PENDAHULUAN

Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi

tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan
produktifitas pekerjaan.
OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa
dilakukan oleh manusia.
Otomatisasi kantor( office automation atau oa) adalah semua system elektronik
formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada
dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.
OTOMATISASI KANTOR( OA)
Digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. pada dasarnya ada
empat kategori pemakai oa, yaitu:
1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Clerical employee ( klerk)
istilah“knowledge worker” diterapkan pada manajer dan profesional, yaitu orang
yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan
pengguna otomatisasi kantor
TUJUAN OTOMATISASI KANTOR
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas tujuan otomatisasi
kantor
ADA11 APLIKASI OTOMATISASI KANTOR YANG TELAH DIKETAHUI, YAITU:
1. WORD PROCESSING
2. ELECTRONIK MAIL
3. VOICE MAIL
4. ELECTRONIC CALENDARING
5. AUDIO CONFERENCING
6. VIDEO CONFERENCING
7. COMPUTER CONFERENCING
8. FACSIMILE TRANSMISSION
9. VIDEOTEXT
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
11. DESKTOP PUBLISHING
MEMILIH PANDUAN OA MANAJER
Tugas manajer(dan spesialis informasi yang bekerja sama dengan manajer)
adalah memilih aplikasi oa yang akan digunakan pada tiap jalur dari model.
(Tiga) faktor utama yang mempengaruhi pilihan tersebut antara lain :
 jenis organisasi
 pilihan pribadi
 sumber daya oa yang tersedia
KANTOR VIRTUAL
Kantor virtual (virtual office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi
geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan
melalui sejenis komunikasi elektronik
KEUNTUNGAN DARI KANTOR VIRTUAL:
1. pengurangan biaya fasilitas
2. pengurangan biaya peralatan
3. jaringan komunikasi formal
4. pengurangan penghentian kerja
5. kontribusi sosial
KERUGIAN DARI KANTOR VIRTUAL:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga
MANAJEMEN PERKANTORAN DAN PERUMUSAN
PENGORGANISASIAN KANTOR
PENGERTIAN
Kantor: “kedamaian dan kebaikan ”atau“ pelayanan kepada sesama manusia”
Kantor: sebuah ruangan atau bangunan tempat runtunan kegiatan tatausaha
Terlaksana untuk memulai,membenahi,mengembangkan,dan mengawasi kegiatan
usaha.
BATASAN MANAJEMEN KANTOR
Terdapat sedikitnya lima (5) kata sepadanuntuk istilah kantor, yakni:
1. jasa
2. jabatan
3. gedung kantor
4. ruang kerja
5. biro
kantor dalam ilmu manajemen : “keseluruhan ruang yang menjadi tempat pelaksanaan kegiatan
tata usaha atau kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi”.
BATASAN MANAJEMEN KANTOR CONTINUE
MANAJEMEN KANTOR DAPAT DITINJAU DARI DUA SUDUT PENGLIHATAN YANG BERBEDA:
1. Sudut Manajemen
Kegiatan untuk merencanakan ,mengorganisasikan ,mengarahkan ,mengendalikan
,mengoordinasikan ,mengawasi ,mengurus ,menyempurnakan dan menertibkan ketata
usahaan kantor
2. Sudut Sasaran
Segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan
dengan pelaksanaan tata usaha dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran
organisasi
AKTIFITAS UTAMA MANAJEMEN KANTOR
Kegiatan komunikasi
Kegiatan kalkulasi
Pengelolaan warkat
Penyusunan laporan
Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
AKTIFITAS TAMBAHAN
Menulis (termasuk mentik, steno dan cara cara lain untuk mempercepat proses
penulisan)
Menyalin (baik dengan tangan, mekanikmaupun fotografis)
Mengarsip (termasuk memilih, memberi nomor dan menyusun indeks)
Mengecek (memeriksa)
PROSES MANAJEMEN KANTOR
Perencanaan kantor
Pengoordinasian
Pengawasan kantor (pengendalian)
PERUMUSAN ORGANISASI
Organisasi adalah wadah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan.
Alasan pendirian organisasi kantor yaitu:
1.Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya
2.Organisasi mempengaruhi koordinasi
3.Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan
4.Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai
STRUKTUR ORGANISASI
Menurut keith davisad a6 bentuk struktur organisasi yaitu:
1. Bentuk vertikal
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk circular
4. Bentuk semi circular
5. Bentuk elliptical
6. Bentuk piramida terbalik
PENDEKATAN FUNGSIONAL DALAM PENGORGANISASIAN
-SENTRALISASI
Untuk meningkatkan efisiensi,semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh
seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan
didalam kantor- kantor departemen yang tidak berada dibawah pengawasannya.
PENDEKATAN FUNGSIONAL DALAM PENGORGANISASIAN
DESENTRALISASI
Contoh organisasi paling sederhana dibawah ini.garis terputus- putus menunjukkan
tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.
PEMBAGIAN KERJA DAN PENUGASAN KERJA
DELEGASI
Proses dimana individu atau kelompok memindahkan kepada individu atau kelompok
lain tugas untuk menjalankan aksi tertentudan sekaligus mengambil keputusan
tertentu.
PEMBAGIAN KERJA DAN PENUGASAN KERJA

 Analisa pekerjaan
Proses penelitian tugas kantor

Langkah-langkahnya :

Menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor

Pembagian tugas :

-Menurut fungsi

-Menurut proses

Analisis pekerjaan yang sudah lengkap merupakan dasar untuk uraian pekerjaan.
PEMBAGIAN KERJA DAN PENUGASAN KERJA
Uraian Kerja
Uraian itu menentukan apa yang harus dikerjakan,kepada siapa pekerja harus
melapor, dan syarat apa yang diperlukan untuk jabatan itu
Uraian pekerjaan dipergunakan sebagai cetak biru bagi pekerja baru dan
memungkinkan latihan ditempat kerja dengan sedikit sekali pengulangan instruksi
COMPIERE
PENGENALAN COMPIERE
Compiere mempunyai arti untuk melengkapi, menyelesaikan, mengerjakan
(dalam bahasa italia)
Solusi bisnis erp dan crm yang bersifat open source (saat ini sudah ada yg berbayar)
untuk perusahaan menengah dan kecil dalam bidang distribusi, ritel, pelayanan
dan manufacturing.
MENU-MENU COMPIERE
1. Applicartion dictionary  menu ini mengenai konfigurasi menu apa saja yang terdapat
dalam aplikasi compiere
2. Quote to invoice  menu ini mengenai daftar kutipan faktur dari kuota yang dipesan siap
dikirim dan yang dikirim dalam waktu yang berbeda
3. Requisition to invoice  menu ini mengenai daftar permintaan faktur dari transaksi yang
terjadi dalam compiere
4. Open items  menu ini berfungsi untuk membuka item-item yang terdapat dalam
compiere.
5. Partner relation management  partner management yang menghubungkan beberapa
client dimana masing-masing client melakukan distribusi management dan request data.
MENU-MENU COMPIERE
6. Material management  membuat customer shipment dalam tumpukan atau individu per
order dan membandingkannya dengan purchase order atau vendor invoice
7. Performance analysis  menjelaskan tentang pembayaran dan dimensi akuntansi dalam
suatu aplikasi, dalam sistem traditional kita mengenalnya dengan sebutan neraca dan
jurnal umum yang terhubung dengan pemasukkan data akuntansi dalam compiere
8. Service  menu ini mengenai layanan yang tersediakan suatu perusahaan dalam
compiere
9. Assets  menu ini mengenai keadaan asset dari suatu perusahaan yang tercantum
informasinya dalam compiere
MENU BAR COMPIERE

Compiere  memiliki menubar yang tidak sebanyak seperti microsoft dynamics

nav. setiap menubar memiliki fungsi tersendiri. berikut ini dijelaskan menu bar
pada compiere
FILE COMPIERE
Menu bar file pada compiere berfungsi untuk membuat print screen, screen shoot dan
keluar dari aplkasi. seperti pada gambar di bawah ini
VIEW COMPIERE
Menubar view pada compiere berfungsi untuk melihat informasi dari product,
business partnet, account, schedule, order, invoice, shipment, payment, cash journal,
resource dan asset
TOOLS COMPIERE
Menu bar tools pada compiere ini memiliki fungsi sebagai alat pendukung dari
compiere. berikut ini tools pada gambar di bawah ini
1. calculator : untuk menghitung dengan bantuan kalkulator.
2. calender : untuk melihat waktu, hari, tanggal dan tahun.
3. editor : editor text,
4. active workflows : untuk menandakan workflows yang aktif.
5. preferences : untuk pengaturan dalam compiere
HELP COMPIERE
Menubar help pada compiere ini memiliki fungsi sebagai menu bantuan dari
compiere. terdapat menu online, email to support dan about mengenai informasi
compiere
FUNGSI TOOLBAR DAN PEMAKAIANNYA
Ignore  tidak menyimpan data yang baru saja diinput
Help  untuk menampilkan window help
New record  membuat atau memulai record baru
Delete  menghapus data yang sudah diinput
Save  menyimpan data yang diinput untuk disimpan dalam database
Refresh  menampilkan data yang baru diinput sehingga data yang lama tidak
tampil dalam window
Find  mencari data yang dapat meliputi pencarian customer, vendor, client dan
lainnya
Attachment  digunakan untuk pengiriman database ke user yang meminta
pengiriman melakui web
 FUNGSI TOOLBAR DAN PEMAKAIANNYA
Data grid  menampilkan seluruh database yang berupa table
History  tampilan kalender yang menentukan tanggal dibuatnya database dalam
Compiere dan menampilkan seluruh data berdasarkan tanggal
Menu  digunakan untuk balik ke window menu utama
Parent record  menampilkan data, hanya berupa judul
Detail record  menampilkan record atau data secara detail
First record  menampilkan record yang ada dibaris atasnya beserta dengan
keterangan
Last record  menampilkan record hanya pada baris bawahnya atau sebelum
Next record  menuju kedalam record selanjutnya dalam suatu report
E-COMMERCE
DEFINISI E-COMMERCE

E-commerce atau bisa disebut perdagangan elektronik adalah penyebaran,

pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sstem elektronik seperti
internet atau televisi, atau jaringan komputer lainnya
TUJUAN MENGGUNAKAN E-COMMERCE DALAM DUNIA BISNIS

Agar
orang yang ingin membeli barang atau transaksi lewat internet hanya
membutuhkan akses internet dan interface-nya menggunakan web browser
Menjadikan portal e-commerce / e-shop tidak sekedar portal belanja, tapi menjadi
tempat berkumpulnya komunitas dengan membangun basis komunitas, membangun
konsep pasar bukan sekedar tempat jual beli dan sebagai pusat informasi (release,
product review, konsultasi, dll)
Pengelolaan yang berorientasi pada pelayanan, kombinasi konsepsi pelayanan
konvensional dan virtual : responsif (respon yang cepat dan ramah), dinamis,
informatif dan komunikatif

informasi yang up to date, komunikasi multi-arah yang dinamis

KEUNTUNGAN E – COMMERCE
1. Melewati batasan geografis
Jika anda memiliki toko fisik, anda dibatasi oleh wilayah geografis yang dapat
anda layani. dengan situs web e-commerce, seluruh dunia adalah taman bermain
anda. selain itu, munculnya mcommerce, yaitu, e-commerce ada perangkat mobile,
telah memutuskan segala keterbatasan geografis yang tersisa.
2. Mendapatkan pelanggan baru lewat search engine
Ritel fisik didorong oleh brand dan hubungan.selain itu, ritel online juga didorong
oleh lalu lintas dari mesin pencari.bukan hal baru bagi pelanggan untuk mengikuti
link dalam hasil pencarian mesin pencari, dan mendarat di sebuah situs e-
commerce yang mereka belum pernah dengar sebelumnya.
3. BIAYA LEBIH RENDAH
Salah satu sisi positif paling nyata dari e- commerce adalah biaya yang lebih rendah.
bagian dari biaya-biaya lebih rendah ini dapat diteruskan kepada pelanggan dalam
bentuk pemberian diskon.

4. MENCARI PRODUK LEBIH CEPAT

Hal ini tidak lagi tentang mendorong keranjang belanja ke lorong yang benar, atau
produk yang diinginkan.di sebuah situs e-commerce, pelanggan dapat mengklik
navigasi intuitif atau menggunakan kotak pencarian untuk segera mempersempit
pencarian produk mereka. beberapa situs web mengingat preferensi pelanggan dan
daftar belanja untuk memfasilitasi pembelian berulang
5.MENGELIMINASI WAKTU DAN BIAYA PERJALANAN
Kadang-kadang pelanggan melakukan perjalanan jauh untuk mencapai
toko fisik yang mereka sukai. e-commerce memungkinkan mereka untuk
mengunjungi toko yang sama secara virtual, hanya dengan beberapa kali klik
KEKURANGAN E – COMMERCE
BAGI ORGANISASI / PERUSAHAAN
A. KEAMANAN SISTEM RENTAN DISERANG
Terdapat sejumlah laporan mengenai website dan basis data yang dihack, dan
berbagai lubang kelemahan keamanan dalam software.hal ini dialami oleh sejumlah
perusahaan besar seperti microsoft dan lembaga perbankan. masalah keamanan ini
menjadi sangat pnting karena bila pihak lain yang tidak berwenang bisa menembus
sistem maka dapat menghancurkan bisnis yang telah berjalan
B. PERSAINGAN TIDAK SEHAT
Di bawah tekanan untuk berinovasi dan membangun bisnis untuk memanfaatkan kesempatan
yang ada dapat memicu terjadinya tindakan ilegal yaitu penjiplakan ide dan perang harga.

C. MASALAH KOMPABILITAS TEKNOLOGI LAMA DENGAN YANG LEBIH BARU

Dengan perkembangan dan inovasi yang melahirkan teknologi baru, sering muncul masalah
yaitu sistem bisnis yang lama tidak dapat berkomunikasi dengan infrastruktur berbasis web
dan internet.hal ini memaksa perusahaan untuk menjalankan dua sistem independen yang
tidak dapat saling berbagi, hal ini dapat mengakibatkan pembengkakan biaya
BAGI KONSUMEN
A. PERLUNYA KEAHLIAN COMPUTER
Tanpa menguasai keahlian computer, mustahil konsumen dapat berpartisipasi dalam e-
commerce. pengetahuan dasar computer diperlukan, antara lain pengetahuan mengenai
internet dan web.
B. BIAYA TAMBAHAN UNTUK MENGAKSES INTERNET
Untuk ikut serta dalam e-commerce dibutuhkan koneksi internet yang tentu saja
menambah pos pengeluaran bagi konsumen.
C. BIAYA PERALATAN COMPUTER
Komputer diperlukan untuk mengakses internet, tentu saja dibutuhkan biaya untuk
mendapatkannya.perkembangan komputer yang sangat pesat menyarankan konsumen
untuk juga mengupdate peralatannya apabila tidak ingin ketinggalan teknologi.
D. RESIKO BOCORNYA PRIVASI DAN DATA PRIBADI
Segala hal mungkin terjadi saat konsumen mangakses internet untuk menjalankan e-
commerce, termasuk resiko bocornya data pribadi karena ulah orang lain yang ingin
membobol sistem.
E. BERKURANGNYA WAKTU UNTUK BERINTERAKSI SECARA LANGSUNG DENGAN
ORANG LAIN
Transaksi e-commerce yang berlangsung secara on-line telah mengurangi waktu
konsumen untuk dapat melakukan proses sosial dengan orang lain.
BAGI MASYARAKAT
A. BERKURANGNYA INTERAKSI ANTAR MANUSIA
Karena masyarakat lebih sering berinteraksi secara elektronik, dimungkinkan terjadi
berkurangnya kemampuan sosial dan personal manusia untuk bersosialisasi dengan
orang lain secara langsung.
B. KESENJANGAN SOCIAL
Terdapat bahaya potensial karena dapat terjadi kesenjangan sosial antara orang-
orang yang memiliki kemampuan teknis dalam e-commerce dengan yang tidak, yang
memiliki keahlian digaji lebih tinggi daripada yang tidak.
KELEMAHAN DAN KENDALA E-COMMERCE
Menurut survei yang dilakukan oleh commercenet para pembeli atau pembelanja
belum menaruh kepercayaan kepada e-commerce, mereka tidak dapat menemukan
apa yang mereka cari di e-commerce, belum ada cara yang mudah dan sederhana
untuk membayar.
KELEMAHAN E-COMMERCE :
1.Pembajakan kartu kredit, stock exchange fraud, banking fraud, hak atas kekayaan
intelektual, akses ilegal ke system informasi (hacking) perusakan web site sampai
dengan pencurian data.
2.Ketidaksesuaian jenis dan kualitas barang yang dijanjikan,
3.Ketidaktepatan waktu pengiriman barang
4.No cash payment.
5.Indonesia belum memiliki perangkat hukum yang mengakomodasi perkembangan e-
commerce.
6.Masalah kultur, yaitu sebagian masyarakat kurang merasa puas bila tidak melihat
langsung barang yang akan dibelinya.
KONSEP DASAR E - COMMERCE
Automation otomasi bisnis proses sebagai pengganti proses manual (enterprise resource
planning)
Streamlining/integration proses yang terintegrasi untuk mencapai hasil yang efisien dan
efektif (just in time)
Publishing kemudahan berkomunikasi dan berpromosi untuk produk dan jasa yang di
perdagangkan (electronic cataloging)
Interaction pertukaran informasi atau data antar pelaku bisnis dengan meminilisasikan
human error (electronic data interchange)
Transaction kesepakatan dua pelaku bisnis untuk bertransaksi dengan melibatkan institusi
lain sebagai fungsi pembayar (electronic payment)
ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING (ERP)
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Perencanaan sumber daya perusahaan atau yang sering dikenal erp adalah:
“Sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa
yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang
berhubungan dengan aspek operasi,produksi,maupun distribusi diperusahaan yang
bersangkutan”
MATERIAL REQUIREMENT PLANNING (MRP) -> MANUFACTURING RESOURCE
PLANNING (MRP II) ->Enterprise resource planning (erp )
Sistem erp secara modular biasanya menangani proses:
Manufaktur,
Logistik,
Distribusi,
Persediaan(inventory),
Pengapalan,
Invoice,dan akuntansi perusahaan.
ini berarti bahwa system ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti
penjualan,pengiriman,produksi,manajemen,persediaan,manajemen,kualitas,dan
sumber daya manusia.
KARAKTER SISTEM MODUL ERP

A. MODUL OPERASI
GENERAL LOGISTICS,
SALES AND DISTRIBUTION,
MATERIALS MANAGEMENT,
LOGISTICS EXECUTION,
QUALITY MANAGEMENT,
PLANT MAINTENANCE,
CUSTOMER SERVICE,
PRODUCTION PLANNING AND CONTROL,
PROJECT SYSTEM,
ENVIRONMENT MANAGEMENT
KARAKTER SISTEM CONTINUE

B. MODUL FINANCIAL AND ACCOUNTING

General accounting,

Financial accounting,

Controlling,

Investment management,

Treasury,

Enterprise controlling,

C. MODUL SUMBER DAYA MANUSIA

Personnel management,

Personnel time management,

Payroll,

Training and event management, organizational management,

Travel management
KEUNTUNGAN PENGGUNAAN ERP CONT.
INTEGRASI DATA KEUANGAN
Mengintegrasikan data keungan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol
kinerja keuangan perusahaan lebih baik.
STANDARISASIPROSESOPERASI
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi
peningkatan produktivitas,penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
KEUNTUNGAN YANG BISA DIUKUR
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan control keuangan
Penurunan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatakan informasi
ARSITEKTUR PENGEMBANGAN ERP
A.LATAR BELAKANG
Investasi erp sangat mahal dan pilihan erp yang salah bisa menjadi mimpi buruk.
Erp yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil
diperusahaan yang lain.
Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi erp yang tepat.
Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem,evaluasi pilihan erp menghasilkan
rekomendasi untuk tidak membeli erp,tetapi memperbaiki business process yang ada.
Tidak ada‘ keajaiban ’dalam erp software. keuntungan yang didapat dari erp adalah
hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif.
Tidak ada software atau system informasi yang bisa menutupi business strategy yang
cacat dan business process yang‘parah’.
ARSITEKTURPENGEMBANGANERP CONT.
B. SYARAT SUKSES
KNOWLEDGE
Pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala
sesuatunya berjalan lancar.
Experience
Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses
seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan
SOFTWARE ERP
Intacs
Acumatica
Dynamics ax
Compiere
Averill allstock
Oracle
jde
Baan
Mfgpro
Sap
Compiere
Microsoft dynamics nav
SAP (SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT IN DATA
PROCESSING )
SAP merupakan software enterprise resources planning (erp), yaitu suatu toolsit dan
manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai
aktivitas sehari-hari.
PENGENALAN MYOB
DEFINISI & TUJUAN MYOB
Minding your own business (m.y.o.b) accounting merupakan paket program computer
untuk bidang akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software)
KONFIGURASI SISTEM
Kelengkapan fasilitas m.y.o.b accounting ditujukan dengan modul akuntansi yang
dapat ditangani seperti berikut:
General ledger
Chequebook
Sales
Purchases
Inventory
FORM DESIGNER
Memudahkan pembuatan form yang terlihat lebih professional dengan aturan disain yang
fleksibel:
Memudahkan penggunaan.
Pembuatankotakdenganrounded edges.
Penggunaan warna untuk garis, teks, atau bingkai.
Penambahan batas untuk field.
Pengisian grafik latar atau penggunaan water mark setiap perbedaan format file,
memasukan: .bmp, .gif, .jpg, .dan sebagainya.
ITEM REGISTER
Register item adalah analisis berharga dan alat audit yang memperbolehkan user untuk
melihat daftar dari semua penjualan,pembelian,dan transaksi inventory yang telah
dicatat untuk single item atau untuk semua item