LAPORAN AUDIT

INTERNAL
PT. MEDIKALOKA HERMINA, TBK

Q3 - 2020
Latar Belakang

Piagam Internal Audit mengenai “Tugas List of Contents :

dan Tanggung Jawab” Internal Audit:
“Audit Internal bertanggung jawab untuk Struktur Organisasi
menyampaikan laporan atas aktivitas dan
Pelaksanaan Kegiatan
temuan audit kepada Direktur Utama dan
Dewan Komisaris melalui Komite Audit” Hasil Audit Daring
(Standar Internasional Praktik Profesional Monitoring dan Evaluasi
Audit Internal nomor 2060 and POJK 56 Dashboard
Pasal 7 huruf (e))
Hasil Audit Khusus

2
www.herminahospitals.com
STRUKTUR ORGANISASI

Kepala Audit Internal Chatarina Sri Haryanti Marsiyo, Ns.S.Kep, MM

Staf Administrasi Sony Hidayat

Kepatuhan dan Hukum Novianti

Penunjang dan Pelayanan Dalia Jamal

Aset dan IT Candra Yunan Purnomo

Keuangan Dwi Zarlis

Monitoring Hasil Audit Upit Nurliyanti

3
Monitoring Risiko Ferry Apriadi

Auditor PT MH dan Subsidiary Handri Matondang

Pelaksanaan Kegiatan
A. CRASH PROGRAM AUDIT INTERNAL ( AGUSTUS - DESEMBER 2020 )
Kegiatan
 Evaluasi Struktur Organisasi Audit
Internal.
 Pemenuhaan SPI untuk RS yang belum
memiliki SPI dan masih merangkap.
 Identifikasi standar regulasi yang
dibutuhkan AI.
 Mempersiapkan pelaksanaan remote
audit.
 Merampingkan dashboard SPI dari 50
menjadi 20 dashboard.
 Menyusun dashboard AI.
 Identifikasi dan menilai risiko.
 Menyusun pedoman audit pengadaan
barang dan jasa.
Hasil Kegiatan
 Per 1 Okt 2020 disetujui SO oleh Direktur Utama PT MH
Tbk, lanjut penyusunan uraian tugas dan KPI.
 Per 12 Okt 2020: 3 SPI RSH (SMR, KWG, LMP) masih
merangkap, RSH BPP belum memiliki SPI (proses rekrut).
 Sudah diidentifikasi regulasi yang dibutuhkan oleh IA., poses
lanjut penyusunan regulasi.
 Sudah dilaksanakan remote audit di 2 RS (PDN dan SKB).
 Sedang disusun dashboard SPI berdasarkan struktur
organisasi.
 Dashboard IA ke Departemen (proses penyusunan).
 Sedang dilakukan pengumpulan risk register.
 Sudah disusun pedoman audit pengadaan barang dan jasa.
4
Pelaksanaan Kegiatan
B. KEGIATAN RUTIN AUDIT INTERNAL

Kegiatan Hasil Kegiatan

 Menyusun program kerja tahun 2021.  Setiap Bagian di AI masih melakukan proses penyusunan
program kerja tahun 2021.

 Laporan kegiatan mingguan  Setiap hari senin dilaporankan kegiatan selama seminggu.
kepada Dir Ops dan Umum.
 Setiap tanggal 5 dilaporkan ke Direktur Utama.
 Laporan monitoring tindak
lanjut.  Setiap tanggal 5 dilaksanakan monitoring tindak lanjut.

 Laporan dashboard dan

 Untuk Semester II 2020 tetap dijalankan Self Assessment
laporan bulanan SPI.
ke RS (untuk Semester I 2020 tidak dijalankan karena
 Self Assessment RS. perubahan jumlah pemeriksaan).

 Materi e-learning sudah diserahkan ke diklat sesuai

tingkatan pembelajaran.
 E-learning untuk SPI.
5
 Hasil Audit Daring
A. RS HERMINA PANDANARAN

Kondisi Akar Permasalahan Risiko Rekomendasi

1. Ditemukan selisih fisik minus 5 Pada Kebijakan belum diatur POTENSIAL TUNTUNAN, UU no Merevisi Kebijakan No. 178/Kep-
ampul Pethidine Injeksi. (Stok pengeluaran stok secara system. 29/1997 Bab XII tentang Ketentuan Dir/HHG/IV/2014 point 7. dilengkapi
Farmasi fisik 21, stok komputer 26). Pidana penyalahgunaan obat gol. dengan pengeluaran stok secara
Narkotika dapat dipidana 2 s/d 12 system, berkoordinasi dengan Dep
tahun dan denda antara Jangmed.
Rp25.000.000 s/d Rp750.000.000.
2. Pelaksanaan stok random di 1. Belum optimalnya monitoring POTENSI PENYALAGUNAAN 1. Melaksanakan stok random yang
Kamar Operasi tidak dilakukan kegiatan stok random. KARENA OBAT SELISIH dimonitoring oleh Manajer
sesuai regulasi seminggu 1x (1 2. Kegiatan stok random belum POSITIF di Kamar Operasi: Penunjang Medis.
tahun 48x) namun dilakukan sesuai regulasi oleh a. Digunakan secara pribadi.  2. Membuat regulasi regulasi dan
pelaksanaannya periode bulan staf Farmasi ke seluruh unit b. Dicuri atau di jual. menetapkan konversi untuk item-
Januari s.d Juli 2020 dilakukan terkait. item obat pemakaian bersama dan
7x sehingga tidak dilakukan 3. Terjadinya pemakaian bersama aplikasinya pada modul VB.
sebanyak 41x. 
1. Berikut jumlah pasien, 1. Blm ada ketentuan jumlah POTENSIAL 1. Kapel Laboratorium memonitor
pemeriksaan dan biaya rujukan: pemeriksaan yg dirujuk agar RS KETERLAMBATAN HASIL jumlah pemeriksaan dan biaya
dpt mengadakan alat baru. PEMERIKSAAN NILAI KRITIS rujukan setiap bulan dan
Laboratorium 2. Blm ada layanan PCR sehingga PA, karena terlambat dalam melaporkannya ke Manajer
di rujuk ke RSH Kemayoran. menegakkan diagnosa (hasil PA Penunjang Medis untuk
3. Tdk ada layanan PA, TORS, FE, diterima 5-7 hari). Periode 01 dievaluasi lanjut.
Pemeriksaan
Jumlah Jumlah
Pasien Pemeriksaan PAM sehingga perlu dirujuk
Rp September 2019 sd 31 Agustus 2020 2. Membuat Feasibility Study
Swap PCR 944 522 4. Kerusakan alat pemeriksaan PT diketahui
702.520.0 00 PA ganas yang layanan PA dan dimasukkan
PMI
(Transfusi)
460 473 APTT Merk Stago Type ST ART membutuhkan penanganan cepat 92
326.140.0 00 Capex tahun 2021.
PA 1006 4 (telah diganti menjadi pemeriksaan.
6
Torc 175
Lokal
( PA,TOR, FE, Pam)
TCOAg).
1673 FE 175 671.687.9 60
PAM 104
lain 515

Total 3.077 3.360 1.700.347.960

 Hasil Audit Daring
A. RS HERMINA PANDANARAN (Lanjutan)

Kondisi Akar Permasalahan Risiko Rekomendasi

1. Terdapat utang lain-lain > 45 hari 1. Belum dilaporkannya 1. POTENSIAL TUNTUTAN, 1. Melaporkan penerimaan
senilai Rp 445.024.393 terdiri sponshorship yang diterima oleh dan mendapatkan sanksi sponsorship sesuai PMK no 58
Utang dari: RS. administratif dari pihak terkait tahun 2016 dan sesuai Keputusan
a. Terdapat sisa dana 2. Belum adanya prosedur yang karena penerimaan sponshorship Direktur Utama No. 493/Kep-
sponshorship senilai mengatur tentang cara pelaporan tidak dilaporkan sesuai Dir/MH/IX/2018 point ke 5.8.
Rp80.345.972 yang diterima sponsorship yang diterima oleh Peraturan Menteri Kesehatan 2. Menyusun SPO tentang tatacara
dari 26 kali penerimaan RS ke KPK. nomor 58 tahun 2016 terkait pelaporan penerimaan
sponsporship. 3. Sisa dana sponsorship yang sponsorship. sponshorship dari RS ke
diterima belum dijadikan 2. Sisa dana sponsor berpotensi KPK/Kementrian Kesehatan.
pendapatan (saat ini tidak digunakan untuk kegiatan lain 3. Bagan keuangan RS agar
diketahui peruntukannya). diluar ketentuan PMK no.58 dan mengajukan utang lain-lain senilai
dapat menimbulkan sanksi dari Rp.445.024.393 ke Departemen
pihak terkait. Keuangan untuk dapat dijurnal
balik sebagai pendapatan.
b. Fee kepengurusan Alkes PT 1. Belum tercantum ketentuan POTENSIAL TERHAMBATNYA Mengoptimalkan monitoring
MU senilai Rp281.595.840 untuk konfirmasi utang CASH FLOW RS, bila PT MU outstanding utang untuk
kerekanan. menagih seluruh Fee Kepengurusan meminimalisiir outstanding utang
2. PT. MU tidak melakukan Alkes PT MU. lebih dari 45 hari.
penagihan dan manajemen juga
tidak melakukan pembayaran
utang.

7
 Hasil Audit Daring
A. RS HERMINA PANDANARAN (Lanjutan)

Kondisi Akar Permasalahan Risiko Rekomendasi

c. Terdapat utang lain-lain Terdapat range pendapatan pada POTENSI KESALAHAN Membuat addendum terkait sharing
dokter (KSO alat gigi) PKS Gigi. Rekanan mendapat 15- PENCATATAN PENDAPATAN pendapatan alat KSO gigi agar
senilai Rp83.082.581. 20%, dokter gigi mendapat 55%- RS, karena adanya angka range pembagian pendapatan antara
70%, pihak RS mendapat (bukan angka pasti) untuk rekanan, dokter gigi, dan RS tidak
pendapatan sisa. Sehingga pendapatan rekanan, dokter gigi, dan berdasarkan range tapi berdasarkan
menyebabkan selisih pendapatan RS RS yang tertera dalam PKS sehingga angka pasti.
(rekanan KSO telah dikonfirmasi dapat menimbulkan selisih setiap
dan mencocokkan data Keuangan transaksi yang menggunakan alat
bahwa rekanan tidak kekeberatan). KSO tersebut.
1. Terdapat piutang pasien masalah 1. Follow Up penagihan piutang 1. POTENSIAL KEHILANGAN 1. Melakukan follow up piutang
Rp75.601.326 per 31 Agustus pasien masalah belum dilakukan PENDAPATAN, karena piutang pasien masalah secara rutin sesuai
2020. secara rutin. pasien masalah yang ajukan regulasi.
2. Untuk piutang yang diputihkan, pemutihan tidak tertagih sebesar 2. Berkoordinasi dengan Departemen
Piutang berkas terselip dan tidak Rp68.950.412. Keuangan PT. MH untuk
ditemukan pada Departemen 2. POTENSI PIUTANG AKTIF pengajuan ulang penghapusan
Keuangan. TIDAK TERTAGIH karena Piutang (apabila berkas tidak
tidak rutinnya follow up ditemukan).
penagihan piutang.
2. Piutang perusahaan > 45 hari 1. Belum optimalnya monitoring POTENSIAL KEHILANGAN 1. Melakukan monitoring rutin
sebesar Rp426.882.592 per 31 pencatatan followup piutang PENDAPATAN, karena piutang followup penagihan piutang dan
Agustus 2020. Perusahaan asuransi. perusahaan asuransi tak tertagih asuransi
yang dapat menyebabkan kerugian
bagi RS.
8
 Hasil Audit Daring
A. RS HERMINA PANDANARAN (Lanjutan)

Kondisi Akar Permasalahan Risiko Rekomendasi

2. Followup penagihan piutang 2. Melakukan followup penagihan
belum sesuai regulasi. piutang sesuai ketentuan
3. Konfirmasi piutang belum 3. Melakukan konfirmasi piutang ke
dilakukan ke seluruh seluruh Perusahaan Asuransi yang
perusahaan/asuransi yang memilki saldo piutang.
memiliki saldo piutang (hanya 4. Monitor perusahaan /asuransi,
sebagian yang dilakukan yang belum ada tanggapan, cek
konfirmasi piutang). kembali alamat korespondensi,
4. Belum adanya tindak lanjut dari penjadwalan ulang pengiriman
konfirmasi yang dilakukan RS email penagihan piutang, jika
namun tidak mendapatkan perlu kirim surat teguran sampai
tanggapan penghentian pelayanan.
1. 27.609 dari 98.099 pasien Follow up pasien appointment oleh 2 1. HILANG OPPORTUNITY 1. Departemen Marketing agar
(28.14%) melakukan appointment operator belum optimal karena karena pasien yang sudah daftar menetapkan regulasi yang
tetapi tidak registrasi ulang ke masih melayani pendaftaran pasien tidak datang ke rumah sakit mengatur tentang follow up pasien
Appointment RS. melalui telepon dan whatsapp. 2. JAM KEDATANGAN PASIEN appointment.
sulit untuk dipastikan sesuai 2. EDP menarik data pasien
dengan nomor pendaftara appointment dan menyerahkan ke
Kedatangan pasien tidak sesuai Bagian Marketing untuk analisa
dengan nomor pendaftaran lanjut.
sehingga parkir dan ruang tunggu
numpuk

9
 Hasil Audit Daring
A. RS HERMINA PANDANARAN (Lanjutan)

Kondisi Akar Permasalahan Risiko Rekomendasi

2. Follow up pasien appointment Follow up pasien appointment POTENSIAL KEHILANGAN Operator prioritaskan kegiatan
oleh petugas operator diketahui pasien sembuh, pasien PENDAPATAN, dengan asumsi follow up pasien 10 dokter potensial.
(pencatatan periode bulan April Bayi Baru Lahir JKN didaftarkan pasien yang tidak datang dikalikan
sd September 2020 sebesar otomatis tetapi pasien ke PPK1. dengan biaya BUM IGD Rp50.000,  
86.84%). kurang lebih sebesar
±Rp1.380.450.000 (27.609 pasien x
  Rp50.000/BUM RS)
Kerja sama tanpa adanya PKS 1. Belum tercantum ketentuan POTENSIAL LEMAH SECARA 1. Melengkapi Kebijakan No.175/
sebanyak 65 dari 162 rekanan jumlah transaksi dan besaran HUKUM. Bila terjadi perselisihan KepDir/MH/III/2019 tentang
PKS (38,27%) dengan transaksi tidak transaksi yang harus memiliki dan ketidakjelasan hak kewajiban ketentuan jumlah transaksi dan
tercover PKS senilai PKS. para pihak. besaran transaksi yang harus
Rp.2.202.016.012. 2. Belum adanya PIC untuk memiliki PKS.
mengelola PKS. 2. Membuat PKS secara bertahap.
3. Belum optimalnya pengawasan 3. Menentukan PIC untuk mengelola
pembuatan PKS. semua PKS yang ada di RS.
1. Terjadi selisih Rp.1.014.291 nilai Belum tercantum counter check POTENSIAL KESALAHAN Dilakukan double check sebelum data
atas penginputan oleh user. DATA PENGHAPUSAN AKTIVA, disimpan dengan didampingi
penghapusan aset karena salah
terjadi salah saji atas laporan penanggungjawab Bagian Fixed
penginputan (seharusnya penghapusan aktiva tetap yang Asset.
Aset Tetap Rp.1.025.000, terinput dilaporkan.
Rp10.709). 

10
Hasil Audit Daring
A. RS HERMINA PANDANARAN (Lanjutan)

Kondisi Akar Permasalahan Risiko Rekomendasi

2. Laporan pelaksanaan stock Manajemen beranggapan laporan Tidak tersedianya laporan yang Setiap pelaksanaan stock opname aset
opname aset tetap Semester I bulanan aset yang dilakukan oleh komprehensif sebagai pelaksanaan tetap dibuatkan berita acara/Laporan
2020 tidak dibuat (hanya Bagian Fixed Asset dan SPI sudah pengelolaan aset. sebagai bukti dokumentasi.
menggunakan laporan bulanan cukup tanpa harus membuat laporan
aset). stock opname.
 
3. Belum ada kartu inventaris untuk 1. Pada kebijakan belum ada 1. Berpotensi aset rusak yang masih 1. Merevisi kebijakan dan
aset rusak yang sudah dihapus regulasi terkait pengelolaan aset memiliki nilai jual hilang/dicuri melengkapi regulasi terkait
(saat ini aset rusak dikumpulkan rusak yang sudah dihapus. 2. Tidak termonitornya aset rusak perlakuan untuk aset rusak yang
di dalam ruangan teknisi) yang mungkin masih memiliki sudah dihapuskan.
2. Pengecekan aset rusak hanya
nilai jual 2. Membuat kartu inventaris untuk
dilakukan ketika ada penawaran
memonitor aset rusak yang sudah
atau akan dijual.
dihapus.
 

11
 Hasil Audit Daring
B. RS HERMINA SUKABUMI

Kondisi Akar Permasalahan Risiko Rekomendasi

1. Ditemukan selisih fisik 1. Pada kebijakan belum diatur 1. POTENSIAL TUNTUTAN, 1. Merevisi Kebijakan No. 178/Kep-
Amitriptylline minus 95 tablet pengeluaran stok secara system. Adanya ketentuan pidana Dir/HHG/IV/2014 point 7.
Farmasi (Stok fisik 1.724, stok komputer penyalahgunaan obat gol. dilengkapi dengan pengeluaran
1.819). 2. Obat diserahkan tanpa resep dan Psikotropika. stok secara system, berkoordinasi
obat tidak langsung dikeluarkan dengan Dep Jangmed.
secara system. 2. POTENSI KRIMINAL, jika
terdapat obat psikotropika yang 2. Meningkatkan pengawasan
diperjualbelikan. pengelolaan obat oleh Ka.
Instalasi Farmasi.
2. Terjadi selisih positif obat 1. Belum optimalnya monitoring POTENSI PENYALAGUNAAN, 1. Melaksanakan stok random
pemakaian Bersama / racikan kegiatan stok random. bila obat dengan selisih positif : yang dimonitoring oleh Manajer
Cetirizine tab 10 mg sebanyak a. Digunakan secara pribadi. Penunjang Medis.
1.456 . 2. Kegiatan stok random hanya di
lakukan di gudang farmasi belum b. Dicuri atau di jual.
dilakukan sesuai regulasi oleh staf
farmasi ke seluruh unit terkait
( VK, OK, IGD,ICU, Poli Anak,
Lab) .
3. Konversi stok obat belum di
evaluasi pada modul VB

12
 Hasil Audit Daring
B. RS HERMINA SUKABUMI (Lanjutan)

Kondisi Akar Permasalahan Risiko Rekomendasi

Besarnya pemeriksaan rujukan Tidak tersedianya jenis pemeriksaan POTENSIAL KEKURANGAN 1. Kapel Laboratorium memonitor
keluar sebesar Rp.865.479.150 yang di rujuk pada laboratorium RS. PROFIT MARGIN, Dengan di jumlah pemeriksaan dan biaya
Laboratorium dengan Jumlah pasien yang dirujuk lakukan pemeriksaan rujukan keluar rujukan setiap bulan dan
sebanyak 2.581 pasien   dapat mengurangi profit margin dari melaporkannya ke Manajer
pemeriksaan yang seharusnya di Penunjang Medis untuk
JENIS JML JML
  dapat profit margin 20 – 25 % ( Rp. dievaluasi lanjut.
NO RP
PEMERIKSAAN PSN TRANSAKSI
1 SWAB/PCR 180 186 138.280.000 288 jutaan ) tetapi hanya mendapat
2 PMI/TRANSFUSI 625 1.512 517.415.000 5 -10 % ( Rp. 96 jutaan ) 2. Melakukan analisa untuk
3 LOKAL 209.784.150 meningkatkan pemeriksaan
a. PA GOL A 45 54
laboratorium yang memiliki
b. PA GOL B 96 123
potensi peningkatan profit margin
dan mengurangi rujukan ke luar.
c. HE RUTIN 24 24

d. DARAH TEPI 6 6

e. K&R 30 36

f. Paket 180 219

Mg,NA,Kal
g. PAPSMEAR 39 39

h. TSH Neonatus 129 129

i. LAIN-LAIN 243 253

TORAL LOKAL 792 883

JUMLAH 1.597 2.581 865.479.150

1. Terdapat utang apotik lain-lain Pencatatan utang yang tidak di Tidak akuratnya pencatatan utang di Bagian Keuangan koordinasi dengan
ketahui rekanannya. bagian jangmed RS untuk
senilai Rp.1.100.408.017 yang laporan keuangan
menganalisa utang yang sebenarnya
Utang tidak di ketahui akan di bayarkan dan mengajukan ke Departemen
kepada siapa karena tidak ada Keuangan untuk dapat di sesuaikan
penagihannya.  pencatatannya.
13
 Hasil Audit Daring
B. RS HERMINA SUKABUMI (Lanjutan)

Kondisi Akar Permasalahan Risiko Rekomendasi

1. Total piutang pasien masalah Kurangnya tindak lanjut terhadap POTENSIAL KEHILANGAN Melakukan evaluasi penanganan
Rp.262.173.846. penangan pasien masalah dan tidak PENERIMAAN UANG, karena piutang pasien masalah sesuai
Piutang rutinnya penagihan yang di lakukan. tindak lanjut piutang pasien masalah regulasi dan ajukan untuk
yang ajukan pemutihan tidak akan penyesuaian pemutihan piutang
tertagih Kembali. pasien masalah.
2. Piutang deviden dokter yang Kurang koordinasi saat pembayaran POTENSI PIUTANG DEVIDEN Berkoordinasi dengan Departemen
tidak bertuan sebesar Rp. deviden. DR TIDAK TERTAGIH karena Keuangan PT. MH untuk
2.105.600.237. tidak bisa di lakukan penagihan penyesuaian pencatatan piutang
  kembali. deviden dokter yang menggantung.
Sebanyak 27.609 pasien dari 86.164 Belum di lakukannya follow up 1. POTENSIAL KEHILANGAN 1. Departemen Marketing agar
pasien (32 %) melakukan pasien yang belum registrasi PENDAPATAN, dengan asumsi menetapkan regulasi yang
appoinment tetapi tidak registrasi pasien yang tidak registrasi BPJS mengatur tentang follow up
Appointment ulang ke RS. 1 pasien Rp. 165 ribu total pasien appointment.
sekitar Rp 5,8 M, jika di
asumsikan dengan 1 pasien 2. EDP menarik data pasien
eksekutif Rp. 795 ribu total appointment dan menyerahkan ke
sekitar Rp. 28 M. Bagian Marketing untuk dianalisa
lanjut.
2. POTENSIAL
BERKURANGNYA JUMLAH
PASIEN, karena target jumlah
pasien rawat jalan yang telah
ditetapkan manajemen tidak
tercapai.
14
 Hasil Audit Daring
B. RS HERMINA SUKABUMI (Lanjutan)
Kondisi
Kerja sama rekanan yang tidak ada
PKS di RS sebanyak 201 dari 226
PKS rekanan (88,9%) dan yang sudah
terdaftar register di pusat sebanyak
21 rekanan. Jadi total rekanan yang
belum teregister dan belum ada PKS
sebanyak 180 rekanan.
1. Belum di catatnya alat KSO CT
Scan di dalam asset RS sebesar
Rp. 270 juta atau 6 % dari
Rp.4,5 M.
Aset Tetap
2. Di temukan 10 barang yang
tidak sesuainya barcode yang
menempel dengan lokasi fisik
barang
Akar Permasalahan
1. Belum tercantum ketentuan
jumlah transkasi dan besaran
transaksi yang harus memiliki
PKS.
2. Belum adanya PIC untuk
mengelola PKS.
3. Belum optimalnya pengawasan
pembuatan PKS.
Kurang korrdinasi antara petugas
Aktiva tetap dengan bagian jangmed
untuk perubahan kepemilikan alat
KSO
Tidak di updatenya barcode dengan
lokasi fisik oleh petugas aktiva tetap
Risiko
POTENSIAL LEMAH SECARA
HUKUM Bila terjadi perselisihan.
dan ketidakjelasan hak kewajiban
para pihak.
Tidak akuratnya pencatatan aktiva
tetap di laporan keuangan.
Berpotensi kehilangan barang dan
tidak di ketahui penanggung jawab
kepemilikan barangnya
Rekomendasi
1. Melengkapi Kebijakan No.175/
KepDir/MH/III/2019 tentang
ketentuan jumlah dan besaran
transaksi yang harus memiliki
PKS.
2. Membuat PKS secara bertahap.
3. Menentukan PIC untuk mengelola
semua PKS yang ada di RS.
Bagian jangmed mengikutsertakan
petugas aktiva tetap dan bagian
terkait lainnya jika terjadi perubahan
kepemilikan
Sosialisasi kembali mengenai rotasi
dan mutasi aktiva tetap
15
Monitoring Dan Evaluasi Pencapaian Dashboard
AGUSTUS 2020

Indikator Dampak Tindak Lanjut

1. Obat lunas tidak diambil > 7 hari. 1. Reputasi RS Hermina karena pasien 1. Peningkatan capaian mutu lama
Sasaran : 0 obat sudah membayar obat namun obat tunggu obat harus tercapai.
berada di rumah sakit. 2. Segera menghubungi pasien untuk
Bulan Agustus September 2. Peluang untuk terjadi mengambil obat dan
Jumlah Jumlah penyalahgunaan obat (dijual, dicuri dokumentasikan hasil followup.
RS (pcs) (pcs) maupun digunakan sendiri. 3. Obat pasien lunas belum diambil
PWT 1032 1165
harus tercatat dan termonitor.
MKR 707  
4. Melakukan penyesuaian obat lunas
MDN 520  
PAD 744 744
belum diambil sesuai ketentuan.
GLX 307 397
SMR 284 264
PDM 215  
SKBM 185  
BGR 162 424
PDN 160   16
YKK   197
MKS   540
Monitoring Dan Evaluasi Pencapaian Dashboard
AGUSTUS 2020

Indikator Dampak Tindak Lanjut

2. Sisa obat retur RWI belum diinput. 1. Peluang untuk terjadi 1. Menggunakan system UDD sesuai
Sasaran : 0 obat penyalahgunaan obat (dijual, dicuri dengan ketentuan.
maupun digunakan sendiri. 2. Peresepan sesuai dengan
Bulan Agustus September
2. Berdampak kepada stok obat. kondisi/keluhan pasien baik dari
RS
Jumlah Jumlah jumlah obat maupun jenis obat.
(pcs) (pcs) 3. Melakukan penyesuaian obat retur
SMR 1262 350 sesuai ketentuan.
BTG 236 41
PST 88 77
ARC 66  
MDN 30  
MKR 29  
SKB   109
PWT   214
17
OJB   34
Monitoring Dan Evaluasi Pencapaian Dashboard
AGUSTUS 2020

Indikator Dampak Tindak Lanjut

3. Konfirmasi Piutang 1. Kerugian karena ada uang Dibuatkannya regulasi konfirmasi piutang
Sasaran : 1 bulan 1 kali mengendap. berdasarkan saldo piutang.
2. Terhambatnya cashflow RS.
Bulan Agustus September
Jumlah
RS Jumlah (pcs)
(pcs)
CRS 0%
YYK 0% 2,23%
TNG 1,50% 4,26%
MKS 4,30% 0%
KMY 0%
BKS 5,18%
GLX 3,33%
CPT 3,41%
SPG 2,33%
SMR 0%
18
Monitoring Dan Evaluasi Pencapaian Dashboard
AGUSTUS 2020

Indikator Dampak Tindak Lanjut

4. Kartu Inventaris Aset 1. Peluang alat hilang 1. Lakukan pengecekan ketersediaan dan
Sasaran : 100% 2. Peluang penyalahgunaan update kartu inventaris tiap ruangan.
Bulan Agustus September 2. Melengkapi kartu inventaris serta
RS Jumlah (%) Jumlah (%) mengupdate kartu inventaris apabila
PKL 0% 0% terjadi perubahan jumlah atau jenis fixed
PDM 0% 0% asset didalam ruangan tersebut.
PWT 0% 0%
SMR 0% 0%
PAD 0% 0%
CRS 0% 0%
MKS 0%
PST 11,80%
DPK 17,40%
CPT 17,40%
BGR 35% 19
YYK 12,50%
Monitoring Dan Evaluasi Pencapaian Dashboard
AGUSTUS 2020

Indikator Dampak Tindak Lanjut

5. Input BMHP Radiologi Pengaruh terhadap ke akuratan stok 1. Membuat regulasi penginputan BMHP
Sasaran : 100% BMHP. Radiologi pertransaksi pasien dan
penambahan uraian tugas staf Radiologi
Bulan Agustus September
untuk proses input BMHP pasien.
RS Jumlah (%) Jumlah (%)
DPK 2. Manajemen melakukan pengawasan
0% 0%
DMG 0% 0%
terhadap kegiatan penginputan BMHP
PST 0% 0%
untuk seluruh transaksi pasien
SKB 0% 0%
Radiologi.
TNG 0% 0% 3. Membuat perbaikan system agar input
ARC 0% 0% BMHP Radiologi bisa dilakukan per
GLX 0% transaksi pasien.
PWT 0% 4. Membuat lock pada sistem apabila
SPG 0,10% penginputan BMHP lebih dari 1x24 jam.
PLG 4,70%
CPT 0% 20
Monitoring Dan Evaluasi Pencapaian Dashboard
AGUSTUS 2020

Indikator Dampak Tindak Lanjut

6. PKS Medis masih berlaku 1. Berpotensi terhadap tuntutan 1. Melakukan pengawasan rutin terhadap
Sasaran : 100% 2. Berpotensi terhadap penyalahgunaan PKS dan masa berlaku PKS agar semua
kerjasama dengan pihak rekanan dapat
Bulan Agustus September
dilengkapi dengan landasan hukum yang
RS Jumlah (%) Jumlah (%) jelas.
MKS 1,20% 1,20%
2. Membuat monitoring terhadap jangka
GW 17,60%
JTN
waktu pembuatan PKS.
23,30% 23,33%
KMY 3. Meningkatkan koordinasi dengan PT MH
23,80%
PDN terkait proses pembuatan PKS dan
27,80%
GLX pembaharuan PKS yang expired agar
29,30%
PAD 42,10% 42,11%
PKS sudah siap dijalankan pada saat
BKS 47% dilakukan kerjasama.
PLG 22,22% 4. Memfollowup secara rutin terkait
CPT 30% penandatanganan PKS oleh pihak
BM 2,78% rekanan. 21
5. Menujuk staf yang bertanggungjawab
dalam memonitor PKS di RS.
Monitoring Dan Evaluasi Pencapaian Dashboard
AGUSTUS 2020

Indikator Dampak Tindak Lanjut

7. PKS Dapur masih berlaku 1. Berpotensi terhadap tuntutan 1. Melakukan pengawasan rutin terhadap
Sasaran : 100% 2. Berpotensi terhadap penyalahgunaan PKS dan masa berlaku PKS agar semua
Bulan Agustus September kerjasama dengan pihak rekanan dapat
RS Jumlah (%) Jumlah (%) dilengkapi dengan landasan hukum yang
JTN 0% 0% jelas.
BGR 0% 0%
ARC 2. Membuat monitoring terhadap jangka
0%
GLX 0% waktu pembuatan PKS.
CRS 0% 0% 3. Meningkatkan koordinasi dengan PT MH
PDM 0% 33,33% terkait proses pembuatan PKS dan
PBR 0% 0% pembaharuan PKS yang expired agar
SL 16,70% 20%
PKS sudah siap dijalankan pada saat
BKS 20%
MKS 28,60% 28,57% dilakukan kerjasama.
SKB 25% 4. Memfollowup secara rutin terkait
MDN 0% penandatanganan PKS oleh pihak
PWT 33,33% rekanan. 22
PAD 0% 5. Menujuk staf yang bertanggungjawab
LMP 0%
dalam memonitor PKS di RS.
 Hasil Audit Khusus
A. RS HERMINA YOGYAKARTA

Kondisi Akar Permasalahan Risiko Rekomendasi

1. Berkas penyesuaian ke 2 SO 1. Potensi melawan

Stok Opname (SO) tanggal 28 Juni 2020 diketahui: 1. Revisi & lengkapi SPO Pelaksanaan Stok Opname :
disetujui manajemen tanpa hukum KUHP pasal
Gudang Farmasi BPJS a. Lengkapi analisa penyebab di setiap item yang
memeriksa keakuratan data 263/264, karena
1. Terdapat penyesuaian: diusulkan penyesuaian 1.
dan kertas kerja. manipulasi data hasil
a. Ke 1 positif Rp41.537.206 b. Manjangmed menyaksikan perhitungan ulang
2. Input system penyesuaian ke SO.
b. Ke 2 negative Rp35.314.952 item yang diusulkan Kainst Farmasi (sebelum
2 oleh TI dibacakan oleh 2. Pelanggaran UU ITE
2. Terdapat perbedaan 11 jenis obat senilai Rp6.798.521 dilakukan penyesuian ke 2).
Kainst Farmasi, dan Item No 11 tahun 2008 Jo
di penyesuaian ke 2 dibanding dengan kertas kerja c. Review & analisa item yang diusulkan
yang diinput tidak sama UU ITE No 19 Tahun
dan tidak ada pengecekan ulang perhitungan dikertas penyesuaian ke 2, diotorisasi sblm diserahkan ke
dengan hasil perhitungan. 2016 pasal 30 karena
kerja. petugas TI untuk input penyesuain.
3. Password IT diketahui Kains penggunaan password
3. Tanggal 1 Juli 2020 menggunakan user Admin, tidak d. Proses pembacaan item perbekalan yang diinput
Farmasi, disalahgunakan orang lain tanpa
disertai lembar pengajuan terdapat penyesuaian penyesuaian ke 2 oleh petugas TI, dilakukan oleh
untuk melakukan sepengetahuan pemilik.
positif Rp21.569.825, diakui Kainst Farmasi untuk Man Keu/dari unit berbeda (tidak dilakukan oleh
penyesuaian stok pada
mengimbangi penyesuaian negative di Gudang Kains Farmasi).
system.
Farmasi Eksekutif senilai minus Rp19.245.135 2. Pemeriksa ulang item dan jumlah hasil input petugas
4. Tidak adanya audit trail untuk
(item rapid test covid-19). TI pada.
melacak transaksi di modul
Gudang Farmasi Eksekutif 3. Menetapkan Kebijakan dan SPO ketentuan pembuatan
VB.
4. Saat SO terdapat perbedaan penyesuaian ke 2 minus user id dan password, tatacara penggunaan dan
5. Kurangnya kompetensi Kains
Rp5.536.461 dilembar pengajuan minus pemantauannya.
Farmasi dan manajer dalam
Rp5.130.374. 4. Ganti password IT dan review login user ID secara
pelaksanaan /pengawasan SO
5. Tanggal 1 Juli 2020 menggunakan user admin, tidak rutin.
karena ketidaktelitian dan
disertai lembar pengajuan terdapat penyesuaian 5. Menetapkan Kebijakan tentang standar fasilitas audit
menandatangani permohonan
negative Rp19.245.135 untuk stok item rapid test trail yang harus diinstal pada server.
penginputan data
covid-19. 6. Menginstal audit trail sehingga dapat dilacak transaksi 23
penyesuaian ke 2.
6. Periode 1 Januari 2019 s.d 17 Juli 2020 terdapat 9 pada modul VB.
dari 11 penyesuaian negative vaksin, tidak ada lembar 7. Memberikan sanksi kepada Kainst Farmasi, Staf TI
pengajuan yang ditandatangan manajemen. dan manajer terkait.
 Hasil Audit Khusus
B. RS HERMINA PURWOKERTO
Kondisi
1. Selisih negatif 620 Tramadol tab (obat
penghilang sakit/analgesic golongan opioid)
senilai Rp319.300 dan dicas ke 8 pasien
Rawat Inap BPJS 644 tablet.
2. Terdapat 8 nama di whatsapp grup farmasi
(pelaksana) yang saling membantu mencas
19 item obat selisih negatif ke pasien
termasuk obat gol. Narkotika dan
Psikotropika (periode 24 Desember 2019 s.d
16 Juni 2020).
3. User id staf farmasi LAN digunakan oleh
KAK untuk pencasan stok obat negatif.
4. Hasil wawancara diketahui:
a. Kains Farmasi mengarahkan pencasan
obat selisih negatif kepasien dan menjadi
kegiatan wajar para staf agar stok sama
dengan system.
b. Staf Farmasi (pelaksana) sering
berkumpul malam hari “diluar/cafe”,
berpotensi menggunakan obat Gol.
Narkotika/ Psikotropika.
Akar Permasalahan
1. Kurangnya kompetensi Kains
Farmasi dalam pengawasan
kegiatan, ketidakjujuran para
petugas farmasi sehingga obat
yang ditemukan selisih
negatif dicas ke pasien
bergantian.
2. User id diketahui antar teman,
disalahgunakan untuk
pencasan stok fisik obat
negatif.
3. Tidak ada audit trail untuk
mengetahui histori transaksi
setiap user VB.
Risiko Rekomendasi
1. Potensial sanksi admisitratif
1. Merevisi SPO Jangmed No 016/JANGMED-
pencabutan ijin operasional RS
Farmasi/2010 Tentang Penyediaan, Penyimpanan,
untuk penyalahgunaan obat gol. Penggunaan dan Pelaporan Narkotika: “Penyerahan
Psikotropika (Peraturan BPOM obat golongan Narkotika dari Instalasi Farmasi keunit
No. 4 tahun 2018 Tentang
terkait harus berdasarkan resep”.
Pengawasan Pengelolaan Obat
2. Melaksanakan SPO Jangmed No 016/JANGMED-
Bahan Obat Narkotika,
Farmasi/2012 Tentang Penerimaan Resep Pasien
Psikotropika dan Prekursor Rawat Inap point 12.b. Cetak bukti transaksi apotek.
Farmasi pasal 12(1)c.). Untuk resep racikan, cetak rincian transaksi agar
2. Potensial tuntutan UU no
diketahui jumlah obat yang dicas oleh petugas ke
29/1997 Bab XII tentang
pasien.
Ketentuan Pidana
3. Memberikan sanksi kepada Kains Farmasi, merotasi,
penyalahgunaan obat gol.
serta mendrop SDM yang terlibat.
Narkotika dapat dipidana 2 s/d
4. Merekrut tenaga pengganti dan meminjam tenaga
12 tahun dan denda antara Apoteker/TTK/ Asisten Apoteker dari RS Hermina
Rp25.000.000 Regional sampai tenaga pengganti terpenuhi.
s/dRp750.000.000.
5. Menetapkan Kebijakan dan SPO ketentuan pembuatan
3. Potensial kriminal untuk obat user id dan password, tatacara penggunaan dan
narkotika/ psikotrpika yang
pemantauannya.
disalahgunakan.
6. Menetapkan Kebijakan tentang standar fasilitas audit
4. Pelanggaran UU ITE No 11 trail yang harus diinstal pada server.
tahun 2008 Jo UU ITE No 19
7. Menginstal audit trail untuk mengetahui histori
Tahun 2016 pasal 30 karena
penggunaan user id orang lain.
transaksi setiap user VB. 24
THANKS!
Audit Internal
PT Medikaloka Hermina, Tbk
2020

25