KEPROTOKOLAN

APA I T U
T O K O L
KEPRO
AN ?
 PENGERTIAN DAN
SEJARAH PROTOKOL

• Etimologis:
Protocol (Inggris), Protocole (Perancis),
Protocoll(um) (Latin), Protocollon (Yunani)
• Artinya:
Halaman pertama yang dilekatkan pada
sebuah manuskrip atau naskah.

• “Sejalan perkembangannya, meliputi

keseluruhan naskah, terdiri dari catatan,
dokumen persetujuan, perjanjian, dll. dalam
lingkup secara nasional maupun
internasional.”
PENGERTIAN PROTOKOLER

Secara Umum Protokoler adalah seluruh hal

yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan
baik dalam kedinasan/kantor maupun
masyarakat.
 PENGERTIAN KEPROTOKOLAN
PASAL 1 AYAT (1) UNDANG-UNDANG NO. 9 TAHUN 2010

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang

berkaitan dengan aturan dalam Acara Kenegaraan atau
Acara Resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara,
dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan
kepada seseorang
sesuai dengan jabatan dan/
atau kedudukannya
dalam negara, pemerintahan,
atau masyarakat.
LANDASAN DAN
SUMBER HUKUM PROTOKOL
• KONVENSI WINA TAHUN 1961 TENTANG
HUB. DIPLOMATIK
• KONVENSI WINA TAHUN 1963 TENTANG
Persetujuan Internasional
HUB. KONSULER
• PROTOCOL GUIDELINES DARI ORGANISASI
INTERNASIONAL
• UU No. 9/2010 tentang Keprotokolan
• PP No. 62/1990 tentang Ketentuan
Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata
Peraturan Nasional
Upacara dan Tata Penghormatan
• UU No. 37/1999 tentang Hubungan Luar
Negeri
• Keppres No. 32/1971 tentang Protokol
Negara
• ADAT ISTIADAT/KEBIASAAN SETEMPAT
• NILAI SOSIAL DAN BUDAYA
Dasar Non-Juridis • ASAS TIMBAL BALIK/RESIPROSITAS
• KAIDAH AGAMA
• COMMON SENSE/LOGIKA UMUM
 WEWENANG DAN KEWAJIBAN
KEPROTOKOLAN

• Kepala Biri Hukum dan Humas

dalam hal ini Kepala Bagian
Humas /Kepala Sub Bagian
Protokol Kemenag . Boro Hukum
Dan Humas mengkoordinasikan

PUSAT keprotokolan dilingkungan

Kemenag
• Irjen, Dirjen dan Balitbang Agama
menjadi wewenamg dan
kewajiban bagian umum masing-
masing unit eselon I
 DAERAH
• Kabiro Adm Umum Akademik
dan kemahasiswaan dalam hal
IN
N,
U ini Kepala bagian Umum
I
IA

en
a g • Kepala bagian secretariat dalam
K em si hal ini Kepal Sub bagian Humas
n wi opin
r
Ka P

Ke ot
a • Kepala Sub Bagian tata usaha
m /k
en b
ag Ka
 DAERAH
• Kepala Sub Bagian Tata Usaha

B DK
I

an
g • (Jakarta, semarang, Makassar),
ti b Kepala Sub Bagian tata usaha
la i L ma
a
Ba ag

IN
N, M • Kepala tata usaha
Ts
N .M
A
M
 WEWENANG DAN KEWAJIBAN
KEPROTOKOLAN

• Kepala KUA

KUA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI RI

atan kepada Pejabat

1. M em be rika n p en g ho rm
intahan, perwakilan
TUJUAN
Negara, Pejabat Pemer
nega ra asin g d an /ata u or ganisasi internasional, PROTOKOL
at Tertentu, dan/atau
serta Tokoh Masyarak PASAL 3 UU NO. 9 TAHUN
Neg ar a se su ai de ng an kedudukan dalam 2010
Tam u
, dan masyarakat;
negara, pemerintahan

be ri ka n p ed o man pe nyelenggaraan
2. Mem
atu ac ara ag ar berjal an tertib, rapi, lancar,
su
gan ketentuan dan
dan teratur sesuai den
b ia saan y an g b erla ku, baik secara nasional
ke
dan
maupun internasional;

en ciptak an h ub ungan baik dalam tata

3. M
pergaulan antarbangsa

11
RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN
PASAL 4 AYAT (1) UNDANG-UNDANG NO. 9 TAHUN 2010

TATA TEMPAT :
Pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat
Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing dan/atau
Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat
tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.

TATA UPACARA:
Aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi.

TATA PENGHORMATAN:
Aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi
Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan
Negara Asing dan/atau Organisasi Internasional, dan
Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan
atau Acara Resmi.
 TATA TEMPAT
PADA ACARA
TATA UPACARA
KENEGARAAN
PROTOKOL DAN ACARA
RESMI
TATA
PENGHORMATAN

3
 ACARA KENEGARAAN DAN ACARA
RESMI
(1) Penyelenggaraan Acara Kenegaraan dan Acara Resmi
dilaksanakan sesuai dengan aturan Tata Tempat, Tata Upacara,
dan Tata Penghormatan.
(2) Acara Kenegaraan dan Acara Resmi dapat berupa upacara
bendera atau bukan upacara bendera.
(3) Dalam hal terjadi situasi dan kondisi tertentu yang tidak
memungkinkan terlaksananya atau berlangsungnya Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi, pelaksanaan acara dimaksud
menyesuaikan dengan situasi dan kondisi tertentu tersebut.
(4) Penyesuaian pelaksanaan Acara Kenegaraan atau Acara Resmi
sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diputuskan oleh
inspektur upacara.
 ACARA KENEGARAAN DAN ACARA
RESMI
(1) Acara Kenegaraan diselenggarakan oleh Negara dan
dilaksanakan oleh panitia negara yang diketuai oleh menteri
yang membidangi urusan kesekretariatan negara.
(2) Dalam hal Acara Kenegaraan diselenggarakan di lingkungan
lembaga negara lain, pelaksanaannya dilakukan oleh
kesekretariatan lembaga Negara dimaksud berkoordinasi dengan
panitia Negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
(3) Penyelenggaraan acara kenegaraan dapat dilaksanakan di
Ibukota Negara Republik Indonesia atau di luar Ibukota Negara
Republik Indonesia.
 ACARA KENEGARAAN DAN ACARA
RESMI
(1) Penyelenggaraan Keprotokolan Acara Resmi dilaksanakan oleh
petugas protokol yang merupakan bagian dari kesekretariatan
lembaga negara dan/atau instansi pemerintahan.
(2) Penyelenggaraan Acara Resmi dilakukan oleh:
a. lembaga negara yang kewenangannya disebutkan dalam
Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun
1945;
b. lembaga negara yang dibentuk dengan atau dalam Undang-
Undang;
c. kementerian/lembaga pemerintah nonkementerian;
d. instansi pemerintah pusat dan daerah; dan
e. organisasi lain.
 ACARA KENEGARAAN DAN ACARA
RESMI
(3) Penyelenggaraan Acara Resmi diselenggarakan di Ibukota
Negara Republik Indonesia dan/atau dapat di luar Ibukota Negara
Republik Indonesia.
 TATA TEMPAT

Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara

asing dan/atau organisasi internasional, Tokoh Masyarakat
Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi
mendapat tempat sesuai dengan pengaturan Tata Tempat.
19
TATA UPACARA: Upacara Bendera

Upacara bendera hanya dapat dilaksanakan untuk Acara Kenegaraan

atau Acara Resmi:
a. Hari Ulang Tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia;
b. hari besar nasional;
c. hari ulang tahun lahirnya lembaga negara;
d. hari ulang tahun lahirnya instansi pemerintah; dan
e. hari ulang tahun lahirnya provinsi dan kabupaten/kota.
 
 
 TATA PENGHORMATAN
(1) Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing
dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat
Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi mendapat
penghormatan.
(2) Penghormatan meliputi:
a. penghormatan dengan bendera negara;
b. penghormatan dengan lagu kebangsaan; dan/atau
c. bentuk penghormatan lain sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(3) Tata penghormatan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
 
 
 KETENTUAN
KEMENTERIAN DALAM NEGERI RI UMUM

Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara

sebagaimana dimaksud dalam UUDN RI THN 1945 dan Pejabat
Negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang

Pejabat Pemerintahan adalah pejabat yang menduduki jabatan

tertentu dalam pemerintahan, baik di pusat maupun di daerah.

Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung

secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara
Indonesia.

21
 K E TDALAM
KEMENTERIAN ENT U ARIN
NEGERI UMUM

Tokoh Masyarakat Tertentu adalah tokoh

masyarakat yang berdasarkan kedudukan sosialnya
mendapat pengaturan Keprotokolan.

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga

perwakilan rakyat daerah sebagai unsur
penyelenggara pemerintahan daerah.

22
   
POKOK-POKOK PENGERTIAN TENTANG KEPROTOKOLAN
Menurut Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan

1) Acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara
secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta Pejabat
Negara dan Undangan lainnya. ( Pasal 1 ayat (2) Undang-undang Nomor 9 Tahun
2010 ).
2) Acara resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau
lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh
Pejabatt Negara dan/ atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lainnya.( Pasal 1
Ayat (3) Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 )
3) Tata tempat adalah pengaturan tempat bagi pejabat negara, pejabat pemerintah,
perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat
tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. 5. Tata Upacara adalah aturan
untuk melaksanakan upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara resmi.
4) Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi
Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau
organisasi internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam acara Kenegaraan
atau acara resmi
   
POKOK-POKOK PENGERTIAN TENTANG KEPROTOKOLAN
Menurut Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan

5. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana

dimaksud dalam Undang Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945
dan Pejabat Negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang Undang. 8.
6. Pejabat Pemerintah adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam
pemerintahan, baik di pusat maupun daerah.
7. Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan,
resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.
8. Tokoh Masyarakat Tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan kedudukan
sosialnya mendapat pengaturan Keprotokolan.
9. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah
sebagai unsur penyelenggaraan pemerintah daerah.
10. Pemuka Agama adalah Ketua Umum Majelis Ulama Indonesia (MUI), Ketua
Presidium Konferensi Wali Gereja Indonesia (KWI), Ketua Persekutuan Gereja-
Gereja Indonesia (PGI), Ketua Parisada Hindu Dharma Indonesia (PHDI), Ketua
Perwakilan Umat Buddha Indonesia (WALUBI) dan Majelis Tinggi Agama
Khonghucu (Matakin).
 HAK PROTOKOLER
Menurut Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2003:
“Hak seseorang untuk memperoleh
penghormatan berkenaan dengan jabatannya
dalam acara kenegaraan atau acara resmi
maupun dalam melaksanakan tugasnya”.
Hak Protokoler adalah Hak anggota MPR, DPR, DPD
dan DPRD untuk memperoleh penghormatan
berkenaan dengan jabatannya dalam acara
kenegaraan atau acara resmi maupun dalam
melaksanakan tugasnya ( Penjelasan Pasal 12 ayat
(1.f), Pasal 28.g, Pasal 49.e, Pasal 64.g, dan Pasal
80.g. UU Nomor.22 Tahun 2004).
KEPROTOKOLAN SARAT DENGAN PENGATURAN
a. Apa/siapa yang diatur?
• Lambang Kehormatan NKRI
• Pejabat negara, pejabat pemerintah, dan tokoh masyarakat tertentu.
b. Kenapa harus diatur?
• Terhadap PN, PP, TOMATSU untuk menciptakan ketertiban, memelihara kehormatan diri
dan kedudukan, efektif, efisien, dan
• Terhadap LK NKRI agar selaras dengan kedudukannya sebagai lambang kedaulatan, tanda
kehormatan dan simbol-simbol negara
c. Siapa yang mengatur?
• Pemimpin dengan otoritasnya
• Pejabat protokol yang kompeten (protokol profesi dan fungsi)
d. Bagaimana cara mengaturnya?
• Tata cara (tertib, khidmat, nuansa keagungan, tindakan sesuai aturan.
• Tata krama (etiket dalam pengaturan, pelayanan, dan ungkapan).
• Aplikasi regulasi (domain dan related dengan keprotokolan).
e. Dimana harus diatur?
• Acara kenegaraan
• Acara resmi
• Pertemuan resmi
• Kunjungan (state visit, official visit dan kunjungan kerja).
• Audiensi dan penerimaan tamu
• Acara perjamuan
 KAIDAH KEPROTOKOLAN

Mengatur tata cara hubungan antar

seseorang, lembaga atau negara

Tata Aturan Kebiasaan Perjanjian Etiket

Kegiatan berjalan tertib dan lancar

sesuai dengan tata aturan dan tujuan
 ASAS

a. kebangsaan;
b. ketertiban dan kepastian hukum;
c. keseimbangan, keserasian, dan keselarasan; dan
d. timbal balik.
 ILMU

PROTOKOL

INTUISI SENI

5
 KERJA KERJA
KERJA TIM
INDIVIDU PROTOKOL

6
 KOMPETENSI

SUNGGUH2

KERJA KOMITMEN
BERTANGGUNG-
JAWAB

KOMPAK

7
 TERIMA KASIH

S U M AT E R A
K A L IM A N TA N

IR IA N J AYA

J AVA

32
 MANAJEMEN
KEPROTOKOLAN
“ DIKLAT
KEPROTOKOLAN
TINGKAT
MADRASAH”
Balai Diklat Keagamaan Medan
Tahun 2018
MANAJEMEN
Mari Kita berbagi teori sejenak…
 Keterkaitan
Keprotokolan Manajemen

Sebagai ilmu berarti keprotokolan melaksanakan kegiatan fungsi-fungsi

manajemen untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan pekerjaan dan pengawasan. Sebagai seni, bahwa
keprotokolan pada kasus-kasus tertentu dapat pula mengedepankan aspek intuisi
sehingga memungkinkan fleksibilitas dalam pelaksanaan kegiatan.

Cara pandang
 KEMENTERIAN DALAM NEGERI RI
PROTOKOL
Keprotokolan adalah serangkaian
kegiatan yang berkaitan dengan
aturan dalam acara kenegaraan
atau acara resmi yang meliputi
Tata Tempat, Tata Upacara, dan
Tata Penghormatan sebagai
bentuk penghormatan kepada
seseorang sesuai dengan jabatan
dan/atau kedudukannya dalam
negara, pemerintahan, atau
masyarakat.
(Pasal 1 UU No. 9 Tahun 2010 tentang
Keprotokolan)
Sebagai Ilmu, manajemen dan
Seni
Protokol melaksanakan fungsi
manajemen untuk kelancaran
pelaksanaan kegiatan yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan pekerjaan dan
pengawasan.
Protokol dapat mengedepankan
aspek intuisi sehingga memungkinkan
fleksibilitas dalam pelaksanaan
kegiatan.
37
 Fungsi Petugas Protokol
PERENCAN •Merencanakan administrasi untuk setiap kegiatan yang dilaksanakan
•Merencanakan pengumpulan data dari panitia penyelenggara sebagai
pendukung terlaksananya acara

AAN
•Merencanakan penyusunan jadwal acara/kegiatan
•Merencanakan rapat koordinasi dan survei lokasi acara

PERSIAPAN
• Pemeriksaan terakhir kelengkapan dan

PELAKSAN •
perlengkapan acara
Pelaksanaan acara: melaksanakan tugas
sesuai dengan susunan acara, memonitor
AAN dan mengendalikan pelaksanaan acara.

PELAPORAN
& EVALUASI
PRINSIP UMUM (4 W-1H)

1 WHAT  Apa Judul acara/kegiatan

2 WHO > siapa saja pejabat & undangan yg

terlibat dlm kegiatan tsb
3 WHEN>, kapan kegiatan itu dilakukan
4 WHERE>dimana kegiatan itu akan
dilaksanakan
5 HOW> bagaimana menjangkau acara tersebut
 Perbedaan petugas humas dan protokol
HUMAS
Memiliki kemampuan Bahasa asing
dengan baik , dikarenakan
berkomunikasi secara langsung
dengan pihak lain.
Harus memiliki kemampuan ilmu
komunikasi yang berhubungan
dengan kemampuan untuk
mempromosikan atau
mempertahankan citra positif suatu
instansi atau peusahaan
PROTOKOL
Tidak harus menguasai Bahasa asing
yang baik, dikarenakan pada saat
berkomunikasi biasanya sudah disediakan
teks secara terstruktur
■ Harus memahami ilmua komunikasi
tentang tata cara suatu acara, mulai
dari persiapan, pelaksanaan hingga
evaluasi
PERSAMAAN

1 Memiliki kemampuan komunikasi yang baik

2 Memiliki kemampuan berpenampilan menarik

Dihadapan orang lain
3 Dapat menyampaikan pesan yg diberikan oleh suatu
Instansi atau perusahaan
Dapat memahami reaksi daripada khalayak
4
(pihak luar) yang menerima pesan

5 Kemampuan untuk membuat suatu instansi

atau perusahaan lebih maju
KEMENTERIAN DALAM NEGERI RI

LINGKUP KEGIATAN PROTOKOL

Pengaturan Jadwal Kegiatan

Penerimaan/Kunjungan Tamu

Kunjungan ke daerah/luarnegeri

Penyelenggaraan Rapat/Sidang

Penyelenggaraan Resepsi

Penyelenggaraan Upacara

Pernyataan Selamat (congratulation) atau bela sungkawa

(condolence)

42
KEMENTERIAN DALAM NEGERI RI
KOORDINASI KEPROTOKOLAN

KOORDINASI
perihal mengatur suatu organisasi atau
kegiatan sehingga peraturan dan tindakan
yg akan dilaksanakan tidak saling
bertentangan atau simpang siur

43
 KEMENTERIAN DALAM NEGERI
KOORDINASI KEGIATAN
REPUBLIK INDONESIA

UNDANGAN:
Undangan, Distribusi Undangan, Daftar Undangan, Konfirmasi Undangan.

BANDARA:
Holding Room, Toilet dan kelengkapannya, Tempat sholat dan kelengkapannya, Jamuan, Tempat Duduk, Asbak, Alur
Masuk/Keluar.

TEMPAT ACARA:
Gedung/tenda, Holding Room, Toilet, Meja, Tempat Duduk, Jamuan, Asbak, Alur Masuk/Keluar.

PETUGAS:
Panitia Acara, MC, Dirigen, Pembaca Doa, Paduan Suara, Petugas Protokol (Penerima Tamu, Pengatur Tempat Duduk,
Pembawa Baki).

KEGIATAN ACARA:
Layout Tempat Acara, Panduan Kegiatan, Susunan Acara, Detil Acara, Gladi Acara.

TRANSPORTASI:
Nomor Polisi dan Kend. Mendagri, Kend. Rombongan, Pengawalan, Urutan Kendaraan, Konvoi, Kondisi Jalan/Jembatan,
Rute.

AKOMODASI:
Kamar dan Kelengkapan (AC, telp, kran, kloset, handuk, alat mandi, sendal, sajadah, jadwal sholat, penunjuk kiblat, asbak,
jamuan/snack).

PERLENGKAPAN ACARA:
Sound System, Podium, Bendera Merah Putih, Lambang Garuda, Foto Presiden dan Wakil Presiden, AC, Meja, Kursi,
Gong/Palu, Baki, Setting Card, Papan Nama, ATK. 15
KEMENTERIAN DALAM NEGERI RI

KETENTUAN LAIN

PENYELENGGARAAN KEPROTOKOLAN DI DAERAH KHUSUS ATAU

DAERAH ISTIMEWA DILAKSANAKAN DENGAN MENGHORMATI
KEKHUSUSAN ATAU KEISTIMEWAAN DAERAH TERSEBUT
SEPANJANG TIDAK BERTENTANGAN DENGAN UNDANG-UNDANG
(1 INI.
)
PENDANAAN KEPROTOKOLAN DALAM ACARA
(2 KENEGARAAN DAN ACARA RESMI DIBEBANKAN PADA
) APBN DAN/ATAU APBD.

45
 KETENTUAN PENUTUP
KEMENTERIAN DALAM NEGERI RI

(1) Pada saat Undang-Undang ini mulai berlaku, Undang-Undang Nomor 8

Tahun 1987 tentang Protokol (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1987 Nomor 43, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 3363) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku

Pada saat Undang-Undang ini mulai berlaku, semua peraturan

(2) perundang-undangan yang merupakan peraturan pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 1987 Nomor 43, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 3363) dinyatakan masih tetap berlaku
sepanjang tidak bertentangan dengan Undang-Undang ini.

46
 SYARAT PETUGAS PROTOKOL

 Memiliki Etika dan Kepribadian yang baik, serta

berpenampilan rapi dan baik
 Memahami aturan keprotokolan
 Mengerti tentang prinsip-prinsip manajemen
 Mampu bekerja sama dalam tim
 Mampu mengambil keputusan dengan cepat
 Mampu berkomunikasi dg baik
 Mengerti arti pentingnya dekorasi, kebersihan dan
keamanan
TERIMA
KASIH,
SUKSES
SELALU.

JAKARTA, 28 AGUSTUS 2015