SKRIPSI
Oleh
FILZAH APRILIA
NIM. 141000365
PROGRAMSTUDIS1KESEHATANMASYARAKA
T FAKULTASKESEHATANMASYARAKAT
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2019
PENERAPAN METODE TIME MANAGEMENT
TERHADAP WAKTU TUNGGU PASIEN DI BAGIAN
LOKET PENDAFTARAN PUSKESMAS SEI AGUL
TAHUN 2018
SKRIPSI
Oleh
FILZAH APRILIA
NIM. 141000365
PROGRAMSTUDIS1KESEHATANMASYARAKA
T FAKULTASKESEHATANMASYARAKAT
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2019
Telah diuji dan dipertahankan
ii
Pernyataan Keaslian Skripsi
Bagian Loket Pendaftaran Puskesmas Sei Agul Tahun 2018” beserta seluruh
isinya adalah benar karya saya sendiri dan saya tidak melakukan penjiplakan atau
pengutipan dengan cara-cara yang tidak sesuai dengan etika keilmuan yang
berlaku dalam masyarakat keilmuan kecuali yang secara tertulis diacu dalam
naskah ini dan disebut dalam daftar pustaka. Atas pernyataan ini, saya siap
menanggung risiko atau sanksi yang dijatuhkan kepada saya apabila kemudian
ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan dalam karya saya ini, atau
Filzah Aprilia
iii
Abstrak
iv
Abstract
v
Kata Pengantar
Puskesmas Sei Agul Tahun 2018” yang merupakan salah satu syarat untuk
Dalam penulisan skripsi ini tidak lepas dari hambatan dan kesulitan,
namun berkat bimbingan, bantuan, nasihat, dan saran serta kerjasama dari
berbagai pihak secara moril maupun materil. Oleh karena itu dalam kesempatan
1. Prof. Dr. Runtung Sitepu, S.H., M.Hum., selaku Rektor Universitas Sumatera
Utara.
2. Prof. Dr. Dra. Ida Yustina, M.Si., selaku Dekan Fakultas Kesehatan
Utara.
4. Destanul Aulia, S.K.M, MBA, M.Ec, Ph.D., selaku Dosen Pembimbing yang
vi
6. Puteri Citra Cinta Asyura Nasution, S.K.M, M.P.H., selaku Dosen Penguji II
yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis dalam penulisan
skripsi ini.
Kesehatan dan seluruh staf di FKM USU yang telah memberikan bekal ilmu
9. dr. Nurainun Lubis., selaku Kepala UPT Puskesmas Sei Agul beserta seluruh
penelitian.
10. Orang tua tercinta, Ahmad Thahir dan Ainun Mardiah, yang menjadi
11. Adik kandung tersayang, Farhan Jihad, yang selalu memberikan semangat
12. Seluruh sahabat tersayang dan teman seperjuangan di FKM USU yang telah
penulisan skripsi ini, baik dari segi isi maupun bahasa. Hal ini tidak terlepas dari
vii
keterbatasan, kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman yang dimiliki penulis.
Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari
semua pihak dalam rangka penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, penulis
berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan dan
penelitian selanjutnya.
Filzah Aprilia
viii
Daftar Isi
Halaman
Halaman Persetujuan i
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 5
Tujuan Penelitian 6
Manfaat Penelitian 6
Tinjauan Pustaka 8
ix
Metode Penelitian 23
Jenis Penelitian 23
Lokasi dan Waktu Penelitian 23
Lokasi penelitian 23
Waktu penelitian 23
Subjek Penelitian 23
Metode Pengumpulan Data 24
Sumber Data 25
Definisi Operasional 26
Metode Analisis Data 26
Hasil Penelitian dan Pembahasan 28
Kesimpulan 52
Saran 53
Daftar Pustaka 54
Lampiran 57
x
Daftar Tabel
No Judul Halaman
1 Definisi Operasional 26
4 Karakteristik Informan 33
xi
Daftar Gambar
No Judul Halaman
1 Kerangka berpikir 22
xii
Daftar Lampiran
Lampiran Judul Halaman
1 Pedoman Wawancara 57
2 Lembar Observasi 61
5 Dokumentasi Penelitian 64
xiii
Daftar Istilah
xiv
Riwayat Hidup
pada tanggal 22 April 1996. Penulis beragama Islam, anak pertama dari dua
bersaudara dari pasangan Bapak Ahmad Thahir dan Ibu Ainun Mardiah.
Filzah Aprilia
xv
Pendahuluan
Latar Belakang
penting dan menjadi elemen kunci dan ujung tombak pelayanan di puskesmas.
kepada pasien terhadap mutu atau kualitas pelayanan secara umum. Dimensi
pelayanan sesuai dengan ketetapan waktu yang telah ditentukan seperti waktu
yang dihabiskan untuk melayani seorang pasien pada tahap pendaftaran, tahap
mendaftar di loket pendaftaran sampai selesai dilayani dari ruang farmasi atau
apotek, serta kesesuaian antara keinginan pasien dan waktu aktual yang diterima
oleh pasien.
pendaftaran yang relatif lebih singkat. Waktu tunggu pasien di loket pendaftaran
merupakan hal yang penting karena akan menentukan citra awal pelayanan
komponen pelayanan yang disesuaikan dengan situasi dan harapan pasien. Dalam
1
2
tunggu pasien terhadap pelayanan mulai dari pasien mendaftar sampai petugas
menyediakan atau menemukan berkas rekam medis pasien (Kemenkes RI, 2008).
menunggu waktu panggilan untuk diperiksa dan merasa kurang puas dan tidak
nyaman terhadap pelayanan petugas loket. Kerugian yang didapatkan pasien jika
ia menghabiskan waktu yang cukup lama untuk mengantri atau menunggu adalah
seperti kehilangan waktu bekerja dan waktu istirahat. Selain itu, waktu yang
rasa jengkel bagi pasien, bahkan bukan tidak mungkin pasien akhirnya memilih
karena akan menimbulkan persepsi negatif pasien terhadap mutu atau kualitas
pelayanan.
waktu tunggu pasien karena menurut Rai Technology University (2015), dengan
secara sadar atas jumlah waktu yang dihabiskan untuk kegiatan tertentu, terutama
Naveen (2009), ada dua teknik mengontrol waktu tunggu, yaitu pengelolaan
pelayanan pendaftaran dari Senin hingga Sabtu dan memiliki 2 loket pendaftaran
yang terbagi atas loket 1 untuk pasien yang berumur 0-59 tahun dan loket 2 untuk
pasien yang berusia 60 tahun keatas, ibu hamil, dan disabilitas. Jumlah petugas
loket pendaftaran adalah 3 orang yang terbagi atas 1 orang melayani pasien di
loket 1, 1 orang melayani pasien di loket 2, dan 1 orang lagi mencari rekam medis
(family folder) pasien. Alur pendaftaran pasien di puskesmas ini dimulai dari
petugas memberikan nomor antrian kepada pasien. pada tahapan ini pasien akan
ditanya mengenai umur, jika pasien berumur 0-59 tahun akan diberikan kartu
antrian berwarna hijau yang ditujukan ke loket 1 sedangkan jika pasien berumur
60 tahun keatas atau ibu hamil atau disabilitas maka akan diberikan kartu antrian
petugas sesuai nomor antrian dan ditanya keluhannnya. Bagi pasien yang pernah
berkunjung sebelumnya, petugas akan meminta kartu berobat dan kartu BPJS,
setelah itu petugas akan mencari family folder dan mencatat identitas pasien
sedangkan bagi pasien yang belum pernah berkunjung sebelumnya, petugas akan
meminta kartu BPJS atau identitas lain, setelah itu petugas akan mencatat identitas
pasien serta membuat nomor kartu berobat. Tahapan selanjutnya adalah petugas
mengembalikan kartu berobat, kartu BPJS atau identitas lain dan mengarahkan
bahwasanya cepat atau lamanya waktu tunggu di loket pendaftaran Puskesmas Sei
Berdasarkan hasil pengamatan, pada hari dan jam tertentu jumlah petugas
loket tidak lengkap, terkadang hanya ada 2 orang petugas, berakibat kepada waktu
paling besar lamanya waktu tunggu pasien di loket adalah waktu pencarian rekam
medis pasien yang lama dikarenakan family folder pasien sulit ditemukan atau
antrian lalu petugas 2 mencari family folder pasien, lalu petugas 2 memberikan
memanggil nomor antrian selanjutnya baru petugas 2 mencari rekam medis pasien
identitas pasien, seharusnya waktu tersebut dapat diisi dengan petugas 2 langsung
memanggil nomor antrian selanjutnya saja dan mencari rekam medisnya untuk
mencapai lebih dari 100 pasien per harinya. Selain itu, berdasarkan informasi
yang peneliti dapatkan dari Kepala Puskesmas dan Kepala Koordinator Loket
yaitu adanya perubahan waktu tunggu pasien di loket pendaftaran menjadi lebih
singkat dengan penerapan time management, yaitu dari yang sebelumnya rata-rata
pasien harus menunggu kurang lebih selama 30 menit menjadi 15 menit. Tindakan
Waktu Tunggu Pasien di Bagian Loket Pendaftaran di Puskesmas Sei Agul Tahun
2018”.
Perumusan Masalah
terhadap kualitas pelayanan dan citra awal pelayanan puskesmas. Puskesmas yang
Salah satu komponen pelayanan adalah waktu tunggu pasien. Semakin rendahnya
waktu tunggu yang dipersepsikan pasien maka semakin tinggi juga kepuasan
Puskesmas Sei Agul ditemukan adanya beberapa keluhan pasien akibat lamanya
Tujuan Penelitian
Manfaat Penelitian
1. Bagi Puskesmas
2. Bagi Pembaca
3. Bagi peneliti
akan dituju sesuai dengan keluhan penyakit pasien, serta mendapatkan informasi
Petugas di TPPRJ harus mengetahui prosedur dan tugas pokok serta fungsi
1. Mencatat data diri pasien ke dokumen rekam medis, data dasar pasien, KIB,
4. Menyediakan dokumen rekam medis yang lama kepada pasien lama lewat
filling.
5. Menyimpan KIUP
8
9
Antrian
bekerja pada perusahaan telepon di Kopenhagen pada tahun dan berasal dari
Denmark. Teori antrian (queuing theory) adalah ilmu pengetahuan tentang bentuk
antrian yang merupakan sebuah bagian penting operasi dan juga alat-alat yang
sangat berharga bagi manajer operasi untuk menentukan strategi (Heizer &
Render, 2011). Heizer & Render (2010) menyatakan bahwa antrian (waiting
line/queue) ialah item-item atau orang-orang dalam suatu baris yang menunggu
dilayani.
Waktu Tunggu
pendaftaran, waktu tunggu ialah waktu tunggu pasien terhadap pelayanan sejak
a. Waktu menunggu yang diisi oleh suatu kegiatan terasa lebih singkat jika
waktu berjalan sangat lambat. Tantangan untuk fasilitas pelayanan ialah saat
dialihkan perhatiannya. Oleh sebab itu, sekarang ini banyak bahan bacaan atau
10
perhatian pasien akan waktu tunggu. Bahkan seperti di praktik dokter ada mainan
b. Menunggu saat sedang dalam proses dilayani (In-Process) terasa lebih cepat
Process).
ruang periksa yang pertama digunakan untuk memeriksa pasien maka pasien
selanjutnya diminta masuk ke ruang periksa yang satu lagi. Hal ini bertujuan
sudah di dalam ruang periksa, pasien merasa dirinya akan segera dilayani dan
(Uncertain Waits).
seseorang tahu bahwa waktu tunggunya adalah selama 10 menit, maka secara
dikarenakan rekam medisnya sulit ditemukan, dan tidak ada kepastian berapa
lama ia harus menunggu sampai rekam medisnya dapat ditemukan. Hal ini
11
lama.
Jika seseorang berada dalam lift yang tiba-tiba macet tanpa ada yang
kemungkinan penyebab kejadian dan cemas akan berapa lama waktu yang
harus dihabiskan terperangkap dalam lift bersama orang-orang asing yang tak
dikenal.
penonton yang merasa cemas karena takut kehabisan tiket akan merasa waktu
f. Menunggu yang tidak adil (Unfair Waits) terasa lebih lama dibandingkan
Umumnya orang bakal kesal bila ada yang mengantri di belakangnya namun
g. Semakin bernilai sebuah jasa, semakin lama orang akan bersedia menunggu.
kelompok.
menunggu.
tunggu menurut Whiting dan Naveen (2009), yang pertama yaitu pengelolaan
secara operasional dengan cara pembenahan strategi antrian atau dari segi tenaga
pelanggan akan waktu menunggu namun waktu tunggu sebenarnya atau waktu
tunggu aktual tidak dikurangi. Dikarenakan waktu tunggu aktual tidak selalu
dapat dikendalikan sehingga usaha untuk mengurangi persepsi akan lama waktu
menunggu menjadi sangat penting juga dikarenakan persepsi yang dibangun akan
pasien tentang lamanya waktu menunggu disebut sebagai waktu tunggu yang
pasien untuk menunggu lah yang disebut sebagai waktu tunggu aktual atau waktu
Control” atau pengontrolan atas waktu itu sendiri. Manajemen waktu adalah
tindakan atau proses perencanaan dan melakukan kontrol secara sadar atas jumlah
bukan hanya cara penggunaan waktu, tetapi juga masalah dalam menggunakan
berguna untuk mencapai suatu hasil sebab dengan melakukan manajemen waktu
lagi dalam melakukan kegiatan pelayanan kesehatan, sehingga hal tersebut dapat
manajemen waktu dibagi menjadi tiga yang dikenal dengan metode ABC:
ditunda.
14
setiap orang. Prioritas juga berubah seiring berjalannya waktu. Kriteria dalam
training.
(2014) penelitian ialah suatu kegiatan mengamati hal atau fenomena penting yang
menarik perhatian peneliti dan untuk pengumpulan data serta informasi yang
suatu tujuan. Kurt Lewin ialah ahli yang awalnya menemukan model penelitian
suatu masalah melalui tindakan nyata yang mana orang-orang bersangkutan saling
proses dan situasi yang terjadi harus dianalisis terus menerus dan dikaitkan
dengan teori yang mendukung. Oleh karena itu, penelitian tindakan ini
2014). Tindakannya ialah bentuk kegiatan terpilih atas dasar peninjauan penuh
berikut:
menyelesaikannya.
memecahkan masalah.
data seperti wawancara, observasi, kuesioner, tes, dan lainnya agar prinsip
e. Cyclic (siklis), yaitu terdiri atas rangkaian kegiatan atau siklus yaitu
memberikan obat baru kepada seorang pasien namun jadwal tidur pasien
4. Metode penelitian dinyatakan secara jelas dan detail dan setiap tahapan
memahami penelitiannya.
5. Berkesinambungan (on-going).
dasar penelitian tindakan yang dikembangkan oleh Kurt Lewin ialah terdiri atas
empat unsur pokok berupa tahapan atau langkah. Keempat langkah tersebut
adalah satu putaran atau siklus, artinya jika langkah keempat telah selesai namun
masih ditemukan adanya kekurangan maka kembali lagi ke langkah pertama dan
Walaupun sifatnya berbeda, jika pelaksana dan pengamat bukan orang yang
berbeda maka tahap kedua dan ketiga dapat dilaksanakan bersama pada waktu
yang sama. Namun jika pengamat bertindak sebagai pelaksana juga maka
mengingat kembali kondisi dan situasi yang ada selama proses pelaksanaan
1. Perencanaan (planning)
Tahap ini adalah penyusunan rencana kegiatan dan penjelasan mengenai apa
yang akan dilakukan, alasan dilakukan, waktu dan tempat kegiatan akan
Tahap ini ialah intervensi dari rencana yang telah disusun. Pelaksana harus
3. Pengamatan (observing)
4. Refleksi (reflecting)
Pada tahap akhir ini yang dilakukan adalah menyampaikan kembali kondisi
dan situasi yang telah terjadi. Refleksi ini dimaksudkan untuk merancang
(Arifah, 2017).
Persepsi
diawali dengan proses melalui panca indera (Walgito, 2010). Perilaku seseorang
memberikan respon dalam berbagai macam bentuk perilaku yang disebabkan oleh
tidaklah sama sehingga respon setiap individu juga berbeda. Penilaian setiap
orang akan hal yang sama cenderung akan berbeda dikarenakan beberapa faktor
persepsi individu:
hal-hal baru dan familiar, latar belakang keluarga, dan informasi yang
diperoleh.
memaknai suatu objek, meskipun objek tersebut tidak ada yang berbeda.
a. Stimulus/Rangsangan
b. Registrasi
c. Interpretasi
Proses akhir ini ialah tahap membentuk respon terhadap stimulus atau
individu.
penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Octaviani (2016) tentang “Metode Time
perubahan waktu tunggu pasien di loket pendaftaran menjadi lebih singkat dengan
penerapan time management yaitu dari yang sebelumnya rata-rata pasien harus
Landasan Teori
Tahun 2008, disebutkan bahwa dalam pelayanan pendaftaran, waktu tunggu ialah
waktu tunggu pasien terhadap pelayanan sejak pasien mendaftar sampai petugas
menyediakan atau menemukan berkas rekam medis pasien (Kemenkes RI, 2008).
Menurut Whiting (2009), evaluasi mutu pelayanan akan semakin rendah jika
(2015) adalah tindakan atau proses perencanaan dan melakukan kontrol secara
sadar atas jumlah waktu yang dihabiskan untuk kegiatan tertentu, terutama untuk
waktu tunggu menurut Whiting dan Naveen (2009), yang pertama yaitu
pengelolaan secara operasional dengan cara pembenahan strategi antrian atau dari
segi tenaga yang bekerja dan pengelolaan persepsi dengan cara mengubah
anggapan pelanggan akan waktu menunggu namun waktu tunggu sebenarnya atau
2016”, yaitu adanya perubahan waktu tunggu pasien di loket pendaftaran menjadi
prosedur pelayanan atau mekanisme kerja petugas pendaftaran yaitu dari yang
menjadi 15 menit.
22
kegiatan terpilih atas dasar peninjauan penuh dan kemudian prosesnya akan
diamati dengan cermat dan sistematis. Model penelitian tindakan merujuk kepada
dan refleksi yang mana merupakan evaluasi tindakan yang telah dijalankan
(Arikunto, 2014).
Kerangka Berpikir
penelitian tindakan menurut Kurt Lewin, maka kerangka berpikir penelitian ini
Jenis Penelitian
tindakan (action research) dapat dipandang sebagai tindak lanjut dari penelitian
Subjek Penelitian
sebagai informan didasarkan atas adanya tujuan tertentu, serta sesuai dengan
23
24
(Sugiyono, 2013).
kepala puskesmas, petugas loket pendaftaran, dan pasien sebanyak 20 orang untuk
mendapatkan data dalam penelitian. Dalam penelitian ini, metode yang digunakan
a. Wawancara mendalam
yaitu kepala puskesmas, petugas loket pendaftaran, dan pasien. Alat bantu
b. Observasi
observasi waktu tunggu diperoleh melalui dua periode waktu yaitu satu
Sumber Data
bertanya. Pada penelitian kualitatif, kegiatan ini dilakukan secara sadar, terarah,
a. Data primer
loket pendaftaran dan pasien Puskesmas Sei Agul serta juga diperoleh
b. Data sekunder
Data sekunder dalam penelitian ini diperoleh dari puskesmas dalam bentuk
Definisi Operasional
Agar penelitian menjadi jelas dan terarah maka peneliti membuat definisi
Tabel 1
Definisi Operasional
menuliskan hasil penelitian dalam bentuk tabel hasil observasi dan wawancara
bahasa baku jawaban informan. Ringkasan ini kemudian diuraikan kembali dalam
bentuk narasi dan melakukan penyimpulan terhadap analisa yang telah didapat
secara menyeluruh (Hamidi, 2010). Analisisnya hanya bersifat kualitatif, jika ada
lebih mendasarkan diri pada nilai rata-rata dan simpangan baku amatan atau
Agustus 1972 oleh Gubernur KDH Propinsi Sumatera Utara, Marah Halim,
Medan. Puskesmas Sei Agul merupakan puskesmas non perawatan yang hanya
melayani pasien berobat jalan dan rujukan karena Puskesmas Sei Agul tidak
memiliki fasilitas rawat inap. Pasien yang memerlukan perawatan lebih lanjut dan
memerlukan rawat inap akan dirujuk ke rumah sakit terdekat. Puskesmas ini
Agul seluas 98 Ha, dengan jumlah lingkungan sebanyak 35. Adapun batas
a. Sebelah utara dengan Pulo Brayan dan Helvetia (Kabupaten Deli Serdang)
Jumlah penduduk Puskesmas Sei Agul seluruhnya adalah 40.783 jiwa dengan
jumlah kepala keluarga sebanyak 9.452 (Profil Puskesmas Sei Agul Tahun 2017).
Berdasarkan Profil Puskesmas Sei Agul Tahun 2017, Pada saat ini, Puskesmas Sei
28
29
2 2
1972 di areal tanah seluas 397.75 m (18,5 x 21,5 m ) dengan luas
2
bangunan 16 x 14,5 m . Pada tahun 2018 Puskesmas Sei Agul melakukan
perbaikan dan sampai sekarang kondisinya dalam keadaan baik. Adapun sarana
kesehatan yang dimiliki oleh Puskesmas Sei Agul meliputi fasilitas puskesmas
Tabel 2
Fasilitas Jumlah
Ruang kepala puskesmas 1
Ruang tata usaha 1
Loket/Ruang kartu 2
Ruang dokter 1
Ruang obat 1
Ruang suntik/tindakan 1
Ruang KIB/KIA 1
Ruang klinik gigi 1
Ruang tunggu pasien 1
Laboratorium sederhana 1
Kamar mandi/WC 2
Ruang rapat 1
Sumber : Profil Puskesmas Sei Agul Tahun 2017
Berdasarkan tabel di atas, dapat diketahui bahwa untuk mendukung
kartu yang terbagi atas loket untuk pasien yang berusia 0-59 tahun dan loket untuk
pasien yang berusia 60 tahun ke atas, ibu hamil, dan disabilitas. Kemudian, dalam
pelaporan data, Puskesmas Sei Agul didukung oleh fasilitas administrasi yang
terdiri dari :
1. Meja
30
2. Kursi
3. Lemari arsip
6. Buku catatan
7. Komputer
8. Laptop
Puskesmas Sei Agul adalah sebayak 29 orang yang dapat dilihat lebih rinci pada
tabel berikut:
Tabel 3
Berdasarkan tabel tersebut dapat diketahui bahwa hanya 1 orang tenaga kesehatan
Loket Pendaftaran
loket pendaftaran di Puskesmas Sei Agul. Loket 1 untuk pasien yang berusia 0-59
tahun dan loket 2 untuk pasien yang berusia 60 tahun ke atas, ibu hamil, dan
disabilitas. Loket pendaftaran ini beroperasi mulai jam 08.00 WIB setiap hari
Senin-Sabtu.
Sei Agul adalah First Come First Served (FCFS) atau First In First Out (FIFO),
yakni pasien yang terlebih dahulu datang dan telah mengambil nomor antrian
akan dilayani terlebih dahulu di loket oleh petugas. Hal ini sesuai dengan teori
disiplin antrian oleh Kakiay (2004) yang menyatakan bahwa disiplin FCFS atau
FIFO adalah dimana pelanggan yang terlebih dahulu datang yang akan dilayani
terlebih dahulu.
dimulai dari petugas memberikan nomor antrian kepada pasien. pada tahapan ini
pasien akan ditanya mengenai umur, jika pasien berumur 0-59 tahun akan
diberikan kartu antrian berwarna hijau yang ditujukan ke loket 1 sedangkan jika
pasien berumur 60 tahun ke atas atau ibu hamil atau disabilitas maka akan
petugas akan memanggil pasien sesuai nomor antrian dan menanyakan keluhan
pasien. Bagi pasien yang sudah pernah berkunjung sebelumnya, petugas akan
meminta kartu berobat dan kartu BPJS, setelah itu petugas akan mencari family
folder dan mencatat identitas pasien sedangkan bagi pasien yang belum pernah
32
berkunjung sebelumnya, petugas akan meminta kartu BPJS atau identitas lain,
setelah itu petugas akan mencatat identitas pasien serta membuat nomor kartu
BPJS atau identitas lain dan mengarahkan pasien ke poliklinik tujuan. Untuk lebih
PASIEN
Berobat: TB
- Umum
- KI/KB Ruangan pelayanan TB
- Lansia
YA TIDAK
Petugas meminta kartu berobat dan BPJS Petugas meminta kartu BPJS dan
identitas lain
Petugas mencari family folder
Mencatat identitas pasien
Mencatat identitas pasien
Petugas membuat nomor kartu berobat
PASIEN MENUNGGU
Karakteristik Informan
diajukan oleh peneliti. 24 informan tersebut terdiri atas Kepala Puskesmas Sei
Agul, 3 orang petugas loket pendaftaran Puskesmas Sei Agul, dan 20 orang
pasien.
Tabel 4
Karakteristik Informan
pendaftaran.
pendaftaran.
pendaftaran.
loket pendaftaran.
orang pasien di Puskesmas Sei Agul, diperoleh rata-rata waktu tunggu di loket
Tabel 5
tungu di loket pendaftaran rata-rata selama 8 menit. Waktu tunggu paling lama
terjadi pada hari Senin dikarenakan banyaknya jumlah pasien yang datang dan
waktu tunggu paling singkat pada hari Jumat dikarenakan tingkat kedatangan
pasien lebih sedikit. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada lampiran 6.
kerja petugas di loket yang mana dimulai dengan petugas memanggil nomor
antrian lalu petugas meminta kartu berobat dan BPJS pasien lalu petugas yang
lain mencari rekam medis dan setelah rekam medis ditemukan, petugas mencatat
identitas pasien dan mengirim rekam medis ke poliklinik tujuan kemudian petugas
Mekanisme kerja petugas loket dimulai dari petugas memanggil nomor antrian
pasien dan diakhiri dengan mengirim rekam medis ke poliklinik tujuan. Untuk
1. Petugas 3.Petugas
memanggil 2.Petugas
nomor antrian meminta kartu mencari rekam
pasien sesuai berobat dan medis pasien
urutan BPJS pasien
tersebut adalah petugas menunggu satu pasien dahulu selesai dilayani (sudah
ditemukan rekam medis dan dicatat data dirinya) lalu baru akan memanggil
nomor antrian pasien selanjutnya dan mencari rekam medisnya. Padahal ketika
salah seorang petugas sedang mencatat data diri pasien, petugas yang lain dapat
tanpa harus menunggu pasien sebelumnya selesai dilayani. Hal ini bertujuan
para pasien. Penyebab waktu tunggu pendaftaran yang lama juga disebabkan
hanya 1 orang yang bertugas untuk memanggil nomor antrian, mencari family
folder (rekam medis) pasien, dan mencatat data diri pasien yang mendaftar
dikarenakan terkadang jumlah petugas yang ada di loket tidak lengkap sehingga
pelayanan yang lebih lama. Selain itu, sistem pelayanan pendaftarannya juga
salah satu faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pasien dan penelitian Grinia
tunggu pendaftaran dan jumlah petugas loket diperoleh informasi sebagai berikut:
37
“Disini sih memang belum ada ketetapan waktu di loket harus berapa
lama. Yang ada itu untuk waktu pelayanan keseluruhan, kalau untuk di
loket saja kita belum kesitu, belum ada. Dan standar waktunya di tiap
puskesmas itu bisa berbeda karena kebijakan dari masing-masing
puskesmasnya itu sendiri. Di loket itu ada 3 orang. Ya pastinya kalau
ditambah orang di loket itu pasti lebih cepat kerjanya. Karena memang
mereka yang di loket itu punya tugas di program lain juga jadi terkadang
emang harus ada yang gantikan di loket kalau mereka pergi”
Agul belum mempunyai atau membuat standar waktu tunggu pasien di loket
pendaftaran dan mengenai standar waktu di loket itu merupakan kebijakan dari
memiliki tanggung jawab di program lain (double job) sehingga terkadang harus
penambahan jumlah petugas di loket tentunya akan membuat kerja petugas loket
dalam melayani pasien menjadi lebih cepat sehingga juga dapat membuat waktu
pasien, petugas loket tidak mempunyai acuan atau standar berapa lama waktu
untuk melayani pasien, jika pasien datang maka langsung dilayani oleh petugas
dan setelah selesai melayani 1 orang pasien maka lanjut ke pasien berikutnya.
38
dikarenakan jumlah pasien yang banyak dan lama penyediaan dokumen rekam
medis oleh petugas. Hal ini juga sejalan dengan pernyataan informan 3 dan 4
sebagai berikut:
“Penyebabnya lama itu ya karena banyak pasien kan yang datang selain
itu juga misalnya semalam dia berobat ke poli gigi terus hari ini dia
datang lagi untuk minta rujukan dengan keluhan yang berbeda mungkin,
nah kan status (rekam medis) nya belum ngumpul ke depan, jadi kita
harus cari ke ruangan yang kemarin dia berobat karena belum tentu
rekam medisnya sudah di ruangan komputer. Memang sering yang buat
lama itu mencari rekam medisnya, karena terkadang kalaupun sudah
diletak kembali rekam medisnya di depan (loket pendaftaran) tapi belum
sempat disusun dan dimasukkan kembali ke raknya. Nah mencari itu jelas
lama. Kalau seharusnya kami yang bertugas di loket itu 3 orang tapi tidak
bisa setiap hari bertiga karena double job kami, paling kalau pun bertiga
itu di bawah jam 10. Misal saya yang ke lapangan otomatis tinggal 2
orang, kalau 2 orang yang ke lapangan kan jadi tinggal 1 orang.Jadi
begitulah kan jadi lama melayani pasiennya. Dari kami bertiga memang
tidak ada yang latar belakang pendidikannya bidang rekam medis atau
administrasi begitu. Yang jelas jumlah orang di loket itu perlu ditambah,
dan harus yang bertanggung jawab disitu dan tidak double job agar fokus
kerjanya. Jangan separuh hati kalau di loket itu, yang di loket itu khusus
lah dia di loket jadi menerima pasien, mencari kartu, dan menyusun kartu
kan tanggung jawab dia. Kami dulu pernah 4 orang di loket itu dan 4
orang itu gak double job” (Informan 3 dan 4)
menurut petugas loket, penyebab waktu tunggu pendaftaran pasien menjadi lama
selain karena banyaknya jumlah pasien yang datang adalah dikarenakan petugas
39
sering kesulitan menemukan family folder (rekam medis) pasien terlebih lagi
dikarenakan semua petugas loket memiliki double job yang menyebabkan jumlah
petugas di loket tidak dapat konsisten setiap harinya dan petugas loket merasakan
melayani per pasien juga lebih lama, yang berakibat kepada waktu tunggu
pendaftaran pasien juga lama. Selain itu, tidak adanya petugas loket yang
medis atau administrasi. Dari data yang peneliti dapatkan melalui Profil
keperawatan dan 1 orang lulusan kebidanan, seperti yang tertera di tabel berikut
ini:
Tabel 6
masih terdapat petugas yang bekerja tidak sesuai dengan tupoksinya seperti
40
perawat dan bidan yang bertugas di loket pendaftaran. Hal tersebut sejalan dengan
penelitian yang dilakukan oleh Bustani (2015) mengenai “Analisis Lama Waktu
Propinsi Sulawesi Utara”, bahwa waktu tunggu di BKMM masih tergolong lama
dan BPJS, gangguan koneksi internet, pendistribusian berkas rekam medis yang
sering terlambat, keterbatasan ruangan yang ada, dan keterbatasan SDM yang
menuturkan bahwa dengan menambah jumlah SDM di loket akan membuat waktu
petugas dalam melayani pendaftaran pasien menjadi lebih cepat agar waktu
bahwa adanya persamaan pendapat antara kepala puskesmas dan petugas loket
75 Tahun 2014, jumlah standar tenaga kesehatan di puskesmas non rawat inap
kawasan perkotaan adalah minimal 3 orang (Kemenkes RI, 2014). Itu artinya
jumlah SDM di loket pendaftaran Puskesmas Sei Agul saat ini telah sesuai,
double job dan tidak dapat bekerja maksimal di loket. Namun, jika jumlah petugas
di loket ditambah maka juga akan menambah biaya untuk puskesmas. Untuk lebih
jelasnya, mengenai jumlah standar ketenagaan puskesmas non rawat inap pada
Tabel 7
Dengan demikian, hal yang sebaiknya dilakukan oleh Puskesmas Sei Agul
medis. Oleh karena itu, perencanaan time management dalam penelitian ini
sebagai berikut:
kerja petugas yang direncanakan dijelaskan yaitu dengan 1 dari 3 orang petugas
loket khusus bertugas memanggil nomor antrian pasien dan mencari rekam
Tabel 8
rekam medis
bertugas di loket 1 dan satunya lagi di loket 2 untuk mencatat data pasien ke
rekam medis dan buku kunjungan. Sedangkan 1 orang lainnya memanggil nomor
antrian pasien dan mencari rekam medisnya, jika sudah selesai mencari rekam
medis pasien yang pertama maka lanjut memanggil nomor antrian berikutnya dan
kembali mencari rekam medis dan begitu seterusnya tanpa perlu menunggu
petugas yang satunya selesai mencatat data pasien ke buku kunjungan dan ke
di dekat petugas yang akan mencatat identitas pasien. Cara seperti ini akan
Agul belum melakukan ini. Untuk lebih jelasnya, disajikan pada gambar 4 di
bawah ini:
43
Petugas
memanggil Petugas Petugas
pasien sesuai berobat pasien mencari rekam
medis pasien
urutan
Petugas
Petugas
Petugas memanggil pasien
menumpukkan
mengirim bersangkutan dan rekam medis
rekam medis melakukan proses yang telah
ke poliklinik pendaftaran ditemukan
tujuan pasien sesuai urutan
nomor antrian
Semarang Tahun 2016”, didapatkan hasil yaitu adanya perubahan waktu tunggu
management, yaitu dari yang sebelumnya rata-rata pasien harus menunggu kurang
lembar observasi waktu tunggu yang dapat dilihat pada lampiran 2 dan stopwatch
untuk menghitung kembali waktu tunggu pasien di loket pendaftaran saat dilakukan
adalah menjelaskan tentang apa, mengapa, kapan, dimana, oleh siapa, dan
peneliti menentukan titik-titik atau fokus peristiwa yang perlu mendapat perhatian
(Arifah, 2017).
Pelaksanaan mekanisme kerja petugas loket yang baru. Pada kelima hari
direncanakan dan disusun pada tahap perencanaan yang dapat dilihat pada tabel 9
berikut:
Tabel 9
rekam medis
Petugas
memanggil Petugas Petugas
nomor antrian meminta kartu mencari rekam
pasien sesuai berobat pasien medis pasien
urutan
Petugas Petugas Petugas
kerja yaitu 2 orang petugas mencatat data pasien ke rekam medis dan buku
kunjungan sedangkan 1 orang petugas lain memanggil nomor antrian pasien dan
meminta nomor antrian serta kartu berobat untuk mencari rekam medisnya. Lalu
lagi saat petugas yang mencatat data pasien menanyakan keluhan. Jika sudah
selesai mencari rekam medis pasien yang pertama, maka petugas yang mencari
rekam medis lanjut memanggil nomor antrian berikutnya dan kembali mencari
rekam medisnya dan begitu seterusnya, tanpa perlu menunggu petugas yang
satunya selesai mencatat data pasien ke buku kunjungan dan ke rekam medis.
nomor antrian di dekat petugas yang akan mencatat identitas pasien. Setelah itu,
petugas yang mencatat data pasien akan mengambil tumpukan mulai dari yang
paling atas hingga bawah, dan akan memanggil kembali satu per satu pasien yang
46
bersangkutan untuk diminta keterangan data diri dan keluhannya. Setelah itu,
dalam mencari rekam medis pasien karena terkadang family folder-nya terselip,
tunggu pendaftaran pasien yang lebih lama. Hasil penelitian Grinia (2012)
yang berpengaruh terhadap waktu tunggu pasien. Menurut Arikunto (2014) tahap
acting merupakan implementasi atau penerapan isi rancangan, hal yang perlu
diingat adalah bahwa dalam tahap ini pelaksana harus ingat dan taat pada apa
yang sudah dirumuskan pada tahap perencanaan namun tentu saja membuat
kekakuan.
saat dilakukan metode time management yaitu pada hari Senin-Jumat. Menurut
sama.
47
waktu tunggu pendaftaran pasien pada tahap pengamatan pada 5 hari tersebut dengan
melakukan mekanisme kerja yang baru dan 3 orang yang bertugas di loket,
Tabel 10
Untuk lebih lengkap dapat dilihat pada lampiran 7. Dari tabel di atas dapat
loket pendaftaran rata-rata selama 4 menit. Hasil ini menunjukkan rata-rata waktu
Tabel 11
tunggu pasien di loket pendaftaran menjadi lebih cepat yaitu rata-rata waktu
tunggu adalah 4 menit, jika dibandingkan dengan kelima hari yang tanpa
menggunakan metode time management yaitu 8 menit. Hal ini dikarenakan waktu
48
pelayanan per pasien menjadi lebih cepat. Dengan menerapkan mekanisme kerja
yaitu 1 orang khusus bertugas memanggil nomor antrian dan mencari rekam
orang lagi hanya tinggal mencatat identitas dan keluhan pasien membuat waktu
kerja yang baru tersebut membuat waktu tunggu pendaftaran pasien di loket
menjadi setengah kali lebih cepat dari sebelumnya. Penelitian Octaviani (2016)
hasil yaitu pola kerja yang baru dapat mempersingkat waktu tunggu pasien di
tahap mengemukakan kembali apa yang sudah terjadi, dalam hal ini petugas loket
“Dengan metode seperti yang dilakukan itu iya lebih mempercepat kerja.
Saya rasa sih merasanya begitu, karena kalau misalnya saya biasanya
yang panggil antrian, saya yang ambil statusnya (rekam medis) dan saya
yang catat sendiri jadi lambat. Jadi ada yang khusus ambil rekam medis,
saya tingal catat. Kalau 1 orang yang mencari rekam medis, 2 lagi
mencatat saya rasa jadi lebih cepat. Harusnya 2 orang yang mencari
terus 2 orang lagi mencatat gitu biar lebih cepat lagi kan.” (Informan 2)
“Saya juga sama, merasakan lebih cepat dan lebih mempermudah kerja
ya.” (Informan 3)
loket merasakan dengan melakukan metode time management seperti itu di bagian
loket pendaftaran, yaitu dengan mekanisme kerja berupa 2 orang yang mencatat
data diri dan keluhan pasien ke buku kunjungan dan 1 orang lagi memanggil
nomor antrian dan mencari rekam medis pasien, membuat waktu petugas bekerja
dan waktu pelayanan menjadi lebih cepat sehingga mempengaruhi waktu tunggu
pendaftaran pasien menjadi lebih singkat juga. Seperti hasil penelitian Fether
Kecamatan Duren Sawit Jakarta Timur 2014”, bahwa jumlah pegawai di bagian
Tahun 2016”, didapatkan hasil yaitu pola kerja yang baru dapat membantu kerja
waktu tunggu pasien di loket pendaftaran saat time management, maka peneliti
“Lebih cepat. Saya selalu ke puskesmas ini, kalau yang kemarin biasa
saja cuma memang untuk yang hari ini lebih cepat.” (Informan 6)
“Ada perubahan, lebih cepat untuk hari ini. Udah sering berobat kesini,
kalau yang kemarin-kemarin itu agak lama pelayanannya.” (Informan 9)
“Lebih cepat hari ini. Lebih cepat yang sekarang dibandingkan yang
kemarin.” (Informan 10)
“Lama. Biasanya yang nangani ibunya yang agak keriting. Lebih lama
dari biasanya karena pun diganti kartu yang baru.” (Informan 11)
“Lebih cepat ini, biasanya agak lama. Ada perubahan.” (Informan 14)
“Lama. Ini paling lama kayaknya, yang kemarin lebih cepat.” (Informan
15)
“Biasa aja kak. Sama aja kayak yang kemarin.” (Informan 16)
“Cepat hari ini. Yang kemarin lama, lebih cepat sekarang.” (Informan 18)
“Untuk hari ini agak lama. Lebih cepat yang kemarin.” (Informan 19)
dengan penerapan metode time management menjadi lebih cepat, walaupun ada
sebagian kecil informan yang merasa tidak ada perubahan waktu tunggu bahkan
ada yang menuturkan waktu tunggunya lama. Dengan demikian, juga dapat
melibatkan level staff dan strategi antrian dapat mengurangi waktu tunggu aktual
Keterbatasan Penelitian
dilakukan di puskesmas lain dikarenakan hasil penelitian ini hanya terkait dengan
kondisi tertentu.
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
berikut:
kerja petugas loket yang baru berupa 1 orang petugas loket khusus
bahkan hilang.
lebih cepat dari sebelumnya yaitu rata-rata waktu tunggu menjadi 4 menit
52
53
Saran
berikut:
ini agar mempercepat waktu pelayanan dan waktu tunggu pasien di loket
pendaftaran.
2. Mengambil dan menyusun kembali berkas rekam medis pasien yang telah
Arietta, R. (2012). Analisis waktu tunggu pasien di departemen gigi dan mulut
RSAPD Gatot Soebroto Ditkesad Tahun 2012 (Tesis yang tidak
dipublikasikan). Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia,
Depok.
Bustani, N.M. (2015). Analisis lama waktu tunggu pelayanan pasien rawat jalan
di Balai Kesehatan Mata Masyarakat Propinsi Sulawesi Utara (Tesis
yang tidak dipublikasikan). Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Sam Ratulangi, Manado.
Dinas Kesehatan Kota Medan. (2017). Profil Kesehatan Kota Medan Tahun 2016.
Fuanasari, A.D. (2014). Analisis alur pelayanan dan antrian di loket pendaftaran
pasien rawat jalan RSUD Kota Semarang (Skripsi yang tidak
dipublikasikan). Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Diponegoro,
Semarang.
Grinia, A. (2012). Waktu tunggu pasien rawat jalan (pagi) di Poliklinik Penyakit
Dalam, Paru, dan Jantung RSUD Pasar Rebo Jakarta Tahun 2012 (Tesis
yang tidak dipublikasikan). Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Indonesia, Depok.
54
55
Heizer, J., & Barry R. (2010). Manajemen operasi (Edisi ke-7 buku 1). Jakarta:
Salemba Empat.
Heizer, J., & Barry R. (2011). Manajemen operasi (Edisi ke-9 buku 2). Jakarta:
Salemba Empat.
Puskesmas Sei Agul. (2018a). Profil kesehatan Puskesmas Sei Agul Tahun 2017.
Puskesmas Sei Agul. (2018b). Laporan bulanan kegiatan Puskesmas Sei Agul
Tahun 2018.
Septiani, A.S. (2017). Gambaran sistem antrian pasien dalam optimasi pelayanan
di loket pendaftaran Instalasi Rawat Jalan Rumah Sakit Umum Pusat
Fatmawati. Jurnal Kesehatan Masyarakat (e-Journal), 5(4), 11-12.
Diakses dari https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jkm
Whiting, A., & Naveen D. (2009). Closing the gap between perceived and actual
wait time in a call center. The Journal of Services Marketing, 23(5), 279-
288. Diakses dari https://www.academia.edu/25805711
Lampiran 1. Pedoman Wawancara
PEDOMAN WAWANCARA
A. Identitas Informan
Nama :
Pendidikan Terakhir :
Jabatan :
Tanggal Wawancara :
B. Daftar Pertanyaan
57
58
PEDOMAN WAWANCARA
A. Identitas Informan
Nama:
Pendidikan Terakhir :
Lama menjabat :
Tanggal Wawancara :
B. Daftar Pertanyaan
PEDOMAN WAWANCARA
A. Identitas Informan
Nama:
Pendidikan Terakhir :
Jabatan :
Tanggal Wawancara :
B. Daftar Pertanyaan
PEDOMAN WAWANCARA
Informan : Pasien
A. Identitas Informan
Nama:
Pendidikan Terakhir :
Tanggal Wawancara :
B. Daftar Pertanyaan
PENDAFTARAN
Hari, tanggal :
Waktu :
Alat bantu :
61
Lampiran 3. Surat Izin Penelitian
62
Lampiran 4. Surat Selesai Penelitian
63
Lampiran 5. Dokumentasi Penelitian
64
65
67
Lampiran 7. Hasil Observasi Waktu Tunggu Pendaftaran Pasien Puskesmas Sei Agul dengan Penerapan Metode Time Management
No Hari Waktu Tunggu (Menit) Rata-Rata
1 Senin 3
2 Senin 3 4
3 Senin 2
4 Senin 8
5 Selasa 3
6 Selasa 2 4
7 Selasa 7
8 Selasa 4
9 Rabu 4
10 Rabu 3 4
11 Rabu 4
12 Rabu 5
13 Kamis 3
14 Kamis 3 4
15 Kamis 8
16 Kamis 2
17 Jumat 3
18 Jumat 4 5
19 Jumat 4
20 Jumat 7
Rata-Rata Keseluruhan: 4,1=4
68
Lampiran 8. Matriks Hasil Wawancara
Informan Pernyataan
1 Disini sih memang belum ada ketetapan waktu di loket harus berapa
lama. Yang ada itu untuk waktu pelayanan keseluruhan, kalau
untuk di loket saja kita belum kesitu, belum ada. Dan standar
waktunya di tiap puskesmas itu bisa berbeda karena kebijakan dari
masing-masing puskesmasnya itu sendiri.
2 Untuk standar waktunya tidak ada harus berapa menit, ya kalau
pasien datang langsung kami layani, selesai 1 pasien lanjut lah
ke pasien berikutnya, begitu saja.
Informan Pernyataan
69
70
Informan Pernyataan
Informan Pernyataan
Informan Pernyataan
9 Ada perubahan, lebih cepat untuk hari ini. Udah sering berobat
kesini, kalau yang kemarin-kemarin itu agak lama pelayanannya.
10 Lebih cepat hari ini. Lebih cepat yang sekarang dibandingkan
yang kemarin.
11 Lama. Biasanya yang nangani ibunya yang agak keriting.
Lebih lama dari biasanya karena pun diganti kartu yang baru.
12 Sama kayak sebelumnya.