EFEKTIVITAS KOMUNIKASI:

Aliran Informasi dalam Organisasi

(Formal dan Informal)

Aliran Informasi dalam Organisasi

Tantangan Terbesar dalam Komunikasi
Organisasi

Bagaimana menyampaikan informasi

ke seluruh bagian organisasi dan
bagaimana menerima informasi
dari seluruh bagian organisasi

Aliran Informasi dalam Organisasi

Sifat Aliran Komunikasi

Menurut Guetzkow (1965) terdapat

tiga cara

1. Serentak
2. Berurutan
3. Kombinasi Serentak & Berurutan

Aliran Informasi dalam Organisasi

Penyebaran Pesan Secara Serentak

Bila semua anggota

(departemen, fakultas, atau bagian-bagian lain)
menerima suatu informasi dalam waktu yang bersamaan.

sumber

pesan

tujuan

Aliran Informasi dalam Organisasi

 Penyebaran Pesan Secara Berurutan

• Merupakan bentuk komunikasi yang utama (Haney, 1962)

• Penyebaran pesan beurutan memperlihatkan

Pola “siapa berbicara kepada siapa”

• Waktu penerimaan pesan tidak beraturan

Aliran Informasi dalam Organisasi

Penyebaran Pesan Secara Berurutan

sumber

pesan

tujuan

Aliran Informasi dalam Organisasi

 Pola Aliran Informasi

Untuk menggambarkan pengaruh aliran komunikasi

yang dibatasi dalam organisasi,
kita memakai 2 pola komunikasi yang berlawanan :

1. Pola Roda
2. Pola Lingkaran

Aliran Informasi dalam Organisasi

Pola Roda

Pola yang mengarahkan seluruh informasi

pada individu yang menduduki posisi sentral

D A C

Aliran Informasi dalam Organisasi

Pola Lingkaran

Pola Lingkaran memungkinkan semua anggota

berkomunikasi satu dengan yang lainnya
hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan.

E B

D C

Aliran Informasi dalam Organisasi

 Pengaruh Pola Roda dan Pola Lingkaran
atas 10 proses komunikasi organisasi

Variabel Komunikasi Organisasi Pola Roda Pola Lingkaran

Aksesibilitas para anggota satu dengan yang lain Rendah Tinggi

Pengawasan aliran pesan Tinggi Rendah
Moral atas kepuasan Sangat Rendah Tinggi
Kemunculan Pemimpin Tinggi Sangat Rendah
Kecermatan Solusi Baik Buruk
Kecepatan Kinerja Cepat Lambat
Jumlah pesan yang dikirimkan Rendah Tinggi
Kemunculan organisasi yang stabil Cepat Sangat Lambat
Penyesuaian dengan perubahan kerja Lambat Cepat
Kecenderungan beban berlebih Tinggi Rendah

Aliran Informasi dalam Organisasi

 Peranan Jaringan-Kerja Komunikasi

7 Peranan Jaringan Komunikasi :

1. Anggota Klik
2. Penyendiri
3. Jembatan
4. Penghubung
5. Penjaga Gawang
6. Pemimpin Pendapat
7. Kosmopolit

Aliran Informasi dalam Organisasi

 Diagram Jaringan kerja hipotesis yang
menunjukkan peranan jaringan kerja komunikasi

penyendiri jembatan
Klik C
pemimpin
pendapat
jembatan
Klik D

penghubung

penjaga
Klik A kosmopolit gawang

Klik B

jembatan penyendiri

Aliran Informasi dalam Organisasi

 Anggota Klik
Merupakan suatu kelompok individu yang paling sedikit
separuh dari kontaknya merupakan hubungan
dengan anggota-anggota lainnya.

Salah satu prasyarat keanggotaan klik :

Bahwa individu-individu harus mampu melakukan
kontak satu dengan yang lainnya,
bahkan dengan cara yang tidak langsung.

Klik biasanya terdiri dari individu-individu

yang keadaan sekelilingnya (kantor, tempat bekerja)
1. Memungkinkan kontak antar individu,
2. Satu sama lain saling menyukai,
3. Dan yang merasa amat puas dengan kontak-kontak tersebut.
Aliran Informasi dalam Organisasi
 Penyendiri

Mereka yang hanya melakukan sedikit

atau sama sekali tidak mengadakan kontak
dengan anggota kelompok lainnya.

Jembatan

Adalah seorang anggota klik yang memiliki

sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok,
juga menjalin kontak dengan anggota klik lain.

Aliran Informasi dalam Organisasi

 Penghubung
Orang yang mengaitkan atau menghubungkan
dua klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah satu kelompok
yang dihubungkan tersebut.

Penjaga Gawang (Gatekeeper)

Orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan

agar dapat melakukan pengendalian
atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem tersebut.

Setiap penyampaian pesan dalam suatu rantai urutan

dapat menjadi penjaga gawang.
Aliran Informasi dalam Organisasi
 Pemimpin Pendapat (opinion leader)
Orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial,
yang membimbing pendapat
dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan.

Kosmopolit

• Orang yang menjadi milik seluruh dunia atau orang yang bebas
dari gagasan, prasangka, atau kecintaan lokal, daerah, atau nasional.
• Merupakan individu yang melakukan kontak dengan
dunia luar di luar organisasi.
• Menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang
dan peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi.
Aliran Informasi dalam Organisasi
 ARAH ALIRAN INFORMASI
Dalam komunikasi organisasi, arah aliran informasinya
ada yang berjalan secara formal dan informal.

Arah aliran informasi formal:

• Komunikasi ke bawah
• Komunikasi ke atas
• Komunikasi horizontal & komunikasi lintas
saluran.

Arah aliran informasi informal yaitu:

selentingan/komunikais pribadi.

Aliran Informasi dalam Organisasi

KOMUNIKASI KE BAWAH
Dalam organisasi, komunikasi ke bawah berarti informasi
mengalir dari jabatan berorientasi lebih tinggi kepada
yang berorientasi lebih rendah. Tidak hanya komunikasi
antara manajemen dan pegawai, tapi juga dapat terjadi
dalam suatu kelompok manajemen.

Yang menjadi masalah utama dalah jenis informasi apa yang

disebarkan dari tingkat manajemen kepada para pegawai
dan bagaimana informasi tersebut disediakan.

Aliran Informasi dalam Organisasi

5 jenis komunikasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan
kepada bawahan:

1. Bagaimana melakukan pekerjaan

2. Dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
3. Kebijakan dan praktik-praktik organisasi
4. Kinerja pegawai
5. Pengembangan rasa memiliki tugas (sense of
mission)

Kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar

dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan
cermat.

Aliran Informasi dalam Organisasi

Pemilihan Metode dan Media

• Tulisan saja
• Lisan saja
• Tulisan diikuti lisan
• Lisan diikuti tulisan

Aliran Informasi dalam Organisasi

6 kriteria untuk memilih metode penyampaian informasi
kepada para pegawai (Level&Galle, 1988)

1. Ketersediaan
2. Biaya
3. Pengaruh
4. Relevansi
5. Respons
6. Keahlian

Aliran Informasi dalam Organisasi

KOMUNIKASI KE ATAS

Informasi mengalir dari tingkat yang lebih

rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi
(penyelia). Suatu permohonan atau komentar
yang diarahkan kepada individu yang
otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih
luas merupakan esensi komunikasi ke atas.

Aliran Informasi dalam Organisasi

Pentingnya Komunikasi Ke Atas
• Memberi informasi berharga untuk pembuatan
keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi
dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya
• Memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan
mereka siap menerima informasi dari mereka dn
seberapa baik bawahan menerima apa yang
dikatakan kepada mereka
• Mendorong dan memungkinkan omelan dan keluh
kesah muncul ke permukaan

Aliran Informasi dalam Organisasi

Pentingnya Komunikasi Ke Atas

• Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada

organisasi
• Mengizinkan penyelia untuk menentukan
apakah bawahan memahami apa yang
diharapkan dari aliran informasi ke bawah
• Membantu pegawai mengatasi masalah
pekerjaan dan memperkuat keterlibatan
mereka dengan organisasi tersebut.

Aliran Informasi dalam Organisasi

Hal-hal yang harus dikomunikasikan ke atas

• Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan

• Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum
dipecahkan bawahan
• Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan
dalam unit mereka atau organisasi secara
keseluruhan
• Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan
bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja, dan
organisasi.

Aliran Informasi dalam Organisasi

Empat alasan komunikasi ke atas terlihat sulit

• Kecenderungan bagi pegawai untuk

menyembunyikan pikiran mereka
• Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak
tertarik kepada masalah pegawai
• Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke
atas yang dilakukan pegawai
• Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak
dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa
yang disampaikan pegawai.

Aliran Informasi dalam Organisasi

Saluran ke Atas

• Untuk memperlancar komunikasi ke atas,

Wendlinger (1973) menciptakan suatu program
“saluran ke atas” yang memungkinkan pegawai
mengemukakan masalah, keluhan, atau pendapat
kepada manajemen puncak sementara identitas
mereka benar-benar dirahasiakan.

• Keberhasilan program ini disebabkan oleh 2

faktor, yaitu identitas pegawai dirahasiakan dan
jawabannya jujur

Aliran Informasi dalam Organisasi

7 prinsip komunikasi ke atas yang efektif
1. Harus direncanakan
2. Berlangsung secara berkesinambungan
3. Menggunakan saluran rutin
4. Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam
pemasukan gagasan dari dari tingkat yang lebih
rendah
5. Mendengarkan secara obyektif
6. Tindakan untuk menanggapi masalah
7. Menggunakan berbagi media dan metode untuk
meningkatkan aliran informasi.

Aliran Informasi dalam Organisasi

 KOMUNIKASI HORISONTAL

• Terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan

sejawat dalam unit kerja yang sama.
• Unit kerja tersebut meliputi individu yang ditempatkan
pada otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai
atasan yang sama
• Contoh : dalam sebuah universitas, unit kerja dapat
berupa Jurusan. Komunikasi diantara dosen dalam sebuah
jurusan disebut :  Komunikasi Horisontal
• Sedangkan komunikasi dosen yang berlainan jurusan
disebut: Komunikasi Lintas-Saluran

Aliran Informasi dalam Organisasi

TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL

• Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja

• Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
• Untuk memecahkan masalah
• Untuk memperoleh pemahaman bersama
• Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi
perbedaan
• Untuk menumbuhkan dukungan antar persona

Aliran Informasi dalam Organisasi

TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL
• Komunikasi Horisontal paling sering terjadi dalam
rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu
istirahat, obrolan di telpon, memo dan catatan

Aliran Informasi dalam Organisasi

 KOMUNIKASI LINTAS SALURAN

Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan

pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas
fungsional dengan orang yang tidak menduduki posisi
atasan maupun bawahan mereka.

Aliran Informasi dalam Organisasi

 Fayol
(1916 buku aslinya, 1949 terjemahan)

• Bahwa komunikasi lintas saluran merupakan hal yang pantas,

bahkan perlu pada suatu saat, terutama bagi pegawai tingkat
lebih rendah dalam suatu saluran
• Karena ada kemungkinan mengganggu saluran otoritas dan
kehilangan kendali atas aliran informasi, ada 2 kondisi yang
harus dipenuhi dalam menggunakan jembatan Fayol
– Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintasi saluran
harus meminta izin terlebih dahulu dari pengawasnya
– Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas
saluran harus memberitahukan hasil pertemuannya kepada
penyelianya

Aliran Informasi dalam Organisasi

 Keith Davis (1967)

penerapan 3 prinsip untuk memperkokoh

peranan komunikasi staf spesialis :
– Staf spesialis harus dilatih dalam berkomunikasi
– Staf Spesialis menyadari pentingnya peranan
komunikasi mereka
– Manajemen harus menyadari peranan staf spesialis,
dan memanfaatkannya dalam komunikasi organisasi

Aliran Informasi dalam Organisasi

 SELENTINGAN (GRAPEVINE)
• Informasi yang muncul dari orang-orang dan mengalir dengan arah
yang tak terduga
• Metode penyampaian laporan rahasia ke orang lain dengan saluran
yang rahasia juga (Stein,1967, hlm 616).
• Yang diperoleh dari Selentingan : “apa yang dikatakan & didengar
orang.”
Sifat Selentingan
• Melalui interaksi dari mulut ke mulut
• Menyebarkan informasi dengan cepat
• Rantai kelompok—karena orang yang menyampaikan selentingan
cenderung mengabarkannya pada sekelompok orang daripada hanya
satu orang
• Cenderung terjadi didalam kelompok Fungsional

Aliran Informasi dalam Organisasi

 Menangani Selentingan

• Menjaga saluran komunikasi formal supaya tetap

terbuka agar memberi kesempatan berlangsungnya
komunikasi ke segala arah
• Hubungan penyelia-bawahan yang efektif

Aliran Informasi dalam Organisasi