Modul Ajar

Modul Ajar
Mata Pelajaran : Perhotelan
Fase :F
Judul : Menyediakan Layanan Akomodasi Reception

Pengarah:
Direktur Jenderal Pendidikan Vokasi
Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
Kiki Yuliati
Penanggung Jawab:
Direktur Sekolah Menengah Kejuruan
Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi
Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
Wardani Sugiyanto

Penulis:
Eries Setyorini (SMKN 1 Amlapura)

Pengarah Materi:
Mochamad Widiyanto (Direktorat SMK)
Yogi Anggraena (Pusat Kurikulum dan Pembelajaran)
Eskawati Musyarofah Bunyamin (Pusat Kurikulum dan Pembelajaran)
Widi Agustin (Konsultan Kurikulum)
Mansyur Syah (Konsultan Kurikulum)
Sugiarta (Task Force SMK)
Luh Nusari (SMKN 2 Singaraja)
Arif Jauhari (SMK Raden Umar Said Kudus)
Laila Nasyaliyah (Direktorat SMK)
Defita Esfira Emeralda (Direktorat SMK)
Emilea Yavanica (Direktorat SMK)
Heri Purnomo (Direktorat SMK)

Ilustrator Cover:
Muhammad Falaq
Gilang Gerrialga

MODUL AJAR
MODUL AJAR

Judul modul/Topik : Layanan Akomodasi Reception

Identitas Modul :

1. Nama Penyusun : Eries Setyorini, S.Pd.M.Pd

2. Program/Konsentrasi Keahlian : Perhotelan

3. Fase/Kelas/Semester : F/ XI/ III

4. Alokasi Waktu : 18 jam / minggu

5. Jumlah Pertemuan : 4 x 6 JP x 45 menit

6. Tujuan Pembelajaran :
1.3 Mengaplikasikan layanan akomodasi reception dan menyajikan informasi, fasilitas serta
pelayanan hotel.
Link ATP:
https://drive.google.com/drive/folders/1ZEcMPdeDqSvDWI4ODVh6UBn7Pip1qgEX

INDIKATOR/ KRITERIA KEBERHASILAN

1.3.1 Peserta didik mampu menguraikan pengertian reception
1.3.2 Peserta didik mampu menguraikan tugas dan tanggung jawab reception
1.3.3 Peserta didik mampu menyebutkan perlengkapan dan formulir di reception
1.3.4 Peserta didik mampu menjelaskan jenis jenis kamar di hotel
1.3.5 Peserta didik mampu menjelaskan tentang harga kamar di hotel
1.3.6 Peserta didik mampu menjelaskan istilah-istilah yang digunakan di reception
1.3.7 Peserta didik mampu menangani kedatangan tamu Individu secara langsung (walk in)
1.3.8 Peserta didik mampu menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran tamu untuk
tamu walk in guest
1.3.9 Peserta didik mampu menangani kedatangan tamu melalui reservation
1.3.10 Peserta didik mampu menyiapkan dan mengisi format-format yang diperlukan dalam
 menerima tamu dengan reservation

RENCANA ASESMEN

Instrumen Asesmen
No. Indikator/Kriteria
Awal Proses Akhir/Sumatif

1 1.3.1 Peserta didik mampu menguraikan Tes Cheklist Tes tulis

pengertian reception Tulis Observasi
1.3.2 Peserta didik mampu menguraikan
tugas dan tanggungungjawab
reception
1.3.3 Peserta didik mampu menyebutkan
perlengkapan dan formulir di reception
1.3.4 Peserta didik mampu menjelaskan jenis
jenis kamar di hotel
1.3.5 Peserta didik mampu menjelaskan
tentang harga kamar di hotel
1.3.6 Peserta didik mampu menjelaskan
istilah-istilah yang digunakan di
reception

2 1.3.7 Peserta didik mampu Menangani Tes Cheklist Tes tulis

kedatangan tamu Individu secara Tulis Observasi
langsung (walk in)
1.3.8 Peserta didik mampu menyiapkan dan
mengisi format-format pendaftaran
tamu untuk tamu walk in guest

1.3.9 Peserta didik mampu menangani

3 kedatangan tamu melalui reservation Tes Cheklist Tes Tulis
1.3.10 Peserta didik mampu menyiapkan dan Tulis Observasi
mengisi format-format yang diperlukan
dalam menerima tamu dengan
reservation

*) Sesuaikan dengan Indikator dan instrument tes yang di

 TOPIK 1

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB RECEPTION

INDIKATOR
1.1 Peserta didik mampu menguraikan pengertian reception
1.2 Peserta didik mampu menguraikan tugas dan tanggung jawab reception
1.3 Peserta didik mampu menyebutkan perlengkapan dan formulir di reception
1.4 Peserta didik mampu menjelaskan jenis-jenis kamar di hotel
judul
1.5 Peserta didik mampu menjelaskan tentang harga kamar di hotel
1.6 Peserta didik mampu menjelaskan istilah-istilah yang digunakan di reception

LANGKAH PEMBELAJARAN

• Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai pembelajaran
• Melakukan pengkondisian peserta didik
• Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
• Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
• Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
• Melakukan asesmen awal / Pre test.
Setelah melakukan asesmen awal tentang reception maka peserta didik
dikelompokkan dalam 3 kelompok apabila :
• Peserta didik tidak bisa menjawab sama sekali maka dimasukkan dalam kelompok belum
siap
• Peserta didik yang menjawab sepatuh dari soal benar maka di kelompokkan dalam
kelompok siap
• Peserta didik yang bisa menjawab semua soal maka di masukkan ke dalam kelompok
menguasai

Pengelompokan peserta didik

Belum siap Siap Menguasai
Peserta didik sudah
Peserta didik belum menguasai menguasai prasyarat Peserta didik sudah
prasyarat yang diperlukan untuk yang diperlukan untuk menguasai topik
mempelajari topik mempelajari topik

Pembelajaran berdiferensiasi: Langkah pembelajaran disusun untuk masing-

masing kelompok sesuai kemampuan peserta didik.

Diferensiasi strategi

Langkah pembelajaran
Kelompok siap Kelompok
Kelompok belum siap menguasai
Diberi pembelajaran materi Pembelajaran sesuai Peserta didik yang
prasyarat misalnya melalui rencana sudah menguasai
penugasan, diteruskan materi topik dapat diberi tugas:
yang akan diajarkan. Menjadi tutor sebaya,
atau
Mengerjakan tugas
pengayaan

• Peserta didik dalam kelompok belum siap di beri materi dengan memberikan bahan
tayangan tentang reception di Hotel
• Peserta didik melihat bahan tayang yang disajikan oleh Guru.,
• Peserta didik secara berkelempok berdiskusi tentang pengertian reception, tugas dan
tanggung jawab reception, perlengkapan dan formulir, jenis-jenis kamar dihotel, harga kamar
di hotel dan istileh istilah di reception.
 • Guru menugaskan peserta didik untuk mengidentifikasikan tentang pengertian reception,
tugas dan tanggung jawab reception, perlengkapan dan formulir, jenis-jenis kamar dihotel,
harga kamar di hotel dan istileh istilah di reception hasil diskusi dan buku.
• Peserta didik mendiskusikan pengertian reception, tugas dan tanggung jawab reception,
perlengkapan dan formulir, jenis-jenis kamar dihotel, harga kamar di hotel dan istilah istilah
di reception.
.
• Peserta didik dalam kelompok siap di berikan materi tentang formulir -formulir di reception
• Guru meminta peserta didik untuk mengisi lembar kerja yg sudah di sediakan oleh guru
tentang formulir-formulir di reception
• Peserta didik mengisi lembar kerja yg sudah di sedikan oleh guru tentang formulir- formulir
di reception
• Guru menugaskan peserta didik merumuskan kesimpulan tentang formulir -formulir di
reception
• Peserta didik merumuskan kesimpulan tentang formulir-formulir di reception

• Peserta didik dalam kelompok menguasai di berikan tugas sebagai

tutor sebaya dalam pengisian lembar kerja tentang formulir formulir di reception
Secara bersama-sama peserta didik diminta untuk menyimpulkan tentang :
▪ Pengertian reception
▪ Tugas dan tanggungung jawab reception
▪ Formulir- formulir dan perlengkapan di reception
▪ Jenis- jenis kamar di hotel
▪ Harga kamar di hotel
▪ Istilah-istilah yang digunakan di reception
• Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil pembelajaran.
• Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh peserta didik secara individu untuk
mengerjakannya.
• Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan pada peserta didik
untuk mempelajari materi berikutnya.
• Guru menyuruh satu peserta didik untuk memimpin doa penutup.

ASESMEN

Asesmen Awal

No Pertanyaan

1. Apa yang kamu ketahui tentang reception?

2. Sebutkan tugas dan tanggung jawab reception!

3. Sebutkan jenis jenis formulir di seksi reception!

4. Sebutkan jenis jenis kamar di hotel!

5. Jelas dengan singkat prosedur menerima tamu chek in!

Assesmen proses
Tugas 1
Peserta didik di tugaskan untuk mendiskusikan dan mempresentasikan tentang:
1. Tanggung jawab seorang reception
2. Jenis- jenis kamar yang tersedia di hotel
3. Jenis-jenis harga kamar di hotel
4. Sebutkan istilah-istilah yang di gunakan di reception
5. Sebutkan perlengkapan yang di gunakan di seksi reception
 LEMBAR OBSERVASI PESERTA DIDIK

No Nama Peserta Didik Ketercapaian

Belum Siap Sudah siap

siap

Keterangan Indikator ketercapaian :

1. Peserta didik tidak bisa menjawab sama sekali maka dimasukkan dalam kelompok
belum siap
2. Peserta didik yang menjawab seperoh dari soal benar maka di kelompokkan dalam
kelompok siap
3. Peserta didik yang bisa menjawab semua soal maka di masukkan ke dalam
kelompok menguasai

TINDAK LANJUT
Peserta didik dalam kelompok belum siap :
• Peserta didik di beri materi dengan memberikan bahan tayangan tentang reception di Hotel
• Peserta didik melihat bahan tayang yang disajikan oleh guru.,
• Peserta didik secara berkelempok berdiskusi tentang pengertian reception, tugas dan
tanggung jawab reception ,perlengkapan dan formulir , jenis- jenis kamar dihotel, harga
kamar di hotel dan istileh istilah di reception.
• Guru menugaskan peserta didik untuk mengidentifikasikan tentang pengertian reception,
tugas dan tanggung jawab reception ,perlengkapan dan formulir , jenis- jenis kamar dihotel,
harga kamar di hotel dan istileh istilah di reception hasil diskusi dan buku.
• Peserta didik mendiskusikan pengertian reception, tugas dan tanggung jawab reception
,perlengkapan dan formulir , jenis- jenis kamar dihotel, harga kamar di hotel dan istileh istilah
di reception.
.

Peserta didik dalam kelompok siap

 • Peserta didik di berikan materi tentang formulir -formulir di reception
• Guru meminta peserta didik untuk mengisi lembar kerja yg sudah di sediakan oleh guru
tentang formulir- formulir di reception
• Peserta didik mengisi lembar kerja yg sudah di sedikan oleh guru tentang formulir- formulir
di reception
• Guru menugaskan peserta didik merumuskan kesimpulan tentang formulir -formulir di
reception
• Peserta didik merumuskan kesimpulan tentang formulir - formulir di reception

Peserta didik dalam kelompok menguasai di berikan tugas sebagai

tutor sebaya dalam pengisian lembar kerja tentang formulir formulir di reception
Secara bersama-sama peserta didik diminta untuk menyimpulkan tentang :

▪ Pengertian reception
▪ Tugas dan tanggungung jawab reception
▪ Formulir- formulir dan perlengkapan di reception
▪ Jenis- jenis kamar di hotel
▪ Harga kamar di hotel
▪ istilah-istilah yang digunakan di reception

REFLEKSI

Pertanyaan refleksi untuk peserta didik:

• Bagaimana perasaan kalian setelah melaksanakan pembelajaran dengan materi

menyedikan layanan akomodasi reception

• Apakah manfaat yang kalian dapatkan dengan melaksanakan pembelajaran pada

menyediakan layanan akomodasi reception

Pertanyaan refleksi untuk guru:

• Apakah seluruh siswa dapat mengikuti kegiatan pembelajaran ini?

• Perbaikan apa yang diperlukan untuk pembelajaran berikutnya?

TOPIK 2

MENANGANI KEDATANGAN TAMU INDIVIDU SECARA LANGSUNG

INDIKATOR

1.3.7 Peserta didik mampu menangani kedatangan tamu Individu secara langsung (walk in)
1.3.8. Peserta didik mampu menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran tamu untuk tamu
walk in guest

LANGKAH PEMBELAJARAN
• Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memula
pembelajaran
• Melakukan pengkondisian peserta didik
• Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
• Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
 • Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
• Peserta didik dikelompokkan berdasarkan kesiapan dari pertemuan sebelumnya

Pembelajaran berdiferensiasi: langkah pembelajaran disusun untuk masing-masing kelompok

sesuai kemampuan siswa

Diferensiasi strategi

Langkah pembelajaran
Kelompok siap Kelompok
Kelompok belum siap menguasai
Pembelajaran sesuai
Diberi pembelajaran materi prasyarat rencana Peserta didik yang
misalnya melalui penugasan, sudah menguasai
diteruskan materi topik yang akan dapat diberi tugas:
diajarkan.
• Menjadi tutor
sebaya, atau
• Mengerjakan tugas
pengayaan

Peserta didik dalam kelompok belum siap di beri materi dengan memberikan bahan
tayangan tentang format format yang di gunakan di reception
• Peserta didik melihat bahan tayang yang disajikan oleh Guru.,
• Peserta didik secara berkelempok berdiskusi tentang format format yg di gunakan di reception

• Guru menugaskan peserta didik untuk mengidentifikasikan tentang format format yg di

gunakan di reseception hasil diskusi dan buku.
• peserta didik mendiskusikan tentang format format yg di gunakan di reception

Siswa dalam kelompok siap

• Peserta didik di berikan materi tentang menangani kedatangan tamu Individu secara langsung
(walk in) dan menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran tamu
• Guru meminta peserta didik untuk mempraktikkan tentang menangani kedatangan tamu
Individu secara langsung (walk in) dan menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran
tamu
• Peserta didik mengisi lembar kerja yg sudah di sedikan oleh guru tentang menangani
kedatangan tamu Individu secara langsung (walk in) dan menyiapkan dan mengisi format-
format pendaftaran tamu
• guru menugaskan peserta didik merumuskan kesimpulan tentang menangani kedatangan
tamu Individu secara langsung (walk in) dan menyiapkan dan mengisi format-format
pendaftaran tamu

Peserta didik merumuskan kesimpulan tentang menangani kedatangan tamu Individu secara
langsung (walk in) dan menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran tamu

• Guru menugaskan Peserta didik secara individu atau kelompok membuat laporan lisan atau
tertulis
Siswa didik dalam kelompok menguasai

Di berikan tugas sebagai tutor sebaya dalam pelaksanaan praktik menangani kedatangan tamu
Individu secara langsung (walk in) dan menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran tamu

• Secara bersama-sama Peserta didik diminta untuk menyimpulkan tentang menangani

kedatangan tamu Individu secara langsung (walk in) dan menyiapkan dan mengisi format-
format pendaftaran tamu
• Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil pembelajaran.
• Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
• Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan pada siswa untuk mempelajari
materi berikutnya.guru menyuruh satu peserta didik untuk memimpin doa penutup
ASESMEN

Asesmen proses
LEMBAR KERJA 1

1. Buatlah contoh percakapan penerimaan tamu tiba dengan pemesanan kamar (reservation).
2. Praktekkan dengan teman anda, percakapan tersebut pada saat-saat jam istirahat atau jam
kosong.
3. Siapkan format-format yang diperlukan.

Daftar Urutan Praktek

1. Greeting and welcoming the guest.

2. Asking about reservation
3. Asking how many room the guest need
4. Asking how long the guest will stay
5. Explaining about room facilities with the rate
6. Asking about the payment
7. Filling the registration card/form
8. Prepare the guest card, welcome drink voucher (if it possible), and the room
key.
9. Pleasing the guest to go to the room.
10. Finishing the other administration

LEMBAR OBSERVASI PRAKTIK

Nama Siswa : .....................................................................

Kelas : ........................................................................
Absen :
Judul : Menyediakan Layanan Akomodasi Reception
Tanggal /hari : .............................................................................

Pencapaian Kompetensi
Komponen/Sub Komponen Penilaian

Sudah
Belum
2 Siap mengua Keterangan
siap
sai

Persiapan Kerja

1.1. Persiapan diri (grooming)

1.2. Persiapan alat dan formulir

Rata-Rata Skor Komponen Persiapan :

Proses (Sistematika & Cara Kerja)

2.1. Menyiapkan kedatangan tamu

2.1.1 Menyiapkan dan memeriksa

peralatan yang diperlukan di area
reception.
 Pencapaian Kompetensi
Komponen/Sub Komponen Penilaian

Sudah
Belum
2 Siap mengua Keterangan
siap
sai

2.1.2 Memeriksa daftar kedatangan

tamu sebelum tamu tiba.
2.1.3 Kamar dialokasikan sesuai
dengan permintaan tamu dan
kebijakan perusahaan.
2.1.4 Kedatangan atau reservasi yang
tidak pasti ditindak lanjut sesuai
dengan prosedur perusahaan.
2.1.5 Daftar kedatangan disusun secara
akurat dan didistribusikan kepada
departemen yang terkait.
2.1.6 Menginformasikan tentang situasi
atau permintaan khusus tamu
kepada staf & departemen lain
yang terkait.
Skor Komponen Proses 1 :

2.2. Menyambut dan mendaftarkan

tamu
2.2.1 Tamu-tamu disambut dengan
hangat dan sopan.
2.2.2 Rincian reservasi dikonfirmasikan
dengan tamu.
2.2.3 Informasi dan saran tentang
fasilitas dan layanan ditawarkan
secara pro-aktif.
2.2.4 Prosedur pendaftaran bagi tamu
dengan dan tanpa reservasi diikuti
dan dilengkapi secara benar
dalam jangka waktu yang dapat
diterima dan sesuai dengan
persyaratan keamanan
perusahaan.
2.2.5 Prosedur akuntansi diikuti secara
benar.
2.2.6 Rincian yang berkaitan dengan
kunci kamar, surat tamu, pesan
dan fasilitas safety deposit
diterangkan secara jelas kepada
tamu.
2.2.7 Bila kamar tidak tersedia atau
terjadi kelebihan pemesanan,
prosedur perusahaan diikuti
secara benar dan
ketidaknyamanan tamu harus
diminimalkan.
2.2.8 Kedatangan tamu dimonitor dan
diperiksa sesuai dengan
kedatangan tamu yang
diharapkan dan melaporkan
apabila terdapat penyimpangan
sesuai dengan prosedur
perusahaan.
2.2.9 Waktu
 Pencapaian Kompetensi
Komponen/Sub Komponen Penilaian

Sudah
Belum
2 Siap mengua Keterangan
siap
sai

2.2.9 Nilai Akhir

REFLEKSI

Pertanyaan refleksi untuk peserta didik:

• Bagaimana perasaan kalian setelah melaksanakan pembelajaran dengan materi

menyedikan layanan akomodasi reception

• Apakah manfaat yang kalian dapatkan dengan melaksanakan pembelajaran pada

menyediakan layanan akomodasi reception

Pertanyaan refleksi untuk guru:

• Apakah seluruh siswa dapat mengikuti kegiatan pembelajaran ini?

• Perbaikan apa yang diperlukan untuk pembelajaran berikutnya?

TOPIK 3

MENERIMA KEDATANGAN TAMU MELALUI RESERVASI

INDIKATOR

1.3.8 Peserta didik mampu menangani kedatangan tamu melalui reservation

1.3.9 Peserta didik mampu menyiapkan dan mengisi format-format yang diperlukan dalam
menerima tamu dengan reservation

LANGKAH PEMBELAJARAN

• Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai pembelajaran
• Melakukan pengkondisian peserta didik
• Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
• Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
• Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
• Pembelajaran berdiferensiasi: langkah pembelajaran disusun untuk masing-
masing kelompok sesuai kemampuan peserta didik

Diferensiasi strategi
Langkah pembelajaran
Kelompok siap Kelompok
Kelompok belum siap menguasai
 Diberi pembelajaran materi prasyarat Pembelajaran sesuai Peserta didik yang
misalnya melalui penugasan, rencana sudah menguasai
diteruskan materi topik yang akan dapat diberi tugas:
diajarkan. Menjadi tutor sebaya,
atau
Mengerjakan tugas
pengayaan

•Peserta didik dalam kelompok belum siap di beri materi dengan memberikan bahan tayangan
tentang menangani kedatangan tamu Individu secara langsung (walk in) dan menyiapkan dan
mengisi format-format pendaftaran tamu
•Peserta didik melihat bahan tayang yang disajikan oleh Guru.,
•Peserta didik berkelompok berdiskusi tentang :
Prosedur menangani kedatangan tamu Individu secara langsung (walk in) dan
menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran tamu
•Guru menugaskan peserta didik untuk mengidentifikasikan tentang prosedur
menangani kedatangan tamu Individu secara langsung (walk in) dan menyiapkan
dan mengisi format-format pendaftaran tamu
•Peserta didik mendiskusikan tentang Prosedur menangani kedatangan tamu
Individu secara langsung (walk in) dan menyiapkan dan mengisi format-format
pendaftaran tamu

Peserta didik dalam kelompok siap di berikan materi tentang Prosedur

reservasi, memberi saran kepada orang lain tentang rincian reservasi dan
menerima dan memproses reservasi sesuai dengan SOP
• Guru meminta peserta didik untuk mengisi lembar kerja yg sudah di sediakan
oleh guru tentang Prosedur reservasi ,memberi saran kepada orang lain
tentang rincian reservasi dan menerima dan memproses reservasi
sesuai dengan SOP
• Peserta didik mengisi lembar kerja yg sudah di sedikan oleh guru tentang
Prosedur menangani kedatangan tamu Individu secara langsung (walk in) dan
menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran tamu
• Guru menugaskan peserta didik merumuskan kesimpulan tentang Prosedur
menangani kedatangan tamu Individu secara langsung (walk in) dan menyiapkan
dan mengisi format-format pendaftaran tamu
• Peserta didik merumuskan kesimpulan tentang Prosedur menangani kedatangan tamu
Individu secara langsung (walk in) dan menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran
tamu
• Guru menugaskan peserta didik secara individu atau kelompok membuat laporan lisan atau
tertulis

Peserta didik dalam kelompok menguasai di berikan tugas sebagai tutor sebaya dalam
pengisian lembar kerja prosedur menangani kedatangan tamu Individu secara langsung (walk
in) dan menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran tamu

Penutup
Secara bersama-sama Peserta didik diminta untuk menyimpulkan tentang Prosedur
reservasi ,memberi saran kepada orang lain tentang menangani kedatangan tamu Individu
secara langsung (walk in) dan menyiapkan dan mengisi format-format pendaftaran tamu

• Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil pembelajaran.
• Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
• Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan pada siswa untuk mempelajari
materi berikutnya.
• Guru menyuruh satu siswa untuk memimpin doa penutup.

ASESMEN

Asesmen Proses
Lembar Kerja 3 / Praktik

1. Buatlah contoh percakapan penerimaan tamu tiba dengan pemesanan kamar (reservation).
2. Praktekkan dengan teman anda, percakapan tersebut
3. Siapkan format-format yang diperlukan.

LEMBAR OBSERVASI PRAKTIK

Nama Siswa : .....................................................................

Kelas : ........................................................................
Absen :
Judul : Menyediakan Layanan Akomodasi Reception
Tanggal /hari : .............................................................................

Skor Pencapaian Kompetensi

Komponen/Sub Komponen Penilaian

Sudah
Belum
2 Siap mengu keterangan
siap
asai

Persiapan Kerja

1.1. Persiapan diri (grooming)

1.2. Persiapan alat dan formulir

Rata-Rata Skor Komponen Persiapan :

Proses (Sistematika & Cara Kerja)

2.3. Menyiapkan kedatangan tamu

2.1.7 Menyiapkan dan memeriksa

peralatan yang diperlukan di area
reception.
2.1.8 Memeriksa daftar kedatangan
tamu sebelum tamu tiba.
2.1.9 Kamar dialokasikan sesuai
dengan permintaan tamu dan
kebijakan perusahaan.
2.1.10 Kedatangan atau reservasi yang
tidak pasti ditindak lanjut sesuai
dengan prosedur perusahaan.
2.1.11 Daftar kedatangan disusun
secara akurat dan
didistribusikan kepada
departemen yang terkait.
2.1.12 Menginformasikan tentang situasi
atau permintaan khusus tamu
kepada staf & departemen lain
yang terkait.

2.4. Menyambut dan mendaftarkan

tamu
 Skor Pencapaian Kompetensi
Komponen/Sub Komponen Penilaian

Sudah
Belum
2 Siap mengu keterangan
siap
asai

2.2.9 Tamu-tamu disambut dengan

hangat dan sopan.
2.2.10 Rincian reservasi
dikonfirmasikan dengan tamu.
2.2.11 Informasi dan saran tentang
fasilitas dan layanan
ditawarkan secara pro-aktif.
2.2.12 Prosedur pendaftaran bagi tamu
dengan dan tanpa reservasi diikuti
dan dilengkapi secara benar
dalam jangka waktu yang dapat
diterima dan sesuai dengan
persyaratan keamanan
perusahaan.
2.2.13 Prosedur akuntansi diikuti secara
benar.
2.2.14 Rincian yang berkaitan dengan
kunci kamar, surat tamu, pesan
dan fasilitas safety deposit
diterangkan secara jelas kepada
tamu.
2.2.15 Bila kamar tidak tersedia atau
terjadi kelebihan pemesanan,
prosedur perusahaan diikuti
secara benar dan
ketidaknyamanan tamu harus
diminimalkan.
2.2.16 Kedatangan tamu dimonitor dan
diperiksa sesuai dengan
kedatangan tamu yang
diharapkan dan melaporkan
apabila terdapat penyimpangan
sesuai dengan prosedur
perusahaan.
2.2.9 Waktu

2.2.9 Nilai Akhir

ASESMEN AKHIR / POST TES

Soal :

Isilah titik-titik di bawah ini, tulislah dengan menggunakan bahasa atau kalimat anda sendiri !

1. Apa yg di maksud dengan registratio card

2. Jelaskan tentang dengan guest card
3. Apa yang di maksud room rack slip
4. Jelaskan tentang guest bill
5. Apa yang dimaksut dengan daftar A
KUNCI JAWABAN

1. Registration card : formulir pendaftaran untuk memperoleh data/informasi

tentang tamu yaang diperlukan oleh hoteel sebelum tamu menempaati kamar hotel.
2. Guest card : kartu tamu yang dikeluarkan oleh penerima tamu untuk
diberikan kepada tamu yang menginap di hotel sebagai tanda bukti bahwa dia
menginap di hotel.
3. Room rack slip : Lembaran informasi tentang data tamu yang menginap di
hotel yang ditempatkan di room rack sesuai dengan nomer kamar tamu.
4. Guest bill : Rekening tamu atas transaksi yang dilakukan oleh tamu
selama menginap di hotel.
5. Daftar A : Formulir yang berisikan tentang data tamu yang menginap
di hotel untuk dilaporkan kepada pihak kepolisian.

RUBRIK PENILAIAN

Rubrik penilaian teori

No Nama murid Indikator Jumlah Ketercapaian Rencana

nomor:
skor Tidak
lanjut
1 2 3 4 5 Tuntas Tidak

Tuntas

Keterangan setiap indikator skor nya adalah 20

Pengitungan skor adalah

Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100

Jumlah skor maksima

 REFLEKSI

Pertanyaan refleksi untuk peserta didik:

• Bagaimana perasaan kalian setelah melaksanakan pembelajaran dengan materi

menyedikan layanan akomodasi reception?

• Apakah manfaat yang kalian dapatkan dengan melaksanakan pembelajaran pada

menyediakan layanan akomodasi reception?

Pertanyaan refleksi untuk guru:

•Apakah seluruh siswa dapat mengikuti kegiatan pembelajaran ini?

•Perbaikan apa yang diperlukan untuk pembelajaran berikutnya?

DAFTAR PUSTAKA

1. Operasional Kantor Depan, Endar . S

2. Penerimaan Tamu, STP Bali
3. Akomodasi Perhptelan, jilid 1, Ni Wayan Suiti.2008

URAIAN MATERI

Menyiapkan Kedatangan Tamu

A. Persiapan Diri

Sudah menjadi rahasia umum bahwa penilaian pribadi seseorang dapat dilihat
dari penampilan, cara berdandan, gaya bicara, dan cara berpakaian termasuk
tingkah lakunya, seseorang yang ingin bekerja di bidang perhotelan harus
berpenampilan yang baik , hal ini penting karena sangat mempengaruhi kesan
yang ditangkap oleh para tamu hotel. Penampilan dan pelayanan yang baik
akan membuat tamu senang dan kerasan tinggal di hotel kita.

Mengingat peran staf kantor depan seperti tersebut diatas adalah sangat
penting maka mereka dituntut untuk memiliki sifat sebagai berikut :

Memiliki kebiasaan rapi dan bersih dalam penampilan ditempat tugas dengan
kriteria sebagai berikut:
a. Pakaian seragam bersih dan rapi.
b. Rambut disisir rapi, bagi pria berambut pendek. Bagi wanita berambut
panjang menggunakan ikat rambut berwarna hitam.
c. Kuku selalu bersih dan pendek.
d. Telinga bertindik tidak lebih dari satu bagi wanita dan bagi pria tidak
bertindik.
e. Aroma parfum yang dipilih lembut.
f. Perhiasan yang dikenakan tidak berlebihan.
g. Sepatu berwarna hitam dan bersih, kaos kaki tidak berbau.

Perawatan Diri
a. Mandi teratur setiap hari
b. Memelihara kesehatan tubuh tetap bugar
c. Kurangi bau badan
d. Membersihkan gigi dan kurangi bau mulut
e. Selalu membersihkan hidung dan telinga
 f. Membersihkan kuku
g. Membersihkan kumis dan jenggot

Percaya diri
a. Kemampuan bekomunikasi
b. Memecahkan masalah secara psikologis
c. Diplomasi
d. Ketenangan
e. Kemampuan dala mengingat nama dan wajah tamu
f. Menerapka tata cara dan etika dengan tepat
g. Kesegaran jasmani
h. Mampu membuat keputusan dengan tepat dan cepat
i. Disiplin dalam pelaksanaan

Persiapan Formulir dan Perlengkapan

1. Registration card Formulir pendaftaran untuk memperoleh

data/informasi yang lengkap tentang tamu yang
diperlukan oleh hotel sebelum tamu menempati
kamar hotel.

2. Guest card Kartu tamu yang dikeluarkan oleh penerima

tamu untuk diberikan kepada tamu yang
menginap dihotel sebagai tanda bukti bahwa
dia menginap dihotel.

3. Room rack slip Lembaran informasi tentang data tamu yang

menginap dihotel yang ditempatkan di room
rack sesuai dengan nomer kamar tamu.

4. Guest bill Rekening tamu atas transaksi yang dilakukan

oleh tamu selama menginap di hotel.

5. Arrival list/book Formulir/daftar isian untuk tamu yang tiba pada

hari tersebut.

6. Daftar A Formulir yang berisikan tentang data tamu yang

menginap dihotel untuk dilaporkan kepada
pihak kepolisian.

Persiapan Alat-alat di Kantor Depan

• Rak status kamar/room rack adalah alat yang secara visual menyatakan status
masing-masing kamar yang ada di hotel.
• Kotak kunci dan surat/key and mail rack adalah alat yang digunakan untuk
menempatkan kunci dan surat untuk masing-masing kamar tamu hotel. Biasanya
digabungkan dengan rack kunci.
• Mesin cap waktu/time and date stamping machine adalah alat yang digunakan untuk
memberikan tanda waktu pada surat -surat ataupun pada kartu pendaftaran yang
masuk.
• Mesin ketik atau komputer adalah mesin yang digunakan untuk mengetik berbagai
keperluan seperti membuka rekening tamu/guest slip dan lain-lain.
• Kalkulator adalah alat yang digunakan untuk menghitung bilangan.
• Alat tulis menulis adalah berbagai alat tulis yang digunakan untuk keperluan
penulisan formulir, seperti : pulpen, pensil, penggaris, penghapus pensil.

Prosedur pelayanan penerimaan tamu tiba tanpa pemesanan kamar (Walk in Guest)
Menerima tamu tiba
Menerima tamu tiba adalah merupakan kegiatan kantor depan yang paling penting,
karena :

a. Akan merupakan pengalaman dan kesan pertama bagi tamu kecuali tamu
langganan.
b. Keberhasilan dalam menerima tamu tiba akan membawa dampak positif bagi
hotel.
c. Merupakan suatu kesempatan baik dalam memperkenalkan dan menjual produk
dan fasilitas hotel.

Menerima tamu tiba oleh penerima tamu merupakan suatu kegiatan yang diawali
dengan menyambut tamu pada saat menghampiri meja pendaftaran (Registration
counter) sampai melepas tamu untuk menuju ke kamar dengan diantarkan oleh
bellboy.

Posedur Penyambutan Tamu

a. Petugas dalam keadaan siap menyambut tamu dengan sikap badan yang baik,
muka ceria, tempat kerja rapi dan bersih, peralatan dan bahan siap untuk dipakai.
b. Sapalah tamu saat ia menghampiri meja pendaftaran dengan :
• Mengucapkan salam, sesuai denga waktunya misalnya : “Selamat
pagi/siang/sore, selamat datang di hotel .....
• Tanyakan keadaan : Apakah perjalanannya menyenangkan ?
• Tanyakan pula apa yang dapat anda bantu.
c. Bila sedang menangani suatu pekerjaan yang tidak bisa ditinggalkan, seperti
sedang berbicara dengan seorang tamu, maka tamu yang tiba disapa saja dahulu
dan sampaikan padanya bahwa anda akan melayaninya segera.
d. Dalam hal tamu yang baru tiba sudah kita kenal maka sapalah dengan menyebut
namanya misalnya : Selamat pagi Pak agus
e. Bila lebih dari seorang tamu yang tiba dimeja pendafran maka beri salam kepada
mereka yang tiba terlebih dahulu dan diteruskan kepada yang datang berikutnya.
f. Bila ada dua tamu atau lebih yang tiba, ada diantaranya yang anda kenal dan
ada yang tidak, maka sambut mereka tanpa membeda-bedakan , hindarilah pilih
kasih.

Langkah-langkah menerima tamu tiba tanpa pemesanan kamar :

a. Sikap petugas dalam keadaan siap menyambut dengan wajah ceria, rapih dan
bersih.
b. Menyapa tamu saat menghampiri meja pendaftaran dengan :
❖ Mengucapka salam sesuai dengan waktunya.
Misalnya : “Selamat pagi, Selamat datang di Nusaraya Hotel” atau “Good
Morning, Well come to Nusa Raya Hotel”

❖ Menanyakan keadaan atau perjalanannya.

Misalnya : “Bagaimana Perjalanan Bapak Atau Ibu” atau “How about you
trip sir/madam ?

❖ Menawarkan bantuan

❖ Gunakan nama tamu bila telah mengenal sebelumnya seperti “Selamat Pagi,
Pak agus” atau “Good Morning Mr Agus”
c. Tanyakan kepada tamu apakah telah membuat pemesanan kamar sebelumnya
seperi : “Apakah Ibu/bapak sudah memesan kamar sebelumnya ?” atau
“Have you make reservation before, sir/madam”
d. Tanyakan keinginan/kebutuhan kamar yang diperlukan oleh tamu dengan
menanyakan :
❖ Jumlah dan jenis kamar yang diperlukan
❖ Jumlah orang yang dimenginap
❖ Lama tamu tinggal dihotel
e. Mengecek kamar yang diperlukan oleh tamu pada room rack
f. Tawarkan kamar sesuai yang diinginkan oleh tamu dan jelaskan pula fasilitas dan
harga kamar secara lengkap. Usahakan menawarkan dengan dua jenis kamar
 yang berbeda harganya dan masing-masing memiliki kelebihan dan dapat pula
mulai menawarkan denga harga yang sedang.
g. Tanyakan dengan jelas nama tamu untuk kejelasan baik dalam mengucapkan
maupun penulisannya.
h. Setelah tamu menetapkan pilihan, mintalah tamu untuk mendaftarkan diri dengan
mingisi kartu pendaftaran (Registration card). Dapat pengisian kartu pendaftaran
dapat dilakukan oleh tamu sendiri atau oleh petugas yang melakukannya dengan
meminjam kartu tanda pengenal dari tamu yang bersangkutan. Ingatkan tamu
untuk menandatangani kartu pendaftaran. Bantu tamu bila tamu mengalami
kesulitan dalam dalam melengkapinya.

Formilir ini di isi oleh tamu pada saat ceck in yang berguna sebagai dasar untuk
mengetahui identitas tamu sekaligus sebagai dasar pembenan rekening tamu.

Isi formulir : Nama dan Kebangsaan tamu, Tanggal Lahir, Pekerjaan, Identitas
(Pasport, KTP, SIM), Alamat, Tanggal datangan dan Pergi, dan lain-lain.

KARTU REGISTRASI (REGISTRATION CARD)

Untuk hotel kecil sering digunakan buku pendaftaran sebagai pengganti kartu
pendaftaran. Informasi yang didapat pada kartu pendaftaran adalah :
1. Nama tamu
2. Kebangsaan
3. Jenis kelamin
4. Pekerjaan
5. Kartu tanda pengenal resmi
6. Alamat tamu
7. Nomor dan tanggal dikeluarkan (Pasport)
8. Asal kedatangan
9. Maksud kunjungan
10. Tempat tujuan berikutnya
11. Tanggal tiba dan berangkat
12. Cara pembayaran
13. Kota/tempat tinggal terakhir
14. Tanda Tangan Tamu
Pengisian kartu pendaftaran dilakukan oleh tamu dan petugas pendaftaran
melengkapi dengan mengisi nomor kamar, jumlah orang dalam kamar, harga
kamar, pajak dan pelayanan, initial petugas dan hal/keterangan lain yang khusus
untuk mendapatkan perhatian.

i. Sementara tamu mengisi kartu pendaftaran, tentukan kamar sesuai dengan

kemufakatan jenis dan harga diatas. Tandai rack kamar dengan menandai nomor
kamar yang telah ditentukan tadi. Ambil kunci kamar sesuai dengan nomor kamar
yang ditentukan dan siapkan kartu tamu (guest card).
j. Pastikan bahwa informasi yang diberikan tamu pada kartu pendaftaran telah diisi
lengkap, kemudia petugas melengkapi kolom yang belum terisi seperti nomor
kamar, jumlah orang dalam kamar, pajak dan pelayanan, harga kamar, dan initial
petugas.
k. Tanyakan metode pembayaran yang digunakan dan adakah permintaan khusus
selama ia menginap di hotel. Isi kartu tamu dengan data yang ada.
l. Petugas mengecek ulang apakah kamar sudah siapdigunakan, bila belum maka
mintalah waktu beberapa menit untuk menunggu.
m. Berikan informasi tentang fasilitas hotel dan produk hotel lainnya yang tersedia
dengan singkat dan jelas seperti restaurant, bar, laundry, tempat rekreasi dan lain
sebagainya.
n. Bacakan dan jelaskan kartu tamu pada tamu yang bersangkutan. Kartu
dikeluarkan oleh pihak hotel untuk tamu yang menginap di hotel sebagai tanda
pengenal/identitas tamu bahwa tamu tersebut tinggal di hotel. Kartu tamu
dibacakan pada saat sebelum tamu meninggalkan meja pendaftaran sebelum
menuju ke kamar. Adapun informasi yang terdapat pada kartu tamu adalah : nama
tamu, nomor kamar, tanggal tiba da berangkat, harga kamar, dan tanda tangan
tamu (jika ada).
 o. Memanggil bellboy, setelah kartu tamu dibacakan, panggillah bell boy dan minta
bantuannya untuk mengantar tamu kekamar dan serahkan karu tamu dan kunci
kamar.
p. Mengucapkan salam istirahat, sebagai akhir dari kegiatan ucapkan kalimat
pengharapan kepada tamu agar memperoleh kepuasan selama ia menginap di
hotel sesaat sbelum tamu meninggalkan meja pendaftaran.
q. Penyelesaian administrasi, setelah tamu menuju kekamar, petugas pendaftaran
melanjutkan kegiatannya dengan menyelesaikan pengisian administrasi yaitu
melengkapi data yang ada kedalam : buku/formulir kedatangan, daftar A, rekening
tamu dan slip rak kamar.

Untuk memudahkan/mengingatkan anda dalam pemahaman prosedur penerimaan

tamu tiba tanpa pemesanan kamar, perhatikan bagan berikut ini :

CONTOH PERCAKAPAN / CONVERSATION

Receptionist : Good Morning, Sir / Madam. Welcome to Kartika

Guest House, May I help you ?
Guest : Good Morning. I want to stay here.
Receptionist : Have you made a reservation before, Sir /
Madam ?
Guest : Not, yet.
Receptionist : By the way, How about your trip, sir / Madam ?
Guest : It’s nice
Receptionist : How many room do you want and for how many
person, Sir / Madam ?
Guest : I want one room for two person
Receptionist : How long do you will stay in our hotel, Sir /
Madam ?
Guest : For 5 night
Receptionist : Just a moment, Sir / Madam. I will check your
room for that period. ( The receptionist check it
in the room rack). Oh, you’re lucky Sir/ Madam
we have a room for that period and we have two
kind of room. There are double and twin room,
and the rate for double room is US $ 90.00 and
for the twin room is US $ 70.00. There are in the
first floor and second floor. Which one do you
want Sir / Madam ?
Guest : I take a double room in the second floor
Receptionist : May I explain about your room facilities, Sir /
Madam ?
Guest : Certainly
Receptionist : The double room is a room with one bed for
Two person and the facilities such as private
Balcony and bath room, Ac, television with
5 channel, radio, mini bar, …. By the way sir/
madam, may I know your name and could you
spell it for me to make sure I write your name
not wrong
Guest : My name is Ridwan. R-I-D-W-A-N
Receptionist : Thank you MR Ridwan. Could you like to fill in
this registration Card, please ! And here is a pen
Guest : Of course ( In while receptionist prepare the key
and the guest card )
Receptionist : Thank you MR Ridwan ( The receptionist check
again the registration card to make sure every
thing is right and then she/he fill in the other
blank coloum) May I know how about your
 payment, Sir?
Guest : I will pay by cash
Receptionist : Excuse me, Sir for information our check out time
is 13.00 PM and may I know in what time will
you check out, Sir?
Guest : I will check out at 11.00 AM
Receptionist : And do you have a special request during you
stay in our hotel, Sir /
Guest : Certainly, I need a newspaper. What kind of
newspaper do you have ?
Receptionist : We have Kompas post, Media Indonesia post,
Jakarta post and Tempo Post. Which one do you
like, Sir ?
Guest : Kompas Post
Receptionist : All right, MR Ridwan, Our bellboy will deliver
your Kompas Post every morning. Just a moment,
Sir, I will check your room is ready or not. Oh,
I’m sorry, Sir your room isn’t ready yet. Could
you wait for 5 minute. For your waiting, May I
explain about Hotel Facilities, Sir ?
Guest : Certainly
Receptionist : We have a Japanese Restaurant, Indonesian
Restaurant and Chinese Restaurant. They open
form 08.00 AM until 22.00 PM , and the location
in the first floor, and also we have a swimming
pool, laundry, business centre, beauty salon,
coffee shop, There are in the second floor
Guest : Thank you for your information. I will tray it
Receptionist : MR Ridwan, Your room is ready now. This your
guest card, your name is MR Ridwan your room
number is 238 and the rate is Rp 231.070 plus
21% tax and service charge, you will be depart at
28 th of August 2002. Is that correct / right ?
Guest : Yes, it is
Receptionist : MR Ridwan, our bellboy will escort you to your
room. Bellboy, please. MR Ridwan this is our
bellboy his name is Anto, Anto this is our guest
his name is MR Ridwan, Please escort MR
Ridwan to his room, the number is 238, here the
key and the guest card
Bellboy : MR Ridwan are you ready to go to your room ?
Guest : Yes, Of course
Receptionist : MR Ridwan, I hope you have a nice stay in our
hotel and if you need any assistance please dial
number 2 for Reception, number 3 for
Housekeeping and number 4 for Restaurant

Tata administrasi prosedur pelayanan penerimaan tamu tiba tanpa pemesanan kamar

Setelah tamu diantar ke kamar oleh bellboy, pekerjaan

selanjutnya yang harus dikerjakan oleh seorang
receptionist adalah :

1. Membuat Room Rack Slip/Guest Slip

Dalam memudahkan pembuatan room rack slip atau
Guest slip maka dalam pengetikannya diketik bersama –
sama dengan rekening tamu/guest bill. Informasi yang
terdapat dalam slip berdasarkan pada kartu pendaftaran.
Jumlah slip dibuat 4 rangkap, yang akan ditempatkan
pada :
• Rak kamar / Room Rack
 • Rak informasi / Information Rack
• Rak operator telepon / Telephone Operator Rack
• Tata graha / Housekeeping

CONTOH Room Rack Slip / Guest Slip

Nama tamu Jumlah orang Harga kamar Tanggal

berangkat

No Kamar
239 Batubara , M. Mr (1/-) Rp 231.070 ,- 28/08/02

Jl. Asoka RT 7 No: 39 Bandung 23/08/02

Alamat tamu Jawa Barat

Tanggal Tiba

Indonesian

P/A Cash

25 % Disc On Room Only SHN

Kewarganegaraan
Inisial Petugas
Keterangan
Pembayaran
Instruksi Pembayaran

2. Membuka Rekening Tamu /Guest Bill / Guest Account

Rekening tamu disebut juga guest bill atau guest account atau guest folio,yang terdiri
dari tiga bagian yaitu :

❖ Bagian kepala / Heading Guest Bill Informasi pada bagian ini sama dengan yang
terdapat pada guest card.
❖ Bagian tengah / Middle Guest Bill
Digunakan untuk mencatat informasi tentang kredit tamu selama menginap tamu
selama menginap di hotel, yaitu :

• Tanggal transaksi
• Tempat transaksi, misalnya : laundry, coffee, coffee shop dll
• Kredit
• Debet
• Balance
❖ Bagian bawah / Bottom Guest Bill
Pada bagian ini digunakan untuk mencantumkan :

a. Tanda tangan tamu

b. Penerima komisi
c. Penagihan
d. Keterangan lain yang penting yang berhubungan dengan instruksi pembayaran

Rekening tamu dibedakan menurut jenis tamunya menjadi 2 (dua) masing-masing :

• Rekening tamu perorangan atau individual guest bill
• Rekening tamu rombongan atau group guest bill
 Bagi tamu yang pembayarannya dilakukan sebagian oleh pihak ketiga seperti biro
perjalanan, instansi, perusahaan dan sebagian oleh tamu sendiri akan dibuatkan dua
jenis rekening tamu masing-masing :

• Master bill untuk mencatat transaksi yang akan dibayar pihak ketiga
• Extra bill untuk mencatat transaksi yang dibayar oleh tamu langsung.

Rekening tamu dibuat petugas penerima tamu kecuali extra bill dibuat oleh kasir
Kantor Depan. Adapun sumber informasi untuk membuet rfekening tamu adalah kartu
registrasi dari tamu yang baru tiba. Bagi tamu rombingan adalah kartu registrsi dari
pimpinan rombongan atau tour leader.

Proses pembuatan rekening tamu :

1. Ambil selembar rekening tamu yang akan diketik dan satu tampel slip yang terdiri
dari 4 lembar (sesuai ketentuan hotel)
2. masukan pada mesin ketik, atur agar posisi slip di atas rekening tamu dan
menutup bagian atas dari rekening tamu. Dengan jalan ini maka dengan sekali
kerja akan terslesaikan dua pekerjaan yaitu slip rak kamar dan rekening tamu
3. Ketik infotrmasi tamu dan informasi kamar dan lainnya berdasarkan informasi
yang telah dicantumkan pada kartu registrasi dari tamu yang bersangkutan.

a. Pada baris pertama diketik berturut-turut dari kiri ke kanan adalah :

- nomor kamar
- nama tamu dengan titelnya
- jumlah orang
- harga kamar
- tanggal dan bulan keberangkatan
b. Pada baris kedua diketik :
- alamat tamu
- tanggal dan bulan kedatangan

c. Pada baris ketiga diketik :

- kebangsaan tamu
d. Pada baris keempat :
- keterangan seperti misalnya potongan harga
- inisial pembuat slip/rekening tamu
e. Pada bagian bawah dari rekening tamu diketik antara lain :
- instruksi pembayaran
- uang muka yang diterima
- nama dan alamat biro perjalanan yang membayar rekening tamu
- nomor voucher/surat jaminan (guarantee letter) dan sebagainya.

4. Keluarkan rekening tamu dengan slipnya dari mesin ketik dan periksa sekali lagi
kebenarannya.
5. Periksa apakah tamu sudah tercatat pada buku kedatangan (arrival book) dan
daftar A? Bila belum, catatlah.

6. Selanjutnya serahkan rekening tamu ini disertakan kartu registrasi kepada kasir
FO.

3. Mengisi buku kedatangan / Arrival book

Buku ini digunakan untuk mencatat tamu tamu yang tiba setiap hari. Kegunaan dari
buku kedatangan ini adalah :
o Data untuk statistik
o Rekapitulasi penjualan kamar
o Laporan perpindahan kamar

Gambar 13. Buku Kedatangan/ Arrival Book

 4. Membuat Daftar A

Daftar A adalah formulir yang dibuat oleh seorang receptionist setiap hari untuk
laporan kepada pihak kepolisian mengenai tamu tamu yang menginap di hotel.
Daftar A dibuat berdasarkan kartu pendaftaran.

Prosedur menerima tamu tiba tanpa pemesanan kamar

A. Welcoming the guest
Adalah menyambut tamu dengan mengucapkan selamat datang pada tamu yang
datang. Hal ini dilakukan oleh seorang receptionist pada saat tamu berada di meja
pendaftaran (Registration Counter)
Action Practice :
• “ Selamat Pagi, Bu/Pak, Selamat datang di Hotel Kartini. Ada yang bisa kami
Bantu ?”
• “ Good Morning, Madam ? Sir. Welcome to Kartini Hotel. May I help you ?
• “Selamat pagi bu Sania, Selamat datang kembali di Hotel Kartini. Senang
berjumpa dengan ibu. Ada yang bias kami Bantu ?
• “ Good Morning, Mr. Smith. Welcome to Kartini Hotel. May I help you?

B. PROSEDUR PENDAFTARAN TAMU DENGAN PEMESANAN KAMAR

1. Tujuan Pembelajaran 2
Setelah selesai mempelajari materi ini pada pemelajaran kedua ini di harapkan siswa
mampu :

a. menangani kedatangan tamu yang sudah memesan teeerlebih dahulu (reservation)

dengan berbagai prosesnya.
b. Menyiapkan dan mengisi format-format yang diperlukan.

2. Uraian Materi
Persiapan Diri
Persiapan diri pada prosedur pendaftaran tamu, dengan pemesanan kamar sama
dengan persiapan diri paada prosedur pendaftaran tamu tanpa pemesanan kamar,
sehingga disini tidak perlu di uraikan lagi.

B. Langkah-langkah :

1. Sambut kedatangan tamu dengan muka ceria dan ucapkan salam sambil
tersenyum.
2. Tawarkan bantuan.
3. Karena tamu telah memesan kamar, tanyakan namanya. Bila nama tamu sudah
diketahui, ambil slip pemesanan kamarnya dari rak dan tanyakan kembali
kepada tamu apakah pemesanan kamarnya tetap seperti semula.
4. Persilahkan tamu mendaftarkan diri dengan meletakkan kartu registrasi di
depan tamu dan tawarkan pen. Bantu jelaskan pengisian kartu registrasi bila
diperlukan.
5. Pada waktu tamu mengisi kartu registrasi tandai daftar tamu akan tiba (expected
arrival list) dengan tanda “V” dibelakang nama tamu bersangkutan sebagai
tanda bahwa tamu telah tiba.
6. Begitu juga tandai rak status kamar dengan menandai nomor kamar yang
ditentukan bagi tamu (sesuai dengan jenis rak kamar yang dipakai).
7. Ambil kunci kamar yang diperuntukkan bagi tamu tadi dan siapkan kartu tamu
(guest card).
 8. Setelah tamu selesai mengisi kartu registrasi, periksa apakah informasi-
informasi yang diperlukan sudah dilengkapi dan mudah dibaca. Bila tidak,
mintalah penjelasan kepada tamu.
9. Lanjutkan melengkapi pengisian kartu registrasi termasuk : nomor kamar,
jumlah orang dalam kamar, harga kamar maupun paraf penerima tamu.
10. Beritahukan tamu nomor kamarnya dan harganya.
11. Berikan informasi singkat tentang fasilitas dan pelayanan yang tersedia di hotel
seperti : restoran, bar, binatu, rekreasi dan sebagainya.
12. Panggil bell boy dan berikan kartu tamu dan kunci kamar kepadanya. Minta
agar ia mengantar tamu ke kamarnya.
13. Ucapkan kata-kata “selamat beristirahat”.
14. Selanjutnya lengkapilah pengisian catatan-catatan kantor depan berikut ini :
a. Masukkan informasi tamu tiba pada buku kedatangan dan keberangkatan.
b. Masukkan informasi tamu tiba pada daftar A untuk laporan kepada polisi
setempat.
c. Persiapkan rekening tamu.
15. Bersamaan dengan rekening tamu ketik pula slip rak kamar. Semua informasi
yang diperlukan dalam pengisian catatan-catatan di atas didasarkan pada kartu
registrasi.
16. Sampaikan rekening tamu disertai kartu registrasi dan voucher/guarantee letter
kepada kasir kantor depan.
17. Bagi-bagikan slip rak kamar kepada bagian-bagian yang memerlukan termasuk
: informasi, telp.operator, tata graha, binatu, dan room service.

A. Make a Reservation

Maksudnya adalah membicarakan masalah pemesanan kamar yang akan dibuat

oleh tamu.
Hal – hal yang harus diperhatikan dan dilakukan oleh receptionist pada saat tersebut
antara lain :
• Menanyakan apakah tamu telah membuat pemesanan atau belum
• Menanyakan jumlah kamar yang diperlukan, mulai kapan & lama tinggal dalam
kasus ini bila tamu pertama kali datang ke hotel anda dan belum mengetahui
kamar apa yang anda jual, kewajiban anda untuk menerangkan fasilitas kamar
dan hotel yang anda miliki
• Tanyakan cara pembayaran yang akan dilakukan
• Bila tamu telah setuju persiapkan registration form agar tamu segera mendaftar

B. Filling the registration

Ada dua kasus dalam pengisian registrasi yaitu : Keadaan pertama ialah kartu
registrasi diisi oleh tamu bila keadaan dan situasi di meja registrasi sedang banyak
tamu tiba yang dilayani. Keadaan kedua adalah kartu registrasi disi oleh
receptionist bila tamu yang dihadapi hanya satu orang.

1. Bila counter sedang ramai oleh tamu tiba ikuti

Langkah berikut ini :
a. Persilahkan tamu mengisi atau melengkapi sendiri kartu registrasi yang
diberikan.
b. Sementara tamu mengisi kartu registrasi, persiapkan guest card, welcome
drink voucher ( bila ada ) dan kunci kamar.

2. Bila sedang sepi, maka receptionist harus

mengambil tindakan sebagai berikut :
• Minta identitas resmi yang dimilki oleh tamu untuk sementara dipinjam
dalam pengisian kartu registrasi, seperti KTP,SIM, atau KIMS ( Kartu Ijin
Menetap Sementara )
 • Isi data yang diminta pada kartu registrasi sesuai degan yang terdapat pada
kartu identitas resmi tamu.
• Tanyakan kepada tamu bilamana terdapat data yang diperlukan untuk
pengisisan pada kartu registrasi tidak terdapat pada kartu identittas resmi
tersebut, isi hingga lengkap.
• Tamu dipersilahkan menandatangani kartu registrasi.
• Isi guest card dengan data yang diminta

Berikuti cara pengisian registration card / form :

1. Data untuk nama tamu diisi dengan lengkap
2. Alamat tamu ditulis dengan lengkap dan jelas
3. Penulisan tanggal dengan menggunakan dua desimal/ angka
4. Harga kamar ditulis sesuai aturan yang digunakan atau yang berlaku
5. Jenis / cara pembayaran ditulis dengan jelas sesuai dengan informasi yang di
terima

E. Administrasi Penerimaan Tamu Tiba

Dengan Pemesanan
1. Arrival Book / List
Adalah buku atau lembar isian oleh receptionist untuk mencatat semua tamu yang
tiba pada hari itu.
2. Daftar A
Adalah lembaran informasi yang berisikan data tamu yang menginap di hotel
dalam satu hari untuk laporan kepada pihak kepolisian.
3. Room Rack Slip / Guest Slip
Adalah lembaran informasi yang berisikan tentang tamu yang sedang menginap
di hotel, yang dituliskan pada lembaran kecil berisikan tentang no kamar, nama
tamu, jumlah tamu, harga kamar, tanggal keberangkatan dan kedatangan, alamat
tamu, kewarganegaraan tamu, potongan harga jika ada dan inisial petugas.
Lembaran ini dibuat 4 rangkap yang akan diberikan ke bagian lain sebagai
informasi bahwa tamu tersebut menginap dihotel, agar bagian lain dapat
memberikan layanan kepada tamu tersebut Informasi yang terdapat pada guest
slip diambil dari kartu registrasi
4. Guest Bill
Adalah rekening tamu atas transaksi tamu selama menginap di hotel yangb belum
dibayar dan akan ditagihkan kepada tamu bilamana tamu akan meninggalkan
hotel. Data tamu sama dengan yang terdapat pada guest slip. Selanjutnya bila
terjadi transaksi kredit akan dicatat dalam guest bill berdasarkan laporan dari
bagian tamu melakukan transaksi.