Anda di halaman 1dari 56

INTEGRATED FACILITY SERVICES

INTEGRATED FACILITY SERVICES


IMPACTFUL
PRESENTATION
SKILL

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Agenda

1. Sasaran Pelatihan.
2. Pengertian dan Pemahaman Training.
3. Keuntungan dan Hambatan Training.
4. Metode dan Prinsip Dalam Mengajar.
5. Cara-cara Penyampaian Training.
6. Perencanaan Suatu Training.
7. Pengenalan Alat Bantu Training.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


1. Sasaran Pelatihan

 Mengetahui Prinsip- Prinsip Dasar Dalam Melakukan


Training.
 Mampu Mengidentifikasi Dan Menyiapkan Training Sesuai
Dengan Kebutuhan Area / Peserta.
 Mampu Membawakan Materi Training Secara Efektif, Efisien
Dan Menarik.
 Mampu Melakukan Training Sikap (Attitude), Ketrampilan
(Skills) Maupun Pengetahuan (Knowledge).
 Mampu Mengatasi Berbagai Tipe Peserta Training Dan Juga
Menghadapi Situasi Training Yang Berbeda.
 Mampu Bertindak Sebagai Seorang Trainer Yang Baik Dan
Profesional.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


2. Pengertian dan Pemahaman
Training

“Training adalah proses pembelajaran yang


dipersiapkan oleh Manajemen agar kinerja
seseorang/karyawan dapat lebih baik, artinya bahwa
pengembangan yang berfokus pada
peningkatan/perbaikan Sikap (Attitude),
Ketrampilan (Skills) dan Pengetahuan (Knowledge)
karyawan”

INTEGRATED FACILITY SERVICES


3. Keuntungan dan Hambatan
Training

Bagi Perusahaan
 Mengurangi “Turn Over” karyawan
 Meningkatkan Produktifitas Karyawan
 Menciptakan karyawan yang Berkualitas
 Mengembangkan Budaya Organisasi
 Menciptakan Standar yang lebih baik
 Menciptakan Komunikasi yang lebih baik
 Meningkatkan Kompetisi dan Reputasi

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …

Bagi Pelanggan (Klien)


 Meningkatkan Kepuasan Pelanggan.
 Meningkatkan Reputasi Bisnis Klien.
 Membantu Kelancaran Bisnis Klien.
 Menjalin Hubungan Kerjasama yang baik.
 Memenuhi Keinginan Klien dalam pengembangan SDM.
 Membuat Customer’s Happy.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …

Bagi Karyawan
 Menambah Rasa Percaya Diri dan Motivasi.
 Meningkatkan Kualitas Pekerjaan.
 Menciptakan Suasana Kerja yang nyaman.
 Menciptakan Komunikasi dengan lebih baik.
 Menciptakan Kebanggaan atas pekerjaannya
 Meningkatkan Reputasi Diri dan Efisiensi.
 Merasa mendapat Perhatian & Penghargaan.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …

Bagi Trainer
 Menambah Rasa Percaya Diri.
 Mengasah Ketrampilan Diri.
 Manambah Wawasan dan Pengetahuan.
 Mengetahui Karakteristik seseorang/peserta.
 Dapat menjalin Komunikasi yang lebih baik.
 Menambah Profesionalisme melalui Pengajaran.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Persepsi Yang Menjadikan Suatu
Hambatan Dalam Training
• Training itu mudah, sederhana dan tidak perlu persiapan.
• Tidak perlu keluar biaya.
• Biarkan Training Department yang melakukan.
• Karyawan yang berpengalaman, tidak perlu training.
• Tidak ada waktu/pekerjaan banyak.
• Buang-buang waktu saja.
• Menjadikan training sebagai suatu beban.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Faktor-faktor Yang
Menghambat Training

Area Kerja :
• Tempat kurang memadai/kondisi ruangan.
• Kelengkapan Sarana & Prasarana
• Suhu Udara (terlalu dingin atau terlalu panas)
• Penyesuaian Waktu Training dengan Jadwal Kerja.
• Suasana kurang mendukung (berisik, ramai, kurang
pencahayaan, dll), dll.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …

Sikap Peserta
• Ambisi yang berlebihan.
• Dominan dari peserta lainnya.
• Sok Pintar dan Sok Tahu.
• Terlalu Percaya Diri.
• Terlalu menganggap remeh.
• Terlalu Pasif, banyak diam dan tidak semangat.
• Membawa masalah pribadi sehingga mempengaruhi
konsentrasinya.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Faktor-faktor Lainnya ...

• Kurang menguasai penggunaan alat bantu training.


• Kurangnya persiapan dan penguasaan materi training.
• Penggunaan bahasa yang sulit (Jargon).
• Tidak melibatkan peserta ke dalam materi training.
• Tidak memberikan contoh yang jelas.
• Pendidikan dan Pengalaman peserta kurang mendukung.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


4. Metode Training

Metode S L I

START
LEARN
IMPLEMENT

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Start

Berarti bahwa pelatihan dimulai


dengan menggunakan metode INTRO
I nterest
N eed
T itle
R ange
O bjective

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Interest (rasa tertarik)

Buat peserta pelatihan tertarik dengan topik yang akan dibawakan


sehingga peserta dapat memusatkan perhatiannya kepada Anda.
Contoh :
• Dengan memberikan gambaran-gambaran yang sesuai
dengan topik yang dibahas.
• Memberikan contoh-contoh yang ada hubungannya
dengan kehidupan sehari-hari dan pekerjaan.
• Melakukan ROLE PLAY agar peserta terlibat langsung, dll

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Need (kebutuhan)
Jelaskan kepada peserta pelatihan mengapa training ini
dibutuhkan dan penting buat mereka.

Title (judul pelatihan)


Jelaskan relevansi/hubungan antara judul dengan isi materi
pelatihan dengan cara memberitahukan pokok bahasan dalam
training yang akan dibahas.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Range (batasan)
Jelaskan tentang batasan-batasan yang akan dibahas dalam
pelatihan, termasuk dalam hal waktu training.
Bila sesi ini harus dilanjutkan pada waktu yang lain, katakan
kapan, dimana dan apa topik berikutnya.

Objectives
Jelaskan bahwa Anda YAKIN para peserta dapat melakukan
pekerjaan tersebut setelah mendapatkan pelatihan tersebut.

Note: Kita tidak harus melakukannya secara urut


INTEGRATED FACILITY SERVICES
Learn
1. Jelaskan isi training satu persatu.
2. Tanyakan kepada peserta apakah mereka mengerti.
3. Berikan contoh (Peragakan cara melakukannya).
4. Berikan kesempatan kepada peserta untuk mencoba.
5. Koreksi bila terjadi kesalahan-kesalahan.
6. Tanyakan komitmennya agar mau terus melakukannya
dengan baik dan benar.
7. Berikan dukungan kepada peserta.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Implement

Pada tahap ini peserta pelatihan melakukan sendiri pekerjaannya


namun tetap dalam pengawasan trainer
1. Berikan kesempatan pada peserta untuk mencobanya
sendiri.
2. Cek perkembangannya.
3. Perbaiki / koreksi bila ada kesalahan-kesalahan.
4. Berikan pujian atas usaha dan hasil yang dicapai.
5. Lakukanlah secara konsisten.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Metode ABC
A : ATMOSPHERE (Suasana)
W hat : Katakan apa yang akan dipelajari
I nterest : Katakan apa yang menarik tentang topik ini
N eed : Tunjukkan mereka keuntungan training ini

B : BREAK DOWN (Penjabaran)


- Explain : Buatlah langkah semudah / sejelas mungkin
- Demo : Tunjukkan demo yang jelas oleh trainer
- Question : Beri pertanyaan kepada peserta agar ikut terlibat
- Practice : Beri waktu yang cukup buat peserta untuk praktek

C : CHECK
- Verbal Check (secara lisan).
- Practical Check (secara praktek).

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Metode SIT
S tart
I nform
T est
- Penyampaian secara sistematis
- Pemberian pertanyaan-pertanyaan bagi trainee
- Menyertakan informasi yang harus diketahui
- Kecepatan yang memadai dalam penyampaian
- Menggunakan alat bantu training yang sesuai
- Memberikan kesempatan trainee untuk bertanya
- Menguji kemampuan peserta (Teori/Praktek)

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Prinsip-prinsip Dalam Belajar

I Hear and I Forget


I See and I Remember
I do and I Understand

 Sebagian besar informasi akan terlupakan, jika kita hanya


mengandalkan indra pendengaran (I hear - I forget)
 Dalam memberikan training, peserta juga harus diberikan
kesempatan untuk mencoba hal yang baru dipelajarinya
supaya dapat melakukannya (I do - I understand)

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Indikasi Harus Dilakukannya Suatu
Training

 Klien tidak puas / banyak komplain


 Karyawan tidak bisa bekerja sama dalam satu
tim
 Kinerja / sikap karyawan jelek
 Keuntungan area / perusahaan turun
 Biaya pengeluaran (cost) tinggi
 Produktifitas & Kualitas karyawan
menurun / rendah
 “Turn over”, absensi dan lembur tinggi
 Kecelakaan kerja meningkat
INTEGRATED FACILITY SERVICES
Berkomunikasi Dengan
Efektif & Efisien

1. Gunakan bahasa yang jelas, sederhana dan konkrit.

2. Gunakan bahasa yang dimengerti oleh peserta training.

3. Gunakan kalimat yang spesifik dan singkat.

4. Gunakan kalimat-kalimat yang tidak terlalu panjang.

5. Berbicaralah agar dimengerti oleh mereka.

Gunakan cara KISS “Keep It Short, Simple and Specific”

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Jenis Pelatihan
1. Pelatihan Teknik (Technical Skills)
 Dusting
 Sweeping & Vacuuming
 Glass cleaning, Mopping
 Dry-buffing, Sanitary
 Stripping and Coating
 Crystallization, shampooing, etc.

2. Pelatihan Non-Tekhnik (Soft Skills)


 Mencapai prestasi melalui kualitas.
 Service Excellence.
 Efektif Komunikasi, dll.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


5. Cara-cara Dalam Penyampaian
Training

1. Cara Lecturer (Pengajaran Biasa)


• Mengajarkan hanya dengan bicara saja
(kuliah)
• Tidak melibatkan peserta dalam pelatihan
• Dapat menghemat waktu (tidak ada interupsi,
pertanyaan dan diskusi)
• Dapat dilakukan di akhir pelatihan
• Tidak ada tukar pikiran, partisipasi dan
praktek
• Harus memotivasi peserta di awal pelatihan

INTEGRATED FACILITY SERVICES


CARA PENYAMPAIAN TRAINING…...

Lanjutan ….

2. Cara Diskusi (Seminar/Lokakarya)


• Anda memimpin peserta menuju tujuan training
• Menstimulasikan pikiran peserta dengan tukar ide
• Butuh banyak waktu
• Efektif dilakukan dalam kelompok kecil
• Menguasai bahan agar dapat menjawab pertanyaan
• Dilakukan untuk memecahkan masalah (setelah sesi
pengajaran lecture atau setelah demonstrasi)

INTEGRATED FACILITY SERVICES


CARA PENYAMPAIAN TRAINING…...

Lanjutan ….

3. Cara Demonstrasi
• Kombinasikan antara Teori dan Praktek.
• Peserta diberitahu apa dan bagaimana melakukan
dan diberi kesempatan untuk mencoba.
• Efektif dalam kelompok kecil.
• Anda harus mengetahui prosedur yang berlaku.
• Membutuhkan waktu dalam pelaksanaannya.
• Kesimpulan pelatihan dilakukan apabila seluruh
peserta sudah mendemonstrasikan.
• Akan menciptakan kebiasaan buruk bila demostrasi
tersebut tidak diperhatikan.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


CARA PENYAMPAIAN TRAINING…...

Lanjutan ….

4. Cara Role-play
• Menciptakan partisipasi dan ketertarikan
• Membawa situasi yang kurang lebih sama dengan
yang sebenarnya
• Digunakan untuk mengetahui kebiasaan orang
• Meningkatkan keterampilan dalam bekerja sama
dengan orang lain
• Peserta harus sudah akrab dan beradaptasi

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Langkah-langkah Dalam Role-play :

1. Pilih situasi yang sesuai dengan keadaan.


2. Minta peserta untuk Role-Play dengan ‘sukarela’.
3. Berikan instruksi tertulis kepada setiap peserta
4. Berikan waktu kepada mereka untuk menyesuaikannya.
5. Lakukan Role-Play (peserta untuk praktek ).
6. Berikan pujian bila mereka sudah melakukan Role- Play.
7. Tanyakan mengapa mereka bersikap seperti itu dan
8. Bagaimana perasaan mereka tentang sikap tersebut
(terhadap diri sendiri maupun orang lain).

INTEGRATED FACILITY SERVICES


ON THE JOB TRAINING

- Peserta belajar langsung di area / lapangan


- Peserta belajar tentang kondisi aktual pekerjaan
- Peserta melakukannya setiap hari sehingga
meningkatkan kemampuan melalui pengulangan
- Peserta mengukur sendiri perkembangan trainingnya
- Penampilan kerja peserta dapat di monitor terus
- Instruktur harus menyiapkan periode waktu pelatihan
- Instruktur harus menyiapkan tempat / area untuk
penempatan peserta pelatihan

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Mana yang Terbaik ?

Tidak ada yang Terbaik

Yang ideal adalah mengkombinasikan antara Pelatihan


langsung (lecture), Diskusi dan Permainan.

Banyak faktor dalam menentukan metode pelatihan antara


lain subyek training, tujuan secara umum dari training,
jumlah peserta, waktu dan fasilitas yang disediakan dan
lain-lain

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Trainer Dan Trainee

Ciri-Ciri Seorang Trainer


 Penampilan, disiplin, sikap dan tingkah laku yang baik
 Kredibilitas sebagai pengawas
 Berwawasan luas, percaya diri, semangat dan perhatian
 Keinginan untuk mengajarkan / melatih
 Memiliki pengetahuan, pengalaman dan keterampilan
 Empati & menghargai seluruh peserta latihan
 Sabar dan memiliki rasa humor
 Kemampuan untuk mengatur waktu
 Semangat & Antusias

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan ...

Siapa Yang Harus Dilatih (Trainee) ?


 Karyawan baru
 Karyawan yang baru dipindahkan
 Karyawan yang baru dipromosikan
 Karyawan yang kinerja kerjanya
menurun
 Karyawan yang dapat tugas / prosedur
baru

INTEGRATED FACILITY SERVICES


6. Perencanaan Pelatihan

Langkah-langkah dalam merencanakan training :


1. Mengidentifikasi kebutuhan training sekaligus menentukan
sebab-sebab kesenjangan.
2. Menganalisa kebutuhan dan kesenjangan A - S - K yang terjadi di
perusahaan/area sekaligus menentukan apakah pelatihan
merupakan solusi atau tidak?
3. Menentukan tujuan, metode dan peserta training.
4. Membuat matrikulasi training.
5. Membuat jadwal pelaksanaan training sekaligus menjalankan
program training sesuai dengan jadwal.
6. Melakukan Evaluasi bila training sudah dijalankan.
INTEGRATED FACILITY SERVICES
7. Pengenalan Alat Bantu Training

Fungsi Alat Bantu :


• Memperjelas komunikasi lisan
• Mengatasi keterbatasan benda asli sebagai alat peraga
• Merekam / menyimpan informasi dan Memudahkan penyajian
informasi

Bagaimana Memilih Alat Bantu ?


• Sesuaikan dengan topik pembahasan
• Sesuaikan dengan metode training
• Pertimbangkan kelebihan dan kekurangannya
• Anda harus mampu menggunakan dengan sempurna
• Pilih jenis yang paling efektif bagi peserta dan Anda

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …
Keuntungan Memakai Alat Bantu :
• Menunjang komunikasi lisan
• Memudahkan peserta mencerna / menganalisa informasi
• Penggunaan waktu pelatihan dapat lebih efektif
• Anda dapat menggunakannya berulang kali
• Penyampaian informasi lebih menarik
• Peserta dapat mengkaji ulang saat sesi berakhir dan
menyimpan informasi

Jenis Alat Bantu yang Digunakan :


• Alat bantu visual (Indera penglihatan)
• Alat bantu audio (Indera pendengaran)
• Alat bantu audio-visual (gabungan penglihatan dan pendengaran)

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Contoh Alat Bantu :

1. Whiteboard Visual
2. Flipchart Visual
3. Chart, gambar, grafik Visual
4. Hand-out Visual
5. Overhead Projector Visual
6. Slide Projector Visual
7. Video Player Audio-Visual
8. CD Player Audio-Visual
9. Radio Kaset Audio

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Check List Trainer

Hal-hal yang harus siapkan sebelum training :


1. Apa nama topik training yang akan diberikan ?
2. Bagaimana pembagian sub-topiknya ?
3. Apa inti dari setiap sub-topik ? Siapa pesertanya ?
4. Apakah pesertanya benar-benar baru? Berpengalaman?
Karyawan lama ?
5. Apa yang diharapkan trainer setelah training terhadap
Pesertanya ? Dimana pelatihan akan diadakan ?
6. Apa peralatan, materi / alat bantu yang digunakan ?
7. Berapa waktu yang Anda butuhkan dalam training itu ?

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Tipe Peserta

1. SLEEPY (mengantuk)
- Ciri-ciri :
Mata mengantuk, posisi tubuh malas,
tangan di dagu, kepala menunduk, dll.
- Lakukan :
Berdiri dekat dia, beri pertanyaan pada
teman sebelahnya, beri pertanyaan langsung,
sebut namanya, libatkan dalam setiap aktifitas,
jadikan pemimpin dalam energizer, tegur langsung, dll.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …

2. SHY (malu-malu)
- Ciri - ciri :
Pendiam, tidak ada kontak mata, duduk di
belakang, tidak mau menjadi sukarelawan,
berdiskusi dengan teman sebelahnya, dll.
- Lakukan :
posisikan dia di tengah, dia ingin tempat yang
nyaman, sandingkan dengan peserta yang aktif, dll.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …

3. UN-INTERESTED (Tak Tertarik)


- Ciri - Ciri :
Menyilangkan Tangan Di Dada, Posisi Tubuh Malas,
Melihat Sekeliling (Tidak Fokus), Menguap, Mengulet

- Lakukan :
Beri Pertanyaan Pada Teman Sebelahnya,
Lemparkan Pertanyaan, Beri Tugas, Jadikan Dia
Pemimpin, Beri Perhatian Lebih, Dekati Dia

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …

4. LIMELIGHTER
- Ciri- ciri :
Banyak bertanya, selalu menjawab pertanyaan,
gaya dan gerakan tubuh, dll.

- Lakukan :
Kontak mata, tanyakan pertanyaan tertutup,
mengatur dengan tanda pisik, gunakan sebagai
jembatan antara peserta

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …

5. JOKER
- Ciri - ciri :
cari perhatian dan terlibat dalam kegiatan.

- Lakukan :
Berikan perhatian, tanyakan humor pada saat yang
tepat, puji bila berpartisipasi, tangani seperti
limelighter.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …

6. AWKWARD
- Ciri-ciri :
sering berargumentasi, memberi pertanyaan
jebakan, mengganggu, menyerang peserta lain.

- Lakukan :
tetap senyum dan tenang, dengarkan idenya,
libatkan dalam kegiatan, lemparkan pertanyaannya
pada limelighter, berdiri dekat dia, pisahkan teman
satu timnya.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Teknik Bertanya

Mengapa harus bertanya kepada Peserta ?


• Menguji pemahaman / kemampuan peserta dalam
mengikuti suatu pelatihan.
• Meyakinkan bahwa training tepat sasaran.
• Menimbulkan minat dan keterlibatan peserta.
• Memastikan apakah peserta sudah mengerti dan
memahami isi materi pelatihan.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Jenis Pertanyaan

1. Overhead Question (Pertanyaan untuk umum)


Keuntungan :
- Peserta berpartisipasi dengan jawaban beragam
- Menstimulasi peserta untuk berpikir
Kerugian :
- Peserta yang dominan dapat menjawab semuanya
- Menggunakan waktu cukup banyak

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Lanjutan …
2. Direct Question (Pertanyaan Spesifik)
Keuntungan :
- Langsung dan spesifik
- Mencegah peserta yang dominan untuk menjawab
- Dapat menyesuaikan jenis pertanyaan dengan peserta
Kerugian :
- Peserta yang pemalu tidak menyukainya
- Malu bila menjawab salah
- Trainer akan hanya berkonsentrasi pada sedikit peserta

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Teknik Menanggapi Jawaban Peserta
1. Bila peserta tidak bisa menjawab :
Ulangi pertanyaan, berikan petunjuk, mengarahkan
2. Bila peserta menjawab salah :
Menerima kesalahan tersebut, berikan petunjuk,
mengarahkan, tanyakan mengapa menjawab itu
3. Bila peserta tidak jelas akan pertanyan trainer :
Ulangi pertanyaan, mengarahkan / memberi petunjuk,
berikan pujian bila telah menjawab
4. Bila peserta menjawab benar :
Tegaskan bahwa jawabannya benar, berikan pujian

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Teknik Menanggapi Pertanyaan Peserta

1. Bila pertanyaannya tulus


Berikan pujian, beri kesempatan peserta lain menjawab, tapi
jangan terlalu sering, jawab pertanyaan tersebut
2. Bila pertanyaannya asal-asalan
Balikkan pertanyaan tersebut kepada yang sipenanya dan abaikan
3. Bila pertanyaannya tidak sesuai dengan topik training
Tunda jawabannya, berikan jawaban singkat, abaikan
4. Bila pertanyaannya aneh
Balikkan pertanyaan tersebut kepada si penanya, berikan kepada
teman sebelahnya, berikan jawaban yang singkat dan tegas

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Feedback Perbaikan

1. Hentikan peserta yang melakukan kesalahan.


2. Tunjukan kesalahannya.
3. Temukan alasannya kenapa hal itu perlu diperbaiki.
4. Tekankan akibatnya bila tidak diperbaiki segera.
5. Berikan kesempatan pada peserta untuk mengulangnya
dengan baik dan benar sesuai dengan perbaikan.
6. Berikan pujian dan dukungan agar peserta dapat
melakukannya.
7. Berikan tugas pada peserta agar terus berlatih,
berlatih dan berlatih supaya kualitas pengajarannya
terus meningkat.

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Test

1. Menyimpulkan pokok-pokok bahasan


2. Mengecek pemahaman trainee
3. Berikan kesempatan untuk bertanya
4. Menyediakan materi-materi yang dapat membantu
5. Tawarkan bantuan
6. Hubungkan dengan training yang berikutnya

INTEGRATED FACILITY SERVICES


Buatlah satu modul training dan lakukan
presentasi !

INTEGRATED FACILITY SERVICES


INTEGRATED FACILITY SERVICES

Anda mungkin juga menyukai