Dasar-dasar

Korespondensi
Bisnis
Dosen Pengampu: Luk Luk Atul Hidayati, SE.MM.
 Disusun Oleh:

1. Kartini Ning Tia Gusmawati (20.0101.0105)

2. Haris Wirawan Cahyadi (20.0101.0138)

3. Fara Annissa Amalia (20.0101.0142)

4. Natasyifa Ramadhanti (20.0101.0169)

5. Ahmat Dika Pratama (20.0101.0179)

6. Agus Salim Ridlo (20.0101.0182)

Kelompok 12
Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaiakan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis
maupun nonbisnis.

Pengertian Surat Bisnis

Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau
organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis
dalam kaitannya dengan penyelenggara kegiatan
bisnis.
 Pengertian Korespondensi
Korespondensi merupakan salah satu bentuk
komunikasi verbal yang digunakan untuk
menyampaiakan pesan-pesan bisnis maupun
nonbisnis kepada pihak lain.

Pengertian Korespondensi Bisnis

Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan
korespondensi antara satu pihak dengan pihak lain
baik secara perorangan maupun lembaga yang
berkaitan dengan dunia bisnis.
Fungsi Surat Bisnis
Wakil atau duta bagi pengirim
01. surat.

02. Alat untuk menyampaikan informasi.

03. Alat bukti tertulis.

04. Alat untuk mengingat.

05. Bukti sejarah.

06. Pedoman kerja.

Media promosi bagi pengirim

07. surat.
Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

Surat Bersampul
Surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang
yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop)
berbagai ukuran.

Kartu Pos
Bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan
pesan-pesan singkat/pendek dan praktis yang berbentuk kecil
dan dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.

Warkat Pos
Surat yang wujudnya berupa gabungan kertas
surat dan amplop.
Telegram dan Teleks
Telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari
jarak jauh. Sedangkan teleks berarti pertukaran berita yang
tercetak dari jarak jauh.

Memorandum (Memo) dan Nota

Surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan
pesan-pesan singkat berupa pemberitahuan, permintaan, atau
hal-hal lain dalam suatu organisasi.

Surat Tanda Bukti

Surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti
pengakuan sah atas pembayaran tertentu dari satu
pihak ke pihak lain.
 Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

01. Surat Pribadi 03. Surat Bisnis

Surat yang dibuat oleh seseorang yang Surat yang digunakan orang atau badan yang
isinya menyangkut kepentingan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.
sifatnya personal.

02. Surat Dinas 04. Surat Sosial

Surat yang isinya berkaitan dengan Surat yang digunakan oleh organisasi
kepentingan tugas dan kegiatan dinas untuk berbagai kepentingan sosial bagi
instansi pemerintah. masyarakat pada umumnya.
Pengelompokan Surat Menurut Jumlah Sasaran yang Dituju

a. Surat Biasa
Dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditunjukkan
kepada seseorang/organisasi yang berisi tentang informasi
yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi.

b. Surat Edaran
Surat pemberitahuan tertulis yang
disampaikan oleh orang atau lembaga yang
ditujukkan kepada orang dalam jumlah
banyak.
c. Surat Pengumuman
Berisi tentang pemberitahuan yang perlu di
ketahui olelh pegawai suatu organisasi ataupun
masyarakat luas.
 Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

01. Surat Biasa 02. Surat Konfidensial 03. Surat Rahasia

Surat yang isinya bersifat Surat yang termasuk Isinya hanya boleh dibuka
biasa (bukan rahasia) dapat rahasia, terbatas untuk dan dibaca oleh orang
di kemas dengan amplop kalangan tertentu , hanya tertentu, dapat diartikan
bahkan ada yang tidak. ditujukkan untuk pejabat hanya yang dituju saja
tertentu dan tidak untuk yang dapat membacanya.
disebarluaskan dalam suatu
organisasi.
 Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

a. Surat Biasa
Diperlakuan biasa saja atau tidak diperlakukan
khusus atas surat tersebut.

b. Surat Segera
Memerlukan penanganan secepat mungkin dan
dilakukan dengan segera.

c. Surat Kilat
Memerlukan penanganan dengan sangat segera ,
harus dilakukan dan memperoleh perlakuan
khusus daripada surat yang lain.
 Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Tergantung pada maksud dan tujuan pengirim surat karena maksud

dan tujuan pengiriman surat dari satu surat ke surat yang lain
sangat bebeda, dengan jenis yg sangat bervariasi juga.

Contoh: Surat penawaran produk, surat pemberitahuan, surat

perjanjian jual beli.

Masing masing surat memiliki maksud dan tujuan yg berbeda.

 Bagian-bagian Surat

1. Kepala surat (Kop Surat)

2. Tanggal Surat
3. Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal
4. Nama dan Alamat Surat
5. Salam Pembuka
6. Isi Surat
7. Salam Penutup
8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
9. Tembusan
10. Inisial
Contoh:
 Contoh-contoh Surat Bisnis
01. Surat Pemesanan
Surat yang dibuat oleh
seseorang, sekelompok
orang, atau organisasi
untuk melakukan
pemesanan barang atau
jasa kepada pihak lain
guna memenuhi kebutuhan
mereka.
02. Surat Konfirmasi 03. Surat Pengaduan
Surat yang berisi tentang Surat yang berisi
penjelasan tertentu yang pengaduan pelanggan
lebih berfungsi sebagai kepada pihak lain
pemberitahuan serta (manajemen perusahaan)
penegasan atau dengan cara-cara yang baik
meyakinkan atas sesuatu. (sopan,ramah, dan tidak
emosional) karena
pelanggan merasa
dirugikan atau
dikecewakan, agar segera
memperoleh solusi
(jawaban) terbaik dari
kedua belah pihak.
 04. Surat Permintaan 05. Surat Ucapan 06. Surat
Informasi Selamat Pemberitahuan
Surat yang dikirimkan Surat yang dikirimkan Surat yang dibuat oleh
oleh seseorang, oleh perorangan, perorangan atau organisasi
kelompok, atau lembaga kelompok, maupun yang berisi pemberitahuan
untuk meminta berbagai lembaga (institusi) yang mengenai seuatu kepada
pihak lain baik perorangan
informasi penting berisi pemberian ucapan
maupun organisasi.
kepada pihak lain baik selamat atas
perseorangan maupun keberhasilan seseorang,
lembaga. kelompok, maupun
lembaga dalam
melakukan suatu
kegiatan atau pekerjaan.
 07. Surat Penagihan
Surat yang digunakan untuk menagih utang pihak lain yang
telah melampaui waktu yang ditentukan.

08. Surat Peringatan

Surat yang ditulis oleh seseorang/organisasi yang
ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun
organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.

09. Surat Perintah Kerja

Surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak
lain yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan
dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan
persyaratan yang telah disepakati.
 10. Surat Pengumuman
Surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk
mengumumkan sesuatu kepada pihak lain yang dilakukan dengan cara
tertentu seperti pengumuman yang dipasang di papan pengumuman atau
media massa.

11. Surat Undangan RUPS

RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu
organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan
keputusan strategis.
 12. Surat Kuasa
13. Surat Perjanjian
Surat pelimpaha kekuasaan
yang dilakukan oleh kedua Surat yang berisi perjanjian
belah pihak yaitu pihak yang dilakukan antara pihak
pertama sebagai orang yang yang satu dengan pihak lain
memberikan kuasa kepada tentang sesuatu hal.
pihak lain sebagai orang yang
menerima kuasa untuk
bertindak sesuatu atas nama
pemberi kuasa.
 Terimakasih!
Sumber: Purwanto, Djoko, 2019,
KOMUNIKASI BISNIS Edisi
Kelima, Jakarta: Erlangga.
 Pertanyaan:

1. Apakah pembuatan outline (kerangka) dalam penulisan surat bisnis

diperlukan?

2. Bagaimana penggunaan bahasa yang baik agar pesan yang disampaikan

komunikatif dan mudah dipahami oleh penerima surat?

3. Apa saja dampak negatif yang muncul akibat adanya surat elektronik
(electronic mail/e-mail)?