PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN

OBAT DI PUSKESMAS

PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 30 TAHUN 2014
TENTANG
STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI PUSKESMAS
• Pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan salah
satu kegiatan pelayanan kefarmasian, yang dimulai dari
perencanaan, permintaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan serta
pemantauan dan evaluasi. Tujuannya adalah untuk menjamin
kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan Obat dan Bahan
Medis Habis Pakai yang efisien, efektif dan rasional, meningkatkan
kompetensi/kemampuan tenaga kefarmasian, mewujudkan sistem
informasi manajemen, dan melaksanakan pengendalian mutu
pelayanan.
• Kepala Ruang Farmasi di Puskesmas mempunyai tugas dan
tanggung jawab untuk menjamin terlaksananya pengelolaan Obat
dan Bahan Medis Habis Pakai yang baik.
• Kegiatan pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai meliputi:
• 1. Perencanaan kebutuhan Obat dan Bahan Medis
Habis Pakai
• Perencanaan merupakan proses kegiatan seleksi Obat
dan Bahan Medis Habis Pakai untuk menentukan jenis
dan jumlah Obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan
Puskesmas.
• Tujuan perencanaan adalah untuk mendapatkan:
• a. perkiraan jenis dan jumlah Obat dan Bahan Medis
Habis Pakai yang mendekati kebutuhan;
• b. meningkatkan penggunaan Obat secara rasional; dan
• c. meningkatkan efisiensi penggunaan Obat.
• Perencanaan kebutuhan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai di
Puskesmas setiap periode dilaksanakan oleh Ruang Farmasi di
Puskesmas.
• Proses seleksi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan dengan
mempertimbangkan pola penyakit, pola konsumsi Obat periode
sebelumnya, data mutasi Obat, dan rencana pengembangan. Proses
seleksi Obat dan Bahan Medis Habis Pakai juga harus mengacu pada
Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) dan Formularium Nasional.
Proses seleksi ini harus melibatkan tenaga kesehatan yang ada di
Puskesmas seperti dokter, dokter gigi, bidan, dan perawat, serta
pengelola program yang berkaitan dengan pengobatan.
• Proses perencanaan kebutuhan Obat per tahun dilakukan secara
berjenjang (bottom-up). Puskesmas diminta menyediakan data
pemakaian Obat dengan menggunakan Laporan Pemakaian dan
Lembar Permintaan Obat (LPLPO).
• Selanjutnya Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota akan melakukan
kompilasi dan analisa terhadap kebutuhan Obat Puskesmas di
wilayah kerjanya, menyesuaikan pada anggaran yang tersedia dan
memperhitungkan waktu kekosongan Obat, buffer stock, serta
menghindari stok berlebih.
2. Permintaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
• Tujuan permintaan Obat dan Bahan Medis Habis
Pakai adalah memenuhi kebutuhan Obat dan
Bahan Medis Habis Pakai di Puskesmas, sesuai
dengan perencanaan kebutuhan yang telah
dibuat. Permintaan diajukan kepada Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota, sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan dan
kebijakan pemerintah daerah setempat.
3. Penerimaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
• Penerimaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai adalah suatu
kegiatan dalam menerima Obat dan Bahan Medis Habis Pakai dari
Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota sesuai dengan permintaan yang
telah diajukan.
• Tujuannya adalah agar Obat yang diterima sesuai dengan
kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas.
• Semua petugas yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan
bertanggung jawab atas ketertiban penyimpanan, pemindahan,
pemeliharaan dan penggunaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
berikut kelengkapan catatan yang menyertainya.
• Petugas penerimaan wajib melakukan pengecekan
terhadap Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang
diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan
jumlah Obat, bentuk Obat sesuai dengan isi dokumen
(LPLPO), ditandatangani oleh petugas penerima, dan
diketahui oleh Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi
syarat, maka petugas penerima dapat mengajukan
keberatan.
• Masa kedaluwarsa minimal dari Obat yang diterima
disesuaikan dengan periode pengelolaan di Puskesmas
ditambah satu bulan.
4. Penyimpanan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
• Penyimpanan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan suatu
kegiatan pengaturan terhadap Obat yang diterima agar aman (tidak
hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya
tetap terjamin, sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.
• Tujuannya adalah agar mutu obat yang tersedia di puskesmas dapat
dipertahankan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.

• Penyimpanan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai dengan

mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
• a. bentuk dan jenis sediaan;
• b. stabilitas (suhu, cahaya, kelembaban);
• c. mudah atau tidaknya meledak/terbakar; dan
• d. narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus.
5. Pendistribusian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
• Pendistribusian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan kegiatan
pengeluaran dan penyerahan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai secara merata
dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub unit/satelit farmasi Puskesmas dan
jaringannya.
• Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan Obat sub unit pelayanan kesehatan
yang ada di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah dan waktu yang
tepat.
• Sub-sub unit di Puskesmas dan jaringannya antara lain:
• a. Sub unit pelayanan kesehatan di dalam lingkungan Puskesmas;
• b. Puskesmas Pembantu;
• c. Puskesmas Keliling;
• d. Posyandu; dan
• e. Polindes.

• Pendistribusian ke sub unit (ruang rawat inap, UGD, dan lain-lain) dilakukan
dengan cara pemberian Obat sesuai resep yang diterima (floor stock), pemberian
Obat per sekali minum (dispensing dosis unit) atau kombinasi, sedangkan
pendistribusian ke jaringan Puskesmas dilakukan dengan cara penyerahan Obat
sesuai dengan kebutuhan (floor stock).
6. Pengendalian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
• Pengendalian Obat dan Bahan Medis Habis Pakai adalah
suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang
diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah
ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan Obat di unit pelayanan kesehatan
dasar.
• Tujuannya adalah agar tidak terjadi kelebihan dan
kekosongan Obat di unit pelayanan kesehatan dasar.
• Pengendalian Obat terdiri dari:
• a) Pengendalian persediaan;
• b) Pengendalian penggunaan; dan
• c) Penanganan Obat hilang, rusak, dan kadaluwarsa.
7. Pencatatan, pelaporan dan pengarsipan
• Pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan merupakan
rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan
Obat dan Bahan Medis Habis Pakai secara tertib, baik
Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang diterima,
disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas
atau unit pelayanan lainnya.
• Tujuan pencatatan, pelaporan dan pengarsipan adalah:
• a. Bukti bahwa pengelolaan Obat dan Bahan Medis
Habis Pakai telah dilakukan;
• b. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan
pengendalian; dan
• c. Sumber data untuk pembuatan laporan.
8. Pemantauan dan evaluasi pengelolaan Obat dan Bahan
Medis Habis Pakai
• Pemantauan dan evaluasi pengelolaan Obat dan Bahan
Medis Habis Pakai dilakukan secara periodik dengan
tujuan untuk:
• a. mengendalikan dan menghindari terjadinya
kesalahan dalam pengelolaan Obat dan Bahan Medis
Habis Pakai sehingga dapat menjaga kualitas maupun
pemerataan pelayanan;
• b. memperbaiki secara terus-menerus pengelolaan
Obat dan Bahan Medis Habis Pakai; dan
• c. memberikan penilaian terhadap capaian kinerja
pengelolaan.
 PROSEDUR
PENGADAAN
OBAT
 Kegiatan-kegiatan perencanaan
meliputi:
1. Tahap Pemilihan obat
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan jenis
obat yang benar-benar diperlukan sesuai dengan
pola penyakit.

Dasar seleksi kebutuhan obat yaitu:

• Dipilih bedasarkan seleksi ilmiah, medis dan
statistik
• Dipilih untuk menghindari duplikasi dan kesamaan
jenis serta menghindari penggunaan obat
kombinasi
2. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat
Untuk mengetahui pemakaian obat setiap bulan
dari masing-masing jenis obat di Unit Pelayanan
Kesehatan/Puskesmas selama setahun. Data
pemakaian obat di Puskesmas diperoleh dari
LPLPO.
3. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat
Dilakukan oleh apoteker dan tenaga farmasi di
tingkat PKD maupun di UPOPPK Kabupaten/Kota.
Untuk menetukan kebutuhan obat dilakukan
pendekatan perhitungan melalui:
• metode konsumsi
dengan cara perhitungan berdasarkan atas analisa
konsumsi obat sebelumnya
• Metode morbiditas
dengan cara kebutuhan obat berdasarkan pola
penyakit
4. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
kegiatan yang perlu dilakukan pada tahap ini :
• Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.
• Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang
akan datang.
dengan rumus : a = b + c + d – e – f
Ket :
a : Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang
b : Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (sesuai dengan tahun
anggaran yang bersangkutan)
c : Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d : Rancangan stok akhir tahun (lead time dan buffer stock)
e : Stok awal periode berjalan/stok per 31 Desember di Unit Pengelola Obat
f : Rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Januari - Desember)
• Menghitung rancangan anggaran untuk total
kebutuhan obat dengan cara sebagai berikut :
a. Melakukan analisis ABC – VEN (vital, esensial, non
esensial)
b. Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian
kebutuhan dengan anggaran yang tersedia
c. Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian
kebutuhan berdasarkan 10 besar penyakit.
5. Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat
Berdasarkan dana yang tersedia adalah dengan
cara analisa ABC dan analisa VEN (Vital, Esensial,
Non Esensial).
 Analisis ABC
• Kelompok A
kelompok jenis obat yang jumlah rencana pengadaannya
menunjukan penyerapan dana sekitar 70 % dari jumlah
dana obat keseluruhan.
• Kelompok B
kelompok jenis obat yang jumlah rencana pengadaannya
menunjukan penyerapan dana sekitar 20 % dari jumlah
dana obat keseluruhan.
• Kelompok C
kelompok jenis obat yang jumlah rencana pengadaannya
menunjukan penyerapan dana sekitar 10 % dari jumlah
dana obat keseluruhan.
 Analisa VEN

• Kelompok V
kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital),
yang termasuk dalam kelompok ini: obat
penyelamat (life saving drug), obat-obatan untuk
pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk
mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar.
• Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah
adrenalin, antitoksin, insulin dan obat jantung.
• Kelompok E
kelompok obat-obat yang bekerja pada sumber
penyebab penyakit (kausal).
• Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial
adalah antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID
dan lain-lain.
• Kelompok N merupakan kelompok jenis obat-
obat penunjang yaitu obat yang berkerjanya
ringan dan biasa dipergunakan untuk
menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi
keluhan ringan.
• Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-
essensial adalah vitamin, suplemen dan lain-lain.
 PERMINTAAN

Tujuan :
memenuhi kebutuhan obat di masing-
masing unit pelayanan kesehatan sesuai
dengan pola penyakit yang ada di wilayah
kerjanya.
Beberapa hal dalam permintaan:
• Kegiatan
a. Permintaan rutin
b. Permintaan khusus
c. Permintaan obat dengan LPLPO
d. Permintaan obat ditunjukkan kepada Kepala
Dinas Kesehatan dan Instalasi Farmasi
• Menentukan jumlah permintaan obat
a. Data yang diperlukan
b. Sumber data
 PENYIMPANAN
 Tujuan:
agar obat yang diterima aman (tidak hilang),
terhindar dari kerusakan, mutu terjamin dan
mempermudah pengaturan atau administrasi.
 Pengaturan penyimpanan obat :
• Penerapan Sistem FIFO dan FEFO
• Obat di susun secara alfabetis
• Perhatikan suhu, ventilasi, kelembapan,
pencahayaan, sifat obat seperti mudah terbakar,
menguap, dll
• Cairan dipisahkan dari padatan
 DISTRIBUSI
Penyaluran/distribusi adalah kegiatan pengeluaran
dan penyerahan obat secara merata dan teratur
untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan
kesehatan antara lain :
• Sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan
Puskesmas (kamar obat, laboratorium)
• Puskesmas Pembantu
• Puskesmas Keliling
• Posyandu
• Polindes
Dalam kegiatan distribusi obat Puskesmas, berhubungan
dengan beberapa hal:
– Menentukan frekuensi distribusi
– Menentukan jumlah dan jenis obat yang diberikan
– Melaksanakan penyerahan obat
Pencatatan pendistribusian obat meliputi pencatatan
dalam:
• Kartu Rencana Distribusi
• Buku harian pengeluaran obat
• Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
(LPLPO)
• Surat kiriman obat
 PENGENDALIAN

• Pengendaliaan Persediaan merupakan rangkaian

kegiatan dalam menjaga keseimbangan antara
keuntungan dan kerugian dalam penyediaan
obat-obatan sesuai rencana yang telah dibuat
• Pengendalian obat terdiri dari:
1. Pengendalian persediaan

2. Pengendalian Penggunaan
3. Penanganan obat hilang
 PENCATATAN & PELAPORAN

• rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan

obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang
diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan
di Puskesmas dan atau unit pelayanan lainnya.

• Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya

pencatatan dan pelaporan obat yang tertib dan
lengkap serta tepat waktu untuk mendukung
pelaksanaan seluruh pengelolaan obat.
Tujuan Pencatatan dan pelaporan adalah :
– Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah
dilakukan
– Sumber data untuk melakukan pengaturan dan
pengendalian
– Sumber data untuk pembuatan laporan
 Hal-hal penting dalam
pencatatan dan pelaporan

1. Sarana pencatatan dan pelaporan

2. Alur pelaporan
3. Periode pelaporan
4. Laporan Pengelolaan Obat
 PENILAIAN/EVALUASI

• Penilaian (evaluasi) dilakukan secara eksternal

oleh supervisor (pejabat setingkat lower manajer
atau dilingkungan DINKES), dengan melakukan
pemeriksaan catatan dan laporan obat, maupun
langsung ke gudang penyimpanan dan distribusi
obat) atau dalam rapat rutin/khusus
 Namun yang dimaksud penilaian (evaluasi)
obat, khususnya penilaian terhadap
manajemen obat, mencakup :
• Penilaian terhadap rencana kebutuhan obat
Puskesmas,
• Penilaian terhadap penyimpanan obat.
• Penilaian terhadap Distribusi obat.
 ALUR MEKANISME
PERENCANAAN PENERIMAAN

1. TAHAP PERSIAPAN
a. Pembentukan Tim Terpadu
Terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala Dinkes Dati
II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie.
P3 Dinkes Dati II, Ka Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati
II, Pemda Tk II (Bag. Kesra & perencanaan program),
PT. Askes Indonesia Dati II, Kantor Transmigrasi, dll.
b. Penyiapan dan pengumpulan data :
• Mengkompilasikan data pemakaian obat dari
seluruh unit pelayanan kesehatan / Puskesmas
dari LPLPO
• Menyusun data 10 penyakit terbesar
• Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir
tahun anggaran untuk tingkat GFK dan Puskesmas
• Menyiapkan data tentang obat yang akan
diterima pada tahun berjalan
• Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat
(digunakan harga patokan obat inpres tahun lalu)
2. PENGADAAN

 Pengadaan obat publik dan perbekalan

kesehatan dilaksanakan oleh Gudang Farmasi
Dinas Kesehatan Kesehatan Propinsi dan
Kabupaten /Kota.

 Kegiatan pengadaan meliputi:

•Pengadaan Rutin
•Pengadaan khusus
 MEKANISME
PERTANGGUNGJAWABAN

 Pertanggungjawaban
a. laporan berkala
b. laporan pertanggung jawaban masa jabatan
 Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan
pelaporan obat di Puskesmas adalah LPLPO
(Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan
Obat ) dan kartu stok.
 Puskesmas bertanggung jawab atas
terlaksananya pencatatan dan pelaporan
obat yang tertib dan lengkap serta tepat
waktu untuk mendukung pelaksanaan
seluruh pengelolaan obat.