Analisa Perencanaan

ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RUMAH SAKIT UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA TAHUN 2018
SKIRIPSI
OLEH
KEZIA HASIAN PAKPAHAN
NIM. 141000569
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2018

Skripsi ini diajukan sebagai

salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Kesehatan Masyarakat
OLEH
KEZIA HASIAN PAKPAHAN
NIM. 141000569
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

MEDAN
2018

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI
Saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul “ANALISIS
PERENCANAAN OBAT DI RUMAH SAKIT UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA TAHUN 2018” ini beserta seluruh isinya adalah benar hasil karya saya
sendiri dan saya tidak melakukan penjiplakan atau pengutipan dengan cara-cara
yang tidak sesuai dengan etika keilmuan. Atas pernyataan ini, saya siap
menanggung risiko atau sanksi yang dijatuhkan kepada saya apabila kemudian
ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan dalam karya saya ini, atau
klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya saya ini.
Medan, Juli 2018
Kezia Hasian Pakpahan

NIM. 141000569
i
ii
ABSTRAK
Manajemen perencanaan obat merupakan tahap awal dan sebagai tahap

yang penting dan menentukan dalam pengelolaan obat. Perencanaan obat
bertujuan untuk menetapkan pemilihan jenis, jumlah perbekalan obat yang sesuai
kebutuhan dan untuk menghindari kekosongan dengan menggunakan metode
yang dapat dipertanggung jawabkan.
Penelitian ini merupakan penelitian kulitatif yang bertujuan untuk
menganalisis perencanaan obat di instalasi farmasi Rumah Sakit USU. Penelitian
ini menggunakan data primer yaitu melalui wawancara mendalam dengan
berpedoman pada pedoman wawancara yang telah dipersiapkan sebelumnya dan
observasi/pengamatan secara langsung. Data sekunder berupa dokumen-dokumen
di instalasi farmasi Rumah Sakit USU. Informan dalam penelitian ini berjumlah 7
orang.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses perencanaan obat di instalasi
farmasi Rumah Sakit USU belum sesuai dengan pedoman pengelolaan obat yang
di rekomendasikan oleh kementerian kesehatan dan belum ada prosedur tertulis
tentang perencanaan obat sehingga perencanaan obat di Rumah Sakit USU belum
sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. Hal ini terjadi karena tenaga perencanaan
obat belum memahami cara merencanakan kebutuhan obat yang tepat, tenaga
perencanaan obat belum pernah mengikuti pelatihan manajemen logistik farmasi
khususnya perencanaan obat. Selain itu, data-data yang diperlukan dalam proses
perencanaan obat belum mencukupi Hal ini mengakibatkan perencanaan obat
yang dilakukan tidak optimal, sehingga terjadi kekosongan obat dan sebagian lagi
jumlahnya berlebih.
Berdasarkan Penelitian diharapkan kepada rumah sakit membuat prosedur
tertulis terkait perencanaan obat dan melakukan penambahan tenaga perencana
obat di Rumah Sakit USU serta perlu dilakukan pelatihan terhadap tim perencana
untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan terkait perencanaan obat.
Kemudian disarankan kepada pihak farmasi supaya menyusun perencanaan
kebutuhan obat untuk setiap tahunnya lebih tepat dan efektif dengan metode yang
sesuai dengan langkah-langkah yang sudah ditetapkan.
Kata kunci: Perencanaan, Kebutuhan obat, Rumah Sakit USU
iii
ABSTRACT
The medicinal plan requirements needs was one of a very important step
in the medication management. The planning of medication needs aims to set type
and quantity of medicinal and avoiding medicinal void with using method that can
be accounted.
The research used qualitative apporoach which was aimed to analyze the
planning of medicinal requirements in pharmaceutical installations of University
of Sumatera Utara Hospital. This research uses primary data that was through
in-depth interviews with guided interviews (interview guide) that have been
prepared previously and using secondary data or data obtained from the
pharmacy installation University of Sumatera Utara Hospital. This research
involved seven people as the informants.
The results showed that the process of medicinal plan in the pharmacy
installation of University of Sumatera Utara Hospital has not been in accordance
with the medicines management guidelines was recommended by the ministry of
health and They stil have no procedures that is written about medicinal plan, so
that drug planning in University of Sumatera Utara Hospital not in accordance
with the needs of the hospital. This happens because drug medicines planning
personnel have not understood how to plan for proper drug needs, drug planning
personnel have never followed pharmaceutical logistics management training,
especially drug planning. In addition, the data was needed in the process of drug
planning has not been sufficient. This resulted in medicines planning that was not
done optimally, resulting in a vacuum of medicines (out of stock) and partly
overdone (over stock).
Based of research that was recommended for the hospital to make
medicinal-plan procedures in writing and make addition of drugs personnel
planning needs of the University of Sumatera Utara Hospital, it was necessary to
make training related drugs planning to improve the skills adn the knowledge.
Then it is recommended to pharmacy hand in the draft of medication needs plan
every year, and could be more precise and effectively each year with appropriate
method with the steps that have been set yet.
Key Words: Needs, Medication planning, University of Sumatera Utara

Hospital
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi
yang berjudul “ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RUMAH SAKIT
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA TAHUN 2018”. Skripsi ini adalah salah
satu syarat yang ditetapkan untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan
Masyarakat di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.
Selama proses penulisan dan penyelesaian skripsi ini, penulis banyak
mendapat bimbingan, doa, dukungan dan motivasi dari berbagai pihak baik secara
moril maupun materil. Oleh karena itu penulis ingin menyampaikan ucapan
terima kasih kepada pihak yang telah membantu proses penyelesaian skripsi ini
dan juga selama menempuh pendidikan di Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Sumatera Utara, yaitu kepada :
1. Prof. Dr. Runtung Sitepu, S.H., M.Hum selaku Rektor Universitas Sumatera
Utara.
2. Prof. Dr. Dra. Ida Yustina, M.Si selaku Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Sumatera Utara.
3. Dr. Drs. Zulfendri, M.Kes selaku Ketua Departemen Administrasi dan
Kebijakan Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera
Utara.
4. dr. Fauzi, SKM selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan
waktu untuk memberikan saran, bimbingan, motivasi serta selalu dengan tulus
v
dan sabar membimbing penulis sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan
baik.
6. Dr. Dra. Jumirah, Apt, M.Kes selaku Dosen Penguji I yang telah memberikan
saran dan masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
7. Puteri Citra Cinta Asyura Nasution, SKM, MPH selaku Dosen Penguji II yang
telah memberikan saran dan masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi ini dengan baik.
8. dr. Rahayu Lubis, M.Kes, Ph.D selaku Dosen Pembimbing Akademik selama
penulis menempuh pendidikan di Fakultas Kesehatan Masyarakat USU.
9. Seluruh dosen dan staf pegawai di Fakultas Kesehatan Masyarakat USU
terutama Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan.
10. Direktur RS USU, Kepala Instalasi Farmasi, Penanggung Jawab Perbekalan
serta seluruh pihak RS USU yang telah banyak membantu penulis dalam
menyelesaikan penelitian.
11. Teristimewa kepada orangtua tercinta, John Hasiholan MTh dan Nurdina
Sinaga yang senantiasa memberikan kasih sayang, doa, dukungan moril maupun
materil, motivasi, arahan, dan ketulusannya mendampingi penulis sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Adik-adik tersayang Stephen
Ledwig Pakpahan, Ribka Octavia Pakpahan, dan Yehezkiel Strugle Pakpahan
yang telah memberikan banyak dukungan, bantuan, dan doa kepada penulis dalam
penyelesaian skripsi ini.
12. Semua pihak yang telah membantu dan mendukung penulis, yang tidak dapat
penulis sebutkan satu per satu.
vi
Penulis menyadari penulisan skripsi ini masih belum sempurna. Oleh karena itu,
penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk perbaikan
lebih baik bagi skripsi ini. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan
semoga skripsi ini bermanfaat bagi yang membacanya serta menjadi referensi bagi
pengetahuan.
Medan, Juli 2018

Penulis
Kezia Hasian Pakpahan
vii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN ................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ ii
ABSTRAK ...................................................................................................... iii
ABSTRACT .................................................................................................... iv
KATA PENGANTAR .................................................................................... v
DAFTAR ISI ...................................................................................................viii
DAFTAR TABEL........................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xi
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xii
RIWAYAT HIDUP ........................................................................................xiii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................ 6
1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................. 6
1.4 Manfaat penelitian............................................................................ 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 8

2.1 Rumah Sakit..................................................................................... 8
2.1.1 Pengertian Rumah Sakit .......................................................... 8
2.1.2 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit............................................... 10
2.1.3 Jenis dan Klasifikasi Rumah Sakit .......................................... 12
2.2 Instalasi Farmasi Rumah Sakit ......................................................... 13
2.2.1 Pengertian Instalasi Farmasi Rumah Sakit .............................. 13
2.2.2 Tanggung Jawab dan Tugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit .. 14
2.2.3 Fungsi Instalasi Farmasi .......................................................... 16
2.2.4 Struktur Organisasi.................................................................. 18
2.2.5 Sumber Daya Manusia ............................................................ 19
2.2.6 Prosedur.................................................................................. 22
2.3 Perencanaan...................................................................................... 23
2.3.1 Pengertian Perencanaan .......................................................... 23
2.3.2 Pentingnya Perencanaan.......................................................... 24
2.3.3 Tujuan Perencanaan ................................................................ 24
2.4 Perencanaan Obat ............................................................................. 25
2.4.1 Tahap Pemilihan Jenis Obat .................................................... 25
2.4.2 Tahap Kompilasi Penggunaan Obat ........................................ 26
2.4.3 Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat ....................................... 26
2.6 Kerangka Pikir Penelitian ................................................................ 30
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 32

3.1 Jenis Penelitian ................................................................................. 32
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................... 32
viii
3.2.1 Lokasi Penelitian ..................................................................... 32
3.2.2 Waktu Penelitian ..................................................................... 32
3.3 Informan Penelitian .......................................................................... 32
3.4 Metode Pengumpulan Data .............................................................. 33
3.4.1 Sumber Data Primer ................................................................ 33
3.4.2 Sumber Data Sekunder............................................................ 33
3.6 Instrumen Penelitian......................................................................... 34
3.8 Metode Analisis Data ....................................................................... 35
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN........................................................ 37

4.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian ................................................. 37
4.1.1Sejarah Singkat Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara...... 38
4.1.2 Visi dan Misi ........................................................................... 38
4.1.3 Struktur Organisasi RS USU ................................................... 38
4.1.4 Sumber Daya Manusia (SDM) RS USU ................................. 40
4.1.5 Kunjungan Pasien ke RS USU ................................................ 41
4.2 Instalasi Farmasi RS USU ................................................................. 41
4.3 Karakteristik informan .................................................................... 43
4.4 Prosedur............................................................................................. 44
4.5 Sumber Daya Manusia ...................................................................... 49
4.6 Pemilihan Obat .................................................................................. 55
4.7 Metode............................................................................................... 59
4.8 Pengumpulan Data ............................................................................ 61
4.9 Analisa Data ...................................................................................... 64
4.10 Perhitungan Kebutuhan ................................................................... 66
4.11 Hasil dalam Perencanaan Obat........................................................ 77
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................... 84

5.1 Kesimpulan ...................................................................................... 84
5.2 Saran................................................................................................. 85
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 87

LAMPIRAN
.
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Tenaga RS USU Tahun 2016 .......................................................... 40
Tabel 4.2 Gambaran kunjungan pasien tahun 2016-2017 di RS USU ............ 41
Tabel 4.3 Daftar sepuluh penggunaan obat terbanyak .................................... 43
Tabel 4.4 Karakteristik Informan .................................................................... 43
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Alur Pikir ................................................................................... 31
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RS USU .......................... 42
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Pedoman wawancara
Lampiran 2. Tabel matriks hasil wawancara
Lampiran 3. Daftar obat di Rumah Sakit USU
Lampiran 4. Dokumentasi
Lampiran 5. Surat permohonan izin penelitian
Lampiran 6. Surat izin penelitian
Lampiran 7. Surat keterangan telah selesai penelitian
xii
RIWAYAT HIDUP
Penulis bernama Kezia Hasian Pakpahan, lahir pada tanggal 3 Februari
1996 di Jakarta. Penulis beragama Kristen Protestan dan bersuku Batak Toba.
Penulis merupakan anak dari Ayahanda John Hasiholan Pakpahan M.Th dan
Ibunda Nurdiana Sinaga.
Jenjang Pendidikan formal penulis dimulai dari Taman Kanak – kanak
Methodist Aek Nabara pada Tahun 2001 dan selesai Tahun 2002, SD Swasta St.
Xaverius Padang Sidempuan pada Tahun 2002 dan selesai pada Tahun 2008, SMP
Swasta Kesuma Indah Padang Sidempuan pada Tahun 2002 dan selesai pada
tahun 2011, SMAK Penabur Harapan Indah Bekasi pada Tahun 2011 dan selesai
pada Tahun 2014, dan pada Tahun 2014 melanjutkan Pendidikan S1 di
Universitas Sumatera Utara Fakultas Kesehatan Masyarakat.
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Obat merupakan salah satu komponen yang penting dalam upaya
pelayanan kesehatan, baik di pusat pelayanan kesehatan primer maupun ditingkat
pelayanan kesehatan yang lebih tinggi. Keberadaan obat merupakan kondisi
pokok yang harus terjaga ketersediaanya. Penyediaan obat sesuai dengan tujuan
pembangunan kesehatan yaitu menjamin tersedianya obat dengan mutu terjamin
dan tersedia merata dan teratur sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu
yang tepat (Depkes RI, 1990).
Menurut WHO (2011), bahwa di beberapa negara maju biaya obat berkisar
antara10-15% dari anggaran kesehatan, seperti di Jerman 15% dan Jepang 19%,
sedangkan di negara berkembang biaya ini lebih besar yaitu 35-66%, sebagai
contoh di Thailand sebesar 35%, China 45%, Mali 66%, dan Indonesia sebesar
39%. Menurut Scheyer dan Friedman (2011), rumah sakit pada umumnya
memiliki biaya rutin terbesar pada pengadaan persediaan farmasi. Menurut
Depkes RI 2007, secara nasional biaya obat sebesar 40-50% dari jumlah
operasional pelayanan kesehatan, maka diperlukan manajemen pengelolaan obat
yang baik karena ketidakefisienan akan memberi dampak negatif terhadap biaya
operasional pelayanan kesehatan (Depkes RI, 2007).
Keberadaan obat merupakan kondisi pokok yang harus terjaga
ketersediaannya karena ketersediaan obat merupakan salah satu hal yang
mempengaruhi pelayanan kesehatan, dan dengan persepsi masyarakat tentang
1
2
hasil dari pelayanan kesehatan adalah menerima obat setelah berkunjung ke
sarana kesehatan. Bila diumpamakan, tenaga medis adalah tentara yang sedang
berperang di medan tempur, maka obat adalah amunisi yang mutlak harus dimiliki
untuk mengalahkan musuh-musuhnya. Oleh karena vitalnya obat dalam pelayanan
kesehatan, maka pengelolaan yang benar, efektif dan efisien sangat diperlukan
oleh petugas di Pusat/Provinsi/Kabupaten/Kota (Depkes RI, 2007).
Manajemen obat yang efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tujuan dari manajemen obat di Rumah Sakit yaitu agar
obat yang diperlukan tersedia setiap saat, dalam jumlah yang cukup untuk
mendukung pelayanan serta memberikan manfaat bagi pasien dan Rumah Sakit.
Manajemen pengelolaan obat merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, sampai monitoring dan
evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Dalam siklus tersebut,
perencanaan merupakan tahap awal dan sebagai tahap yang penting dan
menentukan, karena perencanaan kebutuhan obat akan mempengaruhi pengadaan,
pendistribusian dan penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan. Apabila lemah
dalam perencanaan maka akan mengakibatkan kekacauan dalam siklus
manajemen secara keseluruhan, yang menimbulkan dampak seperti pemborosan,
tidak tersedianya obat, tidak tersalurnya obat, obat rusak, dan lain sebagainya
(Kemenkes RI, 2010).
Menurut Febriawati (2013) perencanaan merupakan proses kegiatan dalam
pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan

3
kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan dengan mengunakan
metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang
telah ditentukan antara lain metode konsumsi, epidemiologi, dan kombinasi.
Dalam melakukan kegiatan perencanaan obat ini, komponen input juga menjadi
penentu berupa struktur organisasi yang jelas, tenaga perencana yang cukup dan
berkualitas, prosedur yang tepat, serta anggaran yang tersedia untuk menghasilkan
keluaran yang diharapkan, yaitu tersedianya jenis dan jumlah obat yang tepat
sesuai kebutuhan, menghindari terjadinya kekosongan obat, meningkatkan
penggunaan obat secara rasional, dan meningkatkan efisiensi penggunaan obat.
Dalam metode konsumsi, perhitungan kebutuhan didasarkan pada data riil
konsumsi obat periode yang lalu. Terdapat 4 langkah dalam metode konsumsi
yaitu pengumpulan dan pengolahan data, analisa data untuk informasi dan
evaluasi, perhitungan perkiraan obat dan penyesuaian jumlah kebutuhan obat
dengan alokasi dana. Pada tahap perhitungan perkiraan kebutuhan obat terdapat
beberapa langkah dalam menghitung perkiraan kebutuhan obat, yaitu menghitung
pemakaian nyata pertahun, menghitung pemakaian rata-rata perbulan, menghitung
kekurangan obat, menghitung kebutuhan obat sesungguhnya pertahun,
menghitung kebutuhan obat untuk tahun yang akan datan, menghitung waktu
tunggu, menentukan stok pengaman, menghitung kebutuhan obat yang akan
diprogramkan untuk tahun yang akan datang, dan menghitung jumlah obat yang
perlu diadakan pda tahun anggaran yang akan datang (Kemenkes RI,2010).
Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara merupakan satu-satunya rumah
sakit pendidikan milik pemerintah kelas C yang terletak di Kota Medan. Grand

4
opening Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara diadakan pada tanggal 28 Maret
2016, namun masyarakat sudah banyak menggunakan fasilitas kesehatan yang ada
di rumah sakit tersebut. Hal ini tampak dari jumlah kunjungan pasien yang datang
berobat semakin bertambah selama kurang lebih waktu 2 tahun sejak dibukanya
Rumah Sakit tersebut. Demikian pula dari jenis penyakit yang ditangani di rumah
sakit cenderung semakin beraneka ragam. Konsekuensinya rumah sakit harus
selalu menyediakan obat yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan agar
mendukung pelayanan yang bermutu. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Universitas
Sumatera Utara merupakan salah satu unit pelayanan yang memberikan pelayanan
pemberian obat, pengelolaan obat, penyimpanan obat. Instalasi Farmasi Rumah
Sakit Universitas Sumatera Utara memiliki pegawai sebanyak 22 orang.
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan Januari 2018
dengan koordinator instalasi farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Universitas
Sumatera Utara (RS USU) didapat bahwa pelaksanaan manajemen perencanaan
obat dilakukan oleh bagian perbekalan yang merangkap tugas menjadi sebagai tim
perencanaan dan penyimpanan di instalasi yang dibentuk di rumah sakit.
Perencanaan obat dilakukan oleh tim perbekalan dengan melakukan usulan
rencana kebutuhan obat. Rencana kebutuhan obat tersebut diajukan kepada kepala
instalasi farmasi kemudian diberikan kepada direktur utama yang selanjutnya
direktur utama memberikan rencana kebutuhan obat tersebut kepada Rektor
dengan tembusan ke pejabat pengadaan di biro untuk dilakukan proses pengadaan.
Gambaran perencanaan obat di instalasi farmasi RS USU adalah dengan
melakukan penentuan jenis obat yang digunakan di rumah sakit berdasarkan pola

5
pemakaian obat dan pengembangan. Selanjutnya juga akan dilakukan perhitungan
jumlah kebutuhan obat yang akan datang dengan penambahan 20% dari jumlah
kebutuhan obat sebelumnya.
Berdasarkan hasil wawancara dengan koordinator instalasi farmasi,
diketahui pelaksanaan manajemen perencanaan obat di RS USU belum optimal
seperti; masih terdapat obat yang diresepkan tidak terdapat di formularium
nasional misalnya Inj Vit C dan Zyrox, yang terdapat pada Kemenkes No
Hk.01.07/Menkes/Grg/2017 yang tercantum di dalam formularium nasional untuk
fasilitas kesehatan tingkat I,II, dan III untuk Vit C tab 50 mg dan tab 250 mg;
masih sering terdapat terjadinya kekosongan obat yang mengakibatkan pasien
harus membeli obat di luar apotek rumah sakit. Berdasarkan informasi yang saya
peroleh ada 2 dari 5 pasien yang saya wawancarai tidak memperoleh obat yang
diminta ketika datang ke RS USU dan juga masih terdapat kelebihan obat pada
beberapa item obat juga terjadi di rumah sakit ini; dan berdasarkan wawancara
dengan salah seorang dari tim perencana obat diketahui bahwa dalam
merencanakan obat belum menghitung perkiraan kebutuhan obat dengan metode
konsumsi seperti yang telah ditetapkan oleh Kemenkes RI. Kendala lain yang
ditemukan kurangnya sumber daya manusia yang pertama dalam perencanaan
dikarenakan kelompok kerja di gabung antara kelompok kerja perencanaan dan
gudang dan yang kedua dalam proses pengadaan obat yang dilakukan di biro
rektor masih sering menggunakan tim perencanaan sehingga kurang efektif dan
efisien baik dari segi sumber daya manusia maupun waktu.

6
Berdasarkan hasil penelitian Malinggas (2015) menyebutkan bahwa
pengelolaan obat di instalasi farmasi tidak menggunakan metode-metode yang
tepat sehingga terjadi kekosongan obat pada waktu-waktu tertentu. Hal ini
dibuktikan dengan hasil observasi yang dilakukan oleh Malinggas yang
mengungkapkan masih terdapat obat yang tidak tersedia di instalasi farmasi
terutama pada obat fast moving. Hal ini mengakibatkan pasien harus membeli obat
di luar instalasi farmasi rumah sakit.
Penelitian lain yang dilakukan oleh Assanthi (2016) mengenai pengelolaan
obat di Rumah Sakit Universitas Gadjah Mada, menyatakan bahwa perencanaan
pengadaan obat belum sesuai dengan pedoman teknis pengelolaan dan pengadaan
obat publik dan perbekalan kesehatan yang telah ditetapkan oleh Menteri
Kesehatan Republik Indonesia. Perencanaan obat dibuat sendiri oleh kepala
instalasi farmasi rumah sakit dengan metode konsumsi dan belum ada pedoman
khusus untuk perencanaan dan pengadaan obat sehingga mengakibatkan hasil
yang tidak maksimal pada perencanaan pengadaan obat.
Demikian juga penelitian yang dilakukan oleh Pane (2017) di RSUD
Sultan Sulaiman menyatakan bahwa perencanaan obat belum optimal, terlihat dari
data yang digunakan untuk membuat rencana kebutuhan obat belum lengkap,
yaitu tidak ada menggunakan data waktu tunggu, standar pengobatan dan
formularium rumah sakit, pemilihan jenis obat yang digunakan di rumah sakit
berdasarkan dengan e-katalog dan form permintaan dokter. Formularium rumah
sakit sudah dibuat tetapi masih dalam bentuk draft dan belum disahkan,

7
perencanaan kebutuhan obat tidak tepat, terlihat dari masih terjadi kekosongan
stok obat dan obat yang mengalami kadaluarsa.
Berdasarkan latar belakang diatas peneliti tertarik untuk melakukan
penelitian lebih lanjut mengenai ”Analisis Perencanaan Obat di Rumah Sakit
Universitas Sumatera Utara Tahun 2018”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan
dalam penelitian ini adalah bagaimana perencanaan obat di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara.
1.3 Tujuan Penelitian
1.3.1 Tujuan Umum
Untuk mendapatkan gambaran perencanaan obat di Instalasi Farmasi
1.3.2 Tujuan Khusus
Berdasarkan permasalahan penelitian, maka dapat dirumuskan tujuan
penelitian sebagai berikut:
1. Untuk mengidentifikasi pengumpulan dan pengolahan data dalam
perencanaan obat di Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengidentifikasi perhitungan jumlah obat dalam perencanaan obat
di Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara.
3. Untuk mengidentifikasi kebutuhan obat tahun yang akan datang dalam
perencanaan obat di Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara.

8
1.4 Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara, sebagai bahan masukan
bagi rumah sakit agar manajemen perencanaan obat dapat terlaksana
dengan optimal untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit.
2. Bagi instalasi farmasi Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara, sebagai
bahan masukan dalam melakukan perencanaan obat di masa yang akan
datang sesuai dengan pedoman yang berlaku.
3. Bagi peneliti lain, dapat menambah wawasan keilmuan dan pengalaman,
dijadikan referensi dalam melakukan penelitian atau kajian yang terkait
dengan perencanaan obat di rumah sakit.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rumah Sakit
2.1.1 Pengertian Rumah Sakit
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 tahun 2009 tentang
rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat
dengan karateristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu
pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi
masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu
dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujudnya derajat kesehatan yang setinggi-
tingginya serta menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.
Menurut WHO (2011), rumah sakit adalah bagian integral dari suatu
organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna
(komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit
(preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi
tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik.
Menurut Blake dalam Siregar dan Amalia (2004) Rumah sakit adalah
suatu organisasi yang kompleks, menggunakan gabungan alat ilmiah khusus dan
rumit, dan difungsikan oleh berbagai kesatuan, personal terlatih dan terdidik
dalam menghadapi dan menangani masalah medik modern, yang semuanya
terikat bersama-sama dalam maksud yang sama, untuk pemulihan dan
pemeliharaan kesehatan yang baik.
9
10
2.1.2 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit
Menurut Undang Undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, bahwa
rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan
secara paripurna yaitu pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif,
kuratif dan rehabilitatif. Untuk menjalankan tugasnya, maka rumah sakit
mempunyai fungsi :
a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan
sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit;
b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai
kebutuhan medis;
c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia
dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan
kesehatan; dan
d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan
kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang
kesehatan.
2.1.3 Jenis dan Klasifikasi Rumah Sakit
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 56 Tahun 2014,
dijelaskan bahwa berdasarkan jenis pelayanan yang diberikan, rumah sakit
dikategorikan dalam rumah sakit umum dan rumah sakit khusus. Rumah sakit
umum memberikan pelayanan kesehatan pada semua bidang dan jenis penyakit.

11
Sedangkan rumah sakit khusus memberikan pelayanan utama pada satu bidang
atau satu jenis penyakit tertentu berdasarkan disiplin ilmu, golongan umur, organ,
jenis penyakit atau kekhususan lainnya. Rumah sakit juga dapat diklasifikasikan
berdasarkan fasilitas dan kemampuan pelayanan yang terdiri atas rumah sakit
umum kelas A, kelas B, kelas C dan kelas D. Adapun klasifikasi rumah sakit
umum salah satunya adalah Rumah Sakit Umum Kelas C :
Rumah Sakit Umum kelas C harus mempunyai fasilitas dan kemampuan
pelayanan medik paling sedikit 4 (empat) pelayanan medik umum yaitu:
pelayanan medik dasar, medik gigi mulut, kesehatan ibu dan anak, dan keluarga
berencana; 4 (empat) pelayanan medik spesialis dasar yaitu: pelayanan penyakit
dalam, kesehatan anak, bedah, obstetri dan ginekologi; 3 (tiga) pelayanan medik
spesialis penunjang yaitu: pelayanan anestesiologi, radiologi dan patologi klinik;
dan paling sedikit 1 (satu) pelayanan medik spesialis gigi dan mulut.
2.2 Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)
2.2.1 Pengertian Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Berdasarkan Permenkes Nomor 72 Tahun 2016 Tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit, dinyatakan Instalasi Farmasi adalah unit
pelaksana fungsional yang menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan
kefarmasian di Rumah Sakit.
Menurut Siregar Instalasi farmasi rumah sakit didefinisikan sebagai suatu
departemen atau unit atau bagian di suatu rumah sakit dibawah pimpinan seorang
apoteker dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan
peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kompeten secara profesional,

12
tempat atau fasilitas penyelenggaraan yang bertanggungjawab atas seluruh
pekerjaan serta pelayanan kefarmasian, yang terdiri atas pelayanan paripurna,
mencakup perencanaan; pengadaan; produksi; penyimpanan perbekalan
kesehatan/sediaan farmasi; dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita
rawat tinggal dan rawat jalan; pengendalian mutu; dan pengendalian distribusi dan
penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit; pelayanan farmasi
klinik umum dan spesialis, mencakup pelayanan langsung pada penderita dan
pelayanan klinik yang merupakan program rumah sakit secara keseluruhan.
(Febriawati, 2013)
Pedoman organisasi rumah sakit menyatakan bahwa rumah sakit harus
melaksanakan beberapa fungsi, satu diantaranya adalah fungsi
menyelengggarakan pelayanan penunjang medik dan non medik. Dalam hal
penunjang medik, maka salah satu pelayanan penting di dalamnya adalah
pelayanan farmasi. Instalasi farmasi di rumah sakit merupakan satu-satunya unit
di rumah sakit yang mengadakan barang farmasi, mengelola, dan
mendistribusikannya kepada pasien, bertanggung jawab atas semua barang
farmasi yang beredar di rumah sakit serta bertanggung jawab pengadaan dan
penyajian informasi obat yang siap pakai bagi semua pihak di rumah sakit, baik
petugas maupun pasien. (Aditama, 2007)
2.2.2 Tanggung Jawab dan Tugas Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Instalasi Farmasi Rumah Sakit mempunyai tanggung jawab yaitu:
mengembangkan suatu pelayanan farmasi yang luas dan terkoordinasi dengan
baik dan tepat untuk memenuhi kebutuhan berbagai bagian/unit diagnosis dan

13
terapi, unit pelayanan keperawatan, staf medik dan rumah sakit keseluruhan untuk
kepentingan pelayanan penderita yang lebih baik (Siregar dan Amalia, 2004).
Tugas utama Instalasi Farmasi di rumah sakit adalah pengelolaan mulai
dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan
resep/order, distribusi obat sampai dengan pengendalian semua perbekalan
kesehatan yang beredar dan digunakan dalam rumah sakit, baik untuk pasien
rawat inap, rawat jalan, maupun semua unit termasuk poli klinik rumah sakit.
(Febriawati, 2013)
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 72 Tahun 2016 tentang
Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit, tugas IFRS, meliputi :
1. Menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi
seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian yang optimal dan profesional
serta sesuai prosedur dan etik profesi;
2. Melaksanakan pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai yang efektif, aman, bermutu dan efisien;
3. Melaksanakan pengkajian dan pemantauan penggunaan sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai guna
memaksimalkan efek terapi dan keamanan serta meminimalkan risiko;
4. Melaksanakan Komunikasi, Edukasi dan Informasi (KIE) serta
memberikan rekomendasi kepada dokter, perawat dan pasien;
5. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan pelayanan kefarmasian;
6. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan
formularium rumah sakit.

14
Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
Hk.02.02/Menkes/068/I/2010 Tentang Kewajiban Menggunakan Obat Generik Di
Fasilitas Pelayanan Kesehatan Pemerintah, Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah
instalasi rumah sakit yang mempunyai tugas menyediakan, mengelola,
mendistribusikan informasi dan evaluasi tentang obat.
2.2.3 Fungsi Instalasi Farmasi
Menurut Menteri Kesehatan RI No. 72 Tahun 2016 tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit, Fungsi IFRS, adalah sebagai berikut :
1. Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai
a. Memilih sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit;
b. Merencanakan kebutuhan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan
bahan medis habis pakai secara efektif, efisien dan optimal;
c. Mengadakan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai
ketentuan yang berlaku;
d. Memproduksi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di
rumah sakit;
e. Menerima sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku di
rumah sakit;

15
f. Menyimpan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian;
g. Mendistribusikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai ke unit-unit pelayanan di rumah sakit;
h. Melaksanakan pelayanan farmasi satu pintu;
i. Melaksanakan pelayanan obat “unit dose” / dosis sehari;
j. Melaksanakan komputerisasi pengelolaan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai (apabila sudah
memungkinkan);
k. Mengidentifikasi, mencegah dan mengatasi masalah yang terkait
dengan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai;
l. Melakukan pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang sudah tidak dapat
digunakan;
m. Mengendalikan persediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan
bahan medis habis pakai;
n. Melakukan administrasi pengelolaan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai.
2. Pelayanan farmasi klinik
a. Mengkaji dan melaksanakan pelayanan resep atau permintaan obat;
b. Melaksanakan penelusuran riwayat penggunaan obat;
c. Melaksanakan rekonsiliasi obat;

16
d. Memberikan informasi penggunaan obat baik berdasarkan resep
maupun obat non resep kepada pasien/keluarga pasien;
e. Mengidentifikasi, mencegah dan mengatasi masalah yang terkait
dengan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai;
f. Melaksanakan visite mandiri maupun bersama tenaga kesehatan
lain;
g. Memberikan konseling pada pasien dan/atau keluarganya;
h. Melaksanakan Pemantauan Terapi Obat (PTO) : Pemantauan Efek
Terapi Obat; Pemantauan Efek Samping Obat; Pemantauan Kadar
Obat dalam Darah (PKOD)
i. Melaksanakan Evaluasi Penggunaan Obat (EPO);
j. Melaksanakan dispensing sediaan steril : melakukan pencampuran
obat suntik; menyiapkan nutrisi parenteral; melaksanakan
pengemasan ulang sediaan steril yang tidak stabil;
k. Melaksanakan Pelayanan Informasi Obat (PIO) kepada tenaga
kesehatan lain, pasien/keluarga, masyarakat dan institusi di luar
rumah sakit;
l. Melaksanakan Penyuluhan Kesehatan Rumah Sakit (PKRS).
2.2.4 Struktur Organisasi
Salah satu persyaratan dalam penerapan sistem manajemen mutu
menyeluruh adalah adanya organisasi yang sesuai, yang dapat mengakomodasi
seluruh kegiatan pelaksanaan fungsi. Menurut Permenkes RI No. 72 Tahun 2016

17
Struktur organisasi harus menggambarkan uraian tugas, fungsi, dan tanggung
jawab serta hubungan koordinasi di dalam maupun di luar pelayanan kefarmasian
yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit. Struktur organisasi IFRS minimal
terdiri dari kepala instalasi, administrasi, pengelolaan perbekalan farmasi,
pelayanan farmasi klinik dan manajemen mutu.
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) juga harus memiliki suatu
organisasi yang pasti dan sesuai dengan kebutuhan sekarang dan kebutuhan
mengakomodasi perkembangan di masa depan, dan mengikuti visi yang telah
ditetapkan pimpinan rumah sakit dan para apoteker rumah sakit. Organisasi IFRS
didesain dan dikembangkan sedemikian rupa agar faktor-faktor teknis,
administratif, dan manusia yang memengaruhi mutu produk dan pelayanannya
berada di bawah kendali. Pengendalian tersebut dapat dilaksanakan melalui suatu
struktur organisasi IFRS terdiri atas penetapan pekerjaan yang dilakukan beserta
tanggung jawab dan hubungan hierarki untuk melaksanakan pekerjaan itu (Siregar
dan Amalia, 2004).
2.2.5 Sumber Daya Manusia
Dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 72 Tahun 2016 tentang
Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit dijelaskan bahwa instalasi farmasi
dipimpin oleh seorang apoteker yang merupakan penanggung jawab seluruh
pelayanan kefarmasian di rumah sakit. Kepala instalasi farmasi rumah sakit
diutamakan yang telah memiliki pengalaman bekerja di instalasi farmasi rumah
sakit minimal 3 (tiga) tahun. Pada pelayanan kefarmasian di rawat inap,
penghitungan kebutuhan apoteker berdasarkan beban kerja idealnya dengan rasio

18
1 apoteker untuk 30 pasien. Sedangkan pada pelayanan kefarmasian di rawat
jalan, idealnya 1 apoteker untuk 50 pasien. Selain itu, diperlukan juga masing-
masing 1 orang apoteker untuk kegiatan pelayanan kefarmasian di ruang tertentu,
yaitu unit gawat darurat, Intensive Care Unit (ICU)/Intensive Cardiac Care Unit
(ICCU)/Neonatus Intensive Care Unit (NICU)/Pediatric Intensive Care Unit
(PICU), dan pelayanan informasi obat.
Pihak-pihak yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap
pelaksanaan kegiatan instalasi farmasi di rumah sakit adalah (Febriawati, 2013) :
1. Direktur rumah sakit
Direktur adalah orang yang wajib tahu tentang perkembangan dan keadaan
obat maupun stok obat. Direktur pula yang harus memastikan bahwa
formularium obat telah dijalankan dengan benar oleh para tenaga medis.
Adanya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan kebijakan
bukan kesalahan direktur, namun pada akhirnya akan menjadi tanggung
jawab direktur jika penyimpangan ini terus dibiarkan. Direktur harus bisa
menjalankan fungsi monitoring, sebagai pengawas dan evaluasi.
2. Kepala instalasi farmasi rumah sakit
Kepala instalasi farmasi adalah orang yang paling berhak dan pertama kali
tahu mengenai stok dan kebutuhan obat-obatan di rumah sakit. Tugas dari
kepala instalasi farmasi adalah merencanakan pemesanan, menghitung
kebutuhan, melaporkan pemakaian rumah sakit. Namun, kepala instalasi
farmasi bukan yang bertanggung jawab atas pembelian obat-obatan di
rumah sakit. Hal ini sangat penting dalam menjaga keadilan, transparansi

19
dan mencegah terjadinya kesepakatan tersembunyi antara kepala instalasi
farmasi dan perusahaan obat.
3. Bagian logistik rumah sakit
Bagian logistik adalah bagian yang bertugas untuk membeli obat dan
menyediakan obat-obatan yang dibutuhkan dan yang direkomendasikan
oleh kepala instalasi farmasi. Semua pembelian obat-obatan dalam jumlah
besar atau jumlah tertentu harus melalui logistik sehingga memudahkan
pendataan, penghitungan pembiayaan dan pelaporan keuangan.
4. Instalasi penerimaan dan pengadaan barang di rumah sakit
Instalasi penerimaan dan pengadaan barang mempunyai tugas melakukan
penerimaan dan penyimpanan perbekalan farmasi yang sudah dibeli oleh
bagian logistik. Petugas gudang akan menghitung dan mencocokkan
jumlah obat-obatan yang diterima dengan jumlah pesanan. Obat-obatan
akan disimpan di dalam gudang dan dikeluarkan sesuai dengan permintaan
kepala instalasi farmasi. Kepala instalasi penerimaan dan pengadaan
barang harus sering memberikan laporan kepada kepala instalasi farmasi,
dengan tujuan agar kepala instalasi farmasi bisa merencanakan pembelian
obat-obatan berikutnya.
5. Petugas gudang dan apoteker bagian perbekalan rumah sakit
Petugas gudang dan apoteker adalah orang yang bersentuhan langsung
dengan produk atau obat-obatan yang dijual. Pekerjaan ini adalah
pekerjaan yang paling rentan dan paling sering disalahkan apabila ada stok
atau obat-obatan yang hilang. Sebab itu, ada baiknya orang yang bekerja di

20
profesi ini harus orang yang jujur dan melakukan pelaporan setiap saat
kepada atasannya. Petugas gudang melaporkan setiap kegiatannya maupun
kehilangan obat kepada kepala instalasi pengadaan barang, dan apoteker
melaporkan kegiatan hariannya maupun kehilangan obat kepada kepala
instalasi farmasi.
6. Dokter
Dokter sangat berperan dalam pengendalian stok obat, karena dokter
merupakan end user. Obat-obat tidak bisa keluar jika tidak ada peresepan
dokter. Direktur bersama dengan kepala instalasi farmasi harus selalu
mengingatkan dokter mengenai penggunaan obat dan stok obat yang
tersedia dan yang harus dihabiskan.
Sumber daya manusia (SDM) di instalasi farmasi sesuai dengan Peraturan
Menteri Kesehatan RI No. 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Farmasi di
Rumah Sakit, yaitu apoteker, tenaga teknis kefarmasian dan petugas penunjang
lain agar tercapai sasaran dan tujuan instalasi farmasi. Uraian tugas tertulis dari
masing-masing staf instalasi farmasi harus ada dan sebaiknya dilakukan
peninjauan kembali paling sedikit setiap 3 tahun sesuai kebijakan dan prosedur di
instalasi farmasi rumah sakit.
Berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, kualifikasi SDM instalasi farmasi
diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Untuk pekerjaan kefarmasian terdiri dari apoteker yaitu sarjana farmasi
yang telah lulus sebagai apoteker dan telah mengucapkan sumpah
jabatan apoteker. Dan tenaga kefarmasian adalah tenaga yang

21
membantu apoteker dalam menjalani pekerjaan kefarmasian, yang
terdiri atas sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analis farmasi dan
tenaga menengah farmasi/asisten apoteker.
2. Untuk pekerjaan penunjang terdiri dari operator komputer/teknisi yang
memahami kefarmasian, tenaga administrasi, dan pekarya/pembantu
pelaksana.
2.2.6 Prosedur
Menurut Siregar dan Amalia (2004), prosedur adalah suatu instruksi
kepada personel, cara kebijakan dan tujuan dilakukan dan dicapai. IFRS
memerlukan berbagai prosedur yang terdokumentasi. Jika suatu prosedur
didokumentasi, biasanya disebut prosedur tertulis. Salah satu prosedur yang
diperlukan oleh IFRS adalah Prosedur Operasional Baku (POB), yang selalu
digunakan untuk melakukan kegiatan tertentu dan rutin di IFRS. Prosedur
Operasional Baku (POB) harus selalu mutakhir mengikuti perkembangan
pelayanan dan kebijakan rumah sakit. POB biasanya mencakup maksud dari suatu
kegiatan, lingkup suatu kegiatan, tanggung jawab yang harus dilakukan dan oleh
siapa, prosedur yang harus dilakukan, bahan, alat, dokumen apa yang harus
digunakan dan dokumentasi.
Inti POB perencanaan perbekalan kesehatan, penetapan spesifikasi produk
dan pemasok, serta pembelian perbekalan kesehatan yaitu (Siregar dan Amalia,
2004):
1. Semua perbekalan kesehatan/sediaan farmasi, yang digunakan di
rumah sakit harus sesuai dengan formularium rumah sakit.

22
2. Semua perbekalan kesehatan/sediaan farmasi yang digunakan di rumah
sakit harus dikelola hanya oleh IFRS.
3. IFRS harus menetapkan spesifikasi produk semua perbekalan
kesehatan/sediaan farmasi yang akan diadakan berdasarkan
persyaratan resmi (Farmakope Indonesia edisi terakhir) dan atau
persyaratan lain yang ditetapkan oleh KFT.
4. Pemasok perbekalan kesehatan/sediaan farmasi harus memenuhi
persyaratan yang ditetapkan oleh KFT.
5. Jika perbekalan kesehatan/sediaan farmasi diadakan dari suatu
pemasok/ industri tersebut untuk memeriksa kesesuaian penerapan
sistem mutu dan jaminan mutu.
2.3 Perencanaan
2.3.1 Pengertian Perencanaan
Menurut Azwar (2010), ada beberapa pengertian perencanaan yang
dipandang cukup penting adalah:
a. Le Breton, Perencanaan adalah pekerjaan menyangkut penyusunan
konsep serta kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan demi masa depan yang lebih baik.
b. Billy E. Goetz, Perencanaan adalah kemampuan untuk memilih satu
kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang
dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan.
c. Maloch dan Deacon, Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai
keputusan yang bersifat pokok yang dipandang paling penting dan

23
yang akan dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
d. Ansoff dan Brendenburg, perencanaan adalah proses menetapkan
pengarahan yang resmi dan menetapkan berbagai hambatan yang
diperkirakan ada dalam menjalankan suatu program guna dipakai
sebagai pedoman dalam suatu organisasi.
2.3.2 Pentingnya Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam
manajemen, dan sebagai landasan dasar dari fungsi manajemen secara
keseluruhan. Menurut Hasibuan (2009), perencanaan itu sangat penting, karena :
1. Tanpa perencanaan berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai.
2. Tanpa perencanaan tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak
pemborosan.
3. Tanpa perencanaan, pengendalian tidak dapat dilakukan, karena
perencanaan adalah dasar pengendalian.
4. Tanpa perencanaan berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen
pun tidak ada.
2.3.3 Tujuan perencanaan
Hasibuan (2009) menyatakan bahwa tujuan perencanaan adalah:
1. Menentukan tujuan, kebijakan, prosedur, dan program serta memberikan
pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.
2. Menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki
terarah dengan baik kepada tujuan.

24
3. Memperkecil risiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.
4. Menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.
5. Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh
pekerjaan.
6. Membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.
7. Menjadi suatu landasan untuk pengendalian.
8. Menghindari mismanagement dalam penempatan karyawan.
9. Membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi.
2.4 Perencanaan Obat
Perencanaan kebutuhan obat adalah proses kegiatan dalam pemilihan
jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan
anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode
yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah
ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan
epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Tujuan perencanaan
obat adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit
dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tahapan perencanaan
kebutuhan obat meliputi pemilihan, kompilasi penggunaan dan perhitungan.
(Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan Tahun 2007)
2.4.1 Tahap Pemilihan Jenis Obat
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi
benar - benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola

25
penyakit di rumah sakit. Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik yaitu
meliputi:
a. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari
kesamaan jenis.
b. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi
mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.
c. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan
(drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat Esensial
Nasional (DOEN) sesuai dengan kelas rumah sakit masing-masing, Formularium
RS. Sedangkan pemilihan alat kesehatan di rumah sakit dapat berdasarkan dari
data pemakaian oleh pemakai, standar ISO, daftar harga alat, daftar harga alat
kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen Binfar dan Alkes, serta spesifikasi yang
ditetapkan oleh rumah sakit.
2.4.2 Tahap Kompilasi Penggunaan Obat
Kompilasi penggunaan obat berfungsi untuk mengetahui penggunaan
bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun
dan sebagai data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapat dari
kompilasi penggunaan obat adalah:
a. Jumlah penggunaan tiap jenis obat pada masing-masing unit pelayanan.
b. Persentase penggunaan tiap jenis obat terhadap total penggunaan setahum
seluruh unit pelayanan.
c. Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis obat secara periodik.

26
2.4.3 Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat
Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan yang berat yang harus
dihadapi oleh tenaga farmasi yang bekerja di rumah sakit. Masalah kekosongan
atau kelebihan obat dapat terjadi, apabila informasi yang digunakan semata-mata
hanya berdasarkan kebutuhan teoritis saja. Dengan koordinasi dan proses
perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta melalui tahapan seperti di
atas, maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah,
tepat waktu, dan tersedia pada saat dibutuhkan.
Adapun pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui
beberapa metode:
1. Metode Konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data riel
konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan
koreksi (Kemenkes RI, 2010)
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka menghitung jumlah obat yang
dibutuhkan adalah:
a. Pengumpulan dan pengolahan data
Sumber data adalah melalui pencatatan, pelaporan, dan informasi yang ada.
Jenis data yang dikumpulkan adalah mengenai alokasi dana, daftar obat-
obat yang dibutuhkan, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat
hilang/rusak atau kadaluarsa, kekosongan obat, pemakaian rata-rata
tahunan, indeks musiman, waktu tunggu, stok pengaman, dan
perkembanganpola kunjungan.

27
b. Analisa data untuk informasi dan evaluasi
Analisa data konumsi tahun sebelumnya dimaksudkan untuk melihat lebih
mendalam pola penggunaan obat, untuk meningkatkan efektifitas
penggunaan dana dan obat, serta optimasi penggunaan dana obat. Hasil
analisis dapat digunakan sebagai panduan dalam menyusun
anggaran/perencanaan penggunaan obat tahun berikutnya.
c. Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
Adapun langkah-langkah dalam menghitung perkiraan kebutuhan obat adalah :
1) Menghitung pemakaian nyata per tahun (a)
Pemakaian nyata per tahun adalah jumlah obat yang dikeluarkan dengan
kecukupan untuk jangka waktu tertentu.
(a) = stok awal + penerimaan – sisa stok* - jumlah obat hilang/rusak/kadaluarsa
*sisa stok dihitung per 1 November
2) Menghitung pemakaian rata-rata per bulan (b)
(b) = (a) : n (bulan)
3) Menghitung kekurangan obat (c)
Kekurangan obat adalah jumlah obat yang diperlukan pada saat terjadi
kekosongan obat.
(c) = waktu kekosongan obat x (b)
4) Menghitung kebutuhan obat sesungguhnya (riil) per tahun (d)
Adalah jumlah obat yang sesungguhnya dibutuhkan selama satu tahun.
(d) = (a) + (c)
5) Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang (e)

28
Kebutuhan obat yang akan datang adalah ramalan kebutuhan obat yang sudah
mempertimbangkan peningkatan jumlah penduduk yang akan dilayani.
(e) = (d) + y%
y = perkiraan kenaikan jumlah kunjungan per tahun
6) Menghitung waktu tunggu (lead time) (f)
Jumlah waktu tunggu adalah jumlah obat yang diperlukan sejak rencana
kebutuhan diajukan sampai dengan obat diterima.
(f) = (b) x n2
n2 = waktu yang dibutuhkan sejak rencana kebutuhan obat diajukan sampai
dengan obat diterima
7) Menentukan stok pengaman (g)
Adalah jumlah obat yang diperlukan untuk menghindari terjadinya kekosongan
obat. Nilai stok pengaman dapat diperoleh berdasarkan pengalaman dari
monitoring dinamika logistik.
8) Menghitung kebutuhan obat yang akan diprogramkan untuk tahun yang akan
datang (h)
(h) = (e) + (f) + (g)
9) Menghitung jumlah obat yang perlu diadakan pada tahun anggaran yang akan
datang (i)
(i) = kebutuhan obat yang diprogramkan – sisa stok
d. Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.
2. Metode Morbiditas/Epidemiologi

29
Dinamakan metode morbidotas karena dasar perhitungan adalah jumlah
kebutuhan obat yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load) yang
harus dilayani.
Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola
penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu (lead time).
Langkah-langkah dalam metode ini adalah (Kemenkes RI, 2010):
1) Menentukan jumlah pasien yang dilayani
2) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit.
3) Menyediakan formularium/standar/pedoman perbekalan farmasi.
4) Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi.
5) Penyesuaian dengan aloksai dana yang tersedia.
3. Metode Kombinasi
Kombinasi metode konsumsi dan metode morbiditas disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia. Acuan yang digunakan yaitu:
1) DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, dan
kebijakan setempat yang berlaku.
2) Data catatan medik/rekam medik
3) Anggaran yang tersedia
4) Penetapan prioritas
5) Pola penyakit
6) Sisa persediaan
7) Data penggunaan periode yang lalu
8) Rencana pengembangan

30
2.5 Alur Pikir Penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti ingin mengetahui manajemen pengelolaan obat
di Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara melalui salah satu fungsinya yaitu
perencanaan. Gambaran mengenai perencanaan obat di Rumah Sakit Universitas
Sumatera Utara diperoleh dengan memperhatikan data, perhitungan jumlah obat
berdasarkan metode konsumsi dan tersusunnya kebutuhan tahun yang akan
datang. Berdasarkan rumusan masalah dan landasan teori serta mengacu pada
Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit menurut Kemenkes RI
tahun 2010, maka peneliti merumuskan alur pikir penelitian adalah sebagai
berikut:
Pengumpulan Data
Pengolahan dan Analisa Data
Perhitungan jumlah obat

berdasarkan metode konsumsi
Tersusunnya rencana kebutuhan obat

yang akan datang
Gambar 2.2 Alur Pikir
Berdasarkan gambar diatas, dapat dirumuskan definisi fokus penelitian,
sebagai berikut :
1. Pengumpulan dan pengolahan data adalah sumber data diperoleh melalui
pencatatan, pelaporan, dan informasi yang ada dalam perencanaan obat di
Rumah Sakit USU.

31
2. Analisa data adalah bahan acuan atau informasi untuk melakukan
perencanaan obat.
3. Perhitungan jumlah obat adalah proses yang dilakukan untuk menentukan
perkiraan jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi.
4. Hasil dari perencanaan obat yaitu tersusunnya rencana kebutuhan obat
tahun yang akan datang.

BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini bersifat deskriptif, yaitu penelitian yang menggunakan
metode pendekatan kualitatif melalui observasi dan wawancara mendalam untuk
mengetahui secara jelas dan lebih mendalam tentang perencanaan obat di instalasi
farmasi Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara tahun 2018.
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian
3.2.1 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Universitas
Sumatera Utara yang berlokasi di Jalan T. Mansur No.66 Kampus USU Padang
Bulan, Medan, dengan pertimbangan kurang optimalnya perencanaan obat di
instalasi farmasi Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara.
3.2.2 Waktu Penelitian
Penelitian ini dimulai dengan survei pendahuluan sampai dengan
penelitian yaitu dimulai pada bulan Januari 2018 sampai bulan Mei 2018.
3.3 Informan Penelitian
Untuk mendapatkan data yang tepat perlu juga ditentukan sumber
informasi yang memiliki kompetensi sesuai kebutuhan data. Informan dalam
penelitian ini adalah informan yang mampu memberi informasi yang berkaitan
dengan topik penelitian, yaitu pelaksanaan perencanaan obat di instalasi farmasi
Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara. Informan dalam penelitian ini
berjumlah 7 informan yang terdiri dari Direktur Sarpras dan Penunjang, Kepala
32
33
dan Koordinator Instalasi Farmasi, Penanggung Jawab Perbekalan Farmasi,
Penanggung Jawab Pelayanan Farmasi dan dua orang staf instalasi farmasi di
3.4 Metode Pengumpulan Data
3.4.1 Data Primer
a. Wawancara mendalam (indepth interview)
Wawancara mendalam merupakan salah satu teknik pengumpulan data
untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam dengan cara
melakukan tanya jawab secara langsung kepada informan. Langkah
pertama adalah melakukan pengumpulan data dan pengolahan data, yaitu
dari data sisa stok, stok awal, pemakaian rata-rata perbulan dan data
lainnya. Lalu melakukan analisa data untuk informasi dan data. Setelah
mengetahui informan yang mempunyai data untuk mendapatkan informasi
tersebut lalu dilakukan wawancara mendalam dengan menggunakan
pedoman wawancara dan observasi/pengamatan.
b. Pengamatan (Observasi)
Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data dengan
melakukan pengamatan secara langsung terhadap kelengkapan data-data
yang berhubungan dengan penelitian.
3.4.2 Data sekunder
Data sekunder yang digunakan dalam penelitian ini adalah data-data yang
diperoleh dari dokumen-dokumen rumah sakit seperti:
- Data sisa stok, stok awal, pemakaian rata-rata perbulan obat,

34
- Kebijakan, peraturan, SOP terutama yang terkait dengan
perbekalan farmasi Rumah Sakit, Profil Rumah Sakit,
- Laporan penggunaan (penerimaan dan pengeluaran) obat,
- Referensi dari buku-buku serta hasil penelitian yang berhubungan
dengan perencanaan obat di rumah sakit.
3.4.3 Triangulasi
Dalam penelitian kualitatif validitas data merupakan hal yang penting oleh
karena itu, pada penelitian ini untuk menjaga validitas data yang diperoleh,
peneliti menggunakan teknik triangulasi. Triangulasi yang dilakukan dalam
penelitian ini adalah triangulasi sumber dan triangulasi teknik.
Menurut Sugiyono (2013), triangulasi sumber berarti mendapatkan data
dari sumber yang berbeda-beda dengan teknik yang sama, yakni memilih
informan yang dianggap dapat memberikan jaawaban sesuai dengan pertanyaan
yang diajukan. Triangulasi sumber didapat dari informan yang berbeda jabatannya
namun masih dalam serangkaian tugas pokok dan fungsi dalam perencanaan obat
di instalasi farmasi rumah sakit.
Triangulasi teknik berarti peneliti menggunakan teknik pengumpulan data
yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari sumber yang sama. Triangulasi
teknik dilakukan peneliti dengan cara membandingkan hasil wawancara dengan
observasi.
3.5 Instrumen Penelitian
Dalam penelitian kualitatif ini peneliti menggunakan instrumen
wawancara mendalam (indepth interview) berupa pedoman wawancara yang

35
berisi daftar pertanyaan yang disusun sesuai dengan topik yang akan dibicarakan,
dan dalam melakukan observasi, instrumen yang digunakan berupa lembar check
list observasi. Untuk memperjelas informasi yang akan diperoleh, digunakan alat
bantu berupa alat perekam suara dan alat tulis untuk catatan.
3.6 Metode Analisis Data
Analisa data dalam penelitian kualitatif, dilakukan pada saat pengumpulan
data berlangsung, dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode tertentu.
Menurut Miles dan Huberman dalam Sugiyono (2013) analisis data kualitatif
dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus sampai tuntas,
langkah –langkah dalam analisis data terdiri dari tiga alur kegiatan yaitu :
1. Reduksi data
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan
demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas,
dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan
mencarinya bila diperlukan.
2. Penyajian data
Langkah selanjutnya adalah menyajikan data. Dalam penelitian kualitatif,
penyajian data bisa dilakukan dalam uraian singkat, tabel, bagan, hubungan antar
kategori, dan sejenisnya. Yang paling sering digunakan untuk menyajikan data
dalam penelitian kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif. Dengan
menyajikan data, maka akan memudahkan untuk memahami apa yang terjadi,
merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami tersebut.

36
3. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Langkah ketiga dalam analisis data kualitatif adalah penarikan kesimpulan dan
verifikasi. Kesimpulan dalam penelitian kualitatif adalah merupakan temuan baru
yang sebelumnya belum pernah ada. Temuan dapat berupa deskripsi atau
gambaran suatu obyek yang sebelumnya masih remang-remang atau gelap
sehingga setelah diteliti menjadi jelas, dapat berupa hubungan kausal atau
interaktif, hipotesis atau teori.

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian
4.1.1 Sejarah singkat Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara
Rumah sakit pendidikan USU dibangun di atas lahan seluas 38.000 m2
dengan sertifikat hak pakai dan berlokasi di pusat kota, Jl. dr. Mansur,
berseberangan dengan Kampus Universitas Sumatera Utara. Sejarah pendirian
Rumah Sakit USU sebenarnya telah dimulai pada tahun 2003 dengan diajukannya
Usulan proyek pembangunan Pusat Penelitian dan Diagnostik Kesehatan (PPDK)
USU ke Bappenas yang kemudian direvisi menjadi usulan Pembangunan Rumah
Sakit Pendidikan (RSP) USU. Pembangunan RSP USU berlangsung antara tahun
2009 – 2011 dan sementara itu mulai pula disusun usulan rencana pengadaan
alkes/non alkes dan usulan ketenagaan.
Bangunan rumah sakit terdiri dari : Instalasi Gawat Darurat, Instalasi
Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap untuk sementara (100 tempat tidur terdiri dari
kelas I, kelas II, dan kelas III), Kamar Bersalin, Kamar Bedah Sentral, Instalasi
Perawatan Intensif (ICU, NICU, PICU,), Unit Endoskopi, Unit CSSD, Unit
Hemodialisa, Instalasi Radiologi, Instalasi Radioterapi, Laboratorium (Patologi
Klinik, Patologi Anatomi, Mikrobiologi), Unit Transfusi Darah, Instalasi Farmasi,
Instalasi Gizi, kantor, kamar mandi / cuci, bagian pendaftaran pasien, kamar jaga
dokter dan Mortuari “Soft opening” RS USU dilaksanakan pada tanggal 4
Desember 2014 dan pembukaan operasional penuh baru dapat terlaksana pada
tanggal 28 Maret 2016.
37
38
RS USU adalah entitas Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI yang
ditempatkan dibawah pengelolaan USU. Selain memberikan pelayanan kesehatan,
RS USU mempunyai fungsi utama sebagai tempat pendidikan/pelatihan tenaga
profesional dan penelitian kesehatan/kedokteran. RS USU berfungsi sebagai
sebuah institusi yang menghasilkan tenaga kesehatan yang berkualitas, penyedia
jasa pelayanan kesehatan dan sebagai sebuah wahana penelitian. Rumah Sakit
Universitas merupakan rumah sakit negeri dibawah Universitas dan Kemenristek
yang melayani masyarakat umum, karyawan USU, pasien Jaminan Kesehatan
Nasional (JKN), BPJS Kesehatan.
4.1.3 Visi dan Misi
Visi Rumah Sakit USU adalah sebagai Pusat pengembangan IPTEKDOK
2025 di wilayah Indonesia Barat. Misi Rumah Sakit USU adalah :
1. Meningkatkan mutu Dokter, Dokter Spesialis dan tenaga kesehatan serta mutu
Pelayanan Kesehatan khususnya di Sumatera Bagian Utara.
2. Mengembangkan IPTEKDOK secara terpadu antara berbagai cabang ilmu
kedokteran dan kesehatan maupun ilmu-ilmu lain yang menunjang Rumah Sakit
USU menggunakan motto : Kualitas, Aman dan Bersahabat (Quality, Safety and
Friendly).
4.1.3 Stuktur Organisasi RS USU
Bagan dari struktur oranisasi rumah sakit terdapat di lampiran. Direksi RS
USU terdiri dari Direktur Utama yang dibantu oleh 4 Direktur. Kedudukan
Direksi adalah sebagai pengurus dan pemimpin Rumah sakit. RS USU adalah
entitas Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI yang ditempatkan dibawah

39
pengelolaan USU. Selain memberikan pelayanan kesehatan, RS USU mempunyai
fungsi utama sebagai tempat pendidikan/pelatihan tenaga profesional dan
penelitian kesehatan/kedokteran. RS USU berfungsi sebagai sebuah institusi yang
menghasilkan tenaga kesehatan yang berkualitas, penyedia jasa pelayanan
kesehatan dan sebagai sebuah wahana penelitian. UU Rumah Sakit menyatakan
bahwa rumah sakit harus berstatus BLU. USU pada saat ini berstatus Perguruan
Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN BH) oleh sebab itu pengelolaan RS USU
menjadi bagian dari Pola Pengelolaan PTN BH USU.
Organisasi dan tata kelola RS USU tetap mengacu kepada UU Rumah
Sakit dan disesuaikan dengan situasi, kondisi dan kebutuhan USU. Posisi RS USU
berada dibawah Rektorat USU, setara dan interaksi kegiatan dengan fakultas,
LPP/LPM, Laboratorium dan UPT lainnya. Kelembagaan, pengelolaan keuangan,
asset, SDM dan perencanaan program menjadi tanggung jawab universitas.
Rektor membentuk Dewan Pengawas yang merupakan unit nonstruktural
dan bersifat independen serta bertanggung jawab kepada Rektor. Dewan
Pengawas terdiri dari unsur Pejabat dari Universitas, unsur Departemen/Instansi
lain yang kegiatannya berhubungan, organisasi profesi, asosiasi perumahsakitan
atau tokoh masyarakat yang ahli dalam kegiatan usaha perumah sakitan,
pendidikan dan atau penelitian.
Untuk menyelenggarakan sistem pengawasan internal di Rumah Sakit
dibentuk satuan pengawasan internal yang membantu Direksi mengawasi
pelaksanaan operasional Rumah Sakit. Pengawasan dan pembenahan
penyelenggaraan yang berkesinambungan akan terdukung dengan adanya Satuan

40
Pemeriksa Internal. Untuk perencanaan dan pengembangan di RS USU dibentuk
pula Badan Perencanaan dan Pengembangan.
Komite Akademik, Komite Medik dan Komite Keperawatan merupakan
komite yang bertanggung jawab untuk menyusun standar dan melakukan
pengawasan internal terhadap terselenggaranya fungsi rumah sakit.
Penyelenggaraan fungsi rumah sakit dilaksanakan melalui Departemen, Unit,
Instalasi dan penyelenggara administrasi RS USU.
4.1.4 Sumber Daya Manusia (SDM) RS USU
Jumlah total ketenagaan RS USU sampai dengan akhir tahun 2016 adalah
sebanyak 278 orang. Selama tahun 2015, terdapat penambahan tenaga sebanyak
71 orang sehingga pada akhir tahun 2016 seluruh tenaga di RS USU berjumlah
349 orang dan hampir 70 % adalah wanita. Sebanyak 77 % tenaga adalah
berstatus PNS sedang 23 % lagi adalah Non PNS (diangkat oleh USU).
Tabel 4.1 Tenaga RS USU tahun 2016
No Kelompok Ketenagaan Jumlah

1 Tenaga Medik dan Penunjang Medik 100
2 Tenaga Keperawatan/bidan 136
3 Tenaga Farmasi/CSSD 11
4 Tenaga Laboratorium 7
5 Tenaga Radiologi 4
6 Tenaga Penunjang Medik lainnya 5
7 Administrasi/Keuangan 25
8 Teknisi 21
9 Tenaga lainnya 40
Total 349
Sumber : Profil Rumah Sakit USU Tahun 2016
Keseluruhan Dokter Spesialis dan Penunjang Medik berasal dan
ditugaskan dari FK USU. Tenaga Medik dan Penunjang Medik terdiri dari Dokter
Spesialis empat dasar, Dokter Spesialis bidang lainnya dan Dokter Spesialis

41
Penunjang Medik. Dokter Umum dan Dokter Gigi diangkat dan ditempatkan dari
Kemendikbud sebagai PNS di RS USU. Sebanyak 18 dari 31 Dokter Umum dan
Dokter Gigi yang ditempatkan di RS USU saat ini sedang mengikuti pendidikan
spesialis dan pada tahun 2015 baru selesai sebanyak 3 (tiga) orang.
4.1.5 Kunjungan Pasien ke RS USU
RS USU sudah memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat sejak
tahun 2016. Masyarakat sudah banyak menggunakan fasilitas kesehatan yang ada
di rumah sakit tersebut. Hal ini tampak dari jumlah kunjungan pasien yang datang
berobat semakin bertambah selama kurun waktu 2 tahun terakhir. Demikian pula
dari jenis penyakit yang ditangani di rumah sakit yang cenderung semakin
beraneka ragam. Berikut gambaran kunjungan pasien periode tahun 2016-2017
adalah sebagai berikut.
Tabel 4.2 Gambaran kunjungan pasien tahun 2016-2017 di RS USU
Jenis Kunjungan Kategori Pasien Tahun 2016 Tahun 2017
Rawat Jalan Umum 6796 11672

BPJS 6520 30861
Total 13316 42533
Rawat Inap Umum 141 3400
BPJS 825 427
Total 966 3827
Sumber : Rekam medik RS USU Tahun 2017
4.2 Instalasi Farmasi RS USU
Instalasi farmasi RS USU sebagai salah satu pelayanan penunjang medis
di rumah sakit dan salah satu bagian instalasi yang ada di RS USU yang
memberikan pelayanan kepada pasien berupa pelayanan farmasi, serta menjamin
ketersediaan obat-obatan untuk pasien rawat jalan dan rawat inap

42
melaluimanajemen farmasi, yang dimulai dari tahap perencanaan sampai
pendistrisbusian. Letak instalasi farmasi berada di sebelah kiri pintu masuk dan
apotek berada didepan instalasi farmasi sehingga mempermudah dalam pelayanan
kefarmasian.
Instalasi Farmasi RS USU dikepalai oleh seorang apoteker. Jumlah SDM
di instalasi farmasi RS USU sebanyak 22 orang, yang terdiri dari kepala instalasi
farmasi, 1 orang koordinator farmasi dengan 3 orang staf administrasi , 1 orang
penanggung jawab perbekalan farmasi (perencanaan dan penyimpanan) dan 2
orang staf, 1 penanggung jawab pelayanan farmasi, 3 orang apoteker pelayanan
dan 10 orang tenaga teknis kefarmasian pelayanan. Berdasarkan tingkat
pendidikan, SDM di instalasi farmasi terdiri dari 7 orang apoteker, 3 orang sarjana
dan 12 orang ahli madya farmasi. Struktur organisasi instalasi farmasi RS USU
seperti pada bagan berikut ini :
Kepala Instalasi
Farmasi
Penanggung Penanggung
Koordinator
Jawab Perbekalan Jawab Pelayanan
Farmasi
dan Farmasi Farmasi
Koordinator
Apoteker
Administrasi
Pelayanan
Farmasi
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RS USU

43
Table 4.3 Daftar sepuluh penggunaan obat terbanyak di RS USU tahun 2017
No Nama Obat
1 Paracetamol
2 Vit C tablet
3 Vit B Kompleks
4 Aspirin 80 mg
5 Simpastatin 20 mg
6 Kandersatan 16 mg
7 Medformil 500 mg
8 Nitrokarfetat 2,5 mg
9 Aspirin 100 mg
10 Kandersatan 32 mg
Sumber : Instalasi Farmasi RS USU Tahun 2017
4.3 Karakteristik Informan
Jumlah informan dalam penelitian ini berjumlah 7 orang, yang terdiri dari
direktur sarpras dan penunjang rumah sakit , kepala instalasi farmasi, koordinator
instalasi farmasi, penanggung jawab perbekalan farmasi, penanggung jawab
pelayanan farmasi dan dua orang staf instalasi farmasi di RS USU. Karakteristik
masing-masing informan disajikan pada tabel berikut.
Tabel 4.4 Karakteristik Informan
No Kode Jenis Umur Pendidikan Keterangan

Informan Kelamin (Tahun)
1 Informan 1 Laki-laki 44 Tahun S3 Direktur Direktur
Sarpras Medik &
Pelayanan Penunjang
2 Informan 2 Laki-laki 65 Tahun S3 Kepala Instalasi
Farmasi
3 Informan 3 Perempuan 32 Tahun S1, Apt Koordinator Instalasi
Farmasi
4 Informan 4 Perempuan 31 Tahun S1, Apt Penanggung Jawab
Perbekalan Farmasi
5 Informan 5 Perempuan 30 Tahun S1, Apt Penanggung Jawab
Pelayanan Farmai
6 Informan 6 Perempuan 30 Tahun D3 Staf Instalasi Farmasi
(Perbekalan)
7 Informan 7 Perempuan 31 Tahun S1 Staf Instalasi Farmasi

44
4.4 Prosedur
Prosedur adalah suatu instruksi kepada personel, cara kebijakan dan tujuan
dilakukan dan dicapai. Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap,
rutin, dan tidak berubah-ubah, maka prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi
dokumen tertulis yang disebut sebagai standar operasional prosedur. Menurut UU
No. 44 Tahun 2009, standar operasional prosedur adalah suatu perangkat
instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin
tertentu. Prosedur merupakan dasar bagi petugas kefarmasian dalam
melaksanakan seluruh kegiatan operasional di rumah sakit. (Siregar dan Amalia,
2004)
Hasil wawancara mendalam menunjukkan bahwa berdasarkan pernyataan
informan diperoleh informasi mengenai prosedur dalam merencanakan obat di
Rumah Sakit USU, berikut kutipan wawancaranya:
“Untuk prosedur tertulis terkait perencanaan obat tidak ada,

untuk merencanakan obatnya dengan melihat konsumsi obat yang
dipakai selama ini dengan melihat pola-pola pemakaian
obatnya.” (Informan 2)
“Prosedur tertulis untuk merencanakan obat di rumah sakit ini

tidak ada, yah biasanya kita merencanakan obat sebelumnya
telah menerima form permintaan dari setiap departemen atau
user lalu tahu obat-obat yang akan di pesan itu dari daftar-daftar
obat yang dipakai di rumah sakit ini melalui pemakaian obatnya
misal dari resep harian dan dari buku catatan pemakaian obat
perharinya. Kita menyusun untuk merencanakan obat itu ketika
pada pertengahan tahun ada dari kemenkes mengenai RKO.”
(Informan 4)
Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh dari informan mengenai
prosedur tetap tentang perencanaan obat di instalasi farmasi RS USU, dapat
diketahui bahwa prosedur tetap tentang perencanaan obat di instalasi farmasi RS

45
USU belum ada. Sehingga prosedur tetap itu perlu dibuat agar mempermudah
proses perencanaan obat di instalasi farmasi RS USU.
Perencanaan kebutuhan obat di rumah sakit USU tidak didasari oleh
prosedur tertulis melainkan perencanaan kebutuhan obat didapatkan melalui rapat
antara kepala instalasi, koordinator, bagian perbekalan dan bagian pelayanan
farmasi untuk penyusunan rencana kebutuhan obat. Hal ini tidak sesuai dengan
Permenkes RI No. 72 yang menyatakan bahwa penyelenggaraan pelayanan
kefarmasian di rumah sakit harus didukung oleh standar operasional prosedur
yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit. Hal ini juga tidak sesuai dengan
Permenkes RI No. HK.02.02/MENKES/068/I/2010 yang menyatakan bahwa
instalasi farmasi rumah sakit wajib membuat prosedur perencanaan, pengadaan,
penyimpanan, pendistribusian dan pemantauan obat yang digunakan fasilitas
pelayanan kesehatan.
Menurut Kemenkes RI (2010), prosedur tetap pelayanan kefarmasian
berguna untuk menjamin mutu pelayanan sesuai standar yang telah ditetapkan.
Prosedur sebagai suatu urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan
dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Dalam proses perencanaan obat,
terdapat prosedur yang harus dilaksanakan yaitu persiapan data yang dibutuhkan,
dan pelaksanaan perencanaan yang berupa memilih sediaan farmasi dan alat
medis habis pakai yang berkualitas dengan harga yang murah, menghindari
kesamaan jenis sediaan farmasi dan alat medis habis pakai, serta melakukan
penghitungan kebutuhan dengan cara pengumpulan dan pengolahan data, analisa

46
data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan sediaan
farmasi, serta penyesuaian jumlah sediaan farmasi dengan alokasi dana. Dengan
adanya prosedur perencanaan secara tertulis, maka akan memudahkan koordinasi
antar pihak yang terkait dengan perencanaan obat sehingga perencanaan obat
dapat terlaksana lebih optimal.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa berdasarkan pernyataan informan
diperoleh informasi mengenai alur dalam perencanaan obat di Rumah Sakit USU,
berikut kutipan wawancaranya:
“Ya, Itu rencana kebutuhan obat pertahun. Itu biasanya dibuat

dipertengahan tahun, itu kan mintanya biasanya bulan-bulan
enam. Untuk yang saat ini berarti ini kami mau buat yang untuk
tahun 2019 lah. Dan ada juga untuk yang pertiga bulan.”
(Informan 2)
“Awalnya dari permintaan user tadi, tapi tidak semua apa yang
dokter minta, rumah sakit sediakan, itu semua tergantung dengan
budget dan dana. Obat-obat yang diluar e-katalog, itu tergantung
rumah sakit, kalau rumah sakitnya sanggup untuk
mengadakannya, kita pesen juga. Kan utamanya itu e-katalog.”
(Informan 3)
“Awalnya kita itu ada nyebar form permintaan user ke

departemen-departemen. Lalu nanti dikumpulakan dan dibuat
rekapannya. Untuk farmasi sendiri ada di minta RKO setiap
tahunnya, itu juga sebagai dasarlah, kebutuhan obat kita. Untuk
di rumah sakit ini, per triwulan kita buat, ya seperti itu sih. Dan
itu kan setiap bulan kita lihat juga ada obat yang kosong, ya
kalau memang obat itu fast moving ya terus kita minta lagi.
Tahapan alur perencanaan RKO idealnya ada 4 kali dalan
setahun, pengadaan besar. Kalo misalnya ada aja pola yang
berubah jadi ada aja permintaan obat susulan ya kalau disini kita
buatnya 1 bulan 2 periode. Di perencanaan kita buat 2 kali
sebulan. Kita masukin ke direktur utama lalu ke ulp ppk dan
direktur yang membawahi kita. Dir akan menyurati rektor. Jadi
ada 2 surat dari instalasi farmasi dan rektor ke ulp/ppk di biro
rektor.” (Informan 4)

47
Berdasarkan penelitian dari hasil wawancara dan observasi, alur tahapan
perencanaan obat di rumah sakit dimulai dari bagian farmasi membagikan form
permintaan obat kepada seluruh user yaitu kepala ruangan di setiap departemen
RS USU, pada setiap awal tahun atau akhir tahun untuk mengetahui obat apa yang
mereka butuhkan. Lalu form permintaan tersebut akan dikumpulkan oleh pihak
farmasi dan akan dibuat rekapannya. Dalam membuat rekapan tersebut, pihak
farmasi juga akan memperhitungkan mengenai jumlah stok yang ada, pengeluaran
obat fast moving dan slow moving, pemakaian rata-rata, obat e-katalog atau non e-
katalog, dan pola pemakaian obat. Lalu dilakukan rapat oleh kepala instalasi,
koordinator farmasi, bagian perbekalan dan penanggung jawab pelayanan farmasi
mengenai penyusunan rencana kebutuhan obat, tim perencana akan membuat
usulan rencana kebutuhan obat yang disesuaikan dengan anggaran yang diberikan
oleh biro rektor. Setelah rencana kebutuhan obat selesai disusun lalu diajukan
kepada kepala instalasi farmasi kemudian diberikan kepada direktur utama yang
selanjutnya direktur utama memberikan rencana kebutuhan obat tersebut kepada
Rektor dengan tembusan ke pejabat pengadaan di biro untuk dilakukan proses
pengadaan. Setelah itu pengadaan dilalukan oleh ULP (unit layanan pengadaan)
melalui akun e-katalogue. Dalam pengisian jenis dan jumlah obat pada e-
katalogue ULP dibantu oleh tim perencana obat Rumah Sakit USU untuk proses
pengadaan sediaan farmasi. Dalam pengadaan obat akan diutamakan obat yang
terdapat di e-katalog, dan untuk obat non e-katalog juga akan tetap dilakukan
pemesanan tetapi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Setelah dilakukan
pemesanan, panitia penerima obat yaitu pihak farmasi akan menunggu obat

48
tersebut sampai di rumah sakit. Alur tahapan dalam perencanaan obat di RS USU
ini dinilai sudah sesuai dengan alur tahapan perencanaan perbekalan farmasi di
rumah sakit dalam Febriawati (2013).
Menurut Kemenkes RI (2010), rencana kebutuhan obat di rumah sakit
disusun dan diajukan untuk satu tahun yang akan datang. Hal ini sudah sesuai
dengan perencanaan obat yang dilakukan di RS USU. Berdasarkan hasil
wawancara, farmasi melakukan perencanaan obat di rumah sakit setiap tahun yang
disebut rencana kebutuhan obat per tahun, yang biasanya dibuat pada pertengahan
tahun atau pada saat ada permintaan dari Kementerian Kesehatan. Rencana
kebutuhan obat per tahun itu, akan dilakukan pengadaan setiap tiga bulan, dengan
melihat sisa stok obat, kecepatan penggunaan obat dan juga kebutuhan obat di
rumah sakit. Akan tetapi jika ada ada stok obat yang kosong dan kebutuhan obat
yang mendesak, maka akan langsung diajukan permintaan kebutuhan obat untuk
diadakan.
Perencanaan obat di rumah sakit USU adalah pelaksanaan manajemen
perencanaan obat dilakukan oleh bagian perbekalan yang merangkap tugas
menjadi sebagai tim perencanaan dan penyimpanan (gudang) di instalasi farmasi
yang dibentuk di rumah sakit. Perencanaan obat dilakukan oleh tim perbekalan
dengan melakukan usulan rencana kebutuhan obat. Rencana kebutuhan obat
tersebut diajukan kepada kepala instalasi farmasi kemudian diberikan kepada
direktur utama yang selanjutnya direktur utama memberikan rencana kebutuhan
obat tersebut kepada Rektor dengan tembusan ke pejabat pengadaan di biro, yaitu
ULP (Unit Layanan Pengadaan) dan PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) untuk

49
dilakukan proses pengadaan. Struktur organisasi hubungan antara biro rektor
(ULP dan PPK) dengan rumah sakit (tim perencana obat) tidak ada, yang ada
adalah didalam tugas dan fungsi tim perencana yaitu membantu proses pengadaan
sediaan farmasi dan BMHP berkoordinasi dengan Unit Layanan Pengadaan
(ULP), tetapi yang ada hubungan struktur organisasinya adalah rektor yang
berhubungan langsung dengan direktur rumah sakit, itu tampak pada struktur
organisasi rumah sakit.
4.5 Sumber Daya Manusia
Menurut Azwar (2010) Sumber daya manusia adalah orang-orang yang
siap, mampu, dan siaga dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Dengan begitu
adapun yang dikatakan sebagai sumber daya manusia dalam instalasi farmasi
yaitu orang-orang yang mengabdikan diri dalam bidang farmasi di rumah sakit
serta harus mempunyai wewenang untuk melakukan jenis pekerjaan tertentu
sesuai bidangnya di instalasi farmasi.
Salah satu faktor keberhasilan suatu program yaitu tersedianya sumber
daya manusia yang cukup baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Sumber daya
manusia merupakan peran utama suatu organisasi dalam kegiatan perencanaan
dan pelaksanaan program, dalam hal ini yaitu orang-orang yang ikut ambil bagian
dalam kegiatan perencanaan obat di rumah sakit. Hasil penelitian menunjukkan
bahwa berdasarkan pernyataan informan diperoleh informasi mengenai sumber
daya manusia terkait perencanaan obat di Rumah Sakit USU, berikut kutipan
wawancaranya:
“Ya, pastilah ada. Itu orang dari instalasi farmasi. Itu saya
serahkan ke orang farmasi, di struktur organisasi instalasi

50
farmasi nanti ada disebutkan tugasnya masing-masing, yang

bagian itu adalah ada orang perbekalan. Ya pastinya mereka
bekerja karena sudah di beri SK (surat keputusan).” (Informan 1)
“Ya ada jelas tertulis di SOP instalasi farmasi yang melakukan

itu adalah bagian perbekalan farmasi. Tugas untuk
merencanakan obat di rumah sakit ini adalah orang perbekalan.
Jadi orang perbekalan merangkap menjadi tim perencana dan
gudang. Nah maka dari itu masih kurang sumber daya manusia
karena seharusnya pokja gudang dan perencanaan dipisah dan
sementara ini pekarya untuk gudang kita belum ada.” (Informan
2 dan 3)
“Ya, saya adalah penanggung jawab untuk itu di rumah sakit ini
disebut tim perbekalan. Ya dirumah sakit ini digabung tugas nya
sebagai tim perencana dan juga tim gudang, ya menurut saya kita
masih kurang orang, selain itu kita juga masih sering diminta
untuk bantuin untuk hal pengadaan di biro. Saya bekerja atas
surat keputusan yang telah diberikan. Di struktur organisasi
(instalasi farmasi) juga sudah ada jelas pembagian kerja, intinya
gini kami punya kayak uraian jobdesc gitu jadi udah jelas disitu.”
(Informan 4)
Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh dari informan, Tim
perencana obat di rumah sakit sudah ada dan mengerjakan tugas sesuai surat
keputusan yang diberikan, hal ini sudah sesuai dengan Kemenkes RI (2010) yang
menyatakan bahwa tim perencanaan obat terpadu sebagai suatu kebutuhan agar
perencanaan obat dapat terlaksana secara optimal. Tetapi masih ditemukannya
pembagian kerja yang double yaitu, kurangnya sumber daya manusia sejumlah 4
orang, yaitu sebagai administrasi perbekalan, kepala gudang, pekarya dan porter.
Pertama dalam perencanaan dikarenakan kelompok kerja di gabung antara
kelompok kerja perencanaan dan gudang, kendalanya tidak ada pekarya dan yang
kedua dalam proses pengadaan obat yang dilakukan di biro rektor masih sering
menggunakan tim perencanaan sehingga mengakibatkan kurang efektif dan
efisien baik dari segi sumber daya manusia maupun waktu dalam hal untuk

51
merencanakan obat. Mengenai pekarya gudang hal ini dinilai belum sesuai dengan
Permenkes (2016) karena seharusnya disetiap instalasi farmasi rumah sakit itu
sudah harus ada tenaga/pekarya gudang. Adapun sumber daya manusia yang ada
sebagai tim perbekalan berjumlah 3 orang saja, yaitu sebagai 1 orang penanggung
jawab perbekalan dan 2 tenaga teknis perbekalan, maka masih perlu dilakukan
penambahan sumber daya manusia untuk memaksimalkan kinerja di Instalasi
Farmasi RS USU.
Menurut Permenkes (2016) dalam menjalankan tugasnya intalasi
farmasi mempunyai dua bagian yaitu farmasi klinis dan farmasi manajerial.
Manajemen obat termasuk dalam farmasi manajerial, salah satunya adalah
perencanaan obat. Dalam hal tersebut ada yang disebut tim perencana obat, yaitu
orang-orang yang terlibat dalam perencanaan obat di rumah sakit. Hal ini sejalan
dengan penelitian Assanthi (2016), yang menyatakan bahwa tim perencanaan obat
terpadu merupakan bagian penting dalam melakukan perencanaan obat karena
memiliki peran dalam memberi masukan dan merumuskan kebijakan mengenai
perencanaan obat di instalasi farmasi rumah sakit.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa berdasarkan pernyataan informan
diperoleh informasi mengenai tugas dan fungsi perencanaan obat di Rumah Sakit
USU, berikut kutipan wawancaranya:
“Tupoksi saya terkait perencanaan kebutuhan obat yaitu

mengkoordinir dan sebagai pejabat teknis yang bertanggung jawab
di bagian farmasi.” (Informan 1)
“Tupoksi saya terkait perencanaan obat bersama menyusun

dengan melakukan rapat dengan tim pelayanan, koordinator dan
orang perencanaan untuk obat yang akan direncanakan.”
(Informan 2)

52
“Memberi masukan terkait pengembangan yang akan dilakukan di

rumah sakit jadi untuk mengtahui obat-obat yang akan diadakan
terkait pengembangan.” (Informan 3)
“Yah saya tugasnya dek merencanakan obat sesuai dengan

formularium rumah sakit dan katalog elektronik.” (Informan 4)
“Saya biasanya menyampaikan apa yang paling banyak digunakan

di instalasi, trus merencanakan misalnya ini kayaknya dokternya
baru pake ini selama ini kita ga pake yang ini kan sedianya pas-
pasan tolong ini dibanyakin, atau ini ga usah lagi.” (Informan 5)
“Ya dek saya biasanya bantu dalam hal pemesanan di e-katalogue

saya orang lapangannya. Ya melalui akun ULP dan PPK setiap
pemesanan itu harus disetujui dulu dari mereka untuk dilakukan
pengadaan.” (Informan 6)
Berdasarkan pernyataan informan tersebut, diperoleh informasi bahwa
tugas dan tanggung jawab dari masing-masing informan dalam perencanaan obat
yaitu, untuk direktur sarpras dan penunjang memiliki tugas sebagai pejabat teknis
yang bertanggung jawab di bidang kefarmasian termasuk dalam hal menyusun
rencana kebutuhan obat, untuk tugas kepala instalasi farmasi sendiri yaitu
menyusun rencana kebutuhan obat dengan akurat, dibawah pejabat teknis untuk
merencanakan obat, pengadaan obat, dan memantau proses pelayanan
kefarmasian di instalasi farmasi. Penanggung jawab perbekalan farmasi memiliki
tugas merencanakan obat sesuai dengan formularium rumah sakit dan katalog
elektronik, sedangkan penanggung jawab pelayanan farmasi mempunyai tugas
untuk memberi tahu tren obat yang dipakai di instalasi farmasi. Staf instalasi yang
bagian perbekalan yaitu membantu pemesanan melalui e-katalogue untuk
dilakukan pengadaan barang.

53
Salah satu bentuk pengembangan sumber daya manusia untuk
mempersiapkan tenaga perencana obat yang berkualitas, maka diperlukan
pendidikan dan pelatihan sebagai kegiatan pengembangan SDM instalasi farmasi
rumah sakit. Dengan meningkatnya kemampuan, kompetensi yang dimiliki serta
kualitas tenaga perencana obat, maka diharapkan ketersediaan, pemerataan,
keterjangkauan obat dan perbekalan kesehatan serta pelayanan kefarmasian yang
bermutu dalam rangka mewujudkan penggunaan obat yang rasional dapat tercapai
(Kemenkes RI, 2010).
Berdasarkan pernyataan informan diperoleh informasi mengenai pelatihan
yang dilakukan terhadap sumber daya manusia terkait perencanaan obat di Rumah
Sakit USU, berikut kutipan wawancaranya:
“Kalau pelatihan dilakukan di bagian diklat kepada orang-orang

farmasi, tapi kalau untuk perencanaan obat belum ada.”
(Informan 1)
“Belum pernah kalau pelatihan terkait perencanaan obat.”

(Informan 3)
“Pelatihan dari rumah sakit belum. Saya sedikit banyak

mengetahui tentang perencanaan obat karena dulu pernah
magang di rumah sakit adam malik.” (Informan 4)
Berdasarkan hasil wawancara melalui informan bahwa tim perencana obat
RS USU belum pernah mengikuti pelatihan mengenai perencanaan obat, namun
mereka pernah magang di rumah sakit lain di bagian perencanaan obat rumah
sakit. Sehingga pelatihan perlu dilakukan bagi tenaga perencanaan obat,agar dapat
melakukan perencanaan obat yang lebih baik dan optimal di instalasi farmasi RS
USU.

54
Menurut Depkes (2007), dalam melaksanakan pengelolaan obat, sebaiknya
tenaga apoteker atau asisten apoteker mengikuti berbagai pelatihan yaitu
mengenai pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan, perencanaan dan
pengelolaan obat terpadu, penggunaan obat rasional, pengelolaan obat program
kesehatan, dan manajemen umum (keuangan dan administrasi) khusus untuk
apoteker penanggungjawab instalasi farmasi. Dengan meningkatnya pengetahuan,
sikap dan keterampilan dalam melakukan perencanaan obat, maka
produktifitasnya dapat lebih optimal.
Kelancaran dan keberhasilan tugas tenaga kefarmasian yang ada di
instalasi farmasi RS USU sangat didukung oleh kualitas sumber daya manusianya.
Kualitas sumber daya manusia yang ada di instalasi farmasi RS USU masih
kurang baik dan masih membutuhkan SDM yang memiliki kemampuan dan
kompeten terkait perencanaan obat agar ilmu terkait perencanaan dapat meningkat
dan lebih maksimal. Kualitas sumber daya manusia perlu ditingkatkan salah
satunya dengan pelatihan. Pelatihan adalah salah satu upaya peningkatan
pengetahuan, sikap dan keterampilan petugas dalam rangka meningkatkan mutu
dan kinerja petugas (Kemenkes, 2010).
Penelitian yang dilakukan di Instalasi Farmasi RS USU menunjukkan
bahwa Instalasi Farmasi RS USU dikepalai oleh seorang apoteker. Hal ini sesuai
dengan Permenkes No. 72 tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di
rumah sakit, bahwa instalasi farmasi rumah sakit harus dikepalai oleh seorang
apoteker yang merupakan penanggung jawab seluruh pelayanan kefarmasian di
rumah sakit. Kepala instalasi rumah sakit diutamakan telah memiliki pengalaman

55
bekerja di instalasi farmasi rumah sakit minimal 3 tahun. Instalasi rumah sakit
juga harus memiliki apoteker dan tenaga kefarmasian yang sesuai dengan beban
kerja dan petugas penunjang lain agar tercapai sasaran dan tujuan instalasi farmasi
rumah sakit.
4.6 Pemilihan Jenis Obat
Menurut Kemenkes RI tahun 2010, pemilihan jenis obat adalah untuk
menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan
jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit. Dengan tersedianya
jenis obat yang tepat maka penyakit yang diderita pasien dapat segera
disembuhkan. Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat
Esensial Nasional (DOEN) sesuai dengan kelas rumah sakit masing-masing,
Formularium Rumah Sakit, standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi.
Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik yaitu meliputi:
a. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan
jenis.
b. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai
efek yang lebih baik dibanding obat tunggal.
c. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan (drug of
choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
Berdasarkan pernyataan informan diperoleh informasi mengenai pemilihan jenis
obat untuk perencanaan obat di Rumah Sakit USU, berikut kutipan
wawancaranya:
“Pemilihan jenis obatnya berdasarkan yah kita usahakan harus

sesuai dulu sama e-katalog. Diutamakan obat-obat yang ada di e-

56
katalog itulah, generik ya dengan melihat juga formularium

rumah sakit dan nasional, lalu melihat data pemakaian obat
sebelumnya.” (Informan 2)
“Menurut saya, kita pilih dulu obat yang paling sering

digunakan, Kalau untuk pemilihan jenis obat kita dari e-katalog
dari data obat menurut pola pemakaiannya.” (Informan 3)
“Ya pemilihan jenis obat nya berdasarkan e-katalogue,

formularium nasional dan rekapitulasi pemakaian obat
perbulannya.” (Informan 4)
Pemilihan jenis obat adalah proses yang dilakukan untuk menentukan jenis
obat yang dibutuhkan di rumah sakit sebelum dilakukannya perhitungan perkiraan
kebutuhan obat. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa pemilihan jenis
obat di rumah sakit ini dengan melakukan pemilihan obat melalui elektronik
katalog yang mengacu kepada Formularium Nasional dan Rumah Sakit,
rekapitulasi pemakaian obat perbulan, dan data stok.
Penelitian yang dilakukan di rumah sakit didapatkan bahwa pemilihan
jenis obat di instalasi farmasi RS USU adalah berdasarkan jumlah obat yang
paling banyak digunakan dalam waktu satu tahun dengan mengacu dari
formularium nasional dan rumah sakit. Proses pemilihan jenis obat yaitu dengan
mengumpulkan semua dokumen terkait perencanaan obat, seperti data
penggunaan obat tahun lalu, sisa stok. Selanjutnya dilakukan pemilahan jenis dan
jumlah obat yang paling banyak digunakan dalam kurun waktu satu tahun.
Tahapan perencanaan obat yang dilakukan di instalasi farmasi RS USU masih
kurang baik karena belum sesuai tahapan yang seharusnya dilaksanakan di
pelayanan kefarmasian rumah sakit. Tahapan yang seharusnya dilakukan menurut
Kemenkes RI 2010 adalah tahap pemilihan jenis obat, tahap kompilasi obat, dan

57
tahap perhitungan obat, sedangkan tahapan yang dilakukan di Rumah Sakit USU
yaitu tahapan pemilihan jenis obat dan perhitungan kebutuhan obat.
Pemilihan jenis obat yang digunakan di RS USU dilakukan dengan
menyesuaikan jenis obat berdasarkan obat yang ada pada e-katalog. Penggunaan
obat di RS USU juga diutamakan menggunakan obat generik. Hal ini sesuai
dengan Permenkes RI No. HK.02.02/MENKES/068/I/2010 tentang kewajiban
menggunakan obat generik di fasilitas pelayanan kesehatan pemerintah.
Penggunaan obat generik diwajibkan untuk rumah sakit pemerintah, dan sebagai
unit pelayanan milik pemerintah, RS USU wajib mengikuti keputusan ini
walaupun tidak menutup kemungkinan untuk pengadaan obat paten, apabila obat
generik tidak tersedia. Pertimbangan lain dalam pemilihan obat generik adalah
karena harganya yang relatif murah, khasiat dan keamanannya pun cukup
terjamin.
Adapun kutipan wawancara terhadap informan mengenai resep di luar

formularium, yaitu sebagai berikut:
“Untuk resep obat diluar formulariun ada peraturannya di

rumah sakit ini harus mengisi form permohonan untuk
diperlukannya obat tersebut.” (Informan 2)
“Kalo misal di luar formularium sistemnya buka keran lalu

mengikuti meknisme yaitu mengisi formulir lalu di tanda tangan
ke departemen lalu ditunjukkan kepada direktur (disposisi) lalu
turun ke farmasi selanjutnya orang farmasi membeli obat tersebut
untuk yang BPJS dan dibeli oleh pasien atau keluarga untuk
pasien yang umum.”( Informan 3)
“Beberapa yah sesekali lah tapi karena pasien umum, peresepan

obat di luar formularium nasional di rumah sakit ini
diperbolehkan dengan syarat harus mengikuti mekanisme yang
sudah di tentukan oleh rumah sakit.” (Informan 4)

58
“Yah disini ada dua formularium yaitu formularium rumah sakit

dan nasional, ya masih ada juga dokter yang meresep diluar
formularium itu ataupun bahkan ada beberapa dokter yang tidak
tahu kalau formularium itu ada.” (Informan 5)
Dari hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan ditemui bahwa
pelaksanaan sistem formularium yang telah ditetapkan tidak kaku, sehingga
dokter dapat menulis resep di luar sistem formularium tersebut. Jika dokter
menulis resep di luar sistem formularium, maka ia harus membuat protokol terapi
untuk kemudian meminta persetujuan kepada direktur rumah sakit, jika memang
disetujui setelah itu barulah IFRS USU memenuhi resep tersebut. Hal ini
mengakibatkan petugas instalasi harus membeli obat di apotik luar sehingga
pasien mengeluh dan menunggu lama.
Menurut Kemenkes RI (2010), standar pengobatan sangat diperlukan
untuk menghitung jumlah kebutuhan obat sebagai pedoman untuk dokter dalam
melakukan pengobatan. Formularium rumah sakit juga diperlukan sebagai
pedoman untuk dokter dalam pemilihan jenis obat yang digunakan di rumah sakit.
Menurut Kemenkes RI (2013), manfaat formularium yaitu sebagai acuan
penetapan penggunaan obat, meningkatkan penggunaan obat yang rasional, dapat
juga mengendalikan mutu dan biaya pengobatan, serta mengoptimalkan pelayanan
kepada pasien. Selain itu, formularium juga dapat memudahkan perencanaan dan
penyediaan obat, serta meningkatkan efisiensi anggaran pelayanan kesehatan.
Hasil penelitian Nurlinda tahun 2017 menyatakan bahwa, pemilihan obat
yang akan diadakan disesuaikan dengan formularium RSUD Kabupaten Pangkep.
Namun ada satu informan yang mengatakan bahwa terkadang tidak sesuai dengan
formularium apabila ada resep yang ditulis dokter tidak terdapat dalam

59
formularium. Informasi dari informan tersebut sesuai dengan hasil telaah
dokumen yang telah dilakukan. Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep
memiliki formularium yang disesuaikan dengan formularium nasional. Pemilihan
obatnya disesuaikan dengan formularium rumah sakit, kecuali resep yang ditulis
dokter tidak terdapat di formularium maka diusulkan untuk dimasukkan ke
formularium.
4.7 Metode
Metode adalah cara yang digunakan untuk melakukan perencanaan obat di
rumah sakit. Metode dalam perencanaan obat ada tiga yaitu metode konsumsi,
epidemiologi dan kombinas, dan yang paling sering digunakan adalah metode
konsumsi karena mudah dalam penggunaannya. (Kemenkes, 2010)
Berdasarkan pernyataan informan diperoleh informasi mengenai Metode
dalam merencanakan obat di Rumah Sakit USU, berikut ini kutipan
wawancaranya:
”Metode yang digunakan dalam perencanaan obat yaitu

berdasarkan kebutuhan obat yang tahun lalu, dengan melihat
pengembangan yang ada di rumah sakit, dengan perhitungan
metode konsumsi.” (Informan 2)
“Konsumsi dengan melihat pola pemakaian obat tahun lalu

ditambah 20% untuk buffer stok dilihat juga pengembangan yang
ada di rumah sakit.” (Informan 4)
Berdasarkan pernyataan informan bahwa dalam melakukan perencanaan
obat menggunakan data konsumsi obat pada periode sebelumya dan ditambahkan
20% dari jumlah tahun sebelumnya yang mewakili perkiraan kenaikan jumlah
pasien. Metode konsumsi ini bagus digunakan di rumah sakit, jika setiap
tahapannnya dilakukan oleh tenaga perencanaan kebutuhan obat. Maka metode

60
yang digunakan dalam perencanaan obat di Instalasi Farmasi RS USU yaitu tidak
menggambarkan penerapan metode konsumsi yang sebenarnya.
Metode dalam perencanaan kebutuhan obat dapat dilakukan melalui
metode konsumsi dan metode epidemiologi. Perhitungan kebutuhan dengan
metode konsumsi didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan farmasi periode
yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam rangka menghitung jumlah perbekalan farmasi yang
dibutuhkan adalah pengumpulan dan pengolahan data, analisa data untuk
informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi, dan
penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi dana. Metode
epidemiologi adalah perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan pola
penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time).
(Permenkes, 2010)
bahwa metode yang digunakan dalam perencanaan obat di instalasi farmasi RS
USU adalah menggunakan metode konsumsi yaitu berdasarkan pola pemakaian
obat pada periode sebelumnya, metode konsumsi ini digunakan karena merupakan
metode yang paling mudah daripada metode lainnya oleh tim perencana obat.
Akan tetapi metode konsumsi yang digunakan belum sesuai dengan Kemenkes
2010 tentang pedoman pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit karena
langkah perhitungan obat yang ditetapkan tidak semua dilakukan.
Penelitian ini sejalan dengan penelitian Nurlinda (2017), kebutuhan
perhitungan obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep mengatakan

61
bahwa sesuai dengan Permenkes Nomor 58 tahun 2014 yaitu menghindari
kekosongan obat dengan metode konsumsi dan morbiditas dan disesuaikan
dengan anggaran yang tersedia.
4.8 Pengumpulan Data
Data adalah bahan acuan atau informasi untuk melakukan perencanaan
obat. Data yang digunakan di dalam perencanaan obat di RS USU adalah sebagai
berikut. Berdasarkan pernyataan informan diperoleh informasi mengenai data
untuk perencanaan kebutuhan obat di Rumah Sakit USU,berikut kutipan
wawancaraanya:
“Datanya dilihat dari formularium nasional, formularium rumah

sakit, dan data pemakaian obat, data stok, pengeluaran dan
pemasukan obat yang terdapat di sistem. Biasanya ada juga
untuk rencana pengembangan untuk obat-obat yang belum
pernah nah misal rumah sakit ingin menggalakkan thalasemi di
tahun depan maka obat-obat untuk itu adan diadakan.” (Informan
2)
“Datanya dilihat dari data sisa stok, formularium nasional,

formularium rumah sakit, DOEN, dan data pemakaian obat.
Kalau data pengeluaran dan pemasukan obat yang bisa dilihat di
sistem komputer. Saya pemakaian dalam 1 obat saya lihat pola-
pola pemakaian perhari, kemudian saya liat pola perbulan tapi
pola tiap perbulan itu kan berbeda , saya lihat signifikan apa
tidak. (berbeda karena pasien nya itu berubah-ubah).” (Informan
4)
“Kita biasanya mengumpulkan form-form permintaan dari user

yaitu dari setiap departemen yang ada di rumah sakit, lalu
setelah itu dilihat. Data-data dilihat juga dari formularium
nasional dan rumah sakit.” (Informan 6)
Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh dari informan data yang
dijadikan acuan dalam menyusun perencanaan obat adalah daftar obat-obat yang

62
dibutuhkan dalam formularium rumah sakit, rekapitulasi resep harian dan
bulanan, sisa stok, data pola pemakaian obat harian dan bulanan, untuk data obat
yang masuk dan keluar hanya terdapat di sistem komputer yang setiap orang di
farmasi mempunyai akun untuk login. Untuk mengetahui sisa stok obat yang ada
di instalasi farmasi bisa dilihat dari sistem komputer yang ada dan juga kartu stok
yang ada di gudang farmasi. Kartu stok tersebut untuk mencatat keluar masuknya
obat setiap harinya, maka akan diperoleh data jumlah sisa stok obat yang menjadi
dasar untuk perencanaan obat pada periode berikutnya.
Hal ini sejalan dengan menurut Febriawati (2013), untuk mencari tahu sisa
persediaan stok obat yang ada, sangat dibutuhkan adanya kartu stok, karena kartu
stok digunakan untuk mencatat mutasi harian obat, selain itu dapat membantu
dalam pembuatan laporan stok setiap bulan dan sebagai pembanding terhadap
jumlah fisik obat yang tersedia pada saat dilakukan perhitungan stok (stock
opname). Besarnya sisa stok obat dan pemakaian obat periode yang lalu juga
menjadi dasar perencanaan obat untuk periode selanjutnya, karena dari sisa stok
tidak saja diketahui jumlah dan jenis obat yang diperlukan, tetapi juga diketahui
percepatan pergerakan obat, sehingga kita dapat mengetahui jumlah persediaan
obat baik obat fast moving maupun slow moving.
Berdasarkan Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit
langkah awal yang dilakukan dalam merencanakan obat pada metode konsumsi
adalah pengumpulan dan pengolahan data. Sumber data adalah melalui
pencatatan, pelaporan, dan informasi yang ada. Jenis data yang dikumpulkan
adalah mengenai alokasi dana, daftar obat-obat yang dibutuhkan, stok awal,

63
penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat hilang/rusak atau kadaluarsa,
kekosongan obat, pemakaian rata-rata tahunan, indeks musiman, waktu tunggu,
stok pengaman, dan perkembanganpola kunjungan. Pada metode epidemiologi
diperlukan data jumlah kunjungan, pola penyakit, frekuensi kejadian masing –
masing penyakit per tahun serta menggunakan formularium rumah sakit dan
standar pengobatan yang ada. (Kemenkes RI, 2010)
bahwa data yang digunakan untuk melakukan perencanaan kebutuhan obat di RS
USU adalah formularium nasional, formularium rumah sakit, rekapitulasi resep
bulanan, data konsumsi obat tahun lalu. Data yang digunakan tersebut belum
sesuai dengan data yang seharusnya diperlukan untuk menjadi acuan perencanaan
obat karena data yang digunakan belum lengkap seperti data obat hilang/rusak
atau kadaluarsa, indeks musiman, dan rata-rata tahunan. Tim perencana obat
tidak ada menghitung rata-rata tahunan karena rata-rata tersebut tidak berpengaruh
secara signifikan terhadap perencanaan obat. Hal ini disebabkan pola pemakaian
obat yang berubah-ubah dan meningkat setiap bulannya, sehingga yang menjadi
acuan perencanaan obat adalah pola pemakaian obat terbanyak pada bulan
terakhir. Pencatatan yang ada di IFRS USU juga belum lengkap dilihat dari tidak
lengkapnya catatan mengenai data obat yang kosong dan kadaluarsa selama tahun
2017. Data-data yang belum lengkap untuk menyusun rencana kebutuhan obat,
akan mempengaruhi hasil akhir dari perencanaan yang dilakukan. Perencanaan
yang tidak tepat akan berakibat terhadap ketersediaan obat hasil perencanaan yang

64
sebagian mengalami stok kosong (out of stcok) dan sebagian lagi jumlahnya
berlebih (over stock).
4.9 Analisa Data untuk Informasi dan Evaluasi
Analisa data konumsi tahun sebelumnya dimaksudkan untuk melihat lebih
mendalam pola penggunaan obat, untuk meningkatkan efektifitas penggunaan
dana dan obat, serta optimasi penggunaan dana obat. Hasil analisis dapat
digunakan sebagai panduan dalam menyusun anggaran/perencanaan penggunaan
obat tahun berikutnya. (Kemenkes RI 2010). Berdasarkan pernyataan informan
diperoleh informasi mengenai analisa data untuk informasi dan evaluasi dalam
perencanaan kebutuhan obat di Rumah Sakit USU, berikut kutipan
wawancaranya:
“Biasanya kita menganalisa datanya dengan melihat sisa stok

obat dan pola-pola pemakaian obatnya sih, ya kita melakukan
peramalan dengan memerhatikan yang saya sebut tadi kalo
menghitung dengan analisis ABC dan VEN sih tidak ada
dilakukan. Yang bertanggung jawab biasanya mengenai ini pj
perencanaan.” (Informan 3)
“Data-data yang dianalisa yah dari pola pemakaian obat harian

ataupun bulanannya yang didapatkan juga dari bagian
pelayanan obat di farmasi setiap harinya. Dari situ akan bisa
ngeliat obat-obat apa saja yang lagi sering digunakan dan yang
dibutuhkan untuk bisa dibuat di perencanaan.” (Informan 4)
bahwa Analisa data konsumsi tahun sebelumnya untuk melihat lebih mendalam
pola penggunaan obat dan untuk efektifitas dana dan obat tidak dilakukan oleh
pihak farmasi, bagian perbekalan hanya melihat dan menganalisa pola pemakaian
obat harian ataupun bulanan saja melalui bagian pelayanan obat di instalasi
farmasi. Pihak farmasi juga tidak ada perhitungan mengenai analisis ABC ataupun

65
VEN yang digunakan sebagai panduan dalam menyusun anggaran tetapi jika
perencanaan yang dibuat tidak sesuai anggaran maka akan dilakukan pengurangan
dalam jumlahnya saja dan ketika ditemukan pada saat di tengah jalan obat kosong
atau kurang maka dilakukan permintaan susulan. Pihak farmasi hanya
menganalisa pola pemakaian obat yang paling banyak digunakan saja untuk
perencanaan penggunaan obat tahun berikutnya. Hal ini berdampak terhadap
ketersediaan obat yang kurang optimal sehingga terkadang mengalami stok
kosong.
Berdasarkan pernyataan informan diperoleh informasi mengenai evaluasi
dalam perencanaan kebutuhan obat di Rumah Sakit USU, berikut kutipan
wawancaranya:
“Ya pastilah dilakukan evaluasi biasanya pada akhir tahun untuk

acuan juga perencanaan berikutnya kira obat apa yang perlu di
tambah, misalnya dengan adanya pola penyakit baru ataupun
untuk rencana pengembangan.” (Informan 2)
“Kalau untuk evaluasi stock opname dilakukan 1 bulan sekali dek

tapi kadang saya mengecek juga untuk perharinya.” (Informan 7)
Berdasarkan hasil wawancara melalui informan mengenai evaluasi
penggunaan obat sebelumnya di instalasi farmasi RS USU, dapat diketahui bahwa
evaluasi penggunaan obat sebelumnya rutin dilakukan tepatnya pada akhir tahun.
Evaluasi ini dilakukan agar perhitungan untuk perencanaan tahun berikutnya lebih
tepat dan dan untuk penyesuaian obat yang keluar anatara gudang dan apotek.
Cara evaluasi dilakukan berdasarkan rekapan harian dan bulanan baik dari gudang
maupun apotek, sisa stok dan penggunaan obat terbanyak.

66
4.10 Perhitungan Kebutuhan Obat
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa proses penentuan dan
perhitungan kebutuhan obat menggunakan metode konsumsi yang didasarkan
dari pemakaian obat tahun sebelumnya. Langkah-langkah dalam menentukan dan
menghitung perkiraan kebutuhan obat dalan perencanaan obat, sebagai berikut:
1. Menghitung pemakaian nyata pertahun
“Biasanya saya tidak ada dihitung pemakaian nyata per tahun, dan orang
yang ditunjuk untuk menghitung itu juga tidak ada di bagian perbekalan
hanya ada tiga orang dan kamipun tugasnya sebagai perencanaan dan tim
gudang jadi orangnya masih kurang, saya biasa menghitung rata-rata
perbulan. Karena di rumah sakit ini jika melihat rata-rata pertahunnya itu
tidak sesuai atau tidak punya pengaruh besar akan kebutuhan selanjutnya
jadi saya lebih melihat ke pola pemakaian obat di bulan terakhirnya.”
(Informan 4)
Berdasarkan hasil wawancara melalui informan dapat diketahui bahwa dalam
proses menghitung kebutuhan obat tim perencana tidak ada menghitung data
pemakaian nyata pertahun, tetapi melihat sisa stok tahun sebelumnya dengan
melihat pemakaian obat yang paling banyak yaitu akhir bulan untuk perencanaan
obat tahun yang akan datang.
2. Menghitung pemakaian rata-rata perbulan
“Ya menghitung rata-rata perbulan sudah pasti dilakukan dek kadang dilihat
juga pemakaian perharinya, itu timperencanaan yang mengitung biasanya ”
(Informan 3)
“Ya pastilah dek,biasa saya yang menghitung. Saya kan ambil datanya
perbulan, semua itu kan mewakili data ril pertahun yang dibutuhkan dengan
melihat sisa stok ada walaupun ada imbasnya ada yang gabisa diberikan”
(Informan 4)
Berdasarkan hasil wawancara melalui informan mengenai perhitungan
kebutuhan obat menggunakan data pemakaian rata-rata perbulan, dapat diketahui
bahwa dalam proses menghitung kebutuhan obat tim perencana obat RS USU

67
menggunakan data sisa stok yang dihitung dari rata-rata pemakaian setiap bulan
yang diolah jadi data pemakaian obat tahunan.
3. Menghitung Kekurangan Obat
“Untuk obat yang hilang/kadaluarsa biasa kita tidak menghitung karena obat
nya biasanya dikembalikan ke distributor” (Informan 4)
kebutuhan obat tidak menggunakan data kekurangan obat, dapat diketahui bahwa
dalam proses menghitung kebutuhan obat seharusnya menggunakan data
kekurangan obat untuk perencanaan kebutuhan obat tahun berikutnya.
4. Menghitung kebutuhan obat sesungguhnya pertahun
“Ya kita lihat data pemakaian tahun lalu, untuk acuan perencanaan obat
tahun berikutnya tapi itu biasanya tidak berpengaruh kita lebih melihat data
bulan terakhirnya kareana mengingat rumah sakit ini masih berkembang”
(Informan 4)
kebutuhan obat tidak menggunakan data kebutuhan obat sesungguhnya pertahun,
karena tidak ada dilakukan perhitungan kekurangan obat.
5. Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang
“Itu tadi yang saya bilang biasanya kita melihat patokannya berdasarkan
pada pengeluaran kita setiap bulannya terutama yang dilihat pada bulan yg
terakhir yang diolah menjadi data tahunan dek, maka dari situ kita evaluasi
untuk perencanaan obat untuk tahun berikutnya”. (Informan 4)
kebutuhan obat menggunakan data kebutuhan obat tahun yang akan datang,
diketahui bahwa dalam proses menghitung kebutuhan obat kenaikan jumlah
pasien tidak dilibatkan karena tidak dapat diprediksi. Dalam perencanaan
kebutuhan obat biasanya mengacu pada pemakaian obat tahun lalu.

68
6. Menghitung leadtime
“Iya, leadtime adalah waktu kita pesan barang hingga sampai ke kita, untuk
kita menghitung leadtime banyak faktor lagi yang mempengaruhi. Misal di
awal tahun e-katalogue tidak bisa karena pergantian SK, padahal e-
katalogue harus login melalui birokrasi (ppk) maka manual jadi leadtimenya
berbeda. Karena kita harus menunggu harga diskon dari distributor agar
harganya sama seperti yang di e-katalogue. Jadi gak kita pakai data ini dek
karena ribet menghitungnya dan tidak terlalu penting.” (Informan 4)
kebutuhan obat menggunakan data leadtime atau waktu tunggu, dapat diketahui
bahwa dalam proses menghitung kebutuhan obat leadtime atau waktu tunggu
tidak digunakan dalam proses perencanaan kebutuhan obat.
7. Menentukan stok pengaman
“Ya biasanya ikut diperhitungkan juga yaitu 20%, tapi biasanya kami bikin
stok pengaman bisa sampai 40% untuk obat yang fast moving untuk jaga-
jaga di awal tahun selanjutnya. Penentuan buffer stock itu melalui rapat tim
farmasi dan pelayanan mengenai pertambahan kunjungan pasien, setelah itu
lalu ditetapkan oleh kepala instalasi mengenai buffer stock obatnya”.
(Informan 4)
Stok pengaman (buffer stock) adalah jumlah obat yang diperlukan untuk
menghindari kekosongan stok obat. Berdasarkan hasil wawancara melalui
informan mengenai perhitungan kebutuhan obat menggunakan data stok
pengaman, dapat diketahui bahwa dalam proses menghitung kebutuhan obat
melibatkan data stok pengaman.
8. Menghitung obat yang akan diprogramkan untuk tahun yang akan datang
“Ya pasti dek, itu yang dinamakan RKO (rencana kebutuhan obat) nanti kita
buat dengan acuan data obat pemakaian tahun yang lalu dengan
penambahan yang ada dari tiap departemen jika ada penambahan untuk obat
yang penyakit nya baru”. (Informan 4)

69
kebutuhan obat menggunakan data obat yang akan diprogramkan tahun yang akan
datang, dapat diketahui bahwa dalam proses menghitung kebutuhan obat sebagai
acuan pada obat yang akan diprogramkan adalah pemakaian obat tahun lalu
ditambah obat daftar obat yang diusulkan untuk diadakan karena adanya pola
penyakit baru (rencana pengembangan).
9. Menghitung jumlah obat yang akan dianggarkan
“Ya nanti itu akan diberikan ke direktur melalui pemaparan untuk obat yang
mau dipesan terkait jumlah dan jenis obatnya, lalu nanti ditawarkan ke
distributor.” (Informan 4)
kebutuhan obat menggunakan data jumlah obat yang akan dianggarkan, diketahui
bahwa obat yang dianggarkan harus dipaparkan terlebih dahulu baik dari segi
jumlah dan harga obat. Kemudian ditawarkan ke distributor untuk dilakukannya
pemesanan.
Menurut Kemenkes RI (2010), langkah-langkah dalam menghitung
perkiraan jumlah kebutuhan obat adalah dimulai dengan menghitung pemakaian
nyata per tahun, menghitung pemakaian rata-rata per bulan, menghitung
kekurangan obat, menghitung kebutuhan obat sesungguhnya per tahun,
menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang, menghitung waktu tunggu,
menentukan stok pengaman, menghitung kebutuhan obat yang akan diprogramkan
untuk tahun yang akan datang, dan menghitung jumlah obat yang diadakan pada
tahun anggaran yang akan datang.

70
bahwa perhitungan perkiraan jumlah kebutuhan obat yang akan datang di RS
USU dilakukan oleh tim perbekalan farmasi. Perhitungan jumlah obat yang
dilakukan tersebut dinilai belum sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh
Kemenkes RI (2010b) pada pedoman pengelolaan perbekalan farmasi di rumah
sakit. Hal ini disebabkan karena farmasi tidak melakukan perhitungan jumlah
kebutuhan obat dengan menggunakan rumus dan cara yang tepat. Langkah-
langkah dalam menentukan dan menghitung perkiraan kebutuhan obat dalam
perencanaan obat, sebagai berikut:
1. Menghitung pemakaian nyata pertahun
Pemakaian nyata per tahun yaitu dengan menggunakan data stok awal
ditambah dengan jumlah yang diterima dikurang dengan sisa stok yang dihitung
per 1 November dan dikurang dengan jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluarsa
(Kemenkes RI, 2010b). Perhitungan pemakaian nyata per tahun tidak dilakukan
pada perhitungan obat di perencanaan obat di RS USU dan orang yang ditunjuk
untuk menghitung itu tidak ada. Menurut tim perencana perhitungan ini tidak
terlalu berpengaruh terhadap perencanaan obat yang selanjutnya karena untuk
merencanakan obat selanjutnya mereka hanya melihat pola pemakaian obat di
bulan sebelumnya. Selain itu pada perhitungan ini dibutuhkan data obat
kadaluarsa/hilang/hilang, sedangkan pencatatan mengenai data tersebut di
instalasi farmasi belum lengkap dan tidak dilakukan juga menghitung sisa stok per
1 November.

71
2. Menghitung pemakaian rata-rata perbulan
Menghitung pemakaian rata-rata obat dalam kurun waktu satu bulan adalah
dengan cara menghitungpemakaian nyata pertahunnya dibagi dengan jumlah
bulan. Pemakaian rata-rata perbulan didapat dengan cara menghitung seluruh
pemakaian obat yang terdapat dalam laporan pemakaian dan membagi dengan 12
bulan sehingga didapatkan laporan pemakaian rata-rata perbulannya. Dalam
menghitung pemakaian rata-rata perbulan,dilihat dari data pemakaian obat setiap
tahun. Perhitungan ini dilakukan agar dengan mudah menghitung konsumsi obat
dalam 1 bulan. Dalam menghitung pemakaian rata-rata per bulan tim perencana
melakukan dengan menjumlahkan pola penggunaan obat 2 bulan terakhir lalu
dibagi dua. Setelah itu digunakan sebagai acuan data untuk perencanaan
selanjutnya dengan memerhatikan sisa stok yang ada. Hal ini belum sesuai dengan
yang seharusnya, dimana berdasarkan pedoman pengelolaan perbekalan farmasi di
rumah sakit. Hal ini dapat mempengaruhi ketepatan dalam merencanakan
kebutuhan obat secara riil dan berdampak terhadap ketersediaan obat.
3. Menghitung Kekurangan Obat
Kekurangan obat adalah jumlah obat yang diperlukan saat terjadinya
kekosongan pada tahun atau periode sebelumnya. Menghitung kekurangan obat
yaitu jumlah obat yang diperlukan saat terjadi kekosongan obat, dengan cara
mengalikan waktu kekosongan obat dengan pemakaian rata-rata per bulan. Data
ini juga diperlukan dalam proses perencanaan obat guna mempermudah
perhitungan kebutuhan obat yang tepat. Tetapi pihak farmasi tidak melakukan
perhitungan kekurangan obat, hanya mengetahui jenis obat yang kosong saja.

72
4. Menghitung kebutuhan obat sesungguhnya pertahun
Kebutuhan obat yang sesungguhnya adalah kebutuhan obat yang
sesungguhnya dibutuhkan oleh rumah sakit dalam periode sebelumnya.
Menghitung kebutuhan obat sesungguhnya per tahun dengan cara menjumlahkan
angka pemakaian nyata per tahun dengan angka kekurangan obat pada tahun atau
periode sebelumnya. Tetapi pihak farmasi tidak melakukan perhitungan
kebutuhan obat sesungguhnya per tahun, karena tidak ada dilakukan perhitungan
kekurangan obat. Pihak farmasi hanya melihat pada sistem komputer data berapa
obat yang diterma dan keluar saja. Sumber daya yang ditugaskan untuk
menghitung data ini belum ada.
5. Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang
Kebutuhan obat tahun yang akan datang adalah perkiraan kebutuhan obat
yang sudah mempertimbangkan peningkatan jumlah pelanggan yang akan
dilayani. Menghitung kebutuhan oabat yang akan datang dengan cara kebutuhan
obat sesungguhnya ditambah kebutuhan obat yang sesungguhnya dikali dengan
20%. Pada tahap perhitungan ini sudah mempertimbangkan peningkatan jumlah
pasien yang dilayani. Data ini tidak digunakan oleh pihak instalasi farmasi RS
USU dengan alasan tidak dapat memprediksi kenaikan jumlah pasien dan rumah
sakit ini hanya berpatokan pada data pemakaian obat perbulannya untuk
pelaksanaan perencanaan obat tahun berikutnya.
6. Menghitung leadtime
kebutuhan obat tidak menggunakan data leadtime atau waktu tunggu, dapat

73
diketahui bahwa dalam proses menghitung kebutuhan obat leadtime atau waktu
tunggu digunakan dalam proses perencanaan kebutuhan obat. Di rumah sakit ini
leadtime sangat dipengaruhi karena pengadaan obat di biro rektor. Sehingga
sering terkendala akibat hal tersebut yaitu kelamaan menunggu obat sehingga
terkadang stok obat kosong, yang mengakibatkan hal tersebut karena adanya
pergantian pejabat pengadaan di biro rektor maka untuk login e-katalogue belum
bisa sehingga harus menunggu. Sehingga data ini tidak digunakan oleh pihak
rumah sakit dalam proses perencanaan obat karena susah dalam menghitungnya.
7. Menentukan stok pengaman
Stok pengaman (buffer stock) adalah jumlah obat yang diperlukan untuk
menghindari kekosongan stok obat. Berdasarkan hasil wawancara melalui
informan mengenai perhitungan kebutuhan obat menggunakan data stok
pengaman, menentukan stok pengaman yang diperoleh berdasarkan pengalaman
dari monitoring dinamika logistik. Di rumah sakit ini menggunakan 20% stok
pengaman obatnya, dan itu tergantung obatnya untuk obat fast moving dilakukan
penambahan 10-20%, sedangkan untuk obat slow moving dilakukan penambahan
sekitar 2-5% saja, dapat diketahui bahwa dalam proses menghitung kebutuhan
obat melibatkan data stok pengaman. Sebelum menentukan buffer stock, tim
farmasi dan pelayanan rumah sakit terlebih dahulu melakukan rapat terkait
pertambahan kunjungan pasien, karena itu berpengaruh terhadap stok pengaman
tersebut. Lalu setelah itu kepala instalasi menetapkan berapa buffer stock yang
diadakan untuk perencanaan obat, kalau kebijakan untuk buffer stock dari rumah
sakit tidak ada ditetapkan tetai melalui rapat tim farmasi dan pelayanan tersebut.

74
8. Menghitung obat yang akan diprogramkan untuk tahun yang akan datang
Menghitung kebutuhan obat yang akan diprogramkan untuk tahun yang akan
datang dengan cara menjumlahkan angka kebutuhan obat tahun yang akan datang
dengan waktu tunggu dan stok pengaman. Perhitungan kebutuhan obat
menggunakan data obat yang akan diprogramkan tahun yang akan datang, dapat
diketahui bahwa dalam proses menghitung kebutuhan obat sebagai acuan pada
obat yang akan diprogramkan adalah pemakaian obat tahun lalu ditambah obat
daftar obat yang diusulkan untuk diadakan karena adanya pola penyakit baru
(rencana pengembangan). Daftar obat inilah yang di list untuk perencanaan obat
tahun berikutnya.
9. Menghitung jumlah obat yang akan dianggarkan
Langkah terakhir menghitung jumlah obat yang perlu diadakan pada tahun
anggaran yang akan datang adalah dengan cara mengurangi kebutuhan obat yang
diprogramkan dengan sisa stok. Pihak instalasi farmasi RS USU menggunakan
data obat yang akan di anggarkan dalam proses perhitungan kebutuhan obat,
dengan jumlah, jenis dan harga obat yang dipaparkan dalam dokumen rencana
kebutuhan obat.
Pihak farmasi tidak melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang akan
diadakan yaitu pada langkah kelima, kedelapan dan kesembilan dengan
menggunakan cara yang sesuai dengan pedoman pengelolaan perbekalan farmasi
di rumah sakit. Tim perencana obat dalam menghitung rencana pengadaan obat
yang akan datang, dilakukan dengan melihat pola pemakaian sebelumnya dan
peningkatan jumlah kunjungan pasien. Jika kunjungan pasien meningkat dan obat

75
itu termasuk jenis obat fast moving, maka akan dilakukan penambahan sekitar
20%. Tetapi jika obat itu termasuk jenis obat slow moving, hanya dilakukan
penambahan sekitar 2-5% dari kebutuhan sebelumnya. Maka perencanaan yang
dilakukan oleh pihak farmasi adalah dengan menyusun rencana kebutuhan obat
berdasarkan pola konsumsi/pemakaian obat.
Berdasarkan penelitian pihak farmasi rumah sakit dalam merencanakan
obat tidak melakukan perhitunghan sesuai dengan pedoman perbekalan pada
rumah sakit menurut Kemenkes 2010. Perencanaan obat di rumah sakit USU
awalnya dilakukan dengan menyusun rencana kebutuhan obat. Rencana
kebutuhan obat disusun oleh tim perencana obat . Penyusunan rencana kebutuhan
obat memperhatikan sisa stok obat yang ada, pola obat per bulan, jumlah obat
yang dibutuhkan, rencana kebutuhan obat, realisasi pemakaian obat sebelumnya,
dimana sisa stok adalah obat yang masih ada dan tersisa yang bisa digunakan lagi
untuk kebutuhan obat selanjutnya.
Pola perbulan dilihat dari 3 bulan terakhirnya, biasanya data yang dipakai
adalah data maksimum pada bulan sebelumnya. Seharusnya data yang dipakai
adalah rerata dari obat tersebut pertahunnya tetapi karena pola obat di rumah sakit
ini berbeda-beda setiap bulannya dan mengalami kenaikan yang signifikan maka
yang dipakai adalah data atau pola obat yang maksimum untuk perencanaan.
Jumlah obat yang dibutukan tersebut adalah data obat yang pola perbulan dikali
dengan 18 bulan, itu sudah mencakup perkiraan penambahan pasien dan stok
pengaman obatnya. Setelah itu akan didapatkan hasilnya lalu pada rencana
kebutuhan obat adalah sisa stok yang ada dikurang dengan pola perbulan yang

76
dikali 18 bulan, maka hasil dari perhitungan tersebut adalah rencana kebutuhan
obat yang akan diadakan.
Didalam rencana kebutuhan obat itu juga terdapat realisasi obat tahun
sebelumnya, gunanya untuk mengetahui jumlah obat yang telah dipakai atau
terealisasi. Orang-orang yang terlibat dalam penyusunan rencana kebutuhan obat
ini adalah koordinator farmasi, bagian perbekalan (perencanaan) farmasi,
penanggung jawab pelayanan farmasi. Peran koordinator dalam penyusunan
rencana kebutuhan obat adalah mengetahui rencana pengembangan yang akan
diadakan di rumah sakit, karena sebelumnya koordinator yang melakukan rapat
dengan tim dokter dan pelayanan rumah sakit sehingga bisa mengetahui
perkembangan yang ada di rumah sakit, sedangkan fungsi bagian perencanaan
adalah untuk menghitung jumlah obat yang akan di rencanakan, serta bagian
pelayanan untuk mengetahui pola pemakaian obat tiap hari atau bulannya yang
ada pada pelayanan resep farmasi sehingga obat yang akan direncanakan sesuai.
Setelah rencana kebutuhan obat disusun lalu diberikan kepada kepala instalasi
farmasi untuk mengetahui perencanaan obat yang telah disusun.
“Tahapan alur perencanaan RKO idealnya ada 4 kali dalan setahun,

pengadaan besar. Kalo misalnya ada aja pola yang berubah jadi ada aja
permintaan obat susulan ya kalau disini kita buatnya 1 bulan 2 periode. Di
perencanaan kita buat (ka intan). 2 kali sebulan. Kita masukin ke direktur utama
lalu ke ulp ppk dan direktur yang membawahi kita. Direktur akan menyurati
rektor. Jadi ada 2 surat dari inst farm dan rektor ke ulp/ppk” (Informan 4)
Berdasarkan penelitian melalui wawancara dengan informan didapatkan
bahwa pengadaan besar dalam rencana kebutuhan obat diadakan empat kali
setahun atau disebut juga triwulan dan jika ditemui pola obat yang berubah atau
ditemui obat yang habis ditengah jalan maka akan dilakukan permintaan obat

77
susulan. Permintaan obat susulan yang biasanya dilakukan pihak farmasi adalah
dua kali dalam sebulan. Permintaan obat susulan tersebut diajukan kepada pihak
pengadaan lalu kemudian akan diadakan di rumah sakit.
4.11 Hasil dalam Perencanaan Obat
Menurut Febriawati (2013), tujuan perencanaan obat adalah mendapatkan
jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai dengan kebutuhan, menghindari terjadinya
kekosongan obat, meningkatkan penggunaan obat secara rasional serta
meningkatkan efisiensi penggunaan obat, sehingga obat yang diperlukan tersedia
setiap saat dengan jumlah yang cukup dan mudah diperoleh pada waktu yang
tepat. Output/hasil dari perencanaan obat adalah tersusunnya dokumen
perencanaan kebutuhan obat. Dokumen tersebut terdiri dari nama obat yang
dibutuhkan, satuan dan jumlah obat. Dokumen perencanaan obat itu diserahkan ke
direktur rumah sakit untuk meminta persetujuan terkait perencanaan kebutuhan
obat kemudian diserahkan ke rektor dengan tembusan ke pengadaan di biro untuk
dilakukan pengadaan.
Dalam melakukan perencanaan obat di Rumah Sakit USU, terdapat
kendala dan hambatan, sehingga tujuan dari perencanaan obat itu tidak tercapai,
atau dengan kata lain obat tidak tersedia dengan jumlah, jenis atau tidak tersedia
tepat waktu. Hasil penelitian menunjukkan bahwa berdasarkan pernyataan
informan diperoleh informasi mengenai kendala obat berikut kutipan
wawancaranya:
Kalau kendalanya jika obat yang dibutuhkan tidak tersedia atau

kosong pada saat dibutuhkan. Kendalanya karena sistem e-
katalogue ini sih dek jadi obat nya itu kadang kosong dari
distributornya ataupun lama di waktu tunggunya karena kita

78
tidak tahu pasti kapan obat itu bisa ada dan pada awal tahun
susah login. (Informan 2 dan 3)
Yah kendalanya kekosongan obat stoknya lagi habis dan kadang

mereka tidak langsung mengirim dengan alasan barangnya
kosong, juga jika data yang dibutuhkan catatannya tidak lengkap
dan terkait jobdesc karena pokja perencanaan dan di gudang
digabung sehingga kurangnya sumber daya untuk itu. (Informan
4)
Kendalanya dokternya minta walaupun di formularium RS tidak

masuk dia akan membuat permintaan kepada KFT dia minta obat
ini dan nanti di rapat KFT itu akan dipertimbangkan apakah
perlu disediakan atau gak itu dia harus ada data klinis jurnal
evidence based nanti dibicarakan oleh KFT nah disitulah yang
menjadi konflik ketika dokter ngotot harus langsung ada karena
pasiennya butuh segera padahal kita gaboleh pesenkan tanpa
dasar. Itu konflik pertama. Yang ke dua kita punya dokter, kan
dokternya sering ganti-ganti jadi terlalu banyak. Jadi kita
kecapekan untuk sosialisasi, banyak juga dokter justru gak tahu
ada formularium. Jadi sebenarnya ada sosialisasi tapi karna
dokternya ganti-ganti mau mending bulanan mau harian atau
mingguan itu susahnnya. Nah itu yang merusak jadi rumah sakit
kita ini sangat sulit untuk menentukan pola obat. (Informan 5)
Berdasarkan hasil wawancara melalui informan mengenai kendala dalam
proses perencanaan obat di instalasi farmasi RS USU, dapat diketahui bahwa
kendala yang terjadi adalah jika data yang dibutuhkan untuk melakukan
perencanaan obat tidak lengkap, jika terjadi keterlambatan obat yang sampai ke
rumah sakit sehingga dapat mengakibatkan terjadinya kekosongan stok obat di
rumah sakit. Kekosongan obat tersebut salah satunya disebabkan yaitu pada
sistem pengadaan secara elektronik (e-katalogue), karena terkadang obat yang
akan dipesan ke pihak distributor sedang habis atau kosong sehingga distributor
tidak langsung mengirim obat tersebut ataupun lama di waktu tunggu pengiriman
obatnya. Selain itu juga dapat diakibatkan karena terjadi peningkatan kunjungan

79
pasien, sehingga stok obat yang ada di gudang farmasi habis. Hal ini
menunjukkan adanya ketidaktepatan dalam melakukan perencanaan obat karena
masih terjadi kekurangan stok obat. Kekosongan stok menjadi salah satu kendala
yang dapat menurunkan kepuasan pasien terhadap pelayanan kefarmasian di
rumah sakit. Berdasarkan data yang diperoleh di instalasi farmasi RS USU,
diketahui bahwa terdapat beberapa jenis obat yang mengalami kekosongan di
rumah sakit.
Menurut Permenkes RI No. 72 Tahun 2016, formularium rumah sakit
merupakan daftar obat yang disepakati staf medis, disusun oleh KFT yang
ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit. Dengan adanya formularium rumah sakit
ini, akan menjadi dasar bagi dokter untuk membuat resep obat. Dalam rangka
meningkatkan kepatuhan penggunaan formularium rumah sakit, maka rumah sakit
sakit mempunyai kebijakan terkait dengan penambahan atau pengurangan obat
dalam formularium rumah sakit dengan mempertimbangkan indikasi penggunaan,
efektivitas, risiko dan biaya.
Formularium Rumah Sakit sudah ada tetapi kendalanya masih
ditemukannya dokter yang tidak patuh terhadap formularium rumah sakit bahkan
ada dokter yang tidak tahu kalau formularium rumah sakit itu sudah ada dan ini
dinilai masih kurangnya sosialisasi formularium rumah sakit terhadap dokter-
dokter yang ada di rumah sakit sehingga dibutuhkannya sosialisasi rutin terhadap
dokter mengenai formularium yang ada di rumah sakit karena menurut Kemenkes
RI (2013) itu adalah sebagai acuan untuk penetapan penggunaan obat. Peresepan
obat yang berbeda-beda tiap dokter atau obat yang diresep adalah obat yang

80
jarang dipakai sebelumnya yang mengakibatkan pola pemakaian obat di rumah
sakit ini acak dan tidak menetap sehingga terdapat kesusahan atau mempengaruhi
dalam perencanaan obat. Dokter yang ada di rumah sakit ini banyak dan tidak
menetap karena rumah sakit ini adalah rumah sakit dari Universitas Sumatera
Utara, maka banyak ditemukan dokter yang masih pendidikan. Hal yang
dilakukan pihak farmasi jika obatnya kosong atau tidak tersedia adalah dengan
mengkonfirmasi dokter mengenai resep tersebut untuk subtitusi dengan golongan
dan jenis yang sama, selain itu konfirmasi untuk pola penggunaan obat yang
sebelumnya dipakai agar bisa digunakan untuk penyakit-penyakit tertentu yang
obatnya sama.
Selain itu adalah pada awal tahun terdapat kesusahan untuk login e-
katalogue karena adanya pengaturan regulasi mengenai SK (Surat Keputusan) di
biro rektor mengenai pejabat ULP (Unit Layanan Pengadaan) dan PPK (Pejabat
Pembuat Komitmen) yang baru padahal mereka adalah tim pengadaan obat rumah
sakit yang dilimpahkan wewenang oleh rektor sehingga akibatnya ada terjadi
kelebihan obat di rumah sakit yang gunanya untuk stok pengaman di awal tahun,
untuk membantu tugas pengadaan pihak perbekalan rumah sakit dilibatkan agar
memudahkan dalam pemesanan obat yaitu dengan memberikan login dan
password kepada bagian perbekalan farmasi rumah sakit, yang seharusnya
idealnya itu hanya digunakan oleh ULP dan PPK tetapi jika dalam pemesanan
barang oleh bagian perbekalan untuk pengadaan semuanya itu harus diketahui dan
dengan persetujuan tim ULP dan PPK di biro rektor.

81
Kekosongan stok (stock out) merupakan jumlah akhir obat sama dengan
nol. Stok obat di gudang mengalami kekosongan dalam persediaannya sehingga
bila ada permintaan tidak bisa terpenuhi. Apabila jumlah permintaan atau
kebutuhan lebih besar dari tingkat persediaan yang ada, maka akan terjadi
kekurangan persediaan atau disebut stock out. Kekosongan stok menjadi salah
satu kendala yang dapat menurunkan kepuasan pasien terhadap pelayanan
kefarmasian di rumah sakit. (Febrianti,2013)
Berdasarkan hasil observasi, kekosongan obat yang terjadi di rumah sakit
mengakibatkan perawatan pasien tertunda. Selain itu pasien juga mengeluh karena
harus membeli obat ke apotik luar. Hal ini sejalan dengan penelitian Maimun
(2008), yang menyatakan bahwa dimana adanya stock out akan berakibat
terganggunya pelayanan sedangkan adanya over stock akan membengkakkan
biaya persediaan. Cara yang dilakukan untuk mengatasi kekosongan obat yang
terjadi di RS USU, adalah pihak farmasi memberi tahu dokter agar tidak
meresepkan obat yang tidak ada stoknya di gudang farmasi rumah sakit. Akan
tetapi jika obat tersebut sudah diresepkan oleh dokter, maka solusi yang dilakukan
adalah untuk pasien umum akan membeli sendiri obat yang diresepkan tersebut ke
apotik luar. Tetapi untuk pasien BPJS, maka bagian farmasi akan melakukan
koordinasi kembali dengan dokter yang meresepkan obat tersebut, agar jika
memungkinkan untuk mengganti atau subtitusi obat tersebut dengan alternatif
obat lain yang jenis dan fungsinya sama.
Selain itu, adanya obat yang kadaluarsa juga menunjukkan bahwa
perencanaan obat di rumah sakit tidak berjalan baik. Menurut Pudjaningsih

82
(dalam Palupiningtyas, 2014), semakin banyak obat yang mengalami kadaluarsa
di rumah sakit, maka akan semakin besar pula kerugian yang dialami oleh suatu
rumah sakit dan dapat mengurangi pendapatan rumah sakit.
Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh di instalasi farmasi RS USU,
diketahui bahwa terdapat beberapa jenis obat yang mengalami kadaluarsa. Jumlah
ini tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan, bahwa idealnya persentase nilai
obat rusak dan kadaluarsa di gudang haruslah berjumlah 0% atau tidak ada sama
sekali. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, diketahui bahwa obat yang
kadaluarsa dikarenakan obat yang slow moving, pola penyakit berubah sehingga
obat menumpuk dan obat yang expired date nya kurang dari 2 tahun. Tetapi
belum ada dilakukan pemusnahan terhadap obat yang mengalami kadaluarsa di
rumah sakit. Hal ini dikarenakan RS USU sebagai rumah sakit milik pemerintah,
harus ada peraturan daerah mengenai pemusnahan obat yang kadaluarsa. Akan
tetapi peraturan tersebut belum ada, sehingga pemusnahan obat tidak dapat
dilakukan. Maka obat yang kadaluarsa di retur kepada distributor dan yang tidak
bisa di retur diletakkan di gudang farmasi Rumah Sakit USU.
Adapun kelebihan obat yang terjadi di rumah sakit itu pada akhir tahun, itu
adalah satu cara mereka untuk meyediakan obat di awal tahun dengan kata lain
stok pengaman di awal tahun, karena pada awal tahun biasanya ada kendala
mengenai login e-katalogue. Hal tersebut dikarenakan pada awal tahun adanya
perpindahan SK (surat keputusan) oleh tim pengadaan yang ada di biro rektor,
padahal yang mempunyai login dan kata sandi tersebut adalah tim pengadaan. Jadi
pada awal tahun itu biasanya tidak ada transaksi obat, yang seharusnya pengadaan

83
itu sudah dimulai sejak awal tahun. Perencanaan obat menjadi tidak optimal
dikarenakan hal tersebut, untuk menyiasati hal itu tim perencana membuat
perencanaan untuk 14 bulan karena di bulan satu dan dua untuk stok pengaman.
Oleh karena itu dengan adanya berbagai faktor yang mendukung terhadap
perencanaan obat di instalasi farmasi RS USU seperti sumber daya manusia, data,
metode dan prosedur diharapkan mampu mencapai ketersediaan obat sesuai
dengan jumlah dan jenis yang dibutuhkan serta tepat waktu sehingga tidak akan
terjadi kekosongan ataupun kelebihan stok obat dalam perencanaan kebutuhan
obat sehingga bisa meningkatkan pelayanan dan status kesehatan di RS USU.

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan dalam perencanaan obat di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara (RS USU), maka dapat
disimpulkan bahwa :
1. Perencanaan obat dilakukan oleh tenaga perencanaan obat rumah sakit
dengan adanya Surat Keputusan penunjukan secara tertulis. Perencanaan obat
di Rumah Sakit USU belum sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. Hal ini
terjadi karena tenaga perencanaan obat belum memahami cara merencanakan
kebutuhan obat yang tepat, tenaga perencanaan obat belum pernah mengikuti
pelatihan manajemen logistik farmasi khususnya perencanaan obat. Sehingga
perlu dilakukan pelatihan terkait perencanaan obat.
2. Perencanaan obat di Rumah Sakit USU belum memiliki prosedur tertulis
mengenai perencanaan obat di rumah sakit, perencanaan obat dilakukan oleh
tim perencana dengan melanjutkan proses tahapan perencanaan yang telah
dilakukan sebelumnya, tanpa adanya prosedur tertulis maka perencanaan obat
belum terlaksana dengan optimal. Metode yang digunakan dalam menyusun
rencana kebutuhan obat tidak menggambarkan penerapan metode konsumsi
yang sebenarnya tetapi hanya dengan melihat dan menyesuaikan pola
pemakaian/penggunaan obat pada periode sebelumnya.
3. Data yang digunakan untuk membuat rencana kebutuhan obat masih belum
lengkap dan dan akurat karena tidak melibatkan beberapa data seperti data
84
85
leadtime, kekurangan/kekosongan obat dan data obat yang hilang/kadaluarsa.
Hal ini mengakibatkan perencanaan obat yang dilakukan tidak optimal,
sehingga terjadi kekosongan obat dan sebagian lagi jumlahnya berlebih.
4. Pemilihan obat yang digunakan rumah sakit berdasarkan dengan formularium
rumah sakit dan nasional, e-katalogue, dan juga form permintaan dokter,
tetapi masih ditemukannya peresepan obat oleh dokter di luar formularium.
5. Perhitungan jumlah kebutuhan obat pada metode konsumsi belum sesuai
pedoman pengelolaan perbekalan obat di rumah sakit menurut Kemenkes RI
tahun 2010, untuk perhitungan pemakaian nyata per tahun, pemakaian rata-
rata per bulan, kekurangan obat, kebutuhan obat tahun yang akan datang,
kebutuhan obat sesungguhnya per tahun, waktu tunggu, stok pengaman,
kebutuhan obat yang akan diprogramkan tahun yang akan datang dan obat
yang perlu diadakan pada tahun anggaran akan datang. Perhitungan obat yang
dilakukan oleh tenaga perencanaan rumah sakit hanya dengan merata-ratakan
pemakaian obat perbulan dengan melihat jumlah obat maksimum saja
sehingga perencanaan obat di rumah sakit belum terlaksana secara optimal
5.2 Saran
Adapun beberapa saran yang dapat diberikan untuk pelaksanaan
perencanaan kebutuhan obat yang tepat di Rumah Sakit Universitas Sumatera
Utara adalah:
1. Diharapkan kepada pihak rumah sakit agar :
a. melakukan penambahan tenaga perencana yang berkompeten dan memberikan
pelatihan mengenai perencanaan obat kepada tenaga perencana obat agar

86
kemampuan tenaga perencana obat mengalami peningkatan dan agar perencanaan
obat dapat terlaksana lebih optimal.
b. membuat prosedur perencanaan obat secara tertulis agar memudahkan dalam
melakukan perencanaan obat.
c. melakukan sosialisasi kepada dokter mengenai penggunaan formularium rumah
sakit sebagai acuan pemilihan jenis obat di rumah sakit.
d. meminta kepada pihak biro rektor untuk menyerahkan wewenang sepenuhnya
mengenai pengadaan obat kepada rumah sakit agar proses perencanaan obat
terlaksana lebih optimal khususnya dalam hal (leadtime) waktu tunggu obat.
2. Diharapkan kepada pihak instalasi farmasi agar :
a. melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang tepat sesuai dengan cara
perhitungan yang ditetapkan dalam pedoman pengelolaan obat di rumah sakit agar
didapatkan rencana kebutuhan obat yang tepat sesuai dengan jumlah yang
dibutuhkan.
b. melakukan pencatatan dan pelaporan yang lebih teliti mengenai data yang
dibutuhkan dalam perencanaan kebutuhan obat, seperti data obat yang kosong dan
data obat yang hilang/kadaluarsa dan data lainnya sehingga perencanaan yang
dilakukan lebih baik dan tepat.

87
DAFTAR PUSTAKA
Aditama, T.Y. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta:
Universitas Indonesia
Anief, M. 2003. Manajemen Farmasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University

Press.
Assanthi, F. 2016. Evaluasi Pengelolaan Obat di Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Universitas Gadjah Mada Tahun 2014. Skripsi. Yogyakarta :
Universitas Gadjah Mada.
Azwar A. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi ke-3. Jakarta:

Binarupa Aksara
Depkes RI, Direktorat Jendral Pengawasan Obat dan Makanan. 1990. Pedoman
perencanaan dan pengelolaan obat. Jakarta
__________, 2004. Keputusan Menteri Kesehatan No.

1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di
Rumah Sakit. Jakarta.
__________, Direktorat Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan. 2007.

Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di
Daerah Kepulauan. Jakarta
Febriawati, H. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Yogyakarta :
Gosyen Publishing
Hasibuan, M, S.P. 2009. Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta:
PT. Bumu Aksara.
Instalasi Farmasi RS USU. Daftar 10 Obat Terbanyak Pada Tahun 2017.
Medan
Kemenkes RI, Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. 2010.
Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian di Instalasi Farmasi
Kabupaten/Kota. Jakarta
___________________________________________________________. 2010.
Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta
___________________________________________________________. 2013.
Formularium Kendalikan Mutu dan Biaya Pengobatan. Sumber :
http://binfar.kemkes.go.id/2013/06/formularium-nasional-kendalikan-
mutu-dan-biaya-pengobatan/

88
___________. 2017. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor HK.01.07/MENKES/659/2017 Tentang Formularium Nasional.
Jakarta
Malinggas. 2015. Gambaran Manajemen Logistik Obat di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah DR Sam Ratulangi Tondano. Vol. 5, No.
2b April 2015. Jurnal
Nurlinda, dkk. 2017. Studi Tentang Manajemen Pengelolaan Obat di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Pangkep. FKM
UNHAS
Pane, N. D. A. 2017. Analisis Perencanaan Obat Di Rsud Sultan Sulaiman
Kabupaten Serdang Bedagai. Skripsi. Medan : Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Sumatera Utara
Permenkes. 2010. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
HK.02.02/MENKES/068/I/2010 tentang Kewajiban Menggunakan
Obat Generik Di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Pemerintah. Jakarta
________2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 56
Tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit. Jakarta
________2016. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72

Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.
Jakarta
Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara. 2016. Profil Rumah Sakit
Universitas Sumatera Utara. Medan
Scheyer, W. L dan Friedman, B. B. 2011. Material and Resource Management.

In L. F. Wolper (Ed). Health Care Administration: Managing
Organinizing Systems (%th. Ed). Sudbury: Jones and Barlett Publishers,
LLC.
Siregar, C.J.P. dan Amalia L. 2004. Farmasi Rumah Sakit, Teori dan
Penerapan. Jakarta: Buku Kedokteran EGC
Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung :
Alfabeta
World Health Organization. 2004. Management of Drugs at Health Centre

Level. Afrika : WHO
_______________________. 2011. The World Medicines Situation 2011.
Geneva : WHO
_____________., Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta

Lampiran 1. Pedoman Wawancara
PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM
A. Identitas Informan
1. Nama :
2. Umur : tahun
3. Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
4. Pendidikan Terakhir :
5. Tanggal Wawancara :
B. Daftar Pertanyaan
 Pertanyaan kepada Direktur
1. Apakah ada dibentuk tim perencanaan obat untuk melakukan perencanaan obat
di RS USU?
2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di RS USU?
3. Apakah ada Surat Keputusan (SK) terhadap tim perencanan obat?
4. Apakah ada pelatihan yang diberikan kepada orang-orang yang ditunjuk dalam
SK tersebut terkait perencanaan kebutuhan obat ?
 Pertanyaan kepada Kepala dan Koordinator Instalasi Farmasi
1. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan obat
di RS USU?
2. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit?

3. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang?
4. Metode apa yang digunakan dalam melakukan perencanaan obat?
5. Data apa saja yang dibutuhkan dalam melakukan perencanaan obat ?
6. Bagaimana pemilihan jenis obat dalam perencanaan kebutuhan obat di instalasi
farmasi? Apakah sudah sesuai dengan formularium rumah sakit?
7. Bagaimana penentuan jumlah (perhitungan) perkiraan kebutuhan obat di
instalasi farmasi? Adakah dilakukan 9 tahap seperti pada metode konsumsi?
Bagaimana perhitungannya?
8. Apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan obat?
9. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara
mengatasinya?
10. Apakah ada obat yang kadaluarsa? Apa yang dilakukan terhadap obat
kadaluarsa tersebut?
11. Menurut Bapak apakah jumlah SDM di instalasi farmasi RS USU sudah
tercukupi?
 Pertanyaan kepada Penanggung Jawab Perbekalan dan Staf
Perbekalan Farmasi
1. Menurut Bapak/Ibu, dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan
perencanaan obat?
2. Bagaimana proses pemilihan atau seleksi obat yang dilakukan ?
3. Apakah Bapak/Ibu melakukan evaluasi pada penggunaan obat sebelumnya ?
a. Jika Ya, bagaimana caranya ?
b. Jika Tidak, mengapa tidak dilakukan ?

4. Menurut Bapak/Ibu bagaimana sumber daya manusia yang terlibat dalam
perencanaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit, termasuk jumlah,
kemampuan dan pengembangan pengetahuan melalui pelatihan ?
5. Metode apa yang digunakan dalam proses perencanaan obat ?
6. Mengapa menggunakan metode tersebut ?
7. Apakah dilakukukan tim perencanaan obat ?
8. Apakah data jenis obat dan harganya disiapkan sebelum dipesan ?
9. Dalam tahap pemilihan jenis obat didasarkan atas apa saja ?
10. Jika perhitungan kebutuhan obat didasarkan atas metode konsumsi, data apa
saja yang dikumpulkan ?
11. Jika perhitungan kebutuhan obat didasarkan atas metode morbiditas, data apa
saja yang dikumpulkan ?
12. Jika jumlah dana yang dialokasikan terlalu sedikit, bagaimana pihak instalasi
farmasi untuk memenuhi kebutuhan obat yang harus tersedia?
13. Apa usaha yang dilakukan untuk mengatasi obat-obat yang kosong?
 Pertanyaan kepada Penanggung Jawab Pelayanan dan Staf Instalasi
Farmasi
1. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan obat
di RS USU?
2. Apakah Bapak/Ibu melakukan evaluasi pada penggunaan obat sebelumnya ?
a. Jika Ya, bagaimana caranya ?
b. Jika Tidak, mengapa tidak dilakukan ?

3. Apakah Bapak/Ibu selalu rutin memerhatikan kartu stok sehingga mengetahui
sisa stok yang ada ?
4. Apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan obat?
5. Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara
mengatasinya?
6. Apakah ada obat yang kadaluarsa? Apa yang dilakukan terhadap obat
kadaluarsa tersebut?
7. Menurut Bapak apakah jumlah SDM di instalasi farmasi RS USU sudah
tercukupi?

Lampiran 2. Tabel Matriks Hasil Wawancara
HASIL WAWANCARA MENDALAM

Tabel 1. Matriks Pernyataan informan tentang SDM perencanaan obat
Informan 1 Tupoksi saya terkait perencanaan kebutuhan obat
yaitu mengkoordinir dan sebagai pejabat teknis yang
bertanggung jawab di bagian farmasi.
Itu saya serahkan ke orang farmasi, di struktur
organisasi instalasi farmasi nanti ada disebutkan
tugasnya masing-masing, yang bagian itu adalah ada
orang perbekalan.
Ya, pastilah ada tim perencana obat. Itu orang dari
instalasi farmasi.
Ya pastinya mereka bekerja karena sudah di beri SK
(Surat Keputusan).
Ya untuk sumber daya manusia seperti kata orang
farmasi yah masih kurang. Untuk berapa kurangnya
kamu tanyakan langsung ke orang farmasinya.
Informan 2 Tupoksi saya terkait perencanaan obat bersama
menyusun dengan melakukan rapat dengan tim
pelayanan, koordinator dan orang perencanaan
untuk obat yang akan direncanakan.
Ya ada jelas tertulis di SOP instalasi farmasi yang
melakukan itu adalah bagian perbekalan farmasi.
Ya kalau secara kuantitas kurang, karena belum
sesuai dengan permenkesnya tentang klasifikasi
rumah sakit belum memenuhi, berdasarkan beban
kerja belum memenuhi juga (jumlah pasien, unit
yang dilayani, dan dihitung berdasarkan jam
kerjanya).
Informan 3 Tugas untuk merencanakan obat di rumah sakit ini
adalah orang perbekalan. Jadi orang perbekalan
merangkap menjadi tim perencana dan gudang. Nah
maka dari itu masih kurang sumber daya manusia
karena seharusnya pokja gudang dan perencanaan
dipisah dan sementara ini pekarya untuk gudang kita
belum ada
Informan 4 Ya, saya adalah penanggung jawab untuk itu di
rumah sakit ini disebut tim perbekalan. Ya dirumah
sakit ini digabung tugas nya sebagai tim perencana
dan juga tim gudang, ya menurut saya kita masih
kurang orang, selain itu kita juga masih sering
diminta untuk bantuin untuk hal pengadaan di biro.
Saya bekerja atas surat keputusan yang telah
diberikan. Di struktur organisasi (instalasi farmasi)
juga sudah ada jelas pembagian kerja, intinya gini

kami punya kayak uraian jobdesc gitu jadi udah jelas
disitu tapi saya lupa itu tanda tangan siapa, tapi itu
udah resmi dan struktur organisasi udah ada.
Informan 5 Dalam perencanaan obat saya bantu menyampaikan
apa yang paling banyak digunakan di instalasi, trus
merencanakan misalnya ini kayaknya dokternya baru
pake ini selama ini kita ga pake yang ini kan
sedianya pas-pasan tolong ini dibanyakin, atau ini ga
usah lagi.
Informan 6 Saya biasanya ikut bantu dalam perancanaan obat
karna saya termasuk di tim perbekaan. Ya dek saya
biasanya bantu dalam hal pemesanan di e-katalogue
saya orang lapangannya. Ya melalui akun ULP dan
PPK setiap pemesanan itu harus disetujui dulu dari
mereka untuk dilakukan pengadaan, jadi disini saya
seperti orang lapangannyalah. Ya untuk sumber daya
menurut sya masih sangat kurang karena kami hanya
tiga orang saja di bagian perbekalan padahal itu
tugasnya sebagai perencanaan dan penyimpanan
(gudang)
Tabel 2. Matriks Pernyataan informan tentang Pelatihan SDM perencanaan

obat
Informan 1 Kalau pelatihan dilakukan di bagian diklat kepada
orang-orang farmasi, tapi kalau untuk perencanaan
obat belum ada
Informan 2 Belum pernah kalau pelatihan terkait perencanaan
obat
Informan 3 Untuk pelatihan mengenai perencanaan belum ada
dek ya karna setahu ssaya elom ada pelatihan
mengenai perencaan obat dan di rumah sakit ini juga
belom ada pelatihan itu
Informan 4 Pelatihan dari rumah sakit belum. Saya sedikit
banyak mengetahui tentang perencanaan obat karena
dulu pernah magang di rumah sakit adam malik
Tabel 3. Matriks Pernyataan informan tentang Prosedur perencanaan obat

Informan 2 Untuk prosedur tertulis terkait perencanaan obat
tidak ada.
Perencanaan obat dilakukan oleh tim perbekalan
dengan melakukan usulan rencana kebutuhan obat.
Rencana kebutuhan obat tersebut diajukan kepada
kepala instalasi farmasi kemudian diberikan kepada
direktur utama yang selanjutnya direktur utama
memberikan rencana kebutuhan obat tersebut kepada
Rektor dengan tembusan ke pejabat pengadaan di

biro untuk dilakukan proses pengadaan.
Ya kalau itu sudah pasti dek dilakukan perencanaan
obat untuk satu tahun yang akan datang, itu biasa
disebut dengan RKO yaitu rencana kebutuhan obat
untuk tahun yang akan datang
Informan 3 Untuk prosedur tertulis terkait perencanaan obat itu
belum ada, dan sebaiknya itu dibuat untuk
mempermudah proses perencanaan obat di rumah
sakit
Informan 4 Prosedur tertulis perencanaan obat tidak ada.
Biasanya kita lihat standar pelayanan instalasi
farmasi, yang pertama dilihat anggaran lalu di lihat
butuh berapa obat untuk berapa bulan, baru tahu
kira-kira berapa yang akan kita pesan. Kita biasa
melihat pola pemakaian obat dan pengembangan.
Misalnya farmasi belom melayani bank darah
sekarang sudah jadi otomatis menambah penggunaan
transfusi set jadi dilihat juga dari pola pemakaian,
pengembangan dan juga perkiraan pertambahan
pasien. Setiap bulan peningkatan pasien signifikan
bisa lebih kurang 20% maka obat juga seharusnya
ditambahi 20% tapi itu biasanya kurang karena RS
nya masih bertumbuh ditambah lagi pasien BPJS
sudah ke RS USU
Tahapan alur perencanaan RKO idealnya ada 4 kali
dalan setahun, pengadaan besar. Kalo misalnya ada
aja pola yang berubah jadi ada aja permintaan obat
susulan ya kalau disini kita buatnya 1 bulan 2
periode. Di perencanaan kita buat (ka intan) 2 kali
sebulan. Kita masukin ke dir utama lalu ke ulp ppk
dan dir yang membawahi kita. Dir akan menyurati
rektor. Jadi ada 2 surat dari instalasi farmasi dan
rektor ke ulp/ppk di biro rektor.
Informan 6 Prosedur tertulis untuk merencanakan obat di rumah
sakit ini tidak ada, yah biasanya kita merencanakan
obat sebelumnya telah menerima form permintaan
dari setiap departemen atau user lalu tahu obat-obat
yang akan di pesan itu dari daftar-daftar obat yang
dipakai di rumah sakit ini melalui pemakaian obatnya
misal dari resep harian dan dari buku catatan
pemakaian obat perharinya. Kita menyusun untuk
merencanakan obat itu ketika pada pertengahan tahun
ada dari kemenkes mengenai RKO

Tabel 4 Matriks Pernyataan informan tentang Alur dalam Perencanaan
Obat
Informan 3 Alur dalam perencanaan obat yaitu Pelaksanaan

perencanaan obat dilakukan oleh tim perencanaan
dengan melakukan usulan rencana kebutuhan obat
sesuai anggaran yang diberikan oleh biro rektor.
Rencana kebutuhan obat tersebut diajukan kepada
kepala instalasi farmasi kemudian diberikan kepada
direktur utama yang selanjutnya direktur utama
memberikan rencana kebutuhan obat tersebut kepada
Rektor dengan tembusan ke pejabat pengadaan di biro
untuk dilakukan proses pengadaan.
Informan 4 Kita membuat perencanaan kita sesuaikan sesuai
anggaran permintaan kita, kita tunggu anggaran keluar
dulu baru kita susun perencanaan. Nanti keluar dulu
brapa anggaran untuk obat rumah sakit misal periode
sampe maret atau 2017 dibagi triwulan kan ada dia itu
namanya RKP nah yaudah keluar itu dulu lalu
sesuaikan dengan itu. Pengadaan obat nya di biro
rektor sesungguhnya biro rektor yang ngerjain karena
kan akun itu kan (ULP) unit layanan pengadaan lalu
obat nya dianter ke rumah sakit, panitia penerimanya
di rumah sakit. Jadi kita yang minta kita biasanya tahu
apa yang yang harusnya datang, salah satu tim
penerimanya ka intan, ka rima apoteker kita semua.
Untuk ketentuan obatnya Pada dasarnya kita sepakat
(kita) farmasi dengan ULP ataupun PPK, biro rektor
itu masalahnya aspek itu sepakat bahwa diutamakan
barang ekatalogue dulu baru kalo memang gada di
ekatalogue maka dia pake banding harga minimal 3
distributor. pokoknya kita tinggal ngikutin dengan apa
yang mereka kasih dari anggarannya trus kita
berkoordinasi ttg obat-obatnya nanti mereka yang
bantuin pengadaan barang kita tinggal terima disini.
Walaupun misalnya secara teknis ULP tetap yang
mengadakan itu ULP tapi misalnya obat dan BMHP
dia kan gatau nah kita bantu teknisnya iniloh obatnya
yang dimaksud tengo obatnya, berdasarkan
permintaan kita oke yaudah. Pokoknya berarti mereka
handle pengadaan biaya sama barang, kita penerimaan
sama perencanaannya aja. Jadi pada dasarnya
sebenarnya kita farmasi disini membuat perencanaan,
karena mereka memang tidak ada basic misalnya
tentang itunya, secara teknis kita membantu ibaratnya
gitu, makanya dia gatau gimana pastiya obat.

Tabel 5. Matriks Pernyataan informan tentang struktur hubungan Tim
Pengadaan (ULP & PPK di Biro Rektor) dan Tim Perencana Obat
Informan 3 Untuk hubungan biro rektor dan tim perencana rumah

sakit di uraian tugas Tim Perbekalan (tim perencana)
ada membantu proses pengadaan sediaan farmasi dan
BMHP berkoordinasi dengan Unit Layanan Pengadaan
(ULP)
Informan 4 Kalo struktur organisasinya gak ada yang ada adalah
direktur utama itu, biro rektor itu kan (misal rektor kan
atasan ppk) tidak ada sistem jajaran langsung tapi dari
direktur utama. Kita menyurati mereka kan direktur
utama, jadi tim ULP dan tim perencana nya itu hanya
berkoordinasi untuk kerjanya kalo secara struktur ga
ada sih. Nah kalo kita itu ngasihnya (dokumen
perencanaan obat) ke PPK, ppk ini yang diberi kuasa
pejabat pengadaan komitmen. KPA itu adalah Kuasa
Pengguna anggaran , KPA kita disini rektor.
Pemerintah itu memberikan biaya kepada KPA. Lalu
KPA itu menunjuk pejabat pembuat komitmen satu
atau lebuh dari satu orang, PPK ini dari uang yang ada,
dialah yang buat komitmen2 kepada distributor missal
ke PT ke vendor yang unutk mengadakan barang dan
jasa supaya diadakan sesuai perpres 70 tahun 2012 itu.
Nah termasuk obat. Dan kita (USU) ini namanya PT
BHMN yaitu Perguruan tinggi berbadan hukum, badan
hukum milik negara nah karena begitu status nya jadi
tunduknya ke biro rektor sama seperti fakultas.
Fakultas kalau mau minta apa aja kesana, bukan kita
sendiri yang mengadakan. Nah PPK hubungannya
dengan ULP . PPK itu akan bekerja sama dengan ULP.
Jadi nanti yang memilih adalah biasanya ULP, ULP ini
mencari-cari harga misalnya harga fotokopian dia akan
nyari dari bbrp tempat. Jadi alur pengadaan nya kan
begitu, dia harus tau dasar harga misalnya harga
penetapan setiap barang. Jadi dia punya dasar karena
sebelumnya dia sudah survey dulu. Jadi mereka lah
yang tau bagaimana menentukan harga, ULP dan PPk
inilah karena mereka sudah bersertifikat yang
diresmikan dari pusat. Jadi kalau orang mau jadi ULP
dan PPK dia harus disertifikat dia harus pandai
pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan
pemerintah.

Tabel 6. Matriks Pernyataan informan tentang Metode perencanaan obat
Informan 2 Metode yang digunakan dalam perencanaan obat

yaitu berdasarkan kebutuhan obat yang tahun lalu,
dengan melihat pengembangan yang ada di rumah
sakit, dengan perhitungan metode konsumsi, tapi ada
juga pake epidemiologi yaa, dilihat dari sepuluh
penyakit terbesar.
Informan 4 Konsumsi dengan melihat pola penyakit dan pola
pemakaian obat tahun lalu ditambah 20% untuk
buffer stock dilihat juga jenis 10 penyakit terbesar
dan pengembangan
Tabel 7. Matriks Pernyataan informan tentang Data perencanaan obat
Informan 2 Datanya dilihat dari formularium nasional,

formularium rumah sakit, dan data pemakaian obat,
data stok, pengeluaran dan pemasukan obat yang
terdapat di sistem
Informan 4 Datanya dilihat dari data sisa stok, formularium
nasional, formularium rumah sakit, dan data
pemakaian obat, pengeluaran dan pemasukan obat
yang bisa dilihat di sistem komputer. Saya
pemakaian dalam 1 obat saya lihat pola-pola perhari,
kemudian saya liat pola perbulan tapi pola tiap
perbulan itu kan berbeda , saya lihat signifikan apa
tidak. ( berbeda karena pasien nya itu berubah-ubah)
Tabel 8. Matriks Pernyataan informan tentang resep Obat yang ditulis di

luar Formularium Nasional atau Rumah Sakit
Informan 2 Ya formularium RS sudah ada. Untuk resep obat diluar

formulariun ada peraturannya di rumah sakit ini harus
mengisi form permohonan untuk diperlukannya obat
tersebut
Informan 3 Kalo misal di luar formularium sistemnya buka keran
lalu mengikuti mekanisme yaitu mengisi formulir lalu
di tanda tangan ke departemen lalu ditunjukkan kepada
direktur (disposisi) lalu turun ke farmasi selanjutnya
orang farmasi membeli obat tersebut untuk yang BPJS
dan dibeli oleh pasien atau keluarga untuk pasien yang
umum
Informan 4 Untuk formularium rumah sakit kita sudah ada.
beberapa yah sesekali lah tapi karena pasien umum,
peresepan obat di luar formularium nasional di rumah
sakit ini diperbolehkan dengan syarat harus mengikuti

mekanisme yang sudah di tentukan oleh rumah sakit.
Informan 5 Yah disini ada dua formularium yaitu formularium
rumah sakit dan nasional, ya masih ada juga dokter
yang meresep diluar formularium itu ataupun bahkan
ada beberapa dokter yang tidak tahu kalau
formularium itu ada
Tabel 9. Matriks Pernyataan informan tentang Standar Terapi rumah sakit

Informan 4 Standar Terapi rumah sakit ya pasti ada dek, kita juga
merencanakan obat mengacu dari itu. Misalnya kita
mengenal 5 obat 5 penyakit yang termasuk dalam
standar terapi jadi yang diutamakan misal kayak
DBD,TIFUS itu mereka punya standar terapi nya
ketika dia masuk dia dapat obat apa itu obatnya itu
yang kita anggap memang itulah masuk dalam
perencanaan. Di dalam standar terapi itulah, distulah
kumpulan antara dokter farmasi, jadi dokter bilang
dengan keadaaan misalnya eee demam sekian maka
beri paracetamol itu sekian nah seperti itu. Jadi kita
ngikutin standar terapi disini. Kalo memang standar
terapi yang penyakitnya ga dianggap disini kenapa
harus kita bikin untuk obat yang belum pernah ada.
Tabel 10. Matriks Pernyataan informan tentang Pemilihan Jenis Obat

Informan 2 Pemilihan jenis obatnya berdasarkan yah kita usahakan
harus sesuai dulu sama e-katalogue. Diutamakan obat-
obat yang ada di e-katalogue itulah, generik ya dengan
melihat juga formularium rumah sakit dan nasional,
lalu melihat data pemakaian obat sebelumnya
Informan 3 Menurut saya, kita pilih dulu obat yang paling sering
digunakan. Kalau untuk pemilihan jenis dari e-
katalogue dari data obat menurut pola
pemamakaiannya
Informan 4 Ya pemilihan jenis obat nya berdasarkan e-katalogue,
formularium nasional dan rekapitulasi pemakaian obat
perbulannya
Tabel 11. Matriks Pernyataan informan tentang Perhitungan Obat

Informan 3 Menghitung Pemakaian Nyata Pertahun: Kita
biasanya bikin rencana kebutuhan obat pertahunnya.
Dan orang yang ditunjuk untuk menghitung itu juga
tidak ada
Informan 4 Biasanya saya tidak ada dihitung pemakaian nyata per
tahun, dan orang yang ditunjuk untuk menghitung itu
juga tidak ada saya biasa menghitung rata-rata
perbulan. Karena di rumah sakit ini jika melihat rata-

rata pertahunnya itu tidak sesuai atau tidak punya
pengaruh besar akan kebutuhan selanjutnya jadi saya
lebih melihat ke pola pemakaian obat di bulan
terakhirnya.
Informan 3 Menghitung Pemakaian Rata-rata perbulan: Ya
menghitung rata-rata perbulan sudah pasti dilakukan
dek kadang dilihat juga pemakaian perharinya
Informan 4 Ya pastilah dek, karna saya kan ambil datanya
perbulan, semua itu kan mewakili data ril pertahun
yang dibutuhkan dengan melihat sisa stok ada
walaupun ada imbasnya ada yang gabisa diberikan
menghitung Kekurangan Obat: Untuk obat yang
hilang/kadaluarsa biasa kita tidak menghitung karena
obat nya biasanya dikembalikan ke distributor
Menghitung Kebutuhan obat Sesungguhnya
pertahun: Ya kita lihat data pemakaian tahun lalu,
untuk acuan perencanaan obat tahun berikutnya tapi itu
biasanya tidak berpengaruh kita lebih melihat data
bulan terakhirnya kareana mengingat rumah sakit ini
masih berkembang
Menghitung Kebutuhan Obat Tahun yang Akan
Datang: Itu tadi yang saya bilang biasanya kita
melihat patokannya berdasarkan pada pengeluaran kita
setiap bulannya terutama yang dilihat pada bulan yg
terakhir yang diolah menjadi data tahunan dek, maka
dari situ kita evaluasi untuk perencanaan obat untuk
tahun berikutnya.
Menghitung Menghitung Leadtime (Waktu
tunggu): Iya, leadtime adalah waktu kita pesan barang
hingga sampai ke kita, untuk kita menghitung leadtime
banyak faktor lagi yang mempengaruhi. Misal di awal
tahun e-katalogue tidak bisa karena pergantian SK,
padahal e-katalogue harus login melalui birokrasi
(ppk) maka manual jadi leadtimenya berbeda. Karena
kita harus menunggu harga diskon dari distributor agar
harganya sama seperti yang di e-katalogue. Jadi gak
kita pakai data ini dek karena ribet menghitungnya dan
tidak terlalu penting.
Menghitung Buffer stok (stok pengaman): Ya
biasanya ikut diperhitungkan juga yaitu 20%, tapi
biasanya kami bikin stok pengaman bisa sampai 40%
untuk obat yang fast moving untuk jaga-jaga di awal
tahun selanjutnya. Penentuan buffer stock itu melalui
rapat tim farmasi dan pelayanan mengenai
pertambahan kunjungan pasien, setelah itu lalu
ditetapkan oleh kepala instalasi mengenai buffer stock

obatnya
Menghitung Kebutuhan Obat yang akan
diprogramkan Untuk Tahun yang Akan Datang:
Ya pasti dek, itu yang dinamakan RKO (rencana
kebutuhan obat) nanti kita buat dengan acuan data obat
pemakaian tahun yang lalu dengan penambahan yang
ada dari tiap departemen jika ada penambahan untuk
obat yang penyakit nya baru
Menghitung Jumlah Obat yang akan dianggarkan:
Ya nanti itu akan diberikan ke direktur melalui
pemaparan untuk obat yang mau dipesan terkait
jumlah dan jenis obatnya, lalu nanti ditawarkan ke
distributor
Tabel 12. Matriks Pernyataan informan tentang Evaluasi Penggunaan Obat

Sebelumnya di Instalasi Farmasi
Informan 2 Ya pastilah dilakukan evaluasi biasanya pada akhir
tahun untuk acuan juga perencanaan berikutnya kira
obat apa yang perlu di tambah, misalnya dengan
adanya pola penyakit baru ataupun untuk rencana
pegembangan
Informan 3 Evaluasi dilakukan biasanya di akhir tahun kepala
instala bersama staf farmasi lainnya
Informan 4 Kita melakukan evaluasi ketika kita mau buat
perencanaan obat tahun berikutnya, dengan melihat
pola obat perbulannya dan penggunaan obat paling
banyak. Supaya kita tahu berapa sisa stok obat yang
ada dan untuk menyesuaikan masuk dan keluarnya
obat
Informan 7 Kalau untuk evaluasi stock opname dilakukan 1 bulan
sekali dek tapi kadang saya mengecek juga untuk
perharinya
Tabel 13. Matriks Pernyataan informan tentang Kendala

Informan 1 Ya kendalanya jika obat nya tidak tersedia pada saat
dibutuhkan dengan kata lain obat nya kosong
Informan 2 Kalau kendalanya jika obat yang dibutuhkan tidak
tersedia atau kosong pada saat dibutuhkan
Informan 3 Kendalanya karena sistem e-katalogue ini sih dek jadi
obat nya itu kadang kosong dari distributornya ataupun
lama di waktu tunggunya karena kita tidak tahu pasti
kapan obat itu bisa ada dan pada awal tahun susah
login, kalo e-katalogue itu loginnya itu punyanya 2,
yang punya itu ULP sama PPK, nah kalo misal di awal
tahun itu masalahnya itu satu indonesia ini kana da SK
pejabat setiap unit itu mungkin saja sama atau tidak

tapi SK itu berlaku di awal tahun, jadi di awal tahun
itu ada ,adalah SK belum keluar atau kalo udah keluar
itu akan dapat login baru itu kan koneknya ke pusat
kan, ke lkpp pusat sana. Nah kalau di awal tahun pasti
masalahnya login karena misalnya dia belum dapat
password sama username (login) nya dari lkpp nya
sana pasti selalu baru yaudah kalo yang itu masalahnya
kita ga bisa online ga bisa apa. Mau kita perencanaan
gimana pun disini kalaupun molor kekmana sementara
kita udah kasih lapor misalnya sampai januari atau
februari kalau banyak buffer kan perencanaan nya juga
bertanya kan misalnya, masa iya rumah sakit begini
menghabiskan dana misalnya 12 bulan menjadi kita
ambil 14 bulan karena untuk buffer kan gitu. Kalo 14
bulan karena kita mau buffer januari sampai februari
bisa saja dengan keadaan loginnya susah gitu kan
tapikan kalo lebih dari itu gabisa kenyataannya kita
kasih pun waktu januari sampe februari ada hal-hal
disini secara teknisnya yang belum selesai sehingga
loginnya belum ada belum apa, makanya lama. Kalau
di awal tahun itu pasti kelabakan lah. Yaudah
sementara perencanaan nya dia akhir tahun sudah
gilak2an kalo dibilang 20% lagi udah gamasuk akal
lagi karena kita menghandle di januari itu sampai
dengan akhir januari itu gak ada apa-apa karena orang
masih menentukan siapa yang akan jadi ppk siapa yg
akan jadi blabla. Nah itu yang masalah login itu.
Informan 4 Yah kendalanya kekosongan obat stoknya lagi habis
dan kadang mereka tidak langsung mengirim dengan
alasan barangnya kosong dan terkait jobdesc karena
pokja perencanaan dan di gudang digabung sehingga
kurangnya sumber daya untuk itu.
Informan 5 Misal dokter kendalanya sebenanarnya gini, kita punya
2 formularium kan yaitu formularium nasional dan
rumah sakit, semua yang ada di formularium nasional
masuk ke form RS tapi tidak semua yang ada di rumah
sakit ada di dalam form nasional, karena rumah sakit
itu ada di tambahkan kebijakan dari KFT nah itu
masalahnya ada kalanya menurut dokter dengan
keilmuannya ada dia obat tertentu yang seharusnya di
sediakan sedangkan itu tidak masuk dalam fornas dan
ini tidak ada hubungannya dengan BPJS dan umum
kalo masalahnya BPJS klo diluar form nasional
otomatis tidak terklaim oleh rumah sakit tapi yang
namanya pasien umum semua peredaran obat yang ada
di satu rumah sakit itu wajib mematuhi formularium

yang ditetapkan di rumah sakit jadi kalaupun
dokternya minta walaupun di formularium RS tidak
masuk dia akan membuat permintaan kepada KFT dia
minta obat ini dan nanti di rapat KFT itu akan
dipertimbangkan apakah perlu disediakan atau gak itu
dia harus ada data klinis jurnal evidence based nanti
dibicarakan oleh KFT nah disitulah yang menjadi
konflik ketika dokter ngotot harus langsung ada karena
pasiennya butuh segera padahal kita gaboleh pesenkan
tanpa dasar. Itu konflik pertama. Yang ke dua kita
punya dokter, kan dokternya sering ganti-ganti jadi
terlalu banyak. Jadi kita kecapekan untuk sosialisasi,
nanti dokter yang A sudah paham dengan formularium
tiba-tiba ganti akhirnya harus ulang lagi sampaikan
lagi dok ini dengan pasien diagnosa ini obat nya ini
atau pasien ini tidak boleh diberikan obat ini atau
boleh di diberikan tapi cuman tiga hari atau dokternya
minta ehh obatnya sih ada kitanya gabisa kasih atau
dia minta ternyata itu gamasuk di dalam formularium
karena banyak juga dokter justru gak tahu ada
formularium. Jadi sebenarnya ada sosialisasi tapi karna
dokternya ganti-ganti mau mending bulanan mau
harian atau mingguan itu susahnnya. Nah itu yang
merusak jadi rumah sakit kita ini sangat sulit untuk
menentukan pola obat. Dokter A pake pola ini doker
yang lain pake pola itu jadi sulit untuk melihat pola
jadi kacau polanya, sedangkan di swasta kan dokternya
tetap otomatis dia bisa bikin pola hari ini pasti obatnya
ini karena pengetahuannya pun beda-beda ada dokter
tua ada dokter muda
Tabel 14. Matriks Pernyataan informan tentang Obat Kadaluarsa

Informan 3 Ya ada yang kadaluarsa. Obat kadaluarsa itu ada yang
karena obat di RS usu ada yang sudah dipesan sejak
banyakan expired obat itu 2 tahun atau dibawahnya
ditambah lagi itu jenis obat slow moving, pola penyakit
berubah jadinya obatnya numpuk, gak dipake. Untuk
itu obat yang kadaluarsa dipisahkan, ada tempat
khususnya. Mulai dari awal kita rumah sakit dibuka,
sampai dengan saat ini, belum ada pemusnahannya.
Seharusnya itu kan sudah bisa dimusnahkan, cuman
kan memusnahkan itu harus dari pemerintah ada
prosesnya lagi. Jadi sampai saat ini obat kadaluarsa
belum ada pemusnahannya.

Informan 6 Ada. Obat yang kadaluarsa biasanya dikembalikan ke
distributor, obat yang kadaluarsa ya bisa karena
expired date nya kurang dari dua tahun, sudah gitu
jenisnya slow moving. Obat kadaluarsa itu kita
pisahkan, untuk laporannya ya itu setiap tahun kita
laporkan catatan untuk obat yang kadaluarsa hilang
tapi kemaren itu ada, sampai saat ini obat kadaluarsa
itu belum dimusnahkan, karna untuk pemusnahan obat
kadaluarsa itu harus ada peraturannya.
Informan 7 Untuk yang kadaluarsa itu di rektur, dikembalikan ke
distributor yang kita beli. Misal kita beli dari insefarm
lalu barang mereka tuh expired lalu dikembalikan ke
mereka tapi ada beberapa barang yang gak bisa di
rektur
Tabel 15. Matriks Pernyataan informan tentang Kekosongan obat di instalasi

farmasi
Informan 2 Ya pernah terjadi
Informan 3 Kekosongan obat di rumah sakit ini sering terjadi,
karena pola penyakit yang datang tidak sesuai prediksi.
Misalnya udah direncanain untuk 3 bulan ternyata di
bulan ke 2 penyakit tersebut banyak terus kita pakai
oabat tersebut lalu tiba-tiba habis ditengah jalan selain
itu karena sekarang sudah sistem e-katalogue jadi obat
yang dipesan itu datangnya lama bisa 5 sampai 6 bulan
lagi. Jadi kendalanya itu pola penggunaannya dari
belum pernah menggunakan itu tiba-tiba (dokter)
minta karena penyakit tersebut belom pernah ada.
Pernah ada obat kosong kurang lebih 6 bulan yaitu
obat antitetanus alasan dari mereka karena kosong
nasional.
Informan 6 Pernah, misal karena pengiriman terlambat, dia gabisa
supplay gada barang, dibilangnya barang masih di
jakarta padahal estimasi kita seharusnya tuh biasanya
barangnya disini jadi lead time yang biasa ga dapat
gitu loh, biasanya gitu kita pesan dateng kurang dari 3
hari pasti udh datang mungkin mereka mensupplay ke
rumah sakit lain juga sehingga barangnya sempat
kosong disini, sehingga distributornya minta ke pusat
lagi kira-kira jadwalnya 2 minggu. Nah kira kalau
kayak gitu kita nyiasatinnya ke distributor yang lain
tapi tetap dalam ketentuan lah.
Informan 7 Ya sering karena pasien tiba-tiba kadang meledak
kadang gak, sekarang makin banyak pasien karena rs
ini sudah bisa pasien BPJS, itu kan anggaran kita
sekian eh tiba-tiba abis obat lalu beli keluarlah, ya itu

udah ada anggara untuk emergency kira-kira perlu
udah ada anggaran
Tabel 16. Matriks Pernyataan informan tentang Kelebihan obat

Informan 6 Misal kelebihan obat, kalo lebih itu memang, misalnya
yah di 2017. Kalo misal nya di 2015 terjadi kelebihan
jelas pasti karena baru buka. Kalo di 2017 terjadi
kelebihan biasanya kita memang sengaja seperti yang
saya bilang tadi menutupi kalo misalnya di januari atau
februari gak ada. Karena masih penyesuaian pejabat
pengadaan di biro rektor, istilah nya begini apa iya
mereka mau mengenal ada tidaknya obat di januari
2018 kan tidak . kalo ada kebihan di 2015 karena
diawal kita buka munhgkin saja terjadi karena kan pola
belum betul gituloh tapi kalau di 2017 atau 2018 itu
kalau ada kelebihan itu mungkin, kemungkinan sangat
itu kita sengaja. Tapi secara anggaran kita ga lebihin
dari yang 2017 itu ga negelebihin dari itu. Kan
belanjanya di 2017 kita ga ngelebihin. Ikuti anggaran
yang dikasih itu.

LEMBAR OBSERVASI DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA TAHUN 2018
Analisis Perencanaan Obat di Rumah Sakit Univesitas Sumatera Utara
No Variabel Observasi Ya Tidak
1 Surat Keputusan tim perencanaan obat 
2 Struktur organisasi tim perencanan obat 
3 Prosedur tertulis perencanaan obat 
4 Data perencanaan obat
- Alokasi dana 
- Daftar obat-obat yang dibutuhkan 
- Stok Awal 
- Penerimaan 
- Pengeluaran 
- Obat hilang/rusak atau kadaluarsa 
- Kekosongan obat 
- Pemakaian rata-rata tahunan 
- Indeks musiman 
- Waktu tunggu 
- Stok pengaman 
- Perkembangan pola kunjungan 

Lampiran 3. Daftar Obat di Rumah Sakit USU
Tabel 1. Daftar obat yang pernah mengalami kekosongan stok pada tahun
2017
No. Nama Obat

1. Akarboze 100 mg
2. Anti bisa ular
3. Anti rabies
4. Antitetanus
5. Asam folat 1 ml
6. Asam folat 5 ml
7. Aspirin 80 mg
8. Aspirin 100 mg
9. Desoksi Krim
10. Homatro 2%
11. Humalog Mix
12. Hidrocortison Salap Kulit
13. Ibuprofen tab 400 mg
14. Isoniazid 100 mg
16 Isoniazid (INH) 300 mg
17. Mignat Tablet
18. Asetil Salisilat 80 mg
19. Penitoin
21. Penobarbital
22. Pirazinamid
23. Vit C tablet

Tabel 2. Daftar obat yang pernah mengalami kelebihan stok pada tahun 2017
No Nama Obat
1 Allopurinol 100mg
2 Berotec
3 Bisoprol Tab
4 Cotrimoxazol
5 Ethambutol
6 Fasorbid
7 Ketamine
8 Riboflavin
9 Vasopressin
10 Ciprofloxacin tab 500 mg
11 Cendo tropin 1%
12 Cendrid 0,6 ml
13 Ethambutol 500mg
14 Efinefirin inj
15 Fargoxin Inj

Lampiran 4. Dokumentasi

Lampiran 5. Surat permohonan izin penelitian

Lampiran 6. Surat izin penelitian

Lampiran 7. Surat keterangan telah selesai penelitian

Analisa Perencanaan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Analisa Perencanaan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RUMAH SAKIT UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA TAHUN 2018

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Skripsi ini diajukan sebagai

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul “ANALISIS

PERENCANAAN OBAT DI RUMAH SAKIT UNIVERSITAS SUMATERA

klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya saya ini.

Medan, Juli 2018

Kezia Hasian Pakpahan

Manajemen perencanaan obat merupakan tahap awal dan sebagai tahap

Kata kunci: Perencanaan, Kebutuhan obat, Rumah Sakit USU

Key Words: Needs, Medication planning, University of Sumatera Utara

segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi

yang berjudul “ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RUMAH SAKIT

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA TAHUN 2018”. Skripsi ini adalah salah

satu syarat yang ditetapkan untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan

Masyarakat di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.

Selama proses penulisan dan penyelesaian skripsi ini, penulis banyak

dan juga selama menempuh pendidikan di Fakultas Kesehatan Masyarakat

Universitas Sumatera Utara, yaitu kepada :

Universitas Sumatera Utara.

3. Dr. Drs. Zulfendri, M.Kes selaku Ketua Departemen Administrasi dan

Kebijakan Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera

telah memberikan saran dan masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan

skripsi ini dengan baik.

penulis menempuh pendidikan di Fakultas Kesehatan Masyarakat USU.

9. Seluruh dosen dan staf pegawai di Fakultas Kesehatan Masyarakat USU

terutama Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan.

10. Direktur RS USU, Kepala Instalasi Farmasi, Penanggung Jawab Perbekalan

materil, motivasi, arahan, dan ketulusannya mendampingi penulis sehingga

Ledwig Pakpahan, Ribka Octavia Pakpahan, dan Yehezkiel Strugle Pakpahan

penyelesaian skripsi ini.

penulis sebutkan satu per satu.

Medan, Juli 2018

Kezia Hasian Pakpahan

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 8

BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 32

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN........................................................ 37

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................... 84

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 87

Tabel 4.1 Tenaga RS USU Tahun 2016 .......................................................... 40

Tabel 4.2 Gambaran kunjungan pasien tahun 2016-2017 di RS USU ............ 41

Tabel 4.3 Daftar sepuluh penggunaan obat terbanyak .................................... 43

Tabel 4.4 Karakteristik Informan .................................................................... 43

Gambar 2.1 Alur Pikir ................................................................................... 31

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RS USU .......................... 42

Lampiran 2. Tabel matriks hasil wawancara

Lampiran 3. Daftar obat di Rumah Sakit USU

Lampiran 5. Surat permohonan izin penelitian

Lampiran 6. Surat izin penelitian

Lampiran 7. Surat keterangan telah selesai penelitian

Penulis bernama Kezia Hasian Pakpahan, lahir pada tanggal 3 Februari

Ibunda Nurdiana Sinaga.

Jenjang Pendidikan formal penulis dimulai dari Taman Kanak – kanak

pada Tahun 2014, dan pada Tahun 2014 melanjutkan Pendidikan S1 di

Universitas Sumatera Utara Fakultas Kesehatan Masyarakat.

1.1 Latar Belakang

Obat merupakan salah satu komponen yang penting dalam upaya

pelayanan kesehatan, baik di pusat pelayanan kesehatan primer maupun ditingkat