorang pekerja di bidang jasa pariwisata yang berkualitas.

Sekolah Tinggi Pariwisata Sahid Surakarta (STP Sahid Surakarta) merupakan

salah satu lembaga perguruan tinggi yang bergerak dalam bidang pariwisata dan

juga turut melaksanakan program on the job trainee bagi mahasiswanya. Dalam

program on the job trainee ini tentunya Sekolah Tinggi Pariwisata Sahid Surakarta

juga ingin mahasiswanya mendapat pengalaman kerja yang terbaik. Untuk

2
mendapatkan pengalaman bekerja yang terbaik maka harus memilih tempat on the

job trainee dengan minimal berbintang 4 keatas. Oleh sebab itu penulis memilih

tempat on the job trainee di salah satu resort berbintang 5 di Magelang, Jawa

Tengah yaitu Plataran Borobudur Resort & Spa. Untuk meningkatkan kualitas

sebagai calon pekerja di sektor pariwisata terlebih dalam bidang perhotelan. Penulis

melihat bahwa yang dijadikan tempat penilaian oleh tamu pertama kali adalah

departemen front office. Front office sendiri adalah pintu masuk pertama kali untuk

tamu mengeksplore tempat wisata dan sebagai pintu akhir tamu untuk mengakhiri

kegiatan wisata yang dilakukan. Untuk itu maka penulis memilih departemen front

office sebagai tempat peminatan dalam melaksanakan on the job trainee.

1.2. Tujuan On The Job Trainee

Secara umum on the job trainee bertujuan untuk memberikan gambaran kepada

mahasiswa pada saat bekerja di dalam industri perhotelan.

Sedangkan tujuan secara khusus on the job trainee bagi penulis adalah untuk :

a) Dapat menambah ilmu pengetahuan tentang perhotelan terlebih untuk

departemen front office.

b) Melatih keterampilan yang dimiliki penulis, seperti keterampilan

berbahasa asing dikarenakan 90% tamu di Plataran Borobudur Resort &

Spa adalah tamu manca negara.

c) Menambah pengalaman dan keterampilan penulis dalam mengatasi

tamu yang memiliki komplain.

d) Melatih sikap bertanggung jawab, disiplin, sikap mental, etika yang baik

serta cepat beradaptasi dengan lingkungan sekitar.

3
 e) Mengenal lebih detail dalam dunia perhotelan baik secara operasional

maupun manjerial.

f) Mencari ilmu tentang industri perhotelan yang belum di daparkan di

kampus.

g) Memberikan pengalaman pada penulis untuk membandingkan pelajaran

yang di dapat selama perkuliahan dan kenyataan yang sebenarnya di

lapangan.

h) Memberikan pengalaman dan meningkatkan kemampuan penulis dalam

bidang pekerjaan kepariwisataan, khususnya dalam industri perhotelan.

1.3. Manfaat On The Job Trainee

On the job trainee tentunya memberikan banyak manfaat yang dapat dirasakan

langsung bagi mahasiswa, dunia industri perhotelan, serta akademik atau perguruan

tinggi. Berikut manfaat on the job trainee yaitu:

1.3.1. Bagi Mahasiswa

a) Memiliki pengalaman bekerja di dunia industri perhotelan yang relevan

dengan peminatan perhotelan yang diambil penulis dalam perkulihan.

b) Mendapatkan relasi di indutri perhotelan.

c) Penulis dapat mengenali dunia kerja di bidang perhotelan, sehingga dapat

mempersipkan diri baik mental maupun fisik sebelum terjun di dalam dunia

kerja.

d) Menjadikan penulis memiliki kualitas kerja yang sesuai dengan industri

perhotelan.

4
 1.3.2. Bagi Industri Perhotelan

a) Hotel mendapat tambahan tenaga kerja operasional tanpa harus membayar

gaji seperti karyawan.

b) Hotel akan lebih dikenal karena membantu menciptakan tenaga kerja yang

berkualitas.

c) Hotel akan memiliki kerja sama dengan perguruan tinggi.

1.3.3. Bagi Akademik

a) Dapat dijadikan tolak ukur untuk perguruan tinggi melihat perkembangan

mahasiswanya.

b) Menjadi bahan evaluasi untuk perguruan tinggi dalam menerapkan

pembelajaran yang lebih update atau relevan dengan dunia industri

perhotelan.

c) Penguruan tinggi menjadi lebih terkenal di dunia industri perhotelan dan

pariwisata.

d) Untuk meningkatkan kesuksesan perguruan tinggi dalam menghasilkan

mahasiwa yang berkualitas dan siap terjun kedalam dunia kerja.

e) Terjalinnya hubungan yang saling mengguntungkan untuk industri

perhotelan dan perguruan tinggi.

5
 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Profil & Sejarah Singkat Plataran Borobudur Resort & Spa

Plataran Borobudur Resort & Spa merupakan salah satu resort berbintang 5

yang terletak di Kawasan Candi Borobudur yang merupakan bangunan bersejarah

warisan dunia (world heritage) yang ditetapkan oleh Unesco. Plataran Borobudur

Resort & Spa berada di bawah naungan Plataran Indonesia, yaitu suatu perusahaan

yang bergerak di bidang perhotelan, resort, venue wedding and dining, spa serta

kapal pesiar dan berbagai kegiatan penunjang pariwasata yang dibangun di

beberapa tempat eksotis di Indonesia seperti Plataran Komodo, Plataran Canggu,

Plataran Puncak, Plataran Borobudur, dan sebagainya.

Nama “Plataran” memiliki arti “Tempat yang paling disukai Tuhan”.

Plataran memiliki konsep yang unik yaitu “True Indonesian Icon” inilah yang

menjadikan Plataran berbeda dengan perusahaan dibidang jasa pariwisata yang lain.

Untuk mewujudkan konsep “True Indonesian Icon” ini, maka plataran memiliki

3X yaitu eXoticism, eXperience dan eXcellence. Plataran berbasis di Indonesia

sehingga Plataran sangat memberikan penghormatan terhadap kebudayaan yang

ada di Indonesia melalui arsitektur, interior, dan landscape.

Plataran dibangun berdasarkan ekowisata, ada 3 pilar Plataran yaitu :

Nature, Culture, Community. Untuk menerapkan 3 pilar ini, Plataran

mempunyai program yaitu :

6
 1) Plataran For the Earth (Nature)

a) Untuk grup atau acara wedding yang mengadakan acara di seluruh

Plataran Indonesia dengan minimum spend 50 jt akan ditanamkan

pohon sebagai bentuk kepedulian Plataran terhadap alam.

2) Plataran For the Heritage (Culture)

a) Mengadakan pengajian atau sembayang dengan warga sekitar

Plataran, tergantung dengan jumlah mayoritas agama yang dianut di

suatu daerah dimana Plataran berdiri.

b) Mengadakan gotong royong untuk membersihkan tempat ibadah

warga.

c) Adanya kegiatan yaitu Plataran Encounter. Plataran Encounter

adalah paket wisata yang disediakan oleh Plataran untuk wisatawan

lebih mengenal mengenai budaya, kuliner, higga petualangan alam

yang ada di sekitar plataran.

3) Plataran For the People (Community)

a) Mendukung UMKM yang ada di sekitar Plataran dengan menjalin

kerja sama. Seperti di Plataran Borobudur, untuk beberapa

encounter akan singgah di beberapa umkm untuk mengenalkan

kepada wisatawan terhadap hasil umkm.

Plataran Borobudur Resort sudah berdiri sejak 2010 sehingga sudah berdiri

lebih dari 1 dekade. Plataran Borobudur Resort berada di tengah- tengah

pemukiman warga dengan jalan menuju Platran Borobudur Resort sangat asri dan

rindang. Tujuan dari Platran Borobudur Resort dibangun ditengah pemukiman

7
warga adalah untuk memberdayakan masyarakat di sekitar Plataran Borobudur

Resort, hal tersebut sesuai dengan salah satu pilar Plataran yaitu Plataran for the

People. Berikut profil Plataran Borobudr Resort & Spa :

a) Type accommodation : Villa

b) Range of star : 5 star

c) Management : Plataran Indonesia

d) Address : Jl. Dusun Tanjungan, Dusun II, Borobudur,

Kec. Borobudur, Kabupaten Magelang, Jawa

Tengah 56553.

e) Telephone : (0293) 788888 / 08112637755

f) E-mail : borobudur@Plataran.com

2.2. Fasilitas Plataran Borobudur Resort & Spa

Plataran Borobudur Resort & Spa merupakan resort berbintang 5 yang

memiliki segmentasi tamu 90% adalah tamu manca negara yang datang untuk

beristirahat atau berwisata. Untuk itu Plataran Borobudur Resort & Spa memiliki

fasilitas yang menunjang untuk beristirahat sebagai berikut:

a) Villa with private swimming pool

Plataran Borobudur Resort & Spa memiliki 21 Villa dengan 25

kamar karena terdapat 2 tipe villa yang memiliki 2 kamar sekaligus. Untuk

jam check in dimulai pukul 14.00 dan jam check out pukul 12.00, untuk

request early check in atau late check out hanya bisa berdasarkan

ketersediaan resort. Berikut adalah standart inclusion seluruh villa:

8
 1. Breakfast pukul 07.00-10.00 di Patio Restaurant

2. Yoga class pukul 07.00-08.00 di Putri Dewi Joglo

3. Afternoon tea pukul 04.00-17.30 di Patio Restaurant

Mayoritas tamu yang menginap di Plataran Borobudur Resort adalah

tamu asing, untuk memberikan kenyamanan bagi tamu luar negeri Plataran

Borobudur Resort menambahkan amenites berupa ear plug atau penyumbat

telinga adalah salah satu alat penutup telinga untuk melindungi

pendengaran. Ear Plug disediakan disetiap villa untuk menghindari

complain atas ketidaknyamanan tamu luar negeri terhadap suara adzan,

karena tamu luar negeri tidak terbiasa dengan suara adzan di negeranya.

Untuk setiap villa memilki standart fasilitas yang sama, namun ada beberapa

villa yang memiliki fasilitas tambahan. Standart fasilitas di setiap villa mulai

dari tipe terendah hingga paling tinggi, antara lain:

1) Room Facilities

a. Bathroom amenities

b. Bathrobe, slippers and hairdryer

c. Personal digital safe

d. Wi-Fi internet access

e. IDD phone

f. Daily turndown service

g. Umbrella and torchlight

h. Mosquito coil and repellent

9
 i. Complimentary drop-off service to Borobudur

Temple

2) Room Amenities

a. 32“ LCD TV

b. Minibar

c. Coffee & tea-making facilities

d. Complimentary bottled water

e. Welcome fruit platter

Berikut beberapa tipe villa yang dimiliki yaitu:

1) Garden Plunge Pool Villa (215 m2)

Gambar 2.1. Garden Pluge Pool Villa

10
 Gambar 2.2. Kolam Berendam Tipe Garden Pluge Pool Villa

Tipe ini merupakan tipe villa terendah dengan bangunan

yang mengangkat tema tradisional otentik, dipenuhi dengan

hiasan ornamen jawa yang sangat kental. Apabila dilihat dari

nama villa ini Garden Plunge Pool Villa. Kata “Plunge” disini

berarti “Tempat berendam” sehingga tipe villa ini tidak memiliki

private swimming pool melainkan hanya tempat untuk

berendam saja.

2) Executive Tradisional Pool Villa (403 m2)

Gambar 2.3. Executive Tradisional Pool Villa

11
 Dilihat dari bangunan villa ini tidak jauh berbeda dengan tipe

villa Garden Plunge Pool Villa yang masih mengangkat tema

klasik tradisional jawa. Namun yang membedakan tipe villa ini

sudah memiliki private swimming pool.

Gambar 2.4. Private Swimming Pool

Private swimming pool dimiliki oleh tipe villa Executive

Tradisional Pool Villa keatas dengan kata lain private swimming

pool tidak dimiliki oleh tipe villa terendah. Private swimming

pool ini memiliki luas 7x3 m2.

3) Exclusive Tradisional Pool Villa (405 m2)

Gambar 2.5. Exclusive Tradisional Pool Villa

12
 Masih dengan tema tradisional villa dengan bangunan full

kayu jati dilengkapi juga dengan private swimming pool.

4) Exclusive Modern Pool Villa (405 m2)

Gambar 2.6. Exclusive Modern Pool Villa

Tipe villa ini sudah menggunakan bangunan modern, namun

tidak meninggalkan kesan tradisional dengan desain pintu yang

masih menggunakan pintu kayu jati joglo. Untuk tipe villa ini

juga terdapat ruang tamu yang terpisah dengan bangunan kamar

tidur.

5) Residence Pool Villa (405 m2)

Gambar 2.7. Residence Pool Villa

13
 Villa tipe ini terletak sangat dekat dengan Plataran Heritage

Borobudur. Untuk tipe villa ini sudah menggunakan bangunan

modern. Tipe villa Residence memiliki tambahan fasilitas

seperti mini kitchen set dan juga private parking.

6) Borobudur Pool View Villa (403 m2)

Gambar 2.8. Borobudur Pool View Villa

Villa ini adalah salah satu villa dengan view Candi

Borobudur dengan bangunan modern yang memiliki dining

room dan living room yang terpisah dengan kamar tidur utama.

7) Grand Spa Pool Villa (719 m2)

Gambar 2.9. Grand Spa Pool Villa

14
 Gambar 2.10. Spa Room Villa Grand Spa

Tipe bangunan villa ini sudah modern serta memiliki spa

room yang terpisah dengan kamar tidur utama, sehingga

mempermudah tamu apabila ingin melakukan spa treatment di

dalam villa. Sekaligus tipe villa ini memiliki swimming pool

yang lebih luas dibandingkan dengan tipe villa lain, luas

swimming pool nya yaitu 9 x 3.5 m2.

8) Duplex Royal Pool Villa

Gambar 2.11. Duplex Royal Pool Villa

Tipe Villa ini memiliki 2 kamar tidur yang terletak diatas dan

dibawah. Dilengkapi dengan tangga penghubung yang berada

15
 diluar kamar untuk menghubungkan 2 kamar tersebut. Untuk

masing-masing kamar juga sudah dilengkapi dengan minibar,

wardrobe, coffee maker, dan sebagainya.

9) Founder Home

Gambar 2.12. Master Bed Room Villa Founders Home

Gambar 2.13. Twin Bedroom Villa Founders Home

Villa Founders Home merupakan villa dengan tipe tertinggi

dengan view Candi Borobudur. Villa ini dilengkapi dengan:

a) 2 Bedrooms

b) 2 Bathrooms (en suite) and separate wardrobe

c) Living room

16
 d) Dining room and kitchenette

e) Library

f) Swimming pool

g) Sun lounge

h) Borobudur viewing deck

i) Butler room

j) Free minibar

Selain terdapat fasilitas tambahan diatas, villa ini juga

mendapat compliment encounter berupa double deck village tour

dan foot reflexology untuk 4 orang.

b) Butler Service

Plataran Borobudur Resort menggunakan sistem butler untuk

menunjang pelayanan terhadap tamu yang menginap. Butler adalah

personal asisten tamu untuk membantu menggatur kegiatan tamu selama

menginap di Plataran Borobudur Resort.

c) Buggy Car Service

Gambar 2.14. Mobil Buggy

17
 Plataran Borobudur Resort dalah tipe akomodasi yang berbentuk

resort dengan jarak antar villa dengan front office, restaurant, spa, dan

public area lainnya sangatlah jauh, maka untuk itu Plataran Borobudur

Resort & Spa menyediakan layanan buggy car untuk memudahkan

mobilitas tamu. Buggy car service ini tidak beroperasi 24 jam, Buggy Car

Service mulai beroperasi pukul 07.00-23.00. Namun, pada kasus tertentu

seperti tamu yang akan early check out atau late check in, maka buggy car

bisa di stand by kan untuk memudahkan membawa barang tamu yang akan

early check out atau late check in.

d) Langit Borobudur

Gambar 2.15. Langit Borobudur

Langit Borobudur adalah salah satu fasilitas yang di sediakan

Plataran Borobudur Resort untuk tamu yang ingin menikmati sunrise.

Letaknya di lobby lantai 3 dengan pemandangan Candi Borobudur, Gunung

Merapi, dan Gunung Merbabu. Selain untuk sunrise, Langit Borobudur juga

dapat digunakan untuk spot foto tamu visitor maupun tamu menginap.

18
e) Patio Resaturant

Gambar 2.16. Patio Restaurant

Gambar 2.17. Main Pool Patio Restaurant

Patio Restaurant adalah satu satunya restaurant yang ada di Plataran

Borobudur Resort dengan pemandangan yang sangat cantik karena

langsung mengahadap ke Candi Borobudur. Patio restaurant beroperasional

dari jam 07.00-23.00 untuk menu nya adalah Western, Indonesian, dan

Italian.

Patio Restaurant juga memiliki swimming pool atau yang lebih

sering disebut dengan main pool yang bisa digunakan untuk seluruh tamu

menginap di Plataran Borobudur Resort, terlebih untuk tamu yang tinggal

di tipe villa garden plunge pool yang tidak memiliki private swimming pool.

19
f) Padma Spa

Gambar 2.18. Padma Spa

Padma Spa adalah tempat spa yang ada di Plataran Borobudur

Resort. Selain untuk tempat massage dan berendam, Padma spa juga

menyediakan tempat untuk gym dan salon. Jam perasionalnya dimulai pukul

09.00-20.30. Padma Spa mempunyai 2 kamar spa yang memiliki

pemandangan langsung ke candi Borobudur.

g) Minizoo

Gambar 2.19. Minizoo

Plataran Borobudur Resort juga menyediakan fasilitas minizoo

untuk anak-anak. Untuk hewan-hewannya juga beragam ada merak, rusa,

20
 ikan, dan beberapa unggas. Minizoo bisa diakses oleh tamu kapan saja,

namun untuk memberi makan rusa hanya di jam 08.00 dan 16.00.

h) Plataran Carnaval

Gambar 2.20. Plataran Carnaval

Plataran Carnaval merupakan salah satu fasilitas bermain untuk

anak-anak. Wahana yang ada juga beragam mulai dari komedi putar,

bianglala, kora-kora, dan sebagainya. Jam operasional Plataran Carnaval

pada saat Weekdays 08.00-09.00 dan 16.00-20.00 untuk Weekends 08.00-

10.00 dan 16.00-20.30. Untuk mengunjungi plataran carnaval, tamu

menginap akan diberikan tiket, jumlah tiket yang di dapat tergantung pada

tipe villa yang ditinggali. Untuk 1 tiket bermain hanya berlaku 1 kali

permainan saja.

21
i) Plataran Encounters

Gambar 2.21. Plataran Encounters (Andong Village Tour)

Gambar 2.22. Plataran Encounter (Batik Making Class)

Plataran Encounters merupakan paket berwisata yang di sediakan

Plataran Borobudur Resort. Plataran Encounters memiliki beragam aktivitas

wisata yang bisa dilakukan oleh tamu di dalam resort maupun diluar resort

atau bahkan keluar kota.

22
2.3. Struktur Oganisasi Front Office Departement Plataran Borobudur Resort

Executive Butler
Manager

Supervisor Supervisor Supervisor

Bell Captains
Executive Butler Butler Reservasi

Executive
Butler Reservasi Bell Driver
Butler

Horse Keeper

Table 2.1. Organisasi Front Office Depertement

Bagan diatas adalah sturktur organisasi Front Office Department di Plataran

Borobudur Resort. Berikut adalah penjelasan daribagan diatas:

1. Executive Butler Manager : Bp. Andy Soeritno

2. Supervisor Executive Butler : Bp. Adrianus Wisnu Panuntun

3. Executive Butler : 1) Meria Ulfah Hasyani, S.Par

2) Bimo Tri Hambodo

3) Yusnika Setyawardani

4. Supervisor Butler : 1) Ib. Wahyuning Sayekti

2) Bp. Ardi Pratama

5. Butler : 1) Rotamam

2) Fanny Nurita

3) Ryan

23
 6. Horse Keeper : 1) Haryo Kismo

2) Nur Ihsan

7. Supervisor Reservation : Ib. Adel

8. Reservation : 1) Averlida

9. Bell Captain : Bp. Andy

10. Bell Driver : 1) Norman

2) Roni

3) Andan

Dalam bagan diatas terdapat beberapa istilah atau sebutan yang berbeda

dengan yang biasa hotelier gunakan, hal tersebut dikarena Plataran Borobudur

Resort menggunakan sistem butler, namun sebenarnya tugas dan tanggung

jawabnya sama. Berikut penjelasan dari beberapa istilah tersebut:

1) Executive Butler Manager adalah istilah untuk Front Office Manager

(FOM).

2) Supervisor Butler adalah istilah untuk Supervisor Front Desk Agent (FDA).

3) Executive Butler adalah istilah untuk Butler.

4) Butler adalah istilah untuk Front Desk Agent (FDA).

5) Bell Driver adalah istilah untuk Bell Boys menggunakan istilah Bell Driver

dikarenakan tipe akomodasi yang berbentuk villa sehingga untuk membawa

barang atau menggantar tamu diperlukan buggy car untuk mempermudah

mobilitas tamu.

Di Plataran Borobudur Resort memiliki horses dan horse keeper yang berada

dibawah department Front Office.

24
 BAB III

PELAKSANAAN SELAMA ON THE JOB TRAINING

3.1. Jadwal dan Tugas Pelaksanaan di section Front Ofice

Pada departemen Front Office di Plataran Borobudur memiliki 3 shift yang

tebagi dalam:

a) Morning Shift

Morning Shift atau shift pagi dimulai pukul 07.00-15.00. Dalam

morning shift biasanya terdiri dari 6-8 orang yang bertugas tergantung

dengan tingkat keramaian resort. Dalam morning shift, yang bertugas

antara lain:

1. Executive Butler Manager

2. Supervisor Butler GRO

3. Supervisor Butler

4. Executive Butler

5. Captain Bell Driver

6. Bell Driver

7. Greeter (Trainee)

Dalam setiap shift memiliki tugas dan tanggung jawab masing-

masing. Tugas dalam morning shift antara lain:

1. Open shift dimulai dari briefing atau over handle dari shift

malam ke shift pagi.

2. Mengarsipkan registration card tamu yang akan check out

25
 3. Mengupdate daftar In House Guest pada Ms.excel.

4. Membuat daily itinerary untuk tamu in house dan EA

(Estimated Arrival).

5. Menyiapkan back up untuk tamu EA (Estimated Arrival).

6. Menyiapkan bill untuk tamu yang akan check out.

7. Memposting pembayaran tamu check out.

8. Memposting other expense tamu in house apabila ada tour,

minibar, dan sebagainya.

9. Meng-update pemasuk dan pengeluaran uang house bank di

Ms.excel.

10. Melakukan proses check in.

11. Melakukan double check pembayaran tamu check in.

12. Meng-update registration card untuk tamu check in.

13. Mem-filing registration card tamu check in pada duket

sesuai dengan nomer villa.

14. Closing shift diakhiri dengan melakukan closed bill di sistem

VHP dan meng-share house bank di grup front office.

15. Melakukan over handle dengan shift sore.

b) Afternoon Shift

Afternoon Shift atau shift sore dimulai pukul 15.00-23.00. Dalam

shift sore, petugas yang incharge hanya 2-3 orang saja, namun juga

tergantung pada tingkat keramaian resort. Untuk petugas shift sore biasanya

terdiri dari:

26
 1. Butler

2. Executive Butler

3. Belldrive

Untuk tugas dan tanggung jawab shift sore sebenarnya tidak jauh

berbeda dengan shift pagi. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab shift

sore:

1) Dimulai dengan briefing dari shift pagi ke shift sore.

2) Melakukan double check terhadap pekerjaan yang dilakukan

shift pagi.

3) Meneruskan pekerjaan shift pagi yang belum terselesaikan.

4) Membuat hotline sheet tamu in house. Hotline sheet adalah

rekapan dari seluruh permintaan tamu.

5) Melakukan courtesy kepada tamu untuk aktivitas besok atau

menanyakan perihal jam check out besok kepada tamu, agar

bisa dibantu arrange kan bell drive. Apabila belum ada

aktivitas tamu dalam daily itinerary.

6) Melakukan plotting team driver yang akan keluar untuk pick

up, drop, atau melakukan tour dengan tamu.

7) Meng-share daily itinerary untuk besok kepada beberapa

group.

8) Closing shift diakhiri dengan closed bill di sistem VHP dan

meng-share house bank di grup front office.

9) Melakukan over handle dengan shift malam.

27
 c) Night Shift

Night shift atau shift malam dimulai pukul 23.00-07.00. Dalam shift

ini petugas yang incharge hanya 1 orang saja yaitu team butler. Untuk tugas

shift malam adalah:

1) Briefing dengan shift sore

2) Melakukan double check untuk pekerjaan dari shift pagi

sampai sore.

3) Melakukan running sistem.

4) Mengecek ulang untuk bill tamu yang akan check out besok.

5) Closing shift diakhir dengan closed bill di sistem VHP dan

meng-share house bank di grup front office.

6) Briefing dengan shift pagi.

Di dalam setiap shift memiliki tugas dan tanggung jawab masing-

masing, namun dalam setiap shift juga harus saling melakukan double check

pada pekerjaan shift sebelumnya untuk meminimalisir kesalahan yang

terjadi.

3.2. Kegiatan Pelaksanaan On The Job Trainee

Dalam kegiatan on the job trainee pertama, penulis mengambil department

front office di Plataran Borobudur Resort. Di department Front Office, penulis

mendapat section sebagai Greeter. Greeter adalah seseorang yang menyambut

tamu. Tugas dan tanggung jawab greeter adalah:

1. Menyambut tamu yang datang ke Plataran Borobudur Resort.

28
 2. Mempersiapkan cool towel atau oshibori untuk tamu check in atau

tamu in house yang kembali dari tour.

3. Mempersiapkan welcome drink berupa jamu beras kencur.

4. Membuat transfer form. Transfer form adalah suatu form yang

diberikan kepata team kitchen terkait dengan jumlah welcome fruit

untuk tamu EA (Estimated Arrival), Chocolate praline untuk tamu

in house serta permintaan tamu tentang complimentary cake seperti

birthday cake, anniversary cake, honeymooner cake, dan

sebagainya.

Gambar 3.1. Transfer From.

5. Membantu mengangkat telephone dari internal maupun ekternal

resort.

6. Menyajikan welcome drink dan cool towel untuk tamu check in serta

menjelaskan terbuat dari bahan apa welcome drink tersebut.

Selain tugas dan tanggung jawab diatas, penulis juga mendapatkan ilmu

sebagai greeter di front office Plataran Borobudur Resort, penulis juga mendapat

banyak ilmu terkait dengan administrasi dibagian Front Office seperti:

29
1. Mempelajari cara mengoperasikan sistem VHP

2. Mempelajari cara membuat daily itinerary. Daily itinerary adalah

serangkaian catatan kegiatan tamu in house, tamu yang akan check

out, tamu check in, tamu visitor, dan juga aktivitas outlet lain yang

memerlukan driver atau mobil dari front office.

Gambar 3.2. Daily Itinerary.

3. Mempelajari dan membuat hotline tamu in house. Hotline tamu in

house adalah rekapan dari seluruh permintaan tamu yang menginap

kepada house keeping.

Gambar 3.3. Hotline Sheet Guest In House.

4. Mempersiapkan dokumen back up untuk tamu EA. Dokumen back

up adalah dokumen yang berisikan detail pemesan tamu beserta

dengah harga villa yang sudah disepakati dengan team reservasi.

30
 Gambar 3.4. Back Up tamu EA (Estimated Arrival).

5. Mempelajari cara meng-update data tamu pada Guest Card di VHP

lalu mencetak dalam bentuk hard file yang disebut registration card

tamu. Registration Card tamu adalah data pribadi milik tamu yang

harus di isi oleh tamu saat proses check in.

Gambar 3.5. Guest Card VHP

Gambar 3.6. Registration Card Tamu Check In.

31
6. Mempelajari dan membuat report house bank. House bank adalah

uang yang ada di outlet front office berguna untuk jalannya

operasional pada department front office. Pada front office Plataran

Borobudur Resort, uang house bank digunakan untuk operasional

Plataran Encounter atau paket wisata. Setelah membuat report

house bank pada Ms. Excel selanjutnya membuat report petty cash

yang akan diserahkan ke tim accounting. Report petty cash

berisikan: Report house bank manual, report house bank by Ms.

Excel, Supporting document berupa nota pembelian. Supporting

revenue dari sistem VHP (apabila ada).

Gambar 3.7. House Bank.

Gambar 3.8. Report Petty Cash Manual

32
 Gambar 3.9. Report Petty Cash by Ms. Excel.

Gambar 3.10. Supporting Document.

7. Melakukan posting bill tamu in house. Posting bill adalah

memasukan data transaksi tamu diluar kamar (other expenses)

selama menginap kedalam sistem VHP. Other expenses tamu dapat

berupa: minibar, laundry, tour,transport dan sebagainya.

Gambar 3.11. Bill Transport Tamu.

33
8. Melakukan posting deposit tamu check in. Posting deposit adalah

memasukan deposit atau pembayaran tamu ke dalam sistem VHP,

apabila pada sistem VHP belum tada deposit tamu.

Gambar 3.12. Deposit Tamu Check In.

9. Melakukan Source Of Fund (SOF) terhadap booking-an tamu yang

melalui online travel agent (OTA). SOF adalah penarikan manual

terhadap rekening tamu di online travel agent, sejumlah dengan total

biaya selama tamu menginap.

Gambar 3.13. SOF tamu check in.

34
10. Melakukan registration tamu check in. Di Plataran Borobudur

Resort proses registration dilakukan secara online pada VHP yang

ada di tablet gawai. Tamu hanya mengisi nomor hp dan e-mail lalu

melakukan e-sign pada tablet gawai.

Gambar 3.14. Digital Registration Card.

11. Mempelajari serta mempraktekan posting pembayaran tamu check

out. Posting pembayaran tamu check out adalah pembayaran tamu

terkait other expenses yang di charge ke personal account tamu.

Posting pembayaran tamu check out bertujuan untuk mem-

balancing invoice bill tamu pada sistem VHP sehingga dapat di

check out kan.

35
 Gambar 3.15. Bill Pembayaran Tamu Check Out.

12. Mempelajari cara mengirim invoice bill kepada tamu yang sudah

check out melalui e-mail. Invoice bill merupakan seluruh

pengeluaran tamu selama menginap.

Gambar 3.16. Mengirim Invoice Bill Kepada Tamu Check Out.

13. Mempelajari serta mempraktekan cara mengubah room status pada

sistem VHP. Mengubah room status pada VHP bertujuan untuk

menyiapkan villa untuk tamu yang akan check in berdasarkan

persetujuan EHK (Executive House Keeping).

36
 Gambar 3.17. Room Status VHP.

14. Mempelajari cara membuat Non stay guest bill. Non stay guest bill

adalah Invoice tamu yang tidak menginap namun melakukan

transaksi di Plataran Borobudur Resort.

Gambar 3.18. Non Stay Guest Bill.

15. Mempelajari cara membuat manual bill. Manual bill adalah bill tamu

yang dibuat secara manual tidak melalui sistem VHP karena ada

cancellation dari tamu atau other expenses tamu yang tidak bisa di

di masukan atau di combo langsung ke sistem VHP.

37
 Gambar 3.19. Manual Guest Bill.

3.3. Hubungann Kerja Front Office dengan Departement Lain di Plataran

Borobudur Resort.

Front Office adalah salah satu department yang ada di Plataran Borobudur

Resort. Front Office merupakan pintu masuk pertama tamu sebelum memulai

meng-eksplore Plataran Borobudur Resort dan tempat wisata yang ada di sekeliling

resort untuk memberikan kesan yang excellent untuk tamu, maka Front office harus

memberikan pelayanan yang terbaik untuk setiap tamunya. Dalam memberikan

pelayanan yang terbaik untuk tamu-tamu yang menginap maupun visitor, Front

Office tidak bekerja sendiri namun juga menjalin kerja sama dengan department

lain di Plataran Borobudur Resort. Setiap department di Plataran Borobudur Resort

saling berkaitan satu sama lain.

38
 Berikut adalah beberapa contoh hubungan antara Front Office dengan

department lain:

A. Hubungan kerja Front Office dengan House Keeping.

House Keeping adalah department yang menangani tentang

pemeliharaan kamar dan public area yang ada di Plataran

Borobudur Resort. Hubungan kerja yang terjalin anatara

Front Office dengan House Keeping adalah:

1. Status Kamar.

2. Perbedaan status kamar (discrepancy room).

3. Permintaan tamu yang akan check in mengenai

simple dekor untuk anniversary, birthday, dan

sebaginya.

4. Permintaan tamu in house untuk make up room, turn

down service, dan sebagainya.

5. Mengenai lost and found barang tamu.

B. Hubungan kerja Front Office dengan Food and Beverage.

Food and Beverage adalah department yang bertanggung

jawab menyediakan makanan dan minuman bagi tamu.

Hubungan kerja antara Front Office dengan Food and

beverage adalah:

1. Menyiapkan welcome fruit untuk tamu check in.

2. Menyiapkan permintaan tamu untuk compliment

cake seperti birthday, anniversary, dan sebagainya.

39
 3. Mencatat dietary atau allergic yang dimiliki tamu.

4. Membuat reservasi untuk tamu yang akan majestic

sunrise breakfast, sunrise refreshment atau romantic

dinner.

C. Hubungan kerja Front Office dengan Spa.

Spa adalah department yang bertanggung jawab atas layanan

spa untuk para tamu yang ingin bersantai dan menikmati

massage, berendam, atau melakukan perawatan rambut.

Hubungan kerja antara Front Office dangan Spa adalah:

1. Menyediakan welcome message untuk tamu check in.

2. Membuat reservasi untuk tamu yang ingin

melakukan spa.

3. Memberikan compliment foot reflexology untuk tamu

yang menginap di villa Founder Home.

D. Hubungan kerja Front Office dengan Security.

Security adalah department yang bertanggung jawab atas

keamanan dan kenyamanan seluruh tamu maupun karyawan

Plataran Borobudur Resort. Hubungan kerja yang terjalin

antara Front Office dengan Security adalah:

1. Menginformasikan setiap kendaraan yang akan

masuk ke Plataran Borobudur Resort.

40
 2. Menginformasikan tentang tamu check in, nama

berserta nomer villa yang masuk ke Lobby Plataran

Borobudur Resort.

3. Menginformasikan dan mengkondisikan apabila ada

drone yang melitas di Plataran Borobudur Resort.

E. Hubungan kerja Front Office dengan Engineering.

Engineering adalah department yag bertanggung jawab atas

pemeliharaan dan perawatan seluruh fasilitas yang ada di

Plataran Borobudur Resort. Hubungan kerja yang terjalin

antara Front Office dan Engineering adalah:

1. Menanggani permintaan tamu tentang kerusakan

yang ada di villa.

2. Menanggani terkait kendala teknis yang ada di front

office seperti kendala tentang AC, Printer, dan

sebagainya.

F. Hubungan kerja Front Office dengan Accounting.

Accouting adalah department yang bertanggung jawab atas

seluruh pemasukan dan pengeluaran uang yang ada di

Plataran Borobudur Resort. Hubungan kerja yang terjalin

antara Front Office dan Accounting adalah:

1. Membuat report petty cash untuk pencairan uang

house bank.

41
 2. Membuat remintance of found untuk uang cash yang

di bayarkan oleh tamu.

3. Membuat purchase requisition untuk barang

operasional front office yang tidak ada di store.

4. Membuat store requisition untuk barang operasional

front office yang ada di store.

5. Membuat permintaan CA (Cash Advanced) apabila

house bank belum cair.

G. Hubungan kerja Front Office dengan Human Resource.

Human Resource adalah department yang bertanggung

jawab atas pengelolaan sumber daya manusia yang ada di

Plataran Borobudur Resort. Hubungan kerja antara Front

Office dengan Human Resource adalah:

1. Menanggani untuk permintaan karyawan baru.

2. Memberikan SOP front office pada seluruh

karyawan.

3. Mengevaluasi kinerja karyawan front office.

4. Menanggani tentang permintaan cuti karyawan.

5. Memberikan surat peringatan kepada karyawan front

office yang tidak sesuai SOP.

42
3.4. SWOT Plataran Borobudur Resort

Dalam menjalani on the job trainee selama 6 bulan di Plataran Borobudur

Resort, selain penulis mendapat berbagai ilmu baru yang belum pernah penulis

dapatkan di kampus seperti yang sudah penulis jelaskan pada sub bab 3.2.

Pelaksanaan on the job trainee. Penulis juga melakukan analis terkait SWOT

(Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) Plataran Borobudur Resort.

Berikut SWOT Plataran Borobudur:

3.4.1. Sterenght

Sterenght atau kekuatan adalah faktor yang menjadi kekuatan dalam

Plataran Borobudur Resort dan memberikan pengaruh positif. Beberapa kekuatan

yang dimiliki Plataran Borobudur Resort adalah:

a. Plataran Borobudur Resort berdiri di daerah Candi Borobudur.

Candi Borobudur adalah warisan bangunan dunia (world heritage)

yang sudah ditetapkan oleh Unesco. Jarak antara Plataran

Borobudur Resort ke Candi Borobudur hanya 5 km dan dapat

ditempuh menggunakan kendaraan bermotor selama 10 menit.

b. Plataran Borobudur Resort menggunakan sistem butler, dimana

sistem butler ini tidak begitu umum digunakan di Indonesia. Butler

adalah personal assisten tamu untuk melayani tamu yang menginap

secara lebih personalize. Butler bertujuan untuk membantu

menggatur jadwal tamu serta mereservasikan mengenai tour, spa,

dinner, dan sebagainya.

43
 c. Plataran Borobudur Resort, memiliki beberapa tempat seperti di

Patio Restaurant, Borobudur Pool View Villa serta Villa Founders

Home yang langsung mendapat view ke Candi Borobudur.

3.4.2. Weaknesses

Weaknesses atau kelemahan adalah faktor yang menjadi kelemahan dari

Plataran Borobudur Resort baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Beberapa

kelemahan yang dimiliki Plataran Borobudur Resort:

a. Plataran Borobudur Resort menyediakan berbagai encounter untuk

tamu, namun pencairan dana house bank yang sulit membuat front

office harus memberikan encounter tersebut kepada third party yang

mengakibatkan revenue menurun.

b. Plataran Borobudur Resort dan Plataran Heritage Borobudur

letaknya yang sangat dekat dan nama depan property yang sama-

sama Plataran terkadang membuat tamu bingung dan sering terbalik

dalam penyebutan bahkan tamu, driver ojek online, hingga kurir

paket sering salah jalan masuk.

c. Dalam pos security di Plataran Borobudur Resort tidak semua

memiliki telephone duduk, sehingga komunikasi hanya

menggunakan HT (Handly Talkie). Dalam menggunakan HT sendiri

juga sering mengalami kendala seperti HT yang rusak, sinyal HT

yang tidak bagus sehingga penyampaian informasi yang tidak begitu

jelas diterima. Dalam hal ini sangat berdampak untuk department

front office karena front office yang sering berkomunikasi dengan

44
 Pos Security 1 terkait setiap mobil yang memasuki lobby. Tidak

jarang, mobil sudah memasuki lobby, namun tidak ada arahan dari

pos security 1 karena HT nya yang rusak.

3.4.3. Opportunities

Opportunities atau peluang adalah faktor yang dapat menjadi peluang bisnis

untuk menggembangkan Plataran Borobudur menjadi lebih terkenal lagi. Berikut

beberapa peluang yang dimiliki Plataran Borobudur Resort:

a. Plataran Borobudur Resort terletak di perbukitan sehingga bisa

dengan jelas melihat keindahan candi Borobudur. Hal tersebut bisa

dijadikan peluang untuk menambah beberapa Villa, Restaurant,

maupun Public Area dengan lebih meng-highlights Candi

Borobudur sebagai point of view.

b. Plataran Borobudur Resort dapat menambah spot untuk tamu

nikmati sunset time sekaligus afternoon tea. Karena letak Plataran

Borobudur Resort yang berada di dataran tinggi selain dapat melihat

sunrise, tamu juga dapat menikmati sunset. Namun, spot sunset di

Plataran Borobudur Resort masih sangat minim, sehingga dapat di

jadikan sebagai peluang untuk menambah spot sunset.

c. Plataran Borobudur Resort yang terletak di tengah pemukiman

warga, menjadikan lahan pekerjaan untuk warga sekitar. Banyak

warga sekitar yang bekerja di Plataran Borobudur Resort hanya

sebagai gardener, engineering, dan office boy. Sangat sedikit warga

sekitar yang bekerja di bagian operational seperti Front Office,

45
 House Keeping, dan sebagainya. Ini dapat dijadikan peluang untuk

Plataran Borobudur Resort membangun sekolah perhotelan yang

diperuntukan untuk warga sekitar sehingga lulusannya dapat

dipekerjakan langsung di bidang Food and Beverage Service/

Product, Front Office, House Keeping dan lain-lain.

3.4.4. Threats.

Threats atau ancaman adalah faktor yang menjadi ancaman baik dari segi

internal maupun eksternal di Plataran Borobudur Resort. Berikut beberapa ancaman

tersebut:

a. Untuk saat ini, di daerah Plataran Borobudur Resort berdiri masih

jarang ditemukan hotel atau akomodasi berbintang 5 seperti Plataran

Borobudur Resort. Namun, seiring berkembangnya tahun, pastilah

suatu daerah atau desa akan berkembang. Dapat menjadi ancaman

untuk Plataran Borobudur Resort apabila akan ada akomodasi atau

hotel berbintang 5 yang dibangun dalam desa atau daerah dimana

Plataran Borobudur Resort berdiri.

b. Para pekerja di Plataran Borobudur Resort sudah banyak yang tidak

diusia produktif lagi. Hal ini juga dapat menjadi ancaman karena

para pekerja yang tidak berada di usia produktif lagi akan

mengakibatkan menurunnya performa dalam memberikan

pelayanan kepada tamu. Maka dari itu diperlukan perombakan total

dan mendatangkan para pekerja yang berada di usia produktif agar

tetap memberikan pelayanan terbaik kepada tamu.

46
 c. Usia Plataran Borobudur Resort yang sudah lebih dari 10 dekade,

sehingga banyak fasilitas untuk tamu yang perlu di lakukan

perubahan atau renovasi tidak sekedar maintenance saja. Agar

fasilitas yang diberikan kepada tamu tetap yang terbaik dan tidak

menjadikan komplain untuk tamu.

3.5. Kendala dan Kesan

Selama penulis menjalani on the job trainee tentunya tidak luput dari kendala.

Kendala yang dialami penulis adalah:

1. Kendala komunikasi. Komunikasi didalam sebuah team adalah hal yang

paling penting agar menghindari permasalahan. Penulis, mengalami

kurangnya komunikasi atau informasi yang tidak tersampaikan dengan

jelas sehingga membuat sedikit kesalahpahaman.

Kesan selama penulis menjalani on the job trainee adalah:

1. Penulis banyak mempelajari tentang sistem adminitrasi department front

office yang belum tentu penulis dapatkan di property lain.

2. Penulis mendapat banyak teman baru di Magelang terlebih di daerah

Borobudur, dimana di daerah ini, penulis tidak memiliki saudara dan

kerabat dekat. Pertemanan ini juga salah satu cara penulis menambah relasi

dalam pekerjaan.

3. Penulis mendapat privilege untuk libur di hari weekend dan diberi tambahan

libur atau extra off . Hal tersebut dikarenakan Plataran Borobudur Resort

menggunakan sistem 6 hari kerja dan 1 hari libur. Hari libur penulis di

berikan di hari weekend dengan tujuan penulis dapat beribadah.

47
 BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Plataran Borobudur Resort & Spa merupakan salah satu resort berbintang 5

yang sudah berdiri sejak 2010 terletak di Kawasan Candi Borobudur yang

merupakan bangunan bersejarah warisan dunia. Plataran Borobudur Resort

memiliki beragam fasilitas dari villa, restaurant, hingga public area yang sangat

lengkap untuk memberikan pelayanan terbaik kepada tamu yang menginap

sehingga tamu merasa seperti tinggal dirumah sendiri.

Selama menjalani on the job trainee di Plataran Borobudur Resort, penulis

sangat mendapatkan banyak ilmu yang tidak penulis dapatkan selama di dunia

perkuliahan terlebih penulis dapat mengasah kemampuan penulis dalam berbahasa

Inggris dan beragam Bahasa asing lain seperti Bahasa Perancis dan Bahasa Korea

karena tamu yang datang di Plataran Borobudur Resort sebanyak 90% adalah tamu

luar negeri. Penulis juga mendapat banyak pengetahuan administrasi dalam

department front office yang penulis pilih sebagai department penulis selama on the

job trainee di Plataran Borobudur Resort.

4.2. Saran

Saran yang dapat penulis berikan untuk Department Front Office Plataran

Borobudur Resort yaitu lebih meningkatkan dalam kerja sama, komunikasi,

tanggung jawab, dan saling tolong menolong serta mengingatkan di dalam team

48
agar lebih membentuk team yang solid dan memiliki kerjasama yang lebih baik

untuk memberikan pelayanan kepada tamu yang maksimal.

Serta saran yang dapat penulis berikan untuk kampus yaitu dalam pelaksaan

on the job trainee di setiap prodi alangkah lebih baiknya diberikan masing-masing

dosen pembimbing selama kegiatan on the job trainee berjalan agar memudahkan

mahasiswa untuk melakukan pengaduan atau konsultasi terkait pelaksaan on the job

trainee.

49
 BAB V

LAMPIRAN

5.1. Log Book On The Job Trainee

LOGBOOK KEGIATAN
ON THE JOB TRAINEE
Nama : Veronica Christian Dinar Edelways
NIM 202141001
Nama Industri : Plataran Borobudur Resort & Spa
Departemen : Front Office
Tanggal Bergabung : Senin, 22 Mei 2023

No Tanggal Kegiatan/ Aktivitas Lokasi Paraf

Kegiatan/ Leader/
Aktivitas Head
Manager
1. Minggu 1:  Mempelajari tentang FDA
22- 27 Mei outlet Front Office.
 Mempelajari tentang
Villa Configuration.
2. Minggu ke 2:  Mempelajari departemen FDA
29 Mei-03 Juni knowledge.
 Mempelajari tentang
transfer from.
3. Minggu ke 3:  Mempelajari FDA
5-10 Juni menyiapkan cool towel
dan welcome drink.
 Mempelajari prepare set
up untuk tamu check in.
4. Minggu ke 4:  Mempelajari tentang FDA
12-17 Juni cara mengreeting tamu
EA maupun visitor.
5. Minggu ke 5:  Mempelajari tentang FDA
19-24 Juni greeting mengangkat telp
dari internal / luar.
 Mempelajari Plataran
Encounter dan Inclusion

50
 Guest activities during
stay.
6. Minggu ke 6:  Mempelajari sistem VHP FDA
26 Juni- 01 Juli bersama SPV.
 Mempelajari cara
membuat daily itinerary.
 Mempelajari cara
membuat hotline guest
inhouse.
7. Minggu ke 7:  Mempelajari tentang FDA
03-08 Juli Courtesy Pre Arrival
tamu EA.
 Mempelajari cara
menyiapkan backup
dokumen untuk tamu
EA.
8. Minggu ke 8: Sick Leave 6 days (Bike Knowledge by
10-15 Juli Accident) SPV Butler

9. Minggu ke 9:  Mempelajari cara update FDA

17-22 Juli profile tamu dan
menyiapkan registrasion
card di VHP.
10. Minggu ke 10:  Mempelajari cara FDA
24-29Juli membuat
reservasi/merekonfirmasi
ke outlet lain berdasarkan
request tamu kepada
butler atau yang tertera di
reservation comment
VHP.

11. Minggu ke 11:  Mempelajari cara FDA

31 July-05 membuat reportan
Agustus housebank dan petty
cash.
12. Minggu ke 12:  Mempelajari untuk FDA
7-12 Agustus mem-posting bill tamu in
house (Laundry bill,
Minibar bill, dsb).
13. Minggu ke 13:  Mempelajari dan FDA
14-19 Agustus mempraktekan tentang
posting deposit tamu.
14. Minggu ke 14:  Mempelajari dan FDA
21-26 Agustus mempraktekan SOF
tamu OTA

51
15. Minggu ke 15:  Mempelajari cara Butler
28 Agustus-02 mengecek villa untuk
September tamu EA.
16. Minggu ke 16:  Mempelajari cara Butler
04-09 September registration tamu check
in.
17. Minggu ke 17: Sick Leave 6 days (Mental Knowledge by
11-16 September Depression) SPV Butler
18. Minggu ke 18:  Mempelajari cara Butler
18-23 September menjelaskan inclusion
villa kepada tamu check
in.
 Mempelajari cara meng-
escort tamu check in dan
menjeleaskan tentang
villa.
19. Minggu ke 19:  Mempelajari tentang FDA
25-30 September cara billing untuk tamu
yang akan check out.
 Mempelajari untuk
mem-posting
pembayaran tamu check
out.
20. Minggu ke 20:  Mempelajari cara FDA
02-07 Oktober mengirim invoice bill
tamu melalui e-mail.
 Mempelajari cara
membuat non stay guest
bill.
 Mempelajari cara
membuat manual bill.
21. Minggu ke 21:  Mempelajari cara FDA
09-10 Oktober menjelaskan villa
inspection kepada
tamuvisitor.
 Mempelajari cara
mengubah room
statuspada VHP
22. Minggu ke 22:  Mempelajari cara meng- Butler
16-21 Oktober courtesy tamu in house

23. Minggu ke 23: Sick Leave 13 days (Gastritis) Knowledge

23 October-03 SPV Butler
November
Table 5.1. Log Book Kegiatan On The Job Trainee.

52
5.2. Dokumentasi Dosen Monitoring

Dalam dokumentasi dosen monitoring, penulis hanya melampirkan foto

saat penulis sedang menjadi greeter. Hal tersebut dilakukan atas persetujuan Ibu

Afrilia Sagala sebagai dosen pembimbing on the job trainee.

Gambar 5. 1. Dokumentasi Dosen Monitoring.

5.3. Dokumentasi Pelaksaan On The Job Trainee

Gambar 5.2. Menyambut Tamu.

53
 Gambar 5.3. Membuat Cool Towel.

Gambar 5.4. Menyiapkan Welcome Drink.

Gambar 5.5. Menyiapkan Welcome Snack.

54
5.3. Sertifikat

55
 5.4. Form Penilaian

SEKOLAH TINGGI PARIWISATA SAHID SURAKARTA

(STP SAHID SURAKARTA)

Trainee Performance Evaluation

Name : Veronica Christian Dinar Edelways
Departement : Front Office
Section : Greeter
Periode : 22 May- 03 November 2023
No Criteria and Justification Value Remaks
Range
(1-100)
PERFORMANCE (Prestasi Kerja)
1. JOB KNOWLEDGE
(Pengetahuan tentang pekerjaan)
2. Quality OF WORK
(Kualitas pekerjaan)
3. EFFICIENCY OF WORK
(Efisiensi pekerjaan)
4. ATTENDANCE
(Kehadiran)
5. COMMUNICATION ABILITY
(Kemampuan berkomunikasi)
6. LEARNING ABILITY
(Kemampuan belajar)
7. SERVICE ORIENTATION
(Orientasi terhadap pelayanan)
CHARACTER (Karakter)
8. ATTITUDE
(Sikap dan tingkah laku)
9. RESPONSIBILITY
(Tanggung jawab)
10. MOTIVATION
(Motivasi)
11. PERSISTENCE
(Ketekunan)
12. ADAPTIBILITY
(Kemampuan beradaptasi)
13. INITIATIVE
(Inisiatif)

56
 TOTAL SCORE
(Total nilai)

OVERAL RESULT
(Hasil rata – rata)
ABSENCE Absence with permission ................day (s)
(Kehadiran) Absence without permission :………day (s)

Table 5.2. Form Penilaian

Appraised by,
Supervisor/Leader: Ibu Wahyuning Sayekti ( ..................... )

Head of Department : Bapak Andie Soeritno ( 20/10/23)

Acknowledge by *,
HR Manager & Training Manager: Bapak Ignasius Setiawan (......................... )

*Put the official agency / industry / company stamp

(Bubuhkan stempel resmi instansi/industri/perusahaan)

With conservation being a numerical value:

The value of the numbers 80 – 100 = A

The value of the numbers 65 - 79 = B

The value of the numbers 55 - 64 = C

The value of the numbers 45 – 54 = D

The value of the numbers 0 – 44 = E

57
 DAFTAR PUSTAKA

Ilmiyah, F. (2010). STUDI TENTANG PERANAN ON THE JOB TRAINING

DALAM MEMPERSIAPKAN SISWA UNTUK MEMASUKI DUNIA KERJA
PADA SISWA KELAS XII PROGRAM KEAHLIAN PENJUALAN SMK
NEGERI 6 SURAKARTA TAHUN AJARAN 2009/2010, 19-21.
Website Resmi Plataran Borobudur Resort & Spa. Diakses pada 01 Oktober 2023
https://www.plataran.com/plataran-borobudur/
Octriwina, A. S. (2022). On The Job Training: Bentuk, Pelaksanaan, dan
Manfaatnya. Diakses pada 18 Oktober 2023.
https://glints.com/id/lowongan/on-the-job-training/.
Yumalia, I. (2009). PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI TEKNIK
MEKANIK OTOMATIS DI SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN
NEGERI 2 SURAKARTA, 15-20

58
59
60