Rancangan Aktualisasi

penataan penyimpanan arsip surat masuk, surat keluar dan disposisi dengan
membuat database di google drive secara online
di Subdit Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan
Angkutan Kereta Api
Biodata Singkat
Fery Chrisnata Santoso
Penyusun Bahan Evaluasi dan Pelaporan

Staf Seksi Angkutan Barang

Sub Direktorat Angkutan
Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan KA
Direktorat Jenderal Perkeretaapian
 Latar Belakang
PM No. 122 Tahun 2018 tentang
Undang – Undang No. 5 Tahun 2014
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
tentang Aparatur Sipil Negara
Perhubungan

Peraturan Kepala LAN No. 12 Tahun 2018 SPIP Tahun 2021 Subdit Angkutan Seksi
tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Angkuan Barang Direktorat Lalu Lintas
Negeri Sipil dan Angkutan Kereta Api
 Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Melakukan penyiapan bahan perumusan dan
pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma,
standar, prosedur dan kriteria
pemberian bimbingan teknis dan supervisi,
serta evaluasi dan pelaporan di bidang
angkutan barang
pelaksanaan pemantauan kinerja dan
kebutuhan angkutan barang, tarif angkutan
barang, standar pelayanan angkutan barang
dalam perjalanan dan di stasiun kereta api
barang
pengelolaan data dan informasi
pengembangan angkutan barang
kereta api
penyusunan pedoman perhitungan,
administrasi pelaksanaan angkutan
motor gratis dengan kereta api pada
masa angkutan lebaran, serta
penyiapan program dan
dokumentasi angkutan barang di
bidang perkeretaapian
Identifikasi Isu
Kurang optimalnya penataan penyimpanan arsip surat masuk,
surat keluar dan disposisi yang belum tertata pada Subdit
Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan
Angkutan Kereta Api

Belum teraturnya penataan area kerja staff pada

Subdit Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat
Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api

Kurangnya perangkat komputer untuk menunjang

aktifitas kerja pegawai pada Subdit Angkutan seksi
Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan
Angkutan Kereta Api
 Analisa Isu
Dalam menganalisa isu-isu yang muncul diatas, saya akan menganalisa
isu menggunakan alat penetapan isu berdasarkan APKL (Aktual,
Problematik, Kekhalayakan, Layak).

No Isu Kriteria Isu Keterangan:

A P K L A: Aktual

1 Kurang optimalnya penataan penyimpanan arsip surat masuk, √ √ × √ P : Problematik

surat keluar dan disposisi yang belum tertata pada Subdit Angkutan K : Kekhalayakan
Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta
L : Layak
Api
Berdasarkan alat bantu
2 Belum teraturnya penataan area kerja staff pada Subdit √ √ × × penetapan isu pada tabel.
Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Dapat disimpulkan bahwa
isu nomor 1 memenuhi
Angkutan Kereta Api semua kriteria APKL.

3 Kurangnya perangkat komputer untuk menunjang aktifitas √ × × √ Sementara isu nomor 2 dan
3 tidak memenuhi kriteria
kerja pegawai pada Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang
Layak.
Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api
 Isu yang diangkat
Kurang optimalnya penataan penyimpanan arsip surat masuk,
surat keluar dan disposisi yang belum tertata pada Subdit
Angkutan Seksi Angkutan Barang Direktorat Lalu Lintas dan
Angkutan Kereta Api

Pemecahan Isu
Penataan penyimpanan arsip surat masuk, surat keluar
dan disposisi dengan membuat database di google drive
secara online di subdit angkutan seksi angkutan barang
direktorat lalu lintas dan angkutan kereta api
 Jenis Kegiatan
Melakukan Konsultasi dan Diskusi dengan Mentor yang juga merupakan Kepala
Seksi Angkutan Barang terkait kegiatan yang akan dilakukan

Mencari dan Mengumpulkan Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi
Tahun 2021 pada Subdit Angkutan Penumpang dan Barang Direktorat Lalu
Lintas dan Angkutan Kereta Api

Melakukan Scan Dokumen Surat Masuk, Surat Keluar, dan Disposisi Tahun
2021 pada Subdit Angkutan Penumpang dan Barang Direktorat Lalu Lintas
dan Angkutan Kereta Api

Membuat email dan akun google drive untuk menyimpan database Surat
Masuk dan Surat Keluar dan Disposisi Tahun 2021 pada Subdit Angkutan
Penumpang dan Barang Direktorat Lalu Lintas dan Angkutan Kereta Api

Membuat Folder untuk Database Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi
Tahun 2021 pada Akun Google Drive Subdit Angkutan Direktorat Lalu Lintas dan
Angkutan Kereta Api

Membuat Folder untuk Database Surat Masuk, Surat Keluar dan Disposisi Tahun
2021 pada Akun Google Drive Subdit Angkutan Direktorat Lalu Lintas dan
Angkutan Kereta Api
 Melakukan Konsultasi dan Diskusi dengan Mentor yang juga merupakan Kepala
Seksi Angkutan Barang terkait kegiatan yang akan dilakukan

a) Menghubungi Mentor selaku Catatan Saran dan

atasan langsung untuk
menentukan waktu dan tempat
Output Masukan dari Mentor
konsultasi
b) Melaporkan kepada mentor
tentang rencana pelaksanaan
aktualisasi.

1
c) Mencatat saran dan masukan
mentor Dengan melakukan konsultasi dan diskusi
dengan Mentor (atasan) maka tujuan awal
kegiatan dapat disampaikan

Nilai Dasar ANEKA :

A: Tanggung jawab
N: Hormat-Menghormati Kerjasama dengan Menuangkan ide-
E: Sopan ide Kreatif dengan sikap yang
K: Efektivitas profesional untuk bisa bekerjasama
A: Disiplin dengan atasan
Mencari dan Mengumpulkan Dokumen Surat Masuk dan Surat Keluar Tahun 2021

Data keseluruhan surat masuk

a) Melakukan koordinasi dengan Staff
Administrasi guna membuat jadwal
Output dan keluar Tahun 2021
dalam pencarian Dokumen yang
dibutuhkan
b) Mencari dan Mengumpulkan
dokumen Surat Masuk dan Surat
Keluar Dengan melakukan pengumpulan

2 dokumen dapat diperoleh data-data

c) Memisahkan Dokumen
berdasarkan fungsinya
yang dibutuhkan untuk dipergunakan
dalam kegiatan

Nilai Dasar ANEKA : Dengan dilaksanakannya Pencarian dan Pengumpulan

A: Jujur Dokumen Surat Masuk dan Surat Keluar yang
N: Kerjasama berlandaskan nilai objektifitas. mengutamakan
pencapaian hasil, kerjasama tim, dan komitmen maka
E: Menjaga Rahasia
nilai organisasi yang akuntabel di perkuat
A: Kerja Keras
 Melakukan Scan Dokumen Surat Masuk dan Surat Keluar

Folder Data Surat Masuk, Surat

a) Melakukan koordinasi dengan staff Output Keluar dan Disposisi Tahun
administrasi 2021 yang telah di scan
b) Melakukan Scan Dokumen
c) Membuat Folder untuk Dokumen
yang telah di scan dan
Memisahkan sesuai dengan
fungsinya Dengan Melakukan Scan Dokumen Surat

3
Masuk dan Surat Keluar maka didapatkan
file-file dalam bentuk pdf untuk
dipisahkan berdasarkan fungsinya.

Nilai Dasar ANEKA :

A: Tanggung Jawab
Dengan Melakukan Scan Dokumen Surat
N: Tidak Memaksakan
Masuk dan Surat Keluar maka nilai
Kehendak
Tanggung Jawab, sinergi, dan ketelitian
E: Sopan
telah tercapai dalam usaha
K: Profesionalisme
menyelesaikan kegiatan dengan baik
 Membuat Email dan Akun Google Drive

Akun Email dan Akun Google

Drive Subdit Angkutan seksi
a) Mengajukan Permohonan Angkutan Barang
kepada pimpinan Output
b) Membuat Akun

Dengan telah membuat email dan akun google

drive, maka sudah tersedia penampungan untuk

4 menyimpan arsip surat masuk dan surat keluar

pada Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang

Nilai Dasar ANEKA :

Akuntabilitas: Transparan Dengan menyampaikan permohonan atas
Anti Korupsi : Tanggungjawab pelaksanaan kegiatan dalam pembuatan dan
penyimpanan Surat Masuk dan Surat Keluar
pada akun google drive, maka nilai transparansi,
Profesionalisme telah tercapai
Membuat Folder untuk Database Surat Masuk dan Surat Keluar
a) Membuat Folder Database Subdit
angkutan, seksi Angkutan Barang
b) Membuat Folder Bulan dan Tahun
untuk menyimpan Surat Masuk
dan Surat Keluar
Folder Data Surat Masuk dan
Surat Keluar Tahun 2021 pada
Akun Google Drive Subdit
Angkutan seksi Angkutan Barang
Output
Dengan membuat folder dalam akun google drive
maka dapat dikelompokkan
sesuai dengan jenisnya

5 dari dokumen untuk surat masuk dan surat keluar

pada subdit angkutan seksi Angkutan Barang

Dengan membuat folder untuk Surat Masuk dan

Surat Keluar pada akun Google Drive yang
Nilai Dasar ANEKA: berpedoman pada nilai kesempurnakan maka
penyimpanan file surat masuk dan surat keluar akan
Komitmen Mutu: lebih teratur sesuai dengan tempat dan fungsinya
Inovasi
Memindahkan data Surat Masuk dan Surat Keluar ke dalam Folder Database
yang telah di buat pada Akun Google Drive
Folder Data Surat Masuk dan
Surat Keluar Tahun 2021 pada
Akun Google Drive Subdit
Output Angkutan seksi Angkutan Barang
a) Memindahkan data Surat Masuk dan Surat
Keluar yang telah di scan ke dalam Folder
Database yang telah di buat pada Akun
Google Drive, berdasarkan bulan dan tujuan
surat pada Subdit angkutan, Seksi Angkutan
Barang
Dengan memindahkan data ke dalam folder Surat
b) Menginformasikan kepada staff administrasi
Subdit Angkutan seksi Angkutan Barang Masuk dan Surat Keluar maka kegiatan

6
c) Melaporkan hasil output kegiatan kepada Kasi Penyimpanan Surat Masuk dan Surat Keluar Tahun
Angkutan Barang 2021 dengan Membuat Database Surat Masuk
dan Surat Keluar Tahun 2021 di Google Drive telah
di selesaikan dan dapat digunakan

Nilai Dasar ANEKA :

A: Transparan Dengan membuat laporan pertanggungjawaban atas kegiatan
N: Kerjasama yang telah dilakukan secara transparan, menghargai
E: Jujur kerjasama, kesempurnaan, profesionalisme, serta jujur maka
akan memperkuat nilai Nasionalisme dalam menyelesaikan
K: Berorientasi Mutu semua pekerjaan
Thanks
Any questions?