BAB 1.

HRM CONCEPT AND ROLE

Mengapa penting?
- Bagian penting manajemen dari fungsi manajemen yaitu: perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
- Diperlukannya peran karyawan untuk mewujudkan tujuan perusahaan
- Mengatur karyawan merupakan tugas yang sulit dan kompleks

Fungsi MSDM? Ruang lingkup:

a) Manajerial: Planning, organizing, actuating, controlling
b) Operasional: procurement, development, compensation, integration, maintenance

Definisi?
- Drs Malayu S.P. Hasibuan: “adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan
tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan,
karyawan dan masyarakat”
- Henri Simamora: “adalah pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas
jasa & pengelolaan terhadap individu organisasi menyangkut design dan implementasi
sistem perencanaan, penyusunan personalia, pengembangan karyawan, pengelolaan
karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan, dan hubungan tenaga kerja”
- Bernardin & Russel: “concern the recruitment, selection, development, compensation,
retension, evaluation, and promotion of personnel within an organization”

MSDM dengan Personalia?

- MSDM = dikaji secara makro, karyawan adalah aset yang harus dipelihara, fokus pada
SDM dan bertujuan untuk meningkatkan, memberdaya, dan memelihara karyawan.
- Personalia = dikaji secara mikro, karyawan = faktor produksi yang harus produktif,
cenderung berfokus pada kegiatan/program untuk pelatihan karyawan, perekrutan,
kelola gaji dan kontrak.

Komponen MSDM?
1. Pengusaha = yang menginvestasikan modal untuk dapat keuntungan
2. Karyawan = penjual jasa/memberi tenaga dan pikiran, memperoleh gaji
3. Pempin & manajer = wewenang dan kepemimpinan untuk mengarahkan orang lain &
bertanggung jawab memimpin pekerjaan (staf & inti)

Peranan MSDM?
- Menetapkan jumlah, kualitas, penempatan tenaga kerja sesuai dgn kebutuhan agar
efektif
- Menetapkan penarikan dan seleksi karyawan
- Menetapkan program kesejahteraan, pengembangan, promosi, pemberhentian
- Forecasting penawaran dan permintaan SDM masa yang akan datang
- Mencermati UU dan kebijakan terkait perburuhan
- Mengikuti kemajuan teknik perkembangan serikat buru
 - Melaksanakan pendidikan, latihan, prestasi karyawan
- Mengatur mutasi karyawan secara vertikal maupun horizontal
- Mengatur pensiun, pemberhentian, persaingan

Fungsi-fungsi SDM untuk mewujudkan dayaguna SDM yang optimal dengan semboyan The
right man in the right place, The right man on the right jon (jabatan), at the right time

Metode pendekatan MSDM?

A) Pdkt Mekanis = tenaga kerja diganti mesin
- Kekurangan: pengangguran teknologis, keamanan ekonomis, dampak terhadap
buruh, minim skill karyawan.
B) Pdkt paternalis = manajer bersikap seperti orangtua yang memanjakan anak-nya
(karyawan)
C) Pdkt sistem sosial = manajer mengakui dan menyadari bahwa tujuan
organisasi/perusahaan akan berhasil bila ada sistem sosial yang terintegrasi dan terjalin
harmonis.

Process scheme =

Perencanaan SDM > perekrutan > perekrutan/pengurangan > penyelesaian > identifikasi
seleksi karyawan keompeten > orientasi > pelatihan > karyawan mudah beradaptasi dan
kompeten memiliki ketrampilan dan pengetahuan > manajemen kerja > kompensasi dan
pekatihan > pengembangan karir >karyawan kompeten yang mmp menghasilkan kerja jangka
panjang.

BAB 2. Job Analysis Process and Talent Management

Definisi job analysis:

- Menurut Dessler (2016) = “prosedur untuk menentukan tugas dan karakteristik orang
yang harus dipekerjakan untuk perusahaan
- Robbins & Coulter (2016) = penilaian yang memerinci sebuah pekerjaar serta perilaku
yang diperlukan
- Proses yang digunakan untuk menentukan tugas dari suatu pekerjaan dan kebutuhan
SDM untuk melakukan pekerjaan tsb.

Manfaat analisis pekerjaan

1. Analisis penyusunan dan desain organisasi (dilakukan pertama)
2. Telaah dan perencanaan kerja = program dan pelaksanaan untuk mencapai visi misi
perusahaan
3. Suksesi manajemen = organizing, planning, pengarahan dan pengimplementasian.
Controlling dan evaluasi.
 4. Pelatihan dan pengembangan = sumber acuan kinerja karyawan. Manager mengirim
TNA (Training Need Analysis)
5. Jalur karir =
6. Kriteria seleksi
7. Evaluasi pekerjaan

Jenis informasi yang dikumpulkan

Aktivitas kerja (menjual, desain, negosiasi) > perilaku manusia (merasakan, komunikasikan,
mengambil keputusan) > mesin dan alat bantuan kerja > standar kinerja (SOP, menghindari
operational/human error) > konteks pekerjaan (insentif, kondisi fisik) > persyaratan manusia
(pendidikan, pelatihan, pengalaman, kepribadian, minat)

Metode pengumpulan data

- Wawancara (interview) = paling efektif, membahas seluruh jobdesk dan tanggung jawab
pekerjaan
- Kuesioner = paling murah, job holder mengisi kuesioner, dijelaskan tugas, tanggung
jawab, dan aktivitas kerja
- Observasi = pengamatan langsung di lapangan terhadap kinerja, aktivitas kerja, tugas,
dan tanggung jawab job holder.
- Catatan harian = job holder mencatat aktivitas dan tugas-tugas kerja di buku harian
- Diskusi para ahli = manajer, pekerja senior, melakukan focus group discussion
- Kombinasi

Langkah analisis pekerjaan = mengikuti perubahan dan perkembangan

Memutuskan bagaimana menggunakan informasi > meninjau informasi yang akan digunakan >
memilih posisi representatif > mengaalisis pekerjaan secara nyata > verifikasi informasi analisis
pekerjaan > mengembangkan deskripsi pekerjaan & spesifikasi pekerjaan

JOB ANALYSIS
- Job desc = tertulis, mengurai fungsi, tugas, dan semua aspek pekerjaan tsb.
- job specification = siapa yang melakukan pekerjaan, faktor faktor persyaratan kualifikasi
Job Description isinya:
- Identifikasi pekerjaan = nama jabatan, kode, posisi jabatan
- Rangkuman pekerjaan = informasi mengenai gambaran umum, cara pengerjaan, alasan
pekerjaan tersebut harus dilakukan.
- Tanggung jawab dan tugas = informasi mengenai tugas & tanggung jawab apa yang
diemban
- Standar kinerja = standar yang diharapkan perusahaan dicapai karyawan
- Kondisi kerja = tingkat kebisingan, tingkat bahaya
Job Spesification isinya:
- Syarat-syarat minimum yang harus terpenuhi oleh pekerja untuk melaksanakan
pekerjaan, menunjukan siapa yang melakukan pekerjaan tsb.
- Pertimbangan: terlatih/tidak, proses relativ langsung terutama mencari yang
berpengalaman, spesifikasi bedasarkan penilaian
Manajemen bakat = proses yang berorientasi terhadap sasaran yang merupakan integrasi dari
proses perencanaan, perekrutan, pengembangan, pengelolaan, dan pemberian kompensasi.
cara mendapatkan, memperbaiki, dan mempertahankan karyawan terbaik
- Hubungan dengan kompetensi : didorong oleh kompetensi inti organisasi (pengetahuan,
keterampilan, pengalaman, sifat pribadi), posisi kompetensi spesifik. Kompetensi =
karakteristik manusia yang dapat diamati dan diukur untuk mengetahui kinerjanya
- Manfaat: mengoptiamlkan kualitas, kapabilitas, produktivitas, komitmen karyawan,
efisiensi biaya, mengurangi tingkat masuk-keluar karyawan, menangani dan
mengidentifikasi karir pegawai, menyamakan ketrampilan dengan pekerjaan karyawan,
mengurangi turnover intention karyawan.

= mengelola dengan cara tertentu untuk memperbaiki dan mempertahankan karyawan terbaik.
Merupakan proses MSDM terkait 3 proses:
a) Mengembangkan serta memperkuat karyawan baru,
b) Mengembangkan dan memelihara pegawai yang sudah ada,
c) Menarik pegawai berkompetensi, berkarakter, berkomitmen sebanyak-banyaknya

BAB 3. HR PLANNING

= proses mereview kebutuhan SDM untuk menjamin ketersediaan karyawan dengan jumlah dan
skill yang diperlukan
- Strategi terhadapa pemanfaatan, peningkatan dan pengendalian sumber daya manusia
dalam sebuah perusahaan
- Kegiatan mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan organisasi di waktu yang
akan datang dan memenuhi kebutuhan tenaga dari kondisi tsb.

Kegiatan perencanaan
a) Persediaan SDM saat ini
b) Forecasting SDM yang akan datang
c) Rencana memperbesar jumlah SDM
d) Prosedur pengawasan, evaluasi feedback
Forecasting kuantitas kebutuhan SDM
= jumlah dan jenis karyawan yang dibutuhkan perusahaan untuk merealisasikan tujuan
- Tingkat perputaran karyawan, unit bisnis yang ada, target perusahaan, financial
Penyebab permintaan SDM : lingk. Eksternal, organisasional, persediaan karyawan
- Jangka pendek
- Jangka panjang

Teknik-teknik Forecasting
A) Ahli = survei ahli secara formal, keputusan informal dan segera
B) Analisis tren = analisis statistik, ratio produktivitas
C) Ekstraporasi = dasar yang ada tahun lalu
 D) Indeksasi = point jangka pendek berdasar penjualan
E) Lainnya = analisis anggaran dan pelaksanaan, analisis usaha baru, analisis beban kerja

Alur perencanaan SDM:

Peramalan kebutuhan dan ketersediaan SDM > perbandingan antara kebutuhan dan
persediaan SDM >
a) Kebutuhan = persediaan > no action
b) Kelebihan pegawai > pembatasan penerimaan, pengurangan jam kerja, pensiun dini,
pemberhentian
c) Kekurangan Pegawai > perekrutan seleksi

Analisis permintaan SDM

Forecasting (prakiraan) : proses penggunaan peristiwa2 di masa lalu untuk membuat
prediksi sistematik tentang tren di masa depan.
Faktor yang mempengaruhi SDM:
- Perubahan lingkungan eksternal
- Perubahan kondisi organisasi
- Perubahan kondisi tenaga kerja (PHK)

Analisis Supply SDM

Memproyeksikan supply SDM yang tersedia saat ini ke masa depan untuk
memperkirakan SDM yang akan tersedia di periode yang direncanakan
Faktor yang diperhatikan:
- Ketidakhadiran
- Perputaran karyawan
- Persediaan SDM saat ini
- Tingkat produktivitas
- Perpindahan antara pekerjaan (promosi)
Supply SDM
a) Estimasi internal = inventarisasi SDM, bagan penempatan
b) Estimasi eksternal = anlisis pasar tenaga kerja, Tren kondisi demografi dan sikap
masyarakat thdp perusahaan

Sistem HR planning & Tahapannya:

1) Inventarisasi SDM
2) Forecast SDM
3) Penyusunan rencana-rencana SDM
4) Pengawasan dan evaluasi
BAB 4. RECRUITMENT
= proses menentukan & menarik pelamar yang mampu untuk bekerja sesuai dengan kebutuhan
perusahaan
- Proses mendapatkan karyawan yang berkualitas untuk posisi/jabatan tertentu
- Proses pencarian/mengundang calon tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai
dengan rencana dan kebutuhan organisasi

Pentingnya perekrutan efektif:

a) Tidak mudah menemukan calon karyawan yang baik
b) Perekrutan merupakan hal kompleks
c) Kualitas SDM tergantung kualitas rekrutmennya
d) Keputusan yang diambil mengenai perekrutan sangat menentukan

Proses perekrutan & seleksi:

Perencanaan & prediksi pekerjaan > perekrutan (pemanggilan calon karyawan) > calon
karyawan (mengisis formulir aplikasi, perangkat seleksi untuk menyaring pelamar, wawancara)
calon karyawan menjadi karyawan

Piramida perekrutan = menghitung jumlah pelamar yang harus dihasilkan untuk memenuhi
kebutuhan jumlah karyawan baru
Orang baru, penawaran yg dibuat (2:1), kandidat wawancara (3:2), kandidat diundang
(4:3), pemimpin yang dihasilkan

Meramalkan pasokan tenaga kerja eksternal (tidak ada kandidat internal):

Yang difokuskan= kondisi ekonomi secara umum, taraf pengangguran yg diperkirakan,
ketersediaan kandidat pekerja yang potensial.

Recruitment Internal
Sumber recruitment internal:
- Job posting = penawaran terbuka pada seluruh karyawan, karyawan menyampaikan
permohonan mengikuti seleksi internal
- Departing Employees = pemindahan unit kerja, pengangkatan jabatan bila tepat
- Metode lain = keluarga karyawan, promosi & mutasi
Cara menemukan recruitment internal
1) Menemukan kandidat internal = publikasi pekerjaan, catatan personalia, data kamus
kompetensi
2) Mempekerjakan kembali karyawan = mantan karyawan yang telah dikenal dan
mengenal budaya perusahaan
3) Perencanaan penggantian
Keuntungan recruitment Internal:
- Biaya recruitment tidak sebanyak recruitment eks yang perlu proses seleksi
- Organisasi mengetahui pekerja yang mampu
- Meningkatkan motivasi karyawan
- Pengembangan karir jelas
 - Peluang untuk berhasil lebih besar didasari track record
- Loyalitas sudah terbangun
- Pekerja memahami budaya perusahaan
Kelemahan:
- Konflik politik promosi
- Dampak moral dan motivasi bila tidak dipromosikan

Recruitment Eksternal
Sumber:
- Advertising job
- Agen-agen tenaga kerja atau on demand recruiting service
- College recruitment
- Rujukan (referral), walk in interview, job fair
- Merekrut dari internet
Keunggulan:
a) Memiliki gagasan dan pendekatan baru
b) Memperhatikan spesifikasi pengalaman dan kemampuan
Kelemahan:
- Periode penyesuaian karyawan yang relatif lebih lama

Prinsip Recruitment
1. Mengutamakan mutu
2. Jumlah karyawan vs job yang tersedia
3. Efisiensi biaya recruitment
4. Strategis
5. Fleksibilitas
6. Memperhatikan aspek hukum
Kendala recruitment:
- Proses rekruitmen terlalu kompleks sehingga membutuhkan tenaga dan waktu ekstra
- Kandidat terlalu banyak
- Susah mendapatkan kandidat yang sesuai
- Tingkat pengangguran meningkat, keterbatasan keahlian yang dicari, peraturan
pemerintah, recruitment dari perusahaan lain
- Mempertimbangkan tuntutan tugas apa saja yang akan dikerjakan dalam pekerjaan baru
Alternatif Rekruitmen
a) Outsourcing = menyewa jasa tenaga eksternal melalui perusahaan lain
b) Karyawan tidak tetap = part time, tenaga harian lepas (untung krn biaya lebih rendah)
c) Organisasi pemberi kerja profesional:
BAB 5. HUMAN RESOURCE SELECTION

Kenapa harus ada seleksi?

- jumlah pelamar > jumlah lowongan posisi yg ditawarkan
- Ingin diketahui kecocokan (person-organization fit, person-job fit)

Tahapan seleksi (Mardianto, 2007)

Screening surat lamaran/cv.resume > tes kerja dan psikotes > wawancara psikologi (HR) >
wawancara user (Manager) > wawancara direksi > tes kesehatan > orientasi karyawan baru >
penerimaan

Definisi:
- Kegiatan MSDM yang dilakukan setelah proses rekrutmen (Rivai & Sagala, 2011)
- Proses pemilihan dari sekelompok pelamar, orang yang paling memenuhi kriteria seleksi
untuk posisi yang tersedia bedasarkan kondisi yang ada yang dilakukan oleh
perusahaan (Henry Simamora 2004:202)
- Proses memilih seseorang yang cocok untuk suatu posisi tertentu
Overview:
- Proses pemilihan jumlah pelamar yang memenuhi syarat dgn ciri:
a) Setelah rekrutmen selesai
b) Terdiri dari tahap-tahap memutuskan mana yang dipilih
c) Dimulai dari melamar kerja sampai keputusan penerimaan
- Tidak hanya untuk penerimaan karyawan baru
Instrument:
1) Surat rekomendasi, formulir pendaftaran (seleksi administrasi)
2) Tes kemampuan dan potensi akademik
3) Psikotes (kecenderungan sikap, kepribadian, cara kerja)
4) Tes berhitung cepat
5) Interview HRD tentang pengalaman, alasan melamar, kepribadian, rencana kedepan.
6) Interview dgn calon atasan (user) menanyakan terkait bidang pekerjaan yg dilamar
7) Job test (praktek kerja)
8) Medical check up

Urgensi? Harus selektif! resiko:

- Peningkatan biaya pada penerimaan karyawan
- Memperoleh karyawan dengan motivasi rendah
- Berdampak pada penurunan kualitas kerja
- Manajer enggan membimbing bawahan
- Manajer terpaksa berkonsentrasi pada pengisian lowong tdk sesuai harapan
Peranan strategis?
1) Mempersiapkan dan menyediakan SDM yang sesuai kebutuhan
2) Gerbang masuk karyawan untuk bekerja secara optimal
3) Akan membantu perusahaan mencapai keunggulan kompetitif dan superior performance
 A. Pengenalan/Orientasi
= upaya pelatihan dan pengembangan awal karyawan baru yang memberikan informasi
terkat perusahaan, pekerjaan, dan kelompok kerja (R. W. Mondy), familiarisasi karyawan
tentang peran mereka, perusahaan, dan peraturam (Welter & Davis).
- Tanggung jawab orientasi = staf pelatihan dan pengawas langsung (supervisor)

Kegunaan:
1) Situasi kerja =jabatan diselaraskan ke struktut, tujuan, kebijakan perusahaan
2) Kebijakan dan aturan perusahaan = memahami kebijakan dan aturan
3) Kompensasi = memiliki minat khusus informasi mengenai sistem imbalan
4) Budaya perusahaan = panduan perilaku karyawan
5) Keanggotaan tim = kemampuan & kemauan karyawan untuk bekerja dalam tim
6) Pengembangan karyawan = pentingnya kemampuan pengetahuan dan keterampilan
7) Sosialisasi = mengurangi kecemasan
Tujuan:
a) Memperkenalkan dengan lingkup tempat kerja, an kegiatannya,
b) Informasi tentang kebijakan yang berlaku
c) Menghindarkan kemungkinan kekacauan dari karyawan baru
d) Memberi kesempatan karyawan baru bertanya terkait pekerjaan

Onboarding (orientasi eksekutif) = proses dr perusahaan untuk membantu para eksekutif baru
mempelajari dengan cepat struktur, budaya, politik orga sehingga mereka dapat mulai memberi
kontribusi bagi orga secara langsung.

Manfaat:
1) Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan karyawan
2) Karyawan bisa mempelajari tugasnya dengan lebih baik
3) Karyawan memiliki ekspektasi lebih realistis
4) Mencegah pengaruh buruk rekan kerja/atasan yg kurang mendukung
5) Memahami aspek sosial, teknis, dan kebudayaan tempat kerja
6) Mempercepat proses sosialisasi dan menjalin kerjasama dalam kerkom
7) Mengurangi kecenderungan karyawan baru mengundurkan diri
Yang harus dihindari:
- Orientasi yang sangat cepat, karyawan langsung bekerja
- Memberi banyak informasi terlalu cepat
- Tugas karyawan baru adalah melaksanakan tugas yang signifikan yang seharusnya dari
bawah atau dari awal

B. Placement (penempatan karyawan)

= penugasan (/kembali) seorang karyawan pada sebuah jabatan baru
- Menempatkan seseorang ke posisi pekerjaan yang tepat, seberapa baik seorang
karyawan cocok dengan pekerjaannya sangat mempengaruhi kualitas pekerjaan
- Peran dept. SDM memberi saran kpd manajer mengenai kebijakan perusahaan dan
memberikan konseling pada karyawan
Tujuan:
- Agar karyawan lebih berdaya dalam melakukan pekerjaan
- Meningkatkan kemampuan dan keterampilan sebagaai dasar kelancaran tugas
Jenis-jenis Placement:
1. Promosi = karyawan dipindah ke posisi yang lebih tinggi, bisa bedasarkan
prestasi/senioritas
2. Mutasi = adanya perubahan posisi agar karyawan merasakan suasana kerja baru
sehingga dapat memberikan prestasi lebih baik atau pada perilaku buruk karyawna
3. Transfer = dipindahkan ke posisi lain yang masih setara
4. Demosi = dipindahkan ke level yang lebih rendah
Prinsip-prinsip =
- Kemanusiaan
- Demokrasi,
- Right man on the right place
- Equal pay for equal work
- Kesatuan arah, kesatuan
Kaitan dengan orientasi
Pemindahan posisi tetap perlu orientasi untuk mengantisipasi

C. Pemberhentian
= fungsi operatif terakhir D, (malayu hasibuan)/separation pemutusahn hubungan kerja suatu
organisasi perusahaan

Alasan:
- Perjanjian kerja bersama kontrak habis
- Keinginan perusahaan kesehatan karyawan
- Keinginan karyawan meninggal dunia
- Pensiun likuidisasi