ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA

UNIT KERJA REKAM MEDIS

Sugeng, SKM, MM

1
Pendahuluan

Dalam Pembangunan Kesehatan diperlukan

perencanaan SDM kesehatan yang dapat
mengantisipasi kebutuhan lokal, nasional dan global.
Keberhasilan pembangunan kesehatan di Pusat dan
Daerah ditentukan oleh kualitas SDM dan peran aktif
masyarakat sebagai pelaku pembangunan kesehatan.
Keputusan Menteri Kesehatan No. 850 tahun 2000
menekankan pentingnya perencanaan SDM Kesehatan

2
Kompetensi Dan Kewenangan Staf

KKS 1
1. Ada penetapan perencanaan kebutuhan staf rumah sakit
yang berdasar atas perencanaan strategis dan
perencanaan tahunan sesuai dengan kebutuhan RS
2. Ada kejelasan hubungan antara perencanaan strategis ,
perencanaan tahunan dan perencanaan kebutuhan staf
3. Ada bukti perencanaan kebutuhan staf berdasarkan atas
kebutuhan tiap-tiap unit kerja khususnya unit kerja
pelayanan

3
Beberapa hal yang berpengaruh (ketidak
Tepatan) dalam Penghitungan Kebutuhan SDM

a. Tidak memberikan data yang lengkap tentang

kebutuhan tenaga kesehatan per kategori tenaga.
b. Tidak memperhitungkan beban kerja riil dan kapasitas
masing-masing kategori tenaga.
c. Hanya menggunakan asumsi kapasitas pelayanan /
produksi

4
Dasar Hukum
• SK Menkes No. 33 tahun 2015 tentang Pedoman
Penyusunan Perencanaan SDM Kesehatan

5
Tujuan

• Memberikan acuan bagi setiap satuan kerja dari

tingkat institusi, kabupaten/kota, provinsi, dan
nasional dalam melaksanakan penyusunan
perencanaan kebutuhan sumber daya manusia
kesehatan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-
masing.

6
MANAJEMEN SDM
• Diperlukan untuk meningkatkan efektivitas SDM
dalam organisasi
• Yang berorientasi : agar pegawai patuh atau taat
terhadap petugas pokok dan fungsi
• Kunci sukses : meningkatkan kinerja organisasi
dengan aktivitas SDM yang terfokus pada
produktivitas, pelayanan, dan kualitas.

7
PERENCANAAN SDM

Suatu proses untuk mendapatkan

 tenaga kerja efektif,
 dalam jumlah yang tepat
 sesuai macam/jenis yang tepat
 pada posisi yang tepat
 pada waktu yang tepat.
Manfaat Perencanaan SDM Bagi Institusi

a. bahan penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

b. bahan penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;
c. bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
d. bahan sarana peningkatan kinerja kelembagaan;
e. bahan penyusunan standar beban kerja; jabatan/kelembagaan;
f. penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai
dengan beban kerja organisasi;
g. bahan perencanaan mutasi pegawai dari unit yang berlebihan
ke unit yang kekurangan;
h. bahan penetapan kebijakan dalam rangka peningkatan
pendayagunaan sumber daya manusia.
 Tahap-tahap proses perencanaan SDM

a. Mengetahui sasaran rumah sakit/fasilitas Pelayanan

Kesehatan
b. Mengetahui sasaran dan program kerja UKRM
c. Menentukan kebutuhan tenaga kerja di UKRM
d. Mengetahui jumlah dan jenis/kualifikasi tenaga yang
dibutuhkan
e. Menyimpulkan jumlah dan kualifikasi tenaga kerja
selama periode tertentu.
Penggunaan Basis Data SDM

• Banyak karyawan yang dibutuhkan untuk posisi-posisi masa

depan di suatu RS, mungkin sudah bekerja di RS itu sendiri.
Jika di RS tertentu, manajemen mungkin mengenali seluruh
karyawan dengan cukup baik guna mencocokkan
keterampilan dan aspirasi mereka dengan kebutuhan-
kebutuhan perusahaan.
• Namun, seiring bertumbuhnya RS, proses pencocokkan
menjadi semakin sulit. Basis data digunakan oleh
organisasi-organisasi yang menganggap serius
permasalahan sumber daya manusia dalam mencocokkan
orang-orang dengan posisi-posisi.
Penggunaan Basis Data SDM

• Kemajuan teknologi telah menciptakan cara-cara

mengelola dan menganalisis informasi. Basis data saat ini
mencakup informasi mengenai seluruh karyawan
manajerial dan non-manajerial.
• Sebelum dirasa perlu mencari sumber eksternal,
perusahaan dapat menggunakan basis data tersebut untuk
meneliti dalam perusahaan itu sendiri guna melihat
keberadaan para karyawan dengan kualifikasi yang
dibutuhkan.
• Tren yang meningkat adalah perusahaan secara otomatis
memberitahukan adanya posisi-posisi baru kepada para
karyawan yang memenuhi syarat.
Informasi dalam Basis Data SDM
 Riwayat dan pengalaman kerja
 Keterampilan dan pengetahuan khusus
 Lisensi atau sertfikat yang dimiliki
 Pelatihan yang telah diselesaikan dalam organisasi
 Latar belakang pendidikan
 Hasil penilaian kinerja terdahulu
 Penilaian atas kekuatan dan kelemahan
 Kebutuhan pengembangan
 Potensi promosi saat ini, dan dengan pengembangan
lebih lanjut
 Kinerja jabatan saat ini
 Bidang spesialisasi
 Preferensi jabatan
 Preferensi geografis
 Sasaran dan aspirasi karir
 Perkiraan tanggal pensiun
 Riwayat pribadi, termasuk penilaian psikologis
PENGERTIAN

• SDM Kesehatan: seseorang yang bekerja

secara aktif di bidang kesehatan baik yang
memiliki pendidikan formal kesehatan maupun
tidak yang untuk jenis tertentu memerlukan
kewenangan dalam melakukan upaya
kesehatan

14
• Tenaga Kesehatan: setiap orang yang
mengabdikan diri dalam bidang kesehatan serta
memiliki pengetahuan dan/atau ketrampilan
pendidikan formal di bidang Kesehatan yang untuk
jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam
melakukan upaya kesehatan

15
Pelayanan Rekam Medis dan Informasi Kesehtan

Adalah kegiatan pelayanan penunjang secara

profesional yang berorientasi pada kebutuhan
informasi kesehatan bagi pemberi layanan
kesehatan, administrator dan manajemen pada
sarana layanan kesehatan dan instansi lain yang
berkepentingan berdasarkan pada ilmu
pengetahuan teknologi rekam medis (sintesa ilmu-
ilmu sosial, epidemiologi, terminologi medis,
biostatistik, prinsip hukum medis dan teknologi
informasi). PerMenPan 30 tahun 2013

16
Perencanaan Kebutuhan SDM Kesehatan Berdasarkan Metode
Analisis Beban Kerja Kesehatan (ABK Kes)

Metode ABK Kes adalah suatu metode perhitungan

kebutuhan SDMK berdasarkan pada beban kerja
yang dilaksanakan oleh setiap jenis SDMK pada
tiap fasilitas kesehatan (Faskes) sesuai dengas
tugas pokok dan fungsinya. Metode ini digunakan
untuk menghitung semua jenis SDMK.

17
LANGKAH-LANGKAH METODE ABK Kes

1. Menetapkan Faskes dan Jenis SDMK

2. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia (WKT)
3. Menetapkan Komponen Beban Kerja dan Norma
Waktu
4. Menghitung Standar Beban Kerja
5. Menghitung Standar Kegiatan Penunjang
6. Menghitung Kebutuhan SDMK Per Institusi /
Fasyankes

18
 LANGKAH 1
Menetapkan Faskes dan Jenis SDMK

Data dan informasi Faskes, Unit / Instalasi, dan jenis SDMK dapat
diperoleh dari:
1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) institusi
2. Data hasil Analisis Jabatan (Peta jabatan dan Informasi Jabatan)

19
LANGKAH 2
Menetapkan Waktu Kerja Tersedia (WKT)

• Waktu Kerja Tersedia (WKT) adalah waktu yang

dipergunakan oleh SDMK untuk melaksanakan tugas
dan kegiatannya dalam kurun waktu 1 (satu) tahun
• Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995
telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah 37 jam
30 menit per minggu, baik untuk yang 5 (lima) hari
kerja ataupun yang 6 (enam) hari kerja sesuai dengan
yang ditetapkan Kepala Daerah masing-masing.

20
Lanjutan

• Berdasarkan Peraturan Badan Kepegawaian Negara

Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum
Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, Jam
Kerja Efektif (JKE) sebesar 1200 jam per tahun.
Demikian juga menurut Permen PA-RB No. 26 tahun
2011, Jam Kerja Efektif (JKE) sebesar 1200 jam per
tahun atau 72000 menit per tahun baik 5 hari kerja
atau 6 hari kerja.

21
JKE (Jam Kerja Efektif) akan menjadi alat pengukur dari beban kerja yang dihasilkan setiap
22
Faskes
 LANGKAH 3
Menetapkan Komponen Beban Kerja dan Norma Waktu
• Komponen beban kerja adalah jenis tugas dan uraian tugas
yang secara nyata dilaksanakan oleh jenis SDMK tertentu
sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang telah
ditetapkan

• Norma Waktu adalah rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh

seorang SDMK yang terdidik, terampil, terlatih dan
berdedikasi untuk melaksanakan suatu kegiatan secara
normal sesuai dengan standar pelayanan yang berlaku di
fasyankes bersangkutan.

• Kebutuhan waktu untuk menyelesaiakan kegiatan sangat

bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, standar
operasional prosedur (SOP), sarana dan prasarana medik
yang tersedia serta kompetensi SDMK itu sendiri.
23
Langkah 3 Lanjutan

• Rata-rata waktu ditetapkan berdasarkan pengamatan

dan pengalaman selama bekerja dan kesepakatan
bersama.

• Agar diperoleh data rata-rata waktu yang cukup akurat

dan dapat dijadikan acuan, sebaiknya ditetapkan
berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan tiap kegiatan pokok oleh SDMK yang
memiliki kompetensi, kegiatan pelaksanaan standar
pelayanan, standar prosedur operasional (SPO) dan
memiliki etos kerja yang baik.

24
Data dan informasi dapat diperoleh dari:

a. Komponen Beban Kerja dapat diperoleh dari Standar

Pelayanan dan Standar Prosedur Operasional (SPO)
yang telah ditetapkan oleh Institusi yang berwenang

b. Norma Waktu atau Rata-rata Waktu tiap kegiatan

pokok dapat diperoleh dari data Analisis
Jabatan(Anjab) Faskes yang bersangkutan

c. Bilamana Norma Waktu atau Rata-rata Waku per

kegiatan tidak ada dalam Anjab institusi, dapat
diperoleh dengan pengamatan atau observasi
langsung pada SDMK yang sedang
melaksanakan tugas dan kegiatan.
25
Contoh Kegiatan Pokok

SubUnit Kegiatan Kegiatan

Kerja pokok
Pendaftaran Pasien Baru: Pembuatan RM Baru
Wawancara
Mencatat data sosial pasien
Mengisi data pd komputer
Mencetak form RM
Pasien Lama: Pengambilan RM lama
-Wawancara

-Mengecek data di komputer

-Mencetak form-peminjaman RM

-Menyiapkan RM

26
Langkah 4
Menghitung Standar Beban Kerja (SBK)

Standar Beban Kerja (SBK) adalah volume/kuantitas

beban kerja selama 1 tahun untuk tiap jenis SDMK. SBK
untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu
yang dibutuhkan untuk menyelesaiakan setiap kegiatan
(Rata-rata Waktu atau Norma Waktu) dan Waktu Kerja
Tersedia (WKT) yang sudah ditetapkan.

27
Data dan informasi dapat diperoleh dari:
a. Data WKT diperoleh dari Langkah 2
b. Data Norma Waktu atau Rata-rata Waktu setiap kegiatan pokok diperoleh
dari Langkah 3

28
I. REGISTRA SI RAWAT JALAN (contoh)
No Kegiatan Waktu yg WAKTU SBK
diperlukan(menit Kerja/ta Waktu/
) hun norma
1 Penaftaran pasien baru :
-Wawancara 2’ 72.000 18.000
4‘
-Mengisi data sosial di komputer 0,5 ‘
-Membuat indeks utama pasien 1‘
-Mencetak form-RM 0,5’
2 Pendaftaran pasien lama :
-Wawancara 1‘ 72.000 18.000
3‘
-Mengecek data di komputer 0,5 ‘
-Mencetak form-peminjaman RM 0,5 ‘
-Menyiapkan RM 1‘
3 Pengiriman RM:
-Mengelompokkan RM/klinik 0,5 ‘ 2,5 ‘ 72.000 36.000
-Menulis ekspedisi 0,5 ‘
-Mengantar RM ke klinik 1‘

29
Langkah 5 Menghitung Standar Tugas Penunjang (STP) dan
Faktor Tugas Penunjang (FTP)

• Tugas Penunjang adalah tugas untuk

menyelesaikan kegiatan yang tidak terkait
langsung dengan tugas pokok dan fungsinya
yang dilakukan oleh seluruh jenis SDMK.

• Standar Tugas Penunjang (STP) adalah proporsi

waktu yang digunakan untuk menyelesaikan
setiap kegiatan per satuan waktu (per hari atau
per minggu atau per bulan atau per semester).

30
Lanjutan...

31
Menetapkan Standar Tugas Penunjang (STP)

32
Langkah 6
Menghitung Kebutuhan SDM

Standar Tugas Penunjang (STP) Data dan informasi yang

dibutuhkan per Faskes, sebagai berikut:
a. Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya
yaitu :
1. Waktu kerja tersedia (WKT)
2. Standar Beban Kerja (SBK)
3. Standar Tugas Penunjang (STP)
b. Data Capaian (Cakupan) tugas pokok dan kegiatan tiap
Faskes selama kurun waktu satu tahun.

Pelatihan RM RSUD Pangkal Pinang 33

34
35
Peramalan Ketersediaan

• Peramalan ketersediaan (availability forecast)

adalah aktivitas untuk memperkirakan kemampuan
perusahaan untuk mendapatkan karyawan-
karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan,
dan dari mana sumbernya.
• Dalam rangka meramalkan ketersediaan
(penawaran SDM), manajer sumber daya manusia
mengamati sumber-sumber internal (para
karyawan yang dipekerjakan saat ini) dan sumber-
sumber eksternal (pasar tenaga kerja).
Penawaran SDM

• Estimasi Penawaran Internal

 Audit SDM
 Rencana suksesi
 Bagan penggantian
• Estimasi Penawaran Eksternal
 Kebutuhan eksternal
 Analisis pasar tenaga kerja
 Sikap masyarakat
 Demografi
Alternatif Tindakan jika Diramalkan Defisit
(Kekurangan) Karyawan

 Rekrutmen Kreatif: Pendekatan-pendekatan baru untuk merekrut.

Organisasi mungkin harus merekrut di wilayah-wilayah geografis
yang berbeda dibandingkan pada masa lalu, menggali metode-
metode baru, dan mencari tipe-tipe kandidat yang berbeda.
 Insentif Kompensasi: Karena persaingan yang ketat dalam
mendapatkan karyawan pada situasi permintaan tinggi, perusahaan
harus mengandalkan insentif kompensasi.
 Program Pelatihan: Program-program pelatihan khusus diperlukan
untuk mempersiapkan orang-orang yang sebelumnya belum mampu
bekerja agar dapat mengisi posisi-posisi dalam perusahaan.
 Standar Seleksi yang Berbeda: Memperendah standar-standar
kekaryawanan agar cukup banyak orang tersedia untuk mengisi
jabatan-jabatan. .
Alternatif Tindakan jika Diramalkan Surplus
(Kelebihan) Karyawan
• Penarikan Terbatas: Mengurangi angkatan kerja dengan tidak
mengganti para karyawan yang keluar.
• Pengurangan Jam Kerja: Perusahaan juga bisa menanggapi
berkurangnya kebutuhan beban kerja dengan mengurangi jumlah
total waktu kerja.
• Pensiun Dini: Mendorong karyawan untuk pensiun lebih awal
dengan total paket uang pensiun yang cukup menarik.
• Perampingan (downsizing): juga dikenal sebagai restrukturisasi dan
rightsizing, pada dasarnya adalah kebalikan dari pertumbuhan
perusahaan dan menyarankan perubahan sekali waktu dalam
organisasi dan jumlah karyawan yang dipekerjakan. Biasanya, baik
struktur organisasi maupun jumlah karyawan dalam organisasi
tersebut menyusut.
PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 30 TAHUN 2013
TENTANG
JABATAN FUNGSIONAL PEREKAM MEDIS DAN ANGKA
KREDITNYA

40
 BAB XI
Formasi Jabatan Fongsional Perekam Medis
Pasal 32

Ayat 2
Penetapan formasi jabatan fungsional Perekam Medis
didasarkan pada indikator, antara lain:
a. Kelas/tipe sarana kesehatan;
b. Jenis pelayanan kesehatan;
c. Jumlah tempat tidur sarana kesehatan;
d. Jumlah kunjungan pasien;
e. Jumlah klaim penggantian pembayaran; dan
f. Jam kerja pelayanan rekam medis dan
informasi kesehatan 24 jam.

41
42
Tujuan Sosialisasi dan Orientasi

• Memperkenalkan pegawai kedalam lingkungan kerjanya

• Memudahkan pengenalan kondisi fisik, sosial, dan bidang
kerja yang akan ditempati
• Mengetahui peran dan tugas SDM
• Memahami struktur organisasi
• Memahami kebijakan-kebijakan yang berlaku
• Memperkenalkan standar capaian kinerja
• Menumbuhkan semangat kerja pegawai
• Membangun komitmen
• Mengatasi rasa canggung
Kompetensi Dan Kewenangan Staf (KKS)

KKS 7
Semua staf klinins dan non klinis diberi orientasi di rumah
sakit dan unit kerja tempat staf akan bekerja dan
tanggunjawab spesifik pada saat diterimabekerja
KKS 8
Tiap anggota staf mengikuti pendidikan atau di dalam atau di
luar rumah sakit termasuk pendidikan profesi berkelanjutan
untuk mempertahankan atau meningkatkan kompetensi

44
Terima Kasih