MANAJEMEN PROYEK

NI KADEK ANGGUN CAHYANI – XXVII.10.10

RESKI NUSANTARA NST
HAIDHIL AKBAR
 KEUNIKAN PROYEK
Selalu berinteraksi dengan biaya, waktu,
1 daya fungsional
dan kinerja
 Proyek harus diselesaikan dengan biaya
yang tidak melampaui anggarandalam
waktu yang telah ditetapkan dan harus
sesuai dengan standar kinerja yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Contoh :
suatu proyek penyelesaiannya terlambat dari
jadwal yang telah disepakati, akibatnya
anggaran menjadi bertambah, dan kualitas
pekerjaan mungkin lebih baik, dan
seterusnya.
2 Peminjaman dan pengintegrasian sumber
 Integrasi sumber daya yang digunakan dalam
organisasi biasanya menimbulkan potensi
berupa peluang dan ancaman konflik
Contoh :
personil dalam organisasi kadang lebih
mementingkan pekerjaan proyek dibanding
pekerjaan rutin organisasi atau sebaliknya. Selain
itu seseorang yang terlalu sering mendapatkan
proyek juga menimbulkan rasa iri bagi staf lain
yang dapat mengganggu produktivitas organisasi. 
 Triple Constraint
Dalam suatu pekerjaan
proyek harus didukung • Misalnya, ruang lingkup proyek berubah jadi
dengan dana yang telah
ditetapkan sesuai
lebih besar. Secara otomatis, dibutuhkan biaya
dengan kontrak dan yang lebih banyak, dan juga waktu persiapan
kebutuhan.
yang lebih panjang atau setidaknya disesuaikan
lagi.
• Kalau proyek tiba-tiba harus diselesaikan lebih
cepat, tentu saja akan ada perubahan dari segi
biaya dan ruang lingkup pengerjaannya.

Hasil pelaksanaan proyek

Proyek yang dikerjakan harus
harus memenuhi speak & triple constraint ini adalah sebuah batasan yang
sesuai dengan waktu yang
disepakati dalam kontrak dan
kriteria sesuai dengan menjadi framework dalam sebuah proyek.
persyaratan teknis serta
tidak boleh melewati batas
memenuhi persyartan
waktu yang ditentukan.
mutu
4 SASARAN YANG SALING BERPENGARUH

Biaya
1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan
tepat waktu.
2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah
ditentukan
Kualitas
3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang
disepakati
Ruang 4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang
Waktu lingkup kriteria yang disepakati antara pelaksana dan
pemberi proyek
 KETERKAITAN
bila ingin menekan biaya,
maka harus menyesuaikan
mutu, ruang lingkup &
jadwal 
untuk menghasilkan kualitas yang lebih
Biaya
tinggi maka perlu menaikkan biaya atau
ukuran
keberhasilan ruang lingkup yang dikurangi, jika
proyek adalah menginginkan waktu penyelesaian proyek
Kualitas sejauh mana
target dapat dipercepat maka perlu biaya yang lebih
dipenuhi besar
Ruang
Waktu lingkup
menaikan mutu atau ruang Bila ingin menambah ruang
lingkup, dan berakibat lingkup, harus disesuaikan
naiknya biaya melebihi dengan mutu, biaya dan
anggaran dan waktu yang jadwal 
diperlukan semakin lama
KARAKTERISTIK PROYEK

1. Memiliki sasaran (tujuan khusus), produk/hasil akhir

2. Biaya, jadwal, mutu telah ditentukan
3. Bersifat sementara
4. Tidak rutin dan tidak berulang
PERBEDAAN
PROYEK PROGRAM OPERASIONAL

1. Dinamis dan tidak rutin 1. Rutin dan berkala 1. Berulang dan rutin

2. Siklus kegiatan relative pendek 2. Jangka Panjang 2. Jangka Panjang

3. Intensitas kegiatan berubah ubah 3.Intensitas kegiatan relative sama 3.Intensitas kegiatan relative sama

4.Kegiatan dibatasi anggaran dan 4. Batasan tidak sejelas proyek, hanya 4.Batas jadwal dan anggaran tidak
jadwal diatur pada anggaran tahunan. setajam kegiatan proyek

5. Interdisiplioner (pemecahan 5. kegiatan pada program tidak  5.Macam kegiatan terbatas

masalah menggunakan cara ilmiah) sebanyak proyek

6. Keperluan sumber daya berubah 6. Keperluan sumber daya tidak 6. Keperluan sumber daya relative
ubah banyak konstan
7. Membangun system yang belum 7. Memberdayakan yang telah 7. Memberdayakan yang telah
ada dibangun dibangun
PERBEDAAN
 TAHAPAN
KONSEPTUAL PP/ DEFINISI IMPLEMENTASI OPERASIONAL
1. Perumusan gagasan 6. Pendalaman berbagai 12.Desain eng terinci 19. Operasi rutin
2. Kerangka acuan aspek (detail desain) 20. Penga- matan
3. Studi kelayakan 7. Desain & Eng dan 13.Membuat spesifikasi prestasi
4. Indikasi dimensi Pengembangan dan kriteria.
lingkup proyek. 8. Pembuatan jadwal 14.Pembelian peralatan
5. Indikasi biaya dan induk dan anggaran, dan material.
jadwal menentukan kelanjutan 15.Pabrikasi konstruksi.
proyek. 16.Inspeksi mutu.
9. Penyusunan strategi 17.Uji coba kemampuan.
penyelenggaraan dan 18.Star-up, demobilisasi
rencana pemakain dan laporan penutupan
sumberdaya proyek
10.Pembelian dini
11.Penyiapan perangkat
dan peserta
KURVA SIKLUS PROYEK
PENGERTIAN
OPF (organisasi proyek fungsional)
Yaitu proyek dimasukkan sebagai bagian dari divisi
setiap fungsional dalam suatu perusahaan
Lingkup kegiatan dititipkan & dirangkap oleh hirarki
fungsional yg telah ada yg memiliki jenis kegiatan yg
serupa dan diharapkan dapat memberikan konstribusi
teknis paling besar, Misal membangun gedung
dititipkan/ diserahkan/ menjadi bagian bidang
teknis/pemeliharaan.
OPM (organisasi proyek matriks)
Yaitu penggabungan kelebihan-kelebihan yang
dipunyai organisasi fungsional dan proyek murni
dengan menhindarkan kekurangan-kekurangan
yang ada.
Mengambil segi positif struktur OF dan OPMi dari
sudut pandang perusahaan secara menyeluruh
dalam menangani proyek
OPK (organisasi proyek Koordinator)
• Menunjuk seorang koordinator khusus urusi proyek 
• Koordinator ditunjuk dr staf manajer lini. 
• Adanya koordinator, maka manajer lini bebas masalah
rinci (detail) proyek. 
• Koordinator sebagai “pusat” sumber informasi 
OPMi (organisasi proyek murni)
Yaitu proyek yang terpisah dari organisasi induk dimana
menjadi organisasi tersendiri dalam staff teknis tersendiri
dan terhubung dengan organisasi induk hanya berupa
laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai
proyek.
Mandiri (Proyek terpisah & sejajar dengan
divisi/departemen lain
KEUNGGULAN
OPM
1.Adanya penanggung jawab tunggal
2.Adanya tanggapan cepat pada saat muncul timbul atau konflik
3.Pemakain tenaga ahli dipakai secara bersama.
OPF
• tidak memerlukan tenaga kerja baru, karena memanfaatkan struktur organisasi yang telah ada.
• untuk proyek kecil menguntungkan, karena dapat menghemat pengeluaran.
• banyak diterapkan pada perusahaan yang sejak awal kegiatannya rutin, tetapi harus menangani kegiatan baru berupa proyek,
tapi tidak merubah struktur yang ada.

OPK
• prinsipnya sama dengan OPF, hanya disini ditambah dengan seorang koordinator yang tugasnya hanya mengelola proyek sebagai
penanggung jawab tunggal, maka proyek lebih diperhatikan.
• mengurangi tugas manajer lini dalam memimpim proyek dan pelaporan detail proyek.
• sumber informasi, kesulitan, detail proyek, lebih mudah diperoleh dengan melalui koordinator.sebagai penanggung jawab tunggal
OPMi
• pimpro mempunyai wewenang penuh atas pengelolaan proyek, dan bertindak sebagai penanggung jawab tunggal.
• Efektivitas penyelenggaraan proyek yang dilaksanakan sangat tinggi
KELEMAHAN
OPF
1. Tidak ada aturan formal
2. Tidak ada penaggungjawab
3. Tanggungjawab dirangkap oleh manajer lini
OPK
Kordinator tidak mempunyai wewenang untuk
mendesak, Hanya menghimbau & mengan-
jurkan
OPMi
Mahal, tidak efisien, penumpukan sumberdaya yang
berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan
teknologi sewaktu-waktu dibutuhkan, tetapi biasa
dipegang pada saat tidak dibutuhkan, proyek yang
sudah selesai menimbulkan masalah bagi tim
proyeknya
OPM
manajemen matrik melanggar prinsip kesatuan
komando
dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang
seimbang antara manajer fungsional dan
manajer proyek sehingga bila terdapat keraguan
siapa yang mesti kena beban, pekerjaan proyek
bisa jadi terbengkalai
Sistematika & Tahapan Pembentukan Tim
Forming Pembentukan
Mulai saling mengenal, mempelajari tujuan tim, uraian
tugas, tg jawab, peraturan yang akan dilalkukan/ prosedur

Stroming Transisi
Sering terjadi perdebatan, tim leader mendorong untuk lebih terbuka terkait
keluhan dan perhatian, anggota cukup nyaman,

Kesepakatan
Norming Fase norming dapat berlangsung dalam jangka waktu yang lama
atau tim dapat melewatinya dengan cepat dan melanjutkan ke
tahap berikutnya 

Pelaksanaan
tim menghabiskan sebagian besar waktu mereka dalam tahap
Performing pelaksanaan karena dianggap paling produktif dan mengarah
pada pencapaian tujuan 

Pembubaran/Clossing
Adyourning & a. Pekerjaan mulai berkurang, selesai dan ditutup. 
Mourning b. Anggota tim mulai berkurang tersisa yg masih diperlukan. 
c. Akhirnya dibubarkan keseluruhan. 
Tuckman Theory 
5. SISTEMATIKA & TAHAPAN PEMBENTUKAN TIM
PROYEK
1. PEMEBENTUKAN (FORMING)
a. Semula bersikap individu mulai saling mengenal
b. Biasanya, ada seorang pemimpin kelompok yang hadir yang dalam beberapa pertemuan kelompok pertama, mengelola
sebagian besar agenda
c. Secara bersama mempelajari :
1) Tujuan tim
2) Uraian tugas
3) Tangung Jawab
4) Prosedur kebijakan yg akan diberlakukan.
d. Karakteristik Tahan Forming :
5) Pengenalan anggota tim dan hobi, minat, dan keterampilan mereka
6) Anggota tim yang sopan dan pendiam
7) Ketergantungan pada pemimpin kelompok
8) Fokus pada penetapan peran, tanggung jawab, dan tujuan
9) Pengembangan timeline proyek
2. STORMING (TRANSISI)
a. Responsi secara alami thd tatacara dlm tim. pengembangan kelompok sering kali menjadi perdebatan.
b. Berfikir & menilai dampak thd kebiasaan, sikap & perilaku sblm masuk tim.
c. Tim leader mendorong anggota tim bersifat terbuka mengemukakan pendapat, keluhan & perhatian
d. anggota kelompok menjadi cukup nyaman untuk menyuarakan pendapat mereka, yang dapat menyebabkan konflik dan pertikaian
dalam kelompok.
e. Anggota kelompok mungkin berusaha untuk membangun posisi yang kuat dan menggulingkan pemimpin kelompok
f. Selanjutnya menanggapi tanpa kehilangan prinsip yg tetap dipegang.
g. Karakteristik storming
1) Konflik muncul selama pertemuan atau sesi kerja.
2) Tim mempertanyakan otoritas pemimpin atau supervisor
3) Anggota tim bekerja untuk menetapkan peran dan tanggung jawab mereka dalam proyek.
4) Tim lebih berfungsi sebagai anggota individu daripada sebagai unit yang kohesif (koneksi, hubungan antar bagian)
Penting untuk diingat bahwa konflik dalam tim adalah hal yang sehat dan normal. Sebagian besar tim dapat melewati tahap badai
dan menjadi berfungsi dengan baik dan produktif
3. KESEPAKATAN (NORMING)
a. Para anggota tim sudah saling mengenal satu sama lain dengan baik pada tahap ini dan merasa nyaman untuk
bekerja sama atau mencari masukan satu sama lain
b. Kesepakatan mengenai sikap & arah menyangkut aspek penting, misal :
1) Pengambilan keputusan
2) Menanganni konflik
3) Meletakan dasar kebijakan
4) Prosedur yang harus diikuti
d. Tanda2 tim mencapai tahap normalisasi dalam pengembangan kelompok antara lain:
5) Konflik jarang terjadi, jika terjadi, mudah diselesaikan
6) Semua anggota tim memahami peran & tanggung jawabnya
7) Pemimpin tim membantu mendelegasikan pekerjaan dan menjawab pertanyaan dari tim.
8) Tim mungkin bersosialisasi bersama di luar lingkungan profesional
Fase norming dapat berlangsung dalam jangka waktu yang lama atau tim dapat melewatinya dengan cepat dan
melanjutkan ke tahap berikutnya
4. PELAKSANAAN (PERFORMING)
a. Setelah langkah2 butir 1,2 & 3, tim mencapai tarap “kedewasaan” & mampu melaksanakan tugas
b. Pimpro memberi tugas yg semakin bertambah kualitas & kuantitasnya, sambil menganalisis kinerja tim.
c. biasanya menghabiskan sebagian besar waktu Anda. Pada tahap pertunjukan, produktivitas dan efisiensi sangat
tinggi.
d. Anggota kelompok tidak hanya merasa nyaman dengan satu sama lain, tetapi mereka juga nyaman dengan
pekerjaan dan ekspektasi merek
e. Tanda keberhasilan dalam tahap pelaksanaan pengembangan kelompok ketika:
1) Pemimpin jarang melakukan intervensi, namun hanya membantu memfasilitasi jika diperlukan
2) Anggota tim bekerja secara mandiri dalam mengerjakan tugas
3) Proyek hampir selesai.
4) Konflik yang terjadi biasanya bersifat konstruktif dan berhubungan langsung dengan proyek, bukan
ketidaksepakatan pribadi.
Tim menghabiskan sebagian besar waktu mereka dalam tahap pelaksanaan karena dianggap paling produktif dan
mengarah pada pencapaian tujuan
5. ADYOURNING/MOURNING (CLOSING)
a. Dalam makalah asli tuckmen, tahap performing adalah langkah terakhir dlm proses pengembangan kelompok.
b. Namun pada tahun 1977 bersama temannya Mary Ann Jensen, mengindentifikasi tahap pengembangan kelima
yg dsbt Adjorning atau Mourning.
c. Tanda-tandanya ialah :
1) Kesedihan atas berakhirnya proyek
2) Ketidakpastian akan masa depan
3) Rasa kehilangan atas perpisahan tim.Pd tahap ini tim berpisah setelah menyelesaikan pekerjaan
Tim menghabiskan sebagian besar waktu mereka dalam tahap pelaksanaan karena dianggap paling produktif dan
mengarah pada pencapaian tujuan
6 A.Menganalisis masing-masing stakeholder
1. Pimpro dlama menjalankan tugas harus memperhatikan :
• Kepentingan perusahaan tempat bekerja
• Kepentingan pemilik proyek
• Peraturan pemerintah
• Lingkungan
2. Kepala Perencanaan dan Pengendalian
• Memimpin sejumlah ahli dlm menyusun Perkiraan biaya, jadwal
dan rencana penggunaan dana
• Pengendalian biaya dan jadwal (memantau
• Bertanggung jawab terkumpulnya data tentang biaya, jadwal,
prestasi pekerjan & evaluasi (sebagai masukan pimpro)
3. Kepala Desain Engineering
• Menyiapkan desain eng dari lingkup kerja proyek meliputi : desain
proses, mekanikal, spesifikasi, & gambarperalatan & konstruksi
• Membuat perkiraan harga bahan (bill of material) untuk
pembelian material & peralatan, paket untuk lelang dan sub
kontrak.
4. Manajer lapnagan meliputi :
• Hubungan dg masyarakat dan intansi setempat
• Engineering & pembelian yg dilakukan di lapangan,
konstruksi instalasi permanen & sementara.
• Keselamatan kerja
• Keuangan dan finansial
• Adm umum, perburuhan dan personalia
• Pengawasan dan pengendalian mutu
• Mewakili persh dalam hubungan dg pihak ketiga,
seperti instansi pemerintah & persh swasta disekitar
lokasi proyek.
5. Superintenden konstruksi (pengawas)
Memimpin & mengkoordinasi pekerjan konstruksi baik
yang dikerjakan sendiri maupun oleh subkontraktor
meliputi :
• Pembangunan instalasi
• Memeriksa dan melakukan uji coba
• Menyiapkan penyelesain fisik
6 A.Menganalisis masing-masing stakeholder
6. Bagian pengadaan
Bertanggung jawab pembelian, angkutan, & ekspedisi semua material dan peralatan proyek baik untuk kantor
pusat maupun di lapangan
7. Bagian proyek engineering
Mengawasi kegiatan konstruksi dr aspek engineering.
Menyiapkan spesifikasi dan bill of material untuk paket lelang dan melakukan QA/QC di lapangan.
8. Kepala keuangan dan akuntasi
Mengurus & bertanggung jawab atas keuangan dan akuntansi proyek, seperti gaji tenaga kerja, akuntasi umum
serta pencatatan penggunaan dana
Menyiapkan laporan keuangan utk pinjaman dana proyek
9. Bagian adm, personalia, & jasa-jasa
Bertanggungjawab atas adm, dokumentasi, perburuhan dan personalia proyek, dan jasa-jasa
10. Kepala Pengawasan dan pengendalia mutu.
Memimpin & mengkoordinasi kegiatan pengendalian mutu dikantor pusat, lapangan, pabrik tempat peralatan dibuat
Melakukan kegiatan agar memenuhi standar mutu
Memperhatikan ketentuan dan prosedur dari instansi yang berwenang tekait pengendalian mutu.
11. Ahli uji coba dan star-up
Mempersiapkan & mengkoordinasikan kegiatan uji coba unit2 maupun keseluruhan instalasi dlm rang
penyerahan kepada pemilik
6B. Menunjukan dalam bentuk struktur
organisasi masing-masing peserta
6C. Menjelaskan struktur organisasi stakeholder tersebut

Organ yg secara penuh bertugas menyelenggarakan proyek,

baik di lapangan maupun di kantor pusat, tim tsb terdiri dr
unsur2 :
a. Pimpro sbg kepala kelompok tim inti.
b.Anggota tim inti yg bertugas penuh (full time) utk proyek
disebut staf pimpro di kantor proyek (project office)
c. Bidang2 fungsional/pihak ketiga peserta proyek
6D. Arus pelaporan Pimpro & Tim inti

a. Vertikal ke atas
• Pelaporan ke direktur proyek2 (korpel) atau ke pimpinan persh, utk mendpt petunjuk kebijakan
umum ttg kemajuan dan koordinasi pemakaian sumber daya dengan proyek lain
b. Horizontal, dengan:
• Departemen2 fungsional
• Pihak ketiga sbg peserta (tim proyek pemilik, subkontraktor, konsultan, rekanan, dll
c. Vertikal ke bawah, pimpro memimppin :
• Memberi petunjuk
• Mengkoordinasi tim inti dalam kegiatan tersebut berupa perencanaan, pengendalian serta
implementasi proyek
d. Anggota tim inti melapor ke Pimpro tentang implementasi dan kemajuan serta ke Bidang
fungsional mengenai:
• Masalah teknis & prosedur seperti spesifikasi
• Perhitungan desain engineering
• Perizinan, dll.
7. Jadwal Pekerjaan Metode Bar Chart
8. Penjadwalan
9 A. ANALISA 3 Sasaran Proyek

a. Anggaran
Proyek harus diselesaikan dg dana yg telah ditetapkan
b. Jadwal
1) Proyek harus dikerjakan sesuai kurun waktu dan tanggal akhir yg tlh ditentukan.
2) Bila hasil akhir produk baru, maka penyerahan tidak boleh melewati batas waktu yg
ditentukan.
c. Mutu
3) Produk/hasil proyek hrs memenuhi spek & kriteria yg telah dipersyaratkan.
4) Memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yg dimaksudkan atau
sering dsb sbg fit for the intended use.
Contoh : Bila hasil proyek berupa pabrik, maka kriterianya adalah mampu beroperasi
secara memuaskan dlm kurun waktu tertentu.

Dari 3 batasan tersebut bersifat tarik menarik yanga artinya :

a. Bila ingin menaikan kinerja/mutu produk yg disepakati, maka umumnya diikuti menaikan mutu, dan
berakibat naiknya biaya melebihi anggaran.

b. Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka harus kompromi dg mutu & jadwal.

c. Dari segi teknis, ukuran keberhasilan proyek adalah sejauh mana ketiga sasaran tsb dpt dipenuhi.
9 B. ANALISA 4 Sasaran menurut SCHWALBE K,2022

Dari 4 batasan tersebut bersifat tarik menarik yanga

artinya :
a. Bila ingin menaikan kinerja produk yg
disepakati, maka umumnya diikuti menaikan
mutu atau ruang lingkup, dan berakibat
naiknya biaya melebihi anggaran
b. Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka
harus kompromi dg mutu, ruang lingkup &
jadwal.
c. Dari segi teknis, ukuran keberhasilan proyek
adalah sejauh mana keempat sasaran tsb dpt
dipenuhi.
d. Bila ingin menambah ruang lingkup, harus
kompromi dg mutu, biaya dan jadwal
TE R I MA KAS I H