Uvika Nurul Fajarrini

PBF Kimia Farmas Trading Distribution

RANGKUMAN SIDANG PKPA BIDANG PBF

1. Bagaimana alur dan proses penerimaan barang dari pusat?
Jawab :
▪ Supplier mengirim obat berdasarkan surat pesanan
▪ ULS (unit logistic sentral) produk" kimia farma UKL (unit kerja logistic) pihak ketiga yg
bekerja sma dgn kimia farma
▪ penerimaan barang dr transito in di cek barang dokumen sma fisik barang (batch ed)
▪ Tanda tangan petugas, cap tanggal penerimaan oleh transito in di dokumen
▪ Dokumen ke bagian admin untuk di input ke sistem
▪ Copy STO/DO untuk bagian gudang masukan ke kartu stok
▪ Dokumen arsipkan
2. Ada berapa alkes dan apa yang terdapat disana?
Jawab :
3. Napza apa yang terdapat disana?
Jawab : Narkotika, Psikotropika, OOT, Prekursor
4. Apa saja yang dicek ketika mendapatkan pesanan obat?
Jawab : SP (kelengkapan SP)
5. Acuan ketentuan pemberian jumlah obat pesanan?
Jawab :
6. Prinsip apoteker menerima produk kembalian?
Jawab : Penanganan obat atau produk kembalian dilakukan bila terjadinya kesalahan
pengiriman produk sehingga outlet mengajukan retur atau kembalian atau produk yang
diterima oleh outlet tidak sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan. Kedua belah pihak
harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pengembalian obat tidak
memungkinkan masuknya obat dan/atau bahan obat palsu ke dalam rantai distribusi Produk
yang akan diretur harus sesuai dengan kriteria barang yang diperbolehkan retur yaitu kemasan
barang harus original, masih dalam keadaan tersegel, dan kondisi baik.
7. Apa saja yang diperiksa dari produk kembalian?
Jawab :
▪Penerimaan obat dan/atau bahan obat kembalian harus berdasarkan surat
pengiriman barang dari sarana yang mengembalikan;
▪ Jumlah dan identifikasi obat dan/atau bahan obat kembalian harus dicatat dalam
catatan penerimaan dan pengembalian
8. Bagaimana memastikan suhu yang dicek sesuai standar?
Jawab :
 Uvika Nurul Fajarrini
PBF Kimia Farmas Trading Distribution

9. Apa itu kalibrasi?

Jawab : langkah pemeriksaan dan pengaturan akurasi atau ketepatan dari suatu alat ukur.
Dengan cara membandingkannya dengan standar atau tolak ukur yang sudah ditetapkan
secara baku.
10. Bagaimana memastikan alat sudah dikalibrasi
Jawab :
11. Bagaimana proses mapping suhu?
Jawab : Mapping suhu adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui keberagaman atau
distribusi suhu dalam ruangan
12. Syarat PBF menyalurkan CCP?
Jawab : PBF harus memiliki sertifikat CDOB Cold Chain Product (CCP) guna menjamin
kualitas obat yang baik, agar produk yang diberikan tetap terjaga khasiatnya
13. Ada berapa sertifikat CDOB?
Jawab :

14. Izin yang harus dipenuhi oleh PBF untuk perizinan

Jawab : Untuk memperoleh izin mendirikan PBF menurut Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 1148 Tahun 2011
▪ Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi.
▪ Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
▪ Memiliki secara tetap Apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung jawab.
▪ Komisaris/Dewan pengawas dan Direksi/Pengurus tidak pernah terlibat, baik
langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di
bidang farmasi dalam kurun waktu 2 tahun terakhir
▪ Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan
pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin kelancaran
pelaksanaan tugas dan fungsi PBF.
▪ Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang dapat
menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan.
▪ Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai CDOB

15. Cara pengiriman produk yang di freezer? aturan pengirimannya 8 derajat ada
dimana?
Jawab :
16. Bagaimana proses pengadaan di PBF KFTD?
Jawab : Tahapan pengadaan yang dilakukan oleh KFTD Cabang Bandung diajukan ke PT.
Kimia Farma yang terbagi menjadi dua yaitu Unit Logistik Sentral (ULS) untuk pengadaan
produk kimia farma dan Unit Kerja Logistik (UKL) untuk pengadaan produk non kimia
farma
a. ULS (Unit Logistik Sentral)
- SPV logistik mengajukan PO (Purchase Order) kr ULS
 Uvika Nurul Fajarrini
PBF Kimia Farmas Trading Distribution

- Dikaji oleh apoteker

- PO di tandatangani ketua cabang, APJ, SPV losgistik dan di cap basah
- PO dikirim via email ke KFTD pusat untuk dilakukan monitoring evaluasi
- Jika acc maka akan release PO dan menunggu barang dikirim ke KFTD cabang
bandung

b. UKL (Unit kerja logistik)

- Pesanan berupa STO (Stok transfer order)
- STO diajukan ke UKL
- STO dikirim via email ke UKL
- UKL melakukan monitoring evaluasi oleh KFTD pusat
- Jika acc maka akan relase no STO
- UKL membuat PO yang ditujukan ke prinsipal
- Prinsipal mengirim barang ke KFTD cabang disertai DO

17. Cara pemastian skrining surat pemesanan?

Jawab : Skrining SP NAPZA
• Nomor SP
• Nama, Jabatan, Alamat rumah APJ
• Nama dan alamat distributor
• Pesanan (nama obat, jenis sediaan, kekuatan, jumlah)
• Nama, alamat sarana
• No izin sarana
• Tempat, tanggal tahun pemesanan
• TTD, cap basah APJ dan No SIPA
18. Hubungan NPP dengan sipnap?
Jawab :
19. Jelaskan alur perizinan cabang?
Jawab :

20. KFTD pusatnya dimana? Ada berapa cabang?

Jawab : Pusat KFTD (Jalan Budi utomo, Jakarta Pusat) memiliki 49 cabang
21. Inspeksi diri dilakukan berapa kali dalam setahun?
Jawab :
22. Fungsi dan peranan apoteker di PBF ?
Jawab : Apoteker sebagai penanggung jawab harus memenuhi CDOB, menetapkan Standar
Prosedur Operasional (SOP) Terlaksananya pedoman CDOB merupakan salah satu tanggung
jawab seorang apoteker dalam fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi yang
bertujuan untuk menjamin produk sampai ketangan pengguna dengan keamanan, khasiat, dan
mutu sesuai dengan persyaratan
 Uvika Nurul Fajarrini
PBF Kimia Farmas Trading Distribution

23. Alur pemesanan ke PBF ?

Jawab : pemesanan bisa by wa kecuali NAPZA dengan format
▪ Kode outlet
▪ Nama outlet
▪ Kode salesman
▪ Kode pelayanan
▪ Nama barang, jumlah yang dipesan
Setelah itu salesman akan menyampaikan pesanan ke bagian fakturis yang nantinya akan
diinput ke sistem dan dibuat faktur
24. Apabila apoteker tidak masuk apakah bisa didelegasikan ?
Jawab : Bisa, ke TTK yang telah diberi amanah oleh Apoteker apabila sedang tidak masuk.
25. Produk CCP dan bagaimana handling CCP?
Jawab :
26. Faktur ada berapa rangkap dan warna apa?
Jawab : ada 5 rangkap
27. Bagaimana perencanaan di KFTD?
Jawab : perencanaan di KFTD ada 3
▪ Forcast order
Perencanaan yang dibuat oleh bagian marketing dengan melihat rata-rata penjualan
selama 3 bulan ke belakang
▪ Surat pesanan outlet
Outlet dapat memesan barang ke salesman melalui surat pesanan, kemudian
salesmasn akan menyerahkan ke bagian pengadaan untuk dilakukan pemesanan ke
pusat
▪ Repeat order
Pemesanan barang yang dilakukan apabila jumlah barang berada dibawah stok level
aman maka dilakukan pemesanan barang

28. Apa saja yang termasuk sediaan farmasi?

Jawab : obat, bahan obat, kosmetik
29. Bedanya return dengan recall?
Jawab :
▪ Retur → produk yang telah beredar, yg kemudian dikembalikan ke distributor karena
kerusakan, kadaluarsa
▪ Recall → proses penarikan atau penghilangan produk farmasi dari rantai distribusi
dikarenakan kerusakan produk, komplain dari reaksi obat pada produk
30. Apa itu mandatory?
Jawab : penarikan yang dilakukan pleh BPOM
 Uvika Nurul Fajarrini
PBF Kimia Farmas Trading Distribution

31. Hal kritis apa yang terjadi pada retur?

Jawab : Bila terjadinya kesalahan pengiriman produk sehingga outlet mengajukan retur atau
kembalian atau produk yang diterima oleh outlet tidak sesuai dengan standar mutu yang
ditetapkan. Produk yang akan diretur harus sesuai dengan kriteria barang yang diperbolehkan
retur yaitu kemasan barang harus original, masih dalam keadaan tersegel, dan kondisi baik.
32. Bagaimana penyaluran psikotropika?
Jawab :
▪ Penyaluran napza (RS, dinkes, apotek, klinik)
▪ Skrining kelengkapan surat pesanan, jika SP tidak lengkap maka dikembalikan ke
outlet untuk diperbaiki
▪ Validasi SP → validasi SP dilakukan jika sudah melalui skrining SP dan dinyatakan
lengkap maka diberikan CAP VALIDASI (tanggal, nama produk, no sp, jumlah yang
dipesan, jumlah yang dilayani) yang kemudia diparaf oleh APJ
▪ Surat pesanan yang sudah divalidasi diserahkan ke fakturis untuk diinput dan
dibuatkan faktur
▪ Serahkan ke petugas gudang yang bertanggung jawab bagian NAPZA untuk
disiapkan pesanan sesuai dengan SP dan faktur

33. Kelengkapan SP psikotropika apa saja?

Jawab :

• Nomor SP
• Nama, Jabatan, no SIPA
• Nama dan alamat distributor
• Pesanan (nama obat, jenis sediaan, kekuatan, jumlah) bisa lebih dari 1 jenis
• Nama, alamat sarana
• No izin sarana
• Tempat, tanggal tahun pemesanan
• TTD, cap basah APJ dan No SIPA

34. Persyaratan gudang yang baik menurut CDOB?

Jawab :

▪ harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa kondisi penyimpanan yang
baik dapat dipertahankan.
▪ Harus tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat atau bahan obat yang
membutuhkan penanganan dan kewenangan khusus sesuai dengan peraturan perundang
undangan (misalnya narkotika)
▪ Area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman harus terpisah terlindung dari kondisi
cuaca dan harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan peralatan yang memadai
▪ harus bersih dan bebas dari sampah dan debu.
▪ harus dirancang dan dilengkapi sehingga memberikan perlindungan terhadap masuknya
serangga, hewan pengerat atau hewan lain.
 Uvika Nurul Fajarrini
PBF Kimia Farmas Trading Distribution

35. Bagaimana proses validasi penyaluran obat

Jawab :
36. Bagaimana pemastian ice gel masih dalam keadaan bagus ?
Jawab :
37. Apa itu VVM dan bagaimana cara memonitoringnya?
Jawab : VVM (vaccine vial monitoring) yang berfungsi sebagai indikator paparan panas,
sehingga petugas dengan mudah dapat mengenali vaksin yang telah terpapar suhu panas
dengan membaca dan melihat perubahan pada label VVM
Cara monitoringnya :
38. Dokumen yang dibutuhkan untuk pengiriman CCP
Jawab :

39. Bagaimana observasi outlet baru (Pelanggan) ?

Jawab :

40. Peran apoteker pada manajemen mutu?

Jawab : memastikan bahwa mutu obat dan integritas rantai distribusi dipertahankan selama
proses distribusi obat tidak mengalami kerusakan selama penyimpanan dan proses pengiriman
41. Dokumen faktur dan SP berapa lama penyimpanannya?
Jawab : 5 tahun
42. Komponen SP reguler ?
Jawab:
43. Apa yang berubah pada permenkes?
Jawab :
44. Alur perizinan PBF dikeluarkan oleh siapa?
Jawab :
45. Penyaluran OOT bagaimana ?
Jawab : sama hal nya dengan penyaluran NAPZA lainnya
46. Cara mendapatkan sertifikat CDOB?
Jawab :
47. Pemantauan yang dilakukan dilogistik?
Jawab :
 Uvika Nurul Fajarrini
PBF Kimia Farmas Trading Distribution

48. Perbedaan SIPA dengan SIKA ?

Jawab :

49. Penanganan vaksin?

Jawab :

50. Hal terpenting yang harus disiapkan oleh apoteker pada saat pengadaan?
Jawab :

51. Kriteria pemusnahan?

Jawab :

52. Peran apoteker pada proses pemusnahan?

Jawab :

54. Dalam operasional apa peran apoteker yang paling penting?

Jawab :

55. Penyimpanan di KFTD ?

Jawab :