MODUL 1 :

KAEDAH PEROLEHAN SECARA

SEBUT HARGA
2

SKOP TAKLIMAT

1. SUMBER PERUNTUKAN
2. PERANCANGAN, SPESIFIKASI, KRITERIA & DOKUMEN
PELAWAAN
3. PELAWAAN SEBUT HARGA
4. PENERIMAAN SEBUT HARGA
5. PEMBUKAAN PETI TAWARAN
6. SEMAKAN DOKUMEN MANDATORI
7. PENILAIAN TEKNIKAL
8. PENILAIAN HARGA
9. PERAKUAN JAWATANKUASA PENILAIAN
10. PERTIMBANGAN PBM
11. PAPARAN PENYEBUTHARGA BERJAYA
12. PELANTIKAN
3

SUMBER PERUNTUKAN
DANA KERAJAAN PERSEKUTUAN
• Sepenuhnya atau sebahagian peruntukan
1
• Mematuhi peraturan perolehan Kerajaan yang sedang berkuat
kuasa

DANA ANTARABANGSA
• Sepenuhnya atau sebahagian peruntukan
2 • Mematuhi syarat yang dikenakan oleh pembiaya asing
• Jika tiada syarat spesifik, peraturan perolehan Kerajaan perlu
dipatuhi
4

PROSES PEROLEHAN
1.
Perancangan,
Spesifikasi &
11. Kriteria
Pelantikan Dokumen 2.
Pelawaan Pelawaan
10. Sebut Harga
Paparan
Penyebutharga
Berjaya 3.
Penerimaan
Tawaran
9.
Pertimbangan
PBM
4.
Pembukaan Peti
Tawaran
8.
Perakuan
Urusetia 5.
Semakan
Dokumen
7. 6. Mandatori
Penilaian Penilaian
Harga Teknikal
5

PELAWAAN SEBUT HARGA

HAD NILAI PEROLEHAN

Min. 3 pembuat/ pembekal tempatan yang berdaftar dengan

Melebihi RM20,000
MOF di bawah kod bidang yang berkaitan
sehingga RM50,000

Min. 5 pembuat/ pembekal tempatan bertaraf Bumiputera

Melebihi RM50,000
yang berdaftar dengan MOF di bawah kod bidang yang
sehingga RM100,000
berkaitan

 Min. 5 pembuat/pembekal tempatan yang berdaftar

Melebihi RM100,000 dengan MOF di bawah kod bidang yang berkaitan
hingga RM500,000  Syarikat pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera
hendaklah diberi keutamaan harga

Catatan:
 pembuat/pembekal tempatan - beralamat di negeri berkaitan
 Sekiranya bilangan pembuat/pembekal di negeri berkenaan tidak mencukupi,
pembuat/pembekal di negeri berhampiran/ sempadan boleh dipelawa
 KAEDAH PENILAIAN

1 PERINGKAT 2 PERINGKAT

i. Sebut Harga B bagi semua bidang
ii. Bagi melebihi RM50K:
• Alat tulis
• Dakwat Pencetak (Toner)
• Kawalan Keselamatan
• Membersih dan memcuci
bangunan
i. Had nilai melebihi RM50K hingga
RM500K
Jawatankuasa Pembuka
Jawatankuasa Penilaian Teknikal
Jawatankuasa Penilaian Kewangan

iii. Bagi <RM500K:

• Makanan bermasak
Islam/Bukan Islam

Jawatankuasa Pembuka, Penilaian

Teknikal dan Kewangan adalah sama
7

1. PERANCANGAN, SPESIFIKASI, KRITERIA & DOKUMEN

PELAWAAN
1. PERANCANGAN PEROLEHAN
 Jadual Umum - Senarai perolehan yang akan dipelawa bagi satu-satu tahun dikemuka
kepada Ketua Agensi pada bulan Disember tahun sebelumnya (dinyatakan tajuk,
peruntukan dan jangkaan tarikh pelawaan)

 Jadual Khusus - Jadual pelaksanaan bagi setiap sebut harga

 Kajian pasaran

 Dasar barangan/perkhidmatan tempatan (kenal pasti jika terdapat barangan import –

kelulusan Pegawai Pengawal)

 Dasar bumiputera

 Amalan untuk menghabiskan peruntukan di penghujung tahun adalah tidak dibenarkan

 Larangan pecah kecil

8

1. PERANCANGAN, SPESIFIKASI, KRITERIA & DOKUMEN

PELAWAAN
2. JAWATANKUASA SPESIFIKASI (dilantik oleh Ketua Jabatan)
 Min. 3 orang pegawai yang mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang
boleh juga terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan
 Penyediaan spesifikasi dan kriteria penilaian

3. TUGAS J/KUASA SPESIFIKASI

• Sediakan spesifikasi dan kod yang ingin diperolehi

• Semak tatacara perolehan PK2.1
• Penetapan kriteria penilaian, senarai semak dan dokumen sokongan
• Penetapan skema pemarkahan penilaian teknikal dan kewangan
• Penetapan varian dan skor
• Penetapan markah lulus penilaian teknikal dan kewangan
• Penetapan markah lulus untuk pengesyoran ke PBM
• Perakukan spesifikasi dan kriteria penilaian yang disediakan untuk pengiklanan
9

1. PERANCANGAN, SPESIFIKASI, KRITERIA & DOKUMEN

PELAWAAN
2. JAWATANKUASA SPESIFIKASI (dilantik oleh Ketua Jabatan)
 Min. 3 orang pegawai yang mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang
boleh juga terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan
 Penyediaan spesifikasi dan kriteria penilaian

3. BUTIRAN SPESIFIKASI

Perkara Syarat
Ciri Fizikal/ Skop Kerja dinyatakan dengan jelas
Jenama Spesifikasi teknikal tidak boleh dibuat berdasarkan kepada
sesuatu jenama atau buatan. Sekiranya tidak dapat
dielakkan, ungkapan ‘atau persamaan’ hendaklah digunakan.
Piawaian memenuhi piawaian Malaysia atau piawaian antarabangsa
yang diiktiraf oleh Kerajaan
Buatan Tempatan Ditanda araskan dengan barangan buatan tempatan yang
memenuhi piawaian yang diiktiraf.
Teknologi Maklumat Dluluskan oleh MAMPU (kecuali pembelian komputer secara
stand alone)
10

1. PERANCANGAN, SPESIFIKASI, KRITERIA & DOKUMEN

PELAWAAN
4. DOKUMEN PELAWAAN
 Borang Q - diubah suai mengikut keperluan Agensi.
 Dokumen sebut harga merupakan sebahagian daripada kontrak dan hendaklah
mengandungi perkara-perkara berikut

5. KANDUNGAN DOKUMEN PELAWAAN

 Arahan kepada penyebut harga
 Syarat-syarat am/syarat-syarat khas yang jelas
 Format kontrak jika berkaitan
 Spesifikasi
 Pengalaman/Senarai Pesanan bekalan/ perkhidmatan yang sedang dan telah dibuat
(jika perlu)
 Senarai semak
11
12

ARAHAN KEPADA PENYEBUT HARGA

HAK KERAJAAN UNTUK

BAYARAN DOKUMEN SEBUT
MENERIMA/MENOLAK
1 4 HARGA
SEBUT HARGA

CARA-CARA
MELENGKAPKAN PERBELANJAAN
DOKUMEN SEBUT HARGA 2 5 PENYEDIAAN SEBUT HARGA
 Penyediaan Sebut Harga
 Penyerahan Dokumen
Sebut Harga
 Penjelasan Lanjut

TEMPOH SAH SEBUT HARGA

TEMPOH SIAP 3 6 (MAKSIMUM 90 HARI)
PENGHANTARAN/
KERJA

12
13

SYARAT – SYARAT AM

1 2 3 4 5 6

KEADAAN SEBUT HARGA PERSETUJUAN

BARANG SEBAHAGIAN
Kerajaan tidak
Hendaklah Boleh ditawarkan terikat untuk setuju
tulen, baru dan bagi semua terima tawaran
/sebahagian harga yang
belum
digunakan bilangan item terendah atau
mengikut zon/negeri mana-mana
BARANG tawaran.
HARGA PEMERIKSAAN
SETARA
Harga bersih Boleh Kerajaan berhak
hendaklah ditawarkan melantik
termasuk semua bagi barang seseorang
diskaun dan kos setara yang pegawai untuk
tambahan yang sesuai dengan memeriksa &
berkaitan syarat butir- menguji
butir penuh
diberi 13
14

SYARAT – SYARAT AM
7 8 9 1 0 1 1

PENOLAKAN TAFSIRAN INSURANS

PERAKUAN
MENYATAKAN Barang yang rendah
Penyebut harga Tiada insurans
SPESIFIKASI mutunya/ berlainan
bersetuju tertakluk bagi barang yang
TELAH daripada bekalan
hanya kepada bidang dibekalkan dari
DIPATUHI yang dipersetujui, PENGIKLANAN kuasa Mahkamah dalam Malaysia
sebut harganya boleh
Malaysia dalam apa-
Penyebut harga ditolak. Tiada sebarang iklan apa pertikaian/
dikehendaki mengenai perselisihan mengenai
memperakui Membayar balik persetujuan sebut sebut harga /kontrak
bahawa bekalan/ kepada Kerajaan harga disiarkan yang timbul
perkhidmatan segala perbelanjaan tanpa kelulusan KSP/
mengikut yang telah dilakukan Pegawai Kewangan
spesifikasi/ piawai Negeri terlebih
yang dinyatakan. dahulu
15

SYARAT – SYARAT AM
CUKAI
CUKAI
 Harga yang ditawarkan
 Harga tawaran
adalah diertikan sebagai
hendaklah termasuk
termasuk cukai jika
semua cukai dan unsur-
berkenaan
unsur cukai dan
dikehendaki ditunjukkan
berasingan
PEMBUNGKUSAN Barang-barang Ex-
 Harga tawaran stok Atau Barang- Barang Dipesan
termasuk belanja barang Keluaran Dari Luar Malaysia
pembungkusan
Malaysia PEMBUNGKUSAN
 Kerugian/  Dibungkus sesuai
kerosakan akibat untuk dieksport ke
pembungkusan Malaysia.
diganti oleh
 Harga adalah
penjual
termasuk belanja
PENGENALAN MATA WANG pembungkusan.
 Nama pembuat, jenama,  Dinyatakan dalam
no. perniagaan/ no. katalog Ringgit Malaysia  Kerugian/ kerosakan
dan negeri tempat asal (RM) akibat bungkusan
barang hendaklah diganti oleh penyebut
ditunjukkan harga
15
16
17

2. PELAWAAN SEBUT HARGA

HAD NILAI PEROLEHAN

Min. 3 pembuat/ pembekal tempatan yang berdaftar dengan

Melebihi RM20,000
MOF di bawah kod bidang yang berkaitan
sehingga RM50,000

Min. 5 pembuat/ pembekal tempatan bertaraf Bumiputera

Melebihi RM50,000
yang berdaftar dengan MOF di bawah kod bidang yang
sehingga RM100,000
berkaitan

 Min. 5 pembuat/pembekal tempatan yang berdaftar

Melebihi RM100,000 dengan MOF di bawah kod bidang yang berkaitan
hingga RM500,000  Syarikat pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera
hendaklah diberi keutamaan harga

Catatan:
 pembuat/pembekal tempatan - beralamat di negeri berkaitan
 Sekiranya bilangan pembuat/pembekal di negeri berkenaan tidak mencukupi,
pembuat/pembekal di negeri berhampiran/ sempadan boleh dipelawa
18

2. PELAWAAN SEBUT HARGA

PERKARA KETETAPAN
Penjualan Dokumen  Tidak digalakkan
 Jika perlu, kadar maksimum RM50.00 bagi satu (1) set
dokumen
Paparan Pelawaan  Papan kenyataan awam Agensi
Tempoh Pelawaan  Sebut Harga 'A': Min. 7 hari berturut-turut dari tarikh
paparan/ lawatan tapak/taklimat
 Sebut Harga 'B': Tempoh notis dipendekkan kepada tiga (3)
hari
Syarat Pelawaan  Hanya penama di dalam di Sijil MOF sahaja yang boleh
menghadiri lawatan tapak atau taklimat sebut harga dan
tidak boleh mewakilkan pegawai lain
 Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan
 Tawaran harga dan tawaran teknikal dikemukakan dalam 2
sampul surat yang berasingan dan berlakri
 Tempoh sah laku tawaran tidak melebihi 90 hari dari tarikh
tutup sebut harga dan tidak boleh dilanjutkan.
19

3. PENERIMAAN TAWARAN

PERKARA KETETAPAN
Pelabelan Peti  Dilabelkan tajuk, rujukan sebut harga, tarikh dan waktu
tawaran ditutup
Keselamatan Peti  Dikunci dengan 2 kunci yang berbeza dan anak kuncinya
hendaklah dipegang secara berasingan oleh 2 orang
pegawai kanan Agensi
Anggaran Jabatan (AJ)  Agensi hendaklah menyediakan AJ bagi setiap sebut harga
dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh
tutup sebut harga
Tutup Pelawaan  12.00 tengah hari pada hari bekerja
 Tawaran yang diterima melalui pos dimasukkan ke dalam
peti tawaran sebaik sahaja tawaran diterima dan hendaklah
dimasukkan sebelum tarikh dan waktu tutup
 Dokumen yang lewat diterima tidak boleh dipertimbangkan
20

4. PEMBUKAAN PETI TAWARAN

PELANTIKAN JAWATANKUASA PEMBUKA (dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian)

 Min. 3 pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai
P&P

Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas sebut harga ditutup
21

5. SEMAKAN DOKUMEN MANDATORI

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN YANG PERLU DILAKSANAKAN
JAWATANKUASA
PEMBUKA
Koding Dokumen  Koding setiap dokumen tawaran sebut harga
Semakan Ralat  Tandatangan ringkas pada apa-apa pindaan tulisan atau
taipan bertindih dalam dokumen tawaran
Borang Jadual  Merekod:
 nama penyebut harga
 kod penyebut harga
 harga yang ditawarkan
 tempoh siap/tempoh penyerahan
 Borang ditandatangani
Semakan Ketidakpatuhan  Tawaran harga dan tawaran teknikal dikemukakan dalam 2
sampul surat yang berasingan dan berlakri
 Dokumen lengkap selaras dengan Senarai Semakan
 Mencatatkan apa-apa syarat yang tidak dipatuhi jika
berkaitan seperti tawaran alternatif dan lainlain.
22

6. PENILAIAN TEKNIKAL

PELANTIKAN JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL

 Dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan sebut harga

 Keahlian:
 Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah tidak kurang
daripada 3 orang, iaitu seorang pengerusi dan 2 orang ahli

 Syarat Keahlian:
 Terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan
berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan berkaitan

 Sekiranya Agensi tidak mempunyai kemahiran dalaman, kepakaran

dari Jabatan lain boleh digunakan seperti Jabatan Kimia, Jabatan
Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan sebagainya
23

6. PENILAIAN TEKNIKAL
PERKARA TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL
Tempoh  14 hari dari tarikh dokumen diterima daripada Urus Setia
Penilaian
Syarat  Penilaian dilaksanakan secara bermesyuarat
Penilaian  Secara edaran adalah tidak dibenarkan
Asas  memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan dalam dokumen pelawaan
Penilaian  pengalaman kerja yang Iepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang
sedang dilaksanakan/dalam tangan.
 Analisa harga dengan mengambil kira tempoh siap/ penghantaran.
24

7. PENILAIAN HARGA
PELANTIKAN JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA
 Dilantik oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskan sebut harga
 Keahlian:
 Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada dua (2) orang, iaitu
seorang pengerusi dan seorang ahli

PERKARA TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA

Tempoh  14 hari dari tarikh dokumen diterima daripada Urus Setia
Penilaian
Syarat  Penilaian dilaksanakan secara bermesyuarat
Penilaian  Secara edaran adalah tidak dibenarkan
Asas  Kadar pembayaran
Penilaian  Tempoh
 Diskaun
 Harga pasaran terbuka
 Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga dengan tawaran
penyebut harga yang lain
 Penilaian bagi pembelian harta modal hendaklah mengambil kira harga
menyeluruh (Life Cycle Costing)
25

7. PENILAIAN HARGA
PERKARA TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA
Asas  Kemampuan kewangan:
Penilaian  melebihi RM200,000 hingga RM500,000
o Min. 1.5% daripada AJ
o Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset mudah cair:
1. campuran nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata
bulanan bank bagi 3 bulan terakhir;
2. deposit tetap;
3. baki nilai kemudahan kredit; dan
4. nilai kemudahan kredit tambahan yang layak/akan diperolehi
daripada bank atau institusi kewangan
26

8. PERAKUAN URUSETIA

Tawaran terendah yang menguntungkan Kerajaan tertakluk lulus

1 penilaian teknikal

2 Kertas Taklimat:

a Salinan borang notis e Salinan sijil MOF

b Salinan spesifikasi f Laporan Penilaian

c Jadual Sebut harga g Kertas Perakuan

d Bil syarikat yang dijemput

h Lain-lain maklumat
& tidak menjawab
27

9. PERTIMBANGAN PBM
PELANTIKAN JAWATANKUASA SEBUT HARGA

1 Dilantik oleh
Pengawal/Pegawai
Kewangan Negeri
Pegawai
4 Dilantik atas nama jawatan
secara tahunan/dua tahun
sekali

Pemegang Waran Peruntukan

2 atau mana-mana pegawai

daripada P&P sebagai 5 JKSH tidak boleh
menganggotai J/K Pembuka /
mana-mana J/K Penilaian
Pengerusi.

Keahlian min. 3 orang

Pegawai mahir,
3 pegawai,
daripadanya
pegawai P&P
seorang
hendaklah 6 berpengalaman
berkelayakan
&

3
*Pegawai Pengawal boleh menubuhkan JKSH ‘B’ untuk meluluskan perolehan bekalan & perkhidmatan
melebihi RM20K sehingga RM50K
*Keputusan hendaklah sebulat suara dan tidak melebihi had nilai kuasa JKSH. Jika lebih, dibawa ke LP
28

10. PAPARAN PENYEBUT HARGA BERJAYA

1 Surat Setuju Terima hendaklah dikeluarkan dengan segera kepada

syarikat yang berjaya setelah menerima keputusan JKSH

2
Keputusan dipamerkan di papan kenyataan Jabatan dan Laman Web
Agensi selepas pesanan Kerajaan dikeluarkan
29

11. PELANTIKAN

1 Perolehan Bukan Bermasa: SST tanpa dokumen perjanjian

Perolehan Bermasa: SST dan dokumen perjanjian

Syarat penting yang tidak dinyatakan dalam format piawai SST

2 hendaklah dimasukkan dengan jelas ke dalam Borang Q

3 Perolehan kompleks: Dokumen perjanjian perlu disediakan

SEKIAN, TERIMA KASIH