1.

PENCATATAN DAN PELAPORAN

- Pencatatan dilakukan pada setiap langkah kegiatan
yang dilakukan.
− Pelaporan dilakukan berkala sesuai dengan
kebutuhan Rumah Sakit
a. Pencatatan dan pelaporan pengadaan makanan
1. Fomulir pemesanan BM harian
2. Pencatatan BM yang diterima oleh bagian gudang
instalasi gizi pada hari itu
3. Pencatatan sisa BM (harian/bulanan), meliputi BM dan
BM kering.
4. Pencatatan data permintaan/pemesanan BM
berdasarkan bon-bon pemesanan dari masing-masing
unit kerja
b. Pencatatan dan pelaporan tentang
penyelenggaraan makanan
1. Buku laporan timbang terima antara pergantian rotasi
(berisi pesan-pesan yang penting)
2. Buku laporan pasien baru/yang berdiet khusus
3. Buku laporan pasien baru/makanan biasa
4. Buku laporan pergantian/pertukaran diet pasien
c. Pencatatan dan pelaporan tentang
penyelenggaraan makanan
1. Mencatat registrasi pasien yang baru datang (nama,
diagnosa, jenis diet, antropometri)
2. Membuat/mengisi leafet sesuai standar dan
penyakitnya
3. Formulir anamnesis
4. Formulir frekuensi makanan
5. Formulir status pasien
6. Membuat laporan penyuluhan). Semua laporan
dikumpulkan lalu dibuat rangkuman kemudian
disampaikan kepada Kepala Instalasi / Unit Pelayanan
Gizi
2. PENGAWASAN STANDAR PORSI
a. Untuk BM (padat) pengawasan porsi dilakukan dengan
penimbangan
b. Untuk BM yang cair atau setengah cair seperti susu dan
bumbu, dipakai gelas ukuran/liter matt, sendok ukuran atau
alat ukur lain yang sudah distandarisasi atau bila perlu
ditimbang
c. Untuk pemotongan bentuk BM yang sesuai jenis hidangan
dapat dipakai alat pemotong atau dipotong menurut
petunjuk
d. Untuk memudahkan persiapan sayuran dapat diukur
dengan kontainer atau panci yang standar dan bentuk sama
e. Untuk mendapat porsi yang tetap harus digunakan standar
porsi atau standar resep
3. PENGAWASAN HARGA
a. Tetapkan policy/ kebijakan keuangan yang ingin
dicapai
b. Buat format isian pelaksanaan pencatatan dan
pelaporan yang baku untuk pengawasan
- Pencatatan pemasukan, penerimaan bahan makanan,
harian tiap putaran menu bulanan, triwulan dan
tahunan
- Kalkulasi harga pemasukan bahan makanan harga
pemakaian bahan makanan untuk setiap putaran menu,
bulanan, triwulan dan tahunan
4. PENYALURAN BAHAN MAKANAN
Penyaluran makanan adalah kegiatan untuk mensuplay
BM setelah BM diterima atau dari penyimpanan BM
kering/gudang atau ruang penyimpanan BM
segar/refrigerator.
Penyaluran BM ini dapat menjadi informasi pengeluaran
atau penggunaan BM harian
- Penyaluran perlu ada slip/permintaan dari unit yang
mebutuhkan
- Setiap BM yang dikeluarkan dari gudang atau
refrigerator harus tercatat dan slip tidak boleh hilang.
BM yang dikeluarkan harus tercatat dalam buku yang
disediakan.