ANALISIS

JABATAN
 Nama : L A D I, S.Sos, MM.
KANREG II BKN SURABAYA
Tempat Tgl Lhr : Gresik, 8 Oktober 1965

Pekerjaan : PNS pada Kanreg II BKN Surabaya

Jabatan : Auditor Kepegawaian Muda

No HP/e-mail : 081357000829/ladial74@gmail.com
Riwayat Pendidikan
S1 : Administrasi Negara FISIP STIA
Tahun 2001
S2 : Magister Manajemen Ubhara Tahun
2020
Pengalaman Kerja :
  : PNS pada Kanreg II BKN Surabaya
Tahun 1987 – sekarang
 JABATAN
Kedudukan yang menunjukkan fungsi, tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang
pegawai ASN dalam rangka menjalankan tugas
pokok dan fungsi
 Pegawai Negeri Sipil diangkat dalam pangkat
dan jabatan tertentu pada Instansi Pemerintah
 Jabatan ASN terdiri atas:
○ Jabatan Administrasi;
○ Jabatan Fungsional; dan
○ Jabatan Pimpinan Tinggi.
4
 INFORMASI JABATAN

• Merupakan hasil / keluaran dari proses analisis

jabatan
• Terdiri dari 17 butir informasi yang terbagi
menjadi:
– Identitas Jabatan
– Uraian jabatan (job description)
– Syarat jabatan (job specification)
 ANALISIS JABATAN
• Dasar hukum: PermenPANRB No 1 th 2020
tentang Pedoman Analisis Jabatan dan Analisis
Beban Kerja
• Pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan
penyusunan data jabatan menjadi informasi
jabatan
• Uraian tugas menjadi informasi yang paling
penting dalam proses analisis jabatan

6
 ISI INFORMASI JABATAN

No Identitas Jabatan Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan

1 Nama Jabatan Tugas Pokok Pendidikan Formal

2 Kode Jabatan Bahan Kerja Pendidikan dan Pelatihan

3 Unit Kerja Alat Kerja Pengalaman Kerja
4 Ikhtisar Jabatan Hasil Kerja Keterampilan
5 Kelas Jabatan Tanggung Jawab Bakat Kerja
6 Wewenang Temperamen Kerja
7 Korelasi Jabatan Minat Kerja

8 Kondisi Lingkungan Kerja Upaya Fisik

9 Risiko Bahaya Kondisi Fisik

10 Prestasi Kerja Fungsi Pekerja

 IDENTITAS JABATAN
Nama jabatan dibuat ringkas, substantif (memuat
elemen spesifik ) dan unik
Penamaan jabatan dirumuskan berdasarkan tindak kerja,
bahan kerja, perangkat kerja, dan hasil kerja yang
mencerminkan tugas-tugas yang dilakukan serta
disesuaikan dengan tugas dan fungsi unit kerja
Ikhtisar jabatan merupakan ringkasan deskripsi jabatan
yang memuat
Apa yang dikerjakan (what)
Bagaimana cara mengerjakan (how)
Dalam rangka apa (why)
 KUALIFIKASI
JABATAN
• Pendidikan
• Merupakan pendidikan formal minimal yang harus dimiliki
untuk menduduki suatu jabatan disertai dengan jurusan yang
sesuai dengan kebutuhan jabatan.
• Pendidikan dan Pelatihan
• Merupakan pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk
meningkatkan kemampuan dan menunjang pelaksanaan tugas
jabatan.
• Terdiri atas Diklat Penjenjangan dan Teknis.
• Pengalaman Kerja
• Merupakan masa kerja pada bidang tertentu yang linier
dan/atau berkaitan dengan tugas-tugas jabatan.
 URAIAN JABATAN
• Berisi informasi umum yang terkait
pelaksanaan tugas jabatan
• Uraian tugas merupakan bagian terpenting,
karena menjadi bahan analisis untuk
mengidentifikasi informasi lainnya
 URAIAN TUGAS
• Merupakan paparan atau uraian atas semua tugas
jabatan yang merupakan upaya pokok yang harus
dilakukan oleh pemangku jabatan dalam memproses
bahan kerja menjadi hasil kerja
 Lanjutan …….
• Tiap-tiap uraian tugas idealnya mengarah
pada suatu hasil/output pekerjaan yang jelas
• Tugas dalam jabatan PNS:
• Tugas teknis (terkait langsung dengan tupoksi
jabatan)  jabatan fungsional & struktural
• Tugas manajerial (tugas generik terkait
pengelolaan sumber daya)  hanya pada
jabatan struktural
 Lanjutan …….
• Tugas JF disesuaikan dengan butir-butir
kegiatan JF, tugas dan/atau fungsi unit
organisasi tempat JF tersebut bertugas.
• Tugas Jabatan Pelaksana adalah tugas-tugas
teknis sebagai turunan dari tugas teknis atasan
langsungnya.
• Tugas JPT, Jabatan Administrator, dan Jabatan
Pengawas terdiri atas tugas manajerial dan
tugas teknis.
 Lanjutan …….
• Tugas manajerial untuk jabatan struktural meliputi
fungsi-fungsi:
– Planning: kegiatan penyusunan rencana kerja
– Organizing: pendistribusian tugas dan penyeliaan
– Controlling: kegiatan evaluasi dan pelaporan

• Pola umum distribusi peran dalam tugas teknis:

• Eselon I: Penetapan Kebijakan
• Eselon II: Rancangan Program dan Kebijakan
• Eselon III: Implementasi program pada tataran operasional
• Eselon IV: Penyelenggaraan kegiatan rutin
• Fungsional Umum: Penyiapan bahan/pemrosesan
 BAHAN, ALAT DAN HASIL
KERJA
• Hasil kerja merupakan keluaran dari suatu tugas yang
dapat yang dapat diukur atau dihitung berdasarkan
bukti fisik kegiatan.
Catatan: Hasil kerja dapat berupa dokumen, data,
laporan. dan/atau surat.
Bahan kerja merupakan masukan yang diproses, diolah,
atau dianalisis pemegang jabatan untuk memperoleh
suatu hasil kerja, berupa informasi, jasa, atau benda.
Perangkat kerja merupakan pedoman atau acuan yang
digunakan untuk memproses atau mengolah bahan
kerja menjadi hasil kerja.
 TANGGUNGJAWAB
DAN WEWENANG

• Tanggung jawab merupakan tuntutan jabatan terhadap

kesanggupan seorang pegawai untuk menyelesaikan
pekerjaan

• Wewenang merupakan hak yang dimiliki pemangku

jabatan untuk mengambil sikap, keputusan atau
tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas, dan
mempunyai peranan sebagai penyeimbang terhadap
tanggung jawab
 Lanjutan ……….

Tanggung Jawab dipasangkan dengan wewenang maknanya bahwa

pemangku jabatan tidak mungkin memikul tanggung jawab apabila
tidak diberikan wewenang yang sepandan
Jabatan : BENDAHARA

Tanggung jawab Wewenang

Obyek Wujud Akibat bila tidak terpenuhi

Keselamatan uang dan surat Meminta brankas untuk penyimpanan uang Uang dan surat berharga tidak terjamin
berharga dan surat berharga keamanannya

Kebenaran dan ketepatan
adminisrasi pertanggungjawaban
keuangan
Menolak pembayaran sejumlah uang Administrasi dan pertanggungjawaban
kepada yang tidak berhak dan yang tidak keuangan tidak diterima/ditolak
terpenuhinya syarat administrasi
keuangan kepada penerima uang atau
pengguna anggaran
 KORELASI JABATAN

• Korelasi jabatan merupakan hubungan kerja antara

jabatan yang dianalisis dengan jabatan lainnya terkait
dengan pelaksanaan tugas, hubungan tersebut dapat
secara vertikal, horizontal, maupun diagonal baik di
dalam maupun di luar instansi
• Korelasi antar jabatan dapat berupa:
– Penyiapan bahan kerja
– Koordinasi/konsultasi proses pelaksanaan pekerjaan
– Penyerahan hasil kerja
 KONDISI LINGKUNGAN KERJA
DAN RESIKO BAHAYA

• Kondisi lingkungan kerja terkait dengan keadaan atau

situasi dimana jabatan tersebut melaksanakan tugas-
tugas jabatannya, terdiri atas lokasi kerja, suhu, udara,
luas ruangan, letak, penerangan, suara, keadaan
tempat kerja dan getaran.

• Resiko bahaya merupakan potensi kejadian atau

keadaan yang dapat membahayakan keselamatan
atau kesehatan secara fisik atau kejiwaan pegawai
ketika melaksanakan tugas jabatan
 SYARAT JABATAN
• Keterampilan Kerja
• Kemampuan dan penguasaan teknis operasional yang
dibutuhkan agar tugas dapat dilaksanakan dengan lebih
cepat
• Bakat Kerja
• Kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang dibutuhkan
untuk dapat mempelajari dan memahami pekerjaan secara
baik (sesuai tabel bakat)
• Temperamen Kerja
• Kemampuan menyesuaikan diri dengan sifat-sifat dominan
pekerjaan (sesuai tabel temperamen)
 Lanjutan …….
• Minat Kerja
• kecenderungan untuk memilih pekerjaan sesuai dengan
kemauan, keinginan, dan (sesuai tabel minat)
• Upaya Fisik
• Penggunaan organ tubuh yang dominan dalam
melaksanakan tugas jabatan
• Kondisi Fisik
• Persyaratan fisik khusus yang wajib dipenuhi dalam
pelaksanaan tugas jabatan
• Fungsi Pekerja
• Tingkat kompleksitas yang dituntut dalam pekerjaan
terhadap data/informasi, orang, maupun benda/mesin/alat
 ANALISIS BEBAN
KERJA
Pusat Perencanaan Kebutuhan ASN
2
2
 Analisis Beban Kerja

 Definisi :
 Suatu proses yang dilakukan secara sistematis untuk mengetahui jumlah pegawai yang
diperlukan berdasarkan sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai
dalam satu satuan waktu tertentu.

 Manfaat :
 Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerja;
 Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
 Program seleksi dan rotasi pegawai dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang
kekurangan pegawai;
 Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
 Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kinerja Pegawai.
 Pendekatan Analisis Beban Kerja (1)

1. Hasil Kerja
Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik yang dapat dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud hasil kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Nama Jabatan : Verifikator Keuangan
Beban Kerja : Dokumen usul pencairan anggaran 150 dokumen
Waktu Penyelesaian :1 dokumen 5 hari kerja

Kebutuhan Pegawai = Beban Kerjax 1 orang 150

= Dokumen x 1 orang

= 3,12 orang ≈ 3 orang SKR 240/5 hari

 HASIL KERJA

Contoh :
Jabatan Fungsional Widyaiswara (Perka LAN No. 8/ 2008)

Menghitung Jumlah Kebutuhan Jabatan Fungsional Widyaiswara Total di lembaga

Diklat dalam satu tahun dengan formula sebagai berikut:
a.Analis Kebutuhan Maksimal Keterangan :
• WI = Jumlah Widyaiswara
JPTot
WIMaks = • JP Total = Jumlah Jam Pelajaran Total
JPMin dalam setahun
• JP min = Jumlah Jam Pelajaran Minimal
b.Analisis Kebutuhan Minimal per tahun yang harus dipenuhi oleh
seorang Widyaiswara agar naik
JPTot jabatan dari kegiatan tatap muka
WIMin =
JPMin x Rata-Rata MD • MD = Mata Diklat
• Rata-rata MD = Rata-rata Mata Diklat
yang diampu oleh seorang
Persyaratan : WIMin > Rumpun MD Widyaiswara di lembaga Diklat yang
bersangkutan yaitu 170 JP
Total MD • Rumpun MD = Jumlah Pengelompokan
Rumpun MD =
Rata-Rata MD per WI MD yang diampu oleh Widyaiswara
 HASIL KERJA

Jumlah Kebutuhan
Jabatan Fungsional Widyaiswara Total 2013
• Berdasarkan Kalender Kegiatan Diklat Tahun 2013, diperoleh data sebagai
berikut:
1. Jumlah Jam Pelajaran (JP) Total = 1.889
2. Jumlah Jam Pelajaran Minimal = 170 JP
3. Rata-rata Mata Diklat yang diampu per Widyaiswara = 3 MD (2-5 MD)
4. Jumlah Widyaiswara yang ada 11 orang
5. Total Mata Diklat = 18 MD

Catatan:
Terdapat kegiatan crash program Diklat Analis Kepegawaian yang
diselenggarakan di 10 Kantor Regional BKN dan Diklat Orientasi Persiapan
Pensiun.
 HASIL KERJA

Jumlah Kebutuhan
Jabatan Fungsional Widyaiswara Total 2013
• Analisis Kebutuhan Maksimal 2013
JPTot 1.889
WIMaks = = = 11,11 = 11 orang
JPMin 170

• Analisis Kebutuhan Minimal 2013

JPTot 1.889
WIMin = =
JPMin x Rata-Rata MD 170 x 3

= 3,7 = 4 orang

Persyaratan: WIMin > Rumpun MD

Total MD 18
Rumpun MD = = Rata-Rata
= 6 MD per WI
3
Jadi WIMin = 6 orang
Pendekatan Analisis Beban Kerja (2)

2. Objek Kerja
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud objek kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
- jabatan : Penyuluh Pemberdayaan Masyarakat Desa/Kelurahan
- Objek Kerja : Desa/Kelurahan sebanyak 250
- Standar Kemampuan Rata-rata : Penyuluhan 1 hari 1 desa, penyuluhan untuk desa yang sama 6 bulan
sekali
- Penghitungan :
250 desa/kelurahan X 2 penyuluhan per tahun
240 hari kerja
= 2 orang
 OBJEK KERJA
Contoh :
Jabatan Assesor SDM Aparatur (Perka BKN No. 6/ 2014)

Menghitung Jumlah Kebutuhan Jabatan Fungsional Assesor SDM Aparatur Ahli

Pertama dalam satu tahun dengan formula sebagai berikut:

(∑Eselon V+∑Jabatan Pelaksana+ ∑JFT1) : X

Assesor SDM Aparatur Pertama :
P

Keterangan :
• ∑Eselon V = Jumlah Eselon V pada instansi
• ∑Jabatan Pelaksana = Jumlah jabatan pelaksana pada instansi
• ∑JFT1 = Jumlah PNS yang menduduki jabatan fungsional tertentu (non guru dan non kesehatan)
tingkat terampil dengan jenjang jabatan pelaksana pemula dan pelaksana
• X = Asumsi pelaksanaan penilaian kompetensi terhadap seorang PNS dilakukan setiap 3 (tiga)
tahun
• P = Standar kemampuan Assessor mengassess PNS dalam 1 (satu) tahun sebanyak 120 (seratus
dua puluh) orang
 Pendekatan Analisis Beban Kerja (3)

3.Peralatan Kerja
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan kerjanya.
Informasi yang diperlukan :
 Jumlah dan satuan alat kerja
 Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja
 Rasio jumlah pegawai per alat kerja

Contoh :
- jabatan : Pranata Pemadam Kebakaran
- Alat Kerja : kendaraan pemadam kebakaran 2 unit
- SDM yang diperlukan : 1 Kepala Regu, 1 Operator mobil pemadam kebakaran, 2 tenaga pemadam, dan 2
tenaga penyelamat.
- Penghitungan :
2 Unit Mobil Pemadam X 1 Orang = 12 Orang
1:6
 Pendekatan Analisis Beban Kerja (4)

4.Tugas per Tugas

Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya
abstrak atau beragam yang artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.
Informasi yang diperlukan :
Uraian tugas
Satuan hasil
Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
Jumlah beban kerja dari setiap uraian tugas
Waktu kerja efektif

Jumlah Kebutuhan Pegawai untuk setiap Uraian Tugas :

 Kebutuhan Pegawai =
Waktu Penyelesaian Rata2 x  Beban Kerja
Waktu Kerja Efektif
 Pendekatan Tugas per Tugas

Tahapan Pelaksanaan

Pengumpulan Pengolahan Verifikasi dan Penyempurnaan

Data Data Validasi Hasil

 Uraian Tugas  Menyusun  Melakukan  Melakukan

ke Dalam Formulir Verifikasi dan Perbaikan
 Satuan Hasil
Validasi terhadap Berdasarkan Hasil
 Menghitung
 Waktu Hasil Penghitungan Verifikasi dan
Jumlah Pegawai
Penyelesaian Jumlah Kebutuhan Validasi
yang Dibutuhkan
Rata-Rata Pegawai
 Jumlah
Beban Kerja

 Waktu Kerja Efektif

 Pengumpulan Data (1)

 Informasi Jabatan
 Nama Jabatan
 Unit Kerja
 Ikhtisar Jabatan
 Uraian Tugas
 Satuan Hasil

 Kuesioner/Wawancara/Observasi
 Jumlah Beban Kerja
 Waktu Penyelesaian Rata-Rata
 Waktu Kerja Efektif
 Pengumpulan Data (2)

 Beban Kerja
 Jumlah beban kerja pada setiap uraian tugas yang dimiliki suatu jabatan.

Misal :
 Uraian Tugas :
 Menyusun Laporan Kegiatan Bulanan pada Bidang Pengolahan Data
 Beban Kerja :
 1 Laporan setiap Bulan
 Pengumpulan Data (3)

 Waktu Penyelesaian Rata-Rata

 Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu beban kerja dari suatu uraian
tugas.

 Faktor yang mempengaruhi, antara lain :

 Perangkat kerja
 Kondisi lingkungan kerja
 Prosedur kerja
 Kompetensi pemegang jabatan

Misal :
 Uraian Tugas :
 Menyusun Laporan Kegiatan Bulanan pada Bidang Pengolahan Data
 Waktu Penyelesaian Rata-Rata:
 30 menit untuk 1 laporan kegiatan
 Pengumpulan Data (4)

 Waktu Kerja Efektif

 Waktu Kerja Efektif didapat dari waktu kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena
tidak bekerja/waktu luang (kurang lebih 30%).

 Keppres No. 68 Tahun 1995

 Waktu Kerja Formal per Minggu = 37,5 jam
 Waktu Kerja Efektif per Minggu = 37,5 x 70% = 26 jam 30 menit

 5 hari kerja = 26,5 jam : 5 hr = 5,2 jam /hari = 320 menit/hari

 6 hari kerja = 26,5 jam : 6 hr = 4,3 jam/hari = 270 menit/hari

Pola 5 Hari Kerja :

 Per Hari : 1 x 320 menit = 320 menit
 Per Minggu : 5 x 320 menit = 1.600 menit
 Per Bulan : 20 x 320 menit = 6.400 menit
 Per Tahun : 235 x 320 menit = 75.000 menit
 Pengolahan Data

1. Menyusun data yang diperoleh ke dalam Formulir Analisis Beban Kerja pendekatan
Tugas per Tugas.

2. Menghitung jumlah pegawai yang dibutuhkan, dengan menggunakan rumus :

Waktu Penyelesaian Rata2 x  Beban Kerja

Waktu Kerja Efektif
 Formulir Tugas per Tugas

Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
 Contoh Pendekatan Tugas per Tugas (1)

Nama Jabatan : Analis Perencanaan SDM

Unit Kerja : Subbid. Perencanaan Kebutuhan PNS
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan menyusun konsep perencanaan kebutuhan
PNS sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai bahan
pemberian Pertimbangan Teknis Kepala BKN tentang Alokasi Tambahan Formasi
PNS.
Contoh Pendekatan Tugas per Tugas (2)
Contoh Pendekatan Tugas per Tugas (3)
Pertanyaan…??
 Pusat Perencanaan Kebutuhan ASN
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

renpegfor.bkn@gmail.com