Modul Intervensi

Performance Appraisal

A. Latar Belakang
Berdasarkan asesmen yang telah dilakukan di PT. X, diperoleh
gambaran bahwa komponen-komponen di dalam organisasi telah berjalan
dengan cukup efektif. Hanya saja terdapat satu komponen/ aspek yang
perlu untuk ditingkatkan, karena memiliki nilai efektivitas yang paling
rendah dibandingkan dengan aspek lainnya, yaitu aspek sistem
manajemen/ pengukuran dengan nilai efektivitas sebesar 79%. Selain itu
juga, aspek tersebut dapat berkaitan dengan aspek-apek lainnya, sehingga
nantinya dapat berdampak pada efektivitas organisasi secara keseluruhan.
Dari hasil analisis pada masing-masing divisi belum terdapat sistem
penilaian yang baku (KPI) dari perusahaan, sehingga seluruh outlet coffee
shop PT.X yang dipimpin oleh store manager dalam menilai kinerja masing-
masing anggota karyawan di outlet masih bersifat subjektif. Penilaian
tersebut berdasarkan pandangan atasan terkait dengan kinerja yang
dilakukan. Akan tetapi kondisi tersebut dianggap tidak efektif karena
bersifat emosional, dimana karyawan yang memiliki hubungan dekat
dengan pihak atasan akan cenderung dinilai positif dan adapun
kekurangan kerja yang dilakukan cenderung tertutup.
Adapun intervensi yang direkomendasikan terkait dengan
permasalahan ini adalah performance appraisal, yang dalam hal ini
termasuk dalam intervensi sumber daya manusia, dengan pendekatan
manajemen kinerja. Performance appraisal adalah sistem umpan balik
yang melibatkan evaluasi langsung terhadap kinerja individu atau kinerja
kelompok kerja oleh manajer operasional area, store manager, atau rekan
kerja. Dipilihnya perfomance appraisal ini diharapkan dapat meningkatkan
kinerja di perusahaan, sehingga perusahaan bisa mencapai targetnya
dengan lebih terarah dan seluruh outlet dapat sukses dalam mencapai
target yang ditetapkan.
B. Performance Appraisal
Performance appraisal adalah proses penilaian kinerja atau
performa karyawan secara berkala berdasarkan ekspektasi atau standar
performa dari perusahaan. Munawir dkk (2021) penilaian kinerja
merupakan fungsi motif dan kemampuan dalam menyelesaikan suatu
tugas atau pekerjaan. Seseorang berhak memiliki tingkat kemauan dan
kemampuan tertentu. Kesediaan dan keterampilan seseorang tidak cukup
efektif untuk mengerjakan sesuatu dengan jelas dan memahami dengan
jelas apa yang dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.
Kinerja merupakan suatu perilaku aktual yang ditampilkan setiap
orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan
peranannya dalam perusahaan. Dalam performance appraisal, kinerja
karyawan selama beberapa waktu akan direkam kemudian dievaluasi.
Salah satu permasalahan dalam pengukuran kinerja adalah bahwa kinerja
bukanlah suatu entitas yang statis melainkan suatu proses yang berubah-
ubah, oleh karena itu terdapat beberapa tingkatan di mana kinerja dapat
diukur seperti input, output dan proses (Stannack, 1996).
C. Tujuan Performance Appraisal
Menurut Evita, dkk (2017) dengan melakukan penilaian kinerja
karyawan yang efektif, perusahaan mampu mengoptimalkan kompetensi
karyawannya demi tercapainya tujuan perusahaan. Performance appraisal
memiliki beberapa tujuan utama, di antaranya adalah:
1. Individual Development Plan (IDP)
Tujuan utama dari IDP adalah membantu karyawan
mengembangkan keterampilan, kompetensi, dan kemampuan
mereka agar dapat mencapai tujuan karir mereka. Dalam
performance appraisal, HRD dapat membantu karyawan
mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan merancang
rencana aksi untuk mencapai tujuan pengembangan pribadi
mereka.
2. Performance Improvement Plan (PIP)
Tujuan utama dari PIP adalah membantu karyawan yang
performanya di bawah standar untuk mencapai standar kinerja
yang diharapkan. Dalam performance appraisal, HRD dapat
 membantu karyawan untuk mengidentifikasi penyebab performa
buruk mereka dan merancang rencana aksi untuk memperbaiki
performa mereka.
3. Reward
Tujuan utama dari reward adalah memberikan penghargaan atau
insentif kepada karyawan yang mencapai atau melebihi standar
kinerja yang diharapkan. Dalam performance appraisal, HRD
dapat memberikan penghargaan atau insentif kepada karyawan
yang telah mencapai atau melebihi target kinerja mereka.

D. Aspek Performance Appraisal

Dalam melakukan performance appraisal, ada beberapa aspek
yang perlu untuk diperhatikan oleh karyawan HR, yaitu:
1. Job description: HR harus memahami secara jelas job
description dari setiap posisi yang ada di perusahaan. Job
description mencakup tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung
jawab setiap posisi di perusahaan.
2. Kinerja akhir karyawan: HR harus mengevaluasi kinerja akhir
karyawan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Aspek
kinerja yang perlu dinilai antara lain sebagai contoh, ketercapaian
target, kualitas kerja, produktivitas, dan inisiatif kerja.
3. Softskill dan hardskill: HR juga perlu menilai softskill dan
hardskill karyawan, seperti kemampuan berkomunikasi, kerja
sama tim, selling skill, dan sebagainya. Softskill dan hardskill ini
sangat penting untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan
karyawan dalam menjalankan tugasnya.

E. Metode Performance Appraisal

Penilaian kinerja karyawan harus dapat mengakomodasi semua
kebutuhan, baik kebutuhan perusahaan maupun kebutuhan karyawan.
Salah satu metode yang dapat digunakan, yaitu metode Management by
Objectives. Menurut Evita, dkk, (2017) metode ini bisa menjadi sebuah
jawaban atas kebutuhan perusahaan akan penilaian kinerja karyawan yang
efektif. Hal ini dikarenakan metode ini berisi seperangkat standar yang
menjadi target pencapaian setiap karyawan yang dapat diukur
perkembangannya secara periodik. Standar ini menjadi sebuah acuan bagi
perusahaan untuk mengetahui tingkat produktivitas setiap karyawannya.
Melalui tingkat produktivitas karyawan inilah perusahaan bisa menilai
sejauh mana kinerja setiap karyawannya secara efektif.
1. Management by Objectives (MBO)
Penilaian kinerja karyawan dengan metode Management by
Objectives mewajibkan karyawan untuk menyusun konsep target
jangka pendek dan kemudian mendiskusikannya dengan manajer.
Jika diterima oleh manajernya, target tersebut menjadi tolok ukur
penilaian kinerja karyawan tersebut. Penilaian kinerja karyawan
dengan metode Management by Objectives dapat dilaksanakan
pada pekerjaan yang output-nya dapat diukur secara kuantitatif,
seperti karyawan di outlet/store di coffee shop, kinerjanya dapat
diukur salah satunya dengan menghitung jumlah penjualan.
Manajemen tujuan (Management by Objectives), mengharuskan
para manajer untuk menetapkan tujuan-tujuan terukur yang spesifik
untuk setiap karyawan berdasarkan hasil diskusi dengan karyawan
tersebut, lalu secara periodik membahas kemajuan tujuan-tujuan
tersebut.
Penerapan metode Management by Objectives terdiri dari enam
langkah. Berikut ini langkah-langkah penerapan metode
Management by Objectives dalam menilai kinerja karyawan:
a) Menetapkan tujuan organisasi.
Menyusun rencana keseluruhan organisasi untuk tahun
depan dan menetapkan tujuan spesifik perusahaan
berdasarkan pada rencana strategis perusahaan.
b) Menetapkan tujuan departemen.
Kemudian, kepala departemen mengambil tujuan-tujuan
perusahaan (seperti meningkatkan keuntungan 2004
sampai 20%) dan, dengan superioritas mereka,
menetapkan bersama-sama tujuan departemen mereka.
 c) Membahas tujuan departemen.
Kepala departemen mendiskusikan tujuan departemen
dengan semua bawahan, biasanya pada rapat seluruh
departemen. Mereka bertanya pada karyawan untuk
menetapkan tujuan awal individual mereka sendiri; dengan
kata lain, bagaimana setiap karyawan memberikan
kontribusi pada tujuan departemen mereka.
d) Mendefinisikan hasil yang diharapkan (menetapkan tujuan
perorangan).
Kepala departemen dan bawahannya menetapkan target
kinerja individual jangka pendek.
e) Meninjau kinerja.
Kepala departemen membandingkan kinerja aktual dan
target dari setiap karyawan.
f) Memberikan umpan balik.
Kepala departemen dan karyawan mendiskusikan dan
mengevaluasi kemajuan terakhir.
F. Scoring Rubric untuk Performance Appraisal
Scoring rubric dalam performance appraisal adalah suatu metode
untuk memberikan penilaian terhadap kinerja karyawan dengan mengacu
pada kriteria tertentu. Scoring rubric terdiri dari serangkaian kriteria dan
skala penilaian, yang dapat membantu untuk memberikan penilaian yang
objektif dan adil terhadap kinerja karyawan.
Contoh skoring yang bisa digunakan adalah, sebagai berikut:

1. Rating Scale
5 (Outstanding) Melampaui secara signifikan kriteria
kualitas/kuantitas untuk peran ini

4 (exceeds Secara umum melebihi kriteria

expectations) kualitas/kuantitas untuk peran ini

3 (meets Memenuhi kriteria yang ditetapkan untuk peran

expectation) yang ditunjuk

2 (need Tidak sepenuhnya memenuhi kriteria yang

Improvement) ditetapkan untuk peran yang ditunjuk

1 (unacceptable) Melakukan secara signifikan di bawah kriteria

yang ditetapkan
2. Distribusi Skor
Distribusi skor adalah hasil dari pembagian skor atau nilai yang
diberikan kepada karyawan berdasarkan hasil penilaian dari
performance appraisal yang telah dilakukan. Pembagian skor atau
nilai ini dilakukan agar HR dapat membuat kelompok karyawan
berdasarkan kinerjanya secara umum dan mengetahui seberapa
baik performa karyawan dan memberikan reward yang sesuai
dengan kontribusi yang telah diberikan.
Berikut contoh hasil penilaian dalam bentuk diagram kurva:
 Daftar Pustaka
Evita, S. N., Muizu, W. O. Z., & Atmojo, R. T. W. (2017). Penilaian kinerja karyawan
dengan menggunakan metode behaviorally anchor rating scale dan
management by objectives (Studi Kasus Pada PT QWORDS COMPANY
INTERNATIONAL) (hlm. 15).
Nasir, M., Basalamah, J., & M. Z. M. (2018). Pengaruh gaya kepemimpinan
situasional, budaya organisasi dan kompensasi terhadap kinerja. Jurnal
Ekonomi, 23(3), 319. https://doi.org/10.24912/je.v23i3.416
Stannack, P. (1996). Perspectives on employee performance. Management Research
News, 19, 38-40.
 Contoh Form Performance Appraisal

Coffee Shop
Performance Appraisal Form

Nama Outlet/Store
Karyawan

ID Nama Pemeriksa
Karyawan

Jabatan Jabatan
Pemeriksa

Tanggal Penilaian Sebelumnya: …………. Tanggal: ………………

Karakteristik

Quality 1 2 3 4 5

Umum

Komunikasi

Kerja sama

Patuh Terhadap
Aturan

Pemahaman
Organisasi (nilai-nilai)

Kehadiran

Pencapaian Target

Khusus

Pemahaman Produk

Pembuatan Produk

Penggunaan Tools
Operational
Selling Skill

Perawatan Tools
Operational

Kepemimpinan

GOALS

Pencapaian Kinerja yang diinginkan

Periode Pencapaian Kinerja

Komentar

Ttd Ttd
Karyawan Pemeriksa