Tahap-Tahap Pengolahan Data

Di dalam pengolahan data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari
tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat
dikembangkan menjadi :
a. Orginating-Recording (Pencatatan)
Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan
proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir
b. Classifiying (Klasifikasi)
Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan diolah,
apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa kelompok dari
data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan
c. Sorting (Penyusunan)
Setelah data–data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data
tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya diurutkan
menurut kode klasifikasinya
d. Calculating (Perhitungan)
Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan– perhitungan atau disebut
Calculating
e. Summarizing (Penyusunan Laporan)
Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan,
diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan
pemakai informasi
f. Storing (Penyimpanan)
Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk referensi
dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa macam,
disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data,
seperti disk, kartu, dokumen
g. Retrieving (Pencarian)
Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara
penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan computer
h. Communicating (Komunikasi )
Dalam proses pengolahan data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai oleh
user. Diperlukan suatu komunikasi sehinnga mempermudah proses pengolahan data
menjadi informasi
i. Reproducing (Penggandaan )
Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan
lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin photocopy,
disk, magnetic tape
Macam-Macam Surat Perjanjian
Perjanjian adalah tindakan yang mengikat dua belah pihak yang berjanji untuk menjamin
adanya kepastian. Perjanjian tersebut bisa dibuat melalui lisan maupun tulisan. Kekuatan
perjanjian lisan sangatlah lemah, sehingga bila terjadi sengketa diantara pihak-pihak yang
berjanji, maka akan lebih sulit dibuktikan kebenarannya. Untuk hal-hal yang sangat penting,
orang lebih suka menggunakan surat perjanjian sebagai bukti hitam diatas putih demi keamanan.
Surat perjanjian adalah surat kesepakatan mengenai hak dan kewajiban masing-masing
pihak yang saling mengikatkan diri untuk berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu. Definisi itu
menunjukkan ciri khas surat perjanjian sebagai surat yang dibuat oleh dua pihak secara bersama,
bahkan seringkali melibatkan pihak ketiga sebagai penguat.
Surat perjanjian ada dua macam, yaitu :
1. Perjanjian autentik, yaitu perjanjian yang disaksikan oleh pejabat pemerintah.
2. Perjanjian dibawah tangan, yaitu perjanjian yang tidak disaksikan oleh pejabat
pemerintah.
Penggolongan diatas tidak ada hubungannya dengan keabsahan surat perjanjian. Surat
perjanjian tanpa notaris, misalnya sah saja asal memenuhi syarat tertentu seperti yang akan
dirinci dibawah ini. Selain mencantumkan persetujuan mengenai batas-batas hak dan kewajiban
masing-masing pihak, surat tersebut juga menyatakan jalan keluar yang bagaimana, yang akan
ditempuh, seandainya salah satu pihak tidak melaksanakan kewajibannya. Jalan keluar disini bisa
pemberian sanksi, ganti rugi, tindakan administrasi, atau gugatan ke pengadilan.

Syarat surat Perjanjian

Adapun syarat sahnya perjanjian adalah sebagai berikut :
1. Surat perjanjian harus ditulis diatas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi materai.
2. Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas, rela, tanpa paksaan.
3. Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak yang berjanji.
4. Pihak yang berjanji harus sudah dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar.
5. Isi perjanjian harus jelas dan tidak mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda.
6. Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan undang-undang dan norma susila
yang berlaku.
Guna surat perjanjian :
1. untuk menciptakan ketenangan bagi kedua belah pihak yang berjanji karena terdapatnya
kepastian didalam surat perjanjian.
2. untuk mengetahui secara jelas batas hak dan kewajiban pihak yang berjanji.
3. untuk menghindari terjadinya perselisihan.
4. untuk bahan penyelesaian perselisihan atau perkara yang mungkin timbul akibat suatu
perjanjian.
Sehubungan dengan guna surat perjanjian pada butir 3 diatas, dalam setiap surat perjanjian harus
tercantum pasal arbitrase yang berisi kesepakatan bersama yang menetapkan penghasilan negeri
tertentu sebagai tempat untuk menyelesaikan perkara, jika timbul.

Aneka Surat Perjanjian

Dalam kehidupan modern banyak sekali aktivitas yang perlu dituangkan ke dalam surat
perjanjian untuk memperoleh kepastian dan kekuatan hubungan antara surat perjanjian
terpenting, berikut ini akan diuraikan secara singkat tentang perjanjian jual beli, sewa beli
(angsuran), sewa-menyewa, borongan pekerjaan, pinjam-meminjam, dan perjanjian kerja.
1. Perjanjian Jual Beli
Dalam surat ini disebutkan bahwa pihak penjual diwajibkan menyerahkan suatu
barang kepada pihak pembeli. Sebaliknya, pihak pembeli diwajibkan menyerahkan
sejumlah uang (sebesar harga barang tersebut) kepada pihak penjual sesuai dengan
kesepakatan kedua belah pihak. Setelah penandatanganan surat tersebut, kedua belah
pihak terikat untuk menyelesaikan kewajiban masing masing. Setiap pelanggaran atau
kelainan dalam memenuhi kewajiban akan mendatangkan konsekuensi hokum karena
pihak yang dirugikan berhak mengajukan tuntutan atau klaim.
2. Perjanjian Sewa Beli ( angsuran)
Surat ini boleh dinyatakan sama dengan surat jual beli. Bedanya harga barang
yang di bayarkan oleh pihak pembeli dilakukan dengan cara mengangsur. Barangnya
diserahkan kepada pihak pembeli setelah surat perjanjian sewa beli ditandatangani.
Namun hak kepemilikan atas barang tersebut masih berada di tangan pihak penjual. Jadi
sebelum pembayaran atas barang tersebut masih di angsur, pihak pembeli masih berstatus
sebagai penyewa. Dan selama itu pihak pembeli tidak berhak menjual barang yang
disebutkan dalam perjanjian sewa beli tersebut. Selanjutnya hak milik segera jatuh ke
tangan pembeli saat pembayaran angsuran/cicilan terakhir dilunasi.
3. Perjanjian Sewa Menyewa
Perjanjian ini merupakan suatu persetujuan antara pihak yang menyewakan dan
pihak yang menyewa., dimana pihak yang menyewa (pihak 1) berjanji menyerahkan
suatu barang (tanah, bangunan, dll) kepada pihak penyewa (pihak II) selama jangka
waktu yang di tentukan kedua belah pihak. Sementara itu pihak penyewa di wajibkan
membayar sejumlah uang tertentu atas pemakaian barang tersebut.
4. Perjanjian Borongan
Perjanjian ini dibuat antara pihak pemilik proyek dan pihak pemborong, dimana
pihak pemborong setuju untuk melaksanakan pekerjaan borongan sesuai dengan syarat
syarat/spesifikasi serta waktu yang di tetapkan/disepakati oleh kedua belah pihak. Untuk
itu pihak pemilik proyek wajib memebayar sejumlah uang tertentu (harga pekerjaan
borongan) yang telah di sepakati kedua belah pihak kepada pihak pemborong
 5. Perjanjian Meminjam Uang
Surat perjanjian ini merupakan persetujuan antara pihak piutang dengan pihak
berhutang untuk menyerahkan sejumlah uang. Pihak yang berpiutang meminjamkan
sejumlah uang kepada pihak yang meminjam, dan pihak peminjam wajib membayar
kembali hutang tersebut ditambah dengan buang yang biasanya dinyatakan dalam persen
dari pokok pinjaman, dalam jangka waktu yang telah disepakati.
6. Perjanjian Kerja
Pada dasarnya surat perjanjian kerja dan perjanjian jual beli adalah sama. Yang
membedakan adalah obyek perjanjiannya. Bila dalam surat perjanjian jual beli objeknya
adalah barang atau benda, maka objek dalam surta perjanjian kerja adalah jasa kerja dan
pelayanan Para pihak dalam surat perjanjian kerja adalah majikan (pemilik usaha) dan
pekerja (penyedia jasa).

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat perjanjian kerja adalah :
1. a) Lama masa kerja
2. b) Jenis pekerjaan
3. c) Besarnya upah atau gaji beserta tunjangan. Pihak majikan biasanya telah mempunyai
suatu pegangan atau standar gaji untuk menentukan gaji yang layak untuk suatu tingkat
keahlian kerja.
4. d) Jam kerja per hari, jaminan sosial, hak cuti, dan kemungkinan untuk memperpanjang
perjanjian tersebut.

Panduan Membuat Surat Perjanjian

Seperti kita ketahui, akibat hukum dari surat perjanjian dapat menimbulkan pemenuhan hak dan
kewajiban. Maka perlu ekstra hati-hati untuk urusan yang satu ini. Terutama dalam mencermati
isi perjanjian atau kesepakatan yang salah satunya harus bersandar pada asas itikad baik. Melalui
asas ini, dalam pelaksanaan perjanjian harus tidak merugikan satu sama lain dan harus
mengindahkan norma-norma kepatutan dan kesusilaan.

Enam Unsur Penulisan Sebuah Surat Perjanjian

1. Judul
Judul perjanjian harus dibuat dengan singkat, padat, jelas, dan sebaiknya
memberikan gambaran yang dituangkan dalam perjanjian tersebut. Misalnya: Perjanjian
Sewa Menyewa, Perjanjian Jual Beli.
2. Awal Permulaan
Awal perjanjian secara ringkas dan banyak digunakan:
“Yang bertanda tangan di bawah ini” atau, “Pada hari _______tanggal, bulan
______tahun ________telah terjadi perjanjian ________ antara __________ “
 3. Penyebutan Para Pihak
Di bagian ini disebutkan para pihak yang mengikatkan diri dalam perjanjian
tersebut. Penyebutan para pihak mencakup nama, pekerjaan, usia, jabatan, alamat, serta
bertindak untuk siapa.
4. Premis (Recital)
Premis merupakan penjelasan mengenai latar belakang dibuatnya suatu
perjanjian. Pada bagian ini diuraikan secara ringkas tentang latar belakang terjadinya
kesepakatan.
5. Isi Perjanjian
Isi perjanjian biasa diwakili dalam pasal-pasal dan dalam setiap pasal diberi judul.
Isi surat perjanjian biasa meliputi 3 unsur yaitu : essensalia, naturalia, dan accidentalia.
Ketiga unsur tersebut harus ada. Pada isi perjanjian, unsur terpenting lain yang harus ada
adalah penyebutan tentang upaya-upaya penyelesaian apabila terjadi perselisihan atau
sengketa.
6. Akhir Perjanjian
Pada bagian akhir perjanjian berisi pengesahan kedua belah pihak dan saksi-saksi
sebagai alat bukti dan tujuan dari perjanjian. Contoh: “Demikian perjanjian ini dibuat dan
ditandatangai pada hari ini ___________ tanggal _________ bulan ________ tahun
_________”

Tahapan Penyusunan Surat Perjanjian

Untuk membuat suatu perjanjian yang baik serta mencegah terjadinya masalah hukum di
kemudian hari, maka perjanjian sebaiknya di bauat dengan tahapan tertentu mulai dari persiapan,
sampai pada pelaksanaan perjanjian. Adapun tahap – tahap itu sebagai berikut :
1. Negosiasi
Sebuah perjanjian tidak muncul tiba tiba, tetapi terlebih dahulu dulakukan negosiasi.
Pada proses ini terjadi tawar-menawar untuk kemudian di tuangkan dalam perjanjian.
2. Memorandum Of Understanding ( MoU)
Setelah pada tahap negosiasi tercapai kesepakatan, tahap selanjutnya membuat MoU. Isi
MoU hanya butir butir kesepakatan negosiasi. MoU bukan sebuah perjanjian tapi
merupakan pegangan sementara bagi para pihak sebelum masuk pada tahap penyusunan
perjanjian.
3. Penyusunan Perjanjian
Penyusunan perjanjian dimulai dengan membuat draft perjanjian. Draft perjanjian ini
kemudian dikoreksi oleh masingmasing pihak untuk kemudian ditandatangani. Yang
dibutuhakn dalam proses penulisna naskah perjanjian adalah kejelian dalam menangkap
berbagai keinginan para pihak, memahami aspek hukum, dan menguasai bahasa
 perjanjian denagn rumusan yang tepat, singkat, jelas dan sistematis. Sebuah perjanjian
pada umumnya mengikuti kerangka sbb :
a) Judul perjanjian
b) Pembukaan
c) Identifiaksi Para Pihak
d) Latar belakang kesepakatan (recital)
e) Isi
f) Penutup

4. Pelaksanaan Perjanjian
Sebuah perjanjian yang ideal mestinya dapat dilaksanakan oleh para pihak. Artinya, hak
dan kewajiban masing-masing pihak dijalankan sepenuhnya sesuai dengan isi perjanjian.
Namun dalam pelaksaannya bisa jadi para pihak punya penafisran yang berbeda terhadap
pasal pasal tertentu. Bahkan tidak tertutup kemungkinan terjadi persengketaan.
Itulah sebabnya dalam perjanjian para pihak juga memasukkan pasal yang mengatur
tentang pilhan hukum dan prosedur penyelesaian sengketa.

Syarat syah surat perjanjian

Berdasar ketentuan hukum yang berlaku pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata,
suatu perjanjian dinyatakan sah apabila telah memenuhi 4 syarat komulatif yang terdapat dalam
pasal tersebut, yaitu :
1. Adanya kesepakatan para pihak untuk mengikatkan diri. Bahwa semua pihak
menyetujui/sepakat mengenai materi yang diperjanjikan, dalam hal ini tidak terdapat unsur
paksaan, intimidasi ataupun penipuan.
2. Kecakapan para pihak untuk membuat perjanjian
Kata kecakapan yang dimaksud dalam hal ini adalah bahwa para pihak telah dinyatakan
dewasa oleh hukum, (ukuran dewasa sesuai ketentuan KUHPerdata adalah telah berusia 21
tahun; sudah atau pernah menikah), tidak gila, tidak dibawah pengawasan karena perilaku
yang tidak stabil dan bukan orang-orang yang dalam undang-undang dilarang membuat
suatu perjanjian tertentu.
3. Ada suatu hal tertentu. Bahwa obyek yang diperjanjikan dapat ditentukan dan dapat
dilaksanakan oleh para pihak.
4. Adanya suatu sebab yang halal. Suatu sebab dikatakan halal apabila sesuai dengan ketentuan
pasal 1337 Kitab Undang-undang Hukum Perdata, yaitu :
 Tidak bertentangan dengan ketertiban umum
 Tidak bertentangan dengan kesusilaan
 Tidak bertentangan dengan undang-undang
Didalam ini sebuah surat kerjasama ini terdapat beberapa peraturan, kewajiban yang harus
dipatuhi antara kedua belah pihak dan terdapat sanksi apabila salah satu pihak ada yang
melanggarnya. Sanksi tersebut telah dimuat dalam pasal – pasal yang tertulis pada surat kontrak
kerja atau surat perjanjian kerja sama.