Sistem Informasi Manajemen

dan Pelaporan
Sanimas Reguler TA 2018
 Pokok Bahasan Materi
• Peserta memahami Mekanisme Pelaporan dan MIS
• Peserta mengetahui manfaat Data MIS dalam pelaksanaan program
Peserta mengetahui alur pelaporan program
• Peserta mengetahui tugas dan perannya dalam Sistem Pelaporan
MIS
• Peserta memahami prinsip dan ketentuan umum Data MIS
• Peserta mengetahui komponen Data MIS
• Peserta terampil mengisi Form Data MIS
Refleksi Pengetahuan
Pelaporan Program Sanimas Reguler
1. E-monitoring
2. Laporan Bulanan
3. Management Information System
(MIS/SIM)
E-monitoring
• E-monitoring suatu sistem pelaporan secara
elektronik atau berbasis web yang dibuat dengan
tujuan untuk memantau pelaksanaan kegiatan di
lingkungan Kementerian PUPR
• Pelaporan pada sistem e-monitoring dilakukan
oleh petugas e-monitoring yang ada pada satuan
kerja
• Data dan informasi yang dilaporkan berdasarkan
realisasi lapangan yang dilaporkan oleh Fasprov
sesuai dengan laporan TFL
Pelaporan Bulanan
• Laporan bulanan merupakan laporan pelaksanaan
Program Sanimas Reguler yang harus dilaporkan
secara terjadwal oleh pelaksana kegiatan mulai
dari tingkat desa, kabupaten, provinsi dan tingkat
pusat.
• Laporan bersifat analisa kualitatif dan kuantitatif
• Jika sewaktu-waktu diperlukan tidak menutup
kemungkinan untuk adanya laporan mingguan
(hanya progres tahapan, fisik dan keuangan)
Alur Pelaporan Bulanan
 TFL ke Fasprov dan
Pemkab: Tanggal 3
setiap bulan
 Fasprov ke Advisory
Pusat dan Satker
PSPLP Provinsi:
Tanggal 5 setiap
bulan
 Konsultan Advisory
ke Tim Teknis dan
Satker PLPBM:
Tanggal 7 setiap
bulan
 BAB I : Pendahul uan

Outline Laporan TFL BAB II

(Is i nya : Ri ngkas a n Progres Lokas i Dampi nga n s el ama s ebulan, kegi a tan
bul a na n : 1- 1,5 hal aman)

: Rea l i sasi Kegi atan Bul an …….

TGL KEGIATAN HASIL MASALAH

(Di i s i dari tgl 1 – Kegi atan Koordi na s i Sta kehol der

30/31)

Kegi atan Pendampingan KSM

Kegi atan Penguatan KSM

Kegi atan Monitoring

Kegi atan Rapat i nternal tim

(Naras i tabl e rea l i sas i kegi atan = 2 – 3 hal aman

BAB III : RENCANA KEGIATAN BUALAN DEPAN (1 hal aman)

MINGGU KE/TGL RENCANA KEGIATAN HASIL YG.DIHARAPKAN

Kegi a tan Koordi nas i Stakehol der

Kegi a tan Pendampi ngan KSM

Kegi a tan Penguatan KSM

Kegi a tan Moni tori ng

Kegi a tan Ra pa t i nternal tim

BAB IV : PERMASALAHAN DAN REKOMENDASI (1 hal aman)

LAMPIRAN :

1. FORM MI S
2. DOKUMENTASI
Fasprov/Konsultan Advisory
Outline Laporan
DAFTAR ISI …………...................................................................................................

BAB I: PENDAHULUAN
2.1. Gambaran Umum Desa/Kabupaten/Provinsi…………………….
2.2. Organisasi Pelaksana Tingkat Kabupaten/Provinsi/Pusat...............
BAB II: PERKEMBANGAN PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1. Capaian Pelaksanaan Kegiatan* ......................................................
2.1.1. Kemajuan Tahapan Kegiatan ...............................................
2.1.2. Pencairan dan Penggunaan Dana …………........................
2.1.3. Progres Fisik dan Keuangan ................................................
2.2. Keterlibatan Masyarakat MBR dan Perempuan* ………………..
2.3. Penyerapan Tenaga Kerja*………………………………………
2.4. Pertemuan dan Koordinasi……………… .......................................
2.5. Hasil Monitoring Lapangan dan Evaluasi .......................................
BAB III: PERMASALAHAN
3.1. Permasalahan …...............................................................................
3.2. Penanganan Permasalahan …...........................................................

BAB IV: RENCANA KEGIATAN

LAMPIRAN:
- Kurva S
- Dokumentasi
-
Catatan: * Sumber data diambil dari Aplikasi MIS
Sistem Informasi Manajemen
(SIM/MIS) http://plpbm.pu.go.id
Tujuan dan Manfaat SIM
• Memantau, mengendalikan, dan mengevaluasi capaian pelaksanaan
Program Sanimas Reguler di lapangan melalui mekanisme pengelolaan
data dan informasi.
• Mendukung pengambilan keputusan/ kebijakan.
• Mendukung kebutuhan data dan informasi bagi sistem e-monitoring.
• Kecepatan dalam menyajikan Informasi.
• Menjamin kebijakan satu pintu bagi akses data, agar tidak dijumpai
perbedaan data.
• Mengkoordinir tersebarnya data.
• Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktifitas dan transaksi
• Memproses data menjadi informasi yang berguna bagi pelaksana program
Ketentuan Laporan SIM
 MIS Program Sanimas Reguler merupakan bagian dari sistem
pemantauan dan evaluasi melalui pengelolaan data dan
informasi terpadu
 MIS Program Sanimas Reguler adalah salah satu pelaporan
kuantitatif utama mengenai kemajuan Program Sanitasi
Perdesaan Padat Karya.
 MIS Program Sanimas Reguler dilakukan secara menyeluruh
dan berjenjang, penilaian kualitas dan verifikasi serta validasi
data dilakukan mulai dari kegiatan koordinasi yang paling
bawah : Desa, Kecamatan, Kabupaten, Provinsi dan Nasional.
 Pemutakhiran data MIS Program Sanimas Reguler dilakukan
secara berjenjang dan berkala minimal setiap minggu.
Prinsip-prinsip pelaporan
 Tepat Waktu
Pemutakhiran data SIM harus dilaksanakan rutin, berkala dan tepat waktu,
sehingga hasilnya dapat dimanfaatkan secara optimal sebagai bahan untuk
memberikan masukan bagi peningkatan atau perbaikan kualitas kegiatan
selanjutnya
 Realitis dan Sistematis
Pemutakhiran data SIM dilaksanakan secara sistematis mulai dari tingkat
Desa/Kelurahan sampai dengan jenjang sub-ordinat di atasnya.
 Dapat dipercaya dan diandalkan
Hasil pemutakhiran data SIM akan digunakan sebagai referensi dalam
pengukuran kinerja program serta penyusunan strategi lebih lanjut. Proses
validasi serta verifikasi oleh pelaku pemutakhiran data akan disertakan
dalam proses ini, untuk mendapatkan tingkat akurasi data dan informasi
yang lebih baik.
 ALUR PELAPORAN DATA MIS

DATABASE
(ON LINE)

Alur distribusi data Upload/Download data

Aplikasi MIS Laporan hard/soft copy Field book Form MIS

Peran TFL Dalam Data SIM
TFL sebagai penanggung jawab Data SIM tingkat
Desa mempunyai tugas untuk mengumpulkan data
yang terekap di Form SIM, melaporkan kepada
Fasprov dan melakukan perbaikan

Fasprov sebagai penanggung jawab Data SIM

tingkat Provinsi mempunyai tugas untuk melakukan
verifikasi Form SIM TFL dan menginput data
berdasarkan Form SIM
Verifikasi & Validasi Data
Komponen Data SIM
1. Data Monografi Desa (Profil Lokasi)
2. Daftar Pelaksana/Pelaku Kegiatan
Kegiatan
3. Data Tahapan Kegiatan
4. Data Progres Kegiatan
5. Data Keuangan/Pencairan
6. Progres Realisasi Pencairan Dana
7. Progres Realisasi Pelaksanaan Fisik
8. Dokumentasi Fisik & Foto Kegiatan
Form SIM
 Sebagai sumber utama Aplikasi SIM
 Digunakan untuk mencatat / melaporkan perkembangan
pelaksanaan kegiatan
 Diisi sesuai tahapan kegiatan dan progres dilapangan dengan
memperhatikan keakuratan & kelengkapan
 Formulir tsb tidak semua diisi setiap bulan, tetapi diisi
sesuai perkembangan kegiatan
 Formulir yang diserahkan TFL harus diverifikasi oleh
Fasprov dan selanjutnya diinput ke dalam Aplikasi MIS.
 Formulir dilaporkan/diupdate minimal satu kali dalam
seminggu
 Menjadi bagian dari laporan bulanan TFL
Form 1 : Formulir yang digunakan untuk mencatat
tentang profil desa
Form 2 : Formulir untuk mencatat pelaku program
tingkat masyarakat (organisasi pengelola)
Form 3 : Formulir untuk mencatat data Tenaga
Fasilitator Lapangan (TFL) dan Fasprov
Form 4 : Formulir untuk mencatat Data tahapan
kegiatan
Form 5 : Formulir untuk mencatat data pekerjaan
konstruksi dan lahan
Form 6 : Formulir untuk mencatat data kemajuan fisik
Form 7 : Formulir untuk mencatat realisasi pencairan
dana
Form 8 : Formulir untuk mencatat berkaitan dengan
Kegiatan Pelatihan/On the Job Training (OJT) oleh
TFL
Form 9 : Formulir untuk mencatat data Rekening KSM
& KPP
Form 10 : Formulir untuk mencatat Permasalahan dan
Penanganannya
Form 11 : Formulir untuk mencatat kegiatan promosi
Form 1 : Profil Kelurahan/Desa
Program Sanitasi Berbasis M asyarakat

Provinsi : ……………………………….
Kabupaten/Kota : ……………………………….
Kecamatan : ……………………………….
Kelurahan/Desa *) : ……………………………….

No U R AIAN ISIAN DAN SATUAN

1 Luas Wilayah Hektar

2 Jumlah Penduduk Jiwa

3 Jumlah Penduduk Laki-Laki Jiwa

4 Jumlah Penduduk Perempuan Jiwa

5 Jumlah Kepala Keluarga KK

6 Jumlah Keluarga MBR KK

7 Jumlah Rukun Warga (RW) / Dusun / Lingkungan

8 Jumlah Rukun Tetangga (RT)

9 Jumlah Kepemilikan Jamban / WC KK

10 Jumlah Kepemilikan Septik Tank KK

11 Jumlah MCK Unit Bilik

13 Sarana Penyediaan Air Minum :

13a. Sumur Gali Unit

13b. Sumur Pompa Unit

13c. Sambungan PDAM SR

13d. Kran Umum Unit

13e. Penampungan Air Hujan (PAH) Unit

*) Coret yang tidak sesuai

………..Tanggal, ………………………..

Diperiksa, Dibuat oleh,

(……………………………….) (……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI TFL
Form 2 : Pelaku Program Tingkat Kelurahan dan Masyarakat
Program Sanitasi Berbasis Masyarakat

Provinsi : ……………………………….
Kabupaten/Kota : ……………………………….
Kecamatan : ……………………………….
Kelurahan/Desa : ……………………………….
Lokasi : ……………………………….
Tanggal Jenis Kelamin
No Posisi Nama Alamat No.Telp/Fax No. HP Email
Pembentukan L P
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7 ) (8 ) (9)
A Tingkat Kelurahan
A1 Pokjasan Kelurahan
Ketua Pokjasan
Sekretaris
……………………
B Tingkat Masyarakat
B1 Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM)
1 Ketua
2 Sekretaris
3 Bendahara
4 Seksi Tenaga Kerja
5 Seksi Kampanye & Kesehatan
6 Seksi ………
B2 Kader Masyarakat
1 …………..
2 ……………
B3 Kelompok Pemanfaat dan Pemelihara (KPP)
1 Ketua
2 Sekretaris / wakil Ketua
3 Bendahara
4 Seksi …………
5 Seksi …………

……………..Tanggal, ……………………………

Diperiksa oleh Dibuat oleh,

(……………………………….) (……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI TFL
Form 3 : Daftar Tenaga Fasilitator Lapangan dan Fasilitator Kabupaten
Program Sanitasi Berbasis Masyarakat

Provinsi : ……………………………….
Kabupaten/Kota : ……………………………….

Fasilitator Provinsi
Tempat & Tanggal Pendidikan Jenis Kelamin
No N ama No. HP Email
Lahir Terakhir *) L P
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Daftar Tenaga Fasilitator Lapangan

Tempat & Tanggal Pendidikan Jenis Kelamin Bidang Lokasi Pendampingan
No N ama No. HP Email
Lahir Terakhir *) L P P T Kecamatan Kelurahan/Desa
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

Keterangan :
Kolom Bidang: ………………..Tanggal, ………………………………
P = TFL Pemberdayaan Dibuat oleh,
T = TFL Teknik

*) isi dengan jenjang pendidikan, jurusan dan

tahun lulus (contoh : S1-Teknik Lingkungan-2002)

(……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI
Form 4 : Perkembangan Tahapan Kegiatan Tingkat Masyarakat
Program Sanitasi Berbasis Masyarakat

Provinsi : ……………………………….
Kabupaten/Kota : ……………………………….
Kecamatan : ……………………………….
Kelurahan/Desa : ……………………………….
Lokasi(RT/RW) : ………………………………. Laporan s/d Tanggal : …………………………

Tanggal Pelaksanaan JUMLAH ORANG YANG MENGIKUTI KEGIATAN

No. Uraian Kegiatan Foto (Ada/Tidak ada)
Warga
Mulai Selesai Jumlah Laki-Laki Perempuan
MBR
1. TAHAP PENYIAPAN WARGA
- Promosi Sanitasi
- Sosialisasi Awal Tingkat Kelurahan
- Rembug Kelurahan I

2. TAHAP PERENCANAAN
- Promosi Sanitasi
- Pelaksanaan Pemetaan Sanitasi Kelurahan
- Rembug Kelurahan Tahap II
- Penyiapan Pemetaan Selotip
- Pelaksanaan Pemetaan Kebutuhan Sanitasi dengan Selotip
- Pembentukan KSM (Field isian ditambah di sheet berikutnya)
- Pembentukan KPP (Field isian ditambah di sheet berikutnya)
- Penyusunan RTR & RAB
- Penyusunan RKM
- Pengajuan Dokumen RKM

3. TAHAP PELAKSANAAN FISIK

- Promosi Sanitasi
- Penandatanganan Kontrak Kerja
- Rembuk Pelaksanaan
- Pelaksanaan Pembangunan Infrastruktur 0%,25%,50%,75%,100%

4. PASCA PELAKSANAAN FISIK

- Promosi Sanitasi
- Rembug Paska Pelaksanaan
Serah Terima Infrastruktur
- Tahap Operasi dan Pemeliharaan

………..Tanggal, ………………………

Diperiksa oleh, Dibuat oleh,

(……………………………….) (……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI TFL
Form 5 : Data Jenis Konstruksi (Data Kontrak) dan Lahan
Program Sanitasi Berbasis Masyarakat

Provinsi : …………………………………
Kabupaten/Kota : …………………………………
Kecamatan : …………………………………
Kelurahan/Desa : …………………………………
Lokasi : …………………………………

KONTRAK RENCANA PENERIMA MANFAAT

Jangka Waktu Jumlah
Nama Pekerjaan Konstruksi, Volume, Nilai dan Sumber Dana Jumlah Jumlah Jumlah JIWA Jumlah
Pelaksanaan
Nomor Tanggal KK KK MBR JIWA PEREMP JIWA MBR
Nama Konstruksi Nilai Kontrak (Rp)
Tgl Mulai Tgl Selesai Volume UAN
(Opsi Teknologi) Dana
Swadaya Jumlah (20) (21) (22) (23) (24)
Bantuan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

STATUS DAN KONDISI LAHAN RENCANA PENYERAPAN TENAGA KERJA

Bukti Legal Terdapat Akses Menuju
LOKASI Koordinat GPS Luas Upload Jumlah Jumlah
Lahan Jumlah
(Dusun/ RT / RW) Lahan Status Lahan (ct: Surat
Dokumen/Bukti Legal
Badan Kontur Lahan
(Jalan Setapak/Jalan
TENAGA
TENAGA
TENAGA Jumlah Jumlah
Lintang Selatan (LS)/ (Hibah/Aset/PT) Hibah dll) Air Penerima (Datar/Miring/dll) KERJA KERJA HOK UPAH
Bujur Timur (M2) (Surat Hibah dll) Lingkungan/Tidak KERJA (P)
Lintang Utara (LU) (Ada/Tidak) (Ya/Tidak) (L) (MBR)
Ada Akses)
(10) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22) (25) (26) (27) (28) (29)
ct:
ct: -6.175110
106.86503

………………., …………………… 20 ………

Diperiksa, Dibuat oleh,

(……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI (……………………………….)
TFL
Form 6 : Laporan Kemajuan Fisik dan Keuangan
Program Sanitasi Berbasis Masyarakat

Provinsi : ……………………………….
Kabupaten/Kota : ……………………………….
Kecamatan : ……………………………….
Kelurahan/Desa : ……………………………….
Lokasi : ……………………………….

R A B (Rp) REALISASI PENGGUNAAN DANA (Rp)

Dana Bantuan Swadaya IN CASH Swadaya IN KIND Dana Bantuan Swadaya IN KIND
Periode Jenis Pekerjaan
No. Volume Kumulatif Realisasi s/d Periode Swadaya
( Tgl … s/d …. ) Konstruksi Keterangan Keterangan
Pekerjaan Pekerjaan Operasio Realisasi s/d Realisasi Ini IN CASH
Operasional Jumlah Jumlah (Jenis Nilai (Rp) (Jenis Nilai (Rp)
Sipil Sipil nal Periode Lalu Periode Ini % Thd Dana
Swadaya) Jumlah Swadaya)
Hibah
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19)

JUMLAH

Data Pendukung
REALISASI KEMAJUAN FISIK (%) PENYERAPAN TENAGA KERJA REALISASI PENERIMA MANFAAT Pencatatan dan Bukti
Pelaksanaan

No. Jum lah

Total Laporan
Kumulatif Jumlah Tenaga Kerja Penerima Daftar Hadir Pencatatan Kelengkapan
Realisasi s/d Realisasi Jumlah Jumlah Jumlah Penerim a Penggunaan
Realisasi s/d Jumlah HOK Jumlah Upah (Rp) Manfaat Pekerja dalam BKU Bukti
Periode Lalu Periode Ini SR KK KK MBR Manfaat Material
Periode Ini L P Perempuan (Ada/Tidak) (Ya/Tidak) (Ya/Tidak)
(jiw a) (Ada/Tidak)
(jiw a)
(1) (20) (21) (22) (23) (24) (25) (26) (27) (28) (29) (30) (31) (32) (33) (34) (35)

JUMLAH

………..Tanggal, ………………………..
Diperiksa oleh Dibuat oleh,

(……………………………….) (……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI TFL
Form 7 : Realisasi Pencairan Dana
Program Sanitasi Berbasis Masyarakat

Provinsi : …………………………………

Kabupaten/Kota : …………………………………

Kecamatan : …………………………………

Kelurahan/Desa : …………………………………

Lokasi : …………………………………

TAHAP I TAHAP II TAHAP III

1 Sumber DIPA (Tahun) : 1 Sumber DIPA (Tahun) : 1 Sumber DIPA (Tahun) :

2 Alokasi Dana (Pagu) : 2 Alokasi Dana (Pagu) : 2 Alokasi Dana (Pagu) :

3 No. SPM : 3 No. SPM : 3 No. SPM :

4 Tanggal SPM : 4 Tanggal SPM : 4 Tanggal SPM :

5 No. SP2D : 5 No. SP2D : 5 No. SP2D :

6 Tanggal SP2D : 6 Tanggal SP2D : 6 Tanggal SP2D :

7 Jumlah (Rp.) : 7 Jumlah (Rp.) : 7 Jumlah (Rp.) :

8 Capaian Progres Fisik (%) : 0% 8 Capaian Progres Fisik (%) : 8 Capaian Progres Fisik (%) :

......……….., ………………………………

Diperiksa oleh, Dibuat oleh,

(……………………………….) (……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI TFL
Form 8 : Kegiatan Penguatan Kapasitas (OJT)
Program Sanitasi Berbasis Masyarakat

Provinsi : ……………………………….

Kabupaten/Kota : ……………………………….

Kecamatan : ……………………………….

Kelurahan/Desa : ……………………………….
Lokasi : ………………………………. Laporan s/d Tanggal : ……………………………….

TANGGAL PELAKSANAAN JUMLAH ORANG YANG MENGIKUTI KEGIATAN

TEMPAT
No NAMA KEGIATAN
PELAKSANAAN KEGIATAN
Mulai Selesai Laki-Laki Perempuan Jumlah

1 ……

2 ……

3 ……

4 ……

5 ……

6 ……

7 ……

8 ……

9 ……

10 ……

………..Tanggal, ………………………………

Diperiksa oleh, Dibuat oleh,

(……………………………….) (……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI TFL
Form 9 : Rekening KSM & KPP
Program Sanitasi Berbasis Masyarakat

Provinsi : …………………………………

Kabupaten/Kota : …………………………………

Kecamatan : …………………………………

Kelurahan/Desa : …………………………………

Lokasi : …………………………………

KSM KPP

1 Tanggal Pembukaan Rekening : 1 Tanggal Pembukaan Rekening :

2 Nama Bank : 2 Nama Bank :

3 Nama Pemilik Rekening : 3 Nama Pemilik Rekening :

4 Nomor Rekening : 4 Nomor Rekening :

….…..., ………………………20…..

Diperiksa oleh, Dibuat oleh,

(……………………………….) (……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI TFL
Form 10 : Permasalahan dan Penanganannya
Program Sanitasi Berbasis Masyarakat

Provinsi : ……………………………….
Kabupaten/Kota : ……………………………….
Kecamatan : ……………………………….
Kelurahan/Desa : ……………………………….
Lokasi : ……………………………….

Tgl Penyelesaian /
Tgl Kejadian/ Status Masalah
No. Lokasi Permasalahan Penanganan Penyelesaian / Penanganan Masalah
Tgl Pemasalahan (Belum Selesai/Proses/Selesai)
Masalah

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

JUMLAH

………..Tanggal, ………………………..

Diperiksa, Dibuat oleh,

(……………………………….) (……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI TFL
Form 11 : Promosi Sanitasi
Program Sanitasi Berbasis M asyarakat

Provinsi : ……………………………….
Kabupaten/Kota : ……………………………….
Kecam atan : ……………………………….
Kelurahan/Desa : ……………………………….
Lokasi : ……………………………….

JENIS KEGIATAN Jumlah Peserta

No. Tanggal Pelaksanaan Keterangan
(Dalam Rangka)
Jumlah L P
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

A Tahap Penyiapan Warga

1 ……………………………

2 ……………………………

3 ……………………………

4 dst

B Tahap Perencanaan

1 ……………………………

2 ……………………………

3 ……………………………

4 dst

C Tahap Pelaksanaan Fisik

1 ……………………………

2 ……………………………

3 ……………………………

4 dst

D Tahap Paska Pelaksanaan

1 ……………………………

2 ……………………………

3 ……………………………

4 dst

………..Tanggal, ………………………..

Diperiksa, Dibuat oleh,

(……………………………….) (……………………………….)
FASILITATOR PROVINSI TFL
Simulasi Pengisian Form SIM