LANGKAH-LANGKAH

GUGUS KENDALI MUTU

Dr. ASIAH SUROTO GUNARI, MSc.

 MANAJEMEN MUTU
MANAJEMEN YANG MEMPUNYAI STRATEGI MUTU,
DIMANA PENGERTIAN MUTU MELIPUTI :

- QUALITY ( MUTU BARANG, JASA, AKTIVITAS ) Q

- MUTU DARI BIAYA (COST CONTROL) C
- MUTU DARI PENYAMPAIAN (DELIVERY) D
- MUTU DARI MORAL (MORAL) M
- MUTU DARI KESELAMATAN (SAFETY) S

MUTU DISINI MERUPAKAN DERAJAT

KEPUASAN PELANGGAN DAN KARYAWAN
  PERSONAL
POINTS

DEVELOPMENT
 ENJOYABLE
UTILIZE QCC WORK-PLACE

AS WORK PLACE
MANAGEMENT E S
TI
VI
VIEW

TI
AC
CC
Q
W PROBLEM
E
NEW

N SOLVING
MANAGEMENT CYCLE (K. ISHIKAWA )

ON PL
T I MENE NTUK AN AN
AC GOAL
DAN TARG ET

MENENTUKAN
AMBIL ACTION
METODA
YANG TEPAT U MENCAPAI
GOAL

MENGIKUT
CHECK HASIL SERTAKAN
IMPLEMENTASI DIKLAT

IMPLEMENTASI
WORK
CH

O
D
EC
K
 QCC AS THE WORKSHOP
MANAGEMENT
WHAT ARE NEEDED MUCH NEW QCC ACTIVITIES
MORE THAN INI THE PAST
- GROW OF
SKILL PERSONEL
IMPROVEMENT SENSE OF - CREATION OF
OF INDIVIDUAL ACHIEVMENT PLEASANT WORK
A S P E C T

SKIL PLACE
CHALLENGES
RESPON OF TO PROBLEM RESOLUTION
PERSONALITY OF WORKSHOP
CHANGES OF PROBLEM
GROWTH OF
AGE & HIGH MEMBERS
PROBLEM
S
QUALITY
IE REPORTING
VIT ACTIVITY 
CHANGE IN TI APLICATION SENSE BEING
AC
N E W

SENSE OF QC METHODE FORCE

VALUE
C C FADED ATTRAC
Q SELF & MUTUAL
TIVENESS
E W LACK SUPERIOR
N EDUCATION
GUIDANCE &
FOLLOW UP
PARTICIPATION ENVIRONMENT
BY EVERY ONE HAMPERS QC
ACTIVITY

CONVENTIONAL QCC ACTIVITIES

 7 STEP GKM
UNTUK PROBLEM SOLVING

STEP STEP DASAR KEGIATAN

1. SELEKSI -IDENTIFIKASI
MASALAH
TEMA / -TENTUKAN TOPIK
TOPIK
 7 STEP GKM
UNTUK PROBLEM SOLVING

STEP STEP DASAR KEGIATAN

2. PAHAMI -KUMPULKAN DATA

SITUASI SAAT - TENTUKAN PROBLEM
INI DAN SET FOKUS YANG AKAN
TARGET
DIPERBAIKI
- SET TARGET
 7 STEP GKM
UNTUK PROBLEM SOLVING

STEP STEP KEGIATAN

DASAR

3. POA - APA YANG DILAKUKAN

- BUAT SKEDUL
 7 STEP GKM
UNTUK PROBLEM SOLVING
STEP STEP KEGIATAN
DASAR
4. ANALISA CHECK PROBLEM KARAKTERISTIK
SEBAB YANG AKAN DILAKUKAN
PEMECAHAN
- LIS KEMUNGKINAN PENYEBAB
- ANALISA
- SEBAB YANG MUNGKIN
- CARI PENYEBAB UTAMA YANG
HARUS DIPECAHKAN
 7 STEP GKM
UNTUK PROBLEM SOLVING

STEP STEP DASAR KEGIATAN

5. SOLUSI DAN - KUMPULKAN IDE SOLUSI
IMPLEMENTASI - DISKUSIKAN YANG TEPAT
SOLUSI DAN SPESIFIK
-CEK DETIL SOLUSINYA
-RENCANAKAN MPLEMENTASI
-IMPLEMENTASI SOLUSI
 7 STEP GKM
UNTUK PROBLEM SOLVING

STEP STEP KEGIATAN

DASAR

6. CEK -CEK HASIL IMPLEMENTASI

HASIL -BANDINGKAN DENGAN
TARGET
-IDENTIFIKASI KENTUNGAN
YANG NAMPAK DAN TIDAK
NAMPAK
 7 STEP GKM
UNTUK PROBLEM SOLVING

STEP STEP DASAR KEGIATAN

7 STANDARISASI -TENTUKAN STANDAR BARU

DAN KONTROL ATAU REVISI STNDAR LAMA
-TENTUKAN METODE UNTUK
KONTROL
-SOSIALISASIKAN TIM DENGAN
STANDAR BARU
-LATIH PENANGGUNG JAWAB
KEGIATAN DGN STANDAR BARU
-MAINTENANCE STANDAR BARU
 Q.I. STEPS
STEPS I : SELEKSI TEMA
1. INDENTIFIKASI MASALAH
( KESEMPATAN UNTUK DILAKUKAN PERBAIKAN)

2. ARAHKAN UNTUK JADI TEMA/TOPIK BIASA

PAKAI
SELEKSI MATRIK
( PRIORITAS MASALAH )

3. TENTUKAN STATEMENT DARI TEMA TERSEBUT

4. APA ALASAN KITA MEMILIHNYA MENJADI TEMA

 IDENTIFIKASI MASALAH

BRAIN STORMING.

KITA PAKAI K J METHODE

(JIRO KAWAKITA / METODE KARTU)

4 RULES
BRAINSTORMING
TIDAK
TIDAKADA
ADAKRITIK
KRITIK
LEBIH
LEBIH BANYAK
BANYAK >> BAGUS
BAGUS
BEBAS
BEBAS
SYNERGIS
SYNERGIS
ANGGOTA 5 – 8 ( < 20 )
PERJELAS SUBJEK
ROUND TABLE
PILIH PIMPINAN/KETUA
CATAT SEMUA
 K.J. METHODE

 TENTUKAN SUBYEK
 MOBILISASI IDE DENGAN KARTU
 ORGANISASI KARTU SESUAI TUJUAN
 BERI JUDUL DALAM TIAP GROUP KARTU
 KEMBANGKAN HIRARKI ANTARA GROUP
KARTU

 GAMBAR DIAGRAM
MASALAH
SITUASI IDEAL

GAP  MASALAH

SITUASI SEKARANG
( ACTUAL SITUATION )
DISKRIPSI MASALAH YANG BAIK

KESENJANGAN OUT PUT

TERUKUR
KALIMAT NEGATIF
JELAS ( CLEAR )
TIDAK MENGANDUNG JAWABAN
KUNCI MASALAH
YANG DIANGKAT

YANG MENJADI TANGGUNG

JAWAB TEAM

PROBLEM HARUS SPESIFIK

DAN TERUKUR
 4 TIPE PROBLEM
B A

TIDAK TAHU
S O L U S I PROBLEM PROBLEM
TEHNOLOGI KOMPLEK
TINGGI SUSAH UNTUK
PEMECAHAN
C D
SIMPLE PROBLEM
TAHU

PROBLEM HANYA BUTUH

PEMELIHARAAN
SAJA
TAHU TIDAK TAHU

S E B A B
 SELEKSI MATRIK UNTUK TEMA

 DAMPAK DARI
 URGEN
KRITERIA
 PARTISIPASI TEAM
 KAPASITAS DARI TEAM
 EFISIENSI
 3 DARI 7 KRITERIA

 SIMPLE
S C O R E
 UKURAN TDK TERLALU BANYAK
 SELEKSI MATRIX SATU DIMENSI
KRITERIA DAPAT URGENSI SOLUSI PROBLEM DAPAT TOTAL RANG-
DIKONTROL SELESAI BOBOT
PROBLEM MUDAH ANTAR KING
ANGGOTA
PROBLEM 21
1
PROBLEM 17
2
PROBLEM 25
3

PROBLEM 13
4

SCORE : SANGAT BISA DIKERJAKAN =5

DAPAT DIKERJAKAN =3

HARAPAN BISA DIKERJAKAN =1

STEP 2 :
MEMAHAMI SITUASI SAAT INI
1. SITUASI SAAT INI TERHADAP MASALAH
 GROUP DISKUSI
 OBSERVASI FAKTA
 PROSES ANALISA
 GAMBARKAN DENGAN CHART

2. RENCANAKAN KOLEKSI DATA

 SAMPLE SURVEY
 INTERVIEW SURVEY
 QUESTIONER SURVEY
3. KUMPULKAN DATA
 KLARIFIKASI / VALIDASI DATA

4. ANALISA DATA DENGAN

STRATIFIKASI.

5. SET TARGET
 STEP 3
RENCANA KERJA GUGUS
LANGKAH

1 SELEKSI TEMA
2 SITUASI SAAT INI
DAN SET TARGET
3 POA
4 ANALISA SEBAB
5 RENCANA
PERBAIKAN DAN
IMPLEMENTASI
6 CEK HASIL
7 STANDARISASI
DAN RENCANA
YG AKAN DATANG

X = RENCANA
- = REALISASI
STEP 4. ANALISA SEBAB
TUJUAN :
MENCARI SEMUA PENYEBAB YANG MUNGKIN
ANALISA YANG DILAKUKAN :
1. PIKIRKAN TOLOK UKUR UNTUK MENUNJUKKAN PROBLEM
2. STRATIFIKASI DATA YANG ADA DAN BUAT DIAGRAM YANG JELAS
3. TENTUKAN PROBLEM PADA DATA YG SUDAH DI STRATIFIKASI
4. KELOMPOKKAN PROBLEM UNTUK DIANALISA SEBAB AKIBAT
5. LAKUKAN CURAH PENDAPAT DENGAN METODE KAJI DN BUAT
DIAGRAM AFINITAS
6. GUNAKAN DIAGRAM TULANG IKAN UNTUK MENGANALISA DENGAN
PENDEKATAN
MENGAPA MENGAPA
7. GUNAKAN RELASI DIAGRAM UNTUK MEMFOKUSKAN PENYEBAB
YANG PALING MUNGKIN
8. CROSSCEK DEBNGAN DATA
9. GUNAKAN DIAGRAM PARETO ATAU SCATER DIAGRAM UNTUK
MEMILIH PENYEBAB UTAMA
 FISH BONE DIAGRAM
MAN MATERIAL

MASALAH

1. WHY

3. WHY

ALAT LINGKUNGAN 2. WHY

METODE
5WHY
4 WHY
 BISA DILAKUKAN 2 TINGKAT
PRILAKU PERILAKU PERAWAT
DOKTER TDK ADA
CHECKING
TIDAK TAHU CARA
SALAH R MEMBACA RESEP

BELUM TRAINING
TDK JELAS
TANGGUNG JWB
BANYAK RESEP
SALAH BACA

HANYA DIINGAT
SALAH BACA
SAJA

LIST OBAT
SUSAH DIBACA TIDAK BIASA
MELIHAT HAL
NAMA OBAT DOSIS OBAT
OBAT
 JUDUL
A A
FI
N 1a 2a
I
T 2b 2c
1b 1c
A
S
1d 2d 2e
D
I
A
G JUDUL A 1b
2b 1d
R 2d
A 2a 1a
M 2e
2c 1c MASALAH
 5B 1B
5C

5A 1A

5 1

DIAGRAM RELASI MASALAH

2
4 3
2A

4A 2B
3A 3B
4B

X
4C 3C 3D
STEP 5 : SOLUSI DAN IMPLEMENTASI
PENYEBAB UTAMA

MENYUSUN SOLUSI

MENYUSUN RENCANA
IMPLEMENTASI SOLUSI

IMPLEMENTASI SOLUSI
1. GUNAKAN TABEL 5 W 1 H
- FAKTOR PENYEBAB
- MENGAPA HARUS DIPERBAIKI
- APA YANG HARUS DIPERBAIKI
- BAGAIMANA CARA
- KAPAN
- PENANGGUNG JAWAB
- DIMANA
2. GUNAKAN DIAGRAM POHON
PENDEKATAN BAGAIMANA - BAGAIMANA
GUNAKAN
KURANGI INSTRUMEN
MENGURANGI KESALAHAN YANG BAIK
KLAIM INSPEKSI

BAGAIMANA BAGAIMANA
MENGURANGI MENGGUNAKAN
KESALAHAN INSTRUMEN
INSPEKSI YG BAIK
 HOW HOW HOW
TAHAP I TAHAP II TAHAP III
ADA
DENAH
SISTIM
INF RESEP BUKU TAMU
BAIK NOMOR
DAFTAR NAMA KEGIATAN
PEMAKAIAN NAMA INSTANSI
FAS. DLL
PEL
PELPRIMA PETUGAS PAPAN INFORMASI
RESEPSIONIS
RESEPSIONIS RESEP LEAFLET DLL
< BAIK
PROF.

PELYANAN
PELNGGAN
BAIK
 HOW III
TABEL : 5 W 1 H SELEKSI MATRIK
HOW II

HOW 1

WHERE
DL TOTAL KEP

WHEN
C E E

WHO
TJ I/S

FAKTOR  WHY  WHAT  HOW

SOLUSI
RENCANA IMPLEMENTASI
SOLUSI

TELITI DAN
SEMPURNAKAN HOW
LAKSANAKAN SOLUSI
DENGAN PERCOBAAN

EFEKTIF
BELUM
DAN R
STABIL

YA

PELIHARA DAN
PERTAHANKAN
PROSES PERCOBAAN

CHECK HASIL
 STEP VI PELAKSANAAN
LANGKAH N DIGANTI
PERBAIKAN

MEMENUHI
TARGET
MENELITI
HASIL
PERBAIKAN
MELAKSANAKAN HASIL
5 W + 1 H BARU

MEMENUHI
R
TARGET ULANG PROSES
5W+1H

MONI MELAKSANAKAN
TORING PROSES / KONDISI
KERJA BARU

ACTION : LANGKAH 7
MEMBUAT STANDARD
BARU
F. REFLEXI : QCDSM

- KEUNTUNGAN MATERIAL
- KEUNTUNGAN NON MATERIAL
- PERUBAHAN PERILAKU
- KOMITMEN
- PERUBAHAN BUDAYA KERJA
STEP 7 STANDARISASI
HASIL PERBAIKAN

BUAT STANDARD

STANDARD PROSEDUR KERJA

STANDARD HASIL

DIBA
KUKAN R UJI LAP REVISI

MONITORING &
PEMELIHARAAN ASSURANCE

RENCANA SELANJUTNYA
STANDARD PROSEDURE :
- SESUAI LANGKAH V

STANDARD HASIL:
- DENGAN ….(LANGKAH v) DAPAT DIPERBAIKI … %
- HASIL GKM  SESUAI TARGET

RENCANA SELANJUTNYA
ORGANISASI GKM
-ANGGOTA CIRCLE
- PEMIMPIN CIRCLE
- FASILITATOR/PROGRM KOORDINATOR
- STEERING COMMITEE

STEERING COMMITTEE
-MENENTUKAN ARAH DAN SASARAN CIRCLE
- MENENTUKAN OPERASIONAL GUIDELINES
- MENGIKUTI PERKEMBANGAN CIRCLE
TERDIRI :
- WAKIL DIVISI
- FASILITATOR
FASILITATOR
- SEBAGAI KOORDINATOR GUGUS
- MENGARAHKAN AKTIVITAS CIRCLE
LEADER :
- MERUPAKAN SUPERVISOR DARI ORGANISASI
- MEMIMPIN PERTMUAN CIRCLE
ANGGOTA :
MEREKA YANG BEKERJA PADA BIDANG YANG SAMA

GUGUS MEMPUNYAI ANGGOTA 4 – 5 ORANG

ANGGOTA IDEAL ADALAH 7 – 8 ORANG

PERTEMUAN GUGUS 1 MINGGU 1 KALI

LAMA PERTEMUAN 1 JAM

THEMA DIPILIH SESUAI DENGAN PEKERJAAN SEHARI-HARI

 PERANAN PIMPINAN
 MENDORONG TERBENTUK GKM DI UNIT KERJANYA
 MEMBERIKAN BANTUANPENDIDIKAN/LATIHAN PMT/GKM
 MENYEDIAKAN FASILITAS UNTUK KEGIATAN GKM
 MENDORONG ANGGOTA GKM UNTUK AKTIF
 TANGGAP AKAN HASIL PEMIKIRAN GKM
 MEMBERI PENGARAHAN DAN BIMBINGAN  GKM
 MENGUSAHAKAN AGAR SEMUA KARYAWAN MENJADI
ANGGOTA GKM
 PERANAN
PERANAN KETUA
KETUA GKM
GKM
BERPERAN SERTA DALAM GUGUS
 MENGARAHKAN AKTIVITAS DAN DISKUSI GUGUS
 MENCIPTAKAN KERJASAMA ANTAR ANGGOTA
 MENCIPTAKAN SUASANA ANGGOTA BEBAS BERBICARA
 MENDORONG ANGGOTA AGAR SELALU MENERAPKAN
KONSEP DAN TEHNIK KENDALI MUTU
 MENYERASIKAN HUBUNGAN ANTAR ANGGOTA DENGAN
PIMPINAN DENGAN FASILITATOR DENGAN GUGUS LAIN
 PERANAN
PERANAN ANGGOTA
ANGGOTA GKM
GKM

 MENGHADIRI AKTIF PERTEMUAN GKM.

 MENJADI PENDENGAR YANG BAIK DALAM PERTEMUAN
 AKTIF SUMBANG SARAN DALAM ANALISA MASALAH
 MENGUMPULKAN DATA YANG DIPERLUKAN
 MENJAGA KERJASAMA ANTAR ANGGOTA
 MENGEMBANGKAN DIRI
 MELAKSANAKAN KONSEP DAN TEHNIK GKM
PERANAN FASILITATOR
o MENGKOORDINIR GKM YANG ADA DIBAWAH
BIMBINGANNYA
o BERPERAN SERTA DALAM PERTEMUAN GKM
o MEMBINA DAN MENGARAHKAN KEGIATAN GKM.
o MELATIH KETUA/ANGGOTA GKM DALAM TEHNIK
KENDALI MUTU
o MENCIPTAKAN HUBUNGAN GKM DENGAN
PIMPINAN
o MENGIKUTI PERKEMBANGAN PDCA GKM
o MEMBERIKAN LAPORAN PERKEMBANGAN GKM
PADA PIMPINAN
o MEMBANGKITKAN SEMANGAT BILA KENDOR DAN
 T H
T H E M
M A
A

1. PERSETUJUAN BERSAMA 1. ESSENTIAL DAN RELEVAN

ANGGOTA DENGAN MISI DAN
POLICY ORGANISASI
2. BERKAITAN DENGAN
POLICY DEPARTEMEN 2. ANGGOTA TEAM
UNIT DAN GOAL MENSELEKSI THEMA
YANG TEPAT
3. MENANTANG TETAPI
DAPAT DICAPAI 3. INOVASI TAPI DAPAT
DICAPAI
4. PENTING DAN RELEVAN
DENGAN JOBNYA 4. LOGICAL SUBJECT DAN
BERKAITAN DENGAN
QUALITAS PELAYANAN/
SERVICE
 PRESENTASI MANAJEMEN
-KEGIATAN GKM MENYAJIKAN HASIL
- PRESENTASI DILAKSNAKAN DIHADAPAN :
- PIMPINAN
- GUGUS LAIN
- TAMU-TAMU YANG DIUNDANG
-DALAM PRESENTASI, GKM MENJAWAB PERTENYAAN DAN MENDAPAT
SARAN-SARAN PERBAIKAN GKM
URUTAN PENYAJIAN :
-PERKENALAN TEMPAT KERJA
- PERKENALAN GUGUS
- RENCANA JADWAL KEGIATAN
A. ALASAN PEMILIHAN TEMA
B. PENENTUAN TARGET
-KEADAAN KONDISI
-ANALISA DATA
- ANALISA SEBAB AKIBAT
- RENCANA AKTIVITAS
- HASIL YANG DICAPAI DAN MANFAAT
YANG DIRASANA
PRESENTASI MENAJEMEN DILAKUKAN DUA KALI DALAM SATU SIKLUS :
1. PADA LANGKAH SOLUSI
2. PADA AKHIR SIKLUS
 PROSES KERJA GKM
ANGGOTA GKM LAIN
ANGGOTA GKM NARA SUMBER
INVENTRISASI MASALAH
DINAS/SEKSI LAIN
FASILITATOR NARA SUMBER
MEMILIH TEMA OLEH GKM

BANTUAN MENGNALISA MASALAH OLEH GKM FASILITATOR

TENAGA AHLI

APABILA DAPAT PEMECAHAN MASALAH APABILA DILUAR

LANGSUNG YANG DISARANKAN KEWENANGAN
DITERAPKAN

PERSETUJUAN ATASAN
(PRESENTASI ANTARA)

PENERAPAN

EVALUASI UNTUK
MANAJEMEN : STANDARISASI DAN PENINGKATAN
- MENINJAU
- MENYETUJUI PRESENTASI
- TINDAK LANJUT MANAJEMEN