PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

DI RUMAH SAKIT PANTI WALUYO SURAKARTA

Tinjauan Terhadap Sistem Rekam Medis, Statistik Rumah Sakit,

ICD-10 dan ICD-9 CM

LAPORAN PRAKTIK LAPANGAN

SEMESTER III TAHUN AKADEMIK 2021/2022

Disusun Oleh :

Anisa Dyah Wijayanti (200205047)

Elisabet Thesa Dyan Adventa (200205053)

Marco Lukisla Nikato Sihotang (200205065)

Mukhlis Adi Putra (200205067)

PRODI D3 REKAM MEDIK DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS DUTA BANGSA
SURAKARTA
2021
 LEMBAR PENGESAHAN

Nama : Anisa Dyah Wijayanti 200205047

Elisabet Thesa Dyan Adventa 200205053

Marco Lukisla Nikato Sihotang 200205065

Mukhlis Adi Putra 200205067

Mata Kuliah : Praktik Lapangan

Semester : III/ Tahun Akademik 2021/2022

Judul : Pengelolaan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Rumah

Sakit Panti Waluyo Surakarta Tinjauan Terhadap Sistem Rekam
Medis, Statistik Rumah Sakit, ICD-10 dan ICD-9CM

Mengesahkan,

Pembimbing Akademik Pembimbing Lapangan

( ) (
)

Mengetahui,

Dekan
Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Duta Bangsa Surakarta
(Warsi Maryati, S.KM., MPH)
 KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb

Salam sejahtera bagi kita semua

Pagi dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas petunjuk, rahmat,
dan hidayah-Nya kepada kita semua, sehingga penulis dapat mengerjakan laporan
praktik kerja lapangan di Rumah Sakit Panti Waluyo Surakarta secara langsung.

Laporan ini sebagai tugas mahasiswa dan dapat mengikuti semester

selanjutnya, sebagai penambah wawasan dan semangat mahasiswa-mahasiswi
Prodi D3 Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Duta Bangsa Surakarta. Selama praktik Lapangan penulis banyak
menerima bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak :

1. Warsi Maryanti, S.KM.,M.PH selaku Dekan Fakultas Ilmu Kesehatan

Universitas Duta Bangsa Surakarta.
2. Linda Widiyaningrum, S.KM.,M.PH selaku Kepala Program Studi D3
Rekam Medis Dan Informasi kesehatan.
3. Nugroho Wikan Prabowo Amd.PK sebagai Direktur Rumah Sakit Panti
Waluyo Surakarta.
4. Selaku pembimbing yang telah memberikan bimbikan, kritik, saran,
motivasi, dan dukungan sehingga penulis mampu menyelesaikan laporan
ini sampai selesai.
5. Keluarga dan teman teman yang telah memberi dukungan serta masukan
dalam pembuatan laporan ini.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan berkat atas bantuan dan
bimbingannya. Penulis juga mengharapkan kritik dan saran, karena dalam
penulisan laporan ini masih belum sempurna.

Surakarta, Desember 2021

Penulis
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kesehatan merupakan kebutuhan pokok setiap umat manusia. Seseorang
yang menderita sakit yang diperlukan pertama kali adalah pertolongan dan
pengobatan. Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi,
serta seiring dengan perkembangan pola penyakit, maka semakin berkembang
pula keadaan dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang
berkualitas, lengkap dan memadai. Oleh karena itulah rumah sakit sebagai suatu
institusi atau fasilitas yang fungsi utamanya adalah memberikan pelayanan kepada
pasien yang berupa diagnostic dan terapeotik untuk berbagai penyakit dan
masalah kesehatan, baik yang bersifat bedah maupun non bedah, harus senantiasa
melakukan pengembangan dan peningkatan mutu dalam pelayanan kesehatan
ditengah lingkungan yang selalu berubah dinamis dan kompetitif.
Rumah sakit oleh WHO (World Health Organizations : 1957) diberikan
batasan yaitu suatu bagian menyeluruh (integrasi) dari organisasi dan medis,
berfungsi memberikan pelayanan kesehatan lengkap kepada masyarakat baik
kuratif maupun rehabilitative, dimana output layanannya menjangkau pelayanan
keluarga dan lingkungan, rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan tenaga
kesehatan serta untuk penelitian bio social.
Fungsi rumah sakit selain yang diatas juga merupakan pusat palayanan
rujukan medic spesialistik dan subs spesialistik dengan fungsi utama menyediakan
dan menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat penyembuhan (kuratif) dan
pemulihan (rehabilitasi pasien (Depkes RI 1989)
Kebutuhan tentang perlunya rekam medis diseluruh dunia pada awal abad
20 semakin berkembang dengan adanya akreditasi pelayanan kesehatan yang
mendorong didirikannya asosiasi-asosiasi perekam medis disetiap Negara.
Akreditasi pelayanan kesehatan dilakukakn berdasarkan bukti-bukti tertulis proses
pelayanan kesehatan dan administrasi untuk dinilai. Pencatatan data kedalam
rekam medis dan pengelolaannya di perlukan ilmu dan keahlian. Oleh karena itu
para perekam medis mendirikan asosiasi-asosiasi (perhimpunan) perekam medis
disetiap Negara didunia ini. Misalnya di Amerika didirikan : AHIMA (American
Health Information Managament Association), perhimpunan didunia menyatu
dalam IFHRO (International Federation of Health Record Organization),
sedangkan diIndonesia bernama PORMIKI (Perhimpunan Organisasi Profesional
Perekam Medis dan Informatika Kesehatan Indonesia).
Berbagai tuntutan akan terciptanya tertib administrasi khususnya rekam
medis yang ditujukan kepada seluruh penyedia layanan kesehatan, seperti yang
tertuang dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No 749a/Men.kes/Per/XII/1989
tentang rekam medis, juga dalam kode etik kedokteran Indonesia (KODEKI) yang
menyatakan bahwa rumah sakit harus memelihara semua catatan atau arsip, baik
medic maupun non medic secara baik, serta peraturan-peraturan lain yang
mengharuskan dilaksanakannya system rekam medic. Saat ini rumah sakit
diharuskan akan adanya tertib administrasi, legal, financial, research, education,
documentation untuk mengoptimalkan pelayanan yang ada di rumah sakit, aspek
rekam medis ini juga menuntut adanya tenaga rekam medis yang handal dan
professional disuatu layanan kesehatan.
Berkaitan dengan hal ini, Praktek Kerja Lapangan (PKL) bagi mahasiswa
Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sangat penting dilaksanakan.
Dengan adanya PKL ini, mahasiswa dapat mengamati secara langsung dan
mencoba mengaplikasikan teori kedalam system rumah sakit secara nyata dan
untuk menjadi bekal utama terjun kedunia kerja menjadi tenaga rekam medis yang
handal dan professional untuk membantu mewujudkan derajat kesehatan yang
optimal bagi seluruh masyarakat.

B. Rumusan Masalah
Bagaimana pengolahan rekam medis dan informasi kesehatan di Rumah Sakit
Panti Waluyo Surakarta ditinjau dari Sistem Rekam Medis, Statistik Rumah Sakit,
ICD-10 dan ICD-9CM ?
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mahasiswa dapat melihat gambaran perkembangan Sistem Rekam
Medis, Statistik Rumah Sakit, ICD-10 dan ICD-9CM
2. Tujuan Khusus
a. Dapat menjelaskan sejarah Rumah Sakit, serta struktur organisasi
Rekam Medis di Rumah Sakit Panti Waluyo Surakarta
b. Dapat menjelaskan sistem-sistem rekam medis yang ada di Rumah
Sakit

D. Manfaat
Laporan ini sebagai bahan pembelajaran bagi penulis khususnya
untuk pengetahuan mengenai pengelolaan rekam medis, sebagai bahan
masukan untuk institusi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan untuk
mengembangkan ketrampilan bagi mahasiswa, serta lamporan ini dapat
dijadikan bahan pertimbangan untuk Rumah Sakit untuk meningkatkan
mutu pelayanan

E. Ruang Lingkup
1. Ruang Lingkup Keilmuan
Lingkup Keilmuan adalah ilmu Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan.
2. Ruang Lingkup Materi
Lingkup materi dalam Praktik Lapangan ini meliputi sistem rekam
medis, Statistik Rumah Sakit, ICD-10 dan ICD-9CM di Rumah Sakit
Panti Waluyo Surakarta.
3. Ruang Lingkup Lokasi
Lingkup lokasi yang digunakan untuk Praktik Lapangan adalah RS
Panti Waluyo Surakarta di unit Rekam Medis.
4. Ruang Lingkup Objek
Lingkup objek yang diambil adalah rekam medis di Rumah Sakit Panti
Waluyo Surakarta
5. Ruang Lingkup Waktu
Praktik Lapangan yang dilaksanakan pada Tanggal 29 November 2021
sampai dengan 22 Desember 2021
 BAB II

LANDASAN TEORI
A. Sistem Rekam Medis

1. Sistem penamaan
Nama merupakan suatu identitas yang paling pokok dalam diri

seseorang. Nama juga dapat membedakan antara orang yang satu dengan

orang yang lain. Suatu bangsa, suku, atau negara mempunyai cara dan

ciri tersendiri di dalam penulisan nama seseorang. Untuk itu penulisan

nama pasien di setiap formulir rekam medis sangat penting, artinya di

dalam penulisan nama hendaknya perlu diperhatikan sistem

pencatatannya agar tidak terjadi kesalahan. Berikut macam-macam cara

penulisan dalam sistem penamaan :

a. Menuliskan nama orang Indonesia

1) Nama Tunggal

Nama tunggal yaitu nama orang yang hanya terdiri dari satu

kata, diindeks sebagaimana nama itu disebut tanpa ada perubahan

dan ditulis apa adanya.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Alfian Alfian

Sumantri Sumantri

2) Nama Majemuk
 Nama majemuk yaitu nama orang Indonesia yang majemuk dan

oleh si pemilik nama itu ditulis menjadi satu, diindeks sebagaimana nama

itu ditulis tanpa ada perubahan.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Adi Syaputra Adi Syaputra

Wahyu Handayani Wahyu Handayani

3) Nama Keluarga

Nama keluarga yaitu nama orang Indonesia yang menggunakan

nama keluarga, yang menggunakan nama Kepala Keluarganya.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Eko Sumadiningrat Eko Sumadiningrat

Eko Sumadiningrat Reswari Indah ( istri )

Eko Sumadiningrat Anjani ( anak pertama )

Dan seterusnya.
4) Nama Marga dan suku

Nama marga dan suku yaitu nama orang Indonesia yang

menggunakan nama marga atau suku, yang diutamakan nama marga atau

suku tersebut.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Jowanda Siregar Jowanda Siregar

Fery Harahap Fery Harahap

b. Menuliskan nama orang Asia Tengah

1) Nama asli
 Nama asli orang Asia Tengah diindeks dan ditulis sebagaimana

aslinya.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Khong Huan Chu Khong Huan Chu

Chu Meank Chu Meank

2) Nama luar

Sering dijumpai nama orang Cina yang digabung dengan nama-nama

orang Eropa, maka diindeks dan ditulis nama Cina kemudian diikuti

nama Eropa.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Meery Chan Meery Chan

c. Menuliskan nama gelar

1) Gelar kesarjanaan

Gelar kesarjanaan bukanlah bagian dari nama, sehingga

pada penulisannya (bila diperlukan) ditempatkan dibelakang

nama dan didahului dengan tanda koma

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Dr. Kartini Latif Kartini Latif, Dr

Drs. Fery Harahap, SH Fery Harahap, Drs,SH

2) Kepangkatan

Pangkat tidak termasuk gelar, maka jika hal tersebut

dianggap penting ditulis dibagian belakang Dan dalam tanda

kurung.
 Contoh : Nama Diindeks dan

ditulis

Mayor Arief Rukmana Arief Rukmana (Mayor)

Gubernur Adrian Adrian (Gubernur)

3) Gelar kebangsawanan

Gelar kebangsawanan merupakan bagian dari nama, maka ditulis

namanya dan diikuti gelarnya setelah tanda koma.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

R Soeprapto Soeprapto, R

R.A. Kartini Kartini, R.A

4) Gelar kekeluargaan

Gelar kekeluargaan merupakan identitas mengenai status seseorang.

Cara penulisannya yaitu ditulis namanya dan diikuti gelar

kekeluargaannya.

Contoh : Nama Diindeks dan ditulis

Ny. Ratna Ratna, Ny

Tn. Budi Budi, Tn

Sdr. Tanto Tanto, Sdr

Sistem pemberian nama seseorang di suatu bangsa, suku maupun

marga mempunyai ciri masing-masing, oleh sebab itu penulisan nama

hendaknya menghindari singkatan diawal nama. agar tidak terjadi

kesalahan dalam pelayanan misalnya tertukarnya berkas rekam medis

pasien. Agar dapat membedakan identitas pasien yang memiliki nama

 yang sama, maka perlu penambahan sapaan di belakang nama pasien

seperti berikut ini.

Tabel 2.1 Singkatan Pada Nama Pasien

No Status pasien Tambahan singkatan
1 Bayi By.
2 Bayi yang belum mempunyai nama (nama ibunya) By. Ny.
3 Anak-anak An.
4 Laki-laki belum menikah Sdr.
5 Perempuan belum menikah Sdri. Atau Nn.
6 Laki-laki yang sudah menikah Bp.
7 Perempuan yang sudah menikah Ny.
8 Pasien yang sudah meninggal Alm.
(Budi, 2011)

1. Sistem Penomoran

a. Pemberian Nomor Cara Seri SNS (Serial Numbering System)

Merupakan suatu sistem penomoran dimana setiap pasien yang

berkunjung di puskesmas atau sarana pelayanan kesehatan akan

mendapatkan nomor baru.

Keuntungan dengan menggunakan sistem ini :

1) Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor

kepada pasien.

2) Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi pelayanan

kepada pasien.

Kerugian dengan menggunakan sistem ini :

 1) Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen Rekam

Medis lama, karena satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu

nomor.

2) Informasi pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan.

b. Pemberian Nomor Secara Unit UNS (Unit Numbering System)

Pemberian nomor secara unit dibagi menjadi dua yaitu :

1) Sosial Security Numbering System yaitu Pemberian satu nomor

rekam medis kepada satu pasien dan nomor rekam medis tersebut

digunakan untuk kunjungan berikutnya.

2) Family Numbering System yaitu Pemberian satu nomor rekam

medis yang digunakan untuk seluruh anggota keluarga dan nomor

rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya.

Keuntungan dengan menggunakan sistem ini :

1) Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan

informasi mengenai pasien pelayanan berada dalam satu folder.

2) Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan

oleh seluruh keluarga pada sarana pelayanan Puskesmas.

Kerugian dengan menggunakan sistem ini adalah pelayanan pasien

kunjungan ulang memerlukan waktu yang cukup lama.

c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit SUNS ( Serial Unit Numbering Sistem)

Pemberian nomor dengan cara ini menggabungkan sistem seri dan unit.

Dimana setiap pasien datang berkunjung ke Puskesmas diberikan nomor

baru tetapi dokumen Rekam Medis terdahulu digabungkan dan disimpan

 jadi satu di bawah nomor yang baru. Kekurangan dengan menggunakan

sistem ini yaitu Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan dan

informasi yang diberikan kepada pasien tidak berkesinambungan.

Kelebihan menggunakan sistem iniadalah pelayanan menjadi lebih cepat

karena tidak memilih antara baru atau pasien lama, semua pasien yang

datang dianggap pasien baru.

2. Sistem Penjajaran

Dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak penyimpanan

disusun berdiri sejajar satu dengan yang lainnya. Ada 3 sistem penjajaran

dokumen rekam medis yaitu:

a. Straight Numerical Filing

Straight Numerical Filing adalah sistem penyimpanan dokumen rekam

medis dengan menjajarkan berdasarkan angka belakang, misalnya 27-

80-89 dan 27-80-90 dan sampai seterusnya.

Keuntungan :

1) Memudahkan dalam melatih petugas yang harus melaksanakan

pekerjaan penyimpanan dokumen rekam medis.

2) Mudah mencari dokumen rekam medis dalam jumlah banyak dengan

berurutan.

Kerugian :

1) Terjadinya konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan

untuk nomor besar.

 2) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan karena

tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggung

jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.

b. Terminal Digit Filing

Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem

penyimpanan data rekam medis dengan menjajarkan folder data rekam

medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok

akhir.

27 08 89

angka ketiga angka kedua angka pertama

contoh : Seksi 10 seksi 35 seksi 30

12-20-10 98-22-35 98-99-30

13-20-10 99-22-35 99-99-30

14-20-10 00-23-35 seksi 31

15-20-10 01-23-35 00-00-31

Keuntungan :

1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara

merata ke seratus kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.

2) Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-

desakkan di satu tempat di mana rekam medis harus disimpan di rak.

3) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan biasa

dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.

 Kerugian :

1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam sistem

angka akhir mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan

sistem nomor langsung.

2) Membutuhkan biaya awal yang lebih besar karena harus menyiapkan

rak penyimpanan terlebih dahulu.

c. Midle Digit Filing

Sistem penjajaran dengan sistem angka terakhir yang sistem penyimpanan

data rekam medisnya dengan menjajarkan folder data rekam medis

berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok tengah.

55 12 10

Angka kedua angka pertama angka ketiga

Contoh : seksi 68

99-68-97

99-68-98

99-68-99

00-69-00

Keuntungan :

1) Memudahkan pengambilan seratus buah rekam medis yang

nomornya berurutan.
2) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah

lebih mudah daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem

nomor akhir.

3) Kelompok seratus buah rekam medis yang nomornya berurutan pada

sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok seratus

buah rekam medis untuk sistem angka tengah.

Kerugian :

1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang cukup lama.

2) Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section apabila rekam medis

dialihkan ke tempat penyimpanan tidak aktif.

3) Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik.

3. Sistem Penyimpanan

Dokumen rekam medis termasuk arsip seperti pada ketentuan yang

ditinjau dalam UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan

pokok kearsipan, maka dokumen rekam medis harus dikelola dan

dilindungi sehingga aman dan terjaga kerahasiaannya. Penyimpanan

dokumen rekam medis mempunyai arti penting karena berhubungan

dengan riwayat penyakit pasien dan kerahasiaan yang terkandung di

dalamnya. Untuk menjaga kerahasiaan di tempat penyimpanan hanya

petugas yang berkepentingan yang boleh di dalam ruangan tersebut.

Syarat dokumen rekam medis yang dapat disimpan yaitu apabila

pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis

telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit sedemikian rupa sehingga
riwayat penyakit seorang pasien urut secara kronologis. Ditinjau dari

pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis, cara

penyimpanannya dibagi menjadi dua cara yaitu:

a. Sentralisasi

Penyimpanan dokumen rekam medis seorang pasien dalam satu

kesatuan dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap menjadi

satu dalam satu folder (map).

Keuntungan dengan cara penyimpanan sentralisasi :

1) Mengurangi terjadinya duplikasi data dalam pemeliharaan

dan penyimpanan rekam medis.

2) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan

dan ruangan.

3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis

mudah distandarisasi.

4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas

penyimpanan.

Kerugian cara penyimpanan sentralisasiyaitu :

1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit

rawat jalan dan rawat inap.

2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.

b. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis

poliklinik dengan rekam medis rawat inap. Rekam medis poliklinik

 disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis

penderita rawat inap disimpan di bagian catatan medis.

Keuntungan menggunakan cara penyimpanan Desentralisasi:

1) Efisien waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih

cepat.

2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

Kerugian menggunakan cara penyimpanan Desentralisasi:

1) Terjadi duplikasi data dalam pembuatan rekam medis.

2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih

banyak

Diposkan oleh mega tri susilowati.

4. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan

a. Penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan

pengurangan antara dokumen rekam medis yang masih aktif

dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan non aktif atau in-

aktif.

b. Pemusnahan dokumen rekam medis yaitu proses penghancuran

formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas rekam medis yang

sudah tidak mengandung nilai guna. Nilai guna berkas rekam medis

antara lain :

1) Administrative

Dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena

isinya menyangkut tindakan berdasarkan tindakan berdasarkan

 wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan

paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

2) Legal (hukum)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan, dalam rangka menegakkan hukum serta penyediaan

bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

3) Finansial

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data informasi yang dapat digunakan sebagai aspek

keuangan dari pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada pasien selama menjalani

perawatan di rumah sakit.

4) Riset

Isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan

sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan di bidang kesehatan.

5) Edukasi

Isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan

kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada

pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau

referensi pengajaran di bidang profesi pendidikan kesehatan

6) Dokumentasi
 Isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan

dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan

rumah sakit. Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna rekam

medis dari dokumen rekam medis in aktif, kemudian mengabdikan

formulir rekam medis yang harus diabadikan sesuai nilai gunanya.

Adapun formulir-formulir tersebut antara lain ringkasan masuk dan

keluar, resume penyakit, lembar operasi (termasuk laporan

persalinan), identifikasi bayi lahir, lembar persetujuan tindakan

medis (informed consent), lembar kematian, berkas rekam medis

tertentu sesuai dengan kepentingan pelayanan meliputi indeks,

register, formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh

direktur rumah sakit.

A. Sistem penerimaan pasien

1. Alur dan prosedur pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ)

Pelayanan rawat jalan adalah tempat dimana antara pasien dengan

petugas rumah sakit melakukan kontak yang pertama kali. pelayanan

yang diberikan kepada pasien yang tidak mendapatkan pelayanan rawat

inap di fasilitas pelayanan kesehatan. Kegiatan ditempat penerimaan

pasien tertulis dalam prosedur penerimaan pasien, tertulis dalam

prosedur penerimaan pasien.

 Gambar 2.1 Alur dan Prosedur Penerimaan Rawat Jalan
(Huffman dalam Budi, 2011)

2. Alur dan prosedur pendaftaran pasien rawat inap (TPPRI)

Penerimaan pasien rawat inap adalah penerimaan pasien untuk

mendapatkan pelayanan lanjutan setelah mendapatkan surat pengantar

dirawat dari pihak yang berwenang. Pada kegiatan penerimaan pasien

baru dilakukan dengan cara pendaftaran langsung dan tidak langsung.

 Pendaftaran langsung berarti bahwa pasien atau keluarga pasien

datang langsung ke fasilitas kesehatan untuk mendaftar sebagai pasien.

Sedangkan secara tidak langsung berarti bahwa pasien melakukan

pendaftaran untuk mendapatkan pemriksaan dari fasilitas kesehatan

dengan memanfaatkan fasilitas teknologi jarak jauh.

Pasien datang

Pendaftaran / registrasi

Poliklinik/layanan
penunjang atau Rawat Farmasi/apotek
UGD/laboratorium Inap

Pasien pulang Pembayaran

Gambar 2.2 Alur dan Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Inap

(Budi, 2011)

3. Alur dan prosedur pendaftaran pasien gawat darurat (TPPGD)

Pasien gawat darurat merupakan pasien yang datang ketempat

penerimaan pasien gawat darurat yang dibuka selama 24 jam pelayanan,

disini pasien ditolong terlebih dahulu kemudian menyelesaikan

administrasinya. Pasien yang diterima dipelayanan gawat darurat dapat

 Pulang

berasal dari rujukan fasilitas kesehatan atau pasien datang sendiri

(Budi,2011)

Pasien
datang

Ya
Gawat
Darurat IGD

Tidak

Tidak Pasien
Jam BPJS/Asuransi
Dinas Lain

Ya
Ya
Poliklinik
Pasien Dimotivasi Untuk
Datang Jam Dinas Ke Poli

Ya Tidak
Alih Status Sebagai Pasien
Pasien Setuju
Umum

Pelayanan Pasien

Ya
Rujuk RS Lain Rawat Inap Surat MRS

Tidak

Pulang

Gambar 2.3 Alur dan Prosedur Penerimaan Pasien Gawat Darurat (Budi,2011)
B. Sistem pengelolaan data rekam medis

1. Assembling

Assembling berarti merakit, tetapi untuk kegiatan

assembling, berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan tidaklah

hanya sekedar merakit atau mengurutkan satu halaman ke halaman lain

sesuai dengan urutan yang berlaku. Kegiatan assembling termasuk juga

mengecek kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan formulir yang

harus ada pada berkas rekam medis. Assembling adalah salah satu bagian

dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok sebagai berikut

(Budi, 2011).

a. Merakit kembali dokumen rekam medis dari rawat jalan, rawat inap,

dan gawat darurat menjadi urut atau runtut sesuai dengan kronologi

prnyakit pasien yang bersangkutan.

b. Meneliti kelengkapan data yang seharusnya tertata di dalam formulir

rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya.

c. Meneliti kebenaran pencatatan data rekam medis sesuai dengan kasus

penyakitnya.

d. Mengendalikan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke unit

pencatatan karena isinya tidak lengkap.

e. Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis.

f. Mendistribusikan dan mengendalikan formulir rekam medis.

2. Coding dan indexing

 Kegiatan pengkodean (coding) adalah pemberian penetapan kode

dengan menggunakan huruf dan angka atau kombinasi antara huruf dan

angka yang mewakili komponen data. Sedangkan indeks dalam arti

bahasa yaitu daftar kata atau istilah penting yang terdapat dalam buku

tersusun menurut abjad yang memberi informasi tentang halaman tempat

kata atau istilah tersebut ditemukan. Kegiatan pengindeksan adalah

pembuatan tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat kedalam kartu

indeks. Coding dan indexing adalah salah satu bagian dalam unit rekam

medis yang mempunyai tugas pokok sebagai berikut (Budi, 2011).

a. Mencatat dan meneliti kode penyakit dari diagnosis yang ditulis

dokter, kode operasi dan tindakan medis yang ditulis dokter atau

petugas kesehatan lainnya dan kode sebab kematian yang ditetapkan

dokter.

b. Mencatat hasil pelayanan kedalam hasil formulir indeks penyakit,

indeks operasi atau tindakan medis, indeks sebab kematian dan

indeks dokter sesuai dengan ketentuan mencatat indeks.

c. Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan

indeks.

d. Membuat laporan penyakit (morbilitas) dan laporan kematian

(mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks

sebab kematian.

Dalam melaksanakan coding memerlukan alat bantu meliputi:

 1) Buku ICD 10 volume 1, volume 2, dan volume 3 untuk

memastiakn kode penyakit dan masalah kesehatan.

2) Buku ICD-9-CM untuk memastikan kode operasi dan prosedur

medis.

3) Buku ICD-O untuk memastikan kode penyakit kanker (kode ini

dikhususkan untuk rumah sakit dengan pelayanan khusus

kanker).

4) Kamus kedokteran utuk menemukan arti istilah-istilah

kedokteran.

5) Kamus Bahasa Inggris untuk menemukan arti istilah-istilah

dalam Bahasa Inggris.

6) Daftar kode ICD 10 yang dibuat sendiri oleh bagian ini

berdasarkan penyakit dan operasi yang sering ditulis dokter

setelah dilakukan kolaborasi atau konsultasi dengan dokter yang

bersangkutan.

3. Analizing dan reporting

Menurut Departemen Kesehatan RI 2006 Tentang Pedoman

Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia,

data rekam medis yang masuk ke unit rekam medis diolah menjadi

informasi yang disajikan dalam laporan guna pengambilan keputusan

manajemen di rumah sakit dan manajemen kesehatan daerah tingkat II,

daerah tingkat I dan nasional. Bagian analyzing dan reporting adalah

 salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok

sebagai berikut:

a. Mengumpulkan data kegiatan rumah sakit dari sensus harian yang

dicatat oleh unit pelayanan pencatatan data kegiatan rumah sakit.

b. RL 1 berisikan data dasar rumah sakit yang dilaporkan setiap waktu

apabila terjadi perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data

ini dapat dikatakan data yang bersifat terbarukan setiap saat.

c. RL 2 berisikan data ketenagaan yang dilaporkan periodik setiap

tahun.

d. RL 3 berisikan data kegiatan pelayanan rumah sakit yang dilaporkan

periodik setiap tahun.

e. RL 4 berisikan data morbilitas dan mortalitas pasien yang dilaporkan

periodik setiap tahun.

f. RL 5 berisikan data bulanan yang dilaporkan secara periodik setiap

bulan, berisikan data kunjungan dan data 10 besar penyakit.

g. Mengolah data rekam medis untuk laporan hasil analisis statistik

rumah sakit.

h. Mengumpulkan dan mengolah data sebab kematian sebagai dasar

laporan mortalitas.

4. Filing

Penjajaran (filing) adalah sistem penataan dokumen rekam medis

dalam saatu urutan khusus agar pengambilan kembali atau retrieval

menjadi lebih mudah dan cepat. Bagian filing adalah salah satu bagian
 dari unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok sebagai berikut

(Akasah, 2008).

a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai

dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis.

b. Mengambil kembali (retriev) dokumen rekam medis untuk berbagai

keperluan.

c. Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis sesuai dengan

ketentuanyang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.

d. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dan

dokumen rekam medis aktif.

e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.

f. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan (diabadikan).

g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.

C. Analisis statistik rumah sakit

1. Indikator produktivitas rawat jalan

Indikator adalah variabel yang dapat membantu mengukur

perubahan-perubahan. Sedangkan variabel itu sendiri adalah alat bantu

evaluasi yang dapat mengukur perubahan secara langsung atau tidak

langsung.

a. Perhitungah HBK

Poliklinik 7 Hari Kerja Bulan Oktober 2021

HBK = Jumlah Hari periode tertentu – Jumlah Libur Nasional

= 31 – 1 = 30 hari
 Poliklinik 6 Hari Kerja Bulan Oktober 2021

HBK = Jumlah Hari periode tertentu – Jumlah Hari Minggu –

Jumlah Libur Nasional

= 31 – 5 – 1 = 25 hari

Poliklinik 5 Hari Kerja Bulan Oktober 2021

HBK = Jumlah Hari periode tertentu – Jumlah Minggu – Jumlah

Hari Sabtu – Jumlah Libur Nasional

= 31 – 5 – 5 – 1 = 20 hari

Catatan :

1) Selalu lihat kalender nasional

2) Perhatikan libur nasional, jika bertepatan pada hari Sabtu dan

Minggu jangan dihitung 2 kali

3) Cuti Bersama akan disesuaikan institusi masing-masing

b. Manfaat indikator pelayannan

1) Manfaat bagi pengelola rumah sakit terutama untuk

mengukur kinerja rumah sakit itu sendiri.

2) Manfaat tersebut antar lain sebagai alat untuk

melaksanakan manajemen kontrol dan alat untuk

mendukung pengambilan keputusan dalam rangka

perencanaan kegiatan pada masa yang akan datang.

c. Produktifitas Rawat Jalan

1) Rata-rata kunjungan per hari

 Untuk menganalisis data yang bertujuan menilai tingkat

efektivitas pemanfaatan kunjungan pasien pada rumah sakit.

jumlah kunjungan pasien

Rumus =
jumlah haribukak klinik

2) Rata-rata kunjungan pasien baru per hari

Untuk mengetahui rata-rata jumlah pasien baru yang

menggunakan pelayanan rawat jalan setiap harinya.

jumlah kunjungan pasien baru

Rumus =
jumlah haribukak klinik

3) Rata-rata kunjungan pasien lama per hari

Untuk mengetahui rata-rata jumlah pasien lama yang

menggunakan pelayanan rawat jalan setiap harinya. Dapat

pula digunakan untuk mengetahui tingkat kepuasan pasien

terhadap jasa pelayanan rawat jalan.

jumlah kunjungn pasien lama

Rrumus =
jumlah hari buka klinik

4) Rasio kunjungan pasien baru terhadap total kunjungan

Untuk mengetahui perbandingan antara jumlah kunjungan

pasien rawat jalan baru terhadap total atau jumlah kunjungan

pasien lama dan baru rawat jalan.

jumlah kunj ungan pasien lama

Rumus =
jumlah total kunjangan

5) Rasio kunjungan pasien lama terhadap total kunjungan

Untuk mengetahui perbandingan antara jumlah kunjungan

pasien rawat jalan lama terhadap total atau jumlah kunjungan

 pasien lama dan baru rawat jalan.

jumlah kunjungn pasien lama

Rumus =
jumlah total kunjungan

6) Presentase pelayanan spesialistik

Untuk mengetahui persentase antara jumlah kunjungan

pasien

rawat jalan spesialistik terhadap total atau jumlah kunjungan

pasien spesialistik rawat jalan lainnya.

jumlah kunjungn spesialistik

Rumus = X 100 %
jumlah totalkunjungan

Catatan :

1. Jumlah kunjungan spesialistik saja, poliklinik umum tidak

terhitung

2. Jumlah total kunjungan yang spesialistik saja, poli umum

tidak terhitung

7) Rasio kunjungan rawat jalan terhadap tenaga perawat

Untuk mengetahui perbandingan antara jumlah kunjungan

rawat jalan terhadap jumlah atau total tenaga perawat yang

bertugas di pelayanan rawat jalan.

jumlah kunjungan rawat jalan per−hari

Rumus =
jumlah tenaga perawat

Catatan :

1. Jumlah kunjungan rawat jalan perhari didapatkan dari

rata-rata kunjungan perhari pada rumus no 1

2. Jumlah tenaga perawat dihitung hanya yang ada di rawat

 jalan

8) Rasio pasien rawat jalan terhadap jumlah penduduk

Untuk mengetahui perbandingan antara jumlah kunjungan

pasien rawat jalan terhadap total atau jumlah penduduk

sekitar rumah sakit.

jumlah pasienrawat jalan

Rumus =
jumlah penduduk sekitar rumah sakit

Catatan :

Jumlah penduduk sekitar rumah sakit disesuaikan dengan

tipe rumah sakitnya.

2. Indikator produktivitas rawat inap

Statistik rawat inap di gunakan untuk memantau kegiatan yang ada

di unitrawat inap, yang juga digunakan untuk menilai dan

mengevaluasi kegiatanyang ada di unit rawat inap untuk perencanaan

maupun laporan pada instansivertikal. Data yang diolah di unit rawat

inap disesuaikan dengan kebutuhandata dan informasi oleh manajemen

maupun kebutuhan laporan ke instansidiatasnya (Depkes), misalnya

:data kunjungan pasien, data rujukan, data pembayaran, data tindakan

pasien. Data tersebut dapat diperoleh dari pencatatan yang ada di unit

rawat inap seperti pada :

a. Sensus Harian Rawat Inap

Sensus harian rawat inap adalah kegiatan perhitungan pasienrawat

inap yang dilakukan setiap hari pada suatu ruang rawat

inap.Kegunaannya antara lain adalah :

 1) Mengetahui jumlah pasien masuk, jumlah pasien keluarrumah

sakit (hidup dan mati).

2) Mengetahui tingkat penggunaan tempat tidur.

3) Menghitung penyediaan sarana atau fasilitas

pelayanankesehatan.

b. Rekapitulasi Sensus Harian Rawat Inap

Rekapitulasi sensus harian rawat inap adalah formulir

yangdigunakan untuk menghitung dan merekap pasien rawat inap

setiaphari yang diterima dari masing-masing bangsal rawat

inap.Kegunaanya antara lain adalah :

1) Mengetahui jumlah pasien di rawat pada hari

yangbersangkutan.

2) Mengetahui tingkat penggunaan tempat tidur.

3) Merupakan data dasar mengetahui pasien dirawat padahari

yang bersangkutan yang harus dikirim kepadamanajemen

Rumah Sakit di bidang perawatan dan unit lainyang

membutuhkan.

c. Rekapitulasi Bulanan Rawat Inap

Rekapitulasi bulanan rawat inap adalah formulir yang

digunakanuntuk menghitung dan merekap pasien rawat inap selama

sebulanyang diterima dari masing-masing bangsal rawat

inap.Kegunaannya antara lain adalah :

 1) Mengetahui jumlah pasien dirawat selama periode satubulan

dan satu triwulan.

2) Mengetahui tingkat penggunaan tempat tidur selamaperiode

bulanan dan triwulanan.

3) Merupakan data dasar mengenai pasien rawat inap yangperlu

dilaporkan.

d. Laporan Triwulan (RL)

Laporan triwulan digunakan untuk mengetahui pelayanan

unitrawat inap, maka data diatas diolah dalam bentuk

pemantauanbulanan, triwulan, dan tahunan sesuai dengan

kebutuhanmanajemen Rumah Sakit maupun pelaporan kepada

DinasKesehatan.Pengelolaan data statistik menggunakan indikator

untukmemudahkan penilaian dan pengambilan kebijakan. Beberapa

indikator yang digunakan di unit rawat inap antara lain BOR,

LOS,TOI, BTO, NDR, dan GDR.

e. Indikator Efisiensi Rawat Inap

untuk mengetahui tingkat efisiensi di suatu ruangan rawat inap,

perlu adanya suatu indikator untuk mengukur apakah ruangan rawat

inap tersebut sudah efisien atau belum. Beberapa indikator efisiensi

rawat inap diantaranya adalah : (Sudra 2010)

1) BOR (Bed Occupancy Rate)

BOR (Bed Occupancy Rate) merupakan persentase dari

penggunaan tempat tidur yang tersedia pada satu periode waktu

tertentu. Umumnya semakin besar BOR akan semakin bertambah

pemasukan dari rumah sakit. (Hatta 2013)

BOR (Bed Occupancy Rate) merupakan angka yang menunjukan

presentase penggunaan tempat tidur di suatu ruangan rawat inap.

Periode penghitungan BOR ditentukan berdasarkan kebijakan intern,

misalnya bualanan, triwulan, semester dan tahuanan. (Sudra 2010)

Lingkup penghitungan BOR juga ditentukan berdasarkan kebijakan

intern rumah sakit, misalnya BOR per ruangan atau BOR seluruh

ruangan rawat inap di suatu rumah sakit.

Untuk menghitung BOR dapat menggunakan rumus :

BOR = O X 100/A

Keterangan :

O : HP/T

HP : Jumlah hari perawatan

A : Jumlah tempat tidur

T : Jumlah hari periode tertentu

nilai ideal BOR dikatakan secara statistik semakin tinggi nilai BOR

berarti semakin tinggi pula penggunaan tempat tidur yang tersedia

untuk perawatan pasien. Namun perlu diperhatikan pula bahwa

semakin banyak pasien yang dilayanai berarti semakin sibuk dan

semakin berat pula beban kerja petugas kesehatan di unit tersebut.

Akibatnya, pasien kurang mendapatkan perhatian yang dibutuhkan

dalam proses perawatan. Pada akhirnya, peningkatan BOR yang terlalu

tinggi ini justru bisa menurunkan kualitas kinerja tim medis dan

menurukan kepuasan serta keselamatan pasien. Di sisi lain, semakin

rendah BOR berarti semakin sedikit tempat tidur yang digunakan

untuk merawat pasien dibandingkan dengan tempat tidur yang telah

disediakan. Dengan kata lain, jumlah pasien yang sedikit ini bisa

menimbulkan kesulitan pendapatan ekonomi bagi pihak rumah sakit.

(Sudra, 2010)

Dengan memperhatikan hal-hal tersebut maka perlu adanya suatu

nilai ideal yang menyeimbangkan suatu kualitas medis, kepuasan

pasien, keselamatan pasien, dan aspek pendapatan ekonomi bagi pihak

rumah sakit. Maka nilai ideal untuk BOR yang disarankan adalah

75%-85% (Sudra, 2010)

AvLOS (Average Length of Stay)

AvLOS adalah rata-rata jumlah hari pasien rawat inap yang tinggal di

suatu ruangan di rumah sakit, tidak termasuk bayi baru lahir. Untuk

menghitung AvLOS dapat menggunakan rumus :

LOS = O X T/D

Keterangan :

T : Jumlah hari perawatan periode tertentu

D : Jumlah pasien keluar hidup + mati

Dari aspek medis, semakin lama angka AvLOS maka bisa menunjukan

kinerja kualitas medis yang kurang baik karena pasien harus dirawat
lebih lama (lama sembuhnya). Dari aspek ekonomis, semakin lama

nilai AvLOS berarti semakin tinggi biaya yang nantinya harus dibayar

oleh pasien kepada pihak rumah sakit. Jadi diperlukan adanya

keseimbangan antara sudut pandang medis dan ekonomis untuk

menentukan nilai AvLOS yang ideal. Nilai AvLOS ideal yang

disarankan yaitu 3-12 hari

TOI (Turn Over Interval)

Menurut Sudra (2010:51) angka TOI menunjukan rata-rata jumlah hari

sebuah tempat tidur tidak ditempati untuk perawatan pasien. Hari

“Kosong” ini terjadi antara saat tempat tidur ditinggalkan oleh seorang

pasien hingga digunakan lagi oleh pasien berikutnya. Untuk

menghitung nilai TOI bisa digunakan rumus :

TOI = (A-O) X T/D

Keterangan :

HP : Jumlah hari perawatan

A : Jumlah tempat tidur

T : Jumlah hari periode tertentu

D : Jumlah pasien keluar hidup + mati

Semakin besar Angka TOI, berarti semakin lama waktu

“menganggurnya” tempat tidur tersebut yaitu semakin lama saat

dimana sebuah tempat tidur tidak digunakan oleh pasien. Hal ini

berarti tempat tidur semakin tidak produktif. Kondisi ini tentu tidak
menguntungkan dari segi ekonomi bagi pihak manajemen rumah sakit.

Semakin kecil angka TOI, berarti semakin singkat saat tempat tidur

menunggu pasien berikutnya. Hal ini bisa berarti tempat tidur bisa

sangat produktif, apalagi jika TOI = 0 berarti tempat tidur tidak sempat

kosong satu haripun dan segera digunakan lagi oleh pasien berikutnya.

Hal ini bisa sangat menguntungkan secara ekonomi bagi pihak

manajemen rumah sakit, tapi bisa merugikan pasien karena tempat

tidur tidak sempat disiapkan secara baik. Akibatnya, kejadian infeksi

nosokomila mungkin saja meningkat, beban kerja tim medis

meningkat sehingga kepuasan dan keselamatan pasien terancam.

Berkaitan dengan pertimbangan tersebut, maka nilai ideal TOI yang

disarankan adalah 1-3 hari

BTO (Bed Turn Over)

Menurut Sudra (2010:52) BTO adalah angka yang menunjukan

rata-rata jumlah pasien yang menggunakan setiap tempat tidur dalam

periode tertentu. Misalnya BTO bulan Januari adalah 4 pasien. Maka

berarti dalam bulan Januari tersebut setiap tempat tidur digunakan oleh

4 pasien secara bergantian. Untuk menghitung BTO menggunakan

rumus sebagai berikut :

BTO = D/A

Keterangan :

A : Jumlah tempat tidur

D: Jumlah pasien keluar hidup + mati (Ery R, 2009)

Secara logika, semakin tinggi angka BTO berarti semakin banyak

pasien yang menggunakan tempat tidur yang tersedia secara

bergantian. Hal ini tentu merupakan kondisi yang menguntungkan bagi

pihak rumah sakit karena tempat tidur yang tersedia tidak

“menganggur” dan menghasilkan pemasukan untuk pihak rumah sakit.

Namun bisa dibayangkan bila dalam satu bulan tempat tidur digunakan

oleh 15 pasien, berarti rata-rata setiap pasien menempati tempat tidur

tersebut selama 2 hari dan tidak ada hari dimana tempat tidur tersebut

kosong. Ini berarti beban kerja tim perawatan sangat tinggi dan tempat

tidur tidak sempat dibersihkan karena terus digunakan pasien secara

bergantian, kondisi ini mudah menimbulkan ketidakpuasan pasien,

bisa mengancam keselamatan pasien, bisa menurunkan kinerja kualitas

medis dan bisa meningkatkan kejadian infeksi nosokomial karena

tempat tidur tidak sempat dibersihkan atau disterilkan. Jadi dibutuhkan

angka BTO yang ideal dari aspek medis, pasien, dan manajemen

rumah sakit.

Indikator BTO berguna untuk melihat berapa kali tempat tidur

rumah sakit digunakan. Beberapa formula menggunakan rate dan tidak

ada persetujuan umum yang mengatakan bahwa indikator ini tepat

untuk mengukur utilitas rumah sakit, tetapi bagaimanapun

administrator rumah sakit masih menggunakan karena mereka ingin

juga melihat keselarasan dari indikator lainnya yang terkait seperti

 length of stay dan bed occupancy rate. Ketika occupany rate bertambah

dan length of stay memendek maka akan tampak efek dari perubahan

atau bed turn over rate.

Nilai ideal BTO yang disarankan yaitu minimal 30 pasien dalam

periode 1 tahun. Artinya, 1 tempat tidur diharapkan digunakan oleh

rata-rata 30 pasien dalam 1 tahun. Berarti 1 pasien rata-rata dirawat

selama 12 hari. Hal ini sejalan dengan nilai ideal AvLOS yang

disarankan yaitu 3-12 hari.

3. Analisis grafik Barber Johnson

Grafik Barber Johnson merupakan suatu grafik yang secara visual

dapat menyajikan dengan jelas tingkat efisiensi pengelolaan rumah

sakit. Indikator yang cukup tajam untuk menilai tingkat efisiensi di

rumah sakit yang ternyata akan lebih bermanfaat untuk menentukan

kebijakan pendayaguaan tempat tidur adalah dengan grafik Barber

Johnson.

Makna Grafik Barber Johnson dan Penerapan Parameter dalam

Melakukan Analisa Tingkat Efisiensi Rumah Sakit:

Garis BOR, AvLOS, TOI, dan BTO yang telah dibuat dengan grafik

Barber Johnson dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1) Parameter BOR

Makin dekat garis BOR dengan sumbu Y (AvLOS) maka

persentase BOR makin tinggi. Sebaliknya apabila makin jauh garis BOR
dengan sumbu Y maka nilai persentase makin rendah. BOR digunakan

sebagai tolak ukur untuk mengetahui seberapa jauh masyarakat

menggunakan pelayanan rumah sakit khususnya pelayanan rawat inap.

Oleh pemerintah BOR digunakan untuk melakukan perencanaan di bidang

pelayanan kesehatan misalnya perencanaan pembangunan rumah sakit.

Nilai BOR juga menunjukan secara kasar beban kerja yang dilakukan oleh

staf medis rumah sakit.

Semakin tinggi nilai BOR berarti semakin tinggi pula penggunaan

tempat tidur yang tersedia untuk perawatan pasien. Namun perlu

diperhatikan pula bahwa semakin banyak pasien yang dilayani berarti

semakin sibuk dan semakin berat pula beban kerja petugas kesehatan di

unit tersebut. Akibatnya pasien kurang mendapat perhatian yang

dibutuhkan dan kemungkinan infeksi nosokomial juga meningkat. Pada

akhirnya, peningkatan BOR yang terlalu tinggi ini justru menurunkan

kualitas kinerja tim medis dan menurunkan kepuasan serta keselamatan

pasien.

Dengan memperhatikan hal-hal tersebut maka perlu adanya suatu

nilai ideal yang menyeimbangkan suatu kualitas medis, kepuasan pasien,

keselamatan pasien, dan aspek pendapatan ekonomi bagi pihak rumah

sakit. Maka nilai ideal untuk BOR yang disarankan adalah 75%-85%

(Sudra, 2010:44)

2) Parameter AvLOS
 Lama perawatan yang dijalani seorang pasien tergantung pada jenis

penyakitnya, stadium penyakitnya, mutu pelayanan medis dan

keperawatan serta fasilitas pelayanan yang ada di unit rawat inap. Untuk

memperpendek rata-rata lama perawatan pasien tidak dapat dilakukan

dengan menentukan kebikakan pemulangan pasien lebih cepat dengan

tujuan agar secepatnya pula ada pemasukan pasien baru. Karena kebijakan

seperti initidak mempertimbangkan nilai TOI yaitu waktu kosong

penggunaan tempat tidur. Sebaliknya dengan menahan pasien terlalu lama

di rumah sakit akan mengakibatkan pemborosan biaya perawatan.

Nilai ideal AvLOS adalah antara 3-12 hari. Apabila AvLOS

melebihi nilai tersebut kemungkinan bisa disebabkan adanya pasien yang

berpenyakit kronis, penurunan kualitas pelayanan keperawatan, dan

adanya kelambatan atau penundaan penanganan medis oleh staf medis

rumah sakit.

3) Parameter TOI

Semakin besar angka TOI, berarti semakin lama saat “menganggurnya”

tempat tidur yaitu semakin lama saat dimana tempat tidur tidak digunakan

oleh pasien. Hal ini berarti tempat tidur semakin tidak produktif (Sudra,

2010:52). TOI yang lama kemungkinan disebabkan karena organisasi yang

kurang baik, kurangnya permintaan penggunaan tempat tidur (demand)

dan fasilitas penunjang medis yang kurang memadai baik fisik maupun

pengaturannya.
 Nilai TOI yang tinggi dapat diturunkan dengan memperbaiki

sarana dan prasarana di suatu ruangan rawat inap. Maka nilai TOI yang

disarankan adalah 1-3 hari (Sudra, 2010).

4) Parameter BTO

Makin dekat garis BTO dengan titik sumbu (0,0), maka jumlah

pasien per tempat tidur dalam periode tertentu akan semakin tinggi.

Sebaliknya jika garis BTO makin menjauhi titik sumbu (0,0) maka nilai

BTO akan semakin kecil. Meningkatnnya nilai BTO mempertinggi nilai

produktivitas pelayanan medis, karena semakin banyak pasien yang

dirawat tanpa menambah tempat tidur atau memperluas ruangan rawat

inap.

Penurunan nilai BTO dapat disebabkan karena nilai AvLOS yang

tinggi atau semakin lama waktu rata-rata pasien dirawat. Selain itu juga

disebabkan karena nilai TOI atau waktu kosong penggunaan tempat tidur

yang terlalu lama. Maka dari itu, nilai BTO yang disarankan adalah lebih

dari 30 pasien per tahun

D. ICD-10 dan ICD-9-CM

1. Definisi ICD-10

ICD-10 (International Statistical Classification of Disease and

Related Health Problem 10-th Revision) adalah sistem klasifikasi yang

komperhensif dan diakui secara internasional, yang memuat tentang

klasifikasi diagnostik penyakit dengan standar internasional yang disusun

berdasarkan kategori dan kelompok dalam suatu penyakit menurut

kriteria yang telah ditetapkan.

Menurut WHO (2010) tujuan ICD-10 meliputi :

1) Mendapatkan rekaman sistematis, melakukan analisis, interpretasi

serta membandingkan data morbiditas dan mortalitas dari negara

yang berbeda atau antar wilayah dan pada waktu yang berbeda.

2) Untuk menerjemahkan diagnosis penyakit dan masalah kesehatan

dari kata-kata menjadi kode alfanumerik yang akan memudahkan

penyimpanan, mendapatkan data kembali dan analisis.

3) Untuk klasifikasi penyakit dan masalah kesehatan lain yang terdapat

dalam beberapa macam rekaman tentang kesehatan dan rekam viral.

a. Struktur ICD-10

Menurut Permenkes RI No. 27 Tahun 2004 Tentang Petunjuk

Teknis Sistem Indonesian Case Base Groups (INA-CBGs)

struktur ICD-10 yaitu :

1) Volume 1 yaitu daftar tabulasi dalam kode alfanumerik 3

atau 4 karakter dengan inklusi atau eksklusi, beberapa

aturan klasifikasi morfologi neoplasma, daftar tabulasi

khusus untuk morbiditas dan mortalitas, definisi tentang

penyebab kematian serta peraturan mengenai nomenklatur.

2) Volume 2 yaitu manual instruksi dan pedoman penggunaan

ICD-10.
 3) Volume 3 yaitu indeks alfabetik, daftar komprehensif

semua kondisi yang ada di daftar tabulasi (volume 1),

daftar sebab luar gangguan (external cause), tabel

neoplasma serta petunjuk pemilihan kode yang sesuai untuk

berbagai kondisi yang tidak ditampilkan dalam tabular list.

b. Tanda baca dalam ICD-10

Tanda baca dalam ICD-10 adalah:

1) Parenthese “(…)”

Parenthese dalam volume 1 digunakan untuk :

a) Menutup kode tambahan mengikuti diagnosis tanpa

perubahan pada nomor kode di luar parenthese berada.

b) Menutup kode yang tidak masuk

c) Menutup kategori 3 karakter yang termasuk dalam blok

tersebut dalam judul blok.

d) Menghubungkan sistem sangkur dan bintang.

2) Square brackets “[…]”

Square Brackets digunakan untuk :

a) Menutup sinonim, kata lain, penjelasan frasa.

b) Menunjukkan pada catatan sebelumnya

c) Menunjukkan pada pernyataan sebelumnya untuk

mencari sub kategori 4 karakter

3) Colon “:”
 Colon digunakan pada daftar inclusion dan excluson terms

bila kata yang dimaksud tidak lengkap. Colon dapat

mengubah atau menggolongkan satu atau lebih kata

dibawahnya dalam rubik.

4) Brace “{…}”

Brace digunakan untuk memerinci inclusion dan exclusion

terms untuk menjelaskan selain kata yang disebut

sebelumnya harus diikuti kata selanjutnya agar menjadi

lengkap. Beberapa terminology sebelumnya harus

digolongkan pada satu atau lebih kata yang mengikutinya.

5) NOS

NOS merupakan singkatan dari Not Otherwise Specified

yang berarti Unspecified atau unqualified (tidak

diklasifikasikan pada yang lain). Adanya “NOS”

mengharuskan pengkode (coder) membaca lebih teliti lagi

agar tidak salah dalam pengkodean. Kadang terminology

yang tidak lengkap tidak dapat diklasifikasikan dalam rubik.

Hal ini karena, dalam terminology medis, kondisi yang

sering ditemui adalah nama kondisi tersebut dan hanya

beberapa jenis saja yang memenuhi syarat. Contoh : mitral

stenosis lebih sering digunakan daripada rheumatic mitral

stenosis. Ini membuat salah anggapan dalam klasifikasi dan

perhitungan.
 6) “AND” (IN TITTLES)

And dimaksudkan untuk and/or.

7) Point dash

Menunjukkan kepada coder bahwa terdapat karakter

keempat. Pada beberapa kasus, kategori 4 karakter dari

kategori 3 karakter diikuti. Pada beberapa kasus, kategori 4

karakter dari kategori 3 karakter diikuti dengan point dash.

c. Sembilan langkah dasar dalam menentukan kode

Langkah dasar menentukan kode yaitu:

1) Tentukan tipe pernyataan yang akan dikode, dan buka

volume 3 Alphabetical Index (kamus).

2) Lead terms kata panduan (untuk penyakit dan cidera biasanya

merupakan kata benda yang memaparkan kondisi

patologisnya).

3) Baca dengan seksama dan ikuti petunjuk catatan yang

muncul di bawah istilah yang aman dipilih pada volume 3.

4) Baca istilah yang terdapat dalam tanda kurung “()” sesudah

lead terms (kata dalam tanda kurung = modifier, tidak akan

mempengaruhi kode).

5) Ikuti secara hati-hati setiap rujukan silang (cross reference)

dan perintah see dan see also yang terdapat dalam indeks.
 6) Lihat daftar tabularis (volume 1) untuk mencari nomor kode

yang paling tepat.

7) Ikuti pedoman Inclusion dan Exclusion pada kode yang

dipilih atau bagian bawah suatu bab (chapter), blok, kategori,

dan subkategori.

8) Tentukan kode yang dipilih.

9) Lakukan analisis kuantitatif dan kualitatif data diagnosis yang

dikode umtuk pemastian kesesuaiannya dengan pernyataan

dokter tentang diagnosis utama di berbagai lembar formulir

rekam medis pasien, guna menunjang aspek legal rekam medis

yang dikembangkan (Hatta, 2011).

2. ICD-9-CM

a. Definisi ICD-9-CM

ICD-9-CM adalah singkatan yang digunakan dalam bidang medis

yang merupakan singkatan International Classification of Disease,

9th Revision, Clinic Modification (Klasifikasi Statistik Internasional

Penyakit dan masalah kesehatan terkait revisi ke 9 Modifikasi

klinis).

b. Struktur ICD-9-CM

ICD-9-CM volume 3 merupakan bagian dari ICD-9-CM Volume 1

dan 2 digunakan untuk kode diagnostik (diagnostik penyakit)

sedangkan volume 3 untuk kode prosedur tindakan medis. Berikut

ini daftar pengklasifikasian prosedur dan tindakan medis dalam ICD-

9-CM :

1. Main sections

2. (00) Procedures and interventions, not elsewhere classified

3. (01-05) Operations on the nervous system

4. (06-07) Operations on the endocrine system

5. (08-16) Operations on the eye

6. (18-20) Operations on the ear

7. (21-29) Operations on the nose, mouth and pharynx

8. (30-34) Operations on the respiratory system

9. (35-39) Operations on the cardiovascular system

10. (40-41) Operations on the hernic and lymphatic system

11. (42-54) Operations on the digestive system

12. (55-59) Operations on the urinary system

13. (60-64) Operations on the make genital organs

14. (65-71) Operations on the female genital organs

15. (72-75) Obstrical procedures

16. (76-84) Operations on the musculoskeletal system

17. (85-86) Operations on the integumentary system

18. (87-99) Miscellaneous diagnostic and therapeutic procedures

a. Diagnostic Radiology

b. Interview, evaluation, consultation, and examination

 c. Nuclear medicine

d. Physical therapy, respiratory therapy, rehabilitation, and

related procedures

e. Procedures related to the psyche

f. Ophthalmologic and otologic diagnosis and treatment

g. Nonoperative intubation and irrigation

h. Replacement and removal of therapeutic

appliances/nonoperative removal of foreign body or

calculus

i. Other nonoperative procedure

c. Tanda baca dalam ICD-9-CM

a) Parenthese "(...)"

Parenthese dalam volume 1 digunakan untuk :

a. Menutup kode tindakan mengikuti diagnosis tanpa

perubahan pada nomor kode diluar parenthese berada

b. Menutup kode yang tidak masuk

b) Square brackets "[...]"

Square brackets digunakan untuk menutup sinonim, katalain,

penjelasan frasa

c) Colon "."

Colon digunakan untuk merisi inclusion dan exclusion terms

bila kata yang dimaksud tidak lengkap. colon dapat mengubah

 atau menggolongkan satu atau lebih kata di bawahnya dalam

rubik.

d) NOS

NOS merupakan singkatan dari Not Otherwise Specified yang

berarti Unspecified atau unqualified (tidak diklasifikasikan

pada yang lain).

d. Langkah dasar dalam menentukan kode tindakan

1) Identifikasi tipe pernyataan prosedur/tindakan yang akan

dikode dan lihat di buku ICD-9-CM alphabetic index

2) Tentukan lead term untuk prosedur/Tindakan

3) Baca dan ikuti semua catatan atau petunjuk di bawah kata

kunci

4) Baca setiap catatan dalam tanda kurung setelah kata kunci

(penjelasan ini tidak mempengaruhi kode) dan penjelasan

identitas dibawah lead term (penjelasan ini mempengaruhi

kode) sampai semua kata dalam diagnosis tercantum.

5) Ikuti setiap petunjuk rujuk silang ("see" dan "see also") yang

ditemukan dalam index

6) Cek ketepatan kode yang telah dipilih pada tabular list

7) Baca setiap inclusion atau exclusion dibawah kode yang dipilih

atau dibawah bab atau dibawah blok atau di bawah judul

kategori

8) Langkah terakhir adalah tentukan kode