Komunikasi Efektif

Komunikasi Efektif
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran
dan perasaan melalui bahasa, baik verbal maupun non
verbal, mendengar, berbicara, gerak tubuh dan
ungkapan emosi.

Komunikasi adalah pertukaran informasi antara

pengirim dan penerima, dan kesimpulan (persepsi)
makna antara individu-individu yang terlibat.
 Pengertian Komunikasi Efektif

• Apa itu komunikasi efektif?

Komunikasi efektif adalah
tersampaikannya gagasan, pesan dan
perasaan dengan cara yang baik dalam
kontak sosial yang baik pula.
 Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif adalah komunikasi yg pd

prosesnya dapat menghasilkan persepsi,
perilaku dan pemahaman yg berubah
menjadi sama antara komunikator dan
komunikan dapat diperoleh.
• Yaitu apa yg diyakini oleh si pemberi pesan
dan yg menerima pesan itu sesuai, maksudnya
apa yg diterima oleh si komunikan itu sama dg
yg ingin disampaikan oleh komunikator,
dimana pesan itu dpt merubah perilaku, sikap,
dan pengetahuan si penerima pesan sesuai
harapan komunikator.
 Tujuan

 Berhubungan dengan orang lain

 Mempelajari/mengajarkan sesuatu
 Mempengaruhi motivasi & perilaku seseorang
 Mengungkapkan perasaan, menjelaskan
perilaku sendiri/orang lain
 Menyelesaikan sebuah masalah, ketegangan
atau konflik
 Mencapai sebuah tujuan
 5 komponen penting dalam komunikasi
Thomas Leech

• Pengirim pesan (sender)

• Pesan yang dikirimkan (message)
• Bagaimana pesan tersebut dikirimkan
(delivery channel atau media)
• Penerima pesan (receiver)
• Umpan balik (feedback)
+ empat keterampilan dasar dalam komunikasi :
(1) membaca, (2) menulis, (3) mendengar dan
(4) berbicara.
 Feed back Ya, saya mengert
O… dia mengerti

Decoding

Encoding
KOMUNIKATOR PESAN SALURAN KOMUNIKAN

Gangguan 8
 MODEL PERSEPTUAL KOMUNIKASI
(Perceptual Model of Communication)

Dikirim Penerima
Pengkodean
Pesan Melalui menguraikan
(encoding)
medium Kode

Penerima
Gangguan menciptakan
Pengirim
(noise) makna

Sumber Dikirim Pengkodean

Melalui Pesan
menguraikan
kode medium

Lingkar Umpan Balik

 Proses Perseptual Komunikasi

Komunikasi merupakan proses dimana penerima menciptakan

makna sendiri dalam benak mereka

Elemen-elemen Komunikasi :
 Pengirim
 Pengkodean (encoding)
 Pesan
 Memilih media
 Penguraian Kode (decoding)
 Menciptakan Makna
 Umpan Balik
 Gangguan (Noise)
 KOMUNIKATOR

SISTEM
PESAN
PENYAMPAIAN KEBERHASILAN
KOMUNIKASI

KON
TEK NI KAN
S KO MU
 Model Kontinjensi
(Pemilihan Media Komunikasi yang Efektif)

 Dasar pemilihan media yang efektif :

 Kekayaan Informasi (information richness),
Pembawa informasi potensial yang berkapasitas data.
(Richard Daft dan Robert Lengel)

 Kompleksitas Masalah
Situasi / Permasalahan yang dihadapi oleh individu
(manager), yang dilihat berdasarkan kadar tinggi –
rendahnya permasalahan yang dihadapi.
 Karakteristik dan Kekayaan Informasi dari
Media

Kekayaan Media Umpan Balik Saluran Tipe Sumber

komunikasi Bahasa
Informasi

Tatap Muka Lngsng Segera Visual, Audio Pribadi Tubuh, alami

Tinggi

Telepon Cepat Audio Pribadi Alami

Tertulis Perorangan Lambat Visual Terbatas Pribadi Alami

Tertulis Formal Sangat Lambat Audio Terbatas Impersonal Alami

Rendah Numerik Formal Sangat Lambat Audio Terbatas Impersonal Numerik

Sumber : Di adopsi dari R. L. Daft & R. H. Lengel, “Information Richness : A new Approach to Managerial Behavior and
Organization Desaign”. 1984
 Rekomendasi Kontijensi
Dalam pemilihan Media Komunikasi

Zona yang berlebihan

Tinggi (media menyediakan
informasi lebih dari yang
dibutuhkan. Tatap muka
Kekayaan Media Komunikasi

tif
fek
ge Telepon
an
is y
a
u ni k
om
n aK Tulisan Pribadil
Zo

Tulisan Formal
Zona terlalu sederhana
(media tidak menyediakan
informasi yang
Numerik Formal dibutuhkan.

Rendah

Rendah Tinggi
Kompleksitas Masalah/Situasi
Dale’s Cone of Experience

People Generally Remember ? Levels of Abstraction

10% of what they read Read Verbal receiving

20% of what they hear Hear words

30% of what they see Watch still picture Visual receiving

Watch moving picture
Watch exhibit

50% of what they

hear and see Watch demonstration

70% of what they Do a site visit Hearing

say or write
Saying
90% of what Do a dramatic presentation Seeing
they say as and
they do a Simulate a real experience
Doing
thing Do the real thing
 Komunikasi Efektif
Wilbur Schramm ;
 Jika bidang pengalaman komunikator sama
dengan bidang pengalaman komunikan,
komunikasi akan berlangsung lancar (efektif).
 Sebaliknya bila pengalaman komunikan tidak
sama dengan pengalaman komunikator, akan
timbul kesukaran untuk mengerti satu sama
lain.
 Komunikasi Efektif (2)

 Agar komunikasi efektif, proses penyandian

oleh komunikator harus bertautan dengan
proses penyandian oleh komunikan.
 Wilbur Schramm melihat pesan sebagai tanda
essensial yang harus dikenal oleh komunikan.
Schramm ;
Unsur-unsur yang mempengaruhi pemahaman

Field of experience Field of experience

Signal Decoder Receiver

Sender Encoder
 Pengiriman Pesan Secara Efektif

Johnson (1981) 3 syarat ;

1. Kita harus mengusahakan agar pesan-pesan
yang kita kirimkan mudah dipahami
2. Pengirim harus memiliki kredibilitas di mata
penerima
3. Kita harus berusaha mendapatkan umpan
balik secara optimal ttg pengaruh pesan
terhadap diri penerima
 Faktor-Faktor Penunjang Komunikasi

W. Schramm :“The condition of success in communication”

Kondisi agar komunikasi sukses :
 Pesan harus dirancang dan disampaikan sehingga menarik
perhatian komunikan
 Pesan harus menggunakan lambang yang tertuju kepada
pengalaman yang sama antara komunikator dan
komunikan
 Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi
komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk
memenuhinya
 Pesan harus menyarankan suatu jalan memperoleh
kebutuhan tsb
 Faktor Komunikan

Kondisi pesan dapat diterima komunikan :

 Komunikan benar-benar mengerti pesan
 Saat mengambil keputusan, sadar bahwa
keputusannya sesuai dengan tujuannya
 Saat mengambil keputusan, sadar bahwa
keputusannya sesuai dengan kepentingan
pribadinya
 Ia mampu memenuhinya baik secara fisik
maupun mental
 Faktor pada komunikan yang perlu diingat
komunikator :
 Komunikan orang-orang yang hidup, bekerja,
beraktivitas dalam jaringan sosial
 Komunikan membaca, mendengarkan dan
menonton komunikasi yang menyajikan
“hubungan pribadi yang mendalam”
 Tanggapan yang diinginkan komunikator harus
menguntungkan bagi komunikan
 “know your audience”

o Timing yang tepat untuk suatu pesan

o Bahasa dimengerti komunikan/audience
o Sikap dan nilai yang ditampilkan efektif
o Jenis kelompok dimana komunikasi dilaksanakan
 Prenagen Tropicana Slim Kondom Sutra On Clinic Motor Matic
“Jupe” Xeon Yamaha

Timing 09.00 2X 11.24 23.00 01.00 09-23.00

Jenis kelp Ibu hamil Semua Pria dng Suami –Istri Remaja –
kalangan(?) mobilitas baru menikah dewasa
tinggi

Bahasa Prenagen ...Komplikasi Kasih ball lagi, Dengan On Semakin tak

ahlinya nutrisi DM dapat yang mainnya Clinic RT tertandingi
masa hamil merenggut lebih lama. harmonis
dan menyusui segalanya... OK.

Nilai Menjaga kesh TS utk Kondom sutra Kunci Lebih murah,

ibu bayi perlu mencegah DM “lebih lama” harmonis RT ada bagasi,
minum praktis....
prenagen
 Pengamatan kelas 2
Extra Joss Dancow Permen Mint Djarum 76

Timing 10.00 (?); 19.00 09.00;15.00, 18.00 Sore (?) 23.00

18.00-21.00
Bahasa ???? Dari perut Jelek iklannya Wani pira...
turun ke kaki... biarin yang (versi sogokan)
penting mint

Nilai Stamina pria Dancow Korupsi masuk

meningkat berguna utk ke semua
pertumbuhan kalangan masy
Ind.

Jenis Kelp Pria dewasa 18 Anak 3+ Remaja 18+ Pria muda-

(?) SES (Social dewasa(?)
Economic
Status)
 Faktor Komunikator

 Kepercayaan kepada komunikator (source

credibility)
 Daya tarik komunikator (source attractiveness)
 Unsur Dasar Komunikasi (Johnson, 1981)

Pembentukan gagasan, perasaan dan maksud, serta PRIBADI 1 PRIBADI 2

Pembentukan gagasan, perasaan dan maksud, serta

Peran Pengirim Peran Penerima
1. Kodifikasi : 1. Dekodifikasi :
mengubah menangkap
gagasan, rangsang dan
perasaan, maksud Saluran mengartikannya
ke dlm btk pesan
pemilihan tingkah laku

1-2

pemilihan tingkah laku

yg bs dikrmkan 2. Tanggapan batin thd
pesan yg ditangkap
Hambatan
2. Pengiriman pesan

Hambatan Hambatan
Peran Penerima Peran Pengirim
1. Dekodifikasi : 1. Kodifikasi :
menangkap mengubah
rangsang dan
mengartikannya Saluran gagasan,
perasaan, maksud
2. Tanggapan batin
1-2 ke dlm btk pesan
Hambatan yg bs dikrmkan
thd pesan yg
ditangkap 2. Pengiriman pesan
 Hambatan dalam Komunikasi
1. Gangguan
 Gangguan mekanik (mechanical, channel
noise)
 Gangguan semantik (semantic noise)
 Semantik : pengetahuan mengenai pengertian
kata-kata
 Makna denotatif, makna konotatif
2. Kepentingan (interest)
3. Motivasi
4. Prasangka
 Hambatan dalam Komunikasi (2)

1. Sumber hambatan bersifat emosional dan

sosial atau kultural
2. Sadar/tdk memberikan penilaian dan
menghakimi pembicara
3. Gagal menangkap maksud konotatif suatu
perkataan
4. Kesalahpahaman atau distorsi karena tidak
saling mempercayai
Kendala-kendala dalam komunikasi

Pilihan saluran
Penyimpangan
Pengaruh komunikasi yg buruk
persepsi
perbedaan
status

Tak ada Pengirim

Pengirim
umpan-balik

Pilihan saluran Gangguan

Perbedaan
komunikasi yg buruk yg bersifat
budaya
fisik
 Hal yang perlu diperhatikan dalam
komunikasi efektif

 Komunikasi satu arah dan dua arah

 Mendengarkan sambil memahami
 Persepsi yang selektif dalam mendengarkan
dan menanggapi
 Memahami sudut pandang orang lain
Johnson (1981) beberapa kesalahan umum yang
sering dilakukan dalam komunikasi :

1. Sebagai pengirim :
a. Berbicara cepat, tak tersusun
b. Terlalu banyak gagasan, tdk saling berhubungan
c. Terlalu pendek, tdk ckp informasi & pengulangan
d. Mengabaikan info ttg pokok pesan yg sdh
dimiliki penerima
e. Tdk menyesuaikan dg sudut pandang penerima
2. Sbg penerima
a. Tdk menaruh perhatian kpd pengirim
b. Sudah merumuskan jawaban sblm mendengar
keseluruhan
c. Cenderung mendengar detil-2, buka keseluruhan
pesan
d. Memberikan penilaian benar atau salah
 Lima pondasi membangun komunikasi
efektif

• Berusaha benar-benar mengerti orang lain

(emphatetic communication)
• Memenuhi komitmen atau janji
• Menjelaskan harapan
• Meminta maaf secara tulus ketika Anda
membuat kesalahan
• Memperlihatkan integritas pribadi.
 Hukum Komunikasi “REACH”

• Respect (sikap menghargai)

• Empathy (kemampuan mendengar)
• Audible (dapat didengarkan atau
dimengerti dengan baik)
• Clarity (jelas)
• Humble (rendah hati)
 Reach

• Berarti rasa hormat & saling menghargai orang lain. Pada

prinsipnya, manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika
kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, maka
lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan
kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi
dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati,
maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan
sinergi. Selanjutnya, hal ini akan meningkatkan efektifitas
kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan
sebagai sebuah tim.
 Empathy
• Adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri
kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh
orang lain.
Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap
empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan
atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan
atau dimengerti oleh orang lain.
 Audible
• Bermakna antara lain: dapat didengarkan atau
dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita
harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu
menerima umpan balik dengan baik, maka audible
berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima
oleh penerima pesan. Dalam komunikasi personal,
hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara
atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.
 Care
• Berarti perhatian akan apa yang disampaikan
oleh pembicara sehingga membuat pembicara
merasa diperhatikan . Care berarti juga
menyimak secara seksama apa isi
pembicaraan dari lawan bicara.
 Humble
• Berarti rendah hati. Prinsip kelima dalam
membangun komunikasi yang efektif adalah
sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur
yang terkait dengan prinsip pertama. Untuk
membangun rasa menghargai orang lain
biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang
kita miliki.
 Kiat sukses berkomunikasi

• Kenali dengan baik lawan bicara

• Jangan terlalu banyak bicara dan kurang
mendengar.
• Jangan merasa (dan memperlihatkan)
bahwa kita lebih tahu daripada lawan bicara
kita.
• Kenali betul-betul diri sendiri dan
kemampuan diri sendiri.
 Dinamika Tanya-Jawab
1 2

Penyelia Bertanya Mendengar Menanggapi

Petugas Mendengar Menanggapi

 Alasan Untuk Bertanya
• Terbuka.
“Apa penyebab kematian balita di Indonesia?”

• Tertutup
‘Berapa angka kematian balita di Indonesia pada
tahun 1996 ?
Pertanyaan berbentuk corong
TERBUKA

KURANG
TERBUKA

RELATIF
TERTUTUP

TERTUTUP
 Teknik Bertanya

• gantung
• langsung
• kombinasi
• pantul
• retorik
 Kapan kita bertanya ?

• Mengantar suatu topik bahasan

• Meningkatkan efektifitas presentasi interaktif
• Menimbulkan curah pendapat (brainstorming)
• Menunjang proses diskusi
 Kunci Bertanya (Lakukan)

• Lemparkan pertanyaan secara merata

• Gunakan tehnik bertanya langsung pada orang yang kurang
perhatiannya dalam pertemuan.
• Gunakan pertanyaan yang mudah pada bagian awal,
kemudian naikkan tingkat kesulitan pertanyaan setelah
interaksi terjalin dengan baik .
• Tuliskan pertanyaan (tertulis lengkap) dalam rencana
kegiatan.
• Ulangi pertanyaan bila pertanyaan tidak mengerti. Pilihan
lain, penyelia dapat menggunakan teknik bertanya pantul.
 Kunci Bertanya (Jangan Lakukan)

• Jangan bertanya secara berurutan (misal dari kanan

ke kiri secara berkeliling).
• Jangan menggunakan pertanyaan yang terlalu
panjang dan kompleks.
• Jangan menggunakan pertanyaan yang memastikan
jawaban.
• Jangan terlalu banyak menggunakan pertanyaan
dengan jawaban ya/tidak.
• Jangan menggunakan pertanyaan ambiguous.
 Mendengar Aktif
3 Phase mendengar

• Atensi pada sumber suara secara fisik dan

mental

• Paraphrasing dan Interpretasi

• Menanggapi dan Persuasi

 Umpan Balik atau Tanggapan
• Tekankan sisi kebaikan dan redam kesan jawaban
salah.
• Analisa kebaikan jawaban untuk memberikan alasan
terhadap “kebaikan” tsb. dan tumbuhkan motivasi
positip peserta.
• Analisa kekurangan untuk memberikan alasan
spesifik terhadap kekurangan tsb.
• Berikan komentar yang berorientasi kepada jawaban,
bukan berorientasi kepada orangnya.
 Umpan Balik atau Tanggapan

• Dalam menanggapi, berlakulah spesifik dan

obyektif dan cobalah untuk membuat
tanggapan anda diterima secara realistik dan
obyektif.
• Ikuti pemberian umpan-balik dengan perilaku
mendengar yang efektif
• Sesuaikan tanggapan dengan situasi yang
terjadi.
• Penghargaan
 Tips Berkomunikasi

1. Persiapan
> Membangun rasa percaya diri dan mengendalikan rasa takut
dan emosi kita.
> Persiapan mental jauh lebih penting daripada persiapan
materi atau bahan pembicaraan.
> Beristirahat dan tidur yang cukup menjelang waktu anda
berbicara di depan publik & majulah dengan sikap optimis
dan sukses.
 lanjutan

- Pastikan suara anda cukup keras dan jelas terdengar

bahkan oleh hadirin yang duduk paling jauh sekalipun.
- Berlatihlah menarik suara panjang.
- Perhatikan bahasa dan kata-kata yang kita gunakan,
hindari menggunakan kata-kata yang tidak perlu, seperti:
… ehm …. Eee… dll.
- Penampilan, gunakan pakaian yang sesuai dengan
suasana pertemuan.
2. Komunikasi Non Verbal
> Kontak mata, ekspresi wajah, penampilan fisik,
nada suara, gerakan tubuh, pakaian & aksesoris
yang digunakan.
3. Persiapan mental
> Mengurangi ketegangan fisik dengan cara
melakukan senam ringan (stretching).
> Datang ke tempat pertemuan lebih awal untuk
mengetahui suasana & keadaan terlebih dahulu.
Terima Kasih