BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, permasalahan, tujuan, dan manfaat dari kerja praktek, batasan serta asumsi yang digunakan dan sistematika dalam penyusunan laporan kerja praktek ini. 1.1 Latar Belakang Pengadaan merupakan salah satu bagian yang tingkat efisiensinya sangat berpengaruh langsung pada tingkat efisiensi operasi suatu proses produksi secara keseluruhan. Bagian pengadaan adalah salah satu bagian yang penting dalam pengelolaan biaya. Saat pengadaan tidak lancar, atau bahkan tidak terkontrol sama sekali, maka dapat menimbulkan pemborosan pada biaya operasi dalam suatu proses produksi. Chevron IndoAsia Business Unit merupakan perusahaan yang bergerak di bidang minyak dan gas bumi yang berada di bawah pegawasan BP Migas. Dalam memenuhi kebutuhan user, persediaan barang yang mendukung proses produksi harus tetap dijaga agar proses produksi yang dilakukan oleh user tetap berjalan dengan baik. Oleh sebab itu dibutuhkan peran bagian pengadaan untuk dapat memenuhi kebutuhan akan barang dan jasa sesuai dengan kualitas, jumlah, waktu, tempat, harga dan sumber yang tepat. Dalam mendapatkan barang dan jasa, Chevron IndoAsia Business Unit membutuhkan pemasok sebagai penyedia barang dan jasa, yang tidak hanya didatangkan dari dalam negeri melainkan juga dari luar negeri. Untuk mendapatkan barang yang sesuai dengan spesifikasi user, khususnya dalam pengadaan barang fabrikasi, maka dari tim penjaminan kualitas yang merupakan bagian dari tim pengadaan, harus melakukan tindakan pencegahan atau inspeksi pada proses yang terjadi di suatu produk demi tercapainya mutu yang baik sehingga jumlah dan
1

kualitas produk yang dihasilkan pihak pemasok sudah sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan user. 1.2. Tujuan Secara umum, tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah : Mahasiswa mendapatkan pengalaman bekerja dalam suatu perusahaan dan kesempatan untuk mengenali permasalahan permasalahan yang terjadi dalam lingkungan kerja Mahasiswa dapat mengaplikasikan pengetahuan yang telah diperoleh selama 6 semester dalam dunia kerja, dengan permasalahan permasalahan yang riil Sedangkan tujuan khusus dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah : Mengetahui kegiatan apa saja yang dilakukan oleh tim pengadaan barang dan jasa di Chevron IndoAsia Business Unit Mengetahui prosedur-prosedur yang diberlakukan dalam proses pengadaan barang dan jasa di Chevron IndoAsia Business Unit Memahami tentang jaminan kualitas dan hal-hal apa saja yang harus diperhatikan oleh tim penjaminan kualitas, khususnya saat melakukan inspeksi. 1.3 Ruang Lingkup Permasalahan Penulis membatasi permasalahan hanya pada pembahasan mengenai proses pengadaan barang pipa yang terkait dengan Ketentuan Inspeksi 710 dimana proses pengadaan barang yang terkait dengan Ketentuan Inspeksi mewajibkan tim penjaminan kualitas untuk melakukan inspeksi terhadap vendor, baik inspeksi terhadap dokumen dan sertifikat yang disertakan vendor dalam proses pengadaan maupun inspeksi proses produksi di manufaktur untuk mendapatkan hasil dan mutu yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh user.

1.4 Batasan dan Asumsi Pada proses pelaksanaan kerja praktek ini digunakan beberapa batasanbatasan serta asumsi-asumsi yang digunakan dalam proses pengerjaan laporan kerja praktek ini. 1.4.1 Batasan Batasan yang digunakan dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini antara lain: 1. Kegiatan kerja praktek ini dilakukan dalam jangka waktu 1,5 bulan, dimulai dari tanggal 6 Juni 2011 dan berakhir pada tanggal 19 Juli 2011 2. Fokus amatan yang diamati adalah pada sub divisi Contract & Category Management 3. Di bagian Contract & Category Management lingkup studi yang diamati, yaitu Production Operations & Equipment dan Quality Assurance. 1.4.2 Asumsi Asumsi yang digunakan dalam laporan kerja praktek ini yaitu selama kegiatan kerja praktek yang dilakukan tidak mengalami perubahan kebijakan dari perusahaan. 1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek Kerja praktek dilaksanakan pada : Waktu Tempat : 6 Juni 2011 19 Juli 2011 : Chevron IndoAsia Business Unit Sentral Senayan I Office Tower, 12th floor Jl. Asia Afrika no. 8, Jakarta 10270

1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan kerja praktek adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, tujuan pelaksanaan kerja praktek, batasan dan asumsi, waktu dan tempat pelaksanaan kerja praktek, serta sistematika penulisan laporan. BAB II PROFIL PERUSAHAAN Menjelaskan Chevron IndoAsia Business Unit secara umum, sejarah singkat perusahaan, kegiatan operasional perusahaan, visi-misi, nilai-nilai, dan struktur organisasi. BAB III PROFIL DEPARTEMEN CONTRACT & CATEGORY

MANAGEMENT (CCM) DI CHEVRON INDOASIA BUSINESS UNIT Dalam bab ini dijelaskan tentang filosofi operasional serta tanggung jawab Departemen Contract & Category Management BAB IV DASAR TEORI Menjelaskan teori-teori terkait pengadaan barang dan jasa, inspeksi suatu produk, dan jaminan kualitas dalam perusahaan. BAB V PEMBAHASAN Pada bab ini dijelaskan tentang gambaran umum proses pengadaan barang dengan contoh pengadaan produk pipa dengan ketentuan inspeksi 710 sebagai salah satu syarat dan ketentuan di dalam Purchase Order pada divisi Supply Chain Management di Chevron IndoAsia Business Unit.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab terakhir ini berisi kesimpulan dari seluruh rangkaian pelaksanaan kerja praktik pada Chevron IndoAsia Business Unit serta saran yang diajukan demi peningkatan di masa yang akan datang.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan 2.1.1 Perusahaan Induk Chevron berdiri pertama kali pada tahun 1879 di daerah Pico Canyon, California oleh Preusan, dengan nama Pasific Coast Oil Company. Perusahaan ini kemudian berubah nama menjadi Standard Oil Company of California dan akhirnya berubah nama lagi menjadi Chevron Corporation yang berpusat di Amerika hingga saat ini. Daerah operasi Chevron Corporation dapat dilihat pada gambar 2.1 di bawah ini.

Gambar 2.1 Daerah Operasi Chevron Coorporation

Chevron Corporation adalah salah satu perusahaan energi terbesar dunia yang bergerak dalam aspek industri minyak dan gas, termasuk eksplorasi dan produksi; penyulingan, pemasaran, dan transportasi; produksi kimia dan

penjualan; dan pembangkit tenaga.

Lingkup eksploitasi yaitu mulai dari evaluasi kandungan reservoir hingga memproduksinya dari dalam perut bumi. Produk yang dihasilkan Chevron adalah minyak mentah yang akan dipasarkan di beberapa negara untuk pengolahan lebih lanjut. Chevron Corporation berkantor pusat di San Ramon, California, Amerika Serikat. Chevron beroperasi di lebih dari 30 negara dan bergerak dalam bidang bisnis di lebih dari 180 negara. Kapasitas produksi bersih Chevron mencapai 2.53 Juta Barrel Oil Equivalent (BOEPD). Chevron telah mengembangkan 28% dari seluruh lapangan panas bumi di dunia (merupakan yang terbesar). Saat ini, pekerja Chevron berjumlah 62.000 orang dengan 22.000 retail outlet dan 19 kilang di berbagai negara. Pada tahun 1968, Unocal Indonesia menandatangani kontrak kerja sama produksinya yang pertama untuk blok lepas pantai di barat-utara Sumatera.

Kemudian kontrak kerja sama kedua ditandatangani pada tahun yang sama, dengan nama perusahaan adalah IUCo. Kontrak kerja sama dilakukan di Kalimantan Timur dan mencakup daerah konsesi di daratan dan lepas pantai. Kemudian pada tahun 1970, Unocal menemukan lapangan minyak dan gas lepas pantai terbesar di Indonesia, yaitu Attaka di Selat Makasar. Pada kurun waktu 1973-1995, Unocal menemukan lapangan-lapangan Sepinggan, Yakin, Melahin, Kediringan, Santan, dan Lawe-Lawe yang terletak di lepas pantai Kalimantan Timur. Pada tahun 1996, Chevron menggeser fokus kegiatan menjadi eksplorasi ke laut dalam di Selat Makasar, diikuti dengan

penemuan penting Lapangan West Seno dan Lapangan Merah Besar pada tahun berikutnya. Pada tahun 2001, Unocal bergabung dengan Texaco untuk membentuk Chevron Texaco. Pada 9 Mei 2005, Chevron Texaco mengumumkan akan melepas moniker Texaco dan kembali ke nama Chevron. Texaco akan tetap

menjadi sebuah merek di bawah perusahaan Chevron. Pada 19 Agustus 2005,

Chevron bergabung dengan Unocal Corporation, sebuah gerakan yang membuat Chevron sebagai produsen terbesar energi geotermal di dunia. Kemudian Unocal berubah nama menjadi Chevron. Pergantian nama perusahaan berlaku pada tanggal 10 Agustus 2005 setelah dilakukan merger dengan Chevron pada rapat pemegang saham Unocal Corporation. 2.1.2 Anak Perusahaan di Indonesia Keberadaan Chevron di Indonesia dimulai pada jaman penjajahan Belanda (1924) ketika sekelompok ahli geologi dari Standard Oil Company of California (Socal) melakukan kegiatan survey dan seismik di pulau Sumatra. Kegiatan survey dan seismik ini kemudian diteruskan dengan proses pengeboran dan eksplorasi juga. Pada tahun 1936 Texaco dan Socal bergabung untuk mendirikan perusahaan di Indonesia yang diberi nama Caltex. Bebeberapa tahun kemudian perusahaan ini menemukan cadangan minyak bumi yang pertama dilapangan Minas. Penemuan lapangan minyak komersial Minas ini yang menjadi kunci utama bagi kegiatan bisnis usaha perusahaan di Indonesia. Masuknya Chevron di Indonesia pada sektor industri energi panas bumi dimulai ketika perusahaan mengakuisisi Amoseas Indonesia pada tahun 1990 dan berganti nama menjadi Chevron Texaco Energy Indonesia. Sebagai dampak atas merger dengan Unocal Corporation di tahun 2005, Chevron menambah jajaran anak perusahaannya di Indonesia anatar lain Chevron IndoAsia Business Unit (eks Unocal Indonesia Company) , Chevron Makassar Limited (eks Unocal Makassar) dan

Chevron Geothermal Salak (eks Unocal Geothermal Indonesia). 2.2 Kegiatan Operasional Perusahaan Kegiatan operasional perusahaan meliputi semua bidang yang berkaitan dengan pengadaan sumber energi serta sumber energi alternatif lainnya. Perusahaan ini terlibat pada sektor industri eksplorasi/eksploitasi/produksi minyak dan gas bumi,

sektor energi panas bumi, sektor produksi dan pemasaran minyak pelumas dan bahan bakar industri dan kendaraan, sektor pertambangan batubara dan sektor bahan kimia dasar bagi produk-produk penting lainnya. Chevron juga menjadi pemegang lisensi atas 20 pabrik kilang untuk pengolahan minyak dan gas bumi yang berafiliasi dengan Conoco Philips dan memiliki 27,500 outlet yang terdapat diseluruh dunia. Merk dagang atas produk perusahaan yang terkenal adalah Chevron, Texaco dan Caltex. 2.2.1 Kegiatan Operasional Perusahaan dalam Skala Global Karena ruang lingkup usaha perusahaan yang mencakup hampir diseluruh sektor industri pengadaan energi dan terdapat diseluruh dunia, maka pengelolaan usahanya diatur berdasarkan divisidivisi perusahaan global : 2.2.1.1 Divisi Hulu Global Divisi Hulu Global ini bertanggung jawab dalam mengkoordinir semua kegiatan eksplorasi/ekploitasi/produksi minyak dan gas bumi dari semua perusahaan diseluruh dunia. Divisi hulu global merupakan bisnis inti dari perusahaan Chevron serta menjadi penyumbang pendapatan dan pemasukan yang terbesar . Perusahaan-perusahaan yang berdiri dibawah koordinasi Global Upstream Division yang terdiri atas sebagai berikut : Chevron Global Exploration and Corporate Reserves (GECR), merupakan sub divisi perusahaan yang bertanggung jawab atas pengkoordinasian dan perencanaan atas rencana eksplorasi serta pengelolaan atas cadangan (reservoir) secara global. Chevron International Exploration & Production, adalah sub divisi yang

membawahi semua aktivitas eksplorasi dan produksi minyak-gas bumi diluar wilayah regional Amerika Utara.

 Chevron North America Exploration & Production adalah sub divisi yang bertanggungjawab terhadap kegiatan pengembangan eksplorasi dan produksi minyak dan gas bumi di wilayah regional Amerika Utara . Chevron Global Gas, divisi ini bertanggung jawab atas proses komersialisasi atas semua sumber cadangan gas didunia serta melakukan aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan gas diseluruh dunia. 2.2.1.2 Daerah Operasi Hilir Global (Global Downstream) Divisi Operasi Hilir Global adalah divisi yang bertanggung jawab atas segala kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan (refining), pemasaran (marketing) dan produk pelumasan (lubricants). Divisi ini juga mengkoordinir pemasaran atas produk jadi seperti bahan bakar dan minyak pelumas kepada retail, pihak komersial serta konsumen industri diseluruh dunia. Divisi ini juga membawahi kegiatan operasi hilir untuk penyedian barang (supplier) and perdagangan (trading), serta

bertanggung jawab atas pemberian fasilitas dan kolaborasi bagi bisnis unit Chevron lainnya memaksimalkan nilai (value) perusahaan. 2.2.1.3 Divisi Bahan Kimia dan Pertambangan Batu Bara Perusahaan ini berkecimpung dalam industri tambang batu bara serta menjadi produsen atas bahan kimia dasar bagi produk-produk industri lainnya : Chevron Oronite, merupakan supplier, produsen dan penjual atas bahan kimia dasar untuk produk-produk pelanggan. Perusahaan ini mempunyai pabrik-pabrik di Amerika, Mexico, Perancis , Brazil, Jepang, India dan Singapore. Chevron Phillips Chemical Co, merupakan perusahaan yang memproduksi olefins and polyolefins dan merupakan supplier utama untuk bahan kimia pewangi alpha olefins, styrenics, pipa plastik serta bahan dasar utama plastik lainnya. Perusahaan ini dimiliki bersama oleh Chevron and ConocoPhillips dengan masing kepemilikan saham 50% .

10

 Molycorp, perusahaan ini memproduksi dan memasarkan molybdenum dan bahan konsentrat dari lanthanide , oxides dan compounds. Pittsburg & Midway (P&M) Coal Mining Co, merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri tambang batubara dan merupakan salah satu perusahaan pertambangan batubara tertua di Amerika Serikat. 2.2.1.4 Divisi Teknologi dan Jasa Divisi Teknologi bertanggung jawab terhadap pengaplikasian teknologi terbaru yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan serta memperkuat basis competitive advantage perusahaan secara terus menerus. Pengaplikasian teknologi terbaru perusahaan yang dilakukan misalnya penggunaan teknologi nano, pengembangan teknologi energi masa depan seperti fuel cells, hydrogen storage serta penggunaan teknologi informasi terbaru lainnya. Divisi Jasa bertanggungjawab atas penyediaan jasa kepada manajemen berupa penggunaan teknologi komputer yang dapat memfasilitasi projek manajemen operasional perusahaan. Perusahaanperusahaan yang terdapat dibawah divisi ini adalah : Chevron Business and Real Estate Services (CBRES) Chevron Energy Solutions (CES) Chevron Enviromental Management Co. (EMC) Energy Technology Co. (ETC) Information Technology Co. (ITC) Project Resources Co. Strategic Research & Technology Ventures (CTV) Technology Marketing (TEMA) 2.2.2 Kegiatan Operasional Perusahaan di Indonesia Kegiatan operasional perusahaan di Indonesia berada dibawah tanggung jawab Indo Asia Business Unit (IBU) dan meliputi wilayah kerja di Indonesia dan di Filipina.

11

Secara umum Indo Asia Business Unit membawahi tiga jenis bidang usaha antara lain : Sektor Penghasil Energi Panas Bumi (Geothermal Power) Sektor Industri Hilir (Down Stream) dan Bahan Kimia Sektor Industri Hulu (Upstream)

Gambar 2.2 Wilayah Kerja Indo Asia Bisnis Unit

(Sumber : Chevron Corporation 2005)

2.2.2.1 Sektor Penghasil Energi Panas Bumi (Geothermal Power) Anak perusahaan Chevron yang berkecimpung dalam sektor pengadaan energi panas bumi di Indonesia antara lain : Chevron Geothermal Indonesia, Ltd Merupakan perusahaan pembangkit tenaga listrik dengan panas bumi yang berlokasi di Garut, Darajat Jawa Barat. Bersama dengan PLN, perusahaan ini pulau Jawa-Bali. Saat ini

menjadi pemasok utama bagi konsumen listrik untuk

perusahaan memiliki generator panas uap yang berkapasitas sebesar 145 MW dan pada tahun 2007 akan bertambah dengan unit baru berkapasitas 110 MW.

12

 Chevron Geothermal Salak Ltd Perusahaan ini dulunya bernama Unocal Geothermal Indonesia Ltd. Perusahaan ini mempunyai wilayah operasional di gunung Salak, Sukabumi. Perusahaan ini mengoperasikan sebuah steam field sebesar 377 MW serta sebuah pabrik pembangkit listrik berdaya 197 MW. Bersama dengan mitranya, Pertamina, perusahaan melakukan penjualan energi listrik kepada PLN (Perusahaan Listrik

Negara) dan menjadi salah satu pemasok utama listrik untuk Jawa dan Bali. 2.2.2.2 Sektor Industri Hilir dan Bahan Kimia PT. Chevron Oil Products Indonesia (COPI) memasarkan dan menjual produk-produk minyak pelumas kepada konsumen, pihak komersial dan sektor industri diseluruh Indonesia. Perusahaan ini berkantor pusat di Jakarta dan memiliki cabang di Medan, Jawa Barat, Surabaya dan Balikpapan. Saat ini perusahaan sedang menjajaki pengembangan bisnis baru didalam industri pengolahan, pendistribusian dan pemasaran atas produk perusahaan. Melalui anak perusahaan lainnya Chevron Phillips Chemical, perusahaan bergerak dalam penjualan bahan kimia aromatik kepada Pertamina. 2.2.2.3 Sektor Industri Hulu (Upstream) Kegiatan industri hulu ini merupakan bisnis utama Chevron di Indonesia. Bersama dengan BP Migas, perusahaan ini bermitra didalam kegiatan usaha eksplorasi dan eksploitasi minyak dan gas bumi dibawah suatu kontrak kerja sama yang disebut dengan Production Sharing Contract (PSC). Secara umum Chevron memiliki 2 anak perusahaan yang berkecimpung dalam bidang industri eksplorasi dan eksploitasi minyak bumi dan gas yaitu : PT. Chevron Pasific Indonesia (CPI) Perusahaan ini awalnya bernama PT. Caltex Pacific Indonesia Setahun

setelah proses merger antara Chevron dengan Unocal, perusahaan ini berganti nama menjadi PT. Chevron Pacific Indonesia (CPI). Saat ini PT. CPI merupakan penghasil minyak bumi (crude oil) yang terbesar di Indonesia. Menurut sumber internal data

13

tahun 2005, perusahaan ini telah memberikan kontribusi produksi sebesar 45 % dari total ekspor minyak mentah Indonesia atau setara dengan rata-rata total produksi harian sebesar 483,000 barrel. Lapangan penghasil minyak terbesar adalah dari lapangan minyak Minas dan merupakan salah satu lapangan minyak terbesar di Asia Tenggara.

Gambar 2.3 Peta Wilayah Operasional PT. Chevron Pasific Indonesia

(Sumber : Chevron Corporation 2005)

Saat ini CPI beroperasi di empat buah blok PSC seperti, Rokan, Siak, MFK and Kisaran yang semuanya berada di wilayah provinsi Riau, Sumatra. Penguasaan atas daerah konsesi daratan oleh perusahaan ini meliputi areal seluas 15,000 km2. Selain itu CPI juga mempunyai kepemilikan atas eksplorasi joint venture di sebelah Selatan pulau Natuna yang dikenal dengan South Natuna Sea Block B. Chevron Indonesia Company (CICo) Awal keberadaan perusahaan di Indonesia dimulai pada tahun 1968 ketika Union Oil Indonesia Company menandatangani kontrak kerjasama dengan Pertamina untuk wilayah operasional di lepas pantai Kalimantan Timur. Pada tahun 1992 nama perusahaan berubah menjadi Unocal Indonesia Company sebagai akibat merger yang dilakukan oleh Union Oil dengan Unocal Canada.

14

Pada tahun 2005 induk perusahaan melakukan merger dengan Chevron sehingga membuat nama perusahaan Unocal hilang dan melebur menjadi satu nama Chevron Corporation. Di Indonesia perusahaan ini berganti nama menjadi Chevron IndoAsia Business Unit (CICO). Sejarah penemuan minyak dan gas perusahaan ini bermula pada tahun 1970 ketika perusahaan menemukan lapangan minyak komersial dilepas pantai Kalimantan Timur. Lapangan ini diberi nama Attaka yang berasal dari bahasa Dayak dan berarti Sangat Besar. Beberapa tahun kemudian perusahaan ini menemukan lapangan minyak komersial lainnya dan diberi nama Sepinggan, Melahin, Kerindingan, Yakin, Serang, Mahoni, Bangkirai dan Seguni. Perusahaan ini dikenal sebagai pelopor dan pemimpin dalam teknologi pengeboran minyak lepas pantai yang rendah biaya serta menjadi pemegang hak paten atas teknologi pengeboran menggunakan Saturation Exploration (ST) dan Stacked Template Structure (STS) yang kini sudah banyak dipakai oleh perusahaan pengeboran minyak lepas pantai lainnya. Perusahaan ini memiliki sebuah stasiun penampungan dan pengolahan minyak dan gas di daerah Tanjung Santan kabupaten Kutai di Kalimantan Timur. Semua hasil produksi dari sumur-sumur lepas pantai perusahaan ini dialirkan dengan pipa bawah laut menuju Santan terminal untuk ditampung dan diproses sebelum dikirim kepada pembeli dalam negeri dan luar negeri.

15

Gambar 2.4 Peta Wilayah Operasional Chevron IndoAsia Business Unit

(Sumber : Unocal Corporation)

2.3 Visi dan Misi Chevron IndoAsia Business Unit Slogan utama perusahaan adalah The Chevron Way yang merupakan landasan kebijaksanaan korporat yang paling utama yang mendefinisikan tentang kerangka dasar dari etika bisnis perusahaan serta cara-cara perusahaan mencapai kesuksesannya. The Chevron Way merupakan landasan bagi kegiatan bisnis perusahaan dan menjadi kunci keberhasilan dari setiap individual perusahaan. Substansi dari The Chevron Way terdiri dari visi dan filosofi bisnis perusahaan, nilainilai dasar perusahaan, dan rangkuman strategi perusahaan.

16

2.3.1 Visi Visi Chevron Indonesia Company (CICo) adalah To be the global energy company most admired for its people, partnership and performance, yaitu Menjadi perusahaan energi dunia yang dikagumi oleh karyawan, kemitraan, dan kinerjanya. Visi tersebut berarti bahwa CICo : Menyediakan produk-produk energi yang sangat penting untuk kemajuan ekonomi yang berkelanjutan dan pengembangan manusia di seluruh dunia. Adalah orang-orang dan suatu organisasi dengan kemampuan dan

komitmen yang tinggi. Adalah mitra terpercaya. Memberikan kinerja berkelas dunia. Dikagumi oleh semua pihak yang berkepentingan, investor, pelanggan, pemerintah tempat CICo beroperasi, masyarakat setempat, dan karyawan CICo, tidak saja dari hasil yang dicapai tetapi juga dari bagaimana cara mencapainya. 2.3.2 Misi Misi Chevron IndoAsia Business Unit: 1. Menyediakan produk yang sangat penting untuk perkembangan manusia di seluruh dunia. 2. Memiliki karyawan dan organisasi yang capability dan berkomitmen. 3. Menjadi pilihan bagi partnership. 4. Memberikan performance kelas dunia. 2.4 Values (Nilai-nilai) Selain Visi dan Misi, CICo mempunyai dua prinsip dalam beroperasi, yaitu :

17

1. Do it safely or not at all Kerjakan dengan selamat atau jangan kerjakan sama sekali 2. There is always time to do it right Selalu ada waktu untuk mengerjakan dengan benar Landasan CICo dibangun di atas nilai-nilai yang dianut yang membedakan CICo dari perusahaan lain dan mejadi pedoman dalam kegiatan CICo sendiri. CICo menjalankan bisnisnya dengan penuh rasa tanggung jawab secara sosial dan dengan cara yang etis. CICo menghormati hukum, menjunjung tinggi hak asasi manusia, melindungi lingkungan dan member manfaat kepada masyarakat di tempat CICo beroperasi. Landasan atau nilai-nilai tersebut adalah :

Integritas
Yaitu suatu nilai yang menjunjung kejujuran terhadap pihak lain dan perusahaan dengan memenuhi standar etika yang paling tinggi dalam setiap kegiatan bisnis yang dilakukan. Nilai ini menekankan akan pentingnya bagi pegawai perusahaan agar mempunyai komitmen berani bertanggung jawab terhadap hasil dan akibat dari setiap pekerjaan maupun kegiatan usaha.

Kepercayaan
Yaitu mempercayai, menghormati dan mendukung satu sama lain, dan berupaya sekuat tenaga untuk mendapatkan kepercayaan dari rekan dan para mitra kerja. Keanekaragaman Yaitu suatu nilai yang memberikan penghargaan tertinggi terhadap

keanekaragaman budaya masyarakat di tempat perusahaan lakukan bisnis. Perusahaan ini sangat meghargai dan menghormati keunikan dari setiap individu dan bakat yang dimiliki oleh pegawainya.

18

 Terobosan Yaitu perusahaan senantiasa selalu berupaya dalam mencari peluang dan terobosan baru dengan menggunakan daya kreativitas untuk mendapatkan cara moden serta praktis untuk memecahkan masalah. Kemitraan (Partnership) Yaitu perusahaan mempunyai komitmen yang tinggi untuk menjadi mitra yang baik untuk membangun hubungan yang produktif, kolaboratif, saling mempercayai dan memberikan manfaat dengan pemerintah, perusahaan-perusahaan lain, pelanggan, masyarakat dan satu sama lain.

Melindungi Manusia dan Lingkungan

Yaitu perusahaan menempatkan kesehatan dan keselamatan tenaga kerja serta perlindungan atas aset dan lingkungan sebagai prioritas yang tertinggi. Tujuan perusahaan adalah mendapatkan pengakuan atas kinerja kelas dunia melalui menerapan Sistem Manajemen Keunggulan Operasi (Operational Excellence Management System) secara disiplin. Kinerja Tinggi Yaitu perusahaan mengutamakan keunggulan dalam setiap hal yang dilakukan, dan selalu berusaha menjadi yang lebih baik. Perusahaan mendambakan

pencapaian hasil yang lebih baik dari yang diharapkan baik dari sendiri dan pihak lain.

2.5 Strategi Bisnis Perusahaan Strategi bisnis utama dari perusahaan adalah dengan selalu mengembangkan posisi perusahaan yang saling berintegrasi dalam wilayah-wilayah yang sedang tumbuh di seluruh dunia. Strategi bisnis utama CICo adalah sebagai berikut : 2.5.1 Strategi Bisnis Global 1. Hulu (Upstream) Tumbuh dan memberikan keuntungan dari bisnis inti serta membangun posisiposisi baru yang kokoh dan berkesinambungan.

19

2. Gas dan Midstream Mengomersialisasikan basis kepemilikan sumber gas seiring dengan

mengembangkan bisnis gas global yang memberikan dampak besar. 3. Hilir (Downstream) dan Bahan Kimia (Chemicals) Meningkatkan laba atas investasi dan menumbuhkan pendapatan di semua lini bisnis. 4. Teknologi Membedakan kinerja kami melalui teknologi 5. Energi terbarukan dan Efisiensi Energi Berinvestasi pada sektor energi terbarukan yang dapat memberikan proft serta mencari solusi efsiensi energi. 2.5.2 Strategi Keberhasilan Strategi keberhasilan merupakan strategi yang dibuat untuk mempersiapkan sumber daya manusia beserta perangkat-perangkat lainnya dalam menyikapi persaingan tingkat global. Terdapat 3 kunci utama strategi keberhasilan yang diterapkan pada semua bagian perusahaan : Berinvestasi pada sumber daya manusia untuk memperkuat kemampuan organisasi dan membangun tenaga kerja global yang bertalenta tinggi untuk meraih hasil dengan cara yang tepat. Mengeksekusi dengan baik melalui aplikasi yang cermat dari keunggulan operasi dan sistem pengelolaan aset/kapital serta pengelolaan biaya yang disiplin. Tumbuh dan memberikan profit dengan menggunakan keunggulan kompetitif kami untuk memaksimalkan nilai dari aset yang kami miliki serta mendapatkan peluang-peluang baru. 2.6 Struktur Organisasi Chevron di Indonesia berkantor pusat di Senayan, Jakarta. Secara garis besar struktur organisasi Chevron di Indonesia ini terbagi atas 3, yaitu : 1. Chevron Kalimantan Operation, berlokasi di Kalimantan Timur, Balikpapan. Produksi berupa minyak dan gas.

20

2. Chevron Geothermal, berlokasi di Drajad dan Gunung Salak. Produksi berupa panas bumi sebagai pembangkit listrik. 3. Chevron Pasific Indonesia, berlokasi di Duri, Rumbai, Sumatera, menghasilkan minyak dan gas. CICo dipimpin oleh seorang Managing Executive Secretary yang membawahi Director, yang dibantu oleh

seluruh

kegiatan

di Jakarta yang

berkoordinasi dengan Kalimantan,Sumatera, dan Geothermal. Struktur organisasi CiCo Jakarta dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 2.5 Struktur Organisasi Chevron IBU

(Sumber : Chevron Coorporation)

Pada struktur organisasi Chevron IndoAsia Business Unit diatas dipimpin oleh Managing Director, Shellebarger, Jeffreye dan dibantu oleh Executive

Assistant, Setiowati K.W Harjadi yang membawahi 10 departemen dan President Director PT. CPI. Departemen tersebut antara lain Law Department, IBU

Policy,Government & Public Affair, Planning & Technology, Business Services, Operation East Kalimantan, Commercial, Exploration, Finance, GPO Executive, dan Corporate Internal Audit.

21

BAB III PROFIL DEPARTEMEN CONTRACT & CATEGORY MANAGEMENT (CCM)

Semua kegiatan dalam pengelolaan rantai suplai telah diatur di dalam buku Pedoman Tata Kerja Pengelolaan Rantai Suplai Kontraktor Kontrak Kerja Sama di bawah BP Migas. Pengelolaan rantai suplai bertujuan untuk memperoleh dan mendayagunakan barang/jasa yang dibutuhkan dalam jumlah, kualitas, harga, waktu dan tempat yang tepat secara efektif dan efisien serta dapat

dipertanggungjawabkan sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku serta memenuhi prinsip-prinsip etika rantai suplai. 3.1 Prinsip Dasar Pengelolaan Rantai Suplai Kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan rantai suplai wajib dilaksanakan dengan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. Efektif, berarti harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan perusahaan. 2. Efisien, berarti harus diusahakan dengan menggunakan dana, daya dan

fasilitas yang sekecil-kecilnya untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan dalam rangka memberikan kontribusi yang sebesar-besarnya bagi keuntungan negara. 3. Kompetitif, berarti harus dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang/Jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas serta transparan. 4. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi, baik teknis maupun administratif termasuk tata cara evaluasi, hasil evaluasi dan penetapan pemenang harus bersifat terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang berminat. 5. Adil, berarti tidak diskriminatif dalam memberikan perlakuan bagi semua

penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun.

22

6. Bertanggung jawab, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan usaha sesuai dengan prinsipprinsip dan kebijakan serta ketentuan yang berlaku dalam pengelolaan rantai suplai. 7. Mendukung dan menumbuh-kembangkan kemampuan Nasional untuk lebih mampu bersaing ditingkat nasional, regional dan internasional. 8. Berwawasan lingkungan, berarti mendukung dan mengembangkan kegiatan dengan memperhatikan kemampuan dan dampak lingkungan. 3.2 Etika Pengelolaan Rantai Suplai Pejabat Berwenang, Pengguna Barang/Jasa, Panitia Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa dan para pihak yang terkait dalam pengelolaan rantai suplai harus memenuhi etika sebagai berikut: 1. Bekerja secara tertib dengan mematuhi peraturan yang berlaku dan

melaksanakan prinsip-prinsip dasar rantai suplai, penuh rasa tanggung jawab, profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian dan menjaga informasi yang bersifat rahasia. 2. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, yang mengakibatkan persaingan yang pekerjaan. 3. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) pada pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengelolaan rantai suplai. 4. Dalam pengambilan keputusan tidak melebihi batas kewenangan yang telah ditetapkan dan tidak terpengaruh oleh kepentingan-kepentingan lain diluar kepentingan perusahaan dan sesuai dengan prinsip-prinsip dasar di atas. 5. Mencegah terjadinya kerugian negara dan perusahaan. 6. Tidak menyalahgunakan wewenang secara sendiri-sendiri atau bersamasama, baik secara langsung atau tidak langsung dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain. tidak sehat dan penurunan kualitas hasil

23

7. Tidak menerima/memberi, tidak menawarkan, tidak meminta atau berjanji memberi imbalan/hadiah berupa apa saja kepada/dari siapapun yang

diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengelolaan rantai suplai. 8. Tidak menggunakan dokumen-dokumen yang tidak dapat

dipertanggungjawabkan keaslian dan kebenarannya. 3.3 Sekilas tentang Contract & Category Management Pengelolaan kategori dan kontrak adalah proses sistematis yang dirancang untuk memaksimalkan nilai dengan segmentasi menghabiskan ke dalam layanan serupa dan aliran bahan bersama dengan pemilik bisnis. Adapun tujuan dari proses pengelolaan kategori adalah untuk : Memperbaiki realibilitas dan keselamatan Menciptakan manfaat kompetisi untuk Chevron

Proses pengelolaan kategori juga akan digunakan secara proaktif untuk mengelola pengeluaran atau pembelanjaan, memaksimalkan pemanfaatan, mengelola suppliers dengan data, dan berbagi pelajaran di Unit Bisnis Chevron. Di dalam Category Management, terdapat tiga rincian yang dilakukan di Chevron IBU, diantaranya yaitu : 1. Perencanaan Kategori Analisis Pengeluaran/Pembelanjaan : analisis pembelanjaan untuk

mengidentifikasi peluang untuk memanfaatkan dan optimasi supplier.

Segmentasi Supplier : klasifkasi sistematis supplier dalam kelompok-kelompok

dalam rangka untuk menentukan tingkat manajemen supplier proaktif yang diperlukan.

Rencana Kategori : menyediakan analisis pasar, identifikasi supplier, analisis

pembelanjaan, peluang, dan kunci penyampaian untuk memastikan keselarasan antara SCM dan Rencana Bisnis IBU. 2. Sumber dan Negosiasi Ulang
24

3.

Manajemen pemasok : keterlibatan terstruktur supplier untuk pengaruh kemampuan yang lebih baik untuk kepentingan Chevron termasuk teknologi baru, peningkatan kehandalan dan penciptaan nilai biaya total kepemilikan (Total Cost of Ownership).

3.4 Visi dan Misi Contract & Category Management (CCM) To be the Procurement / Supply Chain organization most recognized for delivering sustained competitive advantage Untuk Visi CCM di atas memilik arti bahwa tim CCM tersebut menjadikan organisasinya paling diakui untuk memberikan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. 3.5 Strategi Contract & Category Management (CCM) Di dalam CCM, terdapat beberapa strategi yang dijalankan, diantaranya yaitu : 1. Berinvestasi pada Sumber Daya Manusia (SDM) Membangun satu tim global yang beragam yang berkinerja tinggi yang diakui untuk keahlian fungsional, komersional, dan bisnis. Di dalam strategi berinvetasi pada SDM, terdapat fokus area yang menjelaskan batasan yang dimiliki oleh stratgei tersebut, yaitu : - Pemimpin yang dinamis Mengidentifikasi, menjadi mentor dan mengembangkan pemimpin masa

depan melalui rangkaian rencana dan kemajuan yang efektif - Keterampilan karyawan Merekrut, mempertahankan dan mengembangkan karyawan secara sistematis di hormati untuk keunggulan fungsional mereka, pengetahuan bisnis, ketajaman komersial, keterampilan kepemimpinan, dan integritas. - Organisasi yang Efektif Pastikan peran & tanggung jawab jelas, sepenuhnya disesuaikan di seluruh perusahaan, dan struktur organisasi mendukung pengiriman efisien & efektif dalam layanan inti untuk bisnis.

25

 Pastikan PDCs dan proses manajemen SDM secara penuh dan cukup mendukung kebutuhan fungsi untuk pengembangan karyawan dan kepemimpinan. 2. Menjalankan dengan Keunggulan Kinerja rantai suplai didorong dengan memanfaatkan satu fungsi yang berfokus pada keunggulan operasional dan biaya total kepemilikan.

Di dalam strategi menjalankan dengan keunggulan, terdapat fokus area yang menjelaskan batasan yang dimiliki oleh stratgei tersebut, yaitu : - Standar Proses pengaruh dari proses standar kerja untuk pengiriman pengadaan fungsional yang efisien dan efektif dalam pengadaan yang fungsional dan layanan dukungan untuk memungkinkan bisnis. - Peralatan dan Teknologi Memastikan teknologi dan peralatan sepenuhnya memungkinkan

pelaksanaan yang efektif dan efisien dalam proses standar yang fungsional - Eksekusi dan Keberlanjutan Berusaha untuk mencapai dan sepenuhnya mendukung budaya dan tenaga kerja yang bebas insiden dan kerugian Mendorong performa berdasar eksekusi dengan keunggulan proses SCM, teknologi, dan peralatan untuk menyampaikan nilai dan taksiran pemilik. Menilai aplikasi yang mendukung dalam proses SCM, teknologi, dan peralatan secara sistematis menunjukkan celah dan mengadaptasikan untuk mengubah lingkungan bisnis. 3. Tumbuh Menguntungkan Melalui Pembangunan Kemitraan Integral Menjadi mitra integral dalam bisnis, pemasok & satu sama lain untuk bersamasama memberikan nilai. Di dalam strategi tumbuh menguntungkan melalui pembangunan kemitraan integral, terdapat fokus area yang menjelaskan batasan yang dimiliki oleh stratgei tersebut, yaitu :

26

- Bisnis Alignment Memastikan keselarasan dan keterlibatan aktif dengan bisnis dalam perencanaan, pengembangan strategi, dan pemberdayaan usaha prioritas. Pastikan pemerintahan sepenuhnya dimengerti, dipahami, dan dipraktekkan untuk memanfaatkan dewan dan komite pengawasan yang tepat. - Integrasi Pemasok Memastikan hubungan pemasok dibangun di atas nilai-nilai Chevron dan menyediakan akses prioritas untuk sumber daya yang berkualitas dan telah ditetapkan.

3.6 Struktur Organisasi Contract & Category Management (CCM)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi CCM

(Sumber : Chevron IndoAsia Business Unit)

27

Di dalam CCM, terdapat tujuh kategori yang memiliki tanggung jawab masing-masing, diantaranya yaitu : 1. Capital Project (CPP) CPP bertanggung jawab untuk mengelola dan memenuhi kebutuhan yang berhubungan dengan kontrak-kontrak yang besar. 2. Drilling & Completion (D&C) D&C bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan dalam operasi pengeboran, seperti jasa pembuatan sumur, pompa, proses penyemenan, dll. 3. Business Analyst & Technology Assesment Business Analyst & Tech Assesment bertanggung jawab untuk membantu manajer CCM dalam manajemen biaya dan penciptaan nilai, membantu manajer CCM dalam pengembangan atau pengelolaan rencana kategori dan portfolio kontrak. 4. Professional & Suport Service Professional & Suport Service bertanggung jawab untuk untuk pengadaan kontrak pekerja pihak ketiga. 5. Quality Assurance/ Supplier Qualification/ Tender Process Quality Assurance (QA) Quality Assurance bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barangbarang yang masuk sudah sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan user. Selain itu, tim penjaminan kualitas mempunyai wewenang untuk menerima dan mereject barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan user. Supplier Qualification (SQ) Supplier Qualification bertanggung jawab untuk memfasilitasi kualifikasi dari pemasok, seperti kapabilitas teknis dari supplier dan memenuhi dengan spesifikasi kontrak.

28

Tender Process (TP) Tender Process bertanggung jawab untuk mengelola dokumen kontrak dan sertifikat penjaminan dan asuransi, mengkoordinasikan semua proses lelang dan administrasi, mengaudit arsip kontrak untuk kelengkapan. 6. Logistics & Infrastructure Logistics & Infrastructure bertanggung jawab untuk memenuhi semua kebutuhan dalam operasi atau urusan logistik, seperti jasa akomodasi, catering, perjalanan, penerbangan, pemeliharaan gedung, dll. 7. Productions Operation & Equipment Productions Operation & Equipment bertanggung jawab untuk pengadaan barang barang perlengkapan yang dibutuhkan pada saat operasi.

29

BAB IV DASAR TEORI

4.1 Latar Belakang Munculnya Supply Chain Management (SCM) Munculnya SCM dilatar belakangi oleh 2 hal pokok, yaitu: 1. Praktek manajemen logistik tradisional yang bersifat adversarial pada era modern ini sudah tidak relevan lagi, karena tidak dapat menciptakan keunggulan kompetitif 2. Perubahan lingkungan bisnis yang semakin cepat dengan persaingan yang semakin ketat Perkembangan lingkungan industri yang dinamis pada era global seperti sekarang ini menjadi pemicu bagi banyak organisasi perusahaan untuk menggali potensi yang dimiliki, serta mengidentifikasi faktor kunci sukses untuk unggul dalam persaingan yang semakin kompetitif. Teknologi yang juga berkembang pesat menjadi sebuah kekuatan untuk diterapkan dalam iklim persaingan. Usaha-usaha yang

dilakukan pada akhirnya diarahkan untuk memberikan produk terbaik kepada konsumen. Konteks produk yang ditawarkan perusahaan kepada konsumen dalam pengertian manajemen produksi dan operasi adalah kombinasi produk barang dan jasa. Industri manufaktur tidak akan dapat bersaing apabila produk yang ditawarkan murni hanya barang, dan industri jasa juga tidak memiliki daya tarik apabila yang ditawarkan kepada konsumen murni berupa layanan. Keberhasilan perusahaan dalam memberikan produk terbaik kepada konsumen meliputi kombinasi di antara keduanya, yaitu barang dan jasa dalam porsi masing-masing yang ideal menurut perusahaan. Menyajikan produk dalam arti luas tersebut merupakan tantangan sekaligus peluang bagi sistem produksi operasi yang harus dijalankan perusahaan. Mulai dari mengidentifikasi selera konsumen sampai

dengan mengupayakan seluruh kebutuhan input dari pemasok untuk memproduksi

30

dan mendistribusikan produk tersebut sesuai dengan selera konsumen yang dibidik. Pada dasarnya konsumen mengharapkan dapat memperoleh produk yang memiliki manfaat pada tingkat harga yang dapat diterima. Untuk mewujudkan keinginan konsumen tersebut maka setiap perusahaan berusaha secara optimal untuk menggunakan seluruh asset dan kemampuan yang dimiliki untuk memberikan value terhadap harapan konsumen. Implementasi upaya ini tentunya menimbulkan konsekuensi biaya yang berbeda di setiap perusahaan termasuk para pesaingnya. Untuk dapat menawarkan produk yang menarik dengan tingkat harga yang bersaing, setiap perusahaan harus berusaha menekan atau mereduksi seluruh biaya tanpa mengurangi kualitas produk maupun standar yang sudah ditetapkan. Salah satu upaya untuk mereduksi biaya tersebut adalah melalui optimalisasi distribusi material dari pemasok, aliran material dalam proses produksi sampai dengan distribusi produk ke tangan konsumen. Distribusi yang optimal dalam hal ini dapat dicapai melalui penerapan konsep Supply Chain Management (SCM). SCM sesungguhnya bukan merupakan suatu konsep yang baru. Menurut Jebarus (2001) SCM merupakan pengembangan lebih lanjut dari manajemen distribusi produk untuk memenuhi permintaan konsumen. Konsep ini menekankan pada pola terpadu yang menyangkut proses aliran produk dari supplier, manufaktur, retailer hingga kepada

konsumen. Dari sini aktivitas antara supplier hingga konsumen akhir adalah dalam satu kesatuan tanpa sekat pembatas yang besar, sehingga mekanisme informasi antara berbagai elemen tersebut berlangsung secara transparan. SCM merupakan suatu konsep menyangkut pola pendistribusian produk yang mampu menggantikan pola-pola pendistribusian produk secara optimal. Pola baru ini menyangkut aktivitas pendistribusian, jadwal produksi, dan logistik. Gambar 4.1 memberikan ilustrasi sebuah Supply Chain (SC) yang sederhana. Sebuah SC akan memiliki komponen-komponen yang biasanya disebut channel. Semua chanel bekerja untuk memenuhi kebutuhan konsumen akhir.

31

Gambar 4.1 Supply Chain yang disederhanakan

Pada kenyataannya struktur SC jauh lebih kompleks dari gambar 4.1. Berbagai kemungkinan di lapangan bisa terjadi, antara lain : 1. Sebuah pemasok mungkin sekaligus adalah industri manufaktur, dengan kata lain sebuah SC bisa saja melibatkan sejumlah industri manufaktur dalam

satu rantai hulu ke hilir 2. SC tidak selalu merupakan rantai lurus 3. Sebuah pemasok 4. Produk-produk yang dihasilkan oleh sebuah industri mungkin didistribusikan oleh beberapa pusat distribusi yang melayani ratusan bahkan ribuan distributor, retailer, pedagang kecil, dan sebagainya. Setiap channel dalam SC akan memiliki aktivitas-aktivitas yang saling mendukung. Secara keseluruhan aktivitas-aktivitas tersebut meliputi perancangan produk, pengadaan material, produksi, pengendalian persediaan, industri manufaktur bisa memiliki ratusan bahkan ribuan

distribusi/transportasi,

penyimpanan/pergudangan, dukungan pelayanan kepada

pelanggan, proses pembayaran, dan sebagainya. Pada tingkatan yang lebih strategis ada aktivitas-aktivitas seperti pemilihan pemasok, penentuan lokasi pabrik, gudang, pusat distribusi, dan sebagainya.
32

4.2 Deskripsi Pengadaan Barang dan Jasa Pengadaan barang dimulai sejak adanya pasar dimana orang dapat membeli dan menjual dengan cara tawar menawar secara langsung (tunai) antara pihak pembeli (pengguna barang/jasa) dengan pihak penjual (penyedia barang/jasa) hingga tercapai kesepakatan harga kemudian dilanjutkan dengan transaksi jual beli. Transaksi jual beli dapat didefinisikan sebagai kondisi dimana pihak penyedia barang menyerahkan barang kepada pihak pengguna dan pihak pengguna membayar berdasarkan harga yang disepakati. Pada perkembangan peradaban, yang menjadi bahan transaksi bukan hanya barang yang berwujud, namun juga jasa. Bermacammacam jasa yang dapat menjadi bahan transaksi, misalnya : jasa pelayanan kesehatan, jasa pelayanan pendidikan, dan jasa lainnya. Bidang Jasa Konstruksi merupakan bidang dimana memiliki sistem hukum, manajemen, dan tata cara yang spesifik dalam pengadaan Barang dan Jasanya. Proses pemilihan penyedia barang/jasa adalah serangkaian kegiatan mulai dari mengindentifikasi keperluan jasa kontraktor oleh pengguna jasa, mempersiapkan paket lelang, melakukan lelang, sampai tandatangan kontrak untuk menangani implementasi fisik proyek. Setelah paket lelang dikirim oleh pengguna jasa kepada para calon penyedia jasa suatu proyek, maka kegiatan selanjutnya adalah menunggu jawaban/tanggapan dari penyedia barang/jasa. 4.3 Hakekat, Syarat Pelaksanaan, dan Filosofi Pengadaan Barang dan Jasa Hakekat, pelaksanaan, filosofi dapat dipaparkan sebagai berikut : Hakekat : Pengadaan barang dan Jasa adalah upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang/jasa yang diinginkannya, dengan menggunakan metoda dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya. Syarat Pelaksanaan : Pengadaan barang dan Jasa dapat dilaksanakan sebaikbaiknya jika kedua belah pihak pengguna penyedia haruslah selalu berpatokan kepada filosofi pengadaan barang/ jasa, tunduk kepada etika dan

33

norma pengadaan barang/jasa yang berlaku, mengikuti prinsip-prinsip, metoda dan proses pengadaan barang/jasa yang baku. Filosofi Pengadaan Barang/Jasa : dapat didefinisikan sebagai upaya untuk mendapatkan barang dan jasa yang diinginkan yang dilakukan atas dasar pemikiran yang logis dan sistematis (the system of thought), mengikuti norma dan etika yang berlaku, berdasarkan metoda dan proses yang baku. 4.4. Definisi Kualitas Kualitas sangat penting bagi sebuah produk, baik produk barang maupun produk jasa. Kualitas sangat diperhatikan bnaik oleh produsen maupun oleh konsumen dalam hal produk, harga, dan juga pelayanan. Kualitas dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang menentukan kepuasan pelanggan dan upaya perubahan ke arah perbaikan terus-menerus. Istilah kualitas memiliki banyak sekali definisi. Berikut ini ada beberapa macam definisi kualitas menurut pendapat para ahli, antara lain : Kualitas secara tradisional (Montgomery, 1996) adalah berdasarkan kepada suatu pandangan bahwa produk dan pelayanan harus sesuai dengan ketentuan mereka yang menggunakannuya Kualitas secara umum (Pond, 1994) adalah membuat produk atau jasa yang tepat pada waktunya, pantas digunakan dalam lingkungan, memiliki zero defects, dan memuaskan konsumen Kualitas (Juran, 1986) adalah kesesuaian dengan penggunaan. Pendekatan Juran adalah orientasi pada pemenuhan harapan pelanggan Kualitas (Deming, 1980) adalah pemecahan masalah untuk mencapai penyempurnaan terus-menerus. Pendekatan Deming merupakan pendekatan secara bottom up Kualitas (Crosby, 1996) adalah kesesuaian terhadap persyaratan, seperti jam tahan air, sepatu tahan lama, atau dokter yang ahli di bidangnya, Ia juga

34

mengemukakan pentingnya melibatkan setiap orang pada proses dalam organisasi. Pendekatan Crosby merupakan pendekatan top down.

Berdasarkan beberapa pengertian dasar tentang kualitas di atas, terlihat bahwa kualitas selalu berfokus pada pelanggan (costumer focused quality). Dengan demikian, produk-produk didesain, diproduksi, dan pelayanan diberikan untuk memenuhi keinginan pelanggan. Suatu produk yang dihasilkan dapat dikatakan berkualitas apabila sesuai dengan keinginan pelanggan, dapat dimanfaatkan dengan baik, dan diproduksi dengan cara yang baik dan benar (Feigenbaum, 1991). 4.5. Dimensi Kualitas Suatu produk haruslah memiliki karakteristik/dimensi kualitas. Dimensi kualitas adalah sifat-sifat yang dimiliki suatu benda atau barang maupun jasa yang secara keseluruhan memberi rasa kepuasan kepada penggunanya karena telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Menurut Mullins, Orville, Larreche, dan Boyd (2005) apabila perusahaan ingin mempertahankan keunggulan kompetitifnya dalam pasar. Perusahaan harus mengerti aspek dimensi apa saja yang digunakan oleh konsumen untuk membedakan produk yang dijual perusahaan tersebu dengan produk pesaing. Terdapat delapan dimensi kualitas produk manufaktur, diantaranya yaitu : 1. Performance (kinerja), berhubunhgan dengan karakteristik operasi dasar dari sebuah poduk yang dipertimbangkan pelanggan ketika ingin membeli suatu produk 2. Durability (daya tahan), yang berarti berapa lama atau umur produk yang bersangkutan bertahan sebelum produk tersebut harus diganti. Semakin besar frekuensi pemakaian konsumen terhadap produk maka semakin besar pula daya tahan produk 3. Conformance to specifications (kesesuaian dengan spesifikasi), yaitu sejauh mana karakteristik operasi dasar dari sebuah produk memenuhi spesifikasi tertentu dari konsumen atau tidak ditemukannya cacat pada produk

35

4. Features

(fitur),

adalah

karakteristik

produk

yang

dirancang

untuk

menyempurnakan fungsi produk atau menambah ketertarikan konsumen terhadap produk 5. Reliabiliy (Realibilitas), adalah probabilitas bahwa produk akan bekerja dengan memuaskan atau tidak dalam periode waktu tertentu. Semakin kecil kemungkinan terjadinya kerusakan, maka produk tersebut dapat diandalkan 6. Aesthetics (estetika), berhubungan dengan bagaimana penampilan produk bisa dilihat dari tampak, rasa, bau, dan bentuk dari produk 7. Serviceability (kemampuan melayani), merupakan karakteristik yang berkaitan dengan kecepatan, keramahan, kompetensi, kemudahan, serta akurasi dalam perbaikan 8. Perceived quality (kesan kualitas), sering disebut merupakan hasil dari penggunaan pengukuran yang dilakukan secara tidak langsung karena terdapat kemungkian bahwa konsumen tidak mengerti atau kekurangan informasi atas produk yang bersangkutan 4.6. Definisi Jaminan Kualitas (Quality Assurance) Jaminan Kualitas adalah semua tindakan terencana dan sistematik yang diimplementasikan dan didemonstrasikan guna memberi kepercayaan yang cukup bahwa produk akan memuaskan kebutuhan untuk kualitas tertentu. Selain itu, jaminan kualitas juga dapat diartikan sebagai tindakan-tindakan yang diambil guna meningkatkan nilai produk untuk pelanggan melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi dari proses dan aktivitas melalui struktur organisasi. Konsep kualitas dibagi mejadi dua, yaitu konsep kualitas berdasarkan pandangan tradisional dan konsep kualitas berdasarkan pandangan modern. Perbedaan konsep kualitas berdasarkan pandangan tradisional dan modern dapat dilihat dalam tabel di bawah ini :

36

Tabel 4.1 Perbedaan Konsep Kualitas

Pandangan Tradisional Memandang kualitas sebagai isu teknis Usaha perbaikan

Pandangan Modern Memandang kualitas sebagai isu bisnis

kualitas Usaha perbaikan kualitas diarahkan oleh manajemen puncak

dikoordinasikan oleh manajer kualitas

Memfokuskan kualitas pada fungsi Kualitas mencakup semua fungsi atau atau departemen produksi departemen dalam organisasi

Produktifitas dan kualitas merupakan Produktifitas dan kualitas merupakan sasaran yang bertentangan sasaran yang bersesuaian, karena hasilhasil produktifitas dicapai melalui peningkatan atau perbaikan kualitas Kualitas didefinisikan sebagai Kualitas secara tepat didefinisikan

konformasi terhadap spesifikasi atau sebagai persyaratan untuk memuaskan standar. Membandingkan produk kebutuhan pelanggan Membandingkan kompetitor dan produk terhadap pengguna produk atau

terhadap spesifikasi

(customer). terhadap produk

terbaik di pasar Kualitas diukur melalui derajat non Kualitas diukur melalui perbaikan konformasi, menggunakan ukuran- proses/produk dan kepuasan pengguna produk atau pelanggan secara terusmenerus, dengan menggunakan

ukuran kualitas internal

ukuran-ukuran kualitas berdasarkan pelanggan. Kualitas dicapai melalui inspeksi Kualitas ditentukan melalui desain produk dan dicapai melalui teknik

secara intensif terhadap produk

37

pengendalian

yang

efektif,

serta

memberikan kepuasan selama masa pakai produk Beberapa kerusakan atau cacat Cacat dan kerusakan dicegah sejak melalui teknik pengendalian

diizinkan, jika produk telah memenuhi awal standar kualitas minimum

proses yang efektif

Kualitas adalah fungsi terpisah dan Kualitas adalah bagian dari setiap berfokus pada evaluasi produk fungsi dalam semua tahap dari siklus hidup produk Hubungan dengan pemasok bersifat Hubungan dengan pemasok bersifat jangka pendek dan berorientasi pada jangka panjang biaya Pengertian jaminan kualitas berdasar pendapat para ahli : Jaminan kualitas dapat dilaksanakan dengan adanya suatu sistem jaminan kualitas, yang meliputi struktur organisasi, pertanggungjawaban, prosedur, proses,dan sumber daya untuk mengimplementasikan manajemen kualitas (Stebbing, 1993). Hal ini dapat dilihat dari dokumentasi yang didalamnya mencatat semua kegiatan yang telah dilakukan (Barrie dan Paulson, 1984). Jaminan kualitas adalah sistem kualitas yang dimulai dari perencanaan, penentuan metoda, pelaksanaan, inspeksi, dan tes sampai dokumentasi yang memberikan jaminan dan kepastian kepada pemilik bahwa semua tindakan yang dilakukan sesusai dengan standar spesifikasi (Willborn, 1994). Konsep kualitas berdasarkan pandangan tradisional memiliki jaminan kualitas melalui inspeksi, yaitu : Inspeksi kedatangan material bahan baku Inspeksi produk yang dihasilkan Meningkatkan kualitas inspeksi yang lebih ketat dan meningkatkan biaya

38

 Kualitas merupakan tanggung jawab dari departemen jaminan kualitas Sedangkan menurut pandangan modern, jaminan kualitas dilakukan melalui pencegahan (prevention), yaitu : Megintegrasikan rantai pemasok pelanggan Meningkatkan kualitas melalui sistem : - Proses informasi pelanggan - Proses kerja - Proses manusia Adapun terdapat beberapa komponen dalam sistem jaminan kualitas, diantaranya yaitu : Perencanaan kualitas, merupakan kegiatan yang digunakan untuk merencanakan kualitas, membuat program, merencanakan dokumentasi yang digunakan dan prosedur kualitas, yang bertujuan untuk mencapai kualitas yang sesuai dengan dokumen kontrak. Tanggung jawab manajemen, merupakan kegiatan yang digunakan untuk

memastikan bahwa kebijaksanaan kualitas telah dipahami, disepakati, diterapkan, dan dipelihara pada semua tingkatan dalam organisasi. Kebijaksanaan kualitas itu sendiri mempunyai arti arah atau tujuan kontraktor yang berkaitan dengan kualitas. Tinjauan kontrak, merupakan kegiatan untuk memastikan bahwa kontraktor sudah mempunyai pengertian mengenai isi dokumen kontrak, dimana di dalam kontrak tersebut terdapat tanggung jawab masing-masing pihak serta dilakukan pemerikasaan terhadap masalah keuangan, teknis, sumber daya manusia, dan syarat kontrak. Tinjauan ulang perencanaan, merupakan kegiatan yang dilaksanakan untuk memastikan bahwa tahap-tahap yang dilaksanakan di dalam perencanaan telah memenuhi kriteria dan keinginan dari pemilik (user), dimana langkah-langkah yang dilakukan meliputi pemeriksaan spesifikasi dan pengecekan ulang terhadap data dan informasi kontrak/proyek yang ada. Pelatihan, merupakan kegiatan yang digunakan untuk memastikan bahwa semua personel yang melakukan kegiatan yang berhubungan dengan kualitas telah
39

memiliki kemampuan yang memadai dalam bidangnya masing-masing. Di dalam pelatihan ini, selain melatih kemampuan tiap individu juga dilatih rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan yang dilakukan Kontrol proses, merupakan kegiatan untuk mengontrol pekerjaan yang dilakukan selama pelaksanaan. Kontrol ini berupa kegiatan untuk merencanakan jadwal pekerjaan, memastikan kualitas dari pekerjaan sesuai dengan permintaan, memastikan pelaksanaan yang dilakukan sesuai dengan prosedur dan memastikan bahwa orang-orang yang melaksanakan pekerjaan itu mempunyai kemampuan. Pemeriksaan supplier (vendor), merupakan kegiatan untuk memilih, memeriksa, dan mengevaluasi kemampuan dari supplier (vendor). Selain untuk memeriksa dan mengevaluasi, pemeriksaan ini dilakukan untuk memastikan supplier (vendor) mempunyai informasi yang jelas dan memastikan material/barang yang dikirim bebas dari kerusakan serta sesuai dengan dokumen kontrak. Inspeksi dan tes, merupakan kegiatan untuk memastikan bahwa hasil kerja yang dihasilkan telah sesuai dengan standar spesifikasi atau dokumen kontrak. Dokumentasi, merupakan kegiatan yang digunakan untuk mencatat semua kegiatan yang telah dilakukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, inspeksi sampai tindakan. Dokumentasi ini dilakukan terutama pada kegiatan yang berhubungan dengan kualitas. Pendokumentasian ini harus selalu up to date agar tidak terjadi keterlambatan informasi.

40

BAB V PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana gambaran umum proses pengadaan barang di Chevron dengan contoh pengadaan produk pipa dengan ketentuan inspeksi 710 sebagai salah satu syarat dan ketentuan di dalam Purchase Order pada divisi rantai suplai di Chevron. Proses pengadaan pada divisi rantai suplai melibatkan koordinasi dari berbagai pihak, antara lain user, tim procurement operation, tim contract & category management, tim quality assurance, vendor, dan warehouse. Untuk dapat menganalisa proses tersebut, dibutuhkan sebuah aliran yang lengkap. Oleh karena itu di dalam bab ini, akan dibahas lebih lanjut mengenai aliran proses pengadaan barang di Chevron.

Gambar 5.1 Alur proses pengadaan barang di Chevron

(Sumber : Chevron)

5.1 Permintaan kebutuhan pengadaan barang dari user Pada awal proses pengadaan barang pipa, user pertama kali memberikan dokumen Contracting Plan yang berisi daftar kebutuhan yang diinginkan kepada tim

41

Procurement Operations. Contracting Plan adalah dokumen rencana kontrak yang sudah diberikan user jauh-jauh hari yang berisikan detil penjelasan pemilik kontrak, deskripsi kontrak tersebut, lamanya pelaksanaan kontrak,dan harga estimasi kontrak. Untuk contoh Contracting Plan dapat dilihat di bawah ini :

Gambar 5.2 Contoh dari dokumen Contracting Plan

(Sumber : Chevron)

5.2 Contract & Category Management (CCM) melakukan proses pengadaan Setelah User memberikan Contracting Plan kepada tim Procurement Operations dan menyetujui permintaan pengadaan yang diinginkan User, maka User mengajukan proposal teknis kepada BP Migas untuk mendapat persetujuan dari BP Migas. Kemudian tim CCM mengadakan proses pengadaan yang sesuai dengan Pedoman Tata Kerja Pengelolaan Rantai Suplai Kontraktor Kontrak Kerja Sama yang dikeluarkan oleh BP MIGAS yang dapat dilakukan oleh Chevron IndoAsia Business Unit selaku Kontraktor Kontrak Kerja Sama. Pada prinsipnya pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemborongan/Jasa lainnya dilakukan melalui pelelangan umum (tender). Dalam keadaan tertentu sesuai ketentuan pedoman ini, pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat dilakukan melalui pelelangan terbatas, pemilihan langsung, penunjukan langsung, kartu pengadaan (procurement card), pengadaan secara

42

elektronik (e-Procurement) atau melalui swakelola. Berikut akan dijelaskan metode pengadaan yang biasa digunakan oleh Chevron IndoAsia Business Unit : 5.2.1 Pelelangan Umum (Tender) Pelelangan umum adalah pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara terbuka untuk umum, mengacu kepada prinsip dasar pengelolaan rantai suplai dengan diumumkan terlebih dahulu melalui papan pengumuman resmi di kantor Chevron dan media cetak Media Indonesia dan Suara Pembaruan. Berikut syarat pelelangan diatur di dalam pedoman tata kerja BP Migas mengenai pedoman pengelolaan rantai suplai kontraktor kontrak kerja sama, yaitu : 1. Dilakukan untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai lebih besar dari Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) atau lebih besar dari US$50,000.00 (lima puluh ribu dolar Amerika Serikat). 2. Diikuti oleh Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi kualifikasi kompetensi dan kemampuan usaha sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam Dokumen Pengadaan. 3. Pengadaan pekerjaan dengan nilai sampai dengan Rp1.000.000.000,00 (satu milyar rupiah) atau sampai dengan US$100,000.00 (seratus ribu dolar

Amerika Serikat) : - Diutamakan bagi Penyedia Barang/Jasa usaha kecil termasuk koperasi kecil yang terdaftar dalam Daftar Penyedia Barang/Jasa Mampu (DPM). - Dalam hal pengadaan barang Produksi Dalam Negeri yang termasuk dalam kategori wajib dipergunakan - Dalam hal pengadaan Barang/Jasa yang menggunakan teknologi atau berisiko tinggi, atau spesifik (seperti bahan kimia khusus, perangkat lunak teknologi informasi (information technology software), atau

barang/jasa yang mempunyai persyaratan khusus dapat dilakukan dengan hanya mengundang Penyedia Barang/Jasa usaha menengah dan usaha besar.

43

4. Dalam hal penilaian kualifikasi menggunakan sistim prakualifikasi, sekurang-kurangnya diikuti oleh 3 (tiga) Penyedia Barang/Jasa yang telah lulus kualifikasi dan memasukkan penawaran. 5. Dalam hal penilaian kualifikasi menggunakan sistim pasca-kualifikasi, sekurang-kurangnya diikuti oleh 3 (tiga) Penyedia Barang/Jasa yang

memasukkan penawaran, dan yang memenuhi kualifikasi sekurangkurangnya 1 (satu). 6. Dilakukan negosiasi harga apabila setelah pembukaan penawaran diketahui bahwa tidak ada satupun penawaran yang bernilai sama atau lebih rendah dibanding Harga Perhitungan Sendiri (Owner Estimate). 5.2.2 Pemilihan Langsung (Direct Selection) Pemilihan langsung adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan mengundang sekurang-kurangnya 3 Penyedia Barang/Jasa. Pemilihan langsung dapat dilaksanakan dengan cara mengundang sekurang-kurangnya mengundang 2 Penyedia Barang/Jasa, apabila memenuhi salah satu keadaan berikut : Merupakan pelaksanaan pengadaan barang Produksi Dalam Negeri yang wajib digunakan namun jumlah Pabrikan dalam negeri yang memenuhi persyaratan hanya ada 2 Diketahui secara luas bahwa Penyedia Barang/Jasa yang mampu menyediakan barang atau melaksanakan pekerjaan hanya 2 Merupakan kelanjutan dari proses pelelangan gagal karena peserta yang memasukkan penawaran hanya ada 2 dan diketahui secara luas bahwa hanya terdapat 2 Penyedia Barang/Jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut. Merupakan kelanjutan proses dari pelelangan ulang yang gagal karena peserta yang memasukkan penawaran hanya ada 2 Pemilihan Langsung hanya dapat dilakukan jika terjadi kegagalan dalam proses pelelangan karena peserta yang mendaftar atau yang memasukkan penawaran hanya ada 2 dan diketahui secara luas bahwa hanya terdapat 2 Penyedia Barang/Jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut atau jika terjadi kegagalan dalam

44

proses pelelangan ulang karena peserta yang mendaftar atau yang memasukkan penawaran hanya ada dua. Syarat pemilihan langsung diatur di dalam pedoman tata kerja BP Migas, diantaranya yaitu : 1. Pemilihan langsung dilaksanakan untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai lebih besar dari Rp50.000.000,00 atau lebih besar dari US$5,000.00 sampai dengan nilai Rp500.000.000,00 atau sampai dengan nilai US$50,000.00 2. Pemilihan Langsung dengan nilai lebih besar dari Rp500.000.000,00 atau US$50,000.00 dapat dilakukan apabila memenuhi salah satu kondisi berikut: 1. Untuk pemasangan telepon, pemasangan gas, pemasangan air untuk fasilitas perumahan dan perkantoran. 2. Sebagai proses lebih lanjut atas pelelangan ulang gagal. 3. Untuk penyewaan pertama kali atau pindah lokasi fasilitas perumahan, perkantoran atau pergudangan. 4. Pengadaan perabotan (furniture) perumahan atau perkantoran Produksi Dalam Negeri. 5. Dengan dilengkapi justifikasi tertulis yang disetujui oleh Pejabat Berwenang, dalam hal memenuhi salah satu dari keadaan berikut: a. Merupakan pelaksanaan pengadaan barang Produksi Dalam Negeri yang wajib digunakan namun jumlah Pabrikan dalam negeri yang memenuhi persyaratan hanya ada 2 (dua). b. Untuk mengatasi Keadaan Mendesak yang apabila pekerjaan tidak segera dilaksanakan akan mengakibatkan kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan yang lebih besar yang berkaitan dengan kegiatan operasional utama eksplorasi dan produksi. c. Pelaksanaan standarisasi barang/peralatan sehingga diperlukan barang/peralatan yang sama dengan yang telah terpasang, namun dapat dipenuhi dengan beberapa merek (approved brands). Penetapan standar barang/ peralatan mengikuti ketentuan

standarisasi yang diterbitkan oleh BPMIGAS.

45

6. Dengan dilengkapi justifikasi tertulis yang disetujui oleh pimpinan tertinggi setempat, dalam hal: a. Diketahui secara luas bahwa Penyedia Barang/ Jasa yang mampu menyediakan barang atau melaksanakan pekerjaan hanya 2; atau b. Merupakan kelanjutan dari proses lelang gagal karena peserta yang memasukkan penawaran hanya ada 2 dan diketahui secara luas

bahwa hanya terdapat 2 Penyedia Barang/Jasa yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut Setelah proses pemilihan langsung dan didapatkan pemenang, maka hasil evaluasi diumumkan atau diberitahukan secara tertulis kepada peserta pengadaan. 5.2.3 Penunjukkan Langsung (Direct Appointment) Penunjukan langsung adalah pelaksanaan pengadaan barang/ jasa yang dilakukan dengan cara menunjuk langsung kepada 1 Penyedia Barang/Jasa. Adapun syarat dari dilaksanakannya penunjukan langsung antara lain : 1. Penunjukan langsung dapat dilaksanakan untuk pengadaan dengan nilai sampai dengan Rp50.000.000,00 atau US$5,000.00 2. Untuk penunjukan langsung dengan nilai lebih besar dari Rp50.000.000,00 atau US$5,000.00, dapat dilakukan untuk hal-hal berikut: 1. Pekerjaan yang tidak dapat ditunda-tunda lagi sehubungan dengan telah terjadinya keadaan darurat (emergency). a. Pimpinan tertinggi Kontraktor KKS menyatakan keadaan darurat (emergency) dan harus melaporkan ke BPMIGAS dalam waktu 24 (dua puluh empat) jam, disertai permohonan izin untuk melakukan tindakan pengadaan barang/jasa yang diperlukan untuk mengatasi keadaan tersebut. b. Proses pengadaannya tidak memerlukan persetujuan BPMIGAS terlebih dahulu.

46

c. Pada saat selesainya penanggulangan keadaan darurat (emergency) Kontraktor KKS melaporkan semua kegiatan pengadaan barang/jasa yang telah dilakukan. d. Pembebanan biaya sebagai biaya operasi dalam rangka KKS akan diperhitungkan setelah dilakukan penelitian (audit) oleh BPMIGAS 2. Sebagai proses lanjut atas pelelangan ulang gagal karena hanya ada 1 (satu) peserta yang memasukkan penawaran. 3. Sebagai proses lanjut atas pemilihan langsung gagal karena hanya ada 1 (satu) peserta yang memasukkan penawaran. 4. Pekerjaan tertentu dengan dilengkapi justifikasi yang disetujui oleh pimpinan tertinggi Kontraktor KKS, yaitu: a. Pekerjaan mendesak sebagai akibat keadaan mendadak yang tidak dapat ditunda dan harus segera dilaksanakan. b. Pengadaan barang/jasa tertentu yang diketahui secara luas hanya dapat dilaksanakan oleh 1 Penyedia Barang/Jasa. c. Dalam kondisi terjadi kelangkaan menara pemboran dan kapal survei seismic, sedangkan di wilayah negara Republik Indonesia terdapat peralatan dimaksud dengan kemungkinan akan segera diekspor karena masa kontraknya akan segera berakhir. d. Untuk perpanjangan masa penyewaan rumah, kantor, gudang, lapangan penumpukan (termasuk shore base) atau pelabuhan. 5. Pekerjaan tertentu dengan dilengkapi justifikasi tertulis yang disetujui oleh Pejabat Berwenang dan memenuhi sekurang-kurangnya salah satu syarat sebagai berikut: a. Untuk pekerjaan tambahan yang tidak terduga sebelumnya dan telah ada harga standar dengan menggunakan satuan harga menurut harga yang berlaku pada Kontrak yang bersangkutan dan secara teknis merupakan satu kesatuan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari pekerjaan terdahulu berdasarkan pendapat fungsi teknis yang kompeten secara tertulis.

47

b. Untuk pekerjaan tambahan yang tidak terduga sebelumnya dari pekerjaan yang tidak ada harga standarnya, tetapi sehubungan dengan homogenitasnya perlu dijaga kontinuitas pelaksanaannya sesuai dengan pendapat fungsi teknis yang kompeten secara tertulis. c. Pekerjaan tambahan yang tidak dapat dihindarkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan semula dan telah ada harga standar dengan menggunakan satuan harga yang berlaku pada Kontrak yang bersangkutan sepanjang dapat dipertanggungjawabkan secara profesional. d. Dalam hal diperlukan kesinambungan pekerjaan yang sedang berlangsung, sementara proses lelang atau pemilihan langsung belum selesai, dengan ketentuan: Masa pelaksanaan paling lama hanya sampai dengan 1 hari sebelum tanggal dimulainya pekerjaan berdasar Kontrak baru; dan Secara kumulatif tidak melebihi 6 bulan.

Pelaksanaan pekerjaan ini tidak boleh dilakukan secara berturutan dengan penambahan lingkup kerja (PLK) dengan kepentingan yang sama. e. Pengadaan barang/jasa spesifik yang hanya dapat dipenuhi oleh pabrikan atau penyedia jasa tertentu, antara lain pengadaan barang/jasa kepemilikan/ yang terkait dengan right, kepemilikan lisensi/hak lunak

proprietary

misalnya

perangkat

teknologi informasi. f. Dalam rangka standarisasi barang/peralatan sehingga diperlukan barang/peralatan yang sama dengan yang telah terpasang. Penetapan standar barang/peralatan mengikuti ketentuan

standarisasi yang diterbitkan oleh BPMIGAS.

48

Demikian penjabaran 3 metode yang paling sering dipakai oleh Chevron IndoAsia Business Unit. Seperti telah dijelaskan di atas bahwa metode pengadaan yang pertama kali dilakukan adalah dengan metode pelelangan umum. Jika dari pelelangan umum tidak didapatkan pemenang atau tidak memenuhi kualifikasi, maka baru diadakan metode pengadaan dengan pemilihan langsung atau penunjukkan langsung. 5.3 Procurement Operation mengeluarkan Purchase Order (PO) kepada vendor Setelah tim CCM melakukan proses pengadaan dan mendapatkan vendor dari proses pelelangan umum, maka tim CCM membuatkan kontrak antara Chevron dengan vendor dalam pengadaan barang pipa. Setelah kontrak dibuat, User memberikan permintaan pembelian (Purchase Request) kepada tim Procurement Operations yang berisikan spesifikasi material yang akan dibeli, jumlah material yang akan dibeli, dan harga estimasi dari user baik harga per unit maupun harga total sesuai jumlah material. Berikut ini adalah contoh permintaan pembelian :

49

Gambar 5.3 Contoh dari dokumen Permintaan Pembelian (Purchase Request)

(Sumber : Chevron)

Setelah User memberika permintaan pembelian (purchase request), maka tim Procurement operation mengeluarkan perintah pembelian (purchase order) kepada vendor. Purchase Order (PO) adalah dokumen pengadaan pesanan barang kepada vendor yang dilengkapi spesifikasi material/barang yang akan dibeli (harga dan jadwal pengiriman ditambah dengan kontrak. Berikut adalah contoh dari Purchase Order (PO) milik PT. Chevron Pacific Indonesia :

50

Gambar 5.4 Contoh dari dokumen Purchase Order

(Sumber : Chevron) Berdasarkan gambar di atas, dapat dilihat bahwa supplier di dalam PO tersebur adalah PT Bakrie Pipe Industries dan tempat tujuan pengiriman adalah PT CPI yang bertempat di Dumai. Dalam bagian komen, terdapat penjelasan bahwa harga mengacu pada hasil negosiasi pada tanggal 12 Agustus 2010 dimana yang semula $ xxx/ton berkurang menjadi $ yyy/ton. Selain itu, terdapat juga informasi akun bank dari supplier dan biaya akan dikirimkan dalam mata uang dollar Amerika. 5.4 Vendor menyiapkan dokumen-dokumen yang sesuai dengan PO Setelah vendor menerima PO dari tim Procurement operation, maka vendor tersebut menyerahkan dokumen dan sertifikat yang diperlukan kepada tim penjaminan kualitas (quality assurance). Karena dalam proses pengadaan yang terkait adalah pengadaan pipa, maka di dalam PO tersebut terdapat Inspection Clause yang melibatkan tim QA dalam inspeksi dokumen dan material.

51

Ketentuan Inspeksi (Inspection Clause) adalah persyaratan yang disebutkan di dalam PO yang mewajibkan vendor untuk melakukan segala sesuatu menyangkut kegiatan inspeksi sesuai dengan yang disebutkan dalam ketentuan tersebut dalam hubungannya dengan pemesanan barang dari Chevron ke vendor. Untuk pengadaan pipa, karena inspeksi dilakukan selama proses fabrikasi, maka menggunakan Inspection Clause 710 dimana vendor harus mempersiapkan/melakukan hal-hal di bawah ini : 1. Memberitahukan secara tertulis tempat dan jadwal pembuatan barang pesanan ke tim Procurement Quality Assurance sebagai perwakilan dari PT. CPI paling lambat 15 hari kerja sebelum dimulainya proses produksi/fabrikasi 2. Mengikuti semua titik tunda (hold point) yang ditentukan oleh inspektor PT. CPI di dalam inspeksi dan tes. 3. Memberitahukan secara tertulis semua jadwal pengujian dan inspeksi 5 hari kerja sebelumnya. Inspektor PT.CPI mempunyai hak akses ke tempat vendor atau fabrikator setiap waktu selama pengerjaan barang pesanan, termasuk kegiatan dalam rangka mendapatkan sertifikasi dari instansi pemerintah. Untuk barang fabrikasi yang membutuhkan Sertifikasi Migas (SKPP = Surat Kelayakan Penggunaan Peralatan), seperti pressure vessel, vendor/fabrikator harus memberitahukan jadwal uji hydrostatis dan tes persetujuan fungsi 10 hari kerja sebelumnya dan menyerahkan semua dokumen yang dipergunakan dalam pengurusan sertifikasi ke tim Quality Assurance. Untuk dokumen-dokumen dan sertifikat-sertifikat apa saja yang menjadi persyaratan vendor, diantaranya adalah : Certificate of Conformance/Certificate of Compliance Raw material Certificate Mills Inspection Certificate Inspection Test Results Mechanical Properties & Chemical Analysis Report

52

 Inspection & Test Plan Manucafturing Specification Procedure (MPS) Manufacturing Data Record (MDR) 5.5 Tim QA memeriksa dokumen-dokumen dari Vendor Setelah vendor menyerahkan dokumen dan sertifikat seperti yang telah disebutkan sebelumnya, maka dokumen dan sertifikat tersebut diperiksa oleh tim QA. Ketentuan dokumen yang benar adalah dokumen yang sesuai dengan kebutuhan user, mulai dari spesifikasi ukuran, jumlah material dan yang lain yang dibutuhkan user. Jika dokumen dan sertifikat yang dikumpulkan vendor tersebut telah sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan user, maka tim QA segera melakukan inspeksi ke manufaktur untuk memastikan proses produksi dari barang tersebut. Jika masih belum sesuai, maka tim QA mengkonfirmasikan kepada vendor dokumen yang belum lengkap supaya dapat segera dikumpulkan. Selain itu, di manufaktur tim QA juga masih memeriksa dokumen-dokumen yang memang diperlukan.

53

Gambar 5.5 Contoh dari dokumen Inspection & Test Plan

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bumi Kaya Steel Industries)

54

Gambar 5.6 Contoh dari dokumen Manufacturing Procedure Specification

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bumi Kaya Steel Industries)

5.6 Tim QA melakukan inspeksi & memeriksa material di pabrik Di manufaktur, tim QA melihat dan mengawasi proses produksi yang berjalan di pabrik tersebut. Tim QA berusaha semaksimal mungkin untuk mencegah terjadinya defect karena jika terjadi defect, maka hal tersebut akan berdampak pada jadwal inspeksi di lapangan dan jadwal produksi yang akhirnya akan berdampak pada pengeluaran biaya yang tinggi oleh perusahaan. Dalam proses inspeksi material, penulis diberi kesempatan untuk melakukan kunjungan ke PT Bumi Kaya Steel Industries sebagai salah satu manufaktur pipa CPI. Namun disana sedang tidak terdapat proses produksi, sehingga salah satu pegawai QA setempat hanya menjelaskan proses produksi pipa yang ada di PT. Bumi Kaya

55

Steel Industries. Adapun alur proses produksi pipa yang diambil contoh proses produksi pipa di PT. Bakrie Pipe Industries terdapat dalam gambar di bawah ini :

Gambar 5.7 Proses Produksi Pipa

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bakrie Pipe Industries) Di PT. Bumi Kaya Steel Industries tersebut, QA Inspector dari Chevron bersama QA Inspector PT. KHI memeriksa kelengkapan dokumen dan sertifikat.

56

Sertifikat yang diperiksa adalah sertifikat ultrasonic test, sertifikat hardness test, sertifikat tensile test, sertifikat visual and dimension, sertifikat hydrostatic test, dan final inspection test. Pertama kali yang dilakukan QA Inspector saat berada di sana adalah memeriksa daftar HRC yang terdapat di dokumen dengan yang terdapat di coil. Jika spesifikasi yang tertulis di dokumen sudah sama dengan yang terdapat di coil, berarti HRC tersebut sudah lolos inspeksi.

Gambar 5.8 Raw material dari pipa yang disebut dengan Hot Rolled Coil (HRC)

Gambar 5.9 Tim QA Inspector memeriksa raw material yang ada di dokumen dengan yang ada di HRC

57

Gambar 5.10 Dokumen Daftar HRC

(Sumber :PT. Bumi Kaya Steel Industries)

58

Gambar 5.11 Spesifikasi daftar HRC yang terdapat di dalam HRC (berupa sticker)

Selain itu, tim Inspektor juga ingin memastikan ketebalan dari coil tersebut apakah sudah sesuai dengan yang tertulis di daftar HRC. Ketebalan coil diukur dengan menggunakan suatu alat yang disebut UT Manual-Thickness Meter.

5,39

Gambar 5.12 Mengukur ketebalan coil

Pada alat ukur tersebut menunjukkan hasil sebesar 5,39. Ini berarti ketebalan dari coil yang diukur adalah sebesar 5,39 mm.

59

Gambar 5.13 Terdapat coil yang berkarat

Saat inspeksi raw material berjalan, ditemukan coil yang warnanya berbeda dengan coil yang lain. Pegawai QA setempat mengatakan bahwa coil tersebut sudah berkarat saat PT Krakatau Steel mengirimkan coil tersebut. Ternyata raw material tersebut dibeli PT Bumi Kaya Steel Industries dari PT Krakatau Steel. Dan mereka menjelaskan bahwa karat yang terdapat di coil tersebut tidak bermasalah karena masih dapat digunakan dan karat dapat dihilangkan saat proses produksi berlangsung. Kemudian tim Inspektor memeriksa kelengkapan dokumen yang lain, seperti dokumen tes visual dan dimensi, tensile test, hardness test, chemical test, flattening test, tes ultrasonic, tes hydrostatic, dan inspeksi terakhir. Visual and Dimensional Test Pemeriksaan meliputi pemeriksaan panjang, kebulatan, kelurusan, kondisi permukaan, ada tidaknya bagian pipa yang cacat, serta cacat-cacat yang lain.

60

Gambar 5.14 Hasil dari pengujian visual dan dimensi

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bumi Kaya Steel Industries)

Tensile Test Pengujian ini berguna untuk mengetahui sejauh mana kekuatan dan kelenturan dalam pemasangan atau selama aplikasi. Dalam pengujian kuat tarik & kelenturan pipa, digunakan sampel dari bahan pipa tersebut.

61

Gambar 5.15 Tempat pengujian kuat tarik & kelenturan pipa

Gambar 5.16 Hasil dari pengujian kuat tarik dan kelenturan

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bumi Kaya Steel Industries)

62

Dari hasil pengujian kuat tarik dan kelenturan pipa, terdapat syarat minimal pada kekuatan mulur (Yield Strength), kekuatan uji tarik (Tensile Strength), dan kelenturan (Elongation). Ketentuan mulur menunjukkan dimana pada saat diberikan beban tertentu, benda tersebut akan mulur/tidak akan kembali lagi karena sudah melalui daerah plastis. Kekuatan uji tarik adalah kekuatan maksimum material hingga putus. Kekuatan mulur minimal adalah 24,6 Kg/mm2, kekuatan uji tarik minimal adalah 42,2 Kg/mm2, dan kekuatan kelenturan minimal adalah 26%. Pada hasil pengujian tersebut, nilai kekuatan hasil, kekuatan uji tarik, dan kelenturan memenuhi syarat yang diminta, yaitu berada di atas nilai minimal. Hal ini berarti bahwa pipapipa tersebut lolos inspeksi. Hardness Test Bertujuan untuk mengetahui nilai kekerasan pada pipa tersebut. Dengan kata lain, pengujian kekerasan ini bukan untuk melihat apakah bahan tersebut keras atau tidak, melainkan untuk mengetahui seberapa besar tingkat kekerasan pipa tersebut. Pada uji kekerasan digunakan sampel dari pipa tersebut.

Gambar 5.17 Hasil dari pengujian kekerasan

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bumi Kaya Steel Industries)

63

 Chemical Test Pengujian komposisi kimia pada pipa bertujuan untuk mengetahui kandungankandungan kimia yang terdapat dalam pipa tersebut. Pada uji bahan kimia ini, juga digunakan sampel dari pipa untuk memudahkan waktu pengujian.

Gambar 5.18 Alat untuk mengukur komposisi kimia material (Spectrometer)

Gambar 5.19 Hasil dari pengujian komposisi kimia

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bumi Kaya Steel Industries)

64

 Flattening Test Berguna untuk mengetahui sejauh mana kekuatan pipa terhadap beban dari luar. Syarat utama adalah pipa tidak boleh retak atau pecah jika ditekan sampai defleksi diameter luar pipa.

Gambar 5.20 Hasil dari Flattening Test

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bumi Kaya Steel Industries)

65

 Hydrostatic Test Adalah pengujian terhadap pipa dengan cara memasukkan air bertekanan ke dalamnya. Dengan Hydrostatic Test, diperoleh beberapa kegunaan, yaitu : 1. Mengetahui kebocoran pada sistem (pipa, flange, welded joint, vessel, cylinder, valve, dll) 2. Mengetahui kekuatan pipa dan mempersiapkan pipa tersebut menghadapi beban kerja (operasi) yang akan timbul berhubungan dengan tekanan, suhu, usia, dan sebagainya (disebut sebagai efek domino yang timbul selama pemakaian).

Gambar 5.21 Tempat pengujian tes hydrostatic

Gambar 5.22 Ruang kontrol pengujian hydrostatic

66

Gambar 5.23 Hasil dari pengujian hydrostatic

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bumi Kaya Steel Industries)

Ultrasonic Test (UT) Adalah suatu test pada logam yang digunakan untuk mengecek hasil las-lasan atau kekuatan logam material dengan memancarkan gelombang ultrasonik menggunakan probe dan layar pembaca supaya tidak terjadi kebocoran pada pipa tersebut. Dengan metoda ultrasonik ini, dapat diketahui dan diperkirakan letak dan ukuran cacat yang kecil walaupun hanya dengan satu sisi permukaan part yang dapat diakses. Kesuksesan dari suatu inspeksi ultarasonik sangat

67

tergantung pada kondisi permukaan subjek, ukuran butir dan arah butir, dan impedansi magnetik.

Ultrasonic Test dilakukan dengan sistem online, offline, dan manual. Pada UT Online, pipa diperiksa dengan bantuan alat yang disebut probe saat proses produksi masih berjalan. Sedangkan pada pengujian UT Offline, pipa yang diperiksa sudah terpotong menjadi 12 meter. Untuk pengujian UT manual, pipa diperiksa secara manual oleh operator yang sudah berpengalaman. Saat pemeriksaan pipa dengan UT Offline, jika terdapat pipa yang cacat, maka akan tertanda oleh cairan kuning di permukaan pipa yang cacat tersebut. Jika jumlah cairan kuning pada pipa tersebut cukup banyak, maka cukup banyak cacat yang terdapat pada pipa tersebut. Oleh karena itu, pipa tersebut tidak dapat dikirim untuk user.

Gambar 5.24 Contoh pipa dengan banyak cacat di permukaan

68

Gambar 5.25 Hasil dari pengujian ultrasonic online

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bumi Kaya Steel Industries) Dari gambar di atas, dapat dilihat bahwa pada kolom hasil menyatakan jumlah banyaknya semprotan warna kuning pada pipa. Semakin banyak jumlah semprotan warna kuning, maka semakin banyak pula cacat yang terdapat di pipa tersebut. Jika jumlah cacatnya banyak, maka pipa tersebut akan ditolak dan tidak dikirim untuk user.

69

 Final Inspection Adalah inspeksi terakhir yang dilakukan untuk memastikan bahwa semua sudah sesuai dengan prosedur inspeksi dan persyaratan. Yang diperiksa dalam inspeksi terakhir ini adalah kondisi permukaan, ketebalan pipa, lapisan dan sudut bevel dari pipa tersebut.

Gambar 5.26 Tim QA sedang melakukan inspeksi terakhir

70

Gambar 5.27 Hasil dari inspeksi terakhir

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bumi Kaya Steel Industries)

Dari gambar di atas menunjukkan bahwa hasil dari inspeski terakhir telah memenuhi persyaratan dan tidak terdapat masalah. Hal ini menunjukkan bahwa pipa dapat segera dikirim ke tempat tujuan pengiriman barang. Setelah semua inspeksi dilakukan dan telah memenuhi persyaratan, maka vendor mengeluarkan Mills Inspection Certificate yang ditandatangani oleh manajer QA dari vendor tersebut dan inspektor dari Chevron untuk menandakan bahwa semua material dalam kondisi yang baik dan memenuhi persyaratan.

71

Gambar 5.28 Contoh Mills Inspection Certicifate dari Vendor

(Sumber : Manufacturer Data Record PT. Bakrie Pipe Industries)

5.7 Tim QA mengeluarkan Inspection Notice (IN) Setelah semua inspeksi dilakukan dan sudah memenuhi dengan spesifikasi dari user, maka inspektor mengeluarkan Summary of Inspection (SOI) untuk diberikan kepada QA Specialist supaya QA Specialist dapat segera mengeluarkan Inspection Notice . SOI berisi penjelasan bahwa material telah diinspeksi dan telah memenuhi persyaratan.

72

Inspection Notice (IN) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh tim Quality Assurance Chevron sebagai hasil dari kegiatan inspeksi yang menyatakan bahwa barang berikut dokumen pendukung yang diserahkan oleh vendor dapat diterima oleh Chevron.

Gambar 5.29 Contoh dari Summary of Inspection (SOI)

(Sumber : Quality Assurance Chevron IBU-CCM)

5.8 Vendor menerima inspection notice Setelah QA Specialist mengeluarkan IN, maka IN dikirim kepada vendor. Setelah vendor menerima IN dari tim QA, maka vendor mempersiapkan untuk mengirimkan barang ke tempat tujuan yang alamatnya terdapat di IN. IN ini merupakan salah satu dokumen yang mempunyai peranan penting di dalam proses Procurement karena hanya dengan IN maka barang yang dipesan sudah dapat dikirim

73

ke user, pembayaran sudah dapat dikirim ke vendor, dan berikut ini adalah contoh dari Inspection Notice.

Gambar 5.30 Inspection Notice dari Tim QA

(Sumber : Quality Assurance Chevron IBU-CCM)

5.9 Vendor mengirim barang ke tempat tujuan pengiriman sesuai dengan PO Jika vendor sudah menerima Inspection Notice dari tim QA, maka vendor segera mengirimkan barang yang dipesan kepada tempat tujuan pengiriman barang. Pihak vendor mengeluarkan dokumen delivery order dan packing list kepada tempat tujuan pengiriman barang. Delivery order adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut, yang ditujukan kepada bagian yang menyimpan barang ( bagian gudang ) milik Chevron. Delivery Order ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang atas perintah vendor ke tempat
74

tujuan pengiriman barang. Sedangkan Packing List adalah dokumen yang merupakan bukti bahwa barang telah siap diantar ke tempat tujuan pengiriman barang. Setelah itu pihak vendor mengeluarkan dokumen berita acara pembongkaran dan penumpukan barang kepada pihak Chevron yang menyatakan bahwa pihak Chevron telah melakukan pembongkaran dari kapal dengan disaksikan oleh pihak vendor. Pada berita acara pembongkaran dan penumpukan barang tersebut terdapat spesifikasi material yang dikirim dan penjelasan bahwa jumlah penerimaan barang sesuai dengan jumlah pengiriman barang.

Gambar 5.31 Dokumen berita acara pembongkaran dan penumpukan pipa

(Sumber : PT. Chevron Pacific Indonesia)

75

Pihak vendor kemudian mengeluarkan dokumen moving ticket dimana dokumen tersebut berfungsi sebagai pemberitahuan kepada pihak Chevron mengenai rencana perpindahan barang dari gudang vendor kepada gudang Chevron. Contoh dokumen moving ticket dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 5.32 Dokumen Moving Ticket

(Sumber : PT. Chevron Pacific Indonesia)

Pada dokumen moving ticket di atas, dapat dijelaskan bahwa terjadi perpindahan barang dari gudang vendor ke gudang Chevron dengan deskripsi material PIPE LINE 4 x 0,237 sebanyak 41 joint.

76

Setelah pihak vendor mengeluarkan dokumen moving ticket, kemudian vendor melengkapi dokumen permohonan Vendor Consigment Stock Requsition (VCSR) dimana di dalam dokumen permohonan VCSR tersebut berisi pemberitahuan barangbarang apa saja yang akan diambil dari gudang vendor ke gudang Chevron.

Gambar 5.33 Dokumen permohonan VCSR

(Sumber : PT. Chevron Pacific Indonesia)

Berdasarkan gambar di atas, terdapat dua jenis barang yang akan diambil dari gudang vendor ke gudang Chevron pada tanggal yang sudah ditentukan, yaitu pada tanggal 1 Juli 2011. Pada jenis pipa dengan item 23135 dengan jumlah awal sebesar 2000 joint yang kemudian akan diambil sebanyak 1000 joints ke gudang Chevron. Sehingga masih terdapat persediaan sebesar 1000 joints pada gudang vendor. Hal ini terdapat juga pada jenis pipa dengan item 23231 yang pada awalnya terdapat 83 joints

77

kemudian akan diambil sebanyak 41 joints untuk gudang Chevron sehingga terdapat persedian sebanyak 42 joints pada gudang vendor. Kemudian pihak Chevron melengkapi dokumen Vendor Consigment Stock Requsition (VCSR) untuk vendor pada tanggal 5 Juli 2011 yang berisi keterangan material barang yang sudah diambil dari persediaan gudang vendor pada tanggal 1 Juli 2011. Di dalam dokumen VCSR terdapat nilai harga yang harus dibayarkan oleh pihak Chevron kepada vendor atas barang yang sudah diambil. Berikut adalah contoh dokumen VCSR :

Gambar 5.34 Dokumen VCSR

(Sumber : PT. Chevron Pacific Indonesia)

78

Dari gambar dokumen VCSR di atas dapat dilihat bahwa barang dengan deskripsi PIPE PILE 4 x 0,237 R dengan item no 23231 telah diambil sebanyak 41 joints dan terdapat nilai harga yang harus dibayarkan Chevron. 5.10 User menerima barang Saat barang yang dikirim sudah sampai ke tempat tujuan pengiriman, maka pihak gudang mengeluarkan dokumen berita acara pengambilan yang menandakan bahwa barang sudah diterima oleh pihak gudang untuk dapat segera dipakai oleh user dalam operasi perusahaan.

Gambar 5.35 Dokumen Berita Acara Pengambilan Barang

(Sumber : PT Chevron Pacific Indonesia)

79

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan Di dalam Departemen Contract & Category Management (CCM), terdapat 7 kategori dengan tanggung jawab masing-masing : 1. Capital Project bertanggung jawab untuk mengelola dan memenuhi kebutuhan yang berhubungan dengan kontrak-kontrak yang besar. 2. Drilling & Completion bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan dalam operasi pengeboran, seperti jasa pembuatan sumur, pompa, proses

penyemenan, dll. 3. Logistics & Infrastructure bertanggung jawab untuk memenuhi semua kebutuhan dalam operasi atau urusan logistik, seperti jasa akomodasi, catering, perjalanan, penerbangan, pemeliharaan gedung, dll. 4. Business Analyst & Tech Ass bertanggung jawab untuk membantu manajer CCM dalam manajemen biaya dan penciptaan nilai, membantu manajer CCM dalam pengembangan atau pengelolaan rencana kategori dan portfolio kontrak. 5. Quality Assurance bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barangbarang yang masuk sudah sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan user. Selain itu, tim penjaminan kualitas mempunyai wewenang untuk menerima dan mereject barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan user. 6. Supplier Qualification bertanggung jawab untuk memfasilitasi kualifikasi dari pemasok, seperti kapabilitas teknis dari supplier dan memenuhi dengan spesifikasi kontrak. 7. Tender Process bertanggung jawab untuk mengelola dokumen kontrak dan sertifikat penjaminan dan asuransi, mengkoordinasikan semua proses lelang dan administrasi, mengaudit arsip kontrak untuk kelengkapan.

80

8. Production Operation & Equipment bertanggung jawab untuk pengadaan barang barang perlengkapan yang dibutuhkan pada saat operasi. 9. Professional & Support Service bertanggung jawab untuk pengadaan kontrak pekerja pihak ketiga. Proses pengadaan barang atau jasa di dalam divisi supply chain management dilakukan sesuai dengan Pedoman Tata Kerja Pengelolaan Rantai Suplai Kontraktor Kontrak Kerja Sama yang dikeluarkan oleh BP Migas. Proses pengadaan barang atau jasa di Chevron IndoAsia Business Unit dapat dilakukan dengan metode lelang, pemilihan langsung, dan penunjukkan langsung. Contracting Plan adalah dokumen yang dikeluarkan oleh user sebagai acuan daftar permintaan barang atau jasa dari user kepada tim pengadaan. Permintaan Pembelian (Purchase Request) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh user yang berisikan spesifikasi material yang akan dibeli, jumlah material yang akan dibeli, dan harga estimasi dari user baik harga per unit maupun harga total sesuai jumlah material.

Purchase Order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh tim pengadaan yang
berisikan pengadaan pesanan barang kepada vendor yang dilengkapi spesifikasi material/barang yang akan dibeli (harga dan jadwal pengiriman) ditambah dengan kontrak. Ketentuan Inspeksi (Inspection Clause) adalah persyaratan yang disebutkan di dalam Purchase Order yang mewajibkan vendor untuk melakukan segala sesuatu menyangkut kegiatan inspeksi sesuai dengan yang disebutkan dalam ketentuan tersebut dalam hubungannya dengan pemesanan barang dari Chevron kepada vendor. Inspection Notice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh tim penjaminan kualitas Chevron sebagai hasil dari kegiatan inspeksi yang menyatakan bahwa barang berikut dokumen pendukung yang diserahkan oleh vendor dapat diterima oleh Chevron.

81

 Visual and Dimensional Test adalah pemeriksaan yang meliputi pemeriksaan panjang, kebulatan, kelurusan, ada tidaknya bagian pipa yang rusak atau cacat, kemelesetan pinggiran plat pada waktu dilas, serta cacat-cacat yang lain. Tensile Test adalah pengujian yang bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kekuatan dan kelenturan dalam pemasangan atau selama aplikasi. Hardness Test adalah pengujian yang bertujuan untuk mengetahui nilai kekerasan pada pipa tersebut. Dengan kata lain, pengujian kekerasan ini bukan untuk melihat apakah bahan tersebut keras atau tidak, melainkan untuk mengetahui seberapa besar tingkat kekerasan pipa tersebut. Chemical Test adalah pengujian komposisi kimia pada pipa yang bertujuan untuk mengetahui kandungan-kandungan kimia yang terdapat dalam pipa tersebut. Flattening Test adalah pengujian yang bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kekuatan pipa terhadap beban dari luar. Syarat utama adalah pipa tidak boleh retak atau pecah jika ditekan sampai defleksi diameter luar pipa. Hydrostatic Test adalah pengujian terhadap pipa dengan cara memasukkan air bertekanan ke dalamnya yang bertujuan untuk mengetahui kebocoran pada sistem dan Mengetahui kekuatan pipa dan mempersiapkan pipa tersebut menghadapi beban kerja (operasi) yang akan timbul berhubungan dengan tekanan, suhu, usia, dan sebagainya. Ultrasonic Test adalah suatu pengujian pada logam yang digunakan untuk mengecek hasil las-lasan atau kekuatan logam material dengan memancarkan gelombang ultrasonik menggunakan probe dan layar pembaca supaya tidak terjadi kebocoran pada pipa tersebut. Final Inspection Test adalah pengujian terakhir yang dilakukan untuk memastikan bahwa semua sudah sesuai dengan prosedur inspeksi dan persyaratan. Yang diperiksa dalam inspeksi terakhir ini adalah kondisi permukaan, ketebalan pipa, lapisan dan sudut bevel dari pipa tersebut.

82

6.2 Saran Berikut ini adalah saran yang dapat diberikan setelah melaksanakan kerja praktik ini : Sebaiknya tim pengadaan juga melakukan proses pengadaan dengan electronic procurement (E-procurement). E-Procurement adalah kegiatan penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa melalui media elektronik (mencakup informasi dan komunikasi) yang berbasis teknologi informasi dan telekomunikasi. Dengan menggunakan E-Procurement, dapat meningkatkan efisiensi serta akuntabilitas publik dan partisipasi stakeholders di dalam penyelenggaraan barang dan jasa. Dalam proses pengadaan barang, terkadang terjadi keterlambatan pengiriman barang oleh supplier. Oleh karena itu, dari pemasok harus tepat waktu dengan jadwal yang sudah ditentukan dengan pengertian dari supplier/pemasok mempunyai manajemen proyek yang baik, mulai dari persediaan raw material, proses produksi, sampai ke pengiriman barang ke tempat tujuan sehingga barang sampai ke tempat tujuan pengiriman sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Dari pihak manufaktur juga harus siap dengan ketentuan yang ada. Jika terdapat banyak pesanan, maka dari manufaktur dapat mengatasi dengan menambah jumlah shift kerja sehingga pesanan pun dapat terpenuhi tepat waktu sehingga tidak mengganggu proses produksi yang dilakukan oleh user.

83

DAFTAR REFERENSI

Eko Indrajit, Richardus. Konsep Manajemen Suppy Chain. 2007. Jakarta : Grasindo Herupermadi, Chris Bambang. Gambaran Umum Perusahaan. 2007. Jakarta : Lontar Universitas Indonesia. http://www.lontar.ui.ac.id/file?file=digital/136507-

T%2023804%20Tinjauan%20atas-Metodologi.pdf. Chevron Corporation. Strategy. 15 Juni 2011. Jakarta : Chevron IndoAsia Business Unit. http://www.chevron.com/about/chevronway/strategy/ Chevron Corporation. Supply Chain Management at Chevron. 15 Juni 2011. Jakarta : Chevron IndoAsia Busines Unit.

http://www.chevron.com/globalissues/corporateresponsibility/2007/supplychainma nagement/ Universitas Kristen Petra. (n.d.). Pengedalian Kualitas. 15 Juni 2011.

http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?page=2&submit.x=16&submit.y=9&qual=hig h&submitval=next&fname=%2Fjiunkpe%2Fs1%2Ftmi%2F2010%2Fjiunkpe-nss1-2010-25406109-16489-kemasan_botol-chapter2.pdf Ardiansyah, Ditho. (2009). Non Destructive Testing (NDT) : Ultrasonic Test. http://dithoap.wordpress.com/2009/09/17/non-destructive-testing-ndt-ultrasonictest/ Nichols, Robert. (2007). Destructive Testing of Welded Steel Tubularis. 16 Juni 2011. http://www.thermatool.com/information/papers/quality/DESTRUCTIVEQUALITY-TESTING-OF-WELDED-STEEL-TUBE.pdf Gillenwater, Michael. (2009). Quality Assurance and Quality Control. 16 Juni 2011. http://www.ipcc-nggip.iges.or.jp/public/gp/english/8_QA-QC.pdf. Universitas Gunadarma.(n.d.). Pengujian Logam. 1 Juli 2011.

http://doddi_y.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/27227/2.pdf.

84