AKREDITASI

REGULASI AKREDITASI
PENDAHULUAN

• Permenkes No. 99/2015: Revisi Permenkes 71/2013:

• Pelayanan Kesehatan Pada JKN,
• masa transisi persyaratan Akreditasi

1 Januari 2014 FKTRL yang bekerja sama dengan

BPJS Kesehatan
1 Januari 2019 Harus Terakreditasi

1 Januari 2014 FKTP yang bekerja sama dengan

BPJS Kesehatan
1 Januari 2021 Harus Terakreditasi
TAHAPAN REVIEW STANDAR DAN INSTRUMEN TAHUN 2018 - 2019
JAN MAR APR

REKAP
1 RAPAT
2 3
REKAP MASUKAN
MASUKAN DARI TIM KOMISI
PERSIAPAN ES.1 AKREDITASI FKTP

JUN - JUL
MEI MEI

6 5 4
PROSES FINALISASI RAPAT
PEMBAHASAN
DRAFT 1 DAN KOORDINASI
HASIL MASUKAN
FINALISASI 2 POKJA

OKT
AGT NOP - DES

7 8 9
PEMBAHASAN PEMBAHASAN DI
UJICOBA HASIL UJICOBA
HUKOR & PENETAPAN
STANDAR

RENCANA PENETAPAN : JULI 2019

 STRUKTUR STANDAR & INSTRUMENT AKREDITASI PUSKESMAS

•Bab •Bab

•Standar adalah •Standar adalah

•Kriteria: •Kriteria:

• Pokok Pikiran • Pokok Pikiran

• Elemen-Elemen Penilaian • Elemen-Elemen Penilaian

같은
gat-eun
 STRUKTUR STANDAR & INSTRUMENT AKREDITASI PUSKESMAS

BAB

STANDAR
Standar ini mencakup harapan kinerja, struktur, atau fungsi yang harus diterapkan
agar Puskesmas, Klinik, Tempat Praktik Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri
Dokter Gigi dapat terakreditasi oleh Lembaga Akreditasi yang ditetapkan oleh
Kementerian kesehatan

KRITERIA
Kriteria dari suatu standar menjabarkan makna sepenuhnya dari standar.
Kriteria akan mendeskripsikan tujuan dari sebuah standar, memberikan penjelasan
isi standar secara umum, bagaimana standar tersebut bisa dipenuhi secara
keseluruhan
 STRUKTUR STANDAR & INSTRUMENT AKREDITASI PUSKESMAS

POKOK
PIKIRAN
Pokok Pikiran dari suatu standar akan membantu menjelaskan makna sepenuhnya dari kriteria tersebut.
Pokok pikiran akan mendeskripsikan tujuan dan rasionalisasi dari kriteria, memberikan penjelasan bagaimana
kriteria tersebut selaras dengan program secara keseluruhan, menentukan parameter untuk Ketentuan-
Ketentuannya, atau memberikan "gambaran tentang ketentuan dan tujuan-tujuannya .

ELEMEN
PENILAIAN
Elemen Penilaian (EP) dari suatu kriteria akan menuntun Puskesmas, Klinik, Tempat Praktek Dokter dan
tempat Praktek Dokter Gigi, dan surveior terhadap apa yang akan ditinjau dan dinilai selama proses survei.
EP untuk setiap kriteria menunjukkan persyaratan yang harus dipenuhi dan ketentuan untuk kepatuhan
terhadap standar tersebut.
EP ditujukan untuk memberikan kejelasan pada kriteria dan membantu Puskesmas, Klinik, Tempat
Praktek Dokter dan tempat Praktek Dokter Gigi untuk memahami persyaratan yang ada agar sepenuhnya
dapat memenuhi ketentuan yang ada, untuk membantu mengedukasi pimpinan dan tenaga kesehatan
mengenai standar yang ada serta untuk memandu Puskesmas, Klinik, Tempat Praktek Dokter dan tempat
Praktek Dokter Gigi dalam persiapan proses akreditasi
INTERNALISASI FUNGSI MANAJEMEN PUSKESMAS DALAM STANDAR AKREDITASI
PUSKESMAS
KETERANGAN :

UKP ADMEN UKM Bab 1 Perencanaan, Akses, dan Sumber Daya

Puskesmas (PASP)
Bab 6 (Prog Mutu) Bab 2 Penggerakan dan Pelaksanaan, Pemantauan
dan Penilaian Kinerja Puskesmas
(P2MPKP)
Bab 3 Perencanaan dan Akses Upaya Kesehatan
Bab 5 Bab 1 Bab 3 Masyarakat (PAUKM)
Bab 4 Penggerakan dan Pelaksanaan serta
Monitoring dan Penilaian Kinerja Pelayanan
Bab 6 Upaya Kesehatan Masyarakat (P2MPK-UKM)
KP, PPI Bab 2 Bab 4
Bab 5 Asuhan UKP yang berorientasi Pasien (AP)

Bab 6 Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien

(PMKP)
Bab 7 Bab 7 Program Prioritas Nasional (PPN)
PPN 55
HUBUNGAN ANTAR BAB (BUSINESS PROCCES)
PASP P5KP IMPP
(1) (2.1) (1.1.4) MDI

UKP LAYANAN PENUNJANG UKM

LAB, OBAT, RAD
LAYANAN ANASTESI LAYANAN YANKESTRAD (5.8, 5.9,5.10)
(5.3) TERINTEGRASI (5.5)
PPN (7) PA -UKM P5-UKM
(3.1 – 3.2) (4.1 – 4.6)
KESINAMBUNGAN PELAYANAN

ASUHAN RM & BMHP KESINAMBUNGAN PELAYANAN

PENDAFTARAN (5.1.1)
(5.2) (5.7)
PEMULANGAN /RUJUK
SKP & PPI (5.6.1-5.6.6)
(6.1 – 6.5)
IMPPel
IMPPel LAYANAN GIZI (5.4) (6.1.3
(6.1.3 )

MFK (2.1), MSDM (2.2), PMKP (6), AITM (6.1.7 - 6.1.8), MR (6.3), SKP (6.4), PPI (6.5)
 SUBSTANSI BAB 5
Asuhan UKP yang berorientasi Pasien (AP)

1. Proses Pendaftaran Pasien.

2. Pengkajian, Rencana Asuhan, dan Pelaksanaan Asuhan
3. Pelayanan anastesi sederhana dan pembedahan minor di Puskesmas
4. Pemberian makanan dan terapi gizi sesuai
5. Pelayanan kesehatan tradisional terintegrasi
6. Pemulangan dan tindak lanjut pasien
7. Manajemen Data dan Informasi Asuhan
8. Pelayanan Laboratorim
9. Manajemen obat dan bahan medis habis pakai
10. Pelayanan Radiodiagnostik.
5.1.Pendaftaran

51.1.Pendaftaran dilaksanakan dengan efektif dan efisien sesuai

dengan kebutuhan pelanggan, informasi tentang pendaftaran dan
fasilitas rujukan tersedia pada waktu pendaftaran

5.1.2.Hak dan kewajiban pasien, keluarga dan petugas dipertimbangkan

dan diinformasikan pada saat pendaftaran

5.1.3.Pasien dengan kendala dan/atau kebutuhan khusus diidentifikasi

dan difasilitasi agar dapat memperoleh pelayanan klinis yang
optimal
51.1.Pendaftaran dilaksanakan dengan efektif dan efisien sesuai dengan
kebutuhan pelanggan, informasi tentang pendaftaran dan fasilitas
rujukan tersedia pada waktu pendaftaran

1. Tersedia kebijakan, pedoman dan prosedur pendaftaran

2. Tersedia bagan alur pendaftaran
3. Tersedia informasi pendaftaran, jenis pelayanan, prosedur/alur
pelayanan dan jadwal pelayanan dan informasi lain tentang sarana
pelayanan yang dapat diakses pelanggan
4. Tersedia informasi tentang kerjasama dengan faskes rujukan
5. Pendaftaran dilakukan sesuai prosedur
PENJELASAN:
• Regulasi pendaftaran memuat proses pendaftaran, identifikasi
kebutuhan dan kepuasan pelanggan, KP, Koordinasi pendaftaran dg
unit kerja lain
• Informasi sarana pelayanan: tarif, jenis pelay, alur dan proses
pendaftaran, alur adan proses pelay, rujukan, ketersediaan tempat
tidur.
• Tahapan pelayanan klinis mulai kajian sampai pemulangan, sejak
mendaftar sd meninggalkan tempat pelay dan TL d rumah.
5.1.2. Hak dan kewajiban pasien, keluarga dan petugas dipertimbangkan
dan diinformasikan pada saat pendaftaran
1. Tersedia kebijakan, pedoman dan prosedur penyampaian hak dan
kewajiban pasien/ keluarga selama proses pendaftaran dengan cara
dan bahasa yang dipahami pasien dan/ keluarga
2. Hak dan kewajiban pasien diinformasikan selama proses
pendaftaran
Penjelasan hak dan kewajiban pasien:

• 19 Kewajiban pasien,
• Seluruh karyawan mengetahui dan mengerti hak dan kewajiban
pasien dan keluarga
 Alur pendaftaran
5.1.1
5.1.2
Hak & Kewajiban Pasien

Pendaftaran

Cara & Bahasa

dipahami
• Jenis pelayanan
• Jadwal pelayanan
Identifikasi
• Proses-alur Pendaftaran
Pasien
• Proses-alur Pelayanan
(SKP 1) min 2 ( nama
• Sarana yang tersedia
legkap, tg lahir, no
• Kerjasama rujukan
RM)
• Hak dan kewajiban pasien
5.1.3.Pasien dengan kendala dan/atau kebutuhan khusus diidentifikasi
dan difasilitasi agar dapat memperoleh pelayanan klinis yang optimal

1. Pimpinan dan staf Puskesmas melakukan identifikasi jenis pasien

dengan kendala dan/atau berkebutuhan khusus
2. Disusun RTL untuk mengatasi keterbatasan, kendala dan kebutuhan
khusus yang lain pada pasien dg kebutuhan khusus
3. Dilakukan fasilitasi kepada pasien dg kendala dan atau
berkebutuhan khusus dalam proses pelayanan
Penjelasan:
• Pasien dengan kendala dan/atau berkebutuhan khusus: disabilitas,
lanjut usia, kendala bahasa, budaya, atau kendala lain yang dapat
berakibat terjadinya hambatan atau tidak optimalnya proses asesmen
maupun pemberian asuhan klinis
• Mulai pendaftaran, pemberi asuhan sd pemulangan
5.1.3 Pemanfaatan tehnologi
Fasilitasi
KENDALA/
Bantuan
KEBUTUHAN
KHUSUS

Fasilitas mudah dijangkau

Petugas mudah dijangkau

Identifikasi
Analisis
Tindak lanjut

Mekanisme kerja/proses
Orang dg pelayanan
Kebutuhan
khusus
 Penunjang Medis

5.7. Manajemen Data dan Informasi Asuhan

5.7. MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI
5.7.1.Ada pembakuan kode klasifikasi diagnosis, kode
prosedur, simbol dan istilah yang dipakai
5.7.2. Petugas memiliki akses informasi sesuai dengan
kebutuhan dan tanggung jawab pekerjaan
5.7.3. Adanya sistem yang memandu penyimpanan dan
pemrosesan rekam medis
5.7.4. Rekam medis berisi informasi yang memadai dan
dijaga kerahasiaannya tentang identifikasi pasien,
dokumentasi prosedur kajian, masalah, kemajuan pasien
dan hasil asuhan
 REKAM MEDIS

• 1.Pembakuan • 2.Petugas memiliki • 3.Adanya sistem

kode klasifikasi akses informasi yang memandu
diagnosis, kode sesuai dengan penyimpanan
prosedur, simbol,
dan istilah yang kebutuhan dan dan pemrosesan
dipakai tanggung jawab rekam medis
pekerjaan
5.7.1.Ada pembakuan kode klasifikasi diagnosis,
kode prosedur, simbol, dan istilah yang dipakai

1.Ditetapkan
standarisasi/pembakuan kode
klasifikasi diagnosis, kode
klasifikasi tindakan, terminologi
lain, singkatan-singkatan yang
boleh dan tidak boleh
digunakan dalam pelayanan
klinis. (R)

2. Kode klasifikasi diagnosis,

kode klasifikasi tindakan,
terminologi lain, dan singkatan
digunakan dalam pelayanan
klinis sesuai dengan yang
ditetapkan. (D)
5.7.1 Kepala
puskesmas

Singkatan yang digunakan

Kode Diagnosis Kode tindakan Singkatan yg tidak boleh

PROSES PELAYANAN PASIEN

pendaftaran Pelayanan Pelayanan Pelayanan

Rawat jalan/ peunjang Farmasi
Gawat darurat
5.7.2.Petugas memiliki akses informasi sesuai
dengan kebutuhan dan tanggung jawab pekerjaan

1. Ditetapkan kebijakan,
prosedur dan hak akses
petugas terhadap informasi
medis dengan
mempertimbangkan tugas,
tanggung jawab petugas,
kerahasiaan dan keamanan
informasi (R)

2.Akses petugas terhadap

informasi dilaksanakan
sesuai dengan kebijakan
dan prosedur (D, O, W)
5.7.3. Adanya sistem yang memandu penyimpanan dan
pemrosesan rekam medis

1. Ada kebijakan dan

prosedur penyimpanan
berkas rekam medis
dengan kejelasan masa
retensi sesuai peraturan
perundangan yang
berlaku. (R)

2. Puskesmas mempunyai
rekam medis bagi setiap
pasien dengan metode
identifikasi yang baku. (D, W)

3. Sistem pengkodean, penyimpanan, dan dokumentasi

memudahkan petugas untuk menemukan rekam pasien tepat
waktu maupun untuk mencatat pelayanan yang diberikan kepada
pasien. (D, O, W)
 5.7.4. Rekam medis berisi informasi yang memadai
dan dijaga kerahasiaannya tentang identifikasi pasien,
dokumentasi prosedur kajian, masalah, kemajuan
pasien dan hasil asuhan
1. Ditetapkan isi rekam
medis yang mencakup
diagnosis, pengobatan,
hasil pengobatan, dan
kontinuitas asuhan yang
diberikan (R)
2. Dokter, perawat, bidan, dan
tenaga kesehatan pemberi
asuhan yang lain dilibatkan
dalam penetapan isi rekam
medis (D, W)

3.Dilakukan penilaian dan tindak lanjut terhadap kelengkapan isi

rekam medis (D, W)
 LOREM IPSUM DOLOR SIT AMET,
CONSECTETUER ADIPISCING
MANAJEMEN REKAMELIT. MEDIS
PUSKESMAS
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit.
Maecenas porttitor congue massa. Fusce posuere, magna
sed pulvinar ultricies, purus lectus malesuada libero, sit
amet commodo magna eros quis urna.

37
 REKAM MEDIS PUSKESMAS

• Pembakuan klasifikasi diagnosis,

kode diagnosis, symbol, inisial
dokter/perawat
• Prosedur pelayanan rekam medis
• Proses pengelolaan rekam medis
• Cara identifikasi pasien agar tidak
terjadi kesalahan
• Pengaturan isi rekam medis
• Kelengkapan isi rekam medis
• Tenaga yang kompeten
PERHATIKAN !!!!
1. Acuan PMK 269/ 2008 : metode dok - jenis – manfaat
– isi informasi – akses informasi – jaga kerahasiaan –
resume klinis – medico legal
2. Asuhan medis, keperawatan/kebidanan, gizi 
farmasi
3. Isi informasi rekam medis harus dipahami petugas
klinis  K. 7.2.2  bila perlu format disusun tim
layanan klinis  RS Panitia RM
4. RM Rawat jalan – RM Rawat Inap – RM Gawat
Darurat
5. Isi RM  K. 8.4.4
6. Isi RM  SOP layanan klinis = kajian awal (7.2) +
keputusan / Dx (7.3) + rencana yanis (7.4) +
pelaksanaan yannis ( 7.5  7.10)
7. Dilakukan evaluasi : TEPAT – LENGKAP – LAYAK
DIBACA  audit klinis
 PMK Tetapkan Tetapkan Tetapkan Nomor
269/2008 form RM FF/PF penomoran RM

1. Jenis RM yg diperlukan SK - Nomor Identitas

2. Struktur detail RM pedoman indeks pasien
3. Asembling RM
4. Pengisian RM
5. Evaluasi pengisian RM
6. Kode diagnosis & singkatan – SK
simbul - inisial

PEDOMAN/
penyimpa pengambil Akses Rahasia PANDUAN
nan an info RM info RM

Pengem Retensi -
balian hapus REGULASI INFORMASI SOP

PELAYANAN RM
ISI REKAM MEDIS
(Permenkes 269/2008 Ps. 3)
Rawat jalan : Rawat inap Gawat darurat
a. identitas pasien, a. identitas, a. Identitas,
b. Tanggal & waktu b. Kondisi saat tiba
b. tanggal & waktu, c. Id pengantar
c. Anamnesis
c. anamnesis, d. hasil pemeriksaan fisik d. Tanggal & waktu
d. diagnosis, penunjang medik e. Anamnesis
e. diagnosis, f. hasil pemeriksaan
e. rencana fisik penunjang
pelaksanaan, f. rencana pelaksanaan
g. tindakan / pengobatan, medik
f. tindakan / g. diagnosis,
pengobatan, h.persetujuan tindakan
medis, h. tindakan /
g. pelayanan lain, i. catatan observasi klinis dan pengobatan
hasil pengobatan, i. Ringkasan kondisi
h. odontogram
j. Ringkasan pulang seb keluar ugd
i. persetujuan k. Nama dan tanda tangan j. Nama dan tanda
tindakan. tangan
l. Pelayanan lain
m.odontogram (gigi),
k. Sarana transport
l. Pelayanan lain
ASSEMBLING
 Perakitan lembaran-lembaran (formulir) rekam medis
sesuai kebutuhan pemberi pelayanan dan sebagai bukti
pemberian pelayanan kepada pasien.

 Tujuan : agar lembar-lembaran (formulir) tertata dengan

rapi sesuai dengan alur pelayanan, pemberi pelayanan dan
informasi yang dibutuhkan
PROSES ASSEMBLING
• Assembling awal : proses perakitan rekam medis sesuai dengan alur
pelayanan pasien
• Tujuan : agar pemberi pelayanan mudah untuk melakukan pencatatan

• Assembling akhir : proses perakitan rekam medis sesuai dengan

kebutuhan informasi pelayanan yang sedang terjadi dan pelayanan
selanjutnya
• Tujuan : agar informasi rekam medis tersusun secara kronogis dan
berkesinambungan serta mudah dipahami
PENGISIAN DAN EVALUASI PENGISIAN RM

•PENGISIAN RM ( TEPAT – LENGKAP – LAYAK

DIBACA )
 KODE DIAGNOSIS DAN SINGKATAN SIMBOL

• Terdapat standarisasi kode klasifikasi diagnosis dan terminologi lain yang

konsisten dan sistematis
• Terdapat standarisasi kode klasifikasi diagnosis dan terminology yang disusun
oleh Puskesmas (minimal 10 besar penyakit)
• Dilakukan pembakuan singkatan-singkatan yang digunakan dalam pelayanan
sesuai dengan standard nasional atau lokal
 PROBLEMS ?
FAMILY FOLDER PERSONAL FOL

FF PF
FAMILY FOLDER/ FAMILY NUMBERING
Family Folder ( berkas Kelurga )
Adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh
palayanan kesehatan di puskesmas.
Kegunaan :
• untuk mengikuti keadaan kesehatan dari suatu keluarga
• untuk mengetahui gambaran penyakit di suatu keluarga
• untuk keperluan “ file sistem “
• untuk mengetahui banyaknya kepala keluarga di wilayah kerja Puskesmas yang
sudah memanfatkan pelayanan Puskesmas.
FAMILY FOLDER/ FAMILY NUMBERING (IFHIMA)
Pengertian
Penomoran berdasarkan kedudukan dalam keluarga
Tambahan 2 nomor dimuka No.RM sebagai tanda kedudukannya dalam
keluarga.
01- kepala rumah tangga 01- 123456
02- ibu rumah tangga 02-123456
03- anak dan keluarga lainnya 03-123456, 04-123456,05-123456,
dst.
Berkas RM satu keluarga disimpan dalam 1 berkas RM dengan No.
RM keluarga (123456).
 SISTEM PEMBERIAN NOMOR RM PUSKESMAS (SP2TP)

• Berdasarkan Buku Pedoman SP2TP, disebutkan bahwa konsep dasar puskesmas adalah dengan konsep
family folder, karena puskesmas bertanggungjawab atas kesehatan masyarakat disekitar sampai pada
anggota keluarga pada satu keluarga..
• Cara penomoran nya :
• 00-123256
• Penjelasan atas sistem penomoran diatas adalah sbb :
• 01-123256 : merupakan kode wilayah kerja di Puskesmas
• 01-123256 : merupakan nomor FF (nomor rekam medis)
• 01-123256-00 : ditambahkan 2 digit pada setiap personal folder keluarga di gunakan sebagai nomer
rekam medis pasien merupakan merupakan posisi pasien dikeluarga
 CONTOH FAMILY FOLDER PUSKESMAS
YG SUDAH TERAKREDITASI PARIPURNA

Pasien berobat hanya butuh 1 kartu

berobat karena didalamnya sudah
terdapat Nomor rekam medis tiap
anggota keluarga
 FAMILY FOLDER/ FAMILY NUMBERING
KELEBIHAN
 Berguna bagi poliklinik di puskesmas.
Sistem ini dipakai di Puskesmas
 Pusat Kesehatan Mental yang membutuhkan
teknik konsultasi keluarga.
KEKURANGAN
 Kekurangannya : Sering terjadi perubahan dari
anggota keluarga. Bila bercerai dan kawin lagi
maka kepala keluarga tersebut menjadi kepala
keluarga dari keluarga yang lain lagi.
 Juga anak akan menjadi kepala keluarga
yang baru sesudah kawin.
 Nomor RM baru diberikan sesudah keluar dari
anggota keluarga tersebut
SISTEM PENOMORAN
SISTEM PENOMORAN
• Untuk identifikasi di saryankes pasien diberikan nomor
rekam medis.
• Berikut adalah bbrp cara penomoran:
1. Serial numbering
 setiap kali datang diberi nomor baru
2. Serial numbering unit
 Setiap kali datang diberi nomor baru, berkas RM lama digabung ke
nomor baru
3. Unit numbering
 Pasien hanya diberi 1 nomor untuk semua pelayanan di saryankes
SISTEM PENAMAAN
• Nama pasien merupakan identitas yang dituliskan dalam rekam medis.
 Nama sendiri,
 Nama marga / keluarga
 Nama pemandian
 Gelar
 Status perkawinan
 Bayi baru lahir
SISITEM PENYIMPANAN
Dan retensi
SISTEM PENYIMPANAN
PASAL 9
 Rekam medis pada sarana pelayanan
kesehatan non rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2
(dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat.
• Penataan rekam medis pasien dalam suatu ruang
yang khusus agar rujukan dan retrieval menjadi
mudah, cepat dan tepat
Tujuan Penyimpanan Rekam Medis
1. Menyediakan rekam medis secara utuh atau secara lengkap
apabila dibutuhkan
2. Mempermudah pencarian rekam medis di rak penyimpanan
3. Mempermudah pengambilan rekam medis dari rak penyimpanan
4. Mempermudah dalam pengembalian rekam medis ke rak
penyimpanan
5. Melindungi rekam medis dari pencurian dan kerusakan
SENTRALISASI DESENTRALISASI
RM pasien rawat jalan, rawat inap & gawat RM rawat inap disimpan di unit kerja RM,
darurat disimpan dalam 1 lokasi unit kerja sedangkan RM rawat inap dan gawat
RM darurat disimpan di lokasi pelayanan
– Duplikasi < – Duplikasi >
– Alat dan ruang < – Alat dan ruang >
– Lebih mudah dikontrol – Lebih sulit dikontrol

61
62
SISTEM PENJAJARAN DARI TIAP SISTEM PENYIMPANAN/ PENGARSIPAN

No. Sistem Penyimpanan/Sistem Pengarsipan Sistem Penjajaran

1 Alfabetik Alfabetik
2 Alfanumerik Alfanumerik
3 Kronologis Alfabetik , Alfanumerik, Numerik
4 Kasus Alfabetik , Alfanumerik, Numerik
5 Wilayah/Family Folder Alfabetik , Alfanumerik, Numerik
6 Serial Numbering/ s.seri Straight Numbering s./ no.langsung
Terminal Digit s./ s. angka akhir
Middle Digit s./ s. angka tengah
7 Unit Numbering/ s.unit Straight Numbering s./ no.langsung Terminal Digit s./ s. angka akhir
Middle Digit s./ s. angka tengah

8 Serial- Unit Numbering/ s.s-u Straight Numbering s./ no.langsung

Terminal Digit s./ s. angka akhir
Middle Digit s./ s. angka tengah
9 Penomoran lain: straight numbering s./ no.langsung
Security Numbering terminal digit s./ s. angka akhir
middle digit s./ s. angka tengah
Family Numbering straight numbering s./ no.langsung terminal digit s./ s. angka akhir
middle digit s./ s. angka tengah

Relation Numbering straight numbering s./ no.langsung

terminal digit s./ s. angka akhir
middle digit s./ s. angka tengah

63
 SISTIM PENJAJARAN
(Numerik)
Straight numeric filing
Diurutkan sesuai nomor urut rekam
medis
Terminal digit filing
Nomor pasien dibagi 3 bag
2 digit terakhir dipakai sebagai acuan
pengelompokan
Dikelompokkan menjadi 100 nomor
(00 – 99)
Midle digit filing
Nomor pasien dibagi 3 bag
2 digit terakhir dipakai sebagai acuan
pengelompokan
Dikelompokkan menjadi 100 nomor
(00 – 99)
64
Contoh
Straight Terminal Midle
71 – 25 – 25 71 – 25 – 25 71 – 25 – 96
71 – 25 – 26 47 – 25 – 25 71 – 25 – 97
71 – 25 – 27 48 – 25 – 25 71 – 25 – 98
71 – 25 – 28 49 – 25 – 25 71 – 25 – 99
71 – 25 – 29 50 – 25 – 25 71 – 71 – 00
71 – 25 – 30 51 – 25 – 25 71 – 71 – 01
71 – 25 – 31 52 – 25 – 25 71 – 71 – 02
 SISTIM PENJAJARAN (NUMERIK)
Straight Numerical Filing (SDF)
Keuntungan
• Petugas mudah terlatih
• Mudah pengambilan untuk keperluan riset yang
urut nomor rekam medis tanpa jeda
Kekurangan
• Memungkinkan petugas berdesakan untuk
mengambil rekam medis dalam satu rak
• Mudah misfile
• Mudah tertukar urutan angka karena harus
menghafal semua nomor (46-54-24 disimpan di 46-
54-42)
Terminal Digit Filing ( TDF)
Keuntungan
 Rekam medis akan tersebar di 100 seksi secara
merata
 Tidak akan terjadi penumpukan petugas pada waktu
tugas
 Petugas peyimpanan diberi tanggungjawabnya
berdasarkan seksi (misalkan angka akhir genap untuk
petugas Fulan)
 Kebutuhan Rak dapat diperkirakan karena rekam
medis yang tersebar di tiap seksi
 Misfile akan terkurangi (apalagi bila ada kode warna)
• Kekurangan
• Memerlukan tempat yang lebih luas
• Memerlukan biaya lebih banyak untuk menyiapkan
rak disetiap seksi angka akhir
retensi
PASAL 9
 Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat.

PASAL 10
 Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam
medis dapat dimusnahkan
TUJUAN RETENSI BRM
1. Mengurangi jumlah berkas
2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan baru
3. Menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat
penyiapan berkas jika diperlukan sewaktu-waktu
4. Menyelematkan berkas yang bernilai guna tinggi serta
mengurangi yang tidak bernilai guna
TATA CARA PEMUSNAHAN
Surat Edaran No. : HK.00.06.1.5.01160 Dirjen Pelayanan Medik TAHUN
1995
1. Penjadwalan Retensi (aktif – inaktif)
2. Anak- Anak diretensi menurut kebutuhan tertentu
3. KIUP, REGISTER dan INDEK disimpan permanent / abadi
(resume)
4. Retensi berkas-berkas rekam medis berdasarkan
penggolongan Penyakit
TATA CARA PEMUSNAHAN
1. Pembentukan Tim Pemusnah berkas RM terdiri dari :
 Rekam Medis
 Tata Usaha Puskesmas / Unit Kesehatan
Tim Pemusnah ini dibentuk berdasar SK Kepala Puskesmas.

2. Tim membuat daftar Pertelaan

DAFTAR PERTELAAN
Contoh daftar pertelaan

No. No. Rekam Tahun Jangka Waktu Diagnosis

Medis Penyimpanan Akhir
PELAKSANAAN PEMUSNAHAN
 Pelaksanaan pemusnahan dapat dilakukan :
 Dibakar : Menggunakan incenerator / Dibakar biasa.
 Dicacah : dibuat bubur kertas
 Dimusnahkan oleh pihak III disaksikan tim pemusnah.

 Tim membuat berita acara pemusnahan yang ditanda

tangani Ketua dan Sekretaris, diketahui oleh Kepala
Puskesmas
 Berita acara pemusnahan RM yang asli disimpan di Faskes
yang bersangkutan, lembar ke-2 dikirim kepada Kepala
Dinas Kesehatan
AKSES, INFORMAsi
Dan kerahasiaan
AKSES INFORMASI DAN KERAHASIAAN
• Ditetapkan kebijakan dan prosedur akses petugas terhadap informasi
medis
• Akses petugas terhadap informasi yang dibutuhkan dilaksanakan
sesuai dengan tugas dan tanggung jawab,
• Akses petugas terhadap informasi dilaksanakan sesuai dengan
kebijakan dan prosedur
• Hak untuk mengakses informasi tersebut mempertimbangkan tingkat
kerahasiaan dan keamanan informasi
TENAGA YANG BERHAK MENGISI/MEMBUAT
REKAM MEDIS :
a. Tenaga Medis, yaitu dokter umum, dokter gigi yang
bekerja pada sarana pelayanan kesehatan tersebut
b. Tenaga Paramedis perawatan
c. Tenaga Paramedis non perawatan
d. Tenaga Lab, Gizi, anestesi, penata rontgen, rehabilitasi
medik, Perekam Medis, dan tenaga lain yang berkaitan
dengan pelayanan pada pasien
 Pengambilan
dan pengembalian
SISTEM RETRIEVAL
PENGAMBILAN (RETRIEVAL)
• Penggunaan Treacer (Untuk mengganti rekam medis
pasien yang keluar dari rak penyimpanan atau file)
 Peraturan pengembalian tepat waktu
◦ Kebijakan / SOP

Aturan utama di area file adalah “Tidak Satupun Rekam

Medis yang bisa keluar dari rak penyimpanan, tanpa
diganti oleh “OutGuide”
TRACER/ OUTGUIDE
PENGAMBILAN (RETRIEVAL)
Informasi yang ada dalam tracer/outguide
 Tanggal Keluar : diisi saat tanggal rekam medis keluar
dari Rak
 Tanggal Kembali : diisi saat filing berupa tanggal rekam
medis kembali ke tempat semula
 Keperluan/Tujuan/Lokasi/Unit : diisi keperluan atau
tujuan rekam medis dikeluarkan dari RAK
 Inisial Petugas : inisial petugas yang mengambil rekam
medis
KETENTUAN DAN PENGAMBILAN KEMBALI
a. Setiap RM yang diambil kembali/ keluar harus diganti/menggunakan
Out guide/petunjuk keluar
b. Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dlm keadaan baik
c. Ditentukan kebijakan/peraturan berapa lama/ waktu RM dapat diluar Rak
penyimpanan sesuai dengan jenis peminjamannya. Idealnya setelah jam
kerja sudah kembali lagi.
d. Rekam Medis tidak boleh dibawa keluar dari sarana kesehatan kecuali
atas peintah pengadilan.
e. Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah, riset, dll oleh
dokter/tenaga kesehatan lainnya sebaiknya dikerjakan di Ruang RM
f. Mahasiswa dapat memijam RM jika mempunyai surat pengantar dari
dokter ruangan
g. Untuk Pasien yg dirujuk, RM tidak boleh dibawa cukup dgn resume akhir
pelayanan.
KETENTUAN DAN PROSEDUR PENYIMPANAN
a. Rekam Medis sebelum disimpan harus disortir terlebih dahulu
b. Hanya petugas rekam medis yang menangani penyimpanan dan pengambilan relam medis,
kecuali petugas khusus pada sore dan malam yg ditugasi di penyimpanan
c. Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya harus segera diperbaiki
d. Pemeriksaan/audit peyimpanan harus dilakukan secara periodik (Untuk menemukan salah
simpan atau RM yg belum kembali pd waktunya)
e. RM yg penting (berkaitan dgn hukum) disimpan di tempat khusus yg terjaga kerahasiaannya.
f. Petugas harus memelihara agar RM terjaga kerapihan dan kebersihannya
g. RM yg dlm proses (Assembling, Analisa, dll) disimpan di meja/rak tertentu
h. RM yg tebal dibuat penjilidan
 Sk,
PEDOMAN/PANDUAN,
SOP
 KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS ABCDE
NOMOR : XXX/AA/BBB/DDDD
TENTANG
STANDARISASI KODE KLASIFIKASI DIAGNOSIS DAN TERMINOLOGI
DI PUSKESMAS XXXXX

DENGAN RAHMT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA PUSKESMAS ABCDE

Menimbang : a. bahwa Standarisasi terminologi, definisi, kosakata dan penamaan

memfasilitasi pembandingan data dan informasi di dalam maupun di
luar Puskesmas (fasilitas kesehatan rujukan);
b. bahwa Keseragaman penggunaan kode diagnosa dan kode
prosedur/tindakan mendukung pengumpulan dan analisis data;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada
huruf a dan b di atas, perlu ditetapkan Keputusan Kepala Puskesmas
xxxxx tentang standarisasi kode klasifikasi diagnosis dan terminologi
yang digunakan di Puskesmas xxxxx;

Memperhatikan : 1. Undang-undang RI nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan

2. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 75 tahun 2014 tentang
Puskesmas
3. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam
Medik
 MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS XXXXX TENTANG STANDARISASI KODE

KLASIFIKASI DIAGNOSIS DAN TERMINOLOGI DI PUSKESMAS DASUK

Pertama : Standarisasi kode klasifikasi diagnosis dan terminologi di Puskesmas

XXXXXXXX sebagaimana tercantum dalam lampiran I merupakan bagian yang
tidak terpisahkan dari keputusan ini;

Kedua : Pembakuan singkatan yang digunakan Puskesmas XXXXXXXX sebagaimana

tercantum dalam lampiran II merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
keputusan ini;

Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan/ perubahan
sebagaimana mestinya

Ditetapkan di : ………….
Pada tanggal : dd-mm-yyyy

Kepala Puskesmas ABCDE

TTD

( No. NAME)
ISSUE PENTING RE AKRED
• Rekomendasi sudah ditindak lanjuti
• Dokumen dasar (SK –
Pedoman/Panduan/KAK – SPO –
sudah dilakukan review
• Dapat menunjukkan progres kinerja
• PPK sudah berkembang
• CQI (Continuous Quality
Improvement) jalan
• 2 tahun dokumen terakhir
• Tak ada lagi
pembimbingan/pembinaan (?????)
 KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS ABCDE
NOMOR : XXX/AA/BBB/DDDD
TENTANG
PENGELOLAAN REKAM MEDIK

DENGAN RAHMT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA PUSKESMAS ABCDE

Menimbang : a. bahwa dalam pelayanan kesehatan fungsi rekam Medik mempunyai

peran yang sangat vital;
b. bahwa rekam medik harus dikelola dengan baik dan benar karena
merupakan aspek legalitas dalam pelaksanaan pelayanan kesehatan di
Puskesmas;
c. bahwa tata laksana rekam Medik di Puskesmas perlu ditetapkan dalam
sebuah keputusan;

Memperhatikan : 1. Undang-undang RI nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan

2. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 75 tahun 2014 tentang
Puskesmas
3. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam
Medik
 MEMUTUSKAN

Menetapkan : PENGELOLAAN REKAM MEDIK DI PUSKESMAS ABCDE

Pertama : Rekam Medik di Puskesmas ABCDE merupakan dokumen pelayanan Medik

yang dilakukan oleh Puskesmas ABCDE yang isinya milik pasien dan
dokumennya milik Puskesmas ABCDE;

Kedua : System Rekam Medik di Puskesmas ABCDE menggunakan system Family

Folder dengan NIK (Nomor Indentitas Kependudukan) sebagai identitas
utama;

Ketiga : Jenis rekam Medik disusun berdasarkan jenis layanan yang diberikan oleh
Puskesmas ABCDE, baik jenis layanan menurut kasus maupun jenis layanan
berdasarkan profesi;

Keempat Jenis rekam Medik yang dimaksud dalam dictum ketiga tersebut harus
mengikuti peraturan tentang rekam Medik yang berlaku;
Kelima : Informasi yang harus tercantum dalam rekam Medik harus mengacu pada
peraturan tentang rekam Medik yang berlaku, dan penyusunannya harus
melalui pembahasan dalam rapat layanan klinis Puskesmas ABCDE;

Keenam : Rekam Medik wajib diisi oleh setiap pelaksana pelayanan klinis secara tepat,
lengkap sesuai format yang sudah disusun dengan tulisan yang dapat dibaca
dan mencantumkan waktu pelayanan yang disertai tanda tangan atau paraf
pemberi pelayanan;

Ketujuh : Kelengkapan dan kebenaran pengisian rekam Medik secara periodic harus
dilakukan evaluasi oleh petugas yang mengelola rekam Medik Puskesmas;

Kedelapan : Akses terhadap rekam Medik dan informasi yang terkandung di dalamnya
diberikan petugas secara terbatas sesuai dengan tugas dan fungsinya;

Kesembilan : Setiap petugas Puskesmas, terutama yang berkaitan langsung dengan

pelayanan klinis wajib menjaga rahasia informasi yang terkandung di dalam
rekam Medik, kecuali dalam keadaan tertentu;
Kesepuluh : Penyimpanan rekam Medik dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku
dan secara teknis tidak menyulitkan petugas dalam pelaksanaan tugas
sehari-hari;

Kesebelas : Selanjutnya agar teknis pelaksanaan pengelolaan rekam Medik di Puskesmas

sesuai peraturan yang berlaku perlu disusun sebuah pedoman pengelolaan
rekam Medik sebagaimana tercantum dalam Lampiran keputusan ini yang
merupakan bagian yang tidak terpisahkan surat keputusan ini;

Keduabelas : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari
terdapat hal yang tidak sesuai akan dilakukan penyesuaian sebagaimana
mestinya;

Ditetapkan di : ………….
Pada tanggal : dd-mm-yyyy

Kepala Puskesmas ABCDE

TTD

( No. NAME)
 CONTACT ME

0852 307 66555

khotax@gmail.com

Sumenep

FOLLOW ME

hendrixprasetyo 085230766555 prasetyohendrix

 PMIK
Kami bukanlah dokter yang
pandai mendiagnosa penyakit......

Bukanlah juga perawat yang

pandai merawat orang sakit....

Dan Kami Juga tak sepandai

apoteker dalam meracik obat....

Tapi di tangan kami Rahasia Anda

aman dan terjaga....

Terima Kasih