Desain Formulir Assembling dan

Filling
PRAKTIKUM MANAJEMEN KEARSIPAN DAN DESAIN
FORM
 Assembling

 Peran dan fungsi assembling dalam pelayaan rekam medis yaitu sebagai
perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali DRM
tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam
medis (Bambang Shofari, 2004).
 Tugas Pokok Assembling

 Lembar formulir dalam dokumen rekam medis diatur kembali sesuai urutan riwayat penyakit
pasien dan diteliti kelengkapan isi dokumen rekam medis
 Bila dokumen rekam medis belum lengkap, tulis ketidak lengkapannya di atas secarik kertas
yang ditempelkan pada sampul depan dokumen rekam medis kemudian dikembalikan ke unit
pelayanan yang bersangkutan untuk dilengkapui oleh petugas yang bertanggung jawab
dengan menggunakan buku ekspedisi, kemudian kartu kendali disimpan menurut tanggal
pengembalian
 Pengendalian ketidaklengkapan isi rekam medis

 Sistem pengendalian ketidak lengkapan isi rekam medis yaitu suatu sistem yang bertujuan
mengendalikan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke unit pencatatan data rekam
medis untuk dilengkapi isi datanya perlembar formulir sehingga dapat diketahui dimana
dokumen rekam medis tersebut berada dan kapan diserahkan serta kapan dikembalikan ke
asembling lagi.
 Pengendalian tersebut diawali dengan kegiatan penelitian isi data rekam medis pada setiap
lembar formulir rekam medis yang telah diserahkan ke unit rekam medis. Ketidaklengkapan isi
tersebut dicatat pada kartu kendali dan kertas kecil.
 Unsur-Unsur Pengendalian Yang Menjamin Pelaksanaan Sistem
Pelayanan Rekam Medis di Assembling

 Digunakannya Kartu Kendali untuk mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis.
 Digunakannya buku ekspedisi untuk serah terima dokumen rekam medis.
 Digunakannya buku catatan penggunaan dan pengendalian formulir rekam medis.
 Digunakkannya buku catatan penggunaan nomor rekam medis.
 Formulir, Catatan dan Laporan Yang Digunakan di Assembling Untuk
Pelayanan Rekam Medis

 Buku catatan penggunaan nomor rekam medis.

 Buku catatan penggunaan formulir rekam medis.
 Buku catatan ketidaklengkapan.
 Buku register Assembling.
 Buku ekspedisi Assembling.
 Kartu Kendali (KK) untuk :
 Pencatatan data rekam medis guna pengendalian dokumen rekam medis tidak lengkap dan pengkodean
penyakit, kode operasi, kode sebab kematian dan kode dokter.
 Mengendalikan dokumen rekam medis yang tidak lengkap yang dikembalikan ke unit pencatatan data.
 Melacak keberadaan dokumen rekam medis yang sedang dilengkapi.
 Menghitung angka Incomplete Medical Records (IMR).
KARTU KENDALI
Format Buku Ekspedisi
 FILLING

 Bagian filing merupakan salah satu bagian dalam unit rekam medis. Peran dan fungsi dalam pelayanan
rekam medis yaitu sebagai penyimpan DRM, penyedia DRM untuk berbagai keperluan, pelindung arsip-
arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis dan pelindung arsip-arsip DRM terhadapan
bahayan kerusakan fisik, kimiawi dan biologi (Bambang Shofari, 2004).
 FILLING

 Penyimpanan dokumen rekam medis mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat
penyakit seseorang dan kerahasiaan yang terkandung di dalamnya. Oleh sebab itu cara
penyimpanannya harus diatur sedemikian rupa sehingga terjaga kerahasiaannya dan
memperoleh atau mencari kembali untuk disediakan guna pelayanan pasien yang pernah
berobat.
 Di sarana pelayanan kesehatan yang bersangkutan untuk mempermudah pengambilan DRM
yaitu dengan menata DRM berdasarkan nomor rekam medis dan ditempatkan pada blok –
blok nomor tertentu untuk mempermudah pengambilannya menggunakan kartu petunjuk
(tracer) yaitu secarik kertas tebal yang ditulisi nomor RM yang akan diambil tanggal
pengambilan, Unit yang meminjam dan orang yang menggunakan.
 Pengendalian Dokumen Rekam Medis Yang telah Disimpan

 Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan kembali untuk keprluan
pelayanan, pelatihan dan lain-lain. Agar dokumen rekam medis yang keluar dari rak filing
tersebut dapat dikendalikan sehingga mudah diketahui keberadaan dan penggunaannya,
maka setiap pengambilan dokumen rekam medis harus disisipi tracer.
 Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk mengganti dokumen rekam medis
yang diambil untuk digunakan berbagai keperluan.
 Tracer selain bermanfaat sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis, bermanfaat
pula untuk menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis per periode waktu
(misalnya perbulan).
 Selain tingkat penggunaan dokumen rekam medis secara umum tersebut, dapat pula dihitung
tingkat penggunaan berdasarkan tujuan penggunaan atau unit penggunaan dengan cara yang
sama.
TUGAS

 Kerjakan secara berkelompok

 1 kelompok terdiri dari 4-5 orang
 Buatlah :
 Desain Formulir KLPCM rekam medis
 Desain Kartu Kendali
 Desain tracer