BAB 4

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

• Peran Komunikasi
• Pengertian Komunikasi
• Proses Komunikasi
• Kontinum Komunikasi Dalam Perilaku Organisasi
• Media Komunikasi
• Komunikasi Nonverbal
• Komunikasi Antar Pribadi
 PENTINGNYA KOMUNIKASI

• Barnard dalam Luthans (2006:371) menyatakan, ”komuni-

kasi membuat sistem kooperatif organisasi menjadi lebih
dinamis dan menghubungkan tujuan orgnisasi dengan
semua manusia yang terlibat di dalamnya.
• Kontribusi aktivitas komunikasi pada efektivitas manajer
(Luthans, 2006:370)
1. Komunikasi rutin/Routine communication (44 % ),
2. Pertukaran informasi/ Networking (11 %),
3. Manajemen tradisional /Tradisional management (19
%),
4. MSDM/ Human resources management (26 %)
 Definisi Komunikasi
Luthans (2006:372) menyatakan,”kebanyakan definisi komuni-
kasi yang digunakan dalam buku perilaku organisasi
menekankan penggunaan simbol2 untuk mentransfer arti
informasi (The use of symbols to transfer the meaning of
information)”
Robbins (2008:5) Komunikasi meliputi transfer maupun
pemahaman makna.
Himstreet dan Baty dalam Purwanto (2006:3) komunikasi
adalah proses pertukaran informasi antarindividu melalui
suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol,
sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Komunikasi adalah bentuk apa saja dari interaksi – kata-kata,
senyuman, anggukan kepala, gerakan tangan, sikap badan
, gerakan mata – yang berakibat diterimanya arti, sikap,
atau perasaan yang sama.
Gambar 8.1 Proses Komunikasi

Pengirim Penerima

Pesan yang Penyandian SALURAN Pesan Pesan

akan dikirim pesan diterima disandikan

Gangguan

Umpan
balik

Sumber: Robbins, Perilaku Organisasi, Buku 2 Salemba Empat,

Jakarta, 2008, h.7
1. Pengirim (komunikator) mengirimkan pesan dengan cara
menyandikan pemikirannya
 Pesan adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh komunikator
Pembicaraan, tulisan, gerakan, ekspresi wajah adalah pesan.
2. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam
menempuh perjalanan
 Saluran formal disediakan oleh organisasi,, dan mengikuti rantai
otoritas dlm organisasi
 Saluran informal, diciptakan secara spontan dan muncul sebagai
tanggapan thd pilihan-pilihan individual.
3. Penerima (komunikan) adl obyek yg menjadi sasaran pesan.
 Sebelum pesan diterima, dilakukan penerjemahan sandi shg simbol-
simbol pesan dapat dipahami oleh komunikan
4. Gangguan, mewakili berbagai hambatan komunikasi yang
mengacaukan kejelasan pesan
 Baik datang dari pengirim, saluran, penerima maupun umpan balik.
5. Umpan balik, adalah sarana pengecekan apakah pesan telah
diterima seperti yg dimaksudkan pada awalnya.
Gambar 8.2. Kontinum Komunikasi dalam Perilaku Organisasi

Media dan teknologi Komunikasi Komunikasi

komunikasi interpersonal nonverbal

Sumber : Luthans, Perilaku Organisasi , Penerbit Andy, Yogyakarta ,2006, h.373

 MEDIA DAN TENOLOGI KOMUNIKASI

 Media komunikasi, saluran melalui mana pesan komuni-

kasi berjalan seperti tatap muka, telepon, surat pribadi,
surat resmi, laporan, buletin dsb.
 Luthans (2006:373) Memilih media komunikasi yg tepat
tergantung pada kapasitas media dalam membawa
informasi, yang dapat diukur dari empat faktor;
1) umpan balik, (dari sangat lambat s.d. seketika)
2) saluran yang digunakan untuk membawa informasi (dari kombinasi
audio dan visual sampai visual terbatas)
3) jenis komunikasi, (personal dan nonpersonal)
4) bahasa yang digunakan (termasuk bahasa tubuh, bahasa alamiah
atau angka)
Gambar 8.3 :Kemampuan Informasi pada Berbagai Media
yang Berbeda

Kekayaan Umpan Jenis Bahasa

Media Saluran
informasi balik komunikasi sumber
Tatap Bahasa tubuh
Tinggi Seketika Visual, audio Pribadi
muka , alamiah

Tinggi/Sedang Telepon Cepat Audio Pribadi Alamiah

Surat Visual
Sedang Lambat Pribadi Alamiah
pribadi terbatas

Surat Sangat Visual

Sedang/rendah Umum Alamiah
resmi Lambat terbatas

Numerik Sangat Visual

Rendah Umum Alamiah
formal Lambat terbatas

Sumber : Luthans, Perilaku Organisasi , Penerbit Andy, Yogyakarta ,2006, h.373

 TEKNOLOGI KOMUNIKASI
• Berhubungan erat dengan media komunikasi adalah
teknologi komunikasi yang diterapkan melalui SIM.
• Teknologi komunikasi melalui komputer, telepon dan TV,
anggota organisasi di lokasi yang sama atau tersebar di
penjuru tempat dapat saling berkomunikasi.
• Walaupun SIM biasanya berhubungan dengan jaringan
informasi terintegrasi yang mendukung pengambilan
keputusan manajemen dan e-business, SIM juga dapat
digunakan untuk perencanaan strategis, pengembangan
layanan pelanggan.
• SIM juga mulai digunakan sbg bagian dari sistem
komunikasi interpersonal dan organisasi. Misalnya
manajer memanfaatkan intranet dan internet perusahaan
 KOMUNIKASI NONVERBAL
• Komunikasi nonverbal adalah penyampaian pesan
tanpa kata, yang dikirim melalaui gerak badan, ekspresi
wajah, gerak mata, gerak tangan, nada suara, dsb.
– Karena merupakan respon manuasia tanpa kata, maka
membutuhkan akurasi interpretasi perilaku nonverbal.
– Komunikasi nonverbal dapat berdiri sendiri maupun bersama-
sama /melengkapi pesan verbal.
• Bentuk komunikasi nonverbal antara lain;
– Bahasa tubuh, yang mencakup ekspresi wajah, gerak mata,
kaki, tangan, dan sikap badan.
– Paralanguage, yang mencakup segala sesuatu seperti nada
suara, kecepatan bicara, tertawa, ungkapan (“ah”, “uh”, “ah”
 FUNGSI KOMUNIKASI NONVERBAL

Fungsi komunikasi nonverbal:

1. Meyakinkan apa yang diucapkan (repetition)
2. Menujukkan perasaan atau emosi yg tak bisa diutarakan
dengan kata-kata (subtitution)
3. Menunjukkan jati diri sehingga orang bisa mengenalnya
(identity)
Albert M. dalam Sutisna Dewi (2007:8) menyimpulkan
bahwa tingkat kepercayaan yg bersumber dari pembi-
caraan orang, yang beasal dari:
1. bahasa verbal hanya 17 % ,
2. vokal suara sebanyak 38 %
3. ekspresi wajah 35 %
 KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

• Komunikasi yang mengalir antar individu yang

menekankan transfer informasi dari satu
individu ke individu lain.
– Berada ditengah garis kontinum di antara media
komunikasi dan teknologi informasi di satu sisi dan
komunikasi nonverbal di sisi lain.
– Paling relevan dalam studi Perilaku Organisasi
• Komunikasi antar pribadi yang efektif tergan-
tung pada umpan balik
– Umpan balik menciptakan komunikasi dua arah
– Umpan balik dapat menguji bagaimana pesan
diintepretasikan
Gambar :Bentuk-bentuk Dasar Komunikasi Antarpribadi

Bentuk
Deskripsi Contoh
Komunikasi
Komunikasi Komunikasi disampaikan Percakapan pribadi, pidato, rapat,
Lisan dengan suara Telepon, videoconferences

Komunikasi Komunikasi disampaikan Surat, memo, laporan formal, beri-

tertulis melalui tulisan ta, e-mail, faksimile, pengumuman

Komunikasi Komunikasi disampaikian memo, laporan, rapat,presentasi,

formal Lewat mata rantai komando Surat, konferensi pers (eksternal)

Komunikasi disampaikan di Luar hirarkhi Rumor, yang disebarluaskan

informal otoritas organisasi Melalui selentingan

Komunikasi Menyampaikan pesan dalam Pertemuan, pembicaraan telepon,

verbal Bentuk kata-kata videoconferences

Komunikasi Komunikasi disampaikan lewat Gerak, ekspresi muka, bahasa

nonverbal tindakan,dan perilaku Badan, dandanan, pakaian
 Pentingnya Umpan Balik
1. Tujuan, umpan balik yang efektif diarahkan untuk membantu
karyawan mencapai kinerja, bukan untk meremehkan
2. Kekhususan (Specificity), informasi yang disampaikan hanya yang
diperlukan agar mereka mengetahui apa yang seharusnya
dilakukan, bukan yang umum
3. Deskripsi (Discription), memberi gambaran mengenai hal-hal yang
harus dilakukan, bukan yang evaluatif
4. Kegunaan) Usefulness , informasi yang disampaikan dapat
digunakan komunikan untuk memperbaiki kinerja
5. Ketepatan waktu (Timeliness ), informasi yang disapaikan harus
tepat waktu
6. Kesiapan (Readiness) – komunikan siap menerima informasi,
misalnya berupa perintah, keputusan dan sebagainya.
7. Kejelasan (Clarity) – informasi haru dapat dipahami secara jelas
oleh komunikan
8. Validasi (Validity) – informasi nya dapat dipercaya dan benar, bukan
yang tidak akurat
 KONTEKS KOMUNIKASI INTERPERSONAL

DIREKTUR

BAGIAN MANAJER BAGIAN

KEUANGAN MANUFAKTURING PEMASARAN

Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor

Akuntansi Kredit Produksi Kredit Periklanan Penjualan

1. Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication)

2. Komunikasi dari bawah ke atas (upward communication) Pekerja

3. Komunikasi interaktif (interactive communication)

 KOMUNIKASI DARI ATAS KE BAWAH

• Adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam

suatu organisasi ke suatu tingkat yang lebih rendah.
• Tujuan aliran komunikasi ke bawah (Katz dan Kahn :1978)
1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu
2. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik
organisasional
3. Untuk menyediakan informasi mengapa suatu pekerjaan harus
dilakukan
4. Untuk memberitahu karyawan mengenai kinerja karyawan
5. Untuk menyajikan informasi tentang aspek ideologi dalam
membantu menanamkan pengertian tentang tujuan-tujuan yang
akan dicapai
• Media yang digunakan
– Media cetak, seperti buku panduan, papan pengumuman, diskripsi
prosedur, laporan standar, memo
– Media oral, seperti; rapat, instruksi langsung, pidato, telepon,
tetepon
 KOMUNIKASI DARI BAWAH KE ATAS

• Adalah komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat

lebih tinggi mengikuti garis pelaporan dalam
hirarki organisasi.
• Tujuan utamanya adalah
– Memberikan umpan balik kepada atasan mengenai
pelaksanaan kerja
– Menginformasikan kemajuan pencapaian tujuan,
– Meneruskan masalah-masalah yang timbul.
• Bentuknya dapat berupa , laporan, keluhan,
saran/ masukan, konsultasi.
 KOMUNIKASI INTERAKTIF

• Adalah komunikasi yang mengalir secara horizon-

tal maupun diagonal dan memotong rantai perintah
dalam organisasi.
• Tujuan utamanya adalah;
1. Koordinasi tugas
2. Pemecahan masalah lintas unit kerja,
3. Saling tukar informasi, dan
4. Memecahkan konflik antar kelompok.
• Media yang digunakan dapat;
– Media cetak, seperti buku panduan, diskripsi prosedur,
laporan standar, memo, surat resmi
– Media oral, seperti; rapat, telepon, tetepon
 HAMBATAN KOMUNIKASI

Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak
pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan.
Seperti keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi,
Hambatan Semantik
Semantik adalah pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu
pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun
baiknya transmisi. Seorang komunikator harus memilih kata-kata yang
tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya
Hambatan Manusiawi
Hambatan yang muncul dr masalah pribadi yg dihadapi, baik komunikator
maupun komunikan.Hambatan ini mencakup baik yang berasal dari
perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur,
keadaan emosi, maupun yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam
organisasi atau lingkungan, seperti iklim kerja serta tata nilai yang dianut
.