Tata Cara Lelang Umum (PPT-8)

Lelang Umum : Lelang adalah pengajuan penawaran untuk melaksanakan penyediaan

barang atau jasa dengan syarat secara terbuka.
Syarat Lelang Umum:
1. Anggaran sudah disetujui.
2. Rincian permintaan barang dan jasa sudah disetujui.
3. Market survey sudah dilakukan sebagai acuan Lelang Umum (pembelian sebelumnya, pencarian di
internet dan lain-lain)
4. Rencana waktu kebutuhan sudah disetujui.
5. Nama penyedia barang dan jasa sudah disetujui (cek apa terkena sanksi administrasi dan sanksi
keuangan).
Pelaksanaan Lelang Umum
1. Membuat pengumuman tertulis yang disampaikan di kantor, web site dan atau surat kabar.
2. Jadwal pengambilan dan penyerahkan dokumen penawaran.
3. Wajib diberlakukan untuk memberikan penjelasan.
4. Wajib membuat jadwal klarifikasi dokumen pengadaan.
Dokumen Penawaran
Syarat dokumen penawaran:
a. Satu sampul (administrasi, teknis dan harga)
b. Dua sampul (administrasi dan teknis sampul pertama, harga sampul kedua)
c. Dua Tahap, tahap pertama pemasukan administrasi dan teknis, tahap kedua pemasukan harga)
Pembukaan Dokumen Penawaran
1. Jadwal telah disetujui atau disepakati Bersama
2. Perwakilan peserta penyedia barang atau jasa menghadiri acara pembukaan
3. Perwakilan perusahaan menghadiri acara pembukaan
4. Dokumen penawaran dibuka disaksikan oleh seluruh peserta yang hadir
5. Dalam hal ada peserta penyedia barang atau jasa tidak mengikuti persyaratan akan menyebabkan tidak
lulusan.
6. Berita acara pembukaan disetujui peserta yang hadir
Evaluasi Dokumen Penawaran
1. Aspek administrasi
2. Aspek teknis
3. Aspek harga
Negosiasi Penawaran
1. Aspek harga
2. Waktu pekerjaan atau pengiriman barang
3. Incoterm
Pengumuman Hasil Evaluasi
1. Berita acara evaluasi sudah disetujui, lulus dan atau tidak lulus
2. Surat pemberitahuan evaluasi lulus dan atau tidak lulus disampaikan kepada seluruh peserta yang
memasukan dokumen penawaran.
3. Diberikan waktu masa sanggah
Penunjukan Pemenang
1. Disampaikan kepada calon peserta setelah melewati masa sanggah atau tidak ada sanggahan
2. Surat pemberitahuan disetujui
3. Disampaikan nilai harga dan nomor kontrak
4. Membatasi waktu konfirmasi
Catatan :
 Incoterm: Incoterm adalah singkatan dari "International Commercial Terms" atau "Terms of Delivery".
Incoterms adalah kode yang digunakan dalam kontrak perdagangan internasional untuk menentukan
tanggung jawab, biaya, dan risiko dalam transaksi perdagangan. Incoterms membantu pembeli dan
penjual untuk menentukan bagian mana yang membantu biaya pengiriman dan bagian mana yang
membantu biaya penerimaan.
 Dokumen Tender: Dokumen tender adalah sekumpulan dokumen yang diperlukan dalam proses lelang
umum. Dokumen tender ini berisi informasi tentang lelang, termasuk tentang perusahaan yang akan
menyediakan barang atau jasa, ketentuan lelang, dan biaya yang diperlukan. Dokumen tender juga
berisi informasi tentang bagaimana pembeli akan memilih pemenang lelang.
Dalam tata cara lelang umum, Incoterm dan Dokumen Tender berfungsi untuk membantu pembeli dan
penjual dalam menentukan tanggung jawab, biaya, dan risiko dalam transaksi perdagangan internasional.
Contoh Dokumen :
Penyusunan Konsep Kontrak Barang (PPT-9)

Apa itu Kontrak?

Kontrak pembelian barang adalah perjanjian tertulis yang mengatur hubungan antara penjual dan
pembeli dalam transaksi jual-beli barang. Kontrak ini berisi berbagai ketentuan dan persyaratan yang
disepakati oleh kedua belah pihak, dengan tujuan menciptakan kerangka kerja yang jelas untuk proses
pembelian dan penjualan
Syarat Berkontrak
Dalam hukum Indonesia, termasuk dalam Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP), berkontrak menurut
hukum dikenal dengan istilah "Perjanjian". Perjanjian diatur dalam Pasal 1320 sampai dengan Pasal 1420
KUHP. Berikut adalah beberapa syarat umum yang harus dipenuhi untuk menganggap sebuah perjanjian sah
menurut KUHP:
1. Kesepakatan Penuh dan Tidak Bertentangan:
 Para pihak harus sepakat secara penuh tentang semua unsur perjanjian.
 Tidak ada ketidakpastian atau pertentangan yang mengakibatkan ketidakjelasan.
2. Kemampuan untuk Berkontrak (Cakap Hukum):
 Para pihak harus cakap hukum, artinya mereka memiliki kapasitas hukum untuk melakukan
perjanjian.
 Misalnya, mereka tidak boleh dalam keadaan mabuk, gila, atau di bawah pengaruh yang
memengaruhi kemampuan penilaian mereka.
3. Suatu Hal yang Halal dan Tidak Melanggar Hukum:
 Objek perjanjian harus sah, tidak bertentangan dengan hukum, moral, atau kesusilaan.
 Tidak boleh melibatkan kegiatan yang melanggar hukum atau melanggar ketertiban umum.
4. Sejalan dengan Kebijaksanaan Sosial:
 Perjanjian tidak boleh merugikan kepentingan umum atau kesusilaan.
 Tidak boleh bertentangan dengan norma-norma yang berlaku dalam masyarakat.
5. Tertulis atau Tidak Tertulis:
 Beberapa perjanjian harus dibuat tertulis sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
 Beberapa perjanjian dapat dibuat secara lisan atau tidak tertulis, tergantung pada jenis
perjanjian dan hukum yang berlaku.
6. Proses Pembuatan yang Sah:
 Prosedur pembuatan perjanjian harus sesuai dengan hukum yang berlaku.
 Pihak-pihak yang terlibat harus melakukan tindakan yang diperlukan sesuai dengan peraturan
dan prosedur yang berlaku.
 7. Tidak Terjadi Kekerasan atau Ancaman:
 Perjanjian harus dibuat tanpa adanya kekerasan atau ancaman yang mengakibatkan kesalahan
atau ketakutan salah satu pihak.
8. Adanya Suatu Nilai Ganti (causa):
 Suatu perjanjian harus didasarkan pada suatu nilai ganti atau alasan yang sah.
 Hal ini sering disebut "causa" atau "sebab musyawarah."
9. Tidak Melanggar Undang-Undang yang Ada:
 Perjanjian tidak boleh bertentangan dengan undang-undang yang berlaku.
10. Tidak Dilarang oleh Undang-Undang:
 Perjanjian tidak boleh diatur atau dilarang oleh undang-undang.
Kontrak Barang – Para Pihak
 Pihak-pihak yang Terlibat:
1. Penjual: Pihak yang menjual barang.
2. Pembeli: Pihak yang membeli barang.
a) Nama Perusahaan
b) Alamat Perusahaan
c) Nama dan Jabatan - Pejabat Berwenang
Kontrak Barang – Rincian Barang dan Harga
1. Deskripsi Barang:
 Identifikasi Barang: Menjelaskan dengan jelas barang atau layanan yang dibeli.
 Spesifikasi Barang: Detail teknis atau karakteristik khusus dari barang.
2. Harga dan Pembayaran:
 Harga Barang: Harga yang disepakati untuk barang atau layanan tersebut.
 Syarat Pembayaran: Rincian tentang cara dan kapan pembayaran harus dilakukan.
Kontrak Barang – Ketentuan Khusus
1. Jangka Waktu dan Pengiriman:
 Jangka Waktu Kontrak: Periode waktu berlaku kontrak.
 Pengiriman Barang: Persyaratan terkait pengiriman barang, termasuk waktu pengiriman dan
lokasi pengiriman.
2. Inspeksi dan Penerimaan:
 Prosedur Inspeksi: Proses pemeriksaan barang untuk memastikan sesuai dengan spesifikasi.
 Penerimaan Barang: Kriteria untuk menerima atau menolak barang.
3. Garansi:
 Garansi Barang: Jangka waktu dan rincian garansi, jika ada.
4. Risiko dan Kepemilikan:
 Titik Transfer Risiko: Menentukan saat risiko atas barang berpindah dari penjual ke pembeli.
 Kepemilikan Barang: Menentukan saat kepemilikan barang beralih dari penjual ke pembeli.
5. Ketentuan Hukum:
 Hukum yang Berlaku: Menentukan yurisdiksi hukum yang mengatur kontrak.
 Penyelesaian Sengketa: Cara menyelesaikan sengketa jika terjadi perselisihan.
6. Ketentuan Tambahan:
 Ketentuan Khusus: Klausul-klausul tambahan yang mungkin diperlukan sesuai dengan
kebutuhan khusus transaksi.
7. Pengakhiran Kontrak:
 Kondisi Pengakhiran: Syarat-syarat di mana kontrak dapat diakhiri oleh salah satu
 pihak.
Kontrak Barang – Ketentuan Umum
Ketentuan Umum: Ketentuan Umum: Klausul-klausul standar yang mencakup hal-hal seperti
perubahan kontrak, pemberitahuan, dan klausul "force majeure" (kejadian yang di luar kendali).
Penjelasan Tambahan
Setiap kontrak pembelian dapat bervariasi tergantung pada kompleksitas dan kebutuhan spesifik dari
transaksi tersebut.
Penting untuk mendiskusikan dan merinci setiap aspek kontrak dengan baik agar kedua belah pihak
sepakat dan terlindungi secara hukum.
Sebaiknya juga melibatkan pihak hukum untuk memastikan kontrak sesuai dengan hukum yang
berlaku.
Contoh Dokumen :
Penyusunan Konsep Kontrak Jasa (PPT-10)

Apa itu Kontrak?

Kontrak jasa adalah perjanjian atau kesepakatan antara dua pihak atau lebih yang melibatkan
pemberian jasa oleh satu pihak kepada pihak lain. Dalam konteks ini, "jasa" merujuk pada aktivitas atau
pekerjaan yang dilakukan oleh satu pihak untuk kepentingan pihak lain, dan "kontrak" adalah dokumen hukum
yang menguraikan persyaratan, ketentuan, dan kewajiban-kewajiban yang harus dipatuhi oleh setiap pihak.
Kontrak jasa dapat mencakup berbagai jenis layanan, seperti layanan profesional, konsultasi,
pemeliharaan, perbaikan, pembersihan, dan lain sebagainya.
Kontrak Jasa – Para Pihak
 Pihak-pihak yang Terlibat:
1. Penjual: Pihak yang menjual jasa.
2. Pembeli: Pihak yang membeli jasa.
a) Nama Perusahaan
b) Alamat Perusahaan
c) Nama dan Jabatan - Pejabat Berwenang
Kontrak Jasa – Rincian Jasa dan Harga
1. Deskripsi Jasa:
 Penjelasan rinci tentang jenis layanan yang akan diberikan.
 Harga dan Pembayaran:
2. Harga Jasa: Harga yang disepakati untuk layanan tersebut.
 Syarat Pembayaran: Rincian tentang cara dan kapan pembayaran harus dilakukan.
Kontrak Jasa – Ketentuan Khusus
1. Jangka Waktu dan Penyelesaian pekerjaan:
 Jangka Waktu Kontrak: Periode waktu berlaku kontrak.
2. Inspeksi dan Penerimaan:
 Prosedur Inspeksi: Proses pemeriksaan jasa untuk memastikan sesuai dengan perjanjian.
 Penerimaan Jasa: Kriteria untuk menerima atau menolak jasa.
3. Garansi:
 Garansi Jasa: Jangka waktu dan rincian garansi, jika ada
 4. Ketentuan Hukum:
 Hukum yang Berlaku: Menentukan yurisdiksi hukum yang mengatur kontrak.
 Penyelesaian Sengketa: Cara menyelesaikan sengketa jika terjadi perselisihan.
5. Ketentuan Tambahan:
 Ketentuan Khusus: Klausul-klausul tambahan yang mungkin diperlukan sesuai dengan kebutuhan
khusus transaksi.
Kontrak Jasa – Ketentuan Umum
Ketentuan Umum: Klausul-klausul standar yang mencakup hal-hal seperti perubahan
kontrak, pemberitahuan, dan klausul "force majeure" (kejadian yang di luar kendali).

Contoh Dokumen : -

Penentuan Jenis Kontrak (PPT-11)

Prinsip Kontrak
Penyusunan Kontrak harus selalu memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku, tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance), serta prinsip kehati-hatian dalam
pengambilan keputusan bisnis (business judgment rule).
Jenis Kontrak Berdasarkan Masa Perjanjian
a. Kontrak Tahun Tunggal
 Merupakan Kontrak penyediaan barang/jasa yang masa pelaksanaannya tidak melebihi 12 (dua
belas) bulan kalender.
b. Kontrak Tahun Jamak
 Merupakan Kontrak penyediaan barang/jasa, dengan jenis barang atau jasa yang sama namun
diserahkan atau dikerjakan secara bertahap atau terus menerus, yang masa pelaksanaannya
melebihi 12 (dua belas) bulan kalender.
Jenis Kontrak Berdasarkan Cara Pembayaran
1. Kontrak Lump Sum
a. Merupakan Kontrak penyediaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan sesuai
gambar, spesifikasi, standar dan ketentuan lain yang dipersyaratkan dalam Kontrak tertentu
dalam waktu tertentu dengan jumlah harga pasti. Semua konsekuensi yang mungkin terjadi
dalam proses penyelesaian pekerjaan tersebut, sepanjang sesuai gambar, spesifikasi, standar
dan ketentuan lain yang dipersyaratkan pada Kontrak sepenuhnya ditanggung oleh Pelaksana
Kontrak.
b. Pembayaran didasarkan kepada pencapaian penyelesaian tahapan/fisik pekerjaan, baik secara
penuh atau bertahap.
2. Kontrak Terima Jadi (Turnkey)
a. Merupakan Kontrak penyediaan barang/jasa dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga
pasti dan tetap sampai seluruh konstruksi peralatan /pabrik dan jaringan utama maupun
penunjangnya dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria kinerja yang telah ditetapkan.
b. Tidak dimungkinkan adanya pengurangan atau penambahan volume pekerjaan.
c. Pembayaran didasarkan kepada pencapaian penyelesaian tahapan/fisik pekerjaan, baik secara
penuh atau bertahap.

3. Kontrak Persentase
Digunakan untuk pekerjaan yang sudah memiliki acuan persentase, misalnya perencanaan dan
pengawasan Pekerjaan Konstruksi, konsultan penilai.
Ketentuan kompensasinya adalah sebagai berikut:
a. Penyedia Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya menerima imbalan berdasarkan persentase dari nilai
pekerjaan tertentu; dan
b. Pembayarannya didasarkan pada tahapan produk/keluaran yang dihasilkan sesuai dengan isi
Kontrak.
4. Kontrak No Cure No Pay
a. Merupakan Kontrak Tender barang/jasa dimana Penyedia Barang/Jasa tidak menerima
pembayaran apapun dari Perusahaan dalam hal Penyedia Barang/Jasa gagal melaksanakan
pekerjaan dan/atau gagal memberi hasil pekerjaan yang diinginkan Perusahaan sesuai Kontrak.
b. Jenis Kontrak ini dapat dilakukan dalam rangka uji coba teknologi dan /atau penggunaan
barang/peralatan baru.
c. Hasil yang diinginkan Perusahaan dan dituangkan dalam Kontrak dibuat berdasarkan analisa
keekonomian dan/atau evaluasi kinerja (performance based evaluation), dan sesuai standar
Perusahaan.
Kontrak berdasarkan harga satuan
1. Kontrak Harga Satuan
a. Merupakan Kontrak penyediaan barang/jasa dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga
satuan yang pasti atau berupa formula harga yang pasti untuk setiap satuan barang, peralatan
dan/atau unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu.
b. Pembayaran didasarkan pada jumlah barang/jasa yang diserahterimakan dari Pelaksana Kontrak
kepada Perusahaan.
c. Total nilai maksimal, jumlah barang/peralatan, atau volume pekerjaan dapat bersifat pasti atau
masih bersifat perkiraan sementara.
2. Kontrak Biaya Ditambah Imbalan Jasa (Cost Plus Fee)
a. Merupakan Kontrak atas penyelesaian pekerjaan dalam jangka waktu dan total biaya tertentu,
di mana belum diketahui secara pasti jenis-jenis, nilai, dan/atau volume pekerjaan dengan nilai
pembayaran berdasarkan pengeluaran biaya nyata (at cost) yang dikeluarkan oleh Pelaksana
Kontrak ditambah dengan imbalan jasa (fee) yang telah ditetapkan dalam Kontrak.
 b. Pembayaran jasa (fee) dapat ditetapkan dalam bentuk nilai uang pasti, atau berupa persentase
tertentu terhadap nilai yang diperjanjikan, atau berupa rumusan/formula terhadap biaya dan
jenis barang/jasa yang diperjanjikan.
3. Kontrak Insentif (Incentive Contract)
a. Merupakan Kontrak untuk pelaksanaan pekerjaan dengan menggunakan target keberhasilan.
b. Insentif yang diberikan harus sudah menjadi bagian dari anggaran yang disetujui oleh
manajemen Perusahaan.
Jenis Kontrak Berdasarkan Bentuk Perikatan
1. Kontrak bersama (joint contract), Kontrak bersama (joint contract) merupakan Kontrak antar beberapa
Perusahaan.
2. Kontrak Kemitraan Strategis (Strategic Alliance), merupakan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa
berdasarkan konsep kerjasama di mana para pihak memberikan kontribusi sumber dana, daya
dan/atau fasilitas yang dimiliki/dikuasai dalam rangka mencapai sasaran strategis yang disepakati
bersama antara Penyedia Barang/Jasa dan Perusahaan.
3. Kontrak Pemasokan Berdasarkan Permintaan (Call Off Order/COO), Kontrak call off order merupakan
Kontrak Pengadaan Barang/Jasa untuk jangka waktu satu tahun atau lebih, di mana Perusahaan
sewaktu-waktu dapat meminta kepada Pelaksana Kontrak untuk menyediakan barang/jasa dalam jenis
dan jumlah tertentu sesuai Kontrak.
4. Kontrak Pemasokan Berdasarkan Penggunaan (Consignment/Konsinyasi), merupakan Kontrak Tender
barang, di mana Penyedia Barang/Jasa harus menyediakan barang dalam jenis dan jumlah tertentu
sesuai permintaan Perusahaan.
5. Perjanjian Harga (Price Agreement) adalah perjanjian dengan satu Penyedia Barang/Jasa yang
bertindak sebagai Pabrikan (manufacturer), Distributor Tunggal, atau Agen Tunggal, yang dibuat
berdasarkan harga satuan barang atau peralatan yang dikeluarkan resmi oleh Pabrikan/Prinsipal atau
berdasarkan published rate Penyedia Barang/Jasa.
6. Perjanjian Dengan Beberapa Pelaksana Kontrak (Multi Standing Agreement /MSA) Merupakan
perjanjian dalam bentuk Kontrak harga satuan dengan lebih dari satu Pelaksana.
7. Kontrak Kesepakatan Teknis (Technical Framework Contract/TFC), Merupakan Kontrak kesepakatan
dengan minimal dua Pelaksana Kontrak pada waktu bersamaan untuk menyediakan barang/jasa yang
diperlukan oleh Perusahaan pada rentang waktu tertentu dengan spesifikasi teknis dan persyaratan
Kontrak (terms & conditions) yang telah disepakati.
Manajemen Kontrak PPT-12

Manajemen Kontrak
Manajemen Kontrak meliputi antara lain kegiatan pelaksanaan Kontrak, administrasi, pengawasan
pelaksanaan Kontrak, pelaporan, dan penutupan Kontrak.
Selama pelaksanaan Kontrak, penanggung jawab Kontrak bertanggung jawab untuk mengendalikan
dan mengawasi pelaksanaan Kontrak sesuai dengan Lingkup Kerja, biaya, jangka waktu dan ketentuan lain.
Isi Kontrak
1. Memastikan pelaksanaan pekerjaan oleh Pelaksana Kontrak sesuai dengan Kontrak;
2. Melakukan evaluasi kinerja Pelaksana Kontrak untuk memenuhi spesifikasi pekerjaan dan jangka waktu
pelaksanaan, dan memberikan arahan perbaikan jika diperlukan kepada Pelaksana Kontrak;
3. Memastikan pelaksanaan Kontrak sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku dan/atau kaidah
keteknikan yang baku (standard engineering practices) serta ketentuan K3LL;
4. Melaksanakan pengawasan pengeluaran biaya, waktu pelaksanaan Kontrak dan tata waktu persiapan
kontrak pengganti terhadap kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat rutin;
5. Mengelola administrasi arsip Kontrak termasuk penutupan Kontrak (close out), agar semua dokumen
terkait tersimpan secara lengkap dan mudah ditemukan. Masa penyimpanan dokumen Kontrak
disesuaikan dengan peraturan kearsipan yang berlaku;
6. Melakukan pengawasan atas penggunaan fasilitas bebas Bea Masuk (BM) dan Pajak Dalam Rangka
Impor (PDRI) sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
7. Melakukan konsolidasi data dan menyiapkan laporan berkala terkait dengan manajemen Kontrak;
8. Mengelola pengeluaran biaya antara lain dengan cara Sedapat mungkin menghindarkan terjadinya PLK
(Perubahan Lingkup Kerja); dan Mencegah terjadinya kelebihan pembayaran.
9. Memenuhi kewajiban pembayaran kepada Penyedia Barang/Jasa sesuai ketentuan Kontrak;
10. Melakukan pengendalian terhadap Perubahan Lingkup Kontrak (PLK) termasuk pengelolaan
administrasinya.
Pelaksanaan Renegosiasi
Dalam hal terjadi Keadaan Khusus selama jangka waktu Kontrak, maka Perusahaan dapat melakukan
renegosiasi kepada Pelaksana Kontrak
Pengawasan dan Verifikasi
Perusahaan bertanggung jawab untuk mengawasi dan memastikan pencapaian pekerjaan oleh
Pelaksana Kontrak. Apabila pada tahap tertentu pencapaian pekerjaan lebih rendah daripada rencana,
Pelaksana Kontrak harus dapat memberikan penjelasan dan sekaligus menyampaikan rencana pemenuhan
kekurangan tersebut kepada Perusahaan.
Mengelola Sanksi
a. Mengenakan penalti kepada Pelaksana Kontrak yang terbukti melakukan pelanggaran sesuai ketentuan
kontrak berupa:
b. Denda atas keterlambatan penyerahan barang atau pekerjaan sebagaimana diatur kontrak;
c. Bilamana setelah pelaksanaan Kontrak, pencapaian pekerjaan kurang dari komitmen yang tertulis
dalam Kontrak, maka kepada Penyedia Barang/Jasa dikenakan sanksi administrasi sesuai ketentuan
kontrak;
d. Pengenaan denda, sanksi finansial, sanksi administrasi atau penalty lainnya sebagaimana diatur di
dalam Kontrak;

Pengelolaan Penyedia Barang dan Jasa (PPT-13)

Pengelolaan Penyedia Barang/Jasa

Pengelolaan Penyedia Barang/Jasa dimaksudkan untuk mengelola PenyediaBarang/Jasa dalam rangka
meningkatkan kemampuan dan kinerjanya.
Pengelolaan Penyedia Barang/Jasa meliputi sistem administrasi, pembinaan, dan penilaian kinerja serta
pemberian penghargaan atau sanksi bagi para Penyedia Barang/Jasa
Pembinaan Penyedia Barang/Jasa
Bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan kinerja Penyedia Barang/Jasa melalui:
1. Pembinaan usaha kecil termasuk koperasi kecil dengan memberikan kesempatan berusaha sesuai
bidang usahanya;
2. Pelatihan-pelatihan yang bermanfaat dalam meningkatkan kinerja Penyedia
3. Barang/Jasa dan kemampuan usaha masyarakat, antara lain tentang:
a. Standard Operating Procedure (SOP) Perusahaan;
b. Peraturan-peraturan yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa; atau
c. Penerapan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan (K3LL).
4. Pemberian uang muka dalam melaksanakan pekerjaan kepada usaha kecil termasuk koperasi kecil.
Penilaian Kinerja
Kinerja Penyedia Barang/Jasa dalam pelaksanaan Kontrak dinilai oleh fungsi terkait di lingkungan
Perusahaan dengan tata cara penilaian sesuai dengan sistem dan prosedur yang ada pada masing-masing
Perusahaan. Dasar dari penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa dapat diukur antara lain berdasarkan:
1. Ketepatan penyerahan barang/jasa dari segi mutu, waktu dan harga;
2. Pelaksanaan penerapan K3LL dalam pelaksanaan Kontrak;
3. Kepatuhan terhadap etika pengelolaan rantai suplai;
4. Pencapaian Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN);
5. Pelaksanaan kewajiban Penyedia Barang/Jasa kepada subkontraktor sesuai Kontrak;
6. Status sedang dikenakan atau tidak dikenakannya sanksi.
Penghargaan Atas Kinerja
Perusahaan dapat memberikan penghargaan kepada para Penyedia Barang/Jasa yang tata caranya
disesuaikan dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku di lingkungan Perusahaan. Penghargaan antara lain
dapat berupa:
1. Insentif/bonus apabila telah diatur dalam Kontrak dan hanya berlaku untuk Kontrak jasa;
2. Surat, piagam atau memento penghargaan dari Perusahaan.
Pengawasan Penyedia Barang/Jasa
Pengawasan berupa pemeriksaan dilakukan oleh Perusahaan atau auditor yang ditunjuk oleh
Perusahaan atau auditor pemerintah secara current dan post audit, termasuk namun tidak terbatas pada
kepatuhan terhadap Undang-Undang Tindak Pidana Korupsi, Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), dan/atau
Anti-Bribery and Corruption (ABC) berdasarkan data hard copy dan data digital.
Dengan lingkup pemeriksaan sebagai berikut:
1. Rangkaian kegiatan Pengadaan Barang/Jasa; dan
2. Kepatuhan atas ketentuan pelaksanaan Kontrak
Sanksi Kepada Penyedia Barang/Jasa
Sanksi, baik berupa sanksi administratif dan/atau finansial, diberikan kepada Penyedia Barang/Jasa
dalam rangka pembinaan.
Dalam hal Peserta Tender atau Pelaksana Kontrak berbentuk Konsorsium, maka sanksi berlaku kepada
semua anggota Konsorsium dan tetap berlaku meskipun perjanjian Konsorsium sudah berakhir.
Sanksi Kepada Penyedia Barang/Jasa
SANKSI FINANSIAL (PENALTI/DENDA)
 Terlambat pengiriman/pekerjaan, denda maksimal 5% terhadap nilai kontrak
SANKSI ADMINISTRATIF
1. Kartu Kuning : Sanksi ini dapat berupa pembelajaran, pembekuan dana, atau larangan tertentu, kepada
pihak yang melanggar
2. Kartu Merah : - Sanksi ini dapat berupa larangan berpartisipasi dalam proses lelang untuk jangka waktu
tertentu atau pemutusan kontrak.
3. Kartu Hitam :
Pengawasan dan Pelaporan (PPT-14)

Pengawasan
Pengawasan penyedia barang dan jasa merupakan suatu proses yang penting dalam manajemen
kontrak dan pengadaan.
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa penyedia barang atau jasa memenuhi kualitas, waktu, dan
ketentuan lain yang telah disepakati dalam kontrak.
Pengawasan
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil dalam pengawasan penyedia barang dan jasa:
1. Perencanaan Pengawasan
2. Pemantauan Kinerja
3. Audit dan Evaluasi
4. Komunikasi Terbuka
5. Penerapan Sanksi atau Insentif
6. Penyusunan Laporan
7. Pembaruan Kontrak
8. Pelatihan dan Pengembangan
Pengawasan
1. Perencanaan Pengawasan
 Tentukan parameter pengawasan seperti kriteria kualitas, batas waktu, dan persyaratan lainnya.
 Identifikasi risiko yang mungkin muncul selama pelaksanaan kontrak.
2. Pemantauan Kinerja
 Lakukan pemantauan secara berkala terhadap kinerja penyedia barang dan jasa.
 Gunakan indikator kinerja yang telah ditentukan untuk mengukur Tingkat kepatuhan dan
kualitas hasil kerja.
3. Audit dan Evaluasi
 Lakukan audit secara berkala untuk memastikan bahwa penyedia mematuhi semua persyaratan
kontrak.
 Evaluasi hasil pekerjaan untuk menilai kepuasan dan kinerja penyedia.
4. Komunikasi Terbuka
 Jaga komunikasi terbuka dengan penyedia barang dan jasa.
 Segera sampaikan masalah atau ketidaksesuaian yang muncul selama pelaksanaan kontrak.
5. Penerapan Sanksi atau Insentif
 Tentukan mekanisme sanksi jika penyedia tidak memenuhi kewajibannya.
 Berikan insentif jika penyedia melampaui ekspektasi atau memberikan hasil yang lebih baik dari
yang diharapkan.
6. Penyusunan Laporan
 Buat laporan berkala mengenai kinerja penyedia, termasuk capaian dan ketidaksesuaian yang
terjadi.
 Bagikan laporan kepada pihak terkait dan pihak yang berkepentingan.
7. Pembaruan Kontrak
 Jika diperlukan, lakukan pembaharuan kontrak untuk mencerminkan perubahan atau
penyesuaian yang diperlukan.
 Pastikan perubahan kontrak tersebut disepakati oleh kedua belah pihak.
8. Pelatihan dan Pengembangan
 Berikan pelatihan atau bimbingan kepada penyedia jika diperlukan untuk meningkatkan kualitas
atau kinerja mereka.
 Pengawasan penyedia barang dan jasa merupakan bagian integral dari manajemen kontrak
yang efektif. Proses ini membantu memastikan bahwa hasil yang diharapkan dapat dicapai
sesuai dengan persyaratan kontrak dan dapat meminimalkan risiko ketidaksesuaian atau
ketidakpatuhan.
Pelaporan
Pelaporan penyedia barang dan jasa adalah proses penting yang membantu memastikan transparansi,
akuntabilitas, dan kepatuhan dalam hubungan kontraktual antara organisasi dan penyedia.
Pelaporan
Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pelaporan penyedia barang dan jasa:
1. Laporan Kinerja Rutin
2. Pelaporan Ketidaksesuaian
3. Laporan Insentif atau Penghargaan
4. Pemantauan Biaya dan Anggaran
5. Laporan Kejadian Penting
6. Pelaporan Risiko dan Mitigasi
7. Laporan Keuangan
8. Pembaruan Kontrak
9. Pertemuan dan Komunikasi
10. Pemantauan Kepatuhan Hukum
Pelaporan
1. Laporan Kinerja Rutin
 Persiapkan laporan kinerja rutin yang mencakup evaluasi pencapaian target, kepatuhan
terhadap jadwal, dan kualitas barang atau jasa yang disediakan.
 Gunakan indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam kontrak sebagai dasar untuk evaluasi.
2. Pelaporan Ketidaksesuaian
 Jika ada ketidaksesuaian atau pelanggaran kontrak, laporkan dengan jelas dan segera. Termasuk
tindakan yang telah diambil atau akan diambil untuk menangani masalah tersebut.
3. Laporan Insentif atau Penghargaan
 Jika penyedia melampaui ekspektasi atau memberikan hasil yang sangat baik, berikan laporan
positif dan pertimbangkan untuk memberikan insentif atau penghargaan.
4. Pemantauan Biaya dan Anggaran
 Laporkan secara rutin mengenai pengeluaran dan kepatuhan anggaran. Pastikan bahwa
penyedia mematuhi batasan biaya yang telah disepakati.
5. Laporan Kejadian Penting
 Sampaikan laporan mengenai kejadian atau perubahan signifikan yang dapat memengaruhi
pelaksanaan kontrak.
 Termasuk informasi mengenai risiko yang mungkin timbul dan langkah-langkah yang diambil untuk
mengelolanya.
6. Pelaporan Risiko dan Mitigasi
 Laporkan potensi risiko yang diidentifikasi dan tindakan yang diambil untuk menguranginya atau
mengatasinya.
Jelaskan strategi mitigasi yang diimplementasikan untuk mengatasi risiko yang muncul.
7. Laporan Keuangan
 Jika relevan, sertakan laporan keuangan dari penyedia barang atau jasa sebagai bagian dari
pemantauan keuangan.
8. Pembaruan Kontrak
 Laporkan setiap perubahan pada kontrak, termasuk perubahan lingkup, jadwal, atau biaya.
 Pastikan laporan ini mencakup persetujuan dari kedua belah pihak.
9. Pertemuan dan Komunikasi
 Catat hasil dari pertemuan atau komunikasi dengan penyedia dan sampaikan informasi tersebut
dalam laporan.
 Jika diperlukan, ajukan agenda untuk pertemuan selanjutnya atau perubahan yang dibutuhkan
dalam pelaksanaan kontrak.
10. Pemantauan Kepatuhan Hukum
 Pastikan laporan mencakup pemantauan kepatuhan hukum, termasuk perubahan regulasi atau
persyaratan yang dapat memengaruhi kontrak.
Laporan penyedia barang dan jasa haruslah bersifat informatif, transparan, dan sesuai dengan
kebutuhan manajemen dan pihak berkepentingan. Laporan ini dapat menjadi alat yang efektif untuk
mengelola risiko, memastikan kepatuhan, dan meningkatkan hubungan dengan penyedia.
Catatan(PPT-8) :
Tata cara lelang umum adalah prosedur yang digunakan dalam proses pengadaan barang atau jasa melalui lelang
umum. Berikut adalah penjelasan mengenai setiap tahapan dalam tata cara lelang umum:
1. Pengumuman Lelang Umum: Pengumuman lelang umum adalah dokumen yang mengumumkan tentang lelang
umum, termasuk tentang barang atau jasa yang akan dijual, ketentuan lelang, dan biaya yang diperlukan.
2. Pendaftaran: Pendaftaran adalah proses yang digunakan untuk mendaftar peserta lelang. Peserta lelang harus
memenuhi syarat yang ditetapkan dalam dokumen lelang.
3. Penilaian Kualifikasi: Penilaian kualifikasi adalah proses yang digunakan untuk menilai kualifikasi peserta lelang
berdasarkan syarat yang ditetapkan dalam dokumen lelang. Peserta lelang yang memenuhi syarat akan dianggap
sebagai peserta yang layak.
4. Pengumuman Hasil Evaluasi Kualifikasi: Pengumuman hasil evaluasi kualifikasi adalah dokumen yang
mengumumkan hasil evaluasi kualifikasi peserta lelang. Peserta lelang yang layak akan dianggap sebagai peserta
yang layak untuk melanjutkan proses lelang.
5. Undangan dan Pengambilan Dokumen Tender: Undangan dan pengambilan dokumen tender adalah proses yang
digunakan untuk mengirimkan undangan lelang dan mengambil dokumen tender kepada peserta lelang.
Dokumen tender berisi informasi tentang barang atau jasa yang akan dijual, ketentuan lelang, dan biaya yang
diperlukan.
6. Pemberian Penjelasan: Pemberian penjelasan adalah proses yang digunakan untuk memberikan penjelasan
tentang dokumen tender kepada peserta lelang. Penjelasan ini bertujuan untuk membantu peserta lelang
memahami dokumen tender lebih baik.
7. Penyampaian Dokumen Tender: Penyampaian dokumen tender adalah proses yang digunakan untuk
mengirimkan dokumen tender kepada peserta lelang. Dokumen tender harus disampaikan sebelum batas waktu
pengiriman dokumen tender berakhir.
8. Pembukaan Dokumen Tender: Pembukaan dokumen tender adalah proses yang digunakan untuk membuka
dokumen tender yang telah disampaikan oleh peserta lelang. Dokumen tender akan diperiksa untuk memastikan
bahwa peserta lelang telah memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam dokumen lelang.
9. Evaluasi Dokumen Penawaran Teknis: Evaluasi dokumen penawaran teknis adalah proses yang digunakan untuk
menilai kualitas dan ketepatan penawaran teknis yang diberikan oleh peserta lelang. Peserta lelang yang
memenuhi syarat akan dianggap sebagai peserta yang layak untuk melanjutkan proses lelang.
 10. Pengumuman Hasil Evaluasi Dokumen Teknis: Pengumuman hasil evaluasi dokumen teknis adalah dokumen
yang mengumumkan hasil evaluasi dokumen penawaran teknis yang diberikan oleh peserta lelang. Peserta
lelang yang layak akan dianggap sebagai peserta yang layak untuk melanjutkan proses lelang.
11. Pembukaan Harga Penawaran: Pembukaan harga penawaran adalah proses yang digunakan untuk membuka
harga penawaran yang diberikan oleh peserta lelang. Harga penawaran akan diperiksa untuk memastikan bahwa
peserta lelang telah memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam dokumen lelang.
12. Evaluasi Harga Penawaran: Evaluasi harga penawaran adalah proses yang digunakan untuk menilai harga
penawaran yang diberikan oleh peserta lelang. Peserta lelang yang memenuhi syarat akan dianggap sebagai
peserta yang layak untuk melanjutkan proses lelang.
13. Negosiasi: Negosiasi adalah proses yang digunakan untuk menyelesaikan perbedaan yang mungkin terjadi dalam
harga penawaran atau ketentuan kontrak.
14. Persetujuan Panitia Tender: Persetujuan panitia tender adalah proses yang digunakan untuk mencapai
persetujuan tentang pemenang lelang.
15. Penunjukan Pemenang: Penunjukan pemenang adalah proses yang digunakan untuk mengumumkan pemenang
lelang. Pemenang lelang akan diberikan kontrak untuk melaksanakan pekerjaan atau menyediakan barang atau
jasa yang diperlukan.
16. Pembuatan Kontrak: Pembuatan kontrak adalah proses yang digunakan untuk membuat kontrak antara
pemenang lelang dan pembeli. Kontrak ini berisi tentang tanggung jawab, biaya, dan risiko dalam transaksi
perdagangan
Catatan(PPT-9) :
1. Para Pihak: Merupakan pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak, yaitu pihak pembeli dan pihak penjual atau
pemasok. Mereka adalah subjek yang melakukan kesepakatan dalam kontrak.
2. Rincian Barang dan Harga: Menjelaskan secara detail barang atau jasa yang akan disediakan, termasuk
spesifikasi, kuantitas, kualitas, serta harga yang disepakati oleh kedua belah pihak.
3. Ketentuan Khusus: Merupakan ketentuan tambahan yang bersifat spesifik dan khusus terkait dengan transaksi
barang atau jasa yang dilakukan. Misalnya, terkait dengan waktu pengiriman, metode pembayaran, atau
ketentuan teknis lainnya.
4. Ketentuan Umum: Merupakan ketentuan-ketentuan yang berlaku secara umum dalam transaksi perdagangan,
seperti hak dan kewajiban masing-masing pihak, penyelesaian sengketa, dan hal-hal umum lainnya.
5. Kontrak Barang: Merupakan isi dari kesepakatan antara para pihak yang diatur dalam dokumen kontrak. Isi
kontrak mencakup semua poin-poin di atas, yaitu identitas para pihak, rincian barang dan harga, ketentuan
khusus, serta ketentuan umum.
Contoh dokumen kontrak barang dapat ditemukan dalam berbagai sumber, seperti situs web resmi lembaga-lembaga
pemerintah yang terkait dengan pengadaan barang/jasa.
Sebagai contoh, dokumen kontrak barang dapat berisi informasi mengenai pihak-pihak yang terlibat, rincian
barang/jasa yang akan disediakan, harga, ketentuan khusus terkait pengiriman, pembayaran, dan aspek-aspek teknis
lainnya. Dokumen kontrak barang juga dapat mencakup ketentuan umum yang mengatur hak dan kewajiban masing-
masing pihak.
Catatan(PPT-10) :
1. Para Pihak: Merupakan pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak, yaitu pihak penyedia jasa dan pihak penerima
jasa. Mereka adalah subjek yang melakukan kesepakatan dalam kontrak.
2. Rincian Jasa dan Harga: Menjelaskan secara detail jasa yang akan disediakan, termasuk ruang lingkup, spesifikasi,
kuantitas, kualitas, serta harga yang disepakati oleh kedua belah pihak.
3. Ketentuan Khusus: Merupakan ketentuan tambahan yang bersifat spesifik dan khusus terkait dengan penyediaan
jasa yang dilakukan. Misalnya, terkait dengan waktu pengerjaan, metode pembayaran, atau ketentuan teknis lainnya.
4. Ketentuan Umum: Merupakan ketentuan-ketentuan yang berlaku secara umum dalam penyediaan jasa, seperti
hak dan kewajiban masing-masing pihak, penyelesaian sengketa, dan hal-hal umum lainnya.
5. Kontrak Jasa: Merupakan isi dari kesepakatan antara para pihak yang diatur dalam dokumen kontrak. Isi kontrak
mencakup semua poin-poin di atas, yaitu identitas para pihak, rincian jasa dan harga, ketentuan khusus, serta ketentuan
umum.
Catatan(PPT-11) :
Penentuan Jenis Kontrak mengacu pada proses menentukan karakteristik kontrak yang akan digunakan dalam
suatu transaksi. Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dalam penentuan jenis kontrak meliputi:
1. Masa Perjanjian: Menentukan jangka waktu berlakunya kontrak, apakah kontrak tersebut bersifat tetap,
berjangka, atau berdasarkan proyek tertentu.
2. Cara Pembayaran: Merujuk pada metode pembayaran yang akan digunakan, apakah pembayaran dilakukan
secara tunai, angsuran, atau berdasarkan pencapaian milestone tertentu.
3. Harga Satuan: Menentukan harga per unit barang atau jasa yang disepakati dalam kontrak.
4. Bentuk Perikatan: Merupakan karakteristik hukum dari kontrak tersebut, apakah bersifat jual beli, sewa-
menyewa, kerja sama, atau bentuk perikatan lainnya.
Catatan(PPT-12) :
Manajemen Kontrak adalah proses pengelolaan kontrak dari awal hingga akhir, termasuk penyusunan kontrak,
pelaksanaan renegosiasi, pengawasan dan verifikasi, serta pengelolaan sanksi. Manajemen kontrak bertujuan untuk
memastikan bahwa kontrak dapat dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati oleh
kedua belah pihak.
1. Isi Kontrak: Merupakan kesepakatan antara kedua belah pihak yang diatur dalam dokumen kontrak. Isi kontrak
mencakup identitas para pihak, rincian barang atau jasa yang akan disediakan, harga, ketentuan khusus, serta
ketentuan umum.
2. Pelaksanaan Renegosiasi: Merupakan proses negosiasi ulang antara kedua belah pihak dalam kontrak, jika
terdapat perubahan kondisi yang mempengaruhi pelaksanaan kontrak.
3. Pengawasan dan Verifikasi: Merupakan proses pengawasan dan verifikasi terhadap pelaksanaan kontrak,
termasuk pengecekan terhadap kualitas barang atau jasa yang disediakan, serta pengecekan terhadap
pembayaran yang telah dilakukan.
4. Mengelola Sanksi: Merupakan proses pengelolaan sanksi jika terdapat pelanggaran terhadap kontrak, termasuk
penentuan sanksi yang akan diberikan dan proses penyelesaian sengketa.
Catatan(PPT-13) :

1. Pembinaan: Proses pengembangan dan pembinaan hubungan kerja sama dengan penyedia barang dan
jasa untuk memastikan kualitas dan kelancaran penyediaan barang/jasa.
2. Penilaian Kinerja: Evaluasi terhadap kinerja penyedia barang dan jasa, termasuk dalam hal kualitas,
ketepatan waktu, dan kepatuhan terhadap kontrak.
3. Penghargaan: Memberikan penghargaan atau insentif kepada penyedia barang dan jasa yang telah
menunjukkan kinerja yang baik.
4. Pengawasan: Proses pengawasan terhadap pelaksanaan kontrak oleh penyedia barang dan jasa.
5. Sanksi: Proses pengelolaan sanksi jika terdapat pelanggaran atau kinerja yang tidak sesuai dari
penyedia barang dan jasa.
Sanksi administratif dalam bentuk "kartu hitam" merupakan konsekuensi hukum yang diberikan kepada
pihak yang melanggar aturan atau etika dalam pengadaan barang dan jasa. Sanksi ini dapat berupa larangan
berpartisipasi dalam proses lelang untuk jangka waktu tertentu atau pemutusan kontrak. Sanksi ini umumnya
diatur dalam peraturan yang berlaku dan harus diikuti oleh pihak penyedia barang dan jasa. Pelanggaran yang
dapat mengakibatkan sanksi administratif kartu hitam mungkin meliputi penundaan atau ketidaksesuaian
dalam penyediaan barang dan jasa, pelanggaran terhadap etika pengadaan, atau ketidakpatuhan terhadap
peraturan yang mengatur proses pengadaan barang dan jasa pemerintah. Oleh karena itu, penting bagi pihak
penyedia untuk memahami dengan baik aturan dan kewajiban yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa
pemerintah agar dapat menghindari sanksi-sanksi tersebut.
Sanksi administratif dalam bentuk "kartu kuning" pada pihak penyedia barang dan jasa merupakan
konsekuensi hukum yang diberikan kepada pihak yang melanggar aturan atau etika dalam pengadaan barang
dan jasa. Sanksi ini dapat berupa pembelajaran, pembekuan dana, atau larangan tertentu
kalo hitam kan dia udh parah bgt kya larangan berpartisipasi dalam proses lelang untuk jangka waktu tertentu
atau pemutusan kontrak. nah kalo kuning itu dia pembelajaran, pembekuan dana, atau larangan tertentu. nah
kalo Sanksi merah mungkin peringatan terakhir sebelum dilakukan pemutusan kontrak
Catatan(PPT-14) :

Pengawasan dan Pelaporan dalam manajemen kontrak adalah proses pengawasan terhadap pelaksanaan
kontrak oleh penyedia barang dan jasa, serta pelaporan terkait hasil pengawasan tersebut. Pengawasan dan
pelaporan bertujuan untuk memastikan bahwa kontrak dapat dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan
kesepakatan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Kualitas: Merupakan aspek penting dalam pengawasan dan pelaporan, yaitu pengecekan terhadap kualitas
barang atau jasa yang disediakan oleh penyedia.