MANAJEMEN WAKTU / JADWAL

PROYEK
PROJECT TIME MANAGEMENT
Pentingnya Jadwal Proyek

Para manajer sering mengatakan bahwa melaksanakan

proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar mereka.
Lima puluh persen proyek TI ditantang pada tahun 2003
dalam studi CHAOS, dan batas waktu penyesaiannya
meningkat menjadi 82% dari persentase rendahnya (63%)
tahun 2000.*
Masalah penjadwalan adalah penyebab utama konflik pada
proyek-proyek, khususnya selama paruh kedua (termin
kedua) proyek.
Waktu memiliki tingkat fleksibilitas yang kecil, dan waktu
tetap berlalu terlepas dari apa yang terjadi atau dilakukan
pada sebuah proyek.
Gaya Kerja Individu dan Perbedaan Budaya
Menyebabkan Konflik waktu

Sebuah dimensi Myers-Briggs Indicator Type berfokus

pada sikap orang-orang terhadap struktur dan batas
waktu.
Sebagian orang memilih untuk bekerja sesuai jadwal
dan memenuhi tenggang waktu, sementara yang
lainnya tidak.
Budaya yang berbeda dan bahkan seluruh negara
memiliki sikap yang berbeda tentang jadwal.
 Proses-proses Manajemen Waktu Proyek

1. Plan Schedule Management ( Merencanakan jadwal sebuah

Proyek) Merencanakan semua kegiatan yang akan dilakukan
pada proyek.
2. Define Activities (Mendefinisikan Kegiatan): proses
mengidentifikasi kegiatan khusus yang harus dilakukan untuk
menghasilkan deliverable.  Daftar Aktivitas dan Atribut
Aktivitas.
3. Sequence Activities (Menyusun kegiatan): proses mengidentifikasi
dan mendokumentasikan hubungan antara kegiatan-kegiatan
proyek.
4. Estimate Activity Resource (Memperkirakan sumber daya
kegiatan): proses memperkirakan jenis dan jumlah material, orang,
perlengkapan atau kebutuhan untuk masing-masing kegiatan. 
Persyaratan sumber daya.
5. Estimate Activity Duration (Memperkirakan lamanya kegiatan):
Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan
untuk menyelesaikan kegiatan individu dengan sumber daya
yang diperkirakan. Perkiraan waktu.
6. Develope Schedule (Menyusun Jadwal): proses menganalisa
bagian-bagian kegiatan, durasi/waktu, kebutuhan sumber daya
dan batasan jadwal untuk membuat jadwal proyek.  Jadwal
Proyek dan Baseline jadwal.
7. Control Schedule (Mengontrol jadwal): proses memantau status
proyek untuk melihat perkembangan proyek dan mengatur
perubahan terhadap baseline jadwal.  Pengukuran kinerja.
 Mendefinisikan Kegiatan
Sebuah aktivitas atau tugas adalah item pekerjaan yang biasanya
ditemukan dalam WBS yang memiliki durasi, biaya dan
persyaratan sumber daya yang diharapkan.
Jadwal proyek dibuat berdasarkan dokumen dasar yang
mengawali pelaksanaan proyek.
Proyek charter mencakup informasi anggaran dari mulai
pelaksanaan hingga tanggal berakhirnya sebuah proyek.
Pernyataan lingkup/cakupan dan WBS membantu
mendefinisikan apa yang akan dilakukan.
Definisi aktivitas meliputi pengembangan WBS yang lebih rinci dan
mendukung penjelasan untuk memahami semua pekerjaan yang akan
dilakukan, sehingga dapat dikembangkan perkiraan realistis biaya dan durasi
waktu yang diperlukan dalam proyek.
Daftar Kegiatan dan Atribut

Sebuah daftar kegiatan adalah tabulasi dari kegiatan yang

dibutuhkan pada jadwal proyek. Daftar tersebut harus
mencakup:
Nama kegiatan.
Identitas kegiatan atau nomber.
Deskripsi singkat kegiatan.
Atribut aktivitas memberikan informasi lebih lanjut tentang
setiap kegiatan, seperti pendahulu, penerus, hubungan logis,
percepatan dan penundaan, kebutuhan sumber daya, kendala,
asumsi dan tanggal yang terkait dengan kegiatan tersebut.
Milestones

Milestones adalah peristiwa penting yang biasanya tidak

memiliki durasi.
Sering dibutuhkan beberapa kegiatan dan banyak pekerjaan
untuk menyelesaikan Milestones.
Milestones adalah alat yang berguna untuk menetapkan tujuan
dan jadwal pemantauan kemajuan.
Contohnya mencakup penyelesaian dan tanda-tangan
pelanggan dalam dokumen utama dan penyelesaian produk
tertentu.
 Rangkaian Kegiatan

Meliputi peninjauan kegiatan dan penentuan

dependensi/ketergantungan.
Sebuah ketergantungan atau hubungan berkaitan
dengan pemilahan urutan kegiatan-kegiatan atau tugas-
tugas proyek.
Anda harus menentukan dependensi untuk
menggunakan critical path analysis (analisis jalur
kritis).
 Network Diagrams
(Diagram-diagram Jaringan)
Diagram jaringan adalah teknik yang lebih disukai untuk
menampilkan urutan aktivitas.
Sebuah diagram jaringan merupakan sebuah visualisasi
skematis hubungan logis antara urutan kegiatan-kegiatan
proyek.
Dua format utama adalah metode arrow (panah) dan
metode precedence diagram (diagram yang diutamakan).
Contoh Diagram Jaringan Activity-on-Arrow (AOA)
untuk Proyek X

Note : diasumsikan semua durasi dalam hitungan hari;

A = 1, berarti kegiatan A memiliki durasi 1 hari.
 Arrow Diagramming Method (ADM)
Metode Pendiagraman Panah
• Juga disebut diagram jaringan activity-on-arrow
(AOA).
• Kegiatan-kegiatan direpresentasikan oleh panah.
• Simpul atau lingkaran adalah titik awal dan akhir
kegiatan.
• Hanya dapat menampilkan finish-to-start dependency
(dependensi selesai sampai mulai).
 Proses untuk Membuat Diagram AOA
1. Cari semua kegiatan yang dimulai pada Simpul 1. Gambarlah simpul
selesainya dan tarik panah antara simpul 1 dan simpul-simpul akhir
lainnya. Tempatkan huruf atau nama dan durasi aktivitas yang terkait
dengan panah.
2. Teruskan menggambar diagram jaringan, mulai dari kiri ke kanan.
Perhatikan percabangan (pemisahan) dan penggabungan. Percabangan
 terjadi ketika sebuah simpul tunggal diikuti oleh dua atau lebih
kegiatan. Penggabungan terjadi ketika dua simpul atau lebih
mendahului simpul tunggal.
3. Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai semua
kegiatan yang memiliki dependensi dimasukkan dalam diagram.
4. Sebagai aturan praktis, semua anak panah harus menghadap ke kanan,
dan tidak ada panah yang menyeberangi diagram jaringan AOA.
 Precedence Diagramming Method (PDM)
Metode Pendiagraman Presedensi
(yang Diutamakan)

1. Kegiatan-kegiatan diwakili oleh kotak-kotak.

2. Panah-panah menunjukkan hubungan antara kegiatan
3. Lebih populer daripada metode ADM dan digunakan
oleh software (perangkat lunak) manajemen proyek.
4. Lebih baik dalam menunjukkan berbagai jenis
dependensi
 Jenis Tugas Dependency
Tugas Dependensi
Sifat dependensi antara tugas terkait. Anda menghubungkan tugas dengan
mendefinisikan sebuah ketergantungan antara tanggal selesai dan mulai mereka.
Contoh, “Conact caterers” tugas harus selesai sebelum tugas “Determine Menus”
dimulai. Ada 4 jenis tugas dependensi dalam proyek microsoft:

Tugas dependensi Contoh Keterangan

Selesai-mulai (SM) Tugas B tidak bisa mulai

sampai tugas A selesai
Mulai-mulai (MM) Tugas B tidak bisa mulai
sampai tugas A mulai

Selesai-selesai (SS) Tugas B tidak bisa selsai

sampai tugas A selesai
Mulai-Selesai (MS) Tugas B tidak dapat selesai
sampai tugas A dimulai
 Contoh Diagram Jaringan PDM
A D
Mulai: 6/1/05 ID: 1 Mulai: 6/2/05 ID: 4
Selesai:6/1/05 lama: 1 day Selesai:6/7/05 lama: 6 day
Tanggapan: Tanggapan:

H
Mulai: 6/10/05 ID: 8
Selesai:6/17/05 lama: 8 day
B E Tanggapan:
Mulai: 6/1/05 ID:2 Mulai: 6/3/05 ID:5
Selesai:6/2/05 lama: 2 day Selesai:6/9/05 lama: 7 day
Tanggapan: Tanggapan: J
Mulai: 6/20/05 ID: 10
Selesai:6/22/05 lama: 3 day

F Tanggapan:

Mulai: 6/3/05 ID:6

Selesai:6/9/05 lama: 7 day
Tanggapan:

I
C G
Mulai: 6/14/05 ID:9
Mulai: 6/1/05 ID:3 Mulai: 6/6/05 ID:7
Selesai:6/15/05 lama: 2day
Selesai:6/3/05 lama: 3 day Selesai:6/13/05 lama: 8 day
Tanggapan:
Tanggapan: Tanggapan:
 Estimasi Sumber Daya Aktivitas

Sebelum memperkirakan durasi kegiatan, anda harus

memiliki ide yang baik tentang jumlah dan jenis
sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap
kegiatan.
Pertimbangkan hal-hal penting dalam memperkirakan
sumber daya:
Seberapa sulit untuk menyelesaikan kegiatan-
kegiatan khusus untuk proyek ini?
Bagaimana sejarah organisasi dalam melakukan
kegiatan serupa?
Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia?
 Matriks Alokasi Sumber Daya

Id tugas Usaha Min/Waktu

 Perkiraan Jangka Waktu Kegiatan

Duration (Durasi) meliputi jumlah waktu sebenarnya

yang diperlukan dalam suatu kegiatan ditambah waktu
yang telah berlalu.
Effort (Upaya) merupakan jumlah hari kerja atau jam
kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas.
Upaya biasanya tidak sama dengan durasi.
Orang-orang yang melakukan pekerjaan harus
membantu menciptakan estimasi, dan seorang ahli harus
melakukan peninjauan.
 Three-Point Estimates
Perkiraan-perkiraan Tiga Poin
Daripada memberikan perkiraan kegiatan sebagai angka
diskrit, seperti empat minggu, sering juga dipakai
perkiraan tiga poin.
Sebuah perkiraan yang mencakup perkiraan optimis
dan pesimis, contohnya sekitar tiga minggu untuk
optimis, empat minggu untuk idealnya dan lima
minggu untuk estimasi pesimis.
Perkiraan tiga poin diperlukan untuk perkiraan PERT
dan simulasi Monte Carlo.
Silakan lihat rumus PERT untuk formula perkiraan tiga-
poin.
 Membuat Jadwal

Menggunakan hasil dari proses manajemen waktu lain

untuk menentukan tanggal awal dan akhir proyek.
Tujuan utamanya adalah untuk membuat jadwal
proyek yang realistis yang menyediakan dasar untuk
memantau kemajuan proyek untuk dimensi waktu
proyek.
Alat-alat dan teknik penting meliputi grafik Gantt,
analisis jalur kritis, penjadwalan rantai kritis, dan
analisis PERT.
 Gantt Charts

Gantt chart menyediakan format standar untuk

menampilkan informasi tentang jadwal proyek dengan
memberi daftar kegiatan-kegiatan proyek dan
hubungannya dengan tanggal mulai dan berakhir
dalam format kalender.
Simbol terdiri atas:
Black diamonds (Mutiara hitam): milestones
Garis tebal hitam: ringkasan tugas-tugas
Garis horisontal tipis: jangka waktu tugas
Panah: Kebergantungan antara tugas-tugas
 Chart Gantt untuk Proyek X

Catatan: Dalam Proyek 2003, batang-batang yang agak hitam

berwarna merah untuk menunjukkan tugas-tugas kritis.
Chart Gantt untuk Proyek Peluncuran
Software
Hirarki WBS ditunjukkan Kesimpulan
berdasarkan Indentasi tugas

task bar individu Tanda panah yang

menunjukan
Menambahkan Milestones untuk Gantt Chart

Banyak orang ingin fokus pada pencapaian Milestones,

terutama untuk proyek-proyek besar.
Milestones menekankan peristiwa penting atau prestasi
dalam proyek-proyek.
Anda biasanya membuat milestones dengan memasukkan
tugas-tugas yang berdurasi nol, atau anda juga dapat
menandai setiap tugas sebagai milestones.
 Kriteria SMART

Milestones seharusnya:
• Specific (Spesifik)
• Measurable (Dapat diukur)
• Assignable (Dapat ditugaskan untuk dikerjakan)
• Realistic (Realistis)
• Time-framed (Memiliki batasan waktu)
 Contoh Pelacakan Gant Chart
Merencanakan tanggal

Tanggal sebenarnya Menyelipkan milestone

 Critical Path Method (CPM)

CPM adalah teknik membuat diagram jaringan yang

digunakan untuk memprediksi total durasi waktu
proyek.
Jalur kritis adalah jalan terpanjang dalam diagram
jaringan dan memiliki paling sedikit jumlah slack atau
float.
Slack atau float (penundaan) adalah jumlah waktu
kegiatan yang dapat ditunda tanpa menunda aktivitas
berikutnya atau tanggal proyek selesai.
 Calculating the Critical Path
Menghitung Jalur Kritis
• Membuat diagram jaringan yang baik.
• Tambahkan perkiraan durasi waktu untuk semua
kegiatan di setiap jalur melalui diagram jaringan.
• Jalan terpanjang adalah jalur kritis.
• Jika satu kegiatan atau lebih pada jalur kritis memakan
waktu lebih lama dari yang direncanakan, jadwal
keseluruhan proyek akan meleset atau tidak sesuai
rencana, kecuali manajer proyek mengambil tindakan
korektif.
 Menentukan Jalur Kritis untuk Proyek X

Catatan : diasumsikan semua durasi waktu dalam hitungan hari

Karena jalur kritis adalah jalan terpanjang melalui diagram jaringan, Jalur 2 B-E-H-J adalah jalur kritis proyek
X.
 Lebih Lanjut tentang Jalur Kritis
Sebuah tim proyek di komputer Apple memberikan
icon/tanda ”boneka Gorila” di bagian atas orang-orang
yang saat ini mengelola tugas penting.
Jalur kritis tidak selalu berisi semua kegiatan kritis,
namun hanya mewakili waktu.
Ilustrasinya adalah rumput yang tumbuh pada jalur
kritis untuk Disney Animal Kingdom.
Mungkin ada lebih dari satu jalur kritis jika panjang dari
dua jalur atau lebih memiliki kesamaan.
Jalur kritis dapat berubah seiring berjalannya proyek.
Menggunakan Analisis Jalur Kritis untuk Membuat
Jadwal Trade-off
Free slack / Free float (Penundaan bebas) merupakan jumlah
waktu dimana sebuah kegiatan dapat ditunda tanpa menunda
jadwal awal aktivitas yang akan segera dilakukan pada tahap
berikutnya.
Total slack / total float (Penundaan keseluruhan) adalah jumlah
waktu dimana sebuah kegiatan dapat ditunda dari awal tanpa
menunda tanggal penyelesaian proyek yang direncanakan.
Lintasan maju sepanjang diagram jaringan menentukan awal
mulai dan tanggal selesai.
Lintasan balik menentukan keterlambatan tanggal mulai dan
selesai.
Menghitung tanggal-tanggal mulai yg lebih awal
dan terlambat serta tanggal selesai
 Free and Total Float or Slack
Penundaan Bebas dan Keseluruhan
untuk Proyek X
No ES EF LS LF FS=EF-T-ES TS=LF-T-ES t=LF-LS SLACK= LS-ES
bs diundur hingga
A 1 1 3 3 0 2 0 2 2 hari
B 1 2 1 2 0 0 1 0 KRITIS
bs diundur hingga
C 1 3 3 7 -2 2 4 2 2 hari
bs diundur hingga
D 2 7 6 9 2 4 3 4 4 hari
E 3 9 3 9 0 0 6 0 KRITIS
bs diundur hingga
F 3 8 14 17 2 11 3 11 11 hari
bs diundur hingga
G 6 13 8 15 0 2 7 2 2 hari
H 10 17 10 17 0 0 7 0 KRITIS
bs diundur hingga
I 14 15 16 17 0 2 1 2 2 hari
J 20 22 20 22 0 0 2 0 KRITIS
 Menggunakan Jalur Kritis untuk Mempersingkat
Jadwal Proyek
Tiga teknik utama untuk mempersingkat jadwal proyek:
• Memperpendek durasi kegiatan kritis atau tugas-tugas
dengan menambahkan lebih banyak sumber daya atau
mengubah lingkupnya.
• Memadukan kegiatan untuk memperoleh jumlah
terbesar dari kompresi (penyingkatan) jadwal untuk
biaya tambahan yang minim.
• Melacak aktivitas dengan cepat dengan melaksana-
kannya secara paralel atau bergantian.
Tambahan: Aturan-aturan Kalkulasi Jalur Kristis

Untuk

sebuah

Kegiatan
Kegiatan untuk Jaringan
 WHERE:
WBS Id.
Critical Path D LSD LFD

Calculation 6
4
10
1
Duration
ESD
Float
EFD
B 5 9 G
2 5 10 14
3 0 4 0
2 5 10 14
E J
5 10 14 19
5 0 5 0
5 10 H 14 19
A 12 14
0 2
C F 2 5 K
2 0
7 10 10 12 7 9 19 19
0 2
3 5 2 5 0 0
I
2 5 5 7 19 19
17 19
2 10 TE= 19
7 9
39
 WHERE:
D WBS Id.
6 10
LSD LFD
4 1
B 5 9 G Duration Float
2 5 10 14 ESD EFD
3 0 4 0
2 5 10 14
E J
A 5 10 14 19
0 2 5 0 H 5 0
2 0 5 10 12 14 14 19
0 2 2 5
C F 7 9 K
7 10 10 12 19 19
3 5 2 5 I 0 0
2 5 5 7 17 19 19 19
2 10
7 9 TE = 19

40
 Pentingnya Memperbarui Data Jalur Kritis

Memperbarui informasi jadwal proyek sangat penting

untuk mencapai tujuan waktu pelaksanaan proyek.
Jalur kritis dapat berubah saat Anda memasuki tanggal
mulai dan tanggal berakhir yang sebenarnya.
Jika Anda tahu tanggal penyelesaian proyek akan
meleset dari jadwal, maka sebaiknya anda bernegosiasi
dengan sponsor proyek.
 Critical Chain Scheduling
(Penjadwalan Rantai Kritis)
Penjadwalan rantai kritis adalah metode penjadwalan
yang memperhatikan sumber daya yang terbatas saat
membuat jadwal proyek dan mencakup buffer/cadangan
untuk tetap konsisten dengan tanggal penyelesaian
proyek.
Menggunakan Theory of Constraints (TOC), sebuah
filosofi manajemen yang dikembangkan oleh Eliyahu M.
Goldratt dan diperkenalkan dalam bukunya “The Goal”.
Upaya untuk meminimalkan multitasking, yang terjadi
ketika sumber daya bekerja pada beberapa tugas
sekaligus.
 Buffer/Cadangan Waktu dan Rantai Kritis
Buffer = waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas.
Hukum Murphy mengatakan bahwa jika sesuatu bisa salah, maka hal
itu akan salah.

Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan berkembang untuk

mengisi waktu yang tersedia.

Dalam perkiraan tradisional, orang sering menambahkan buffer untuk

setiap tugas dan menggunakan waktu tambahan, baik jika diperlukan
atau tidak.
Penjadwalan rantai Kritis menghapus buffer dari tugas individu dan
sebaliknya menciptakan:
Buffer proyek atau waktu tambahan ditambahkan sebelum deadline
proyek.
Feeding buffer atau waktu tambahan ditambahkan sebelum tugas-
tugas pada jalur kritis.
 Contoh Penjadwalan Rantai Kritis

Rantai kritis

Rantai kritis

Tanggal
Penyelesaian

Rantai kritis
X = Task done by limited resource
FB = Feeding buffer
Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Evaluasi Program dan Teknik Ulasan

PERT adalah teknik analisis jaringan yang digunakan

untuk memperkirakan durasi proyek ketika ada
ketidakpastian tingkat tinggi tentang perkiraan durasi
setiap kegiatan individu.
PERT menggunakan estimasi waktu probabilistik.
Perkiraan-perkiraan durasi berdasarkan perkiraan
optimis, perkiraan yang paling mungkin, dan juga
perkiraan pesimis , atau yang disebut perkiraan tiga
poin.
 Rumus dan Contoh PERT

Contoh :
=
=12 days
Dimana,
optimistic time= 8 hari
most likely time = 10 hari
pessimistic time = 24 hari
Oleh karena itu, Anda akan menggunakan 12 hari pada diagram
jaringan, bukan 10 ketika menggunakan PERT untuk contoh di atas.
 Pengontrolan Jadwal

• Melakukan pemeriksaan realita terhadap jadwal.

• memungkinkan adanya hal-hal yang tidak menentu
atau mendesak.
• Jangan berencana untuk semua orang bekerja pada
kapasitas 100% sepanjang waktu.
• Mengadakan progress meetings (pertemuan untuk
membahas kemajuan proyek) dengan para
stakeholders dan harus jelas dan jujur dalam
menyampaikan hal-hal yang berhubungan dengan
jadwal.
Pengontrolan Jadwal
Tujuannya adalah untuk mengetahui status jadwal, pengaruh
faktor-faktor yang menyebabkan perubahan dalam jadwal,
menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola
perubahan ketika hal itu terjadi.
Alat dan teknik meliputi:
Ulasan kinerja
analisis varians
perangkat lunak manajemen proyek
Mengatur sumber daya
What if –analysis (Analisa dgn pertanyaan pengandaian)
Mengatur penundaan jadwal
Perbandingan jadwal
Pengecekan Realita pada Penjadwalan

• Review jadwal proyek atau perkiraan tanggal

penyelesaian dalam Project Chart (Piagam Proyek).
• Menyiapkan jadwal yang lebih rinci dengan tim proyek.
• Memastikan jadwal bersifat realistis dan dapat diikuti.
• Mengingatkan atau memberitahu pimpinan manajemen
sedini mungkin jika ada masalah penjadwalan.
Bekerja dengan Hal-hal yang Menyangkut Banyak
Orang
Kepemimpinan yang kuat membantu proyek-proyek
sukses lebih dari sekadar apa yang tertuang dalam
sebuah diagram PERT yang baik.

Manajer proyek harus menggunakan:

Pemberdayaan
Insentif
Disiplin
Negosiasi
Menggunakan Software (Perangkat Lunak) untuk Membantu dalam Manajemen Waktu

• Perangkat lunak untuk memfasilitasi komunikasi

membantu orang bertukar informasi yang berkaitan
dengan penjadwalan.
• Model pendukung keputusan membantu menganalisa
trade-off (pilihan-pilihan) yang dapat dibuat/dipilih.
• Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu
dalam berbagai bidang manajemen waktu.
 Kata-kata dalam Menggunakan Perangkat Lunak
Manajemen Proyek
• Banyak orang menyalahgunakan proyek perangkat lunak
manajemen karena mereka tidak memahami konsep-
konsep penting dan tidak pernah mengikuti pelatihan.
• Anda harus masuk dalam dependensi untuk
menyesuaikan tanggal secara otomatis dan menentukan
critical path (jalur kritis).
• Anda harus memasukkan informasi jadwal sebenarnya
untuk membandingkan kemajuan aktual/sebenarnya dan
yang direncanakan.