Manajemen Proyek

Pertemuan 1
Konsep Dasar Manajemen Proyek TI
 Manajemen
Dari segi ilmu pengetahuan “Luther Gulick”
“Manajemen adalah bidang pengetahuan yg berusaha secara sisitimatis untuk
memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerjasama untuk menghasilkan
sesuatu yang bermanfaat bagi kemanusiaan.

Dari segi proses “james A.F.Stoner”

“Manajemen adalah proses perencanaan, perngorganisasian, kepemimpinan dan
pengawasan kegiatan anggota dan tujuan penggunaan organisasi yang sudah
ditentukan
 Fungsi Manajemen

Kegiatan manajemen pada dasarnya terdiri dari dua kegiatan pokok, yakni perencanaan dan
pelaksanaan projek itu sendiri.
Perencanaan Pelaksanaan
§ Sasaran § Sasaran
§ Pekerjaan/tugas § Kemajuan
§ Identifikasi sumber daya § Komunikasi tim
§ Jadwal § Komunikasi klien
§ Pengulangan § Pengamanan sumber daya
§ Perubahan § Tata tertib proyek

Llebih mengarah pada hal-hal yang Lebih banyak terlibat dengan orang dan tim dimana
bersifat teknis dan dapat dipelajari hal ini lebih banyak dipengaruhi oleh kemampuan
secara formal komunikasi, sosialisasi dan kepemimpinan.
 Definisi Proyek
“ A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique
product, service, or result “. (PMBOK, 2013)

• Adalah suatu usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan

suatu produk atau jasa yang unik.

• Sementara diartikan bahwa setiap proyek memiliki tanggal kapan

dimulai dan selesai dalam jangka waktu tertentu.

• Unik diartikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah

berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya
 Suatu proyek ditentukan oleh
beberapa kriteria
 Tujuan
 Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil
akhir tertentu.
 Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan
proyek secara keseluruhan.
 Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap
setiap sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi.

 Siklus hidup
 Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan, selama proses proyek akan
melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek.
 Tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan berubah bila proyek memasuki satu fase baru.
 Suatu proyek ditentukan oleh beberapa
kriteria (2)
 Kompleksitas
 Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi (pemasaran, personalia, engineering,
produksi, keuangan) karena diperlukan bermacam-macam ketrampilan dan bakat dan berbagai
disiplin dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek.
 Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk kesuksesan proyek sesuai dengan
tujuan.

 Keunikan
 Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah dikerjakan
sebelumnya. Bahkan dalam proyek yang rutin seperti pembangunan perumahan sering terjadi hal-
hal baru karena berbeda lokasi seperti pencarian tenaga kerja, pengusahaan fasilitas umum (listrik,
telepon, air), pembebasan tanah dan lain-lain yang membuat setiap proyek berbeda dengan yang
lain.
 Suatu proyek merupakan suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan jenis
pekerjaan yang sama.
 Suatu proyek ditentukan oleh beberapa
kriteria (3)
 Tidak permanen
 Proyek adalah aktivitas temporer
 Organisasi sementara dibentuk untuk mengelola personalia, material dan fasilitas untuk mencapai tujuan
tertentu, biasanya dalam jadwal tertentu, dan sekali tujuan tercapai, organisasi akan dibubarkan dan akan
dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang lain lagi.

 Ketidakbiasaan
 Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko.
Kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi.
 Program vs Proyek vs Operasional
No Kegiatan Proyek
1 Bersifat dimanis,berlangsung dalam kurun
waktu terbatas
2 Intensitas kegiatan berbeda beda
3 Kegiatan didasarkan pada anggaran dan jadwal
yang telah ditentukan
4 Menyangkut kegiatan yg beragam & perlu
klasifikasi tenaga kerja yang bermacam-macam
5 Guna memperoleh hasil yang efektif perlu jalur
komunikasi dan bertanggung jawab baik
vertikal maupun horizontal
No. Kegiatan Proyek
1 Bercorak dinamis, nonrutin
2 Siklus proyek relatif pendek
3 Intensitas kegiatan dalam periode siklus
proyek berubah-ubah (naik-turun)
4 Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan
anggaran dan jadwal yang telah ditentukan
5 Terdiri dari macam-macam kegiatan yang
memerlukan berbagai disiplin ilmu
6 Keperluan sumber daya berubah, baik macam
maupun volumenya
Kegiatan Program
Bersifat rutin dan berlangsung kontinue / jangka
panjang
Intensitas kegiatan realtif sama
Batasan tidak setajam proyek hanya diatur dalam
anggaran tahunan
Tidak terlalu banyak macam macam
kegiatan
Penekanan pada jalur vertikal
Kegiatan Operasional
Berulang-ulang, rutin
Berlangsung dalam jangka panjang
Intensitas kegiatan relatif sama
Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek
Macam kegiatan tidak terlalu banyak
Macam dan volume keperluan sumber daya relatif
konstant.
 Manajemen Proyek
“Project management is the application of knowledge, skills, tools, and
techniques to project activities to meet the project requirements”.
(PMBOK, 2013)

Adalah:

• Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan

dan mengendalikan sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan
tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.

• Aplikasi dari pengetahuan, keahlian, dan teknik untuk aktifitas proyek guna
memenuhi/ melebihi dari kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek

• Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada

tugas tertentu dalam proyek atau mengambil personel yang ahli dalam bidangnya.
 MANAJEMEN PROYEK (2)
1.Scope Keberhasilan suatu proyek tidak hanya untuk mencapai ukuran
waktu, ruang lingkup, biaya, dan kualitas tetapi juga harus
memfasilitasi semua proses untuk mencapai apa yang diinginkan.
Manajemen proyek memiliki keterkaitan dengan stakeholder
4.Quality

3.Cost 2. Time

Stakeholder adalah orang-orang yang dilibatkan didalam

atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek. Termasuk
diantaranya adalah sponsor, tim proyek, staff pendukung,
pelanggan, pengguna, seller, dan semua yang
berhubungan dengan proyek.
Setiap stakeholder memiliki kebutuhan dan ekspetasi yang berbeda-
beda. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk
mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan
stakeholder proyek..
 Kenapa proyek perlu dikelola dengan benar ?

 Proyek harus diselesaikan dengan Sumber daya yg terbatas dan memenuhi sasaran yang
ditetapkan.
 Perlu penyiapan dan perencanaan yang cermat (cost and time estimation
 Perlu pencapaian mutu hasil kerja (minimal sesuai dengan sasaran)
 Proyek yang salah urus (dikelola dengan salahdapat menimbulkan kerugian besar (materi dan
non materi), jangka pendek maupun panjang
 Penanganan sebuah proyek merupakan tambahan pengalaman dan pengetahuan bagi organisasi
 Proyek Teknologi Informasi

Proyek TI bersifat unik dan lebih beresiko dibanding proyek jenislainnya

(konstruksi,pemerintahan, pertahanan keamanan, dsb) karena:

Resiko lebih tinggi karena teknologinya terus berubah &berkembang secara cepat
 Produk dari proyek TI lebih abstrak
Waktu pengerjaan proyek banyak dialokasikan pada pendefinisian konsep dan analisis.
Kesiapan dan kematangan tim, menjadi isu utama
 Proyek TI juga memiliki atribut dasar, seperti pada proyek yang lain, yaitu waktu mulai,
waktu selesai, lama waktu kegiatan, berhingga, bersifat sementara, membuat produk
atau jasa, memanfaatkan sumber daya, kerjasama tim, akumulasi biaya, dsb.
 Contoh Proyek Teknologi Informasi
 Helpdesk atau teknisi memperbaiki laptop di sebuah departemen perusahaan
 Pengembangan perangkat lunak, dengan menambah sebuah fitur baru
 Pengembangan infrastruktur untuk menyediakan akses wireless Internet
 Membangun peraturan-peraturan standar dalam komunikasi dengan teknologi informasi
 Membangun website perusahaan
 Jaringan televisi membangun sistem voting bagi pemirsa
 dsb
 Manajemen Proyek TI

 Pengadaan teknologi (procurement)

§ Penerapan sistem baru (implementation)
§ Perawatan sistem lama (maintenance)
§ Pengembangan sistem (customization)
§ Prototyping
§ Rekayasa proses bisnis (business process reengineering)
§ Desain dan arsitektur sistem
 CRITICAL SUCCESS FACTORS( CSF’s)
 Merupakan variabel kritis bagi keberhasilan pelaksanaan proyek yang harus dikerjakan, tanpa
adanya faktor tesebut maka proyek tidak akan sukses atau berhasil dalam mencapai target
tertentu pada suatu proyek

 Lima elemen yang perlu diperhatikan, al:

1. Project Manager
2. Team Proyek
3. Proyek
4. Organisasi
 Penyebab Kegagalan Proyek secara
umum
 Kegagalan u/ membentuk komitmen manajemen atas
 Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem
 Mengambil jalan pintas melalui atau di sekeliling metodologi pengembangan sistem
 Manajemen ekspektasi yang jelek
 Komitmen dini pada angggaran dan jadwal tetap
 Teknik – teknik perkiraan yang jelek
 Terlalu optimis
 Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup
 Gagal beradaptasi dengan perubahan
 Sumber daya tidak cukup/ Gagal “mengelola rencana”
SKILL MANAJEMEN PROYEK
Skill yang dibutuhkan ada 4 titik, yaitu :
• Owner,
• User,
• Lingkungan,
• Team.

Knowledge Area
Fungsi pendukung

Manajemen Manajemen
SDM komunikasi

Manajemen Manajemen
scope waktu
Fungsi Utama
Manajemen Manajemen
biaya kualitas

Manajemen Manajemen
resiko pengadaan
Fungsi pendukung
Hal- hal yang perlu dilakukan seorang
manajer proyek
1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian
tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumber daya yang dibutuhkan, dan
membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut

2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim
kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu

3. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan

pelaksanaan proyek secara periodik.

4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak
terhadap penyelesaian proyek.

5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada

proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

6. Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki
oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier,
manajer,kolega), komunikasi ,negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan
masalah dan berpikir kreatif.
Terimakasih