RANCANGAN AKTUALISASI

Optimalisasi Penataan Arsip Dokumen Surat Keterangan Tanah Pada Seksi

Pemerintahan, Ketentraman Dan Ketertiban Umum Kecamatan Aek Ledong
Kabupaten Asahan

SAWALUDDIN, A.Md
19920414 202012 1 005
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II ANGKATAN X TAHUN 2022
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI SUMATERA UTARA

Penguji Coach Mentor

Ramal, S.E Drs. Muhammad Kahfi, M.Si Jefri Sitorus, S.H
NIP. 19700220 200701 1 007 NIP. 19650612 199103 1 007 NIP. 19810505 200906 1 001
 Kurang
Kurangnya Tertatanya
Informasi Arsip
Kemasyarakat Dokumen

LATAR BELAKANG

Tidak
Seragamnya
Format Surat Penulis merupakan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) dengan
Keterangan Jabatan Pengelola Data Keamanan dan Ketertiban , Unit kerja
Tanah Kecamatan Aek Ledong Kabupaten Asahan. Salah satu tugas pokok
dan fungsi jabatan pengelola Data Keamanan dan Ketertiban yaitu
Melakukan kegiatan pengelolaan yang meliputi penyiapan bahan,
koordinasi dan penyusunan laporan di bidang data keamanan dan
ketertiban umum
IDENTIFIKASI ISU
Rendahnya Pengetahuan Masyarakat Tentang Syarat-syarat
Pengurusan Administrasi Kependudukan di Kecamatan Aek
Ledong

Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen Surat

Keterangan Tanah di Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan
Ketertiban Umum di Kecamatan Aek Ledong

Ketidaksesuaian capaian pembelajaran pada guru-guru serumpun

Belum Optimalnya Prosedur Administrasi Pertanahan di
Desa Wilayah Kecamatan Aek Ledong Kabupaten Asahan
 IDENTIFIKASI ISU

No Identifikasi Isu Kondisi Saat Ini Kondisi Yang Diharapkan

Rendahnya Pengetahuan Masyarakat Kurangnya Informasi Kepada Meningkatnya Pengetahuan Masyarakat

Tentang Syarat-Syarat Pengurusan Masyarakat Tentang Syarat-Syarat Tentang Syarat-Syarat Pengurusan Dokumen
1 Administrasi Kependudukan di Pengurusan Administrasi Kependudukan Kependudukan di Kecamatan Aek Ledong
Kecamatan Aek Ledong di Kecamatan Aek Ledong
Belum Optimalnya Penataan Arsip Penataan Arsip Dokumen Surat Arsip Dokumen Surat Keterangan Tanah
Dokumen Surat Keterangan Tanah Pada Keterangan Tanah di Seksi Dapat tertata dengan Rapi dan Berbentuk
Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan Pemerintahan, Ketentraman Dan Digital di Seksi Pemerintahan, Ketentraman
2 Ketertiban Umum Kecamatan Aek Ketertiban Umum Kecamatan Aek dan Ketertiban Umum Kecamatan Aek
Ledong Kabupaten Asahan Ledong Kurang Tertata Dengan Rapi Ledong Kabupaten Asahan
dan Bersifat Manual

Belum Optimalnya Prosedur Administrasi Perbedaan Bentuk Format Surat Keseragaman Bentuk Format Surat
Pertanahan di Desa Wilayah Kecamatan Administrasi Pertanahan di Desa Administrasi Pertanahan di Desa Wilayah
3 Aek Ledong Kabupaten Asahan Wilayah Kecamatan Aek Ledong Kecamatan Aek Ledong Kabupaten Asahan
Kabupaten Asahan
 NO ISU A P K L

ANALISIS 1
Rendahnya Pengetahuan Masyarakat
Tentang Syarat-syarat Pengurusan √ √ √ √
ISU DENGAN Administrasi Kependudukan
Kecamatan Aek Ledong
di

TEKNIK APKL Belum Optimalnya Penataan Arsip

Dokumen di Seksi Pemerintahan, √ √ √ √
2
Ketentraman dan Ketertiban Umum di
Kecamatan Aek Ledong
Belum Optimalnya Prosedur Administrasi
3 Pertanahan di Desa Wilayah Kecamatan √ √ √ √
Aek Ledong Kabupaten Asahan

Aktual : Benar-benar terjadi, sedang hangat dibicarakan dimasyarakat

Problematik : Isu memiliki dimensi masalah yang kompleks sehingga perlu dicarikan
solusinya sesegera mungkin
Kekhalayakan : Isu menyangkut hajat hidup orang banyak
Kelayakan : Masuk akal, realistis, relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan
masalah.

Berdasarkan Analisis Hasil APKL di Atas, Semua Isu Layak

Untuk Diangkat dan Segera Dicarikan Solusinya
 Kriteria
Penilaian Total
No Masalah Peringkat
MENENTUKAN U S G
Nilai

ISU DENGAN Rendahnya Pengetahuan Masyarakat Tentang

TEKNIK USG 1 Syarat-syarat Pengurusan Administrasi
Kependudukan di Kecamatan Aek Ledong
4 3 5 12 II

Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen

2
Surat Keterangan Tanah di Seksi
Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban
Umum di Kecamatan Aek Ledong
4 5 5 14
I
Belum Optimalnya Prosedur Administrasi
3 Pertanahan di Desa Wilayah Kecamatan Aek 4 3 3 11 III
Ledong Kabupaten Asahan

Adapun perhitungannya menggunakan sklaa likert, yaitu:

1 = sangat kecil/rendah pengaruhnya | 2 = kecil pengaruhnya | 3 = sedang/cukup pengaruhnya
4 = besar/tinggi pengaruhnya | 5 = sangat besar/tinggi pengaruhnya.

Belum Optimalnya Penataan Arsip Dokumen Surat Keterangan Tanah

di Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban Umum Di
Kecamatan Aek Ledong
 ANALISIS ISU DENGAN FISHBONE
MATERIAL
  Belum
Optimalnya
MESIN Penataan arsip
METODE Dokumen
 

Pengarsipan Masih Arsip Beresiko

Secara Manual Hilang/ Rusak Lemari Arsip Yang
  Masih Kurang
 
 
 
 
 
 
 

Dana Masih Untuk

Kurangnya Kesadaran Pembelian Arsip File /
Prihal Pentingnya Alat Lainnya
Kearsipan Dokumen

MANUSIA DANA
ROLE MODEL

Nama : JEFRI SITORUS, S.H

NIP : 19810505 200906 1 001
PANGKAT/ GOL. : Penata Muda Tk.I III/b
JABATAN : Kepala Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan
Ketertiban Umum Kecamatan Aek Ledong

Beliau Adalah Sosok Pegawai yang Menjadi Role Model Penulis Dalam
Rancangan Aktualisasi ini. Beliau Merupakan Sosok yang Selalu
Menerapkan Core Value ASN BerAKHLAK Dalam Setiap Menjalankan
Tugas Dan Fungsi Jabatannya di Organisasi.

Beliau Seorang Pimpinan yang Berdedikasi Tinggi, Mengayomi dan Peduli

Terhadap Kemajuan Pelayanan di Kecamatan Aek Ledong Kabupaten
Asahan.
 GAGASAN PEMECAHAN ISU
Menata Arsip Dokumen 1
Surat Keterangan Tanah Melakukan Evaluasi Digitalisasi Arsip
4 Dokumen Surat Surat Keterangan
Tanah
Melakukan Digitalisasi Arsip
Dokumen Surat Keterangan 2
Tanah Menggunakan
Google Drive
Penetapan Gagasan:
3 Optimalisasi Penataan Arsip Dokumen Surat Keterangan
Tanah di Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan
Melakukan Sosialisasi Digitalisasi Arsip Ketertiban Umum Kecamatan Aek Ledong
Dokumen Surat Keterangan Tanah
Menggunakan Media Youtube
KEGIATAN 1 Menata Arsip Dokumen Surat Keterangan Tanah
TAHAPAN
KEGIATAN
1 2
Berdiskusi Dengan Atasan Terkait Arsip
Mengumpulkan Arsip Dokumen Surat
Dokumen Surat Keterangan Tanah yang
Keterangan Tanah
Akan di Digitalisasi
Output dan Nilai Dasar
Adanya Arahan dan Masukan Terkait Dokumen Terkumpulnya Arsip Dokumen Surat Keterangan
Surat Keterangan Tanah yang di Digitalisasi Tanah
Kompeten-Melaksanakan dengan Kualitas Terbaik
Harmonis-Ramah dan Sopan ketika Berdiskusi
Kontribusi Pada
Nilai Organisasi
Visi Misi Organisasi
Menata Dan Mengelola Pemerintahan Yang Dengan Dilaksanakannya Kegiatan Ini
Amanah, Bersih Dan Berwibawa Secara Akan Menguatkan Nilai Organisasi
Akuntabel Dan Transparan Dengan Kecamatan Aek Ledong
Berorientasi Pada Pelayanan Prima Untuk Partisipatif, Proaktif, Kreatif ,
Mendorong Percepatan Pembangunan” Inovatif ,Cerdas
3
Melakukan Pengelompokan Arsip
Dokumen Surat Keterangan Tanah dan
Diurutkan Sesuai Tanggal Penerbitannya
Terkelompoknya Arsip Dokumen Surat Keterangan
Tanah Sesuai Dengan Urutan dan Tanggal
Penerbitannya
Akuntabel- Cermat Dalam Mengelompokkan Dokumen
Relevansi Peran ASN
Manajemen ASN :
Melaksanakan Tugas Dengan Jujur,
Berintegritas Tinggi, Cermat, Disiplin
Smart ASN :
Digital Skill Berintegritas, Profesional
 Melakukan Digitalisasi Arsip Dokumen Surat Keterangan Tanah
KEGIATAN 2
Menggunakan Google Drive
TAHAPAN
KEGIATAN

1 2 3 4 5 6
Menyimpan Hasil Scan
Membuat Cheklist Arsip
Melakukan Scan Arsip Arsip Dokumen Surat Merapikan dan Mengunggah Seluruh
Dokumen Surat
Dokumen Surat Keterangan Tanah dan Menyimpan Kembali Arsip Membuat Akun Gmail dan Arsip Dokumen Digital
Keterangan Tanah yang
Keterangan Tanah Membuat Folder di PC Dokumen Surat Google Drive Surat Keterangan Tanah ke
Sudah Diunggah ke
Berbentuk File PDF Sesuai Dengan Tanggal Keterangan Tanah Google Drive
Google Drive
Penerbitannya

Output dan Nilai Dasar

Adanya File Arsip Terunggahnya Seluruh
Hasil Scan Arsip Dokumen Tersedianya Cheklist Arsip
Dokumen Surat Arsip Dokumen Digital
Surat Keterangan Tanah Arsip Dokumen Surat Tersedianya Akun Gmail Dokumen Surat
Keterangan Tanah Surat Keterangan Tanah di
Sudah Tersimpan di PC Keterangan Tanah Sudah Dan Google Drive Keterangan Tanah
Berbentuk Digital Google Drive
Berorientasi Pelayanan- Tertata Dengan Rapi Kolaboratifmenggerakkan Berorientasi Pelayanan-
Akuntabel- Bertanggung Akuntabel- Melaksanakan
Melakukannya Dengan Kompeten-Melaksanakan pemanfaatan berbagai Melakukan Perbaikan
Jawab Dalam Menggunakan dengan Pebuh Tanggung
Cekatan dengan Kualitas Terbaik sumberdaya Tiada Henti
Inventaris Kantor JAwab

Kontribusi Pada Relevansi Peran ASN

Nilai Organisasi
Visi Misi Organisasi
Menata Dan Mengelola Pemerintahan Yang Dengan Dilaksanakannya Kegiatan Ini
Amanah, Bersih Dan Berwibawa Secara Akan Menguatkan Nilai Organisasi
Akuntabel Dan Transparan Dengan Kecamatan Aek Ledong
Berorientasi Pada Pelayanan Prima Untuk Partisipatif, Proaktif, Kreatif ,
Mendorong Percepatan Pembangunan” Inovatif ,Cerdas
Manajemen ASN :
Melaksanakan Tugas Dengan Jujur,
Berintegritas Tinggi, Cermat, Disiplin
Smart ASN :
Digital Skill Berintegritas, Profesional
 Melakukan Sosialisasi Digitalisasi Arsip Dokumen Surat Keterangan
KEGIATAN 3
Tanah Menggunakan Media Youtube
1 2
Membuat Video Tutorial Digitalisasi
Arsip Dokumen Surat Keterangan
Tanah
Tersedianya Video Tutorial Digitalisasi
Arsip Dokumen Surat Keterangan Tanah
Adaptif- Terus Berinovasi dan
Mengembangkan Kreatifitas
Kontribusi Pada
Visi Misi Organisasi
Menata Dan Mengelola Pemerintahan Yang
Amanah, Bersih Dan Berwibawa Secara
Akuntabel Dan Transparan Dengan
Berorientasi Pada Pelayanan Prima Untuk
Mendorong Percepatan Pembangunan”
TAHAPAN
KEGIATAN
3
Membagikan Link Youtube Video Tutorial
Mengunggah Video Tutorial Digitalisasi
Digitalisasi Arsip Dokumen Surat
Arsip Dokumen Surat Keterangan Tanah ke
Keterangan Tanah ke Group Whatsapp
Channel Youtube
Kantor
Output dan Nilai Dasar
Teruploadnya Video Tutorial Digitalisasi Arsip Video Tutorial Digitalisasi Arsip Sudah
Dokumen di Channel Youtube Tersosialisasi Ke Rekan Kerja Melalui
Kompeten-Melaksanakan Tugas dengan Kualitas Whatsapp
Terbaik Kompeten Membantu Orang Lain Belajar
Relevansi Peran ASN
Nilai Organisasi
Dengan Dilaksanakannya Kegiatan Ini Manajemen ASN :
Akan Menguatkan Nilai Organisasi Melaksanakan Tugas Dengan Jujur,
Kecamatan Aek Ledong Berintegritas Tinggi, Cermat, Disiplin
Partisipatif, Proaktif, Kreatif , Smart ASN :
Inovatif ,Cerdas Digital Skill Berintegritas, Profesional
 Melakukan Evaluasi Digitalisasi Arsip Dokumen Surat Keterangan
KEGIATAN 4
Tanah
TAHAPAN
KEGIATAN

1 2 3 4
Membuat Formulir Kuisioner Membagikan Formulir Kuisioner Melaporkan Hasil Evaluasi
Merekapitulasi Hasil Kuisioner
Digitalisasi Arsip Dokumen Surat Digitalisasi Arsip Dokumen Surat Digitalisasi Arsip Dokumen
Digitalisasi Arsip Dokumen
Keterangan Tanah Menggunakan Keterangan Tanah Kepada Rekan Surat Keterangan Tanah Kepada
Kerja Surat Keterangan Tanah
Google Form Atasan
Output dan Nilai Dasar

Tersedianya Formulir Kuisioner Tersampaikannya Formulir Kuisioner Adanya Hasil Rekapitulasi Adanya Laporan Hasil Evaluasi
Digitalisasi Arsip Dokumen Surat Digitalisasi Arsip Dokumen Surat Kuisioner Digitalisasi Arsip Digitalisasi Arsip Dokumen Surat
Keterangan Tanah Keterangan Tanah Kepada Rekan Kerja Dokumen Surat Keterangan Tanah Keterangan Tanah
Akuntabel- Melaksanaan tugas Kolaboratif Memberikan Kesempatan Berorientasi Pelayanan Melakukan Loyal- Berdedikasi Untuk Kemajuan
Dengan Tanggung Jawab berbagai Pihak untuk Berkontribusi Perbaikan Tiada Henti Organisasi
Kontribusi Pada Relevansi Peran ASN
Nilai Organisasi
Visi Misi Organisasi
Menata Dan Mengelola Pemerintahan Yang Dengan Dilaksanakannya Kegiatan Ini Manajemen ASN :
Amanah, Bersih Dan Berwibawa Secara Akan Menguatkan Nilai Organisasi Melaksanakan Tugas Dengan Jujur,
Akuntabel Dan Transparan Dengan Kecamatan Aek Ledong Berintegritas Tinggi, Cermat, Disiplin
Berorientasi Pada Pelayanan Prima Untuk Partisipatif, Proaktif, Kreatif , Smart ASN :
Mendorong Percepatan Pembangunan” Inovatif ,Cerdas Digital Skill Berintegritas, Profesional
 JADWAL KEGIATAN
SEPTEMBER OKTOBER
NO KEGIATAN MINGGU
II III IV I

1 Menata Arsip Dokumen Surat Keterangan Tanah

Melakukan Digitalisasi Arsip Dokumen Surat

2
Keterangan Tanah Menggunakan Google Drive

Melakukan Sosialisasi Digitalisasi Arsip

3 Dokumen Surat Keterangan Tanah
Menggunakan Media Youtube

Melakukan Evaluasi Digitalisasi Arsip Dokumen

4
Surat Keterangan Tanah
TERIMA

KASIH
SAWALUDDIN, A.Md
19920414 202012 1 005
Peserta Latsar Golongan II Angkatan X
Pemerintah Kabupaten Asahan