FMEA & PDSA

RE-DESAIN SISTEM PENDAFTARAN DI RAWAT JALAN

 PEMILIHAN PROSES /TOPIK

CONTROL
DAMPAK PROBABILI SKORIN
LABILITY
Kategori Kategori Akar (D) TAS (P) G
NO (C) RANK
Risiko Masalah
(1-5) (1-5) (1-4) (DxPxC)
1 Finansial kurangnya sdm 4 3 3 36 2
kurangnya
keterampilan
petugas rekam
2 SDM medis 4 2 2 16 4
terlalu sempitnya
ruangan dalam
penyimpanan
Lingkung berkas rekam
3 an medis 3 3 2 18 3
waktu tunggu
Pelayana pendaftaran lebih
4 n pasien dari 1jam 4 5 3 60 1
 PENILAIN RESIKO
Objek Waktu tunggu pendaftaran rawat jalan Penanggung Tanda
Penilaian lebih dari 1 jam Penilaian Tanggal Jawab Tangan
Risiko
Tujuan tersedianya waktu tunggu pelayanan Dinilai 1-Sep-16 Eko Widayanti
oleh
Lokasi Ruang perawatan rekam medis Dievaluasi Jan-16 Syinta Juwita
oleh ,S.hut
Pemilik Risiko KA. Instalasi Disetujui Nov-16 Direktur
oleh
IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO
Upaya
Kontrol EVALUAS
Deskripsi Efektivita
Dampak Penyebab yang Saat Tingkat Risiko I RISIKO
Resiko s
Ini
Dilakukan
tidak -resiko tinggi -pasien datang diwaktu -membagi tidak Dam SB
tercapainya compliant yang bersamaan counter efektif pak
waktu tunggu '-pasien lama '-jam buka poli spesialis Kemu SS
pendaftaran mendapatkan dgn jumlah pasien banyak ngkin
di rawat jalan. pemeriksaan bersamaan an
Pasien dokter '- jam tutup pendaftaran Level
menunggu '- pasien poli juga dalam waktu
mendaftar pulang bersamaan
lebih dari '- kurangnya sarana dan
1jam prasarana
 PENILAIN RESIKO

MONITORING &
Status EVALUASI
Tujuan Rencana
Penanggung Jawab Jadwal Jaminan
Sasaran Kegiatan Tang
Laporan Singkat
gal
- Mengajukan kepala instalasi RM, oktober 11/3 Dibuatkan
berkurangn perubahan Ka.Subag Perencanaan 2016 /201 sistem
ya sistem dan SIMRS 7 pendaftaran
penumpuka pendaftaran baru di rawat
n antrian jalan melalui
sistem SMS
Level
 ALUR PENDAFTARAN
Untuk pasien
Pasien datang baru melakukan
mengambil pengisian
nomor antrian formulir identitas
terlebih dahulu

Pasien Untuk pasien lama

Pasien melakukan memberikan kartu
mendapatkan pendaftaran berobat ke petugas
bukti ke dokter dan pendaftran sesuai
pendaftaran poli yang counter yang
dituju memanggil

Pasien
menyerahkan
Pasien menunggu
bukti
dipoliklinik yang dituju
pembayaran
dan menunggu RM
kepada perawat
datang
di poli yang
dituju
MODUS KEGAGALAN
 RENCANA KEGIATAN
Penyeba
b Detek
Dampak Frekue
Rencana Potensia si dari R
Modus dari Keparah nsi R % Dea
Kegiatan l dari Modu a
Kegagal Modus an dari dari P Penurun PJ dlin
(akar Modus s n
an Kegagal Dampak Dampa N an RPN e
penyebab) Kegagal Kegag k
an k
an alan
(5Why)

1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12
0
Pelapora Tidak Penump 4 Pelapora 5 5 1 85% 1 ka.
dilakukan ukan n tidak 0
n untuk pelaporan Instala
perubah pasien ditindak 0
masih lanjuti si,
an
terjadi wadir
sistem
pelaya
nan,
IT
REDESAIN PROSES

Pasien Pasien
melakukan melakukan
pendaftaran pendaftaran
poli counter melalui sistem
pendaftaran SMS
TUJUAN
Waktu tunggu pendaftaran pasien rawat
jalan dapat berkurang
Pasien tidak menumpuk mendaftar di
counter pendaftaran
Pasien dapat cepat mendapatkan terapi
dokter tanpa menunggu lama
dipendaftaran
PROSES REDESAIN
Melakukan diskusi Membuat bagan alur
antara SIMRS, IT tentang pendaftaran Hasil persentasi
dan pendaftaran dengan system SMS
rawat jalan dibawa dan dipresentasikan disepakati oleh
pengawasan di hadapan direktur
Ka.Instalasi RM manajemen

Dilakukan Melakukan
simulasi Melakukan
pembuatan pendaftaran pelatihan pada
aplikasi sms dengan sistem user selama 1 hari
center sms selama 1hari

Implementasi
pendaftaran melalui Telah
Dilakukan
sistem sms dikaukan dilakukan
pada bulan monitoring
Novemberr 2016 evaluasi 1x
ALUR REDESAIN PENDAFTARAN SISTEM
SMS
MONITORING
Sistem pendaftaran pasien rawat jalan dengan
menggunakan sistem sms center berhasil
mempersingkat waktu tunggu pasien dan
mempermudah pasien dalam melakukan
pendaftaran di rawat jalan. Namun masih banyak
pasien yang gagal dalam melakukan pendaftaran
melalui sms, hai ini dikarenakan :
a. Banyak pasien yang mendaftar berulang-ulang
pada hari yang sama
b. Kesalahan format SMS pada saat pasien
mendaftar
c. Kesalahan mengetik nomor BPJS/nomor rekam
medik dll.
 Untuk meningkatkan informasi ke pasien tentang
fasiilitas tersebut dibutuhkan pembuatan liflet dan
standing banner yang menginformasikan alur
pendaftaran melalui SMS yang akan ditempatkan
dilokasi pendaftaran dan lobi rawat jalan
Berdasarkan analisa respon time petugas/operator
sms center rata-rata 3-5menit/pasien dikarenakan
operator melakukan pendaftaran sekaligus menjawab
sms kepada pasien, sehingga setiap jam hanya bisa
mendaftarkan sekitar 12-25 pasien,sedangkan
pendaftaran pasien rawat jalan dibatasi oleh waktu
dan kuota dokter akibatnya banyak pasien yang
melakukan pendaftaran via sms tidak dilayani
 Untuk menghindari pasien tidak dapat
dilayani karena kuota full, diperlukan satu
orang petugas yang khusus menjawab sms,
sehingga dapat meningkatkan jumlah pasien
yang dilayani melalui sms center.
EVALUASI
Untuk meningkatkan respon time dalam pelayanan sms
yang saat ini petugas hanya satu orang dengan tugas
sebagai berikut :
a. Menerima SMS
b. Mengambil nomor antrian poli
c. Mengirimkan balasan sms ke pasien
Waktu rata-rata yang diperlukan 3-5menit untuk 1 pasien,
sehingga dalam waktu 1jam hanya dapat mendaftarkan
pasien sebanyak 12-25 pasien, sedangkan pendaftaran
dibatasi oleh kuota dan waktu poliklinik
Berdasarkan hal tersebut, sangan diperlukan penambahan
1orang operator yang bertugas khusus untuk menerima
dan menjawab sms sehingga diharapkan pasien yang
mendaftar melalui sms dapat terlayani dengan cepat
 Dibutuhkan pembuatan liflet dan standing
banner yang menginformasikan alur
pendaftaran melalui SMS yang ditempatkan
dilokasi pendaftaran dan lobi rawat jalan, hal
ini berguna untuk meningkatkan informasi ke
pasien tentang fasiilitas pendaftaran melalui
sistem sms.
TERIMA
KASIH