Manajemen Pemecahan Masalah

di RS X
Nama : Siti Hasanah (206080126)
Lilis Fauziah Sidik (206080159)
Arif Muhammad (206089005)

Dosen Pembimbing: Dr. dr Grace Rumengan, MARS

PENDAHULUAN

Latar Belakang

RS X sebagai rumah sakit pusat rujukan di Indonesia dituntut

untuk memberikan performa yang terbaik.
Pelayanan Gawat Darurat merupakan pintu depan RS X harus
dapat memberikan pelayanan yang excellent dan komprehensif
sehingga dapat mempengaruhi tingkat kepuasan pasien dan citra
RS X di mata masyarakat.

Dalam memberikan pelayanan IGD dituntut untuk dapat

memberikan pelayanan secara cepat, tepat aman dan sesuai
standar.
Latar Belakang
Salah satu upaya untuk memenuhi tuntutan tersebut adalah
dengan mengukur response time pelayanan gawat darurat yang
dilakukan dan menetapkan indikator prioritas di IGD, yaitu Turn
Around time (TAT) Pasien IGD ≤ 8 jam.

Ada pun definisi TAT yang dimaksud adalah total waktu yang
dibutuhkan oleh pasien untuk memperoleh pelayanan di IGD,
terhitung mulai dari pasien mendaftarkan diri sampai dengan
pasien discharge (baik pasien pulang, meninggal maupun pasien
pindah ke ruangan baik ruang rawat inap biasa maupun ruang
ICU).
 Latar Belakang
Pada tahun 2019, TAT pasien IGD ≤ 8 jam dijadikan sebagai salah satu Indikator HWM (Hospital
Wide Measurement) di RS X, karena seringnya kejadian overcrowd (penuh sesak) pasien di IGD
yang menyebabkan capaian TAT menjadi rendah dan tentu saja meningkatkan risiko terhadap
keselamatan pasien, tidak terpenuhinya standard dan terjadinya komplain pasien terhadap
pelayanan yang diberikan. Untuk mengatasi hal tersebut, salah satu upaya yang dilakukan oleh
Direktur Medik, Keperawatan dan Penunjang adalah dengan memberikan tanggung jawab KPI TAT
Pasien IGD ≤ 6 jam kepada Departemen Medik yang bertugas di IGD untuk memecahkan masalah
tentang Delay Decision.

IGD sebagai unit pengumpul data untuk KPI tersebut merasa sangat kesulitan dalam proses
pengumpulan data, tergantung dari KSM dan unit yang terkait.
Pengambilan data delay decision masih manual (melihat dari buku laporan Perawat Primer/PP), dan
tentu saja ini membutuhkan waktu yang lebih lama dan kurang efisien.
Data yang didapatkan dari laporan PP banyak yang tidak lengkap (uji coba di bulan Desember 2019,
dari 1516 pasien ≥ 8 jam ada 971 data yang tidak ada keterangan penyebabnya, jadi hanya 545 data
yang bisa dilakukan pengolahan. Sehingga kevalidan dari data yang disajikan juga meragukan).
Tidak semua KSM dapat tergambarkan kinerjanya dari data manual yang dikumpulkan tersebut.
LANGKAH 1
MENENTUKAN TEMA

1. IDENTIFIKASI MASALAH
a. Delay Decision: yaitu pasien yang berada lebih dari 8 jam di
IGD karena keterlambatan dalam pemberian keputusan oleh
DPJP (Departemen Medik), baik itu keputusan untuk rawat
inap ataupun pulang.
b. Delay Transfer: yaitu pasien berada lebih dari 8 jam di IGD,
sudah ada keputusan rawat, sudah mendapatkan ruangan,
namun belum juga dilakukan transfer ke ruangan.
c. Access Block: yaitu pasien berada lebih dari 8 jam di IGD,
sudah ada keputusan rawat, namun belum juga
mendapatkan ruang rawat (baik itu ICU, PICU maupun ruang
rawat biasa).
2. MENENTUKAN PRIORITAS
Untuk mendapatkan prioritas masalah dilakukan dengan menggunakan alat manajemen berupa
pembobotan terhadap kriteria yang digunakan untuk menilai masalah.

Dalam pemecahan masalah ini menggunakan USG (Urgency, Seriousness, Growth). matriks USG
adalah alat pertama yang digunakan untuk menentukan permasalahan prioritas. caranya dengan
menentukan tingkat urgency, kesriusan dan perkembangan isu dengan menentukan skala 1-5 atau
1-10. Isu yang memiliki total skor tertinggi merupakan isu prioritas.

U : Urgency
urgency berkaitan dengan mendesaknya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah
tersebut. Semakin mendesaknya suatu masalah untuk diselesaikan, maka semakin tinggi urgency
masalah tersebut.

S : Seriousness
Seriousness berkaitan dari dampak adanya masalah tersebut terhadap organisasi. Dampak ini
terutama yang menimbulkan kerugian bagi organisasi, misal dampaknya terhadap produktifitas,
keselamatan jiwa manusia, sumber daya atau sumber dana. Semakin tinggi dampak masalah
tersebut terhadap organisasi maka semakin serius masalah tersebut.

G : Growth
Growth berkaitan dengan pertumbuhan masalah, semakin cepat masalah tersebut berkembang,
maka semakin tinggi tingkat pertumbuhannya. Suatu masalah yang cepat berkembang tentunya
makin prioritas untuk diatasi permasalahan tersebut.
HASIL PERHITUNGAN USG

Masalah
Kriteria
Urgency Seriousness Growth Total Prioritas

A 5 5 5 15 1
B 4 4 4 12 2
C 4 4 3 11 3
Skala Likert : 5= Sangat Besar, 4= Besar, 3= Sedang, 2= Kecil, 1= Sangat Kecil
3. MENETAPKAN TEMA
Berdasarkan latar belakang dan kendala tersebut,
kami merencanakan untuk melakukan:
Perubahan Sistem dari Permintaan Rawat Manual ke
e-SPR (Elektronik Surat Perintah Rawat).

SPR (Surat Perintah Rawat) merupakan salah satu bukti

adanya keputusan dari DPJP terhadap rencana
perawatan pasien yang dapat dipertanggung jawabkan
apabila ada audit maupun komplain dari keluarga
pasien.
LANGKAH 2
IDENTIFIKASI PENYEBAB
1. TINJAUAN OBJEK MASALAH
MASALAH SITUASI YANG AKTUAL TERJADI SITUASI YANG
SEHARUSNYA
TERJADI

Delay Pengambilan data delay decision masih manual Pengambilan

Decision (melihat dari buku laporan Perawat Primer/PP), dan data delay
tentu saja ini membutuhkan waktu yang lebih lama decision cepat
dan kurang efisien. dan efisien
Data yang didapatkan dari laporan PP banyak yang Data yang
tidak lengkap (uji coba di bulan Desember 2019, dari didapat valid
1516 pasien ≥ 8 jam ada 971 data yang tidak ada
keterangan penyebabnya, jadi hanya 545 data yang
bisa dilakukan pengolahan. Sehingga kevalidan dari
data yang disajikan juga meragukan).
Tidak semua KSM dapat tergambarkan kinerjanya dari Kinerja KSM
data manual yang dikumpulkan tersebut. dapat tergambar
dengan data
elektronik
2. ANALISA SEBAB
AKIBAT
Perawat Primer
membuat laporan
Delay Decision tidak lengkap

Belum
Kurangnya
Terintegrasinya
kepatuhan dokter Tingginya biaya
system SPR dengan
dalam mengisi SPR perawatan pasien
elektronik
manual

Kurangnya
koordinasi antara Belum adanya system
perawat dengan elektronik SPR
dokter

Belum
Belum adanya system
maksimalnya
pemantauan penggunaan SPR
penggunaan
system elektronik
 LANGKAH 3 : PENENTUAN SOLUSI
1. Alternatif Solusi
No Akar Penyebab Alternatif Solusi Pertimbangan
Peluang Hasil Waktu Biaya Lainny
a

1 Belum adanya system elektronik SPR Melakukan rapat koordinasi terkait Efektif dan efisien, Dapat dilaksanakan,
persiapan pelaksanaan layanan dan utk kesiapan e-SPR tidak butuh waktu lama
penetapan kick off e-SPR utk persiapan

2 Belum adanya system pemantauan Melakukan sosialisasi kepada KSM efektif, untuk Dapat dilaksanakan
penggunaan SPR yang bertugas di IGD Uji coba e-SPR meningkatkan
pemahaman
di IGD penggunaan e-SPR

3 Belum Terintegrasinya system SPR Uji coba e-SPR efektif, untuk melihat Dapat dilaksanakan,
dengan elektronik Evaluasi awal pelaksanaan uji coba kepatuhan tidak butuh waktu lama
penggunaan e-SPR berkoordinasi dengan
UMSI
4 Perawat Primer membuat laporan Melakukan beberapa perbaikan Efektif, Dapat dilaksanakan
tidak lengkap tampilan e-SPR yang ada di EHR menyelesaikan dengan berkoordinasi
masalah SPR sesuai dengan UMSI
berdasarkan permasalahan yang yang kebutuhan
5 Kurangnya kepatuhan dokter dalam
ditemukan
mengisi SPR

6 Kurangnya koordinasi antara perawat Mensosialisasikan kembali e-SPR Meningkatkan

dengan dokter kepada PPDS Jaga di IGD melalui pemahaman manfaat
kelengkapan SPR
Morning Report

7 Belum maksimalnya penggunaan Uji coba dilanjutkan Meningkatkan

system elektronik kebiasaan dokter
menggunakan e SPR

8 Tingginya biaya perawatan pasien Segera mengganti SPR manual dengan Efektif, Pasien dapat
SPR elektronik segera ada
keputusan
LANGKAH 3
PENENTUAN SOLUSI
1. Melakukan rapat koordinasi terkait persiapan
pelaksanaan layanan dan penetapan kick off e-SPR
2. Melakukan sosialisasi kepada KSM yang bertugas di IGD
Uji coba e-SPR di IGD
3. Uji coba e-SPR
4. Evaluasi awal pelaksanaan uji coba
5. Melakukan beberapa perbaikan tampilan e-SPR yang ada
di EHR berdasarkan permasalahan yang ditemukan.
6. Mensosialisasikan kembali e-SPR kepada PPDS Jaga di
IGD melalui Morning Report
7. Uji coba dilanjutkan
LANGKAH 4 : RENCANA PERBAIKAN
N Akar Aktifitas Solusi Sasaran Waktu PIC Tempat Biaya
O Perbaikan
WHY HOW WHAT WHEN WHO WHERE HOW MUCH

Pengambilan Melakukan rapat koordinasi Adanya 13 Februari Mr. A IGD Lantai 5 Tidak ada
data delay terkait persiapan pelaksanaan Pelaksanaan 2020 Mr. B biaya
layanan dan penetapan kick off kick off e-SPR
decision masih e-SPR Melakukan sosialisasi
manual kepada KSM yang bertugas di
(melihat dari IGD Uji coba e-SPR di IGD
buku laporan
Perawat Melakukan sosialisasi kepada Adanya 14 Februari Mr. A IGD Lantai 5 Tidak ada
KSM yang bertugas di IGD sosialisasi e- 2020 Mr. D Biaya
Primer/PP), SPR
dan tentu saja
ini Uji coba e-SPR Adanya 17 Februari Mr. D IGD Lantai 1
pelaksanaan 2020 Mr. B
membutuhkan uji coba e-SPR
waktu yang
lebih lama dan Evaluasi awal pelaksanaan uji Adanya 24 Februari Mr. A IGD Lantai 5
kurang efisien. coba Pelaksanaan 2020 Mr. B
Uji Coba
Mr. C

Melakukan beberapa Adanya 20 April Mr. D IGD Lantai 1

perbaikan tampilan e-SPR Perbaikan 2020
yang ada di EHR berdasarkan tampilan e-
permasalahan yang ditemukan SPR
Mensosialisasikan kembali e- Adanya 21 Februari Mr. A IGD Lantai 5
SPR kepada PPDS Jaga di IGD sosialisasi 2020 Mr. B
melalui Morning Report ulang e-SPR

Uji Coba dilanjutkan Adanya Akhir Mei Mr. A IGD Lantai 1

lanjutan 2020 Mr. B
pelaksanaan
uji coba Mr. C, Mr. D
LANGKAH 5 :
PENETAPAN RENCANA PERBAIKAN

Untuk melaksanakan penerapan rencana tindak lanjut dan

perbaikan, dilakukan upaya sebagai berikut :
1. Memberlakukan sistem permintaan rawat inap melalui e-SPR
di IGD.
2. Melakukan penarikan formulir SPR yang ada di area pelayanan
IGD, sehingga permintaan rawat oleh dokter harus
menggunakan e-SPR.
3. Melakukan sosialisasi kepada KSM terkait melalui morning
report dan orientasi peserta didik PPDS.
4. Memberikan feedback kepada KSM tentang hasil uji coba dan
memberikan informasi tentang penarikan formulir SPR.
LANGKAH 6 :
EVALUASI SOLUSI
1. Analisis Hasil Perbaikan
A. Indikator Mutu
Capaian TAT ≤ 6 Jam untuk KSM yang melakukan pelayanan di
IGD dalam periode uji coba pada bulan Februari sampai
dengan Mei 2020 adalah sebagai berikut :
N= 19
D= 74
Capaian = 25.68%

Selama periode uji coba hanya 74 pasien yang dibuatkan SPR

melalui elektronik, sedangkan data pelayanan IGD selama
masa uji coba, pasien yang dipindah ke ruangan sebanyak
5727 pasien. jadi masih 5363 (98.7%)

untuk capaian TAT ≤ 6 Jam KSM, capaiannya adalah sebesar

25.68%. artinya dari 74 pasien yang dikelola oleh KSM di IGD,
ada 19 pasien yang mendapatkan keputusan rawat inap ≤ 6
jam. (terhitung mulai pasien masuk/ terdaftar di IGD sampai
dibuatkan SPR.
 TAT IGD < 6 JAM KSM DI IGD
BULAN JULI 2020 – MAR 2021
(sumber : e SPR + e Resume Medik)

90.00%
80.00% 80.00% 80.00% 80.00% 80.00% 80.00% 80.00% 80.00% 80.00% 80.00%
70.00%
60.00%
54.79%
50.00% 39.99% 40.17% 47.00%52.69%
40.00% 39.09% CAPAIAN
30.00% 31.19% TARGET
20.00%
26.19%27.18%
10.00%
0.00%
LI S R R R R 1 1 21
JU TU BE E BE BE 02 02 20
US M T OB EM M I 2 I 2
T
AG TE OK V SE AR AR E
SE
P
NO D E
NU RU AR
JA B M
FE

Sumber data : e SPR Sumber data : e SPR + e Resume Medik

CAPAIAN TAT IGD < 8 JAM
TAHUN 2020 & 2021 (s.d. Maret)

90.00%
80.00%
70.00%
60.00%
50.00% 39.89% 42.66% TAT 2020
40.00%
43.63%
39.60%
43.53%
38.36% 39.86% 40.41%
38.49%
TAT 2021
36.28% 37.76%
32.22%
35.84% 35.62%
TARGET
30.00% 36.11%

20.00%
10.00%
0.00%
JAN FEB MAR APR MEI JUNI JULI AGT SEPT OKT NOV DES
 KENDALA
1. PPDS lupa jika harus membuat SPR melalui EHR, sehingga SPR
masih dibuat secara manual
2. Ada PPDS yg belum tau cara membuat SPR melalui EHR
3. Belum semua Departemen yang konsisten untuk melakukan
pembuatan SPR melalui EHR
4. Untuk pengumpulan data (penarikan data dari EHR) saat masa
uji coba e-SPR hanya bisa dilakukan oleh UMSI, IGD belum
diberikan akses untuk menarik data pembuatan e-SPR
tersebut.
5. Penilaian kinerja Departemen Medik dalam pelayanan di IGD
yang berkaitan dengan delay decision (TAT ≤ 6 jam) sudah
dapat dikumpulkan datanya. Namun penilaian tersebut baru
bisa dikumpulkan datanya hanya untuk pasien yang
direncanakan rawat inap, belum termasuk pasien yang
direncanakan untuk pulang.
 Contoh Tampilan
SPR Manual E-SPR
TERIMA
KASIH