Chapter 5 Siklus Penyeluaran: Pembelian dan Prosedur Pengeluaran Kas (Bagian I)

A. Sistem Konseptual
1. IKHTISAR AKTIVITAS PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
Dalam bagian ini, kita akan mengkaji siklus pengeluaran secara
konseptual. Dengan menggunakan diagram alur data (DFD) sebagai
panduan, kita akan melacak urutan kegiatan melalui dua proses yang
merupakan bagian dari siklus pengeluaran untuk sebagian besar
organisasi ritel, grosir, dan manufaktur. Dua proses ini adalah pemrosesan
pembelian dan prosedur pencairan kas. Sistem penggajian dan aset tetap,
yang juga mendukung siklus pengeluaran.
a. Prosedur Pemrosesan Pembelian
Prosedur pembelian mencakup tugas-tugas yang terlibat dalam
mengidentifikasi kebutuhan persediaan, melakukan pemesanan,
menerima persediaan, dan mengakui kewajiban.
1) MEMONITOR CATATAN PERSEDIAAN. Perusahaan
menghabiskan persediaan mereka dengan mentransfer bahan
baku ke dalam proses produksi (siklus konversi) dan dengan
menjual barang jadi kepada pelanggan (siklus pendapatan).
2) MENYIAPKAN PESANAN PEMBELIAN. Fungsi menyiapkan
pesanan pembelian menerima permintaan pembelian, yang
diurutkan berdasarkan vendor jika perlu. Selanjutnya, pesanan
pembelian (PO) disiapkan untuk setiap vendor.
3) MENERIMA BARANG. Sebagian besar perusahaan mengalami
jeda waktu (terkadang cukup lama) antara melakukan pesanan dan
menerima inventaris. Selama waktu ini, salinan PO berada dalam
file sementara di berbagai departemen.
4) MEMPERBARUI CATATAN PERSEDIAAN. Bergantung pada
metode penilaian persediaan yang digunakan, prosedur
pengendalian persediaan dapat bervariasi di antara perusahaan.
Organisasi yang menggunakan sistem biaya standar mencatat
persediaan mereka dengan nilai standar yang telah ditentukan
sebelumnya, terlepas dari harga yang sebenarnya dibayarkan
kepada vendor.
5) MENGATUR UTANG USAHA. Selama transaksi ini berlangsung,
fungsi AP yang mengatur telah menerima dan mengarsipkan
sementara salinan PO dan laporan penerimaan. Organisasi telah
menerima persediaan dari vendor dan telah menimbulkan
(merealisasikan) kewajiban untuk membayar barang.
Dengan asumsi organisasi menggunakan metode persediaan
perpetual, jurnal yang akan dibuat adalah:

Debit Kredit

Persediaan – Pengendalian xxx

Piutang- Pengendalian xxx

FITZGERALDHYNE RAPPAN A031221038 1

Chapter 5 Siklus Penyeluaran: Pembelian dan Prosedur Pengeluaran Kas (Bagian I)

metode persediaan periodik, jurnal yang akan dibuat adalah:

Debit Kredit

Pembelian xxx

Piutang- Pengendalian xxx

b. Sistem Utang Voucher

Daripada menggunakan prosedur AP yang dijelaskan pada bagian
sebelumnya, banyak perusahaan menggunakan sistem utang
voucher. Di bawah sistem ini, departemen AP menggunakan voucher
pengeluaran kas dan memelihara register voucher. Setelah petugas
AP melakukan pencocokan tiga arah, ia menyiapkan voucher
pengeluaran kas untuk menyetujui pembayaran. Voucher memberikan
kontrol yang lebih baik atas pengeluaran kas dan memungkinkan
perusahaan untuk mengkonsolidasikan beberapa pembayaran ke
pemasok yang sama pada satu voucher, sehingga mengurangi jumlah
cek yang ditulis.
1) POSTING KE BUKU BESAR. Fungsi buku besar menerima
voucher jurnal dari departemen dan ringkasan akun dari kontrol
persediaan. Fungsi buku besar memposting dari fungsi voucher
jurnal ke akun kontrol persediaan dan AP dan merekonsiliasi akun
kontrol persediaan dan ringkasan anak perusahaan persediaan.
Voucher jurnal yang telah disetujui kemudian diposting ke file
voucher jurnal. file voucher. Dengan langkah ini, fase pembelian
dari siklus pengeluaran selesai.
c. Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang
dibuat dalam sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah
untuk memastikan bahwa hanya kreditur yang sah yang menerima
pembayaran dan bahwa jumlah yang dibayarkan tepat waktu dan
benar. Jika sistem melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan
akan kehilangan pendapatan bunga yang seharusnya diperoleh dari
dana tersebut. Namun, jika kewajiban dibayar terlambat, perusahaan
akan kehilangan pembelian diskon atau dapat merusak posisi
kreditnya.
1) MENGIDENTIFIKASI KEWAJIBAN YANG JATUH TEMPO. Proses
pengeluaran kas dimulai di departemen AP dengan
mengidentifikasi item-item yang telah jatuh tempo. Setiap hari,
fungsi AP meninjau file AP yang terbuka (atau file voucher payable
file) untuk item-item tersebut dan mengirimkan persetujuan
pembayaran dalam bentuk paket voucher (voucher dan/atau
dokumen pendukung) ke bagian pengeluaran kas.
2) MEMPERSIAPKAN PENCAIRAN DANA. Petugas pencairan kas
menerima paket voucher dan memeriksa kelengkapan dan
keakuratan dokumen-dokumen tersebut. Untuk setiap pengeluaran,
petugas menyiapkan cek dan mencatat nomor cek, jumlah dolar,

FITZGERALDHYNE RAPPAN A031221038 2

Chapter 5 Siklus Penyeluaran: Pembelian dan Prosedur Pengeluaran Kas (Bagian I)

nomor voucher, dan data terkait lainnya dalam cek, yang juga
disebut jurnal pengeluaran kas
3) MEMPERBARUI CATATAN AP. Setelah menerima paket voucher,
petugas AP menghapus tanggung jawab dengan mendebit akun
anak perusahaan AP atau dengan mencatat nomor cek dan tanggal
pembayaran dalam daftar voucher. Paket voucher diarsipkan dalam
file voucher tertutup, dan ringkasan akun disiapkan dan dikirim
ke fungsi buku besar.
4) POSTING KE BUKU BESAR. Fungsi buku besar menerima
voucher jurnal dari kas pengeluaran kas dan ringkasan akun dari
AP. Voucher tersebut menunjukkan total pengurangan dalam akun
kewajiban dan akun kas perusahaan sebagai hasil dari pembayaran
kepada pemasok. Angka-angka ini direkonsiliasi dengan Ringkasan
AP, dan kontrol AP dan akun kas di buku besar diperbarui. Voucher
jurnal yang telah disetujui kemudian diarsipkan.
B. Sistem Fisik

Pada bagian ini kami memeriksa sistem fisik. Hal ini dimulai dengan tinjauan
prosedur manual dan kemudian kemudian beralih ke beberapa bentuk sistem
berbasis komputer.

1. SIKLUS PENGELUARAN TEKNOLOGI DASAR

a. Sistem Pemrosesan Pembelian Teknologi Dasar
Ada lima kunci aktivitas pada sistem ini yaitu:
1) PENGENDALIAN PERSEDIAAAN. Ketika persediaan turun ke
titik pemesanan ulang yang telah ditentukan, petugas menyiapkan
permintaan pembelian. Satu salinan permintaan dikirim ke
departemen pembelian, dan satu salinan ditempatkan di
pembelian terbuka file permintaan pembelian terbuka. Perhatikan
bahwa untuk memberikan kontrol otorisasi yang tepat,
departemen pengendalian persediaan dipisahkan dari
departemen pembelian, yang melaksanakan transaksi.
2) DEPARTEMEN PEMBELIAN, menerima permintaan pembelian,
mengurutkannya berdasarkan vendor, dan menyiapkan PO
multibagian untuk setiap vendor. Dua salinan PO dikirim ke
vendor. Satu salinan PO dikirim ke bagian kontrol inventaris, di
mana petugas mengarsipkannya dengan permintaan pembelian
terbuka. Satu salinan PO dikirim ke bagian AP untuk diarsipkan
dalam file pending AP. Satu salinan (salinan buta) dikirim ke
departemen penerima, di mana ia diarsipkan sampai persediaan
tiba. Petugas mengarsipkan salinan terakhir bersama dengan
permintaan pembelian dalam file PO terbuka.
3) PENERIMAAN, Salinan ketiga dari laporan penerimaan dikirim ke
kontrol persediaan di mana (dengan asumsi sistem biaya standar)
buku besar anak perusahaan persediaan diperbarui. Salinan
keempat dari laporan penerimaan dikirim ke departemen AP, di
mana laporan tersebut diarsipkan di file AP yang tertunda. Salinan

FITZGERALDHYNE RAPPAN A031221038 3

Chapter 5 Siklus Penyeluaran: Pembelian dan Prosedur Pengeluaran Kas (Bagian I)

terakhir dari laporan penerimaan diarsipkan di departemen

penerimaan.
4) Departemen AP(Piutang). Ketika faktur tiba, petugas AP
merekonsiliasi informasi keuangan dengan dokumen dalam file
dokumen dalam file yang tertunda, mencatat transaksi dalam
jurnal pembelian, dan mempostingnya ke akun pemasok dalam
Buku besar anak perusahaan AP (daftar voucher). Setelah
mencatat kewajiban, petugas AP mentransfer dokumen sumber
(PO, laporan penerimaan, dan faktur) ke file utang voucher
terbuka (APOK).
5) DEPARTEMEN BUKU BESAR. Bagian buku besar menerima
voucher jurnal dari bagian AP dan ringkasan akun dari bagian
pengendalian persediaan. Petugas buku besar merekonsiliasi ini
dan memposting ke akun inventaris dan AP. akun kontrol. Dengan
langkah ini, fase pembelian dari siklus pengeluaran selesai.
b. Sistem Pengeluaran Kas Teknologi Dasar
1) DEPARTEMEN PIUTANG.Setiap hari, petugas AP meninjau file
hutang voucher terbuka (AP) untuk item yang jatuh tempo dan
mengirimkan voucher dan dokumen pendukung ke departemen
pencairan tunai.
2) DEPARTEMEN PENGELUARAN KAS. Petugas pencairan dana
menerima paket voucher dan memeriksa kelengkapan dan
keakuratan dokumen kelengkapan dokumen dan keakuratan
administrasi. Untuk setiap pencairan, petugas menyiapkan cek
tiga bagian dan mencatat nomor cek, jumlah dolar, nomor voucher,
dan data terkait lainnya di dalam buku cek.
3) DEPARTEMEN PIUTANG. Setelah menerima paket voucher,
petugas AP menghapus tanggung jawab dengan mencatat nomor
cek di register voucher dan mengisi paket voucher di file voucher
tertutup. Akhirnya, petugas mengirimkan ringkasan AP ke
departemen buku besar.
4) Departemen Buku Besar. Berdasarkan voucher jurnal dari
pencairan kas dan ringkasan akun dari AP, petugas buku besar
memposting ke akun kontrol buku besar dan mengarsipkan
dokumen. Ini menyimpulkan prosedur pencairan uang tunai.
2. SISTEM PEMROSESAN PEMBELIAN TERINTEGRASI
a. Operasi Komputer
Aplikasi komputer pembelian melakukan tugsas berikut secara
otomatis:
1) Sistem membaca file permintaan pembelian atau item yang perlu
diisi ulang.
2) Pembelian hard-copy disiapkan dan dikirim ke vendor
3) Catatan ditambahkan ke file PO terbuka
4) Daftar transaksi digital PO dicantumkan, yang diunduh oleh agen
pembelian, ditinjau, dan bidang di deparment.
b. Departemen Penerimaan

FITZGERALDHYNE RAPPAN A031221038 4

Chapter 5 Siklus Penyeluaran: Pembelian dan Prosedur Pengeluaran Kas (Bagian I)

Ketika barang tiba, petugas penerima mengakses file PO yang terbuka

secara real time dengan memasukkan nomor PO yang diambil dari slip
pengepakan.
c. Departemen Utang
Ketika petugas AP menerima faktur pemasok, petugas mengakses
stystem dan menambahkan catatan ke file faktur vendor. Petugas
kemudian mengajukan faktur hard-copy di departemen.
3. SISTEM PENGELUARAN KAS TERINTEGRASI
Prosedur berikut dilakukan pada item yang jatuh tempo:
a. Cek secara otomatis dicetak, ditandatangani, dan didistribusikan ke
ruang surat untuk dikirim ke vendor.
b. Pembayaran dicatat secara otomatis dalam file register cek.
c. Faktur vendor ditutup dengan menempatkan cek mati rasa di bidang
bendera tertutup.
d. Buku besar Kontrol hutang akun dan akun kas diperbarui
e. Laporan yang merinci transaksi ini dikirimkan melalui terminal ke
Account Payable dan Departemen pengeluaran kas untuk tinjauan
manajemen dan pengarsipan
4. RISIKO SIKLUS PENGELUARAN DAN PENGENDALIAN INTERNAL
Tujuan pengendalian internal adalah untuk memitigasi risiko kesalahan
dan penipuan. Berikut ini adalah Risiko utama yang terkait dengan
transaksi siklus pengeluaran:
a. Pembelian inventaris tidak sah
b. Menerima barang yang salah, jumlah yang salah, atau barang rusak
c. Tidak akuratnya pencatatan transaksi pembelian dan pengeluaran kas
pada jurnal dan akun
d. Penyalahgunaan uang tunai dan inventaris
e. Akses tidak sah ke catatan akuntansi dan laporan rahasia

Untuk mengulangi konsep penting dalam aktivitas pengendalian internal

terdiri dari 1) pengendalian fisik, dan 2) pengendalian IT. Tujuan dari
pengendalian fisik adalah untuk mengendalikan tindakan orang. Ini terdiri
dari enam kelas aktivitas pengendalian internal: otorisasi transaksi,
pemisahan tugas, pengawasan, pencatatan akuntansi, kontrol akses, dan
verifikasi independen. Pengendalian IT terdiri dari pengendalian umum
dan pengendalian aplikasi. Pengendalian gen tidak spesifik pada siklus
atau subsistem tertentu sehingga tidak berlaku langsung pada risiko siklus
pengeluaran. Pengendalian aplikasi komputer terdiri dari : pengendalian
masukan, pengendalian pemrosesan dan pengendalian keluaran.

a. Risiko Pembelian Inventaris Tidak Sah

Pembelian persediaan yang tidak sah menempatkan keputusan
tentang apa yang akan dibeli, kapan membeli, dan dari siapa akan
membeli semata-mata berdasarkan kebijaksanaan agen pembelian.
Hal ini dapat mengakibatkan tingkat persediaan yang berlebihan untuk
beberapa item, sementara item lainnya kehabisan stok. Situasi mana
pun berpotensi merugikan perusahaan. Persediaan yang berlebihan

FITZGERALDHYNE RAPPAN A031221038 5

Chapter 5 Siklus Penyeluaran: Pembelian dan Prosedur Pengeluaran Kas (Bagian I)

mengikat cadangan kas organisasi, dan kehabisan stok menyebabkan

hilangnya penjualan dan penundaan produksi. Selain itu,
kebijaksanaan tersebut dapat menyebabkan penipuan seperti
pemberian imbalan kepada agen pembelian dari pemasok yang tidak
disetujui yang mengenakan harga di atas harga pasar untuk inventaris
mereka.
1) Pengendalian Fisik
OTORISASI TRANSAKSI. Tujuan otorisasi transaksi adalah untuk
memastikan bahwa hanya transaksi valid yang diproses. Ketika
tingkat inventaris turun ke titik pemesanan ulang yang telah
ditentukan, pengendalian inventaris secara resmi mengotorisasi
pengisian ulang dengan daftar permintaan pembelian untuk
memicu fungsi pembelian. Formalisasi proses otorisasi mendorong
pengelolaan inventaris yang efisien dan memastikan keabsahan
transaksi pembelian dengan vendor yang valid.
2) Pengendalian IT
PERSETUJUAN PEMBELIAN OTOMATIS. Tujuan persetujuan
pembelian otomatis adalah untuk mencegah pembelian tidak sah
dari vendor yang tidak disetujui. Oleh karena itu, logika komputer.
bukan alumni, yang memutuskan kapan akan membeli, apa yang
akan dibeli, dan dari vendor mana. Atribut utama yang diperlukan
untuk menjalankan logika ini berasal dari file permintaan pembelian
dan file vendor yang valid. Berfungsinya kontrol ini bergantung pada
prosedur yang memadai untuk mengidentifikasi vendor dan
menempatkan mereka pada daftar vendor yang valid.
b. Resiko menerima item yang salah,jumlah,atau barang rusak.
Departemen penerimaan bertanggung jawab untuk memeriksa dan
menghitung barang berharga dalam jumlah besar aset yang datang
dari vendor. Setelah diperiksa, laporan penerimaan disiapkan dan
persediaan disimpan di gudang. Kegagalan melakukan tugas
penerimaan dengan benar menempatkan perusahaan pada risiko
menerima barang yang salah, pesanan yang tidak lengkap, dan
barang rusak
1) Pengendalian Fisik
a) VERIFIKASI INDEPENDEN. Ketika barang tiba dari pemasok,
petugas penerima memeriksa memastikan bahwa barang
tersebut benar jenis dan jumlahnya dan memeriksa kondisinya
(kerusakan, pembusukan, dan sebagainya). Untuk melakukan
verifikasi ini petugas memperoleh "blind copy" dari dokumen
aslinya PO akhir dari pembelian. PO buta memiliki semua
informasi yang relevan tentang barang tersebut diterima kecuali
jumlah dan harga. Untuk memperoleh informasi kuantitas yang
diperlukan untuk laporan penerimaan, petugas penerima
terpaksa menghitung dan memeriksa secara fisik barang-
barang.

FITZGERALDHYNE RAPPAN A031221038 6

Chapter 5 Siklus Penyeluaran: Pembelian dan Prosedur Pengeluaran Kas (Bagian I)

b) PENGAWASAN. Pengawasan sangat penting pada saat ini

untuk memastikan bahwa panitera melaksanakan tugas penting
ini dengan benar. Slip pengepakan, yang berisi informasi
kuantitas, dan dapat digunakan untuk menghindari proses
pemeriksaan, biasanya menyertai barang masuk. Pengawas
harus menjaga slip pengepakan saat petugas penerimaan
menghitung dan memeriksa barang. Jika petugas penerima
diberikan informasi kuantitas melalui PO terbuka atau slip
pengepakan, mereka mungkin tergoda untuk mentransfer
informasi ini ke laporan penerimaan tanpa melakukan
penghitungan fisik dan inspeksi.
2) Pengendalian IT
TEKNOLOGI PEMINDAI. Konsep dasar inspeksi dapat
ditingkatkan melalui penggunaan pengendalian TI. Pemindai kode
produk di bagian penerimaan dan gudang akan mengurangi risiko
kesalahan manusia dalam penerimaan dan penyimpanan produk
yang salah. Ketika dipindai oleh petugas penerima dan bagian
gudang, sistem akan memverifikasi bahwa barang yang diterima
sesuai dengan yang ada di pesanan pembelian.
c. Risiko Ketidakakuratan Pencatatan Transaksi di Jurnal dan Buku
Besar
Pencatatan yang tidak akurat dapat terjadi dalam berbagai bentuk.
Berikut ini adalah garis besar beberapa kesalahan umum dalam siklus
pengeluaran, namun tidak dimaksudkan sebagai daftar yang lengkap.
• Pembelian dari vendor salah dihitung.
• Hutang Usaha tidak dicatat atau dicatat pada periode yang salah.
• Vendor menagih pelanggan untuk barang yang tidak mereka
terima (dipesan kembali).
• Pembayaran tunai vendor tidak diposting ke AP secara akurat
atau diposting ke AP vendor yang salah.
• Ringkasan pembelian, hutang, pengeluaran kas, dan tingkat
persediaan diposting secara tepat ke akun buku besar masing-
masing.
1) Pengendalian Fisik
a) OTORISASI TRANSAKSI. Fungsi AP mengotorisasi
pengeluaran kas melalui paket AP. Untuk memberikan
pengendalian yang efektif atas arus kas dari pengeluaran kas
perusahaan tidak boleh menulis cek tanpa izin eksplisit ini.
b) CATATAN AKUNTANSI. Tujuan pengendalian catatan akuntansi
adalah untuk memelihara rincian yang memadai untuk
menelusuri suatu transaksi (dari dokumen sumbernya hingga
laporan keuangan). Siklus pengeluaran ini memainkan catatan
akuntansi berikut: Buku besar pembantu, keer, dan buku besar
peteral Perhatian auditor dalam siklus pengeluaran.
c) VERIFIKASI INDEPENDEN. Fungsi buku besar menyediakan
verifikasi independen yang penting dalam sistem. Ia menerima

FITZGERALDHYNE RAPPAN A031221038 7

Chapter 5 Siklus Penyeluaran: Pembelian dan Prosedur Pengeluaran Kas (Bagian I)

voucher jurnal dan laporan ringkasan dari pengendalian

inventaris, AP, dan pengeluaran kas. Dari sumber-sumber ini,
fungsi buku besar memverifikasi bahwa total kewajiban yang
dicatat sama dengan total persediaan yang diterima dan bahwa
pengurangan AP sama dengan total pengeluaran kas. Banyak
kesalahan transaksi yang mungkin terjadi di subsistem sumber
akan ditandai oleh perbedaan dalam nomor ringkasan yang
dikirimkan.
2) Pengendalian IT
a) EDIT DATA MASUKAN. Ingatlah bahwa asumsi dasar dalam
desain sistem pemrosesan transaksi adalah bahwa file induk,
seperti inventaris, hutang dagang, dan buku besar "bersih" dan
bebas dari kesalahan. Sebaliknya, data transaksi dianggap
"kotor" dan mengandung berbagai kesalahan seperti digit nomor
rekening yang dialihkan, nomor bagian inventaris tidak valid, dan
kesalahan clerica. Jika tidak terdeteksi sebelum diproses,
kesalahan ini akan merusak file master sistem.
Kontrol input adalah pengeditan yang fokus pada integritas data
transaksi yang dimasukkan ke dalam aplikasi. Pengeditan
berikut diprogram ke dalam sistem untuk meminimalkan risiko
kesalahan input data
• Pengendalian, meliputi pemeriksaan terhadap data yang
hilang, data numerik-abjad, dan nilai data yang tidak valid
akan mengurangi risiko kesalahan entri data yang tidak
terdeteksi oleh petugas di bagian hutang, inventaris,
departemen pengendalian, penerimaan, dan pengeluaran
kas.
• Kontrol digit cek akan memberikan kontrol atas akses akun
yang salah. Penjual panjang da nomor akun inventaris
rentan terhadap kesalahan transkripsi dan transposisi
selama entri data.
b) PESAN EROR. Saat memposting ke buku besar pembantu
inventaris dan AP, logika komputer harus mengidentifikasi
dengan benar catatan inventaris dan vendor yang diperbarui
dengan mencocokkan nomor item inventaris dan nomor akun
vendor dalam laporan penerimaan dan faktur dengan yang ada
di file inventaris dan anak perusahaan AP, masing-masing.
c) POSTINGAN OTOMATIS KE AKUN ANAK PERUSAHAAN
DAN GL. Fungsi pencatatan, yang dalam sistem teknologi dasar
dilakukan secara manual oleh petugas akuntansi, diotomatisasi
dalam sistem teknologi canggih. Dalam lingkungan manual,
pemisahan tugas antara pengendalian persediaan, pembelian,
hutang, pengeluaran kas, dan buku besar.
d) CADANGAN FILE. Hilangnya fisik, kehancuran, atau kerusakan
catatan akuntansi. Prosedur pencadangan file perlu dilakukan
sebagai bagian dari pemrosesan data transaksi sehari-hari.

FITZGERALDHYNE RAPPAN A031221038 8

Chapter 5 Siklus Penyeluaran: Pembelian dan Prosedur Pengeluaran Kas (Bagian I)

Akuntan harus memverifikasi bahwa prosedur tersebut

dilaksanakan untuk semua file pembantu dan buku besar.
d. Risiko Penyalahgunaan Kas dan Persediaan
Risiko pencurian inventaris terbesar terjadi di bagian penerimaan dan
gudang. Penyalahgunaan uang tunai dapat berupa pembayaran palsu
kepada individu yang menyamar sebagai vendor. Hal ini mungkin juga
melibatkan kesalahan pembayaran untuk barang yang tidak dipesan
atau tidak diterima.
1) Pengendalian Fisik
a) PENGAWASAN. Departemen penerima terkadang sibuk dan
berantakan selama masa sibuk. Dalam lingkungan ini,
persediaan yang masuk rentan terhadap pencurian hingga
diamankan di gudang.
b) VERIFIKASI INDEPENDEN. Fungsi AP memainkan peran
penting dalam verifikasi rk yang telah dilakukan orang lain dalam
sistem ini. Salinan dokumen sumber utama mengalir ke tinjauan
dan perbandingan departemen ini.
c) PEMISAHAN TUGAS PENGENDALIAN PERSEDIAAN DARI
INVENTORY WARE HOUSE. Hal ini Pengendalian persediaan
menyimpan rincian pencatatan di bagian assct, seluruh gudang
penyimpanan) memiliki penyimpanan aset. Tugas-tugas ini
harus dipisahkan. Dalam hal apa pun, auditor harus dapat
merekonsiliasi catatan inventaris dengan inventaris fisik.
d) PEMISAHAN TUGAS UTANG DARI PENYIRAN KAS
Seseorang dengan tanggung jawab gabungan untuk
menetapkan utang usaha dan melakukan cek kepada vendor
dalam pembayaran utang usaha dapat melakukan penipuan
terhadap instansi tersebut, ia dapat menetapkan kewajiban
penipuan (kepada rekanan yang menyamar sebagai penjual)
dan kemudian menulis cek untuk melunasi kewajiban palsu
tersebut.
2) Pengendalian IT
a) PENCOCOKAN TIGA ARAH OTOMATIS DAN PERSETUJUAN
PEMBAYARAN Pencocokan tiga arah otomatis mereplikasi
pencocokan manual sebagai berikut: Ketika AP menerima faktur
pemasok, petugas mengakses sistem dan menambahkan
catatan ke file faktur. Tindakan ini meminta sistem untuk secara
otomatis membuat paket AP virtual melalui faktur vendor ke
pesanan pembelian terkait dan catatan laporan penerimaan,
menggunakan nomor sebagai atribut umum. Permohonan
kemudian merekonsiliasi dokumen pendukung kriteria yang
diprogram untuk menilai perbedaan.
b) KEAMANAN MULTILEVEL. Merupakan teknik terprogram yang
memungkinkan banyak individu secara bersamaan mengakses
suatu sistem, tetapi memberikan pemisahan tugas untuk
membatasi privasi dan aktivitas akses mereka.

FITZGERALDHYNE RAPPAN A031221038 9

Chapter 5 Siklus Penyeluaran: Pembelian dan Prosedur Pengeluaran Kas (Bagian I)

e. Risiko Akses Tidak Sah terhadap Catatan dan Laporan Akuntansi

Informasi akuntansi berisiko terhadap akses tidak sah dari pihak luar
serta karyawan organisasi. Motif mengakses informasi akuntansi
antara lain: Upaya untuk melakukan penipuan vendor. Pencurian
inventaris fisik,Akses terhadap catatan inventaris memungkinkan
pelaku menyembunyikan,dan Tindakan Ajalicious seperti merusak
atau menghapus data keuangan.
1) Pengendalian Fisik
a) KONTROL AKSES. Perusahaan harus membatasi akses
terhadap dokumen yang mengendalikan aset fisiknya.
b) PEMISAHAN TUGAS. Tujuan pemisahan tugas yang diatur
Organisasi harus terstruktur sedemikian rupa sehingga tindakan
penipuan memerlukan kerjasama antar pihak
2) Pengendalian IT
a) KONTROL SANDI. mampu mengakses tanpa izin. Untuk
memitigasi risiko ini, manajemen organisasi harus menerapkan
kebijakan kontrol kata sandi yang kuat untuk mencegah akses
tidak sah ke file dan program komputer yang berada di masing-
masing departemen.
b) KEAMANAN MULTILEVEL. konsep keamanan bertingkat, yang
menggunakan teknik terprogram yang memungkinkan akses
simultan ke sistem pusat oleh banyak pengguna dengan hak
akses berbeda, namun mencegah mereka memperoleh
informasi yang tidak mereka otorisasi.
5. REENGINEERING MENGGUNAKAN EDI

Teknologi EDI dirancang untuk mempercepat pemrosesan transaksi rutin antara

produsen, pedagang grosir, dan pengecer dengan menghubungkan komputer
pembeli dan penjual melalui jaringan pribadi atau Internet. Ketika sistem komputer
pembeli mendeteksi kebutuhan untuk memesan Inventaris, maka secara otomatis
mengirimkan pesanan pembelian ke penjual, yang disetujui dan dihentikan oleh
sistem vendor dengan sedikit atau tanpa keterlibatan manusia. Elemen kunci
keberhasilan EDI adalah penerapan perjanjian mitra dagang untuk
menghilangkannya mengatasi kesenjangan yang memerlukan keterlibatan
manusia untuk menyelesaikannya. Khususnya, sekering penerima dan tugas
hutang untuk merekonsiliasi pesanan pembelian, menerima laporan, dan tambahan
faktur padat karya dan mahal.

Masalah pengendalian EDI

EDI menimbulkan risiko unik bagi organisasi yang perlu dikenali dan dikendalikan.
memastikan bahwa, dengan tidak adanya otorisasi eksplisit, hanya transaksi sah
yang dapat dilakukan adalah bahwa mitra dagang, atau seseorang yang menyamar
sebagai mitra dagang, akan mengiklankan catatan akuntansi dengan cara yang
tidak diizinkan oleh perjanjian mitra dagang Chan EDI secara lebih rinci dan
dampaknya terhadap bisnis.

FITZGERALDHYNE RAPPAN A031221038 10