KATA PENGANTAR

Assalamu ‘alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Dalam era digital yang semakin berkembang, komunikasi dan kolaborasi di dalam
organisasi publik menjadi semakin penting. Oleh karena itu, penguasaan komunikasi
dan kolaborasi di ruang digital bagi organisasi publik sangatlah relevan dan penting
untuk dilakukan.
Melalui materi ini, diharapkan para peserta dapat meningkatkan keterampilan mereka
dalam berkomunikasi dan berkolaborasi secara efektif dan efisien di ruang digital.
Selain itu, materi ini juga diharapkan dapat membantu peserta memahami berbagai
teknologi dan platform digital yang dapat digunakan dalam bekerja.
Dalam materi ini, peserta akan belajar tentang pentingnya komunikasi yang jelas,
serta keterampilan dalam berkolaborasi dengan tim kerja dalam organisasi bahkan
dengan stakeholder sehingga mendukung perwujudan transformasi digital.
Semoga materi ini dapat memberikan manfaat yang besar bagi para peserta dalam
meningkatkan produktivitas dan kinerja Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset
dan Teknologi.

Wassalamu ‘alaikum warahmatullahi wabarakatuh

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................... i
DAFTAR ISI .....................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1

A. Latar Belakang ................................................................................................... 1

B. Deskripsi Singkat ............................................................................................... 2
C. Manfaat Modul ................................................................................................... 2
D. Hasil Belajar ....................................................................................................... 3
E. Indikator hasil belajar ......................................................................................... 3
F. Materi dan Submateri ......................................................................................... 3
G. Petunjuk ............................................................................................................. 3

BAB II KONSEP KOMUNIKASI DAN KOLABORASI DI RUANG DIGITAL .................... 4

A. Indikator Hasil Belajar ........................................................................................ 4

B. Konsep Komunikasi dan Kolaborasi................................................................... 4
C. Komunikasi dan Kolaborasi di Ruang Digital ..................................................... 5
D. Jenis komunikasi dan kolaborasi di ruang digital ............................................... 7

1. Virtual Meeting ................................................................................................ 7

2. Surat Elektronik (surel) ................................................................................... 8
3. Pesan Instan ................................................................................................... 9
4. Video konferensi ............................................................................................. 9
5. Forum online ................................................................................................. 11

E. Etika Komunikasi dan Kolaborasi di Ruang Digital........................................... 12

F. Rangkuman ...................................................................................................... 14
G. Latihan ............................................................................................................. 14
H. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ....................................................................... 15
BAB III OFFICE AUTOMATION................................................................................. 17
A. Tujuan Pembelajaran ....................................................................................... 17
B. Pengertian Office Automation .......................................................................... 17

ii
C. Urgensi Office Automation ............................................................................... 21
D. Office automation Kemendikbudristek .............................................................. 22
E. Rangkuman ...................................................................................................... 23
F. Latihan ............................................................................................................. 24
G. Tindak Lanjut.................................................................................................... 25
BAB IV URGENSI DAN PENGGUNAAN COLLABORATION TOOLS ...................... 26
A. Indikator Hasil belajar ....................................................................................... 26
B. Collaboration Tools .......................................................................................... 26
C. Praktik Komunikasi dan Kolaborasi Daring ...................................................... 27
E. Rangkuman ...................................................................................................... 36
F. Latihan ............................................................................................................. 36
G. Tindak Lanjut.................................................................................................... 38

iii
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pernahkah anda mengalami situasi dimana anda dan tim anda harus mengerjakan
sebuah bahan presentasi yang sangat mendesak dan harus segera selesai,
sedangkan tim anda tidak terkumpul dalam satu tempat? Jika sudah pernah, maka
langkah yang biasa dilakukan adalah segera rapat online mungkin menggunakan
zoom meeting, sambil meminta salah seorang anggota tim menyiapkan
PowerPoint. Dalam proses rapat berlangsung, bisa jadi beberapa orang atau
mungkin juga hanya satu orang memberikan serangkaian instruksi tentang isi
materi presentasi yang dibuat, kepada satu orang yang membuat file presentasi
PowerPoint. Lantas timbul pertanyaan, apakah hanya satu orang yang dapat
mengetik isi presentasi di PowerPoint? Apa tidak mungkin mengerjakan presentasi
secara bersamaan dengan isi yang tetap dipandu oleh satu orang ahli?

Perkembangan teknologi informasi saat ini memungkinkan tim bekerja secara

kolaboratif di ruang digital. Berbagai perangkat lunak ataupun platform online telah
banyak dibuat untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dalam penyelesaian tugas
di ruang digital. Hal ini ditunjang dengan dukungan perkembangan perangkat kerja
(hardware) yang mumpuni. Oleh karenanya penguasaan teknologi informasi
menjadi hal mutlak yang harus dimiliki aparatur sipil negara guna mewujudkan
transformasi digital menuju peningkatan kinerja organisasi.

Transformasi digital yang terjadi saat ini menyebabkan penyebarluasan informasi

di ruang publik menjadi sesuatu yang masif, sulit untuk dikendalikan dan memiliki
pengaruh yang besar. Pengambilan kebijakan yang dilakukan oleh pemerintah
saat inipun terdampak, hal tersebut mengindikasikan semakin mudahnya
partisipasi masyarakat terhadap tata kelola pemerintahan dan mengawasi kinerja
pemerintah.

Berdasarkan survei litbang Kompas Februari 2023 dijelaskan bahwa terdapat

diferensiasi kepuasan masyarakat terhadap kinerja pemerintah, contohnya saja
pada bidang politik dan keamanan kepuasaan masyarakat memperoleh hasil 79,2
persen, kesejahteraan sosial memperoleh 77,3 persen yang dapat dikategorikan
baik, sementara pada bidang penegakan hukum mempeoleh hasil 55,1 persen dan

1
 bidang perekonomian memperoleh hasil 53,5 persen atau dapat dikategorikan
cukup baik (Guritno, 2023).

Merespon hal tersebut Pemerintah terus melakukan upaya untuk meningkatkan

kinerjanya dengan menerbitkan Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatu
Negara dan Reformasi Birokasi Nomor 20 Tahun 2021 Tentang Implementasi Core
Values Dan Empolyer Branding Aparatur Sipil Negara. Core Values ASN
BerAKHLAK dan employer branding ASN “Bangga Melayani Bangsa” diharapkan
dapat menjadi dasar penguatan budaya kerja di instansi pemerintah untuk
mendukung pencapaian kinerja individu dan tujuan organisasi atau instasi. Salah
satu yang dijelaskan dalam Core Values tersebut adalah kolaboratif yang berarti
membangun kerja sama yang sinergis.
Dalam rangka mewujudkan Core Values kolaboratif media digital merupakan
media yang dapat digunakan oleh pemerintah untuk dapat menjaring masukan,
kritik, serta partisipasi masyarakat secara massive tidak hanya sebagai pengawas
tapi juga sebagai aktor atau bagian dari pelaksanaan program dan kebijakan yang
sedang dijalankan sehingga dapat mengoptimalkan hasil atau dampak dari
program atau kebijakan. Oleh karena itu, pemahaman dan kompetensi ASN dalam
memanfaatkan media digital, melakukan komunikasi publik, serta kolaborasi
dengan seluruh pemangku kepentingan dapat mendorong peningkatan kinerja
organisasi. Biro Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat melalui Pendidikan dan
Pelatihan Literasi Digital memberikan muatan materi komunikasi dan kolaborasi di
ruang digital untuk memastikan pemahaman dan kompetensi tersebut dapat
terwujud sebagai bagian dari internalisasi salah satu core values ASN yaitu
kolaboratif.

B. Deskripsi Singkat

Modul ini berisi tentang konsep komunikasi dan kolaborasi di ruang digital, office
automation untuk komunikasi dan kolaborasi di ruang digital dan studi kasus
komunikasi dan kolaborasi di ruang digital. Modul ini dilaksanakan secara onlIne
asynchronous.

C. Manfaat Modul

Sebagai salah satu sumber belajar dalam pelatihan literasi digital, modul ini
menjadi panduan pemahaman bagi peserta tentang komunikasi dan kolaborasi di

2
 ruang digital. Beberapa Latihan yang dibuat dalam modul ini akan memberikan
pembelajaran dan pengalaman penggunaan collaboration tools untuk bekerja
secara kolaboratif.

D. Hasil Belajar

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menguraikan

komunikasi dan kolaborasi di ruang digital

E. Indikator hasil belajar

1. Mampu menjelaskan konsep komunikasi dan kolaborasi di ruang digital;

2. Mampu menjelaskan otomatisasi perkantoran (office automation)
3. Mampu menguraikan pemanfaatan collaboration tools.

F. Materi dan Submateri

1. Konsep Komunikasi dan Kolaborasi di Ruang Digital

2. Urgensi dan Penggunaan Office Automation.
3. Urgensi dan Penggunaan Collaboration Tools.

G. Petunjuk

Modul ini dirancang untuk interaksi daring synchronous, sehingga peserta

diharapkan mengerjakan Latihan-latihan serta evaluasi yang disiapkan. Praktik-
praktik juga didesain untuk memberikan pemahaman penggunaan berbagai tools
yang dibahas.

3
 BAB II KONSEP KOMUNIKASI DAN KOLABORASI DI RUANG
DIGITAL

A. Indikator Hasil Belajar

Setelah mengikuti pembelajaran materi ini, peserta diharapkan mampu

menjelaskan konsep komunikasi dan kolaborasi di ruang digital

B. Konsep Komunikasi dan Kolaborasi

sebelum membahas komunikasi dan kolaborasi, silahkan cermati video berikut,

Selanjutnya tuliskan simpulan anda tentang isi video tersebut.

Sumber: Communication and Collaboration

Tulislah simpulan ini video pada tautan: https://s.id/1DrS3

Komunikasi adalah proses pertukaran informasi, ide, atau gagasan antara dua
atau lebih individu melalui penggunaan bahasa, simbol, atau media komunikasi
lainnya. Tujuan utama dari komunikasi adalah untuk memahami dan dipahami oleh
orang lain, serta untuk membangun hubungan interpersonal yang baik.
Komunikasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk, seperti lisan, tertulis, visual, atau
nonverbal. Contoh bentuk komunikasi lisan adalah percakapan tatap muka atau
telepon, sedangkan bentuk komunikasi tertulis termasuk surat, email, atau pesan
teks. Bentuk komunikasi visual dapat berupa gambar, grafik, atau video,

4
 sedangkan bentuk komunikasi nonverbal mencakup bahasa tubuh, ekspresi
wajah, dan intonasi suara.

Kolaborasi adalah proses kerja sama antara dua atau lebih individu atau organisasi
dalam mencapai tujuan bersama. Dalam kolaborasi, individu atau organisasi
bekerja sama secara aktif dan saling membantu untuk mencapai tujuan yang
sama.

Kolaborasi biasanya melibatkan berbagi informasi, pemikiran, ide, sumber daya,

atau keterampilan untuk mencapai tujuan bersama. Kolaborasi yang efektif
membutuhkan kerja sama yang baik, komunikasi yang jelas dan terbuka, saling
pengertian, dan pengakuan terhadap perbedaan individu atau organisasi.

C. Komunikasi dan Kolaborasi di Ruang Digital

Berbeda dengan
komunikasi secara tatap
muka langsung dalam satu
lokasi yang sama,
komunikasi digital
dilakukan menggunakan
media teknologi daring.
Simaklah video pada
tautan: https://s.id/1DkK2
Apa pendapat anda
tentang video tersebut?

Tuliskan pendapat anda tentang isi video di tautan : https://s.id/1DrXz

Komunikasi dan kolaborasi di ruang digital merujuk pada cara orang berinteraksi
dan bekerja sama menggunakan teknologi digital dan perangkat lunak untuk
berkomunikasi, berbagi informasi, dan menyelesaikan tugas dalam lingkungan
kerja.

5
Komunikasi daring (dalam jaringan) merujuk pada komunikasi yang terjadi melalui
internet atau jaringan komputer. Komunikasi daring dapat terjadi melalui berbagai
media seperti email, pesan instan, video konferensi, dan forum online.
Keuntungan dari komunikasi daring antara lain memungkinkan penggunanya
untuk berkomunikasi dengan orang lain di seluruh dunia tanpa terkendala oleh
jarak dan waktu, serta memberikan fleksibilitas dan efisiensi dalam proses
komunikasi.
Namun, ada juga beberapa risiko yang terkait dengan komunikasi daring seperti
risiko privasi dan keamanan data, risiko cyberbullying, dan risiko kecanduan media
sosial. Oleh karena itu, penting bagi pengguna untuk memahami risiko tersebut
dan mengambil tindakan yang tepat untuk melindungi diri mereka sendiri.

Pada tautan https://s.id/1DkLf, kita dapat mencermati tentang kolaborasi di ruang

digital. Ada banyak platform yang dapat digunakan untuk bekerja kolaborasi di
ruang digital. Berikut adalah beberapa contoh teknologi yang digunakan dalam
komunikasi dan kolaborasi di ruang digital:
1. Email: Email adalah cara yang paling umum dan efektif untuk
berkomunikasi dengan karyawan lain dalam lingkungan kerja.

6
 2. Obrolan Langsung (Chat): Obrolan langsung memungkinkan karyawan
untuk berkomunikasi dengan cepat dengan karyawan lainnya melalui pesan
teks atau video.
3. Konferensi Video: Konferensi video memungkinkan karyawan untuk
berkomunikasi dengan karyawan lain dari lokasi yang berbeda secara
waktu nyata melalui webcam dan perangkat lunak konferensi video.
4. Kolaborasi Dokumen: Perangkat lunak kolaborasi dokumen seperti
Google Docs atau Microsoft Office 365 memungkinkan karyawan untuk
berkolaborasi pada dokumen secara online dan secara bersama-sama
dapat mengedit dan mengomentari dokumen dalam waktu nyata.
5. Proyek Manajemen: Perangkat lunak manajemen proyek seperti Trello,
Asana, atau Microsoft Planner membantu karyawan untuk mengorganisir
tugas, jadwal, dan tanggung jawab yang terkait dengan proyek tertentu.
6. Alat Kolaborasi Tim: Alat kolaborasi tim seperti Microsoft Teams, Slack,
atau Zoom membantu karyawan untuk berkomunikasi, berbagi informasi,
dan berkolaborasi dalam waktu nyata di lingkungan kerja.
Dengan adanya teknologi ini, komunikasi dan kolaborasi di ruang digital dapat
meningkatkan produktivitas karyawan dan membantu perusahaan untuk
menjadi lebih efisien dalam menjalankan tugas-tugas bisnisnya.

D. Jenis komunikasi dan kolaborasi di ruang digital

1. Virtual Meeting

Virtual meeting adalah pertemuan atau rapat yang dilakukan secara online
melalui platform atau aplikasi virtual seperti Zoom, Microsoft Teams, atau
Skype. Dalam virtual meeting, peserta dapat berinteraksi dan berkomunikasi
melalui video, suara, dan chat, sehingga memungkinkan orang-orang dari
lokasi yang berbeda untuk terlibat dalam diskusi atau rapat tanpa harus
berkumpul secara fisik di satu ruangan. Virtual meeting sangat berguna dalam
situasi di mana anggota tim atau partisipan rapat berada di lokasi yang jauh
atau sulit diakses secara fisik, atau ketika adanya pembatasan perjalanan atau
pertemuan fisik akibat pandemi atau situasi darurat.

7
 Zoom, Webex, Skype dan Google Meet adalah platform konferensi video online
yang juga dikenal sebagai aplikasi virtual meeting. Beberapa sebutan umum
yang digunakan untuk platform-platform ini adalah:

a. Zoom: Zoom Meetings, Zoom Video Communications, Zoom Cloud

Meetings, Zoom Conferencing
b. Webex: Cisco Webex Meetings, Webex Teams, Webex Video
Conferencing, Webex Collaboration
c. Skype: Skype Meetings, Skype for Business, Skype Video Conferencing,
Skype Online.
d. Google Meet: Google Hangouts Meet, G Suite Meet, Google Video
Conferencing, Google Meetup

2. Surat Elektronik (surel)

Surat elektronik, atau email, adalah bentuk komunikasi digital

yang memungkinkan pengiriman pesan melalui internet. Surat
elektronik biasanya digunakan untuk komunikasi bisnis, pribadi,
atau akademis, dan dapat mengandung teks, gambar, lampiran,
atau tautan ke dokumen atau situs web.
Penggunaan surat elektronik memiliki banyak keuntungan dibandingkan
dengan surat fisik, antara lain:
a. Lebih cepat: Surat elektronik dapat dikirim dan diterima dalam hitungan
detik atau menit.
b. Lebih murah: Pengiriman surat elektronik tidak memerlukan biaya
pengiriman fisik atau perangko.
c. Lebih efisien: Surat elektronik dapat dikirim ke banyak penerima sekaligus,
dan dapat diarsipkan dan dikelola dengan mudah.
d. Lebih ramah lingkungan: Surat elektronik tidak memerlukan kertas atau
bahan cetak lainnya.

Namun, ada juga kelemahan dalam penggunaan surat elektronik, seperti risiko
keamanan dan privasi data, serta kemungkinan terjadinya spam atau email
yang tidak diinginkan. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan surat

8
 elektronik dengan hati-hati dan memastikan bahwa pesan yang dikirimkan
aman dan relevan.

3. Pesan Instan

Pesan instan (instant messaging) adalah

layanan komunikasi daring yang
memungkinkan pengguna untuk mengirim
pesan teks atau multimedia secara instan ke
pengguna lain yang juga menggunakan
layanan yang sama. Pesan instan biasanya
dilakukan melalui aplikasi khusus seperti WhatsApp, Line, atau Telegram.
Pesan instan menjadi populer karena kecepatan dan kemudahan
penggunaannya. Selain itu, pengguna juga dapat membentuk grup atau
kelompok dengan teman atau kolega mereka untuk berkomunikasi secara
efisien.
Namun, pengguna juga perlu berhati-hati saat menggunakan pesan instan,
terutama dalam hal keamanan dan privasi. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan antara lain tidak membuka pesan dari pengirim yang tidak dikenal,
menggunakan kata sandi yang kuat untuk akun pesan instan, dan memastikan
bahwa aplikasi yang digunakan adalah versi terbaru untuk menghindari
kerentanan keamanan.

4. Video konferensi

Video konferensi adalah teknologi yang

memungkinkan dua atau lebih orang untuk
berkomunikasi secara visual dan audio
secara real-time melalui jaringan internet.
Dalam video konferensi, peserta dapat
berinteraksi dengan satu sama lain seperti
dalam pertemuan tatap muka, meskipun
mereka berada di lokasi yang berbeda. Hal ini
dapat dilakukan dengan menggunakan

9
perangkat lunak video konferensi yang memungkinkan peserta untuk melihat
dan mendengar satu sama lain secara langsung melalui layar komputer atau
perangkat seluler. Video konferensi sering digunakan untuk mengadakan
rapat, presentasi, atau pertemuan bisnis jarak jauh, serta untuk komunikasi
dalam keluarga atau antar teman yang berjauhan.
Beberapa contoh platform video konferensi yang populer adalah:

1. Zoom: platform video konferensi yang telah menjadi sangat populer

selama pandemi COVID-19. Zoom memungkinkan hingga 100 orang
untuk bergabung dalam rapat video secara bersamaan.
2. Microsoft Teams: platform kolaborasi tim dari Microsoft yang mencakup
fitur video konferensi, chat, dan kolaborasi dokumen.
3. Google Meet: platform video konferensi yang dikembangkan oleh
Google dan terintegrasi dengan aplikasi Google Workspace, seperti
Gmail dan Google Calendar.
4. Skype: platform video konferensi yang telah lama ada dan populer untuk
panggilan suara dan video.
5. Cisco Webex: platform video konferensi yang terkenal untuk rapat bisnis
dan kelas virtual.
6. GoToMeeting: platform video konferensi yang memungkinkan pengguna
untuk mengadakan rapat online dengan audio, video, dan fitur berbagi
layar.
7. BlueJeans: platform video konferensi yang memungkinkan pengguna
untuk mengadakan rapat online dengan fitur audio, video, dan berbagi
layar.
8. Jitsi: platform open-source video konferensi yang dapat digunakan
secara gratis dan aman.

10
5. Forum online

Forum online adalah

sebuah situs web atau
aplikasi yang
memungkinkan pengguna
untuk berinteraksi,
berdiskusi, dan bertukar
informasi dengan pengguna
lain melalui pesan atau postingan online. Forum online dapat berupa komunitas
online untuk berbagi ide, pengetahuan, pengalaman, dan informasi tentang
topik tertentu. Forum online juga dapat menjadi platform untuk diskusi dan
debat yang mendalam tentang isu-isu tertentu, serta tempat untuk memperoleh
bantuan atau dukungan dari orang lain dalam komunitas tersebut.
Beberapa contoh forum online yang populer antara lain:

1. Reddit: platform berita sosial yang memungkinkan pengguna untuk

memposting konten dan berinteraksi dengan pengguna lain dalam
berbagai topik.
2. Quora: platform pertanyaan dan jawaban yang memungkinkan
pengguna untuk bertanya tentang topik apa pun dan mendapatkan
jawaban dari pengguna lain.
3. Stack Overflow: platform pertanyaan dan jawaban yang khusus untuk
programmer dan pengembang software.
4. phpBB: platform open-source yang memungkinkan pengguna untuk
membuat dan mengelola forum online mereka sendiri.
5. vBulletin: platform komersial yang populer untuk membuat forum online
yang dapat disesuaikan.
6. Discourse: platform open-source modern untuk membuat forum online
yang mudah digunakan dan dapat disesuaikan.
7. MyBB: platform open-source yang memungkinkan pengguna untuk
membuat forum online mereka sendiri dengan mudah dan cepat.
8. ProBoards: platform komersial yang memungkinkan pengguna untuk
membuat forum online dengan mudah dan gratis.

11
E. Etika Komunikasi dan Kolaborasi di Ruang Digital

Etika menjadi hal penting yang harus diperhatikan ketika berkomunikasi dan
berkolaborasi di ruang digital, dan ini menjadi bagian dari gital ethics. Etika
komunikasi dan kolaborasi di ruang digital mengacu pada seperangkat aturan atau
prinsip yang harus diikuti untuk menjaga hubungan yang sehat dan produktif dalam
lingkungan digital. Dalam era teknologi informasi yang berkembang pesat, etika ini
menjadi semakin penting untuk mempromosikan komunikasi yang bermakna,
kolaborasi yang efektif, dan meminimalkan konflik.

Beberapa prinsip etika komunikasi dan kolaborasi di ruang digital yang perlu
diperhatikan antara lain:

1. Hargai privasi dan keamanan data: Jangan membocorkan informasi pribadi

atau rahasia yang dimiliki oleh orang lain. Pastikan juga bahwa Anda
melindungi data pribadi Anda sendiri dari tindakan penyalahgunaan.
2. Hormati perbedaan pendapat: Terkadang orang memiliki pandangan atau
keyakinan yang berbeda. Cobalah untuk menghormati perbedaan pendapat
dan hindari perilaku yang dapat menimbulkan ketegangan atau konflik.

12
 3. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas: Hindari menggunakan bahasa
kasar, merendahkan atau mengancam orang lain. Gunakan bahasa yang
sopan dan jelas dalam setiap komunikasi Anda.
4. Jadilah pendengar yang baik: Dengarkan dengan baik apa yang orang lain
katakan dan jangan menginterupsi atau memotong pembicaraan mereka.
Jadilah pemikir terbuka dan berempati terhadap perspektif orang lain.
5. Kolaborasi dengan efektif: Jika Anda bekerja dalam tim atau kolaborasi
dengan orang lain, pastikan untuk mematuhi tenggat waktu dan tanggung
jawab yang telah disepakati. Berikan umpan balik yang konstruktif dan
jangan menyalahkan orang lain jika terjadi kesalahan.
6. Gunakan teknologi secara bertanggung jawab: Hindari penyalahgunaan
teknologi, seperti melakukan tindakan ilegal atau mencemarkan nama baik
orang lain. Selalu ingat bahwa setiap tindakan yang dilakukan di dunia maya
memiliki konsekuensi di dunia nyata.

Dengan mengikuti prinsip etika komunikasi dan kolaborasi di ruang digital, kita
dapat membangun hubungan yang lebih baik dan produktif dengan orang lain
dalam lingkungan digital.
Berikut adalah beberapa contoh penerapan etika komunikasi di ruang digital:

1. Menjaga sopan santun dalam berkomunikasi: Misalnya, saat kita

berinteraksi di media sosial, kita harus menjaga cara bicara kita dan tidak
menggunakan bahasa kasar atau merendahkan orang lain.
2. Menghindari berbagi informasi pribadi orang lain tanpa izin: Jangan
membocorkan informasi pribadi atau rahasia milik orang lain tanpa
persetujuan mereka terlebih dahulu. Ini akan melindungi privasi mereka dan
mencegah terjadinya pelanggaran privasi.
3. Menghindari penyebaran hoaks atau informasi palsu: Sebelum berbagi
informasi atau berita, pastikan terlebih dahulu kebenarannya. Jangan
menyebarkan hoaks atau informasi palsu karena hal ini dapat merugikan
orang lain dan menimbulkan kepanikan.
4. Berbicara dengan hormat dan sopan: Jangan menghina atau meremehkan
orang lain saat berkomunikasi di ruang digital. Pastikan selalu menghormati

13
 pandangan atau pendapat orang lain dan berbicara dengan sopan dan
jelas.
5. Menjaga kesopanan saat berdebat atau berdiskusi: Ketika terjadi
perdebatan atau diskusi, tetaplah menjaga kesopanan dan menghindari
melakukan tindakan yang merugikan atau merendahkan orang lain.
6. Menyampaikan kritik atau saran dengan baik: Saat memberikan kritik atau
saran, pastikan untuk menyampaikannya dengan baik dan sopan. Hindari
membuat orang lain merasa tersinggung atau terluka karena kritikan yang
disampaikan.

F. Rangkuman

1. Komunikasi adalah pengiriman pesan dari sender (pengirim pesan) kepada

penerima pesan (receiver)
2. Kolaborasi adalah proses kerja sama antara dua atau lebih individu atau
organisasi dalam mencapai tujuan bersama.
3. Secara umum aplikasi komunikasi dan kolaborasi di ruang digital
dikelompokkan kedalam: virtual meeting; surat elektronik (email); pesan instan
(instant messaging); video konferensi; forum online.
4. Beberapa prinsip etika komunikasi dan kolaborasi di ruang digital yang perlu
diperhatikan secara umum antara lain hargai privasi dan keamanan data;
hormati perbedaan pendapat; gunakan Bahasa yang sopan dan jelas; jadilah
pendengar yang baik; kolaborasi dengan efektif, serta gunakan teknologi
secara bertanggungjawab.

G. Latihan

1. Unsur yang tidak diharapkan ada dalam komunikasi adalah….

(a) Pengirim pesan (komunikator)
(b) Penerima pesan (komunikan)
(c) Media komunikasi
(d) Noise dalam komunikasi
(e) Persepsi intrapersonal
2. Salah satu keuntungan komunikasi daring adalah …

14
 (a) Memberikan dukungan gadget mutakhir
(b) Memberikan fleksibilitas dan efisiensi
(c) memberikan kesempatan upgrade fasilitas
(d) memberikan keragaman pola kerja
(e) memberikan kesempatan kemampuan adaptasi
3. teknologi informasi yang memungkinkan antar karyawan untuk berkomunikasi
dari lokasi yang berbeda secara waktu nyata melalui webcam dan zoom
digolongkan ke dalam….
(a) Surat elektronik
(b) Pesan instan
(c) Video konferensi
(d) Proyek Manajemen
(e) Kolaborasi dokumen
4. yang bukan contoh penerapan etika komunikasi kolaborasi di ruang digital
adalah…
(a) menyampaikan pendapat tanpa melihat data terlebih dahulu
(b) Menghindari penyebaran hoaks atau informasi palsu
(c) Menjaga kesopanan saat berdebat atau berdiskusi
(d) Menghindari berbagi informasi pribadi orang lain tanpa izin
(e) Menyampaikan kritik atau saran dengan baik
5. Platform yang dapat digunakan untuk video konferensi adalah….
(a) Canva
(b) Discourse
(c) Quora
(d) Skype
(e) Udemy

H. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Bandingkan jawaban Anda dengan Kunci Jawaban yang terdapat di dalam modul
ini. Kemudian gunakanlah rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat
pencapaian Anda terkait materi Model-model Pembelajaran.
Tingkat Penguasaan:

• Jika semua soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Sangat Baik

15
 • Jika hanya empat soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Baik
• Jika hanya tiga soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Sedang
• Jika hanya dua soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Kurang
• Jika hanya satu atau tidak ada soal yang terjawab dengan benar,
pencapaian Sangat Kurang.

Apabila pencapaian Anda masih sedang, kurang atau sangat kurang, sebaiknya
pelajari kembali materi yang belum Anda kuasai.

16
 BAB III OFFICE AUTOMATION

A. Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti pembelajaran materi ini, peserta diharapkan dapat

mempraktikkan penggunaan office automation

B. Pengertian Office Automation

Otomatisasi perkantoran atau Office automation (OA) adalah istilah yang merujuk
pada penggunaan teknologi dan perangkat lunak komputer untuk meningkatkan
efisiensi dan produktivitas dalam lingkungan kantor, atau untuk mempercepat,
mengotomatisasi, dan mempermudah tugas-tugas kantor. Tujuan utama dari
otomatisasi perkantoran adalah untuk mempercepat proses bisnis dan
mengurangi kerja manual yang tidak perlu dalam lingkungan kantor.
Contoh dari teknologi otomatisasi perkantoran yang umum digunakan adalah
komputer, printer, scanner, perangkat lunak pengolah kata, spreadsheet, dan
presentasi. Selain itu, otomatisasi perkantoran juga meliputi alat komunikasi
seperti email, video konferensi, dan kolaborasi online.
Dalam lingkungan kantor, otomatisasi perkantoran dapat digunakan untuk
otomatisasi tugas-tugas rutin seperti pencetakan, penyalinan, dan pengarsipan
dokumen. Ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih
penting dan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan secara
keseluruhan.
Otomatisasi perkantoran adalah penerapan komunikasi dan kolaborasi yang
disertai dengan upaya mengotomatisasi tugas-tugas, terutama tugas yang bersifat
rutin.
Ekosistem digital di Kemendikbudristek yang berisi berbagai aplikasi untuk
mempercepat pelaksanaan tugas pekerjaan para pegawai adalah contoh
penerapan otomatisasi perkantoran. Ekosistem digital ini juga merupakan Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Berikut adalah beberapa contoh penerapan office automation dalam lingkungan

kantor:
1. Pengolahan Kata dan Spreadsheet: Perangkat lunak pengolah kata seperti
Microsoft Word dan spreadsheet seperti Microsoft Excel sangat membantu

17
 dalam mengotomatisasi tugas-tugas seperti mengetik surat, membuat laporan
keuangan, dan membuat daftar anggaran.
2. Sistem Informasi Manajemen: Sistem informasi manajemen (SIM) membantu
dalam mengotomatisasi proses bisnis seperti manajemen persediaan,
manajemen proyek, dan manajemen sumber daya manusia.
Di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi
beberapa contoh aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan platform adalah
sebagai berikut.
a. dikbudhr.kemdikbud.go.id dan hcdp.kemdikbud.go.id dari Biro Sumber
Daya Manusia;
b. Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE)
c. SIRENBAJA
d. Satudikti
e. Dan lain-lain

3. Email: Email membantu dalam mengotomatisasi proses komunikasi dalam

lingkungan kantor dan dapat untuk mengirim digunakan pesan, mengirim
lampiran, dan menjadwalkan pertemuan. Di lingkungan Kemendikbudristek
juga menyediakan akun mail.kemdikbud.go.id bagi seluruh pegawai
Kemendikbudristek.
4. Alat Kolaborasi Online: Alat kolaborasi online seperti Microsoft Teams, Slack,
atau Zoom memungkinkan karyawan untuk bekerja sama dalam waktu nyata,
berbagi dokumen, dan mengadakan rapat jarak jauh.
5. Penyimpanan Data: Penyimpanan data online seperti Google Drive atau
Dropbox dapat mengotomatisasi proses penyimpanan dan berbagi dokumen
dalam lingkungan kantor.
6. Printer dan Scanner: Printer dan scanner membantu dalam mengotomatisasi
tugas seperti mencetak dan menyalin dokumen, dan memungkinkan
karyawan untuk membuat salinan atau mencetak dokumen secara otomatis.
7. Sistem Manajemen Proyek: Sistem manajemen proyek seperti Trello atau
Asana dapat mengotomatisasi tugas-tugas dalam proyek dan membantu
dalam mengorganisasi jadwal proyek dan tugas-tugas terkait.

18
Beberapa fitur yang tersedia dalam office automation antara lain:

1. Pengolahan data: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengolah data

seperti penginputan data, penyimpanan, manipulasi, dan analisis data.
Contohnya adalah Microsoft Excel, Google Sheets, dan program pengolah kata
seperti Microsoft Word.
2. Kolaborasi: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk berkolaborasi dan
berkomunikasi secara online, terutama saat bekerja dari jarak jauh. Contohnya
adalah aplikasi perpesanan instan seperti Microsoft Teams, Slack, atau Skype.
3. Pengelolaan tugas: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat daftar
tugas, mengatur jadwal, mengatur rapat atau pertemuan, dan membagikan
informasi dengan mudah. Contohnya adalah aplikasi seperti Asana, Trello, dan
Google Calendar.
4. Manajemen dokumen: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengelola dan
menyimpan dokumen secara digital, sehingga memudahkan akses dan berbagi
dengan pengguna lain. Contohnya adalah Google Drive, OneDrive, dan
Dropbox.
5. Automatisasi tugas: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengotomatisasi
tugas-tugas seperti pengolahan data, pengaturan jadwal, atau pengiriman
email. Contohnya adalah menggunakan macro di Microsoft Excel atau
automatisasi tugas menggunakan Zapier.
6. Analisis data: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menganalisis data
secara lebih mendalam dan membuat laporan dengan mudah. Contohnya
adalah menggunakan pivot table di Microsoft Excel atau membuat laporan di
Google Data Studio.
7. Keamanan data: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengamankan data
dengan enkripsi dan proteksi password. Contohnya adalah menggunakan
aplikasi penyimpanan data yang aman dan fitur keamanan pada perangkat
lunak pengolah kata.

Dengan fitur-fitur tersebut, office automation dapat membantu memudahkan

tugas-tugas kantor, meningkatkan produktivitas, dan mempercepat proses bisnis.
contoh penggunaan office automation

19
Berikut adalah beberapa contoh penggunaan office automation dalam lingkungan
bisnis dan organisasi:

1. Penggunaan Microsoft Office: Microsoft Office termasuk salah satu paket

perangkat lunak yang paling umum digunakan dalam lingkungan bisnis dan
organisasi. Software ini mencakup aplikasi pengolah kata, pengolah
presentasi, pengolah spreadsheet, dan email. Penggunaan Microsoft Office
memudahkan karyawan dalam membuat dokumen, presentasi, dan pengiriman
email secara cepat dan mudah.
2. Penggunaan aplikasi perpesanan instan: Aplikasi perpesanan instan seperti
Microsoft Teams, Slack, atau Skype memungkinkan karyawan untuk
berkomunikasi secara online dalam waktu nyata, baik dalam bentuk pesan
teks, suara, maupun video. Dengan fitur ini, karyawan dapat dengan mudah
berkolaborasi dan berkomunikasi, bahkan jika mereka berada di lokasi yang
berbeda.
3. Penggunaan aplikasi pengelolaan tugas: Aplikasi pengelolaan tugas seperti
Asana, Trello, dan Google Calendar memungkinkan karyawan untuk membuat
daftar tugas, mengatur jadwal, dan membagikan informasi dengan mudah.
Dengan fitur ini, karyawan dapat mengatur jadwal dengan lebih efisien dan
memastikan tugas-tugas dapat dikerjakan sesuai dengan prioritas.
4. Penggunaan aplikasi manajemen dokumen: Aplikasi manajemen dokumen
seperti Google Drive, OneDrive, dan Dropbox memudahkan karyawan dalam
mengelola dan menyimpan dokumen secara digital, sehingga memudahkan
akses dan berbagi dengan pengguna lain. Dengan fitur ini, karyawan dapat
mempercepat proses kerja dan meningkatkan kolaborasi dengan rekan kerja
atau klien.
5. Automatisasi tugas: Penggunaan makro di Microsoft Excel atau aplikasi seperti
Zapier memungkinkan karyawan untuk mengotomatisasi tugas-tugas seperti
pengolahan data, pengaturan jadwal, atau pengiriman email. Dengan fitur ini,
karyawan dapat menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas kerja.
6. Analisis data: Penggunaan pivot table di Microsoft Excel atau aplikasi seperti
Google Data Studio memungkinkan karyawan untuk menganalisis data secara
lebih mendalam dan membuat laporan dengan mudah. Dengan fitur ini,

20
 karyawan dapat mengambil keputusan bisnis yang lebih baik berdasarkan data
yang akurat.

Dengan penggunaan office automation, bisnis dan organisasi dapat meningkatkan

efektivitas dan efisiensi pekerjaan, meningkatkan produktivitas karyawan, dan
menghemat biaya operasional, sehingga membantu mencapai tujuan bisnis yang
lebih besar.

C. Urgensi Office Automation

Penggunaan office automation memiliki urgensi yang penting dalam lingkungan

bisnis dan organisasi, di antaranya:

1. Meningkatkan efisiensi kerja: Dengan adanya penggunaan office automation,

tugas-tugas yang biasanya dilakukan secara manual dapat dilakukan secara
otomatis, sehingga mempercepat proses kerja dan menghemat waktu.
2. Meningkatkan akurasi dan kualitas pekerjaan: Office automation
memungkinkan untuk menghindari kesalahan manusia yang mungkin terjadi
saat melakukan tugas secara manual, sehingga meningkatkan akurasi dan
kualitas pekerjaan.
3. Meningkatkan produktivitas: Dengan menggunakan office automation,
karyawan dapat melakukan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih
sedikit, karena mereka dapat menyelesaikan tugas-tugas yang biasanya
memakan waktu lebih cepat.
4. Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi: Office automation memungkinkan
karyawan untuk berkolaborasi dengan lebih mudah dan efektif, dan
berkomunikasi dengan rekan kerja atau klien dari jarak jauh.
5. Meningkatkan penghematan biaya: Dengan menggunakan office automation,
biaya operasional dapat dikurangi, karena karyawan dapat menyelesaikan
tugas dengan lebih cepat dan efektif, sehingga mengurangi biaya yang harus
dikeluarkan.
6. Meningkatkan keamanan data: Office automation dapat membantu dalam
mengamankan data yang penting, seperti dokumen-dokumen bisnis, dengan
menyediakan fitur keamanan dan enkripsi data.

21
 Dengan urgensi penggunaan office automation di atas, bisnis dan organisasi dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan, meningkatkan produktivitas
karyawan, dan menghemat biaya operasional, sehingga membantu mencapai
tujuan bisnis yang lebih besar.

D. Office automation Kemendikbudristek

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi (Kemendikbudristek)

telah mengembangkan berbagai aplikasi untuk mempercepat pelaksanaan tugas
pekerjaan. Unit-unit Utama di Kemendikbudristek seperti Ditjen GTK, DItjen
Pendidikan Tinggi, Ditjen Pendidikan Vokasi, Ditjen PAUD Dikdas dan Dikmen,
Ditjen Kebudayaan, Badan Bahasa, Badan Standar Kurikulum dan Asesmen
Pendidikan, Inspektorat Jenderal, serta Sekretariat Jenderal beserta Biro dan
Pusat dibawahnya mengembangkan berbagai platform sesuai kebutuhan masing-
masing.
Beberapa contoh aplikasi / platform yang termasuk otomatisasi perkantoran dan
digunakan di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan
Teknologi adalah sebagai berikut.

Monitoring Laporan Keuangan Kemendikbud SPASIKITA – Biro Perencanaan

Biro Keuangan Kemendikbudristek

SINDE – Sistem Informasi Naskah Dinas http://skp.sdm.kemdikbud.go.id/

Elektronik platform e-SKP

22
 https://anbk.kemdikbud.go.id/ https://satudikti.id/
aplikasi Asesmen Nasional Berbasis Komputer Satu platform terintegrasi untuk mendukung
berbagai layanan pada Perguruan Tinggi.

https://silemkerma.kemdikbud.go.id/ https://dapobud.kemdikbud.go.id/
Sistem Informasi Pengembangan Kelembagaan DAPOBUD adalah bagian dari Sistem
Perguruan Tinggi Pendataan Kebudayaan Terpadu yang
Direktorat Kelembagaan Dan Sumber Daya merupakan amanat Undang-Undang Nomor
Pendidikan Tinggi Vokasi 5 Tahun 2017 tentang Pemajuan
Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi Kebudayaan.

Masih banyak aplikasi / platform yang dibuat, dikembangkan dan dipergunakan di

lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi sebagai
perwujudan office automation.

E. Rangkuman

1. Otomatisasi Perkantoran atau Office Automation adalah penggunaan teknologi

dan perangkat lunak komputer untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas
dalam lingkungan kantor, atau untuk mempercepat, mengotomatisasi, dan
mempermudah tugas-tugas kantor.
2. Kemendikbudristek telah mengembangkan berbagai aplikasi yang dapat
dimasukkan dalam kategori otomatisasi perkantoran atau office automation.
Berbagai aplikasi ini menjadi bagian penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis
Elektronik (SPBE).
3. Beberapa contoh aplikasi SPBE di Kemendikbudristek adalah Sistem naskah
Dinas Elektronik (SINDE) untuk pengelolaan surat menyurat. SKP untuk
pengelolaan kinerja bagi pegawai Kemendikbudristek.

23
F. Latihan

1. Tujuan utama dari otomatisasi perkantoran (office automation) adalah ….

(a) Mempercepat proses bisnis dan mengurangi kerja manual
(b) Agar setiap pegawai mau belajar setiap aplikasi perkantoran
(c) Memanfaatkan berbagai perangkat teknologi untuk dipelajari
(d) Melakukan berbagai teknologi terbaru untuk perkantoran
(e) Mempelajari sebanyak mungkin perangkat lunak untuk dikuasai
2. Yang tergolong dalam fitur pengolahan data dalam office automation adalah….
(a) Google mail
(b) Google scholar
(c) Microsoft Excell
(d) Microsoft PowerPoint
(e) Microsoft Teams
3. Aplikasi penerapan otomatisasi perkantoran untuk persuratan di
Kemendikbudristek adalah….
(a) SIRENBAJA
(b) SIM Persuratan
(c) SINDE
(d) SIMSURAT
(e) SATUSURAT
4. Platform untuk pengusulan pengembangan kompetensi bagi SDM di
Kemendikbudristek adalah….
(a) idp.kemdikbud.go.id
(b) hcdp.kemdikbud.go.id
(c) sdm.kemdikbud.go.id
(d) skp.kemdikbud.go.id
(e) spk.kemdikbud.go.id
5. Fitur yang memungkinkan pengguna untuk mengelola dan menyajikan data
secara lebih mendalam dan membuat laporan dengan mudah dalam
otomatisasi perkantoran disebut ….
(a) Automatisasi tugas
(b) Analisis data

24
 (c) Manajemen dokumen
(d) Pengelolaan tugas
(e) Kolaborasi tugas

G. Tindak Lanjut

Bandingkan jawaban Anda dengan Kunci Jawaban yang terdapat di dalam modul
ini. Kemudian gunakanlah rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat
pencapaian Anda terkait materi Model-model Pembelajaran.
Tingkat Penguasaan:

• Jika semua soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Sangat Baik
• Jika hanya empat soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Baik
• Jika hanya tiga soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Sedang
• Jika hanya dua soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Kurang
• Jika hanya satu atau tidak ada soal yang terjawab dengan benar,
pencapaian Sangat Kurang.

Apabila pencapaian Anda masih sedang, kurang atau sangat kurang, sebaiknya
pelajari kembali materi yang belum Anda kuasai.

25
 BAB IV URGENSI DAN PENGGUNAAN COLLABORATION TOOLS

A. Indikator Hasil belajar

Setelah mengikuti pembelajaran materi ini, peserta diharapkan dapat

mempraktikkan penggunaan collaboration tools.

B. Collaboration Tools

Gambar 4.1. Berbagai tools untuk komunikasi dan kolaborasi di ruang digital

Apakah sudah mengetahui berbagai tools serta manfaat masing-masing tools di

atas? Cobalah mengelompokkan tools tersebut ke fungsinya masing-masing ke
tabel berikut ini, sebagaimana contoh pada isian nomor 1.
No. Nama Aplikasi Kategori Fungsi
1 Zoom Video konferensi Komunikasi dan
kolaborasi
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

26
 No. Nama Aplikasi Kategori Fungsi
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

C. Praktik Komunikasi dan Kolaborasi Daring

Setelah memahami beberapa collaboration tools, dan sebelum berlatih untuk

menggunakannya, silakan lakukan dulu beberapa instruksi berikut.

1. masuk ke tautan: https://s.id/1CJeK

2. ketikkan nama dan unit organisasi anda di tautan tersebut
3. perhatikan berapa nama yang sudah ada di tautan tersebut.

Langkah-langkah di atas adalah contoh penggunaan tools untuk kerja kolaboratif.

Secara umum, skema kolaborasi di ruang digital dengan menggunakan berbagai
aplikasi digambarkan sebagai berikut.

27
Dari gambar di atas, diketahui bahwa secara umum tahapan untuk bekerja
kolaboratif sangat sederhana. Berikut ini adalah langkah-langkah membuat file dan
berbagi bersama di platform / aplikasi untuk bekerja kolaboratif.
Berikut ini adalah langkah-langkah umum membuat file dan bekerja sama di
platform online:

1. Buat akun di platform online seperti Google Drive, Dropbox, atau OneDrive.
2. Pilih jenis file yang ingin dibuat seperti dokumen, presentasi, atau lembar
kerja.
3. Mulai membuat file baru dengan menambahkan teks, gambar, atau elemen
desain lainnya.
4. Setelah selesai membuat file, simpan file tersebut di folder yang tepat agar
mudah ditemukan.
5. Jika ingin bekerja sama dengan orang lain pada file yang sama, Anda bisa
membagikan file tersebut dengan cara klik tombol "Share" dan
memasukkan alamat email mereka.
6. Anda bisa mengatur hak akses seperti "View only" atau "Can edit" sesuai
dengan kebutuhan.
7. Jika ingin bekerja sama secara real time, Anda bisa menggunakan fitur
kolaborasi yang tersedia di platform tersebut.
8. Di dalam fitur kolaborasi, Anda bisa memberikan akses kepada orang lain
untuk melihat dan mengedit file bersama-sama secara real time.
9. Anda juga bisa memberikan komentar di dalam file sehingga anggota tim
lain dapat melihat komentar dan memberikan tanggapan atau saran.

28
 10. Setelah selesai bekerja, jangan lupa untuk menyimpan perubahan dan
memastikan file terbarukan di server platform online tersebut.

Pada bagian ini, anda bisa mempraktikkan Langkah-langkah penggunaan platform

untuk komunikasi dan kolaborasi di ruang digital.

1. Google Docs

Google Docs adalah salah satu platform dari Google yang dapat digunakan
bekerja kolaboratif di ruang digital. Sebagai salah satu platform pengolah kata,
google docs memiliki kelebihan karena pengoperasiannya yang relatif mudah.
Silahkan cermati video tentang google docs dan sekilas penggunannya pada
tautan berikut ini.

Sumber:
https://drive.google.com/drive/folders/1FJsrLgTnovidKg7_64vNNUm1cxOASU31

Setelah mencermati video di atas, sekarang cobalah gunakan google docs,

buat sebuah dokumen kemudian bagikan ke rekan kerja anda, berlatihlah
bekerja kolaborasi mennyusun dokumen tersebut. Masukkan juga tautan/link
google docs yang sudah anda buat pada tautan: https://s.id/1DrZd

Sebagai penguatan Latihan di atas, berikut adalah tahapan untuk membuat

dan berbagi file di Google Docs:

29
1. Buka Google Drive Buka Google Drive dengan masuk ke akun Google
Anda. Jika belum memiliki akun Google, buat akun terlebih dahulu.
2. Buat Dokumen Baru Klik tombol "Buat" di pojok kiri atas layar dan pilih
"Google Docs" untuk membuat dokumen baru.
3. Tulis dan Edit Dokumen Mulailah mengetik dan mengedit dokumen sesuai
kebutuhan Anda. Google Docs menyediakan berbagai fitur untuk
memformat dokumen, seperti gaya teks, warna, tabel, gambar, dan banyak
lagi.
4. Simpan Dokumen Saat Anda mengetik, Google Docs secara otomatis
menyimpan perubahan yang telah dilakukan ke akun Anda. Anda juga
dapat menyimpan dokumen dengan cara manual dengan mengklik "File"
dan memilih "Simpan" atau dengan menekan tombol Ctrl + S pada
keyboard.
5. Berbagi Dokumen Untuk berbagi dokumen dengan orang lain, klik tombol
"Bagikan" di pojok kanan atas layar. Anda juga dapat memberikan tautan
kepada orang lain untuk mengakses dokumen Anda. Anda dapat memilih
apakah tautan tersebut dapat diakses oleh semua orang atau hanya oleh
orang yang memiliki tautan, dan juga dapat mengirim tautan ke dokumen
melalui email atau pesan instan. Untuk melakukannya, klik tombol
"Bagikan" di pojok kanan atas layar, kemudian pilih "Dapatkan Tautan" dan
pilih pengaturan yang sesuai
6. Kelola Izin Bagi Dokumen Anda juga dapat mengatur izin dokumen Anda
untuk mengontrol akses dan apa yang orang lain dapat lakukan dengan
dokumen Anda. Misalnya, Anda dapat memutuskan apakah seseorang
hanya dapat melihat dokumen atau juga dapat mengeditnya.
7. Revisi Dokumen Google Docs memiliki fitur revisi yang memungkinkan
pengguna untuk melacak perubahan yang telah dilakukan ke dokumen dari
waktu ke waktu. Anda dapat mengakses revisi dengan mengklik "File" dan
memilih "Revisi Dokumen".
8. Membuat salinan dokumen Anda dapat membuat salinan dokumen dan
memberikannya kepada orang lain untuk diperiksa atau diedit. Untuk
melakukannya, buka dokumen yang ingin Anda salin, klik "File" di pojok kiri
atas layar, kemudian pilih "Salin".

30
 9. Memberikan komentar pada dokumen Anda dapat memberikan komentar
pada dokumen untuk berdiskusi dengan orang lain tentang konten dokumen
atau perubahan yang perlu dilakukan. Untuk melakukannya, sorot teks di
dokumen yang ingin Anda berikan komentar, kemudian klik tombol
"Tambahkan Komentar" yang muncul.

Dengan perintah berbagi dokumen di Google Docs, Anda dapat dengan mudah
berkolaborasi dengan orang lain dan memungkinkan mereka untuk mengakses,
menyunting, atau memberikan masukan pada dokumen yang Anda buat.

2. Canva
Canva adalah sebuah platform desain grafis yang memungkinkan pengguna
untuk membuat berbagai jenis desain seperti poster, spanduk, brosur, kartu
ucapan, media sosial, presentasi, dan lain-lain secara mudah dan cepat.
Platform ini dilengkapi dengan berbagai fitur dan template yang siap pakai,
sehingga pengguna dapat membuat desain profesional bahkan jika mereka
tidak memiliki pengalaman dalam desain grafis. Selain itu, Canva juga
menyediakan ribuan gambar, ikon, font, dan elemen desain lainnya yang dapat
diakses secara gratis atau dengan berlangganan premium. Canva tersedia
dalam versi desktop maupun aplikasi mobile, sehingga pengguna dapat
mengakses platform ini dari mana saja dan kapan saja.
Langkah-langkah menggunakan platform canva untuk bekerja kolaboratif.

No. Tampilan
Keterangan
1. Buka browser dan masuk ke
canva.com
Sangat disarankan anda
memiliki akun di canva,
karena walaupun hanya
akun gratis tetap bisa
menggunakan berbagai
fasilitas dan dukungan
materi bagus.

31
No. Tampilan
Keterangan
Setelah masuk ke akun
2
canva anda, tampilannya
adalah seperti di samping ini.
Setelah masuk di bagian ini,
cobalah buat satu desain
untuk Latihan, misalkan buat
presentasi.

Ketika sudah memilih desain

3
presentasi, maka tampilan
layer canva adalah seperti di
sampaing ini. Dari sini, desai
presentasi bisa mulai dibuat
dari lembar kosong ataupun
menggunakan template
yang disediakan canva.
Pada contoh dalam materi
4
ini, dicoba menggunakan
template yang dapat dilihat
pada menu Templates.

Contoh Template yang

5
digunakan sebagaimana
tampil di gambar samping
ini.

Langkah penting sebelum

6
berbagi dokumen adalah
memberi nama file, sehingga
memudahkan orang yang
bergabung mengenali file
yang akan dikerjakan
Bersama.

Dalam Latihan ini, setelah

7
memberi nama file, maka file
bisa dibagi.
Sebelum membagi file,
anada harus memutuskan
apakah dibagi ke semua
orang atau hanya
mengundang orang tertentu.

32
No. Tampilan
Keterangan
Jika mengundang orang
8
tertentu untuk mengedit,
maka bisa mengundang
dengan mengirim email
pada yang bersangkutan.

Kalau ingin mengundang

9
secara terbuka (siapapun
yang diberi tautan bisa
mengakses file, maka pilih
(klik) anyone with the link,
kemudian tentukan kategori
pada collaboration link. Pilih
Can View, jika diinginkan
peserta hanya bisa melihat,
pilih Can comment jika
diinginkan mereka bisa
memberikan komentar, atau
Can Edit, jika diinginkan
orang yang bergabung bisa
edit file. Kemudian ikuti
dengan klik pada tombol
Copy Link.

10

Tautan atau link yang sudah

11
digandakan (copied) maka,
tautan tersebut bisa dikirim
via email ataupun
menggunakan pesan instan
misalkan menggunakan
Whatsapp.

Orang lain yang

12
mendapatkan tautan / link,
dapat bergabung untuk
mengedit file tersebut
sebagaimana dalam contoh
gambar disamping ini.

33
 No. Tampilan
Keterangan
13

14

Contoh hasil tampilan kerja

15
kolaboratif menggunakan
canva adalah sebagaimana
gambar di samping ini.
File Latihan kerja kolaboratif
ini dapat digunakan
Bersama sehingga
pemahaman anda tentang
penggunaan canva semakin
bertambah.

Sekarang untuk Latihan, anda dapat mencoba bergabung dan merubah isi file
canva di atas dengan masuk ke tautan : https://s.id/1D2ld Anda boleh
menambah halaman jika diperlukan.
Latihan selanjutnya silahkan anda menyiapkan satu file presentasi di canva,
kemudian bagi file tersebut dengan copy link dan minta kepada beberapa
teman anda untuk bekerja Bersama di file tersebut.

Masih banyak aplikasi atau platform yang dapat digunakan kerja kolaboratif,
seperti Miro yang dapat digunakan untuk menggambar dan menulis ide secara
visual dalam bentuk papan tulis digital yang besar. Miro memungkinkan ide-ide
yang kompleks atau abstrak untuk direpresentasikan dalam format yang
mudah dipahami oleh tim.
Bahkan aplikasi dalam paket Microsoft Office yang sangat kita kenal dan paling
banyak digunakan seperti MS Word, MS Excell, MS PowerPoint sudah
menyediakan fasilitas untuk bekerja bersamaan melalui share dokumen.

34
 Terutama Office 365 yang memungkinkan untuk penggunaan bekerja dimana
saja dan mudah untuk berkolaborasi.

Pada tampilan Office 365 di atas, terlihat bahwa ada enam lembar kerja yang
dapat digunakan dan dioptimalkan untuk percepatan pekerjaan, termasuk di
dalamnya bekerja secara kolaboratif.

D. Etika Berkolaborasi Daring

Etika yang harus dipatuhi ketika berbagi file saat bekerja bersama secara online
Berikut adalah beberapa etika yang harus dipatuhi ketika berbagi file saat bekerja
bersama secara online:

1. Gunakan nama file yang jelas. Berikan nama file yang jelas dan deskriptif
sehingga mudah untuk mengenali file dan membedakannya dari file yang lain.
2. Tetap terorganisir. Pastikan file Anda terorganisir dengan baik dalam folder
yang tepat sehingga mudah untuk menemukannya kembali di kemudian hari.
Gunakan sistem penomoran atau kategori untuk membantu memisahkan file
yang berbeda.
3. Gunakan format yang tepat. Pastikan bahwa file yang dibagikan
menggunakan format yang tepat dan kompatibel dengan aplikasi yang
digunakan oleh orang lain. Jika memungkinkan, gunakan format file yang
universal seperti PDF.

35
 4. Gunakan layanan berbagi file yang aman. Pastikan Anda menggunakan
layanan berbagi file yang aman dan terpercaya untuk menghindari risiko
keamanan dan privasi.
5. Berikan izin yang sesuai. Pastikan Anda memberikan izin yang sesuai ketika
berbagi file. Jangan memberikan akses atau izin lebih kepada seseorang yang
tidak membutuhkan akses ke file tersebut.
6. Tetap berkomunikasi. Komunikasikan dengan tim Anda tentang file yang
dibagikan dan bagaimana mereka dapat mengakses dan menggunakan file
tersebut dengan tepat.
7. Periksa ulang sebelum membagikan. Pastikan Anda memeriksa file secara
menyeluruh sebelum membagikannya. Pastikan file tersebut tidak
mengandung kesalahan atau informasi yang tidak seharusnya dibagikan
dengan orang lain.

Dengan mengikuti etika ini, Anda dapat memastikan bahwa file yang dibagikan
dengan orang lain terorganisir dengan baik, aman, dan mudah diakses oleh semua
anggota tim.

E. Rangkuman

1. secara umum collaboration tools dikelompokkan kedalam beberapa kelompok

yaitu: video konferensi; surat elektronik;
2. Secara umum tahapan bekerja kolaboratif dalam ruang digital adalah:
membuat akun bila belum memiliki akun, membuat file, member nama file,
bekerja dan berbagi file.
3. beberapa etika yang perlu dipatuhi ketika berbagi file untuk bekerja kolaboratif
adalah: gunakan nama file yang jelas; tetap bekerja secara terorganisasi;
gunakan format yang tepat sesuai tujuan dan kebutuhan kerja; gunakan
layanan berbagi file yang aman; berikan izin yang sesuai dengan tujuan dan
kebutuhan; tetaplah berkomunikasi tentang file yang sedang dikerjakan serta
lakukan periksa ulang file sebelum anda membagikannya.

F. Latihan

1. Yang termasuk dalam kelompok surat elektronik adalah:

36
 (a) Google docs
(b) Google drive
(c) Google mail
(d) Google slide
(e) Google worksheet
2. Yang termasuk dalam kelompok virtual meeting tools adalah:
(a) Google class
(b) Google drive
(c) Google mail
(d) Google meet
(e) Google scholar
3. Perintah dasar untuk berbagi file/dokumen pada aplikasi collaboration tools
adalah..
(a) Insert
(b) Design
(c) Layout
(d) Review
(e) share
4. salah satu fungsi utama canva.com adalah untuk membuat….
(a) Bahan presentasi
(b) Laporan keuangan
(c) Laporan analisis data
(d) Naskah akademik
(e) Proposal kegiatan
5. Fungsi berikut terdapat dalam fasilitas berbagi (share) di canva ….
(a) Can transfer
(b) Can comment
(c) can delete
(d) can export
(e) can print

37
G. Tindak Lanjut

Bandingkan jawaban Anda dengan Kunci Jawaban yang terdapat di dalam modul
ini. Kemudian gunakanlah rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat
pencapaian Anda terkait materi Model-model Pembelajaran.
Tingkat Penguasaan:

• Jika semua soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Sangat Baik
• Jika hanya empat soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Baik
• Jika hanya tiga soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Sedang
• Jika hanya dua soal yang terjawab dengan benar, pencapaian Kurang
• Jika hanya satu atau tidak ada soal yang terjawab dengan benar,
pencapaian Sangat Kurang.

Apabila pencapaian Anda masih sedang, kurang atau sangat kurang, sebaiknya
pelajari kembali materi yang belum Anda kuasai.

38
Kunci Jawaban
BAB II

1. (d)
2. (b)
3. (c)
4. (a)
5. (d)

BAB III

1. (a)
2. (c)
3. (c)
4. (b)
5. (b)

BAB IV

1. (c)
2. (d)
3. (e)
4. (a)
5. (b)

39
40