INTEGRATED FACILITY SERVICES

INTEGRATED FACILITY SERVICES

PROBLEM SOLVING &
DECISION MAKING

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Agenda

1. Pengertian
2. Tujuan
3. Problem solving
4. Decision making
5. Kesimpulan

INTEGRATED FACILITY SERVICES

1. Pengertian

Problem solving adalah

aktivitas yang berhubungan dengan pemilihan jalan keluar
atau cara dan solusi yang sesuai untuk tindakan dan
perubahan kondisi sekarang menuju situasi yang diharapkan.

Decision making adalah

Suatu proses pemikiran dalam pemilihan dari beberapa
alternatif atau kemungkinan yang paling sesuai dengan nilai
atau tujuan individu untuk mendapatkan hasil atau solusi
mengenai prediksi kedepan.

INTEGRATED FACILITY SERVICES

2. Tujuan

» Agar peserta mampu menangani setiap komplain yang

dihadapi dengan mendapatkan solusi/alternatif yang
terbaik. (identifikasi, diagnosa & analisa)
» Agar peserta mampu memahami tehnik pengambilan
keputusan optimal, rasional & kreatif.
» Agar setiap peserta mampu mengimplementasikan setiap
keputusan yang diambil dan melakukan evaluasi dengan
baik
» Agar setiap peserta dapat memanfaatkan setiap keluhan dan
kegagalan menjadi peluang emas dalam suatu bisnis.

INTEGRATED FACILITY SERVICES

3. Problem Solving

Apa itu Masalah ?

Situasi sulit, dimana kita dihadapkan oleh beberapa

pilihan, yang masing-masing pilihan
mempunyai rintangan dan masalah tersendiri, terlepas
dari tantangan dan peningkatan
ketrampilan untuk menghadapinya.

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Gambaran Terhadap Suatu Masalah

1. Situasi rumit yang memerlukan tindakan

2. Sebuah pilihan yang sulit
3. Akan menjadi Masalah di masa mendatang
4. Kesempatan untuk mempelajari ketrampilan baru
5. Sebuah alat untuk mencari cara-cara baru dalam
mengerjakan tugas

“ Tidak ada mahluk hidup terkuat maupun

terpandai yang bisa hidup, kecuali yang mau
menghadapi perubahan dengan positif ”

INTEGRATED FACILITY SERVICES

 ‘Perubahan’ Yang Menyebabkan
Timbulnya Masalah

1. Munculnya era informasi

2. Persaingan yang semakin ketat
3. Meningkatnya permintaan klien
4. Semakin banyak pilihan dibidang yang sama bagi pelanggan.
5. Berubahnya kondisi tenaga kerja

INTEGRATED FACILITY SERVICES

 Dampak Dari Sebuah Perubahan

1. Menurunnya semangat & produktivitas karyawan

2. Menurunnya kualitas kerja bawahan juga area kerja
3. Konflik/masalah lebih banyak terjadi
4. Meningkatnya keluhan klien
5. Menurunnya sikap kerja yang baik.

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Langkah - Langkah Memecahkan Masalah

1. Mengidentifikasikan masalah dengan jelas

( definisi & diagnosa masalah dengan mengumpulkan informasi )
2. Membuat beberapa solusi alternatif atau tindakan perbaikan
(creative ide , collect inf, data analyze)
3. Pilih alternatif yang paling kecil resikonya dengan melakukan
evaluasi sebelumnya ( +/- check list )
4. Mengimplementasikan solusi alternatif yang dipilih dengan tepat
& cepat
5. Lakukan komitmen atas alternatif, pengawasan yang
berkesinambungan dan pemantauan.

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Tiga Respon Terhadap Masalah

1. Problem Avoidance
( Menghindari Masalah )
2. Problem Solution
(Solusi Masalah) >< Reactive
3. Problem Finding
( Pencarian Masalah ) = Proactive

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Manfaat Memakai Respon Tingkat Tiga (3)
Adalah :

» Masalah teridentifikasi lebih dini, sehingga lebih mudah

untuk dipecahkan.
» Menjadi sumber informasi yang berharga tentang apa yang
sedang terjadi ditempat kerja
» Cara PROACTIVE untuk memecahkan masalah
» Mendorong “Perbaikan Secara Kontinu”

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Kesalahan - kesalahan umum dalam
mengidentifikasikan masalah :

» Mengabaikan tanda - tanda yang terlihat jelas.

» Mengidentifikasikan masalah terlalu luas / terlalu sempit
» Menangguhkan masalah yang terjadi ( habitual)
» Gagal menganalisa masalah & mengukur situasi
sebenarnya & situasi yang diharapkan.
» Berasumsi masalah masih terlalu kecil untuk dipecahkan.

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Menghasilkan Solusi Alternatif :

1. Melibatkan Orang lain

2. Brainstorming
( tehnik melibatkan kelompok-kelompok yang terdiri dari 5-10
anggota untuk mengumpulkan ide)
3. Pengumpulan Data
(Meninjau & menganalisa data-data, baik ditingkat lokal
maupun menelitinya ditingkat organisasi )
4. Tehnik Skenario
( Mengkonseptualkan hal-hal yang akan dikerjakan kedepan
dengan segala pertimbangan).

INTEGRATED FACILITY SERVICES

4. Decision Making

Pengambil Keputusan “Decision maker” :

Seseorang yang ditempatkan atau diposisikan oleh situasi

atau kedudukan untuk mengambil keputusan yang sifatnya
mendesak atau untuk jangkah panjang, di mana keputusan
tersebut untuk memecahkan masalah & sangat berpengaruh
atas lingkungan dimana ia ditempatkan.

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Langkah - Langkah :

1. Mengidentifikasikan masalah, definisi & diagnosa

2. Menghasilkan solusi alternatif
3. Pembuatan keputusan - evaluasi &
pilih alternatif terbaik

INTEGRATED FACILITY SERVICES

 Tehnik Memilih Alternatif Terbaik

» Buatlah daftar kriteria sebagai petunjuk pembuatan pilihan

» Menimbang Kriteria
» Analisa Biaya
» Skenario
» Percobaan
» External Benchmark ( kompetitor )

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Rintangan Umum Bagi Pembuatan
Keputusan

1. Takut salah ambil keputusan

2. Takut ditertawakan
3. Takut Berhasil (orang lain akan berharap lebih besar lagi)
4. Kebiasaan menghindar dari pembuatan keputusan

“Kegagalan adalah peluang untuk penyempurnaan suatu

pekerjaan yang akan menghasilkan kemenangan "

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Implementasi & Evaluasi

Setiap keputusan yang telah diambil dengan melakukan

evaluasi dan perbandingan sebelumnya terhadap alternatif lain,
sebaiknya harus dimplementasikan dengan baik dan diikuti oleh
evaluasi yang berkelanjutan, untuk dapat melihat sejauh mana
keberhasilan dari keputusan yang telah diambil.

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Hal - Hal Yang Diperhatikan Pada
Implementasi :

1. Pilih tindakan yang paling kecil resikonya untuk

dilakukan kegiatan implementasi.

2. Pilih team yang dipercaya untuk kesuksesan

implementasi tersebut. ( Team Work)

3. Waktu yang diperlukan

4. Siapkan sarana dan prasarana yang mendukung

keberhasilan implementasi tersebut

INTEGRATED FACILITY SERVICES

 Evaluasi

Hasil akhir dari implementasi harus dilakukan evaluasi

untuk untuk melihat seberapa jauh tingkat keberhasilan
dari solusi alternatif yang telah kita pilih.

Indikasi untuk melihat Implementasi yang

kurang berhasil :
* Masalah yang dihadapi bertambah buruk atau
meluas ( lebih dari satu ) dan hasil implementasi
jauh dari harapan.*

INTEGRATED FACILITY SERVICES

 Evaluasi
Jika hasil implementasi yang kita jalankan tidak
sesuai harapan kita harus kembali lagi ke titik awal
kembali Mulai identifikasi masalah, definisi,
sampai menemukan solusi alternatif terbaik
kembali.

“BAGI SAYA KEGAGALAN ADALAH”

* Pengalaman
* Umpan balik negatif yang harus diperbaiki
* Peluang untuk praktek tehnik & menyempurnakan
kinerja saya
* Sebuah permainan yang saya mainkan untuk kemenangan
Tom hopkins
INTEGRATED FACILITY SERVICES
 5. Kesimpulan
• Pemecahan masalah & pembuatan keputusan adalah sesuatu hal yang
penting atau inti dalam pekerjaan anda , dimana kita dihadapkan
oleh beberapa keputusan untuk menyelesaikan masalah secara cepat
dan tepat .
• Dengan mengetahui tehnik pemecahan yang baik diharapkan sebagai
A Good Decision Maker supaya bisa menyikapi dengan bijak
sekaligus mengantisipasi setiap perubahan yang berlaku dilingkungan
sekitar, baik yang bersifat lokal, organisasi dan juga diluar
lingkungan (eksternal).
• Masalah yang dihadapi dan keberhasilan dalam setiap pengambilan
keputusan yang di implemntasikan dengan sukses secara tidak
langsung merupakan hasil pengembangan ketrampilan &
pendewasaan sikap anda dalam pengambilan keputusan

INTEGRATED FACILITY SERVICES

Tuliskan 1 masalah komplain klien yang sering
dihadapi dan buatlah :
1. Problem solving
2. Decision making

INTEGRATED FACILITY SERVICES

INTEGRATED FACILITY SERVICES