Nama = Tan, Vanessa Juventia Aurelia Dinata Jurusan = IBM

NIM = 2440031572 Kelas = LG24 – Human Resource Management

Assignment: Performance Management (Week 04)

Questions:
1. What is performance appraisal and Explain the 5 reasons why we need to conduct
performance appraisal?
2. Explain what is Management by Objective (MBO) and the steps of MBO?
3. Describe 4 types of appraisal situations and what strategy approach for each situation?

Jawaban
1. Pengertian =
- Performance appraisal merupakan suatu kegiatan menilai dan mengevaluasi
kinerja karyawan per individu saat ini maupun masa lalu terhadap standar
kinerjanya. Kegiatan ini dilakukan oleh supervisor; rekan kerja (biasa dilakukan
karena kadang penilaian dari rekan-rekannya lebih adil daripada atasan, harus
lebih dari 1 orang dan subyektivitas tidak bisa dihilangkan); komite; self-rating
dari karyawan itu sendiri (sering dilakukan setelah itu rating tersebut akan
dibandingkan dengan rating dari supervisor); bawahan; internal dan eksternal
customer (internal customer yaitu orang dalam perusahaan yang menggunakan
atas output dari pekerjaan kita. Misalnya dari keuangan yang melaporkan
keuangan yaitu auditor, selain itu juga bisa dari bagian perencanaan, jika di bagian
HR biasanya direktur). Performance appraisal memiliki tujuan penilaian yang
efektif yaitu SMART (specific, measurable, attainable, relevant, dan timely).
Melakukan performance appraisal memiliki beberapa Teknik atau metode seperti
contohnya Graphic rating scale method, Alternation Ranking Method, Paired
Comparison Method, dan lain-lain.

TAMBAHAN PENDAPAT PRIBADI = menurut saya, performance appraisal

merupakan suatu penilaian kinerja per individu karyawan sebelumnya agar bisa di
evaluasi apakah sudah memenuhi standard atau belum. Penilaian ini menilai
kinerja karyawan yang sudah terjadi, jika diibaratkan di sekolah SMA penilaian
ini seperti raport yang menilai hasil dari kinerjanya. Dari performance appraisal
 ini kinerja karyawan akan ketahuan mana yang masih buruk untuk bisa
ditingkatkan dan mana yang bagus untuk dipertahankan.
5 alasan =
- Digunakan untuk keputusan gaji, promosi, dan retensi = hal ini dilakukan
untuk meningkatkan kinerja karyawan. Apabila kinerjanya bagus, bisa digunakan
sebagai bukti untuk menaikkan gaji dan mempromosikan jabatan karyawan.
Selain itu apabila buruk, bisa digunakan sebagai bukti dan alat untuk
mengevaluasi kinerjanya supaya bisa diperbaiki dan dipelajari kembali.
- Menghubungkan kinerja manajemen dengan tujuan perusahaan = setiap
perusahaan tiap tahunnya pasti memiliiki target. Contoh masalah yaitu misalnya
saya ambil perusahaan Toyota. Targetnya pada tahun 2021, Toyota akan menjual
3000 unit mobil karena goalsnya mereka harus mencapai laba 100 milyar. Maka
dari itu untuk mencapai laba, mereka harus menjual 3000 unit mobil. Mereka
harus menentukan jumlah sales nya dalam waktu 1 tahun. Jika sudah tersedia
beberapa sales, maka setiap sales ditentukan masing-masing targetnya yang harus
mereka capai untuk mancapai target laba perusahaan. Dan apabila rata-rata
pencapaiannya lebih dari target 100 milyar tetapi tidak tercapai potensinya, maka
kesalahannya ada di 2 kondisi. Kondisi yang pertama yaitu kesalahan pada
penentuan work standardnya karena harga setiap mobil berbeda-beda. Hal ini
biasa disebut unmatch. Kondisi yang kedua yatu bisa jadi jumlah salesman turun
banyak karena banyak yang resign di pertengahan. Hal tersebut dapat
menyebabkan target laba tidak tercapai. Dengan permisalan tersebut dapat
disimpulkan bahwa dengan adanya performance appraisal, kinerja manajemen
dapat terlihat apakah sudah efektif dan efisien atau belum untuk mencapai tujuan
perusahaan.
- Manajer dapat memperbaiki kekurangan dan memperkuat kekuatan = setiap
orang memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Ketika orang itu
kekuatannya berada di analitikal, pandai menghitung dan menganalisa, namun isa
diletakan di bagian sales, maka kinerjanya menjadi kurang baik. Maka dari itu,
kita wajib menanamkan konsep right man in the right place. Dengan begitu kita
bisa mengetahui ternyata tidak tepat bila menempatkan orang itu dibagian yang
berbeda dengan kekuatannya. Maka apabila performance appraisal nya dinilai
kurang, belum tentu kinerja orang itu buruk, namun bisa jadi ia tidak cocok
 dengan pekerjaanya. Maka dari itu, hal ini dapat berpengaruh besar terhadap
proses hingga output perusahaan.
- Karyawan dapat memperkirakan rencana karir = berapa lama ia dapat
menduduki kedudukan yang diinginkan. Terdapat 2 tools yaitu career path dan
career plan. Career path merupakan jenjang yang harus dipenuhi karyawan untuk
menduduki suatu kedudukan. Misalnya orang pertama masuk bekerja
diperusahaan mendapat jabatan officer, jika ia ingin menjadi manajer, ia dapat
memperkirakan berapa lama waktu yang diperlukan. Apabila kinerja standard nya
baru bisa menjadi VP, namun kinerjanya selalu outstanding maka hanya
membutuhkan 4 tahun. Dalam hal ini performance appraisal sangat membantu
karena dapat dilihat apabila nilainya selalu bagus maka rencananya bisa lebih
cepat untuk menduduki suatu jabatan. Tetapi kalau kinerja nya masih kurang, ia
membutuhkan waktu yang lebih lama/panjang.
- Kebutuhan pelatihan diidentifikasi = dengan performance appraisal dapat
megetahui dan menentukan pelatihan apa yang harus dilakukan untuk
mengembangkan skill karyawan dan meningkatkan produktivitas sehingga dapat
menentukan karir karyawan dimasa depan. Hal ini berkaitan dengan TNA
(Training Needs Analysis).

TAMBAHAN PENDAPAT PRIBADI = berdasarkan uraian diatas, performance

appraisal sangat penting untuk dilakukan karena yang pertama pastinya sangat
berguna untuk menentukan gaji, promosi, dan keuntungan lainnya bagi karyawan.
Dengan ini kita dapat menyesuaikan besarnya gaji karyawan apakah jumlah yang
diberikan sudah sesuai dengan kinerjanya atau tidak. Apabila kita melihat kinerja
nya baik kita bisa mempertimbangkan hal tersebut untuk memberikan mereka
bonus atau mungkin bisa mempromosikan jabatannya. Begitu pula sebaliknya,
jika kinerjanya buruk, penilaian ini akan menjadi bukti mengapa gaji yang mereka
dapatkan rendah dan apabila mereka melakukan protes, kita bisa memberikan
bukti dari penilaian ini. Selanjutnya yaitu penilaian ini dapat menghubungkan
kinerja manajemen dengan tujuan perusahaan dimana bisa dilihat dari pemisalan
permasalahan diatas, kita bisa mengetahui apakah kinerja setiap karyawan tersebut
sudah mencapai target/tujuan perusahaan atau belum. Jika belum mencapai tujuan,
maka dengan penilaian ini kita dapat melihat kesalahan/kekurangannya dibagian
 mana. Kita dapat memperbaiki kekurangan tersebut dengan melakukan pelatihan
berdasarkan penilaian yang masih kurang di performance appraisal dan
memperkuat kelebihan mereka dengan memotivasi mereka. Kita dapat dengan
mudah menentukan pelatihan apa yang harus mereka lakukan untuk meningkatkan
produktivitas dari penilaian tersebut. Juga dengan performance appraisal seorang
karyawan dapat menentukan karir mereka dimasa depan. Misalnya jika ia saat ini
menjadi officer dan ingin menduduki manajer, dengan performance appraisal
mereka bisa mengira-ngira dalam jangka waktu berapa lama mereka bisa
mendapatkan kedudukan tersebut, penilaian bagian mana yang harus ditingkatkan
lagi untuk menduduki jabatan tersebut.
2. Management by Objective (MBO) =
- Merupakan salah satu metode/Teknik yang sering digunakan perusahaan dan
memiliki tujuan untuk menetapkan tujuan atau target perusahaan dan memiliki
program penilaian karyawan terhadap tujuan tersebut. Dimana tujuan masing-
masing divisi dapat disatukan untuk mencapai tujuan yang lebih besar yaitu tujuan
perusahaan. Disini manajer menetapkan tujuan secara spesifik dengan setiap
karyawan membahas secara berkala mengenai kemajuan kinerja menuju tujuan
tersebut. Jadi dengan kata lain bagaimana target perusahaan bisa di cascading ke
masing-masing orang. Target masing-masing karyawan dari berbagai divisi dapat
saling berhubungan untuk mencapai tujuan perusahaan. Disebuah perusahaan
pasti terdapat pemilik perusahaan, divisi atau departemen, dan individu semuanya
saling berhubungan. Dari company dicascading/diturunkan menjadi target, action
plan, sampai individu. Misalnya saya ambil nama perusahaan Toyota. Perusahaan
Toyota ingin mencapai target laba 100 milyar dengan target penjualan 300 unit
mobil. Yang mendapatkan target penjualan 3000 unit mobil itu adalah divisi sales.
Selain divisi sales, juga terdapat divisi HR dan accounting. Divisi HR bertugas
membantu menyediakan saleman yang berkualitas, jumlah nya mencukupi, dan
apabila tiba-tiba ada yang resign harus cepat dicari penggantinnya. Divisi
accounting bertugas mensupport penjualan yang cepat misalnya dengan
memberikan diskon, dll dan dari semua itu dapat digabungkan agar targetnya
sama.
 TAMBAHAN PENDAPAT PRIBADI = MBO merupakan suatu kegiatan
dimana suatu target/tujuan perusahaan dapat tercapai atas kerjasama dan target
dari masing-masing divisi yang saling berhubungan. Jadi setelah mengetahui
tujuan perusahaan, setiap divisi dan individu membagi tugas/tanggung jawabnya
masing-masing (menentukan targetnya masing-masing) dan saling
melengkapi/bekerja sama untuk mencapai target perusahaan.

Steps of MBO =
- Tentukan tujuan organisasi = selain untuk kesuksesan dan efektivitas
perusahaan, tujuan ini juga melayani beberapa tujuan lain. Maka dari itu,
diperlukan beberapa manajer dalam menentukan tujuan tersebut. Tujuan yang
ditetapkan oleh supervisor masih bersifat sementara berdasarkan evaluasi tentang
apa yang dicapai perusahaan dalam waktu tertentu.
- Tetapkan tujuan departemen = setelah karyawan diberi pengarahan oleh
manajer tentang tujuan umum organisasi, strategi, dan rencana yang wajib
dilakukan, manajer bersama bawahan membahas dan menetapkan tujuan pribadi
mereka.
- Membahas tujuan departemen = setelah di tetapkan, tujuan didiskusikan
bersama manajer untuk memberi tahu mengenai tujuan setiap divisi/departemen
secara umum apa yang akan mereka capai dalam waktu tertentu. Lalu mereka
akan saling bertukar pemikiran tentang tujuan organisasi dengan tujuan
departemen yang dapat dipertemukan.
- Tentukan hasil yang diharapkan dan tetapkan tujuan masing-masing
individu = setelah didiskusikan, masing-masing individu/anggota menetapkan
masing-masing target mereka, sumber dayanya apa, dan tujuan mereka masing-
masing apa yang akan mereka capai dalam waktu tertentu.
- Melakukan tinjauan dan evaluasi terhadap kinerja = setelah tujuan organisasi,
tujuan divisi, dan tujuan masing-masing anggota ditetapkan, kegiatan dilakukan
dan dipantau apakah kinerjanya memberikan kemajuan atau bahkan menyimpang
dari tujuan. Hal ini dapat dilakukan untuk mengevaluasi kinerja setiap karyawan
agar tujuan individu tercapai dan pada akhirnya tujuan umum organisasi juga akan
tercapai.
- Menyediakan feedback = dalam MBO, langkah ini merupakan langkah yang
paling penting yang memberikan hasil dan tujuan karena memungkinkan
karyawan untuk melakukan perbaikan terhadap kinerjanya. Feedback ini biasa
dilakukan dengan pertemuan evaluasi formal antara atasan dan bawahan dengan
mendiskusikan kemajuan terhadap tujuan.

TAMBAHAN PENDAPAT PRIBADI = jadi langkah pertama yang harus

dilakukan yaitu kita harus menentukan dan mengetahui tujuan perusahaan secara
umum. Semua karyawan wajib mengetahui tujuan perusahaan. Setelah semua
karyawan mengetahui tujuan secara umum, karyawan bersama manajer disetiap
divisi menentukan tujuan departemennya masing-masing. Tujuan di setiap
departemen harus disesuaikan dengan tujuan perusahaan. Dari beberapa tujuan
departemen tersebut, seluruh karyawan yang ada didepartemen tersebut
membahas, saling menyesuaikan, dan bertukar pikiran apa yang harus dilakukan,
tindakan apa, dan hasil yang diharapkan apa. Setelah tujuan departemen
ditentukan dan dibahas, masing-masing karyawan menentukan tujuan dan target
nya masing-masing. Apa yang harus mereka lakukan supaya tujuan departemen
tercapai terlebih dahulu. Setelah menentukan tujuan pribadinya, kinerja karyawan
yang dipantau apakah sesuai tujuan atau malah menyimpang. Jika malah
menyimpang, kinerja karyawan akan dievaluasi dan diberikan feedback untuk
memperbaiki kinerjanya. Sebagai contoh suatu perusahaan mempunyai tujuan
untuk menjadi perusahaan terbaik dan terbesar di Indonesia. Lalu di setiap
departemen menentukan tujuannya masing-masing misalnya departemen
keuangan menentukan tujuannya untuk menjaga kestabilan, meningkatkan
pemasukkan yang tinggi, dan mencapai hasil yang optimal. Di departemen sales
dan marketing menentukan tujuannya misalnya menjadikan produk
perusahaannya yang paling dicari dan dibutuhkan diseluruh kalangan. Di
departemen advertising tujuannya menginformasikan agar seluruh masyarakat
Indonesia mengetahui produknya, dan departemen lainnya juga ditentukan.
Setelah itu beberapa tujuan tersebut dibahas apakah tujuan departemen itu
mendukung tujuan perusahaan atau belum. Setelah itu masing-masing karyawan
menentukan tujuannya pribadi contoh karyawan di departemen sales dan
marketing setiap bulannya harus mencapai 200 unit penjualan atau di departemen
 advertising mereka setiap minggunya harus mengemukakan ide-ide nya, dll. Dari
tujuan tersebut, kinerja nya lalu akan dipantau apakah sudah sesuai dan dievaluasi.

3. 4 types of appraisal situation and its strategy

- Satisfactory – promotable = ini adalah situasi dimana kinerja karyawan
memuaskan atau sangat baik sehingga sebagai imbalannya karyawan tersebut
memperoleh promosi jabatan. Tujuannya untuk mengembangkan skill yang ia
butuhkan untuk naik dan membahas rencana karir karyawan. Strategi yang dapat
dilakukan yaitu melakukan diskusi rencana karir karyawan kedepannya dan
mengembangkan rencana tindakan spesifik karyawan yang perlu ditingkatkan.
- Satisfactory – unpromotable = situasi dimana kinerja karyawan memuaskan atau
baik namun karyawan tersebut tidak dapat dipromosikan karena adanya beberapa
faktor misalnya tujuan perusahaan untuk tetap mempertahankan kinerja karyawan
yang memuaskan tersebut di jabatan tersebut, kemungkinan tidak ada ruang di
perusahaan, ketidaksiapan karyawan, keinginan internal/pribadi untuk tidak
dipromosikan, dan lain-lain. Strategi sebagai manajer yaitu mempertahankan
kinerja karyawan agar selalu stabil dan mencari insentif yang penting bagi
karyawan. Strategi untuk menjaga kinerja karyawan tetap stabil yaitu karyawan
tersebut memperoleh kompensasi, memberikan waktu istirahat ekstra, memberi
wewenang untuk menangani pekerjaan yang sedikit lebih besar, tambahan cuti,
bonus, dll.
- Unsatisfactory but correctable = situasi dimana kinerja karyawan yang buruk
namun masih bisa diperbaiki. Strategi dapat dilakukan dengan mengoreksi dan
mengevaluasi kinerja yang buruk/kurang memuaskan tersebut. Hal ini dapat
dilakukan melalui pelaksanaan program pelatihan dan menyusun rencana tindakan
untuk memperbaiki. Saya ambil contoh pengalaman Adrian Jiang seorang senior
manager yang bekerja untuk prologis China, ia menyebut action plan tersebut
sebagai performance improvement plan dimana saat mendiskusikan rencana
kepada karyawan, ia membuat daftar apa kebutuhan dan harapan kerja, tujuan
individu, dan metode apa yang dapat meningkatkan kinerja.
- Unsatisfactory uncorrectable = situasi dimana kinerja karyawan yang sangat
buruk dan tidak dapat ditoleransi/diperbaiki. Strategi yang dapat dilakukan yaitu
tetap harus melakukan rencana tindakan untuk memperbaiki kinerja yang buruk
tersebut, dapat melewatkan proses wawancara, jika perusahaan dalam keadaan
terendah dapat melakukan toleransi untuk saat itu, dan strategi terakhir dapat
melakukan pemecatan. Pemecatan akan lebih efektif untuk dilakukan daripada
pengurangan gaji karena menurunkan gaji tidak mudah dan terdapat undang-
undang yang mengaturnya oleh karena itu strategi yang tepat yaitu melakukan
pemecatan.

TAMBAHAN PENDAPAT PRIBADI = seluruh karyawan yang melakukan

pekerjaannya dengan baik dan memuaskan berhak untuk mendapatkan
keuntungan salah satunya promosi jabatan. Mereka yang dipromosi akan cepat
untuk menduduki suatu jabatan di rencana karir nya. Dengan begitu kita bisa
membantu karyawan tersebut untuk membahas, merencanakan, dan membantu
tindakan spesifik yang harus ditingkatkan. Tetapi, ada juga karyawan yang
melakukan pekerjaan nya dengan baik namun belum bisa atau tidak mendapatkan
promosi karena adanya beberapa alasan. Mungkin ada alasan dari perusahaan dan
mungkin juga alasan pribadinya. Perusahaan mungkin masih ingin
mempertahankan karyawan tersebut di jabatan itu supaya tetap stabil atau alasan
pribadi yang mungkin ia belum siap untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi.
Sebagai keuntungannya kita bisa memberi keuntungan lain mungkin seperti
kenaikan gaji, bonus, dan atau mungkin keuntungan lain dengan memberikan apa
yang mereka inginkan. Pastinya tidak semua karyawan kinerjannya memuaskan
pasti juga ada karyawan yang melakukan pekerjaan biasa saja bahkan kurang
maksimal. Disituasi ini terdapat 2 hal yaitu apakah kinerjanya tersebut masih
dapat diperbaiki atau sudah fatal. Sebagian besar kinerja yang masih bisa
diperbaiki dapat dilakukan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kinerjanya.
Misalnya dikeseluruhan aspek sudah baik tetapi yang kurang yaitu skill berbicara
didepan umum, maka hal tersebut masih bisa ditoleransi dan kita bisa melakukan
kegiatan pelatihan kepada karyawan tersebut mengenai public speaking. Selain itu
mungkin menurut pendapat saya kita bisa melakukan pemotongan gaji supaya
mereka lebih termotivasi lagi. Sebaliknya apabila karyawan tersebut misalnya
sudah tidak memiliki semangat kerja, datang seenaknya, tidak sopan, dan kinerja
nya buruk maka kita harus terpaksa melakukan pemecatan karena hal tersebut
sangat menghambat produktivitas perusahaan.
Link referensi
- https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/strategy/management-by-
objectives-mbo/
- https://www.linkedin.com/pulse/how-conduct-performance-appraisal-interview-adrian-
jiang/