INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT DHARMA IBU TERNATE

LAPORAN MANAJERIAL & PELAYANAN TH. 2018

LINGKUP IFRS

M
PERENCANAAN A
N
Organisasi A
USE
SDM
PENGADAAN
J
Informasi
E
Keuangan
R
DISTRIBUSI
I
A
L
 • Penilaian lingkup farmasi
berdasarkan aspek klinis =
Panitia Farmasi Terapi
0%
• Hal ini disebabkan karena
Sistem Formularium
banyak faktor manajerial

Pemeliharaan Formularium yang masih belum berjalan

K secara efektif dan efisien.

L Pemantauan Terapi Obat

I Evaluasi Penggunaan Obat

N a n
ju SI
Tu
Pelayanan di Unit perawatan kritis
A
I L IS N
I M A AN A
T AY I S
S Penelitian P
O EL ED
P M
Konseling

Pemantauan Efek Samping

Obat

Pengendalian Infeksi RS
LAPORAN KINERJA
DEFINISI
Bagian/unit/fasilitas di rumah sakit,
tempat penyelenggaraan semua kegiatan
kefarmasian yang ditujukan untuk
keperluan RS itu sendiri.
Visi

Misi
Tujuan
1. Dapat Melaksanakan Praktek Kefarmasian Yang Efektif
Dan Efisien Di Lingkungan Rumah Sakit Melalui
Pembentukan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

2. Dapat Melaksanakan Praktek Kefarmasian Yakni Farmasi

Klinis Guna Optimalisasi Praktek Kefarmasian Di Rumah
Sakit

3. Dapat Mengenalkan Ke Orang Banyak Baik Pasien Maupun

Sesama Rekan Sejawat Mengenai Peran Apoteker Pada
Praktek Kefarmasian Di Rumah Sakit
Tugas
Pengelolaan dimulai dari PERENCANAAN, PENGADAAN,

PENYIMPANAN, DISTRIBUSI (penyiapan, peracikan, pelayanan

langsung kepada pasien), USE (pengendalian semua perbekalan

kesehatan yang beredar dan digunakan dalam RS baik untuk

penderita rawat inap, rawat jalan maupun semua unit termasuk

untuk poliklinik RS.

Tanggung Jawab
Mengembangkan suatu pelayanan farmasi yang luas dan terkoordinasi

dengan baik dan tepat, unit keperawatan, staf medik, dan RS

keseluruhan untuk kepentingan pelayanan pasien yang lebih baik

Program Kerja
Jangka
No. Program dan target capaian Keterangan
Waktu

1 Program : 5 tahun Monev per 1

Membuat dan Menerapkan Sistem Formularium RS. Dharma Ibu tahun

Ternate
 Target Capaian :
Pembentukan Panitia Farmasi Terapi
Ketersediaan Data Konsumsi Obat di Instalasi Farmasi RS. Dharma
Ibu Ternate Periode 2018
Terbentuknya Formularium RS. Dharma Ibu Ternate (Produk 5
Tahunan)
Monitoring dan Evaluasi Kepatuhan Peresepan Dokter

2 Program : 1-3 Monev per 3

Membangun Sistem Informasi Manajemen tahun bulan

 Target Capaian :
Menjalankan Kartu Stock di setiap bagian IFRS Yang memerlukan.
Kelengkapan Data Obat
Kelengkapan Data Penjualan
Kelengkapan Data Keuangan
Kelengkapan Data Pasien
Kelengkapan Data Farklin
 Jangka
No. Program dan target capaian Keterangan
Waktu

3 Program : 1-3 Monev per 6 bulan

Pemantapan Pelayanan Farmasi Klinis tahun

Target Capaian :
a. Per Bulan Melayani 15 Orang Pasien Baik Umum Maupun
Assurance
b. Proses Pelayanan Meliputi : Kepatuhan dan Ketepatan
Waktu Minum Obat Pasien, Monitoring Dan Evaluasi ESO
Pasien, PIO oleh Nakes.

4 Program : 5 tahun Monev per 1 tahun

Pembentukan IFRJ Dan IFRNA
 
Target Capaian :
Terpisahnya Pelayanan Antara Pelayanan Pasien Rawat Jalan
Dan Rawat Inap
Terbentuknya Pelayanan emergency kit pada ruang IGD
CONTOH :
STRUKTUR ORGANISASI MINIMAL IFRS

Ka. Instalasi
Farmasi Rumah Sakit

Administrasi

Pengelolaan Pelayanan Farmasi

Manajemen Mutu
Perbekalan Farmasi Klinis
Struktur Organisasi
IFRS ISLAM PKU MUHAMMADIYAH MALUT

Ka. IFRS
Fransiska Ana.Y. S.Farm., Apt.

Sekretaris
Fony Ilias

Pelaksana Gudang Pelaksana Pelaksana

Farmasi Rawat Jalan Rawat Inap
Nuraisyah., Amd.
PERSONALIA
Surat
No Nama Karyawan Jabatan Ket.
Ijin
1 Fransiska A.Y. S.Farm Apt. Ka. Instalasi / Apoteker V

2 Esy Fanulene Sekretaris V

3 Fony Ilias Pelaksana Gudang V

4 Nuraisyah Irianti Asisten Apoteker (AA) V

5 Nurbania Koimakie Asisten Apoteker (AA) V

Jumlah
Keterangan
karyawan
5 orang Januari – Desember
Tugas dan Fungsi
No. Nama Pegawai Jabatan Tugas dan Fungsi
1 Fransiska A.Y,S.FarmApt. Ka. Instalasi a. Bertugas Dan Bertanggungjawab Terhadap Jalannya Seluruh Praktek
Farmasi Rumah Kefarmasian Di Rumah Sakit Dharma Ibu Ternate
Sakit /Apoteker b. Bertugas Dan Bertanggung jawab Terhadap Monitoring Dan Evaluasi
Pengelola Apotek Kinerja Karyawan Apotek RS. Dharma Ibu Ternate
c. Bertugas Dan Bertanggung jawab Terhadap Sistem Pelaporan /
Administratif Apotek Rumah Sakit Dharma Ibu Ternate
d. Bertugas Dan Bertanggung jawab terhadap keberhasilan program
kerja dengan rentang waktu yang telah di tentukan
e. Bertugas Dan Bertanggung jawab Terhadap Sistem Pengadaan Dan
Perencanaan Sediaan Farmasi

2. Sekretaris a. Menyediakan Seluruh Data Terkait Kegiatan Di Apotek RS. Dharma

IbuTernate
b. Menyediakan Laporan Pembayaran Utang Kepada Pihak Ke-3
berkoordinasi dengan Kaur. Gudang Farmasi.
c. Menyediakan Laporan Kinerja Karyawan Apotek RS. Dharma Ibu
Ternate
d. Menyediakan Laporan Kinerja Pihak Ke-3 Dalam Rangka Evaluasi
Kerjasama Dengan Pihak Ke-3
e. Menyiapkan Berita Acara Terkait Pemusnahan Obat-Obat Expired
Date Dan Dokumentasi Lainnya yang perlu untuk dimusnahkan
dalam jangka waktu 3 Tahun
f. Turut Serta Dalam Proses Pelayanan Medik
g. Melaksanakan Tugas Lain Jika Dibutuhkan
No. Nama Pegawai Jabatan Tugas dan Fungsi
3 Nuraisyah, Amd. Farm Kaur. Gudang a. Mendata Obat-Obat Masuk
Farmasi b. Menyiapkan Laporan Stock Opname Per Triwulan, Berkoordinasi
dengan pegawai lainnya
c. Mendata Obat Expired Date
d. Mendata Kekosongan Obat Perharinya
e. Bertugas Dan Bertanggungjawab dalam melaksanakan alur / prosedur
penerimaan dan distribusi barang di instalasi farmasi Rumah Sakit
Dharma Ibu Ternate
f. Bertugas Dan Bertanggung jawab terhadap pendataan kekosongan /
permintaan obat/sediaan farmasi lainnya di ruangan
g. Turut serta dalam proses pelayanan medik
h. Melaksanakan tugas lainnya jika dibutuhkan
4 a. Bersama-sama dengan petugas lainnya dan Apoteker melaksanakan
praktek kefarmasian klinik berdasarkan jadwal yang telah ditentukan
b. Menyiapkan data pelayanan resep pasien BPJS
c. Menyiapkan data lembar resep
d. Menyiapkan Permintaan Obat Ke Gudang Farmasi Per Harinya guna
pemenuhan kebutuhan pelayanan farmasi rawat jalan dan rawat inap
e. Menyiapkan Laporan Stock Opname Per Triwulan, Berkoordinasi
dengan pegawai lainnya
f. Melaksanakan Pelayanan Harian Medik terhadap pasien rawat inap
dan rawat jalan
g. Melaksanakan tugas lainnya jika dibutuhkan
No. Nama Pegawai Jabatan Tugas dan Fungsi
5 a. Bersama-sama dengan petugas lainnya dan Apoteker melaksanakan
praktek kefarmasian klinik berdasarkan jadwal yang telah ditentukan
b. Menyiapkan data pelayanan resep pasien BPJS
c. Menyiapkan data lembar resep
d. Menyiapkan Permintaan Obat Ke Gudang Farmasi Per Harinya guna
pemenuhan kebutuhan pelayanan farmasi rawat jalan dan rawat inap
e. Menyiapkan Laporan Stock Opname Per Triwulan, Berkoordinasi
dengan pegawai lainnya
f. Melaksanakan Pelayanan Harian Medik terhadap pasien rawat inap
dan rawat jalan
g. Melaksanakan tugas lainnya jika dibutuhkan
6 a. Bersama-sama dengan petugas lainnya dan Apoteker melaksanakan
praktek kefarmasian klinik berdasarkan jadwal yang telah ditentukan
b. Menyiapkan data pelayanan resep pasien BPJS
c. Menyiapkan data lembar resep
d. Menyiapkan Permintaan Obat Ke Gudang Farmasi Per Harinya guna
pemenuhan kebutuhan pelayanan farmasi rawat jalan dan rawat inap
e. Menyiapkan Laporan Stock Opname Per Triwulan, Berkoordinasi
dengan pegawai lainnya
f. Melaksanakan Pelayanan Harian Medik terhadap pasien rawat inap
dan rawat jalan
g. Melaksanakan tugas lainnya jika dibutuhkan
 Laporan Pendapatan
Harian
 Laporan Pengeluaran 1. Standar Operasional Prosedur
 Laporan Keuangan 2. Laporan Tahunan
 Laporan anfra 3. Perencanaan Tahunan

dan Tugas Tambahan Lainnya

 Laporan Stock Opname 4. Laporan Pajak

17 item laporan bulanan,

5 Item Laporan Strategis
5. Laporan kenaikan pangkat karyawan
 Laporan lembar resep IFRS
 Laporan kinerja harian
 Laporan hutang apotek

 Laporan penggunaan
1. Pemesanan Obat-Obat
obat pasien asuransi
2. Pembayaran utang apotek
 Laporan penggunaan
3. Membuat jadwal kerja petugas
obat pasien umum
4. Terlibat dalam tim akreditasi RS
 Laporan obat masuk
 Laporan buku Faktur 5. Mengikuti visite pasien
 Laporan setoran pajak 1% 6. Mengurus kerjasama dengan rekanan
distributor
 Laporan penggunaan narkotika & 7. Lain-Lain
psikotropika
 Laporan narkotika dan psikotropika
 Laporan obat expired dan rusak
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Keterangan
Penilaian
No Jenis-Jenis SOP Sdh
Proses Sosialisasi Efektifitas
ada
1 SOP Permintaan Dan Pengadaan Sediaan Farmasi V - V Minimal
SOP Penerimaan Sediaan Farmasi Dan Alat Kesehatan
2 V - V Minimal
Dari Distributor
3 SOP Penerimaan Obat Narkotika Dan Psikotropika V - V Minimal
SOP Penyimpanan Sediaan Farmasi Dan Perbekalan
4 V - V Minimal
Kesehatan
SOP Distribusi Sediaan Farmasi Dan Perbekalan
5 V - V Minimal
Kesehatan Ke Unit-Unit Di RS. Islam Ternate
6 SOP Peneriman Resep Umum V - V Minimal
SOP Penerimaan Resep Assuransi (BPJS, ANTAM &
7 V - V Minimal
INHEALTH)
8 SOP Pembelian Obat OTC V - V Minimal
9 SOP Pengelolaan Resep V - V Minimal
10 SOP Pemusnahan Resep v - v Minimal
 Keterangan
Penilaian
No Jenis-Jenis SOP Sdh
Proses Sosialisasi Efektifitas
ada
11 SOP Pengelolaan Obat Rusak Dan ED, Dan Akan ED (Retur) V - V Minimal

12 SOP Pelayanan UDD Sistem V - V Minimal

SOP Permintaan Penyediaan Alat Kesehatan Dan Bahan
13 V - V Minimal
Habis Pakai Kebutuhan Tiap Unit Di RS. Islam Ternate
14 SOP Peracikan Obat X - X -

15 SOP Pelayanan Obat High Allert - V X -

16 SOP Pelayanan Informasi Obat (PIO) - - X -

17 SOP Visite Apoteker - - X -

18 SOP Pelayanan Home Care - - X -

19 SOP Pelayanan Konseling Oleh Apoteker - V X -

20 SOP Pelayanan Floor Stock Di Unit Gawat Darurat (UGD) - V X -

21 SOP Pelayanan Floor Stock Di Ruang Operasi - V X -

22 SOP Pelayanan Obat Narkotika dan Psikotropika - V X -

23 SOP Minimal Waktu Pelayanan Obat Racik - v x -

24 SOP Minimal Waktu Pelayanan Obat Jadi - v x -

JUMLAH/VOLUME SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN DAN BHP :

Tahun / Item Sediaan

Jenis Sediaan 201 Keterangan
2015 2016
4
Tablet 215 298 322
Syrup 76 100 110
Suppositoria 3 7 10
Salep (Kulit dan Mata) 18 20 20
Tetes (Mata dan Telinga) 3 3 10
Injeksi 44 63 70
Cairan 6 12 12
BHP dan ALKES 52 107 233

TOTAL 417 610 783

JUMLAH LEMBAR RESEP :
RESEP (LEMBAR)
BULAN
UMUM ASURANSI
Keterangan
2017
Januari 258 329
Februari 259 374
Maret 194 262
April 204 211
Mei 268 535
RESEP (LEMBAR)
Juni
Juli
226
221
192
279
BULAN
UMUM ASURANSI
Keterangan
2018
Januari 251 330
Agustus 118 220
Februari 235 331
September 271 305
Maret 266 448
Oktober 301 345
April 263 442
November 299 334
Mei 301 338
Desember 327 300
Juni 424 313
SUB TOTAL 2946 3686
Juli 262 388
TOTAL 6632 Agustus 207 454
September 268 454
Oktober 263 601
November 242 1017
Desember 376 1024
SUB TOTAL 3358 6140

TOTAL 9498
JUMLAH PENGINPUTAN FORMULIR YANG TH.
2018
FORMULIR
BULAN
OTC ASURANSI UMUM ANFRA DTSR PIO
(Sediaan) (Lembar) (LEMBAR) (Sediaan) (Lembar) (Lembar)
Januari 2017 330 251 72 0 0
Februari 2123 331 235 72 0 0
Maret 2997 448 266 92 0 0
April 3029 442 263 90 0 0
Mei 2241 338 301 143 0 0
Juni 3371 313 424 125 0 0
Juli 3987 388 262 108 0 0
Agustus 3489 454 207 207 0 0
September 3277 454 268 158 0 0
Oktober 1487 601 526 212 0 0
November 1355 1017 484 148 0 0
Desember 1348 1024 752 201 0 0
Total 30721 6140 4239 1628 0 0

Rata-Rata
2560 512 353 135 0 0
Per Bulan
Analisa Kebutuhan Pegawai
Jabatan : Apoteker
 Objek Kerja : Pasien
Beban Kerja : 14 Pasien
Standar : 30 Pasien
Perhitungan : 14 Orang Pasien /30 Orang Pasien x 1 Apoteker
= 0.5 Orang Apoteker = 1 Orang Apoteker
Kesimpulan : Sesuai

Jabatan : Asisten Apoteker

Hasil Kerja : Data entrain
Target Hasil : 244 data entrain (122x 2 item pekerjaan (pelayanan & administrasi)
Standar : 30 data entrain
Perhitungan : 244/30 x 1
= 8.1 Orang Asisten Apoteker
Kesimpulan : Tidak Sesuai
  

SOLUSI :
1. Permintaan penambahan karyawan IFRS
sebanyak 1 orang di tahun 2017 – 2018.
2. Permintaan sistem informasi berbasis komputer
(secara berkala).
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
2014 - 2016 Keuntungan Kerugian

Koordinasi antar ruangan menjadi lambat

Data tersedia tapi belum tentu valid

Data Kesalahan dan kelalaian petugas mungkin terjadi

MANUAL
Tersedia
Membutuhkan banyak tenaga

Pelayanan membutuhkan banyak waktu guna pengecekkan

dan ketelitian kerja
KEUANGAN

See Lap Keuangan 2018

PENDAPATAN TH. 2018
SEDIAAN OTC (OVER THE COUNTER)

TAHUN 2018
45,000,000

40,000,000

35,000,000

30,000,000

25,000,000

Axis Title
20,000,000

15,000,000

10,000,000

5,000,000

-
Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agt Sep Okt Nov Des
 RESEP UMUM
TAHUN 2018
35,000,000

30,000,000

25,000,000

20,000,000

Axis Title
15,000,000

10,000,000

5,000,000

-
Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agt Sep Okt Nov Des
RESEP ASURANSI
TAHUN 2018
160,000,000

140,000,000

120,000,000

100,000,000

80,000,000

60,000,000

40,000,000

20,000,000

-
Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agt Sep Okt Nov Des
 GRAFIK ANFRA RUANGAN
TAHUN 2018
45,000,000

40,000,000

35,000,000

30,000,000

25,000,000

20,000,000

15,000,000

10,000,000

5,000,000

-
Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agt Sep Okt Nov Des
PENGELUARAN TH. 2018
GRAFIK PENGELUARAN RUTIN
TAHUN 2018
140,000,000

120,000,000

100,000,000

80,000,000

Axis Title

60,000,000

40,000,000

20,000,000

-
Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agt Sep Okt Nov Des
 GRAFIK PENGELUARAN TAK
TERDUGA
TAHUN 2018
40,000,000

35,000,000

30,000,000

25,000,000

Axis Title 20,000,000

15,000,000

10,000,000

5,000,000

-
Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agt Sep Okt Nov Des
 PERBANDINGAN
PENDAPATAN DAN PENGELUARAN
TAHUN 2015 DAN 2016
PENDAPATAN DAN PENGELUARAN
PENDAPATAN DAN PENGELUARAN
TAHUN 2017
TAHUN 2018
160,000,000
250,000,000

140,000,000

120,000,000 200,000,000

100,000,000
150,000,000

Axis Title 80,000,000

Axis Title

60,000,000 100,000,000

40,000,000

50,000,000
20,000,000

-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 -
 MONITORING Data
DAN EVALUASI konsumsi
Data
Perencanaan Penyakit
DATA Panitia
Farmasi
Terapi
PERESEPAN &
(PFT)
RASIONALISASI
Pelayanan PERESEPAN
FORMULARIUM
Informasi Obat
Organisasi
MESO

Sumber Daya Manusia

Use Pengadaan
Informasi
FORMULARIUM
ONE DAILY DOSE Keuangan
Distributor Pembayaran &
Pemesanan
ANFRA Barang datang
Selanjutnya
RUANGAN & Waktu
(ALKES & BHP) PENYIMPANAN Tunggu

RESEP Ruangan,
(Unit Daily Dose) Distribusi Tempat, Suhu,
FIFO/FEFO,
Obat ED & DS,
Retur
PERENCANAAN

Tujuan : menetapkan jenis dan

jumlah perbekalan farmasi sesuai
dengan pola penyakit dan kebutuhan
pelayanan di rumah sakit.

Indikator efisiensi : Kesesuaian item

obat yang tersedia berdasarkan DOEN
sebesar 49% (Depkes RI, 2002)
 METODE PERENCANAAN :
E Epidemiologi

Konsumsi K

K Kombinasi
2018
 Pemilihan metode :
Konsumsi
 Data konsumsi tersedia
dan lebih lengkap
Tahap Perencanaan 2017 – 2018 :

Penyusunan
Data Konsumsi Evaluasi Pemilihan &
Data
Perencanaan Perhitungan
2018 Perencanaan
Tahun 2018 Kebutuhan
Th. 2019

MONITORING
DAN
EVALUASI
PERENCANAAN PENGADAAN SEDIAAN FARMASI
PERENCANAAN TAHUN 2016 sebesar :
Rp. 2.107.166.112

REALISASI PENGADAAN TH. 2016

sebesar :
Rp. 1.217.884.412,- • Total obat doen
menurut PERMENKES
312 TAHUN 2013 :
405 ITEM SEDIAAN
• Item sediaan generik
Indikator efisiensi : Kesesuaian item
obat yang tersedia berdasarkan DOEN yang tersedia di
sebesar 49% (Depkes RI, 2002)
tahun 2016 :
175 ITEM SEDIAAN
• Indikator Efisiensi :
1.75% (Tidak Efisien)
KENDALA PERENCANAAN
TH. 2017
Plan Rancangan Perencanaan
untuk tahun 2018 - 20189:
Sistem Formularium
 Penerbitan SK Panitia Farmasi

Terapi (PFT)
Data Epidemiologi
 Merancang Formularium RS.
 Merancang Form Kepatuhan
Jumlah Rekanan
Penulisan Resep Sesuai

dengan Formularium RS.

 Sosialisasi Formularium RS.
 Monev hasil Formularium RS.

Per 6 bulan
PERENCANAAN PENGADAAN SEDIAAN FARMASI TAHUN 2017
Total Harga Kebutuhan
No. Jenis Sediaan Bulan Tahun Keterangan

(Rp.) (Rp.)
1 Syrup 40,969,343 491,632,116  

2 Tablet 190,058,576 2,280,702,912  

3 Injeksi 71,718,609 860,623,308  

4 Cairan Infus 41,311,720 495,740,640  

5 Salep 14,273,475 171,281,700  

6 Tetes 6,255,000 75,060,000  

7 Suppositoria 7,710,114 92,521,368  

9 Alat Kesehatan Dan BHP 112,482,580 1,349,790,960  

10 Sediaan Lainnya 9,242,963 110,915,556  

TOTAL KEBUTUHAN 494,022,380 5,817,353,004  

 PENGADAAN

 Kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah

direncanakan dan disetujui melalui pembelian,
produksi dan hibah.

 Tujuan : mendapatkan perbekalan farmasi dengan

harga layak dengan mutu yang baik, pengiriman barang
terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan
tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.
Indikator efisiensi pengadaan :
1. Persentase alokasi dana pengadaan obat (Depkes RI, 2002) → untuk mengetahui
seberapa jauh persediaan dana RS memberikan dana kepada farmasi → nilai
pembanding 30 – 40 % (Hudoyono dan Andayaningsih, 1990)

2. Frekuensi pengadaan tiap item obat per tahun (pudjaningsih, 1996) → untuk
mengetahui berapa kali obat-obat tersebut dipesan dalam 1 tahun → nilai pembanding
Rendah (12x/tahun), Sedang (12-24x/tahun), Tinggi (>24x/tahun) (pudjaningsih, 1996)

3. Frekuensi kurang lengkapnya surat pesanan/kontrak (pudjaningsih, 1996) → untuk

mengetahui berapa kali terjadi kesalahan faktur → nilai pembanding 1 – 9 kali
(pudjaningsih, 1996).

4. Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati
(pudjaningsih, 1996) → untuk mengetahui kualitas pembayaran rumah sakit → nilai
pembanding 0 – 25 kali (pudjaningsih, 1996).

5. Persentase jumlah item obat yang diadakan dengan yang direncanakan (pudjaningsih,
1996) → untuk mengetahui ketepatan perencanaan → nilai pembanding 100 – 120% kali
(pudjaningsih, 1996).
EVALUASI PENGADAAN TH. 2016
No Evaluasi Indikator Hasil

1 Persentase alokasi 30 – 40 % 1. Belum dilakukan alokasi persediaan dana pengadaan obat.

dana pengadaan obat 2. Belanja obat hanya berdasarkan kekosongan sediaan dan sisa
stok minimal di gudang farmasi.
Kesimpulan : Tidak efisien dan efektif

2 Frekuensi pengadaan Rendah (12x/tahun) Rata-Rata frekuensi pengadaan seluruh sediaan farmasi adalah
tiap item obat per Sedang (12-24x/tahun) sebesar 11.05x/tahun
tahun Tinggi (>24x/tahun) Kesimpulan : Rendah

3 Frekuensi kurang 1 – 9 kali

Bulan januari : 2x
lengkapnya surat
pesanan/kontrak
Bulan Februari : 2x Kesimpulan :
Bulan Maret : 3x
frekuensi kurang
Bulan April : -
Bulan Mei : -
lengkapnya surat
Bulan Juni : - pesanan/kontrak
Bulan juli : 1x
selama th. 2016
Bulan Agustus : 3x
adalah sebanyak 11
Bulan September : -
Bulan Oktober : - Kali.
Bulan November : - (tidak efektif dan
Bulan Desember : -
efisien).
No Evaluasi Indikator Hasil

4 Frekuensi 0 – 25 kali Bulan januari : -

tertundanya Bulan Februari : 2
pembayaran oleh Bulan Maret : -
rumah sakit terhadap Bulan April : -
KESIMPULAN : EFISIEN
waktu yang Bulan Mei : -
disepakati Bulan Juni : 4
Bulan juli : -
Bulan Agustus : -
Bulan September : -
Bulan Oktober : 3
Bulan November : 3
Bulan Desember : 3

5 Persentase jumlah 100 – 120% kali

item obat yang
diadakan dengan
yang direncanakan
DATA PENGADAAN
Total Pengadaan
Tahun Keterangan
(Rp.)

2016 844.265.298,-

2017 1.037.598.924,-

2018 1.217.884.412,-

Rata-Rata Per Tahun 1.033.249.544,-

KENDALA-KENDALA TH. 2018 :
Alokasi Dana
Pengadaan

Perencanaan

Jumlah
Rekanan

Lama
Pengiriman
 DAFTAR JUMLAH REKANAN SELAMA TH. 2016
Banyaknya Pemesanan Ke Distributor / Pedagang Besar Farmasi (PBF) Total Order
Bulan
AAM APL BAA BSP DNR KF MBS MMSB PPDG PRZ RN STC SST SF SMP TF Lain-Lain Dalam 1 Tahun
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17  18  19

Januari     1   1 2 0 1   0   0       7 19 31

Februari     1   1 0 0 1   0   0       10 1 14

Maret 1   1   0 4 0 1   3   0       8 11 29

April 2   2   1 5 1 1   3   0       11 7 33

Mei 0   0   4 5 3 2   1   1       10 4 30

Juni 0   2   2 5 0 3   2   0 1     14 2 31

Juli 0   2   1 6 0 3   3   1 0     8 0 24

Agustus 2   0   1 5 2 1   1 1 0 0     7 0 20

September 2   1   1 4 2 3 1 0 0 1 1     4 7 27

Oktober 1   1   2 5 0 5 2 2 2 1 0     8 0 29

November 2   2   5 3 2 1 0 1 0 0 0     4 0 20

Desember 2   2   4 4 2 2 2 0 0 0 0     5 0 23

TOTAL 12 0 15 0 23 48 12 24 5 16 3 4 2     96 51 311

Ket. :
AAM : Anugerah Argon Medika   : Kerjasama Terputus
  : Belum Kerjasama
BAA   : Non Aktif terhitung Januari 2017
BSP : Bina San Prima
DNR : Dos Ni Roha
KF : Kimia Farma
MBS : Mensa Bina Sukses

MMSB : Mitra Medika Sejahtera Bersama

PPDG : Parit Padang
PRZ : Parazelseus
RN : Rajawali Nusindo
STC : Setia Thenoch
SST : Sapta Sari Tama
SMP : Socania Mitra Persada
SF :
TF : Ternate Farma
 GRAFIK PENGADAAN TH. 2018
BELANJA RUTIN SEDIAAN FARMASI TH. 2018
120

100

80

60

40

20

0
TAHUN 2016

AAM APL BAA BSP DNR

KF MBS MMSB PPDG PRZ
RN STC SST TF Lain-Lain
 PENYIMPANAN

 merupakan kegiatan menyimpan, memelihara dengan cara

menempatkan perbekalan farmasi yang di terima pada tempat lyang
dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak
mutu obat.

 Tujuan Penyimpanan :

1. Memelihara mutu sediaan farmasi

2. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

3. Menjaga ketersediaan

4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

TATA CARA PENYIMPANAN MINIMAL UNTUK
SEDIAAN FARMASI :
IFRS Dharma Ibu
No Rincian Pengaturan Penyimpanan Ket.
Ternate

1 Menurut bentuk sediaan dan Alfabetis √

2 Menerapkan sistem FIFO dan FEFO X

3 Menggunakan almari, rak dan pallet √

Menggunakan almari khusus untuk menyimpan obat

4 √
Narkotika dan dilengkapi dengan kartu stok obat

Menggunakan almari khusus untuk menyimpan obat

5 √
Psikotropika dan dilengkapi dengan kartu stok obat

Menggunakan almari khusus untuk perbekalan farmasi yang

6 √
memerlukan penyimpanan pada suhu tertentu
7 Dilengkapi dengan kartu stock obat X
SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG
SISTEM PENYIMPANAN TAHUN 2018
No Sarana Dan Prasarana Jum Kondisi Plan Th. 2017
1 Lemari Narkotika & Psikotropika 2 Baik -
2 Lemari Administrasi 1 Baik -
3 Lemari/Rak Sediaan Farmasi 10 Baik (+) 2 buah
4 Temperatur Ruangan 1 Baik (+) 2 buah
5 Pendingin Ruangan (AC) 2 1 Rusak (+) 1 buah
6 Kulkas 1 Baik -
7 Box Obat 25 Baik (+) 250 box dengan label
obat
8 Baki Pelayanan Resep 25 Baik -
9 Trolly Obat 0 - (+) 3 buah
10 Meja 1 Baik -
11 Kartu Stok 50 Baik -
12 Pemadam Kebakaran 1 Baik (+) 1 buah
 DISTRIBUSI

 merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi

di Rumah Sakit untuk pelayanan individu dalam proses

terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta

menunjang pelayanan medis.

 Tujuan Distribusi : Tersedianya perbekalan farmasi di unit-

unit pelayanan tepat waktu, tepat jenis dan jumlah.

 EVALUASI DISTRIBUSI TH. 2018
No Evaluasi Indikator Hasil

1. Tidak menggunakan kartu stock hampir

pada seluruh sediaan, kecuali Psikotropika
1 Ketepatan data jumlah obat pada kartu stock 100%
dan Narkotika
2. Stok Opname dilakukan per 3 bulan

1. Tidak dilakukan
10 – 23
2 Turn Over Ratio 2. Tidak diketahui modal khusus pengadaan
kali/tahun
sediaan farmasi

100%
3 Sistem penataan gudang -
FIFO/FEFO

Persentase dan nilai obat yang kadarluarsa ≤ 0.3%

4
dan atau rusak

5 Persentase stock mati 0% 0.01%

minimal
sejumlah
6 Tingkat ketersediaan obat Belum pernah menentukan jumlah safety stock
safety stok
 OBAT EXPIRED
Pengadaan : Cindhany
200 mg/ 100
1 Ciprofloxacin Maret 2016 43 Botol 60,000 2,580,000
ml
2 Rebal Plus   Juni 2016 6 Capsul 2700
16,200
TOTAL
2.596,200
OBAT RUSAK
1 Diazink 20 mg 10 Tablet 1,000 10,000

2 Betason -N 5 gr 3 Salep 5000 15,000

TOTAL 25.000
PERSENTASE OBAT EXPIRED
 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎h
  𝐼𝑡𝑒𝑚 𝑂𝑏𝑎𝑡 𝑌𝑎𝑛𝑔 𝐾𝑎𝑑𝑎𝑟𝑙𝑢𝑎𝑟𝑠𝑎
¿ 𝑥 100 %
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎h 𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘
 
28 𝐼𝑡𝑒𝑚
¿ 𝑥 100 %
783
 

3.6%
PERSENTASE OBAT RUSAK
 
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎h 𝐼𝑡𝑒𝑚 𝑂𝑏𝑎𝑡 𝑌𝑎𝑛𝑔 𝐾𝑎𝑑𝑎𝑟𝑙𝑢𝑎𝑟𝑠𝑎
¿ 𝑥 100 %
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎h 𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘
 
6 𝐼𝑡𝑒𝑚
¿ 𝑥 100 %
783
 

0.8%
LAPORAN PELAYANAN
Jenis pelayanan di IFRS DHARMA IBU TH. 2018, antara
lain :
 OTC
 Resep :
a. RESEP UMUM
b. Resep BPJS
c. Resep Lippo RESEP ASURANSI
d. Resep PLN
e. Resep ADMEDIKA
f. Resep SIMAS
g. Resep Inhealth
H. Resep Telkom
 Anfra Ruangan
PLAN 2018
Jenis Pelayanan & Rincian Kegiatan :
Delivery Order Obat
Kebutuhan :

a. Sopir

b. Sarana Komunikasi (Telepon)

c. Sarana Transportasi

Penagihan biaya :

a. Biaya antar-jemput (1x Jarak Tempuh)

Dekat Rp. 5.000

Sedang Rp. 10.000

Jauh Rp. 15.000

Sangat Jauh Rp. 20.000

(perhitungan biaya disesuaikan dengan

b. Biaya Obat banyaknya item pemesanan, sesuai dengan
perhitungan resep/otc)
 Apoteker Praktek & Visite
 

Konsultasi obat pasien umum (Rawat Jalan & Rawat Inap)

Kebutuhan :
a. Lembar/Buku Konsultasi
Penagihan biaya :
a. Biaya Obat (perhitungan biaya disesuaikan dengan banyaknya item
pemesanan, sesuai dengan perhitungan resep/otc)

b. Biaya Konsultasi, Rincian : (Total Biaya Per Konsultasi Rp. 25.000 per pasien)
Jasa Apoteker Rp. 10.000 per pasien
Rumah Sakit Rp. 5.000 per pasien
  BHP Rp. 10.000 per pasien  
Konsultasi obat pasien asuransi (Rawat Jalan & Rawat Inap )
Kebutuhan :
a. Lembar/Buku Konsultasi
Penagihan biaya :
a. Biaya Obat (perhitungan biaya disesuaikan dengan banyaknya item
pemesanan, sesuai dengan perhitungan resep/otc)

b. Biaya Konsultasi, Rincian : (Total Biaya Per Konsultasi Rp. 10.000 per pasien)
  Jasa Apoteker Rp. 10.000 per pasien  
KARTU KONSELING
INSTALASI FARMASI RS.
DHARMA IBU TERNATE

NO. RM :
NAMA :
TANGGAL LAHIR :
JENIS KELAMIN :
ALAMAT :
DIAGNOSA :
RIWAYAT ALERGI :

Aturan
Rawat Pakai
Tanggal Inap / Nama
kunjungan Rawat Obat
Pemahaman Pasien Materi Konseling Apoteker
Jalan P S M

Nama Obat (v)

Indikasi (v)
Aturan Pakai (v)
Efek Samping (v)
Nama Obat (v)
Indikasi (v)
Aturan Pakai (v)
Efek Samping (v)
KARTU MINUM OBAT MANDIRI
NAMA PASIEN : ………………………….

Waktu
Nama Obat Tanggal
Minum

PAGI

SIANG

MALAM
PELAYANAN INFORMASI OBAT (PIO)

Kebutuhan :
a. Pasien : pencetakan brosure
b. Rekan Sejawat : Telephone
 Pelayanan Di Kamar Operasi
pelayanan dilakukan sebagaimana yang diatur dalam SOP pelayanan
kefarmasian di kamar operasi

Penagihan biaya :
Biaya Obat (perhitungan biaya disesuaikan dengan

a. banyaknya item pemesanan, sesuai dengan

perhitungan resep/otc)

Biaya Jasa Pelayanan,

b.
Rincian : ???????
   
Pelayanan Resep Kesejahteraan Umat

PENGELOLA :
RS. DHARMA IBU

KEPADA :
PRINSIP : ASURANSI 1. MEMBANTU PASIEN UMUM
YANG TIDAK MAMPU
MELAKUKAN PEMBAYARAN
2. KARYAWAN RSDI TERNATE

SUMBER DANA : ???

STANDAR MINIMUM PELAYANAN (SPM)

Merupakan Landasan Hukum :

spesifikasi teknis UU No. 23 Th. 1992;
Tujuan untuk
tentang tolak ukur UU No. 29 Th. 2004;
menetapkan
pelayanan PP No. 23 Th. 2005;
standar pelayanan
minimum yang PP No.65 Th. 2005;
bagi keselamatan
diberikan oleh
dan kenyamanan Permenkes No.
Badan Layanan 741/MENKES/SK/III/2002;
pasien
Umum kepada KEPMENKES
Masyarakat 228/MENKES/SK/III/2002.
 Waktu Tunggu Pelayanan Obat Jadi di
Instalasi Farmasi
Dimensi Mutu Efektifitas dan Efisiensi dalam pelayanan obat di
Instalasi Farmasi
Tujuan Memberikan pelayanan terbaik dalam kepuasan
pasien
Definisi Operasional Waktu tunggu pelayanan obat jadi adalah
tenggang waktu mulai pasien menyerahkan resep
sampai dengan menerima obat jadi
Frekuensi Pengumpulan 1 Bulan
Data
Periode Analisis 6 Bulan
Numerator Jumlah kumulatif waktu tunggu pelayanan obat
jadi pasien yang disurvei dalam 1 bulan
Denominator Jumlah pasien yang disurvey dalam bulan
tersebut
Sumber Data Survey
Standar 15 Menit
Penanggung Jawab Kepala Instalasi Farmasi
 Waktu Tunggu Pelayanan Obat Racikan di Instalasi
Farmasi
Dimensi Mutu Efektifitas dan Efisiensi dalam pelayanan obat di
Instalasi Farmasi
Tujuan Memberikan pelayanan terbaik dalam kepuasan pasien
Definisi Operasional Waktu tunggu pelayanan obat racikan adalah
tenggang waktu mulai pasien menyerahkan resep
sampai dengan menerima obat racikan
Frekuensi Pengumpulan Data 1 Bulan
Periode Analisis 6 Bulan
Numerator Jumlah kumulatif waktu tunggu pelayanan obat jadi
pasien yang disurvei dalam 1 bulan
Denominator Jumlah pasien yang disurvey dalam bulan tersebut
Sumber Data Survey
Standar 30 Menit
Penanggung Jawab Kepala Instalasi Farmasi
 Tidak adanya terjadi kesalahan pemberian obat
Dimensi Mutu Keselamatan dan Kenyamanan
Tujuan Menghindari terjadinya kesalahaan dalam pemberian
obat
Definisi Operasional Kesalahan pemberian obat meliputi :
1. Salah dalam memberikan jenis obat
2. Salah dalam memberikan dosis
3. Salah dalam meyerahkan obat
4. Salah jumlah
5. Salah dalam membaca resep
Frekuensi Pengumpulan Data 1 Bulan
Periode Analisis 3 Bulan
Numerator Jumlah seluruh pasien instalasi farmasi yang disurvey
dikurangi jumlah pasien yang mengalami kesalahan
pemberian obat
Denominator Jumlah seluruh pasien instalasi farmasi yang disurvey
Sumber Data Survey
Standar 100%
Penanggung Jawab Kepala Instalasi Farmasi
KESESUAIAN PENULISAN RESEP
DENGAN FORMULARIUM RS.
Dimensi Mutu Efektifitas dan efisiensi sistem pengadaan dan
distribusi obat di instalasi farmasi
Tujuan Rasionalitas peresepan
Definisi Operasional Jumlah kesesuaian antara obat yang ditulis didalam
resep oleh dokter dengan formularium rumah sakit
Frekuensi Pengumpulan Data 1 Bulan
Periode Analisis 6 Bulan
Numerator Jumlah seluruh lembar resep yang terlayani di
instalasi farmasi
Denominator Jumlah seluruh lembar resep yang terlayani di
instalasi farmasi
Sumber Data Survey
Standar 100%
Penanggung Jawab Kepala Instalasi Farmasi
LAPORAN PELAKSANAAN SPM
No SPM Hasil Ket.
1 Waktu Tunggu Pelayanan Obat Tidak diketahui
Jadi di Instalasi Farmasi
2 Waktu Tunggu Pelayanan Obat Tidak diketahui
Racikan di Instalasi Farmasi
3 Tidak adanya terjadi kesalahan Tidak diketahui
pemberian obat
4 Kesesuaian penulisan resep Diketahui
dengan formularium rs.

Evaluasi :
IFRS Punya SPM, hanya saja tanpa dasar hukum (tidak ada keputusan direktur
atau hal sejenisnya). Sosialisasi kepada karyawan sudah dilakukan. Dalam
pelaksanaannya banyak keterbatasan mulai dari segi motivasi kinerja sampai
dengan keterbatasan pegawai dan hal-hal lainnya sehingga petugas lebih
cenderung untuk tidak melakukan penilaian.

SOLUSI : Dibuatkan dasar hukum, disahkan dan disosialisasikan kembali.