POLA DAN ARAH KOMUNIKASI

Mulyati, S.E.,M.M.,M.Pd.
PENGERTIAN ALIRAN KOMUNIKASI ORGANISASI
Adalah suatu proses dinamik di mana pesan-pesan secara tetap dan
berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan diinterpretasikan yang hidup
dan berkembang dalam sebuah organisasi.

Aliran komunikasi organisasi berfungsi untuk mengetahui bagaimana

informasi didistribusikan kepada anggota-anggota organisasi, bagaimana
pola-pola distribusinya dan bagaimana orang-orang terlibat dalam proses
penyebaran informasi itu dalam sebuah organisasi.
SIFAT ALIRAN INFORMASI
Guetzkow (1964) aliran informasi (penyebaran pesan) dalam organisasi dapat
terjadi dalam tiga cara:

1. Serentak
2. Berurutan
3. Serentak-berurutan
Serentak
Proses penyebaran informasi (pesan) yang disampaikan secara bersamaan
dalam suatu waktu dengan objek sasaran yang banyak. Bentuk: memo,
pertemuan rapat, teleconference(penyampaian pesan bermedia). Biasanya
digunakan oleh organisasi publik atau memiliki jaringan kerja yang luas.

Keuntungan:

Cepat, dapat diakses secara bersamaan, berhubungan dengan banyak

sasaran orang, infromasi terbuka, biasanya dipergunakan oleh organisasi
besar.

Kerugian:
Berurutan
Adalah proses penyebaran informasi atau pesan secara diadik, dengan pola
“Siapa berbicara kepada siapa”. Informasi disampaikan secara berurutan dari
satu orang ke orang lain secara tidak bersamaan.

Bentuk: komunikasi antar personal, model jaringan sel.

Keuntungan: menjamin kerahasiaan informasi, lebih mendekatkan hubungan

antar anggota.

Kerugian : lambat, memungkin terjadinya bias/distorsi informasi (multi

persepsi/interpretasi.

Biasanya sangat efektif untuk organisasi yang bersifat politis, ideologis,

rahasia, militer
Bila jumlah orang yang harus diberi informasi cukup banyak,
proses berurutan memerlukan waktu yang lebih lama lagi
untuk menyampaikan informasi kepada mereka. Selain itu,
kebenaran atau kecermatan informasi akan tergantung sebagai
akibat dari interpretasi dan reproduksi pesan yang berlangsung
dalam penyampaian pesan secara berurutan.
POLA ALIRAN INFORMASI
1. Pola Roda: pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu
yang menduduki posisi sentral. Orang dalam posisi sentral menerima
kontak dan informasi dan memecahkan masalah dengan saran atau
persetujuan anggota lainnya.
2. Pola lingkaran : semua anggota berkomunikasi satu sama lainnya hanya
melalui sejenis sistem pengulangan. Tidak seorang pun yang dapat
berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula
tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh
informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
PERANAN JARINGAN KERJA KOMUNIKASI
Peran suatu jaringan kerja komunikasi tergantung pada komponen yang
menyusunnya. Adapun komponen dalam jaringan :

1. Anggota klik
2. Penyendiri
3. Jembatan
Anggota Klik
Klik adalah kelompok individu yang paling sedikit atau separuh dari kontaknya
merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya.

Ciri-ciri klik:

★ Klik terjadi melalui interaksi dengan orang-orang yang dapat mereka

melihat. Klik terdiri dari individu-individu yang keadaan sekelilingnya
memungkinkan kontak antar individu, saling menyukai dan merasa amat
puas dengan kontak tersebut.
★ Kebanyakan klik relatif akrab satu dengan lainnya dalam hirarki formal
organisasi. Ini menunjukkan kemiripan sistem komunikasi formal dengan
sistem komunikasi informal
★ Syarat anggota klik bahwa individu-individu harus mampu melakukan
kontak satu sama lainnya bahkan dengan cara tidak langsung.
Penyendiri (Isolate)
Mereka yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan
kontak dengan anggota kelompok lainnya. Bisa jadi seseorang menjadi
penyendiri untuk tema-tema pesan tertentu (yang mungkin tidak disukai atau
tidak berhubungan dengan bidang tugasnya)

Sifat-sifat penyendiri:

● Kurang aman
● Kurang termotivasi oleh cita-cita
● Kurang bersedia untuk berinteraksi dengan orang lain
● Lebih muda dan kurang berpengalaman dalam sistem
● Jarang menduduki posisi yang kuat dalam organisasi.
● Cenderung menahan daripada melancarkan aliran informasi
Jembatan/Brigde
Anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang
menonjol dalam kontak antar kelompok juga menjalin
kontak dengan anggota klik lainnya. Sebuah jembatan
berlaku sebagai pengontak langsung antara dua kelompok
pegawai.
Penghubung / Liaison
● Berperan sama dgn jembatan, tapi individu itu bukan
anggota dari satu kelompok tetapi merupakan
penghubung di antara satu kelompok dgn kelompok lain.
● Dapat mempercepat atau memperlambat informasi
● Peranan penghubung harus diciptakan secara formal dlm
suatu organisasi jika penghubung ini tidak terdapat secara
informal
Penjaga Gawang Gate Keepers
● Individu yg mengontrol arus informasi diantara anggota organisasi
● Berada di tengah jaringan& menyampaikan pesan dari satu orang kepada
orang lain atau tidak menyampaikan informasi
● Mereka punya kekuasaan memutuskan apakah informasi akan disampaikan
kepada kelompok atau tidak (Pace&Faules)
Pemimpin Pendapat/Opinion leader
● Pimpinan informal dlm organisasi
● OL melakukan fungsi kunci komunikasi dengan
mempengaruhi pembentukan pendapat& perubahan sikap
● Mereka dimintai pendapat&anggota mendengarkan
mereka (Pace&Faules)
Cosmopolites (kosmopolit)

● Individu yg menghubungkan organisasi

dengan lingkungannya
● Memiliki kontak dengan sumber di luar
organisasi & bertindak sebagai saluran bagi
gagasan baru yg akan memasuki organisasi
PERAN DAN FUNGSI MASING-MASING KOMPONEN
➔ Anggota klik: sebagai jantung sistem dan bertindak sebagai tujuan akhir
bagi kebanyakan pesan.
➔ Penyendiri: sebagai pemberi tantangan pada sistem dan mencipta derajat
ketidakpastian pada efektivitas program penyebaran pesan.
➔ Jembatan: sebagai pemrosesan sentral informasi yang menyediakan
hubungan langsung di antara klik-klik yang berbeda.
➔ Penghubung : mengintegrasikan dan menjadi penghubung antarklik
➔ Penjaga gawang: mengendalikan perpindahan pesan dan kontak-kontak
dengan tujuan meminimalkan kelebihan beban komunikasi dan
meningkatkan keefektifan.
➔ Pemimpin pendapat: melancarkan pembentukkan dan perubahan sikap
dan membantu dalam pengambilan keputusan.
➔ Kosmopolitan : menghubungkan organisasi dengan orang-orang dan
gagasan-gagasan baru dalam lingkungan yang lebih besar.
ARAH ALIRAN INFORMASI
1. Komunikasi ke bawah (down word) yaitu informasi mengalir dari jabatan
yang lebih tinggi ke lebih rendah.

Jenis-jenis komunikasi yang biasanya dikomunikasikan:

a. Bagaimana melakukan pekerjaan

b. Dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
c. Kebijakan dan praktik organisasi
d. Informasi kinerja pegawai
e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission)
Metode penyampaian pesan
1. Tulisan
2. Lisan
3. Lisan diikuti tulisan
4. Tulisan diikuti lisan
Kapan metode ini dapat diefektifkan?
1. Tulisan : dalam situasi bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan
datang, informasinya umum, tidak diperlukan kontak pribadi
2. Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan
memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan
dan memberi masukkan atau gagasan serta saran.
3. Memberi informasi pada atasan apakah bawahan memahami apa yang
diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
4. Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan
memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan atau organisasi.
Apa yang dikomunikasikan ?
1. Apa yang telah dilakukan bawahan: prestasi, kemajuan, rencana yang
akan datang.
2. Persoalan pekerjaan yang dihadapi yang belum terpecahkan dan
membutuhkan bantuan penyelesaian.
3. Memberikan sasaran dan gagasan untuk perbaikan pada organisasi.
4. Mengungkapkan bagaimana perasaan, pikiran bawahan tentang
pekerjaan mereka, rekan kerja mereka dan organisasi.
Mengapa komunikasi ke atas sulit?
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
2. Adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada permasalahan
bawahan.
3. Kurangnya penghargaan dan apresiasi bagi komunikasi ke atas yang
dilakukan oleh bawahan.
4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada
apa yang disampaikan pegawai.
● Lisan : dalam situasi yang membutuhkan teguran dan mendamaikan
perselisihan
● Lisan diikuti tulisan: dalam situasi yang membutuhkan tindakan segera
tetapi diikuti tindak lanjutnya yang bersifat umum, perlu
pendokumtasian.
● Tulisan diikuti lisan: dinilai tidak cukup efektif untuk setiap situasi.
Komunikasi ke atas (up word)
Yaitu informasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke
tingkat yang lebih tinggi (atasan)

Pentingnya komunikasi ke atas:

1. Informasi bagi pembuat keputusan

2. Mendorong keterbukaan komunikasi tentang keluh kesah, kritik muncul
kepermukaan sehingga atasan tahu apa yang mengganggu dan
menghambat kerja mereka.
Komunikasi Horizontal