FORMULIR

MATERI TAMBAHAN
 Pengendalian form adalah kegiatan secara teratur dan terus
menerus untuk:

• Mencegah jangan sampai ada form yang digunakan tidak sebagaimana

mestinya
• Mencegah jangan sampai ada form yang dirubah tanpa persetujuan
sebelumnya
• Mencegah jangan sampai ada form yang beredar tanpa persetujuan yang
berwenang
• Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, shg form tidak dirubah
secara mendadak

PENGENDALIAN FORMULIR
 PEMBUATAN FORMULIR
Proses pembuatan formulir dapat dilakukan dengan cara
sbb:

 Pembuat formulir mengadakan diskusi dgn yg meminta

formulir

Pembuat formulir mencari/menggali informasi dari pihak

terkait sehubungan dgn form yg akan dirancang

 Pembuat formulir membuat konsep & didiskusikan

kembali

 Pembuat form mengadakan penyempurnaan

 PERANCANGAN FORMULIR
1. Aturan Dasar

a. Dirancang untuk pengguna mencapai tujuan scr efektif

b. Form hrs sesederhana mungkin
c. Terminologi utk semua elemen data, definisi,& label hrs baku
d. Ada petunjuk pengisian atau pengumpulan data dan konsistensi
interpretasi data, jika diperlukan
e. Item data diurutkan secara logis, mengacu pada dokumen/urutan
pengumpulan data, presentasi informasi hrs menarik perhatian pembaca

2. Agar form dapat mengurangi beban kerja & tidak menambah keruwetan kerja

a. Mudah digunakan
b. Membantu pengumpulan data yang dibutuhkan
c. Terbatas dari item data yang tidak penting
d. Menyajikan data yang mudah dipahami atau ditindak lanjuti
 BAGIAN-BAGIAN FORMULIR

a. KEPALA ( HEADING )
b. PENGANTAR ( INTRODUCTION )
c. INSTRUKSI ( INSTRUCTION )
d. BATANG TUBUH ( BODY )
e. PENUTUP ( CLOSE )
 Kepala ( heading )
Berperan sebagai tempat pemberian judul dan
mengandung informasi ttg form ybs

 Letak judul formulir (kiri atas, tengah atas, kanan atas,

bawah
 Nama dan alamat institusi perlu ditulis dalam judul
 Identifikasi & tanggal edisi form pd umumnya
ditempatkan di tepi kanan bawah
 Identifikasi form harus ada pada semua halaman
 Pengantar ( introduction )

 Menjelaskan tujuan form, kadang-

kadang penjelasan melalui judul
form yang cukup memadai

 Pengantar yang menyatakan secara

eksplisit tujuan pengisian form
mungkin perlu dicantumkan
 Instruksi ( instruction )
 Menjelaskan cara pengisian form

 Instruksi umum sebaiknya cukup pendek dan ditempatkan

pada bagian atas form

 Instruksi tidak boleh dimasukan dlm ruang yg harus diisi tetapi

harus ditempatkan secara terpisah di bagian depan/atas form
jika masih tersedia ruang, atau di balik form jika perlu instruksi
yang rinci

 Pengisi form harus sudah tahu berapa copy form yang harus
diisi, siapa yg hrs menandatangani, kepada siapa form dikirim
dsb
 Batang Tubuh ( body )

 Merupakan bagian inti form

 Penataan data perlu mempertimbangkan :
• Pengelompokan yg sesuai
• Pengurutan
• Kerapihan
• Tepi, spasi, jenis huruf
• Cara pengisian
 Tepi diperlukan untuk pencetakan, pemotongan dan
pembendelan form
 Spasi yg memadai memberikan keleluasaan pemasukan
data
 Penutup ( close )

Adalah bagian untuk tanda tangan

 FORMULIR REKAM MEDIS
DASAR
Formulir yang dapat digunakan untuk semua pasien

a. Lembaran Umum, diantaranya:

1. Indeks Ringkasan Diagnosa
2. Ringkasan Masuk & Keluar
3. Riwayat & Pemeriksaan Fisik
4. Instruksi Dokter
5. Catatan Perawat/Bidan
6. Hasil Pemeriksaan Laboratorium/Radiologi
7. Resume/Ikhtisar waktu pulang
8. Lembaran Persetujuan, dsb
b. Lembaran Khusus, diantaranya:
1. Laporan Operasi
2. Laporan Anesthesi
3. Lembaran Kontrol Istimewa
4. Riwayat Kehamilan
5. Catatan/Laporan Persalinan
6. Identifikasi Bayi
7. Lembaran Persetujuan Operasi
8. Lembaran Permintaan & Jawaban Konsul
 Indeks Ringkasan Diagnosa
 Lembaran ringkasan yang berisi catatan kronologis
ttg kunjungan/masuk untuk dirawat di rumah sakit
 Data yang dicantumkan dalam indeks ini a.l.:
― Tanggal kunjungan/tanggal masuk dan
tanggal keluar
― Diagnosa atau operasi (jika ada)
― Alergi terhadap obat dan kemungkinan
pendarahan
 Pengisian data dilakukan oleh petugas rekam
medis
 Ringkasan Masuk & Keluar

 Sering disebut ringkasan atau lembaran muka, sebagai sumber informasi

untuk mengindeks rekam medis dan berisi data sosial.

 Data sosial, yaitu data yang menjelaskan

tentang sosial, ekonomi dan budaya dari pasien, seperti :
- Agama
- Pendidikan
- Pekerjaan
- Identitas orang tua
- Identitas penanggung jawab pembayaran

 Lembaran ini berisi informasi ttg identitas pasien, cara penerimaan

melalui (RJ,RI,RD)
 Riwayat & Pemeriksaan Fisik

 Tujuan pokok riwayat & pemeriksaan fisik adalah untuk

memberikan bahan pelengkap bagi dokter untuk menetapkan
diagnosa yg menjadi dasar tindakan pertolongan &
perawatan/pengobatan terhadap pasien
 Riwayat merupakan catatan ttg informasi yg diberikan oleh pasien
 Lembaran Pemerikasaan Fisik mencatat semua hasil pemeriksaan
terhadap seluruh bagian tubuh yang dilakukan oleh dokter
 Ada 2 macam formulir yg digunakan:
– Formulir Kosong (blank sheet)
– Formulir dengan catatan penunjuk (outline form)
 ANAMNESA

Anamnesa adalah suatu kegiatan wawancara

antara pasien/keluarga pasien dan dokter
atau tenaga kesehatan lainnya yang
berwenang untuk memperoleh keterangan-
keterangan tentang keluhan dan penyakit yang
diderita pasien
Anamnesa dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:

a) Auto-anamnesa yaitu kegiatan wawancara

langsung kepada pasien karena pasien dianggap mampu
tanya jawab
b)Allo-anamnesa yaitu kegiatan wawancara secara
tidak langsung atau dilakukan wawancara/tanya jawab
pada keluarga pasien atau yang mengetahui tentang pasien.
Allo-anamnesa dilakukan karena ;
- Pasien belum dewasa (anak-anak yang belum
dapat mengemukakan pendapat terhadap apa
yang dirasakan)
- Pasien dalam keadaan tidak sadar karena sesuatu
- Pasien tidak dapat berkomunikasi
- Pasien dalam keadaan gangguan jiwa
 3. Pemeriksaan fisik, yaitu pengumpulan data dengan cara melakukan
pemeriksaan kondisi fisik dari pasien.

Pemeriksaan fisik meliputi :

a. Inspeksi, yaitu pemeriksaan yang dilakukan dengan cara
melihat/memperhatikan keseluruhan tubuh pasien secara rinci dan
sistematis

b. Palpasi, yaitu pemeriksaan fisik dengan cara meraba pada bagian tubuh
yang terlihat tidak normal

c. Perkusi, yaitu pemeriksaan fisik dengan mengetuk daerah tertentu dari

bagian tubuh dengan jari atau alat, guna kemudian mendengar suara
resonansinya dan meneliti resistensinya

d. Auskultasi, yaitu pemeriksaan fisik dengan mendengarkan bunyi-bunyi

yang terjadi karena proses fisiologi atau patoligis di dalam tubuh, biasanya
menggunakan alat bantu stetoskop
4. Pemeriksaan Penunjang, yaitu
suatu pemeriksaan medis yang dilakuan atas
indikasi tertentu guna memperoleh ketarangan
yang lebih lengkap. Tujuan pemeriksaan ini dapat
bertujuan :

a. Terapeutik, yaitu untuk pengobatan

tertentu
b. Diagnostik, yaitu untuk membantu
menegakan diagnosis tertentu
Pemeriksaan,laboratorium,Rontagen,
USG, dll
5. Diagnosis, yaitu penetapan jenis penyakit tertentu
berdasarkan analisis hasil anamnesa dan pemeriksaan
yang teliti. Penetapan ini penting sekali artinya untuk
menentukan pengobatan atau tindakan berikutnya.
Diagnosis ditinjau dari segi prosesnya, yaitu :

a. Diagnosis awal atau diagnosis kerja, yaitu penetapan

diagnosis awal yang belum diikuti dengan pemeriksaan yang
lebih mendalam
b. Diagnosis banding (deferensial diagnosis), yaitu sejumlah
diagnosis (lebih dari 1) yang ditetapkan karena adanya
kemungkinan-kemungkinan tertentu guna pertimbangan
medis untuk ditetapkan diagnosisnya lebih lanjut
c. Diagnosis akhir, yaitu diagnosis yang menjadi sebab
mengapa pasien dirawat dan didasarkan pada hasil-hasil
pemeriksaan yang mendalam
 Diagnosis ditinjau dari segi keadaan penyakitnya, yaitu :

a. Diagnosis utama, yaitu jenis penyakit utama yang diderita

pasien setelah dilakukan pemeriksaan yang lebih mendalam

b. Diagnosis komplikasi, yaitu penyakit komplikasi karena berasal

dari penyakit utamanya

c. Diagnosis kedua, ketiga dst atau Diagnosis Co-Morbid, yaitu

penyakit penyerta diagnosis utama yang bukan berasal dari
penyakit utamanya atau sudah ada sebelum diagnosis utama
ditemukan
6. Prognosis, yaitu ramalan medis dan hasil pemeriksaan dan
diagnosis berdasarkan teori-teori atau hasil penelitian pada
penyakit yang bersangkutan. Kemungkinannya yaitu:
a) Cenderung baik (dubia ad bonam)
b) Cenderung memburuk (dubia ad malam)

7. Terapi, yaitu pengobatan yang diberikan kepada pasien atas

dasar indikasi medis atau diagnosis yang ditemukan dokter.
Terapi dapat berupa :
a) Terapi medikamentosa, yaitu pengobatan yang diberikan dalam
bentuk obat/bahan kimia
b) Terapi suportif, yaitu pengobatan yang diberikan dalam bentuk
dukungan moral utuk proses penyembuhan pasien
c) Terapi invasif, yaitu pengobatan dengan melakukan tindakan
yang menyebabkan disintegrasi (tidak utuhnya) jaringan atau
organ
8. Tindakan medis, yaitu suatu intervensi medis yang
dilakukan pada seseorang berdasar atas indikasi
medis tertentu yang dapat mengakibatkan integritas
jaringan atau organ terganggu. Tindakan tersebut
dapat berupa :

1. Tindakan terapetik yang bertujuan untuk pengobatan

2. Tindakan diagnostik yang bertujuan untuk menegakan atau
menetapkan diagnosis.
3. Tindakan medis hanya dapat dilakukan apabila telah dilakukan
informed consent, yaitu persetujuan atau penolakan
pasien yang bersangkutan terhadap tindakan medis yang akan
diterimanya setelah memperoleh informasi lengkap tentang
tindakan tersebut.
 Instruksi / Perintah Dokter
Adalah petunjuk dokter kepada perawat & para medis non perawatan
mengenai semua tindakan & pengobatan yg harus diberikan kepada
pasien

Petugas Rekam Medis dalam meneliti pengisian lembaran instruksi

dokter harus mengamati:
• Perintah harus telah ditandatangani oleh si pemberi perintah

• Perintah scr lisan/telepon, hrs ditandangani pemberi perintah pada kunjungan berikutnya

• Perintah pasien pulang harus ditulis sebelum pasien meninggalkan Rumah Sakit

• Hasil pemriksaan penunjang hrs ada dlm rekam medis, jika tidak ada petugas RM/assembling hrs
berusaha memperolehnya
 Catatan Perawat / Bidan
Digunakan oleh petugas perawatan untuk mencatat pengamatan thd pasien dan
pertolongan perawatan yang telah mereka berikan kepada pasien

Catatan ini memberikan gambaan kronologis pertolongan pearwatan, pengobatan yg

diberikan dan reaksi pasien thd tindakan yg dilakukan. Berfungsi sebagai alat
komunikasi antara sesama perawat, antara perawat dgn dokter.

Kegunaan:
 Mencatat keadaan pasien selama tidak dilihat oleh dokter
 Menghemat waktu bagi dokter & mencegah timbulnya kekeliruan
 Sebagai bukti pelaksanaan pekerjaan
 Sebagai salah satu kelengkapan Rekam Medis
 Lembaran Permintaan & Jawaban Konsul
 Seorang konsulen adalah dokter kedua yang dipanggil oleh dokter yang merawat
seorang pasien untuk memeriksa dan mendiskusikan keadaan pasiennya

 Pada umumnya RS membuat form permintaan konsul & jawaban konsul dlm satu
formulir. Dokter yg merawat menggariskan semua hal yg diminta (pendapat) kepada
dokter konsulen. Konsulen memeriksa pasien, membaca rekam medis, berdiskusi
dengan dokter yg merawat dan menetapkan kesimpulan, diagnosa dan
rekomendasinya.

 Petugas Rekam Medis meneliti lembaran konsul untk mencek benar atau tidaknya
nama pasien, tanggal,& nomor RM. Apakah semua catatan konsultasi telah
ditandatangani, jika belum harus segera dimintakan untuk dilengkapi oleh konsulen
yang menanganinya
 Riwayat Selingan (Interval History)

 Adalah catatan yang dibuat jika seorang pasien masuk kembali utk dirawat dalam
jangka waktu hanya satu bulan dgn kondisi/penyakit yg sama dgn sebelumnya

 Riwayat selingan hanya berisi hal-hal yg terjadi selama satu bulan (interval mode)
dan hrs menjelaskan
• Keluhan saat ini & semua perubahan2 penting
• Keadaan umum pasien
• Riwayat keluarga
• Hasil pemeriksaan fisik

 Sama dgn catatan2 lainnya lembaran ini hrs dicek kebenaran identitasnya,
ditandatangani oleh dokter yg memeriksa & diketahui oleh dokter penanggung
jawab
 Catatan Medik Singkat
(Short Form Medical Record)
 Adalah formulir yang dapat digunakan utk kasus pengobatan atau diagnosa
sederhana dimana pasien dirawat kurang dari 48 jam

 Formulir ini mencatat :

• Identitas pasien
• Keadaan pasien
• Penemuan-penemuan keadaan fisik yg penting
• Pertolongan pengobatan yg diberikan
• Catatan lain yg memberikan dasar diagnosa pengobatan

 Formulir ini harus ditandatangani oleh dokter yg bertanggung jawb

 Lembaran Grafik
Memberikan gambaran ttg suhu, nadi, dan pernafasan seseorang pasien yang
pengisiannya dilakukan oleh petugas perawatan dimulai sejak pasien mulai dirawat
Dalam lembaran grafik ini juga dicatat pemasukan dan pengeluaran cairan, dan tekanan
darah, dapat juga dimasukan ttg diet, spesimen utk laboratorium infeksi nosokomial
dsb

Lembaran Hasil Pemeriksaan Lab

Pemeriksaan Lab diperintahkan oleh dokter yg merawat. Hasil pemeriksaan lab hrs
dibuat oleh masing2 petugas yg melakukan tes tersebut. Lapoan hasil pemeriksaan yg
aslinya menjadi bagian dr Rekam Medis pasien yg bersangkutan
Lembaran hasil pemeriksaan biasanya direkatkan pd satu lembaran secara berurutan,
shg masing2 lembar tampak. Setiap lembaran hrs diteliti kebenaran nama pasien,
nomor RM, tanggal & tandatangan pembuat laporan hasil pemeriksaan
 Laporan Patologi
Laporan Jaringan

• Laporan ini diperlukan terhadap semua jaringan yang diambil dengan operasi,
biosi, atau dikeluarkan. Semua jaringan hrs jelas identitasnya dan dikirim ke lab
patologi utk diperiksa
• Permintaan pemeriksaan jaringan hrs menyebutkan diagnosa klinis. Pemeriksaan
semua jaringan oleh patolog scr mikroskopik & hrs membuat laporan tertulis ttg
diagnosa klinis, diagnosa patologis & hasil pemeriksaan mikroskopik
• Lembaran laporan asli yg ditandatangani oleh patolog diterima oleh unit
perawatan & menjadi bagian lembaran RM
• Petugas RM harus meneliti nama psien, nomor RM, dan semua laporan telah
ditandatangani
 Laporan Hasil Radiologi
Sinar Ro untuk menegakkan diagnosa dalah pemeriksaan dengan
menggunakan sinar Rontgen untuk membantu dokter dalam
menagakan diagnosa seorang pasien. Seorang ahli radiologi akan
menuliskan interpretasinya terhadap gambar2 yang dibuat (film) dan
menandatangani laporan tersebut.

Laporan yang asli dikirim ke unit perawatan untuk diinformasikan

kepada dokter yang merawat dan disatukan dengan RM yang
bersangkutan

Petugas RM harus meneliti kebenaran nama pasien, nomor RM dan

tandatangan ahli radiologinya
 Laporan Operasi
Setiap pasien yang mendapatkan tindakan operasi, harus ada laporan operasinya di
dalam RM. Laporan operasi harus dibuat dan ditandatangani oleh dokter yang
melakukan operasi.
Diagnosa pre operative harus sudah dicantumkan sebelum operasi dilakukan, hal ini
penting agar dapat dilakukan perbandingan diagnosa post operative.
Dalam laporan operasi harus dicatat selengkapnya penemuan yang normal dan
abnormal semua organ yang diperiksa, prosedur operasi, penjahitan dan benang
pengikat yang dipakai.
Petugas RM meniti kelengkapan laporan operasi tentang :
Nama ahli bedah dan asisten
Diagnosis pre operative
Diagnosis post operative
Nama/jenis operasi
Laporan lengkap jalannya (teknik)operasi
Ada/tidaknya jaringan yang dibuang
 Laporan Anestesi
Sebelum dilaksanakan tindakan operasi biasanya dilakukan
tindakan anestesi dan dokter anestesi harus membuat laporan
anestesi.
Dalam laporan anestesi dicatat hal-hal sbb:
1. Dosis, jam, efek medikasi pre operative
2. Nama dan jumlah obat bius
3. Cara pemberian obat bius
4. Lamanya pemberian obat bius
5. Cairan yang diberikan intravena dikamar operasi
6. Suhu, nadi, pernafasan, tekanan darah dan kondisi pasien selama
berlangsung operasi
7. Tanda tangan ahli anestesi
 Catatan Ruang Recovery
Untuk perawatan post operative atau post anestesi,
pasien dibawa ke recovery room. Data yang penting
tentang keadaan pasien dan pengobatan, pada
saat tiba, selama dan pada saat dipindahkan dari
recovery room harus dicatat.
Data ini harus ditulis pada halaman belakang
laporan anestesi untuk memudahkan mendapatkan
informasi, atau dibuat formulir tersendiri.
 Laporan Autopsi
Laporan autopsi meliputi:
1. Ringkasan riwayat dan pengobatan yang tertulis pada RM,
2. Laporan tentang penemuan pada pelaksanaan autopsi,
3. Penemuan microscopis dan diagnosis anatomis.
Isi yang perlu dimengerti oleh petugas RM:
Autopsi lengkap (Complete Autopsy) yaitu pemeriksaa secara
lengkap terhadap semua isi dada, isi perut, isi tengkorak
kepala, spinal cord yang mungkin dicapai dengan insisi di
punggung
Hanya kepala (Head Only) yaitu pemeriksaan lengkap
terhadap isi kepala
Hanya badan (Trunk Only) yaitu pemeriksaan lengkap
terhadap isi torak dan perut, spinal cord dengan hanya insisi
anterior
PETUNJUK PEMBUATAN DESAIN FORM RM
1.Nilailah setiap bentuk formulir secara khusus untuk :
a. menjamin keperluan pentingnya informasi
b. menghindari dua kali pencatatan
c. menjamin secara keseluruhan &keterkaitan dari sistem
pencatatan yg ada
2.Tentukan tujuan bentuk/desin formulir tsb. Dgn memperkirakan,
mempertimbangkan informasi yg akan masuk kedalam formulir
tersebut
3.Kenali keuntungan2 yg akan diterima dari bentuk formulir yg akan
dirancang
4. Rancanglah bentuk formulir sesederhana mungkin, dan usahakan
jangan sampai adanya kekeliruan yg berhubungan dgn : judul
judul, bagian bagian, perintah2
5. Pertimbangkan penggunaan dari sesuatu yg tdk berpola dgn
penggunaanya. Hal ini akan mengurangi kebutuhan utk beberapa
formulir yg khusus guna memonitor faktor faktor perawatan
khusus dan utk pebgurangan timbunan formulir dalam jumlah yg
besar
6. Rencanakan semua bentuk formulir formulir yg digunakan utk mencatat, agar
dibuat ukuran2 yg seragam dgn formulir lainnya
7. Tempatkan judul formulir dan identifikasi pasien secara tetap(tdk berubah rubah
pada setiap formulir
8. Buatlah ruangan pencatatan yg cukup untuk nama lengkap dan
tanda tangan
9. Pertimbangkan pencatatan judul2 dan caption-caption serta
penggunaan huruf tebal
10.Garis judul judul agar tidak membuat kacau dan usahakanlah adanya kemudahan
mengisi informasi/data ke dlm formulir
11.Pertimbangkan pencatatan urutan urutan yg logis dari judul
judul pokok ( utama )
12.Gunakanlah kertas putih dgn kode warna pd tepinya, agar dapat mengenal dgn
cepat perbedaan2 formulir yg satu dgn lainya, dgn menggunakan kertas
berwarna mungkin menjadi sulit utk dibaca jika difotocopy
13. Pilihlah caption yg menyatakan secara jelas menganai informasi apakah yg akan
dimasukan
14. Gunakan kotak penyususn utk menghemat waktu dlm pencekan
15. Rencanakanlah ruangan sesuai dgn cara pendokumentasian
yang spesifik
a. Pemasukan data dgn pengetikan2 , susunan baris sesuai dgn
jumlah baris per inch pd pengetikan dan menyediakan
ruangan vertikal ( kolom kolom )
b. Pemasukan data dgn tulisan tangan, susunan baris yg cukup
jauh terpisah agar dapat mudah dibaca
c. Ukuran pencetakan dgn menggunakan komputer, susunan
margin, ruangan dan tanda-tanda yg jelas
d. Pertimbangkanlah jangka waktu penyimpanan setiap formulir
yg digunakan
16. Kenali bagian2 tertentu yg dibatasi penggunaanya oleh staf yg
ditunjuk atau kelompok kelompok
17. Pertimbangkanlah pencetakan pd kedua permukaan kertas
(cetakan bolak balik ) utk menghemat penggunaan
18. Bilamana mungkin, hilangkan keperluan akan formulir yg bersifat
khusus dgn memanfaatkan stempel karet utk formulir yg ada
19. Sediakan lahan yg cukup utk tanda tangan orang yg memasukan
data.
20. Apabila formulir yg baru dirancang dan memerlukan perbaikan
perbaikan , memfotocopy dlm jumlah sedikit dpt dilakukan
sebagai percobaan
21. Gunakanlah persediaan kertas yg bermutu utk pencetakan akhir
hal ini utk menghindari kerusakan yg cepat dan menjamin ada
nya kepastian hasil cetakan yg bermutu
22. Hindarkan persedian kartu dlm jumlah yg berlebihan, karena
hal tersebut akan menciptakan timbunan timbunan kartu yang
akan menyulitkan
23. Sedikan formulir utk selama 6 bulan saja,hal ini utk menghinda
ri pemborosan selama perbaikan atau perubahan prosedur
pendokumentasian
24. Buatlah suatu pertimbangan/keputusan dan persetujuan akhir
dari konsep formulir sebelum diterapkan.hal ini dapat dicapai
dgn adanya panitia disain formulir yg “ multidisplinary “
25. Jika formulir akan dipergunakan oleh beberapa bagian, berikan
intruksi /petunjuuk singkat. Hal ini untuk menjamin
keseragaman
26. Perkenalkanlah suatu usulan baru formulir yg akan dibuat,
sebelum penerapanya dan juga selama tahap perencanaanya
cara ini akan mendapatkan masukan dari /oleh orang yg akan
mengunakan / mengisi data tersebut
27. Jika ada intruksi yg bersifat mendetail, maka persiapkanlah
petunjuk yg terpisah yg berkaitan dgn :
a. Maksud
b. Penggunaan
c. Intruksi utk mengisi
d. Tanggung jawab
e. Referensi bila ada
28. Cantumkanlah nama, alamat dan kota yg mungkin dapat diisi pd
formulir yg akan dikirim keberbagai tempat / kota lain
29. Nyatakanlah semua formulir dengan :
a. Judul yg sederhana dan jelas
b. Angka pengontrolan persedian/ nomor formulir
c. Bulan dan tahun dari percetakan awal, percetakn perbaikan
dan npercetakan akhir.
 Desain formulir yg efektif, memerlukan pengetahuan arus informasi pada
lingkungannya.
Pertanyaan berikut ini, menyimpulkan sasaran yg digunakan dalam menciptakan
dokumen yg efektif.
1.Darimana formulir tsb berasal ?, Bagian apa yg mula mula memasukan data pd
formulir tsb ?
2.Informasi apa yg seharusnya ada p[d formulir tsb ?
3.Informasi apa yg akan dimasukan pd formulir tsb secara langsung
4. Siapa yg akan menentukan / memastikan kelengkapan dari data yg harus
dimasukan ?
5. Dimana formulir tersebut akan disimpan
6. Siapa yang akan menggunakan informasi yg terdpat pada formulir tsb ?
7. Siapa yang akan menerima salinan salinan dari formulir tsb ?
8. Berapa lama seharusnya formulir tsb akan disimpan
9. Siapa yang mempunyai tanggung jawab pengadaan formulir tsb
10. Apakah biaya yg dibutuhkan tersedia ?