BAB 1

PENGERTIAN DAN DASAR – DASAR KOMUNIKASI

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi berasal dari Bahasa Latin: COMMUNIS yang berarti keadaan yang biasa,
membagi. Dengan kata lain, komunikasi adalah suatu proses di dalam upaya membangun
saling pengertian. Dalam suatu organisasi biasanya selalu menekankan bagaimana
pentingnya sebuah komunikasi antar anggota organisasi untuk menekan segala
kemungkinan kesalah pahaman yangbisa saja terjadi.Komunikasi juga merupakan suatu
seni untuk dapat Menyusun dan menghantarkan suatu pesan dengan cara yang gampang
sehingga oranglain dapat mengerti dan menerima. Sumber berupa lembaga, personaldan
nonlembaga/nonpersonal. Komunikasi mempengaruhi perubahan prilaku, cara hidup, hidup
bermasyarakat,dan nilai – nilai yang ada.perubahan ini tampaknya sejalan dengan
perkembanganteknologi itu sendiri.D alam perilaku manus ia komunikas i merupakan
pros es khus us dan bermakna karena dapat menyatukan pemahaman anatar personal.
Pada proseskeperawatan komunikasi menjadi sangat penting karena merupakan metode
utamadalam memberikan asuhan keperawatan. tujuan komunikasi adalah
menciptakanpemahaman bersama atau mengubah persepsi, bahkan perilaku
UNS UR – UNSU R KOMUN IKAS I
Unsur – uns ur komunikas i terdiri dari sumber, komunikator,
pes an,channel (saluran), komunikan dan efek (hasil).
a. Who ( komunikator )
Komunikator adalah orang yang mempunyai motif komunikasi atau orang yang bertujuan untuk
memberikan suatu informasi atau pesan . komunikator dapat dilihat dari jumlahnya terdiri dari :
-Satu orang
-Banyak orang
-Massa
b. Say what ( pesan )
Pesan adalah segala hasil penggunaan akal budi manusia yang disampaikan untuk mewujudkan
motif komunikasinya, pesan itu bersifat abstrak. Lambang – labang komunikasi disebut juga
bentuk pesan yakni wujud konkret dari pesan berfungsi mewujudkan pesan yang abstrak
menjadi konkret lambing – lambing komunikasi ada dua jenis umum dan khusus yang umum
adalah mimik, gerak-gerik lazim digolongkan dalam pesan nonverbal. Sedangkan bahasa lisan dan
bahasa tulisan dikelompokkan dalam pesan verbal sedangkan khusus yaitu nada, gambar, dan
warna. Makna pesan terbagi dua yaitu, konotatif makna yang terikat dengan konotasi. Dan
denotatif makna sebagai mana adanya.
 Pesan terbagi menjadi 2, yaitu:

Pesan bersifat verbal yaitu pesan yang disampaikan berupa kata-kata. Terbagi menjadi dua
macam:

1. Oral (komunikasi yang dijalin secara lisan). Contoh: obrolan, diskusi panel, seminar, dll.
2. Written (komunikasi yang dijalin secara tulisan). Contoh: Surat kabar, majalah, artikel, dll.

Pesan bersifat nonverbal (non verbal communication) yaitu pesan yang disampaikan bukan berupa
kata-kata. Seperti:
a. Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan
suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata
selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan
bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak
mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari
pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan
emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak
memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep
diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan
pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi.
 Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau
suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian
total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara
menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan
stress.
g. Gestural communication (menggunakan sandi-sandi -> bidang kerahasiaan) contohnya
penggunaan sandi morse, bahasa isyarat pada tuna rungu, rambu- rambu lalu lintas, dll.
• With what channel (saluran)

Saluran adalah jalan yang dilalui pesan komunikator agar sampai ke penerima pesan.
Terdapat dua jalan agar pesan komunikator sampai kekomunikannya, yaitu tanpa media atau
dengan media. Media yang dimaksud adalah media komunikasi, media adalah bentuk jamak
dari medium.

Medium komunikasi yaitu alat perantara yang sengaja dipilih komunikator untuk
mengantarkan pesannya agar sampai ke komunikan. Saluran komunikasi terbagi menjadi dua
yaitu:
1. Tatap Muka (face to face)
Komunikator menyampaikan isi pertanyaan yang berkaitan dengan kepentingannya
(aktivitas komunikasi) berupa pertemuan tatap muka, forum, Diskusi panel, Rapat, Ceramah.
Saluran pada komunikasi tatap muka ini adalah lisan.

2. Dengan menggunakan Media

Media adalah alat atau sarana yang digunakan memindahkan pesan. Media sendiri
terbagi dua yaitu media massa dan non media massa. Media massa terdiri dari media
elektronik dan cetak. Sedangkan non media massa yaitu Manusia seperti kurir atau
massanger dan benda yaitu elektronik dan non elektronik.

• With what efect (efek)

Efek komunikasi yaitu pengaruh atau adanya perbedaan antara apa yang dipikirkan,
dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan, dapat dalam
bentuk pengetahuan, sikap dan perilaku. Dengan kata lain pengaruh yang ditimbulkan pesan
dari komunikator dalam diri komunikan. Terdapat tiga tataran pengaruh dalam diri komunikan
yaitu:

1. Kognitif (seseorang menjadi tahu tentang sesuatu)

2. Afektif (sikap seseorang terbentuk, misalnya setuju atau tidak setuju terhadap sesuatu)
3. Konatif (tingkah laku, yang membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu)
 BAB 2
KOMUNIKASI BISNIS
Komunikasi bisnis terdiri dari dua kata yitu komunikasi dan bisnis. Komunikasi merupakan
proses pengiriman pesan dari komunikator kepada komunikan dengan tujuan untuk mencapai
saling pengertian. Sedangkan bisnis merupakan kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada
manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa professional, yang mendatangkan 2 keuntungan.
Komunikasi dan bisnis sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi.
Dalam komunikasi, yang diproduksi adalah informasi, sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi
adalah barang dan jasa. komunikasi dan bisnis tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Bisnis yang
berdiri sendiri tanpa adanya komunikasi, maka lama kelamaan akan gulung tikar. Hal ini
disebabkan karena tidak ada kegiatan promosi, pemasaran, dan lain-lain dalam upaya menjual
produknya. Dengan adanya komunikasi, maka barang atau jasa hasil produksi dapat dipasarkan,
sehingga bisnis dapat terus berjalan. Dengan melakukan komunikasi bisnis, seseorang dapat
meraih keuntungan dengan meningkatkan jualannya. Tanpa komunikasi, maka produk yang
dijual tidak akan dikenal oleh konsumen. Komunikasi dilakukan baik secara langsung maupun
melalui media promosi untuk meningkatkan keuntunga. Komunikasi bisnis ini sendiri, harus kita
lakukan baik di dalam perusahaan dan di luar perusahaan. Di dalam perusahaan komunikasi
dengan karyawan sangat penting dilakukan agar karyawan merasa menjadi bagian dari usaha kita
dan merasa yakin dengan produk yang kita hasilkan.
 BAB 3
KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI
Secara umum Komunikasi Antarpribadi dapat diartikan sebagai “Suatu proses pertukaran
makna antara orang-orang yang saling berkomunikasi. Komunikasi antarpribadi juga
merupakan suatu pertukaran, yaitu tindakan menyampaikan dan menerima pesan secara
timbal balik. .Komunikasi antar pribadi dinilai sangat efektif untuk merubah perilaku orang
lain, bila terdapat persamaan mengenai makna yang dibincangkan. Tanda khusus yang ada
di komunikasi antar pribadi ini terletak pada arus balik langsung. Arus balik tersebut
memiliki daya tangkap yang mudah untuk komunikator baik ecara verbal dalam bentuk kata
maupun non verbal dalam bentuk bahasa tubuh seperti anggukan, senyuman, mengernyitkan
dahi dan lain sebagainya.Selama proses komunikasi antar pribadi berlangsung sangat
penting terjadinya interaksi berbagi informasi dan perasaan antara individu dengan individu
atau individu dengan antar individu supaya terjadi umpan balik dan tidak menimbulkan
kesalah pahaman dalam berkomunikasi.
Karakteristik Komunikasi Antarpribadi Judy C. Pearson (1983) menyebutkan enam
karakteristik komunikasi antarpribadi adalah sebagai berikut :
1.Komunikasi antarpribadi dimulai dengan diri pribadi (self). Dalam berkomunikasi,
terdapat berbagai persepsi komunikasi yang menyangkut 5 pengamatan dan pemahaman.
Semua hal tersebut dihasilkan dari dalam diri individu. Oleh karena itu, artinya komunikasi
antar pribadi dibatasi oleh siapa diri kita dan bagaimana pengalaman kita
2.Komunikasi antarpribadi mencakup aspek-aspek isi pesan dan hubungan antarpribadi.
Komunikasi antarpribadi dimaksudkan tidak hanya berkaitan dengan isi pesanyang menjadi
media tukar, tetapi juga melibatkan siapa yang menjadi komunikan serta bagaimana
hubungan kita dengan komunikan tersebut.
3.Komunikasi antarpribadi mensyaratkan adanya kedekatan fisik antara pihakpihak yang
berkomunikasi. Kedekatan saat berkomunikasi diperlukan baik untuk sang komunikator,
maupun juga komunikan. Oleh karena itu, jarak menjadi sangat penting untuk menilai
keberhasilan suatu komunikai agar mencapai komunikasi yang efektif.
4.Komunikasi antarpribadi bersifat transaksional. Transaksional yang menjadi sifat
komunikasi antar pribadi mengacu pada tindakan dari pihak-pihak yang berkomunikasi.
Mereka secara serempak menyampaikan dan menerima pesan.
5.Komunikasi antarpribadi melibatkan pihak-pihak yang saling tergantung satu dengan
lainnya. Dalam sebuah komunikasi antar pribadi, perlu adanya timbal balik yang berkaitan
mengenai topik yang dibicarakan. Apalagi topik berbeda, akan terjadi kesenjangan dalam
berkomunikasi dan menimbulkan keheningan serta salah pemahaman antara komunikator
dan komunikan. Oleh karena itu, peran pesan menjadi sangat penting.
6.Komunikasi antarpribadi tidak dapat diubah maupun diulang. Proses penyampaian pesan
yang terjadi saat komunikasi antar pribadi berlangsung tidak dapat diubah atau diulang
kembali. Apa yang telah disampaikan dan dipahami oleh kedua belah pihak akan memberi
stimulasi berbeda – beda. Sehingga, perlu diperhatikan saat penyampaian pesan agar tercipta
komunikasi yang kondusif.
7 Cara Meningkatkan Komunikasi Interpersonal yang Profesional
- Tunjukkan senyuman.
-Jadilah partner yang pengertian dan perhatian.
-Bangun kebersamaan.
-Menjadi penengah dan selesaian perselisihan.
-Mendengarkan sebanyak kamu berbicara.
-Tempatkan dirimu di posisi mereka.
-Jangan banyak mengeluh.

Karakteristik komunikasi interpersonal ini mengacu pada tindakan sejumlah individu yang
berkomunikasi secara serempak dalam menyampaikan serta menerima pesan. Sebagai
contoh, saat dua orang berkomunikasi, tentunya ada pertukaran informasi, pemikiran,
gagasan, perasaan, dan ide antara satu sama lain.
 BAB 4
KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA

Komunikasi bisnis lintas budaya merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis
baik itu komunikasi verbal atau non verbal dengan memperhatikan faktor-faktor budaya di
daerah, wilayah atau negara tertentu.
Sudah dijelaskan di atas bahwa komunikasi lintas budaya merupakan proses komunikasi yang
terjadi karena adanya perbedaan latar belakang budaya dalam diri individu dalam sebuah
bisnis. Dalam dunia bisnis, komunikasi lintas budaya menjadi penting sebab sebagai jembatan
antara satu orang dengan yang lainnya yang berbeda budaya. Komunikasi lintas budaya
menjadi penting karena :

#1. Mampu Menyatukan

Komunikasi lintas budaya memiliki peranan yang penting dalam dunia bisnis, salah satunya
adalah untuk menyatukan perbedaan budaya pada setiap perusahaan maupun setiap bisnis
yang sedang berjalan. Kemampuan komunikasi lintas budaya yang baik akan membuat
interaksi juga akan berjalan dengan baik

#2. Mempermudah Proses Negosiasi

Bisnis yang maju bisa saja sudah berskala dunia, dan tidak hanya dilakukan domestik saja.
Komunikasi lintas budaya menjadi kunci utama untuk berbisnis di luar negeri maupun di
dalam negeri. Dengan kemampuan komunikasi lintas budaya yang baik, perusahaan lain dapat
menilai kapabilitas perusahaan Anda untuk selanjutnya mengajukan kerjasama.

#3. Membuka Peluang Kerjasama yang Besar

Fungsi dari komunikasi lintas budaya adalah memberikan pemahaman kepada perusahaan
tentang kebudayaan dari berbagai perusahaan domestik maupun asing. Sehingga nantinya
perusahaan Anda dapat membuka peluang kerjasama dengan perusahaan lainnya.
Budaya sendiri sangat berkaitan dengan etnosentrisme. Etnosentrisme adalah suatu pandangan
dari individu tentang individu lain yang beranggapan bahwa kebudayaannya lebih baik
dibandingkan dengan kebudayaan lain.
Orang yang etnosentrisme biasanya tidak memiliki wawasan yang luas akan budaya, serta
dalam dirinya tidak ada rasa toleransi atau saling menghargai. Disinilah komunikasi lintas
budaya mampu berfungsi sebagai pengetahuan untuk dapat mencegah timbulnya etnosetrisme
pada diri seseorang dalam sebuah perusahaan.
Komunikasi lintas budaya tidak hanya memahami kebudayaan lain seperti ras, agama, suku,
dan adat, tetapi kebudayaan di sini juga menyangkut peranan, status, nilai sosial, dan lain
sebagainya. Budaya seperti kejujuran, disiplin, dan mudah beradaptasi inilah yang
memberikan kesuksesan dalam dunia bisnis.
Kebudayaan yang beragam dalam sebuah perusahaan dinilai kreatif, karena setiap sumber
daya manusia dapat berinovasi dengan pola pikir yang berbeda-beda.

MEMAHAMI BUDAYA DAN PERBEDAANNYA

Budaya adalah simbol, keyakinan, sikap, nilai, harapan, dan norma tingkah
laku yang dimiliki bersama (Bovee dan Thill,2003;68). Budaya juga diartikan sebagai
konvensi-konvensikebiasaan, sikap, dan perilaku sekelompok orang (Heart,2004;125). Emua
anggota suatu budaya memiliki asumsi serupa mengenai bagaimana seharusnya berpikir,
bertingkah laku, dan berkomunikasi.
Budaya dimiliki oleh seluruh manusia, hanya saja terdapat persamaan dan perbedaan dalam
aspek-aspek tertentu. Setiap manusia menganut budayanya sendiri-sendiri. Budaya
mempengaruhi seseorang sejak dalam kandungan sampai meninggal dunia, bahkan perlakuan
setelah meninggal duniapun dipengaruhi oleh budaya.
Komunikasi lintas budaya terjadi dalam berbagai situasi, yang berkisar dari interaksi antara
orang-orang yang budayanya berbeda secara ekstrim hingga dalam interaksi antara orang-orang
yang budayanya sama,tetapi subbudayanya atau subkelompok budayanya berbeda. Mengakui dan
mengakomodasi perbedaan budaya tanpa mengharapkan orang dari budaya mana untuk
meninggalkan identitas dari budaya manapun untuk meninggalkan identitas diri merupakan diri
merupakan langkah penting ke arah komunikasi lintas budaya yang efektif. Komunikasi lintas budaya
yang efektif bergantung pada pemahaman terhadap perbedaan budaya. Selain mempermudah
hubungan bisnis, pemahaman terhadap perbedaan budaya sekaligus juga meningkatkan reputasi
perusahaan.

Definisi Budaya (menurut Purwanto,2006;55)

Budaya dapat didefinisikan bermacam-macam bergantung pada sudut pandang setiap ahli
antara lain:
1. Menurut Lehman, Himstreet dan Baty, budaya diartikan sebagai sekumpulan
pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri. Pengalaman hidup masyarakat
tentu saja sangatlah banyak dan variatif, termasuk di dalamnya bagaimana perilaku dan
keyakinan atau kepercayaan masyarakat itu sendiri.
 2. Menurut Hofstede, budaya diartikan sebagai pemrograman kolejtif atas pemikiran
yang membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya.
Contohnya, di Inggris dan Amerika, bayi yang baru lahir ditempatkan di kamar yang
berbeda beberapa minggu atau bulan kemudian.
3. Menurut Bovee dan Thill, budaya adalah system sharing atas simbol-simbol,
kepercayaan, sikap,nilai-nilai,harapan, dan norma-norma untuk berperilaku. Beberapa
budaya ada yang dibentuk dari berbagai kelompok yang berbeda- beda dan terpisah,
tetapi ada juga yang memiliki kecenderungan homogin. Kelompok yang berbeda yang
ada dalam wilayah budaya mayoritas lebih tepat dikatakan sebagai subbudaya . Indonesia
adalah sebuah contoh negara yang memiliki subbudaya yang sangat beragam baik etnis
maupun agama.
4. Menurut Murphy dan Hildebrandt, budaya dipakai sebagai tipikal karakteristik perilaku
dalam suatu kelompok.
Komponen Budaya
Budaya mencakup berbagai aspek kehidupan manusia, terutama yang berkaitan
dengan dimensi hubungan antarmanusia, meskipun bentuk dari setiap komponen budaya dapat
berbeda-beda dari suatu tempat ke tempat yang lainnya. Sementara itu menurut Cateora, budaya
memiliki beberapa elemen, yaitu budaya metrial, lembaga sosial, sistem kepercayaan, estetika,
dan bahasa.
Tingkatan Budaya.
Menurut Murphy dan Hildebrandt, dalam dunia praktis terdapat tiga tingkatan budaya, yaitu
formal. Informal, dan teknis. Masing-masing tingkatan budaya tersebut dapat dijelaskan secara
lebih rinci sebagai berikut:
1. Formal
Budaya pada tingkatan formal merupakan sebuah tradisi atau kebiasaan yang
dilakukan oleh suatu masyarakat yang turun-temurun dari satu generasi ke generasi berikutnya
dan hal itu bersifat formal. Contoh pendidikan, tata bahasa Indonesia adalah termasuk salah
satu budaya tingkat formal.
2. Informal
Pada tingkatan ini budaya lebih banyak diteruskan oleh suatu masyarakat dari generasi ke
generasi berikutnya melalui apa yang didengar, dilihat, dipakai dan dilakukan tanpa diketahui
alasannya mengapa hal itu dilakukan.
3. Teknis
Pada tingkatan ini, bukti-bukti dan aturan-aturan merupakan hal yang terpenting.
Terdapat suatu penjelasan yang logis mengapa sesuatu harus dilakukan dan yang lain tidak
boleh dilakukan.
 Mengembangkan Keterampilan Komunikasi Lintas Budaya
Mempelajari keterampilan komunikasi lintas budaya pada umumnya akan membantu
seseorang beradaptasi dalam setiap budaya, khususnya jika seseorang
berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda.
Beberapa petunjuk atau tips yang diperlukan seseorang ketika berhubungan dengan orang lain
yang memiliki budaya berbeda.
1. Asumsi berbeda hingga suatu persamaan telah terbukti. Jangan berasumsi bahwa orang
lain memiliki pandangan sama sampai benar-benar menjadi kenyataan.
2. Berani mengambil tanggung jawab saat berkomunikasi.
3. Tidak memberi pendapat. Belajar mendengar suatu cerita yang utuh dan terimalah
perbedaan dengan tanpa memberikan pendapat atau penilaian tentang mereka.
4. Tunjukkan suatu penghargaan. Belajar bagaimana suatu penghargaan itu
dikomunikasikan melalui suatu gerak isyarat, kontak mika,dan sejenisnyadalam
berbagai budaya yang berbeda.
5. Empati. Sebelum menyampaikan suatu pesan, cobalah untuk membayangkan perasaan
orang lain bagaimana dan mengapa berkomunikasi.
Negosiasi Lintas Budaya
Orang yang berasal dari budaya yang berbeda sering kali mempunyai pendekatan negosiasi
yang juga berbeda. Tingkat toleransi untuk suatu ketidaksetujuanpun bervariasi. Misalnya,
negosiator dari Amerika cenderung relatif impersonal dalam melakukan negosiasi. Mereka
melihat tujuan mereka dalam sudut pandang ekonomi dan biasanya mereka menganggap
unsur kepercayaan penting diantara mereka. Kalau negosiator dari China dan Jepang lebih suka
pada suasana hubungan sosial. Negosiator dari budaya yang berbeda mungkin menggunakan
teknik pemecahan masalah dan metode pengambilan keputusan yang berbeda pula. Jika
mempelajari budaya partner anda sebelum bernegoisasi, anda akan lebih mudah dapat
memahami pandangan mereka. Lebih lanjut menunjukkan sikap luwes, hormat, sabar dan sikap
bersahabat akan membawa pengaruh yang baik bagi proses negosiasi yang sedang berjalan, yang
pada akhirnya dapat ditemukan solusi yang menguntungkan kedua belah pihak.
 BAB 5
PROSES MENULIS
A. PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
1.      PEMAHAMAN PROSES PENYUSUNAN
Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu,
membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu
enak didengar. Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan
pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian dan revisi.
a         Perencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), di rancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang
akan di sampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahap penting yang perlu di perhatian, yaitu
mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang
akan di gunakan
b        Pengorganisasian
Tahap berikutnya adalah mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk
draf. Proses ini di mulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi yang
diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
c         Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,
gaya penulisan, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar
pesan tersampaikan sesuai perencanaan.
2.      PENENTUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan
komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas
sesuai tujuan organisasi.
1.      Mengapa tujuan harus jelas
Sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam,
yang sangat tergantung pada jenis organisasinya. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas
bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup
antara lain :
a         Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri apakah pesan yang akan
disampaikan benar-benar di perlukan atau tidak. Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga
 mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sabaiknya penyampaiannya di tahan
dulu. Sebaiknya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya
diteruskan atau di sampaikan.
b        Keputusan untuk menanggapi audiens
c         Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya
hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah
di tetapkan.
d        Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan Penentuan saluran atau media
yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang
dikehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
2.      TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu : memberi informasi, melakukan persuasi,
dan melakukan kolaborasi
a         Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan
dunia bisnis kepada pihak lain. Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat bergantung
pada kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal.
b        Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan, terutama yang
berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Untuk dapat
memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-
win solution, artinya kedua belah pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut saling
memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dikorbankan atau gagal.
c         Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis
antara seseorang dengan orang lain.

4. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu
ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah merupakan ide-ide pendukung
(supporting idea).
Ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari
topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang
 untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan
tujuan/maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide
pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok merupakan
tugas yang tidak mudah. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus
diidentifikasikan terlebih dahulu.
1.      Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)
Pendekatan melalui curah pendapat (brainstorming) dapat memberikan keleluasan
pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan
mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang
dapat digunakan antara lain:
a.      Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada
alasan berkomunikasi, butir utama nada, rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima. Dengarkan
dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan
mudah.
b.      Random List
Dengan pendekatan random list, untuk dapat menemukan ide pokok Anda perlu menulis
segala seuatu yang ada dalam pikiran Anda di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan
antara ide yang satu dengan ide yang lain. Bagilah mereka ke dalam kelompok-kelompok, dan
temukan butir yang penting dan yang tidak penting.
c.       CFR (Conclusions. Findings, Recommendations) Worksheet
Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja
(worksheet) yang akan membantu menjelaskkan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan
(conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan dibeerikan. Sebagai suatu contoh,
penelitian menemukan bahwa merosotnya penjualan disebabkan oleh masalah kebijakan
penentuan harga. Oleh karena itu, rekomendasi kepada pihak manajemen berisi anjuran untuk
menurunkan harga produk.
d.      Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide
pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), dimana (where),
dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e.       Question and Answer Chain
Barangkali pendekatan yang paling baik adalah melihat sisi perspektif audiens. Ikuti arus
pertanyaan audiens dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokoknya dapat ditemukan.
2.      Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah Anda kenal
heendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini juga dapat membangkitkan rasa
hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks
 dan controversial akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens yang hadir terdiri atas
orang yang skeptic atau orang yang tidak dikenal sebelumnya. Ide pokok dari pesan-pesan
selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehinga poin-poin yang penting tidak sampai
terabaikan. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah
dimengerti dan diterima oleh audiens.
5.  Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan
melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tertulis (written). Pilihan mendasar antara
berbicara atau menulis bergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan karakteristik
dari kedua saluran komunikasi tersebut.
a.       Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communications) adalah kemampuannya
memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang
disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih
nyaman (convenient). Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis.
Pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang disajikan adalah informasi kontroversial, karena
reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat
menyesuaikan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicaraan
lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok), seminar,
lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.
b.      Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo,
proposal, dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (written communications) adalah
bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan
mereka. Suatu format tulisan diperlukan, jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan
catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan
menyebar.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya
pengiriman serta harapan audiens.
6. Tiga Langkah Proses Menulis
Proses menulis tiga langkah dibawah ini dapat membantu meyakinkan bahwa pesan Anda
efektif dan efisien.
1.      Rencanakan
Analisis Situasi
Definisikan tujuan dan susun profil audiens.
 Kumpulkan informasi
Tentukan kebutuhan audiens dan peroleh informasi yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan tersebut.

Seleksi media yang tepat

Pilihlah media terbaik untuk mengirimkan pesan Anda

Atur informasi
Definisikan ide pokok Anda, batasi ruang lingkup Anda, seleksi pendekatan langsung atau
pendekatan tak langsung, dan buat garis besar isi pesan.
2.      Tulis
Beradaptasilah pada Audiens
Bersikap sensitif pada kebutuhan Audiens dengan sikap “Anda”, kesopanan, penekanan
pada hal-hal positif dan bahasa yang bebas bias. Bangun hubungan yang kuat dengan
Audiens dengan membentuk kredibilitas Anda dan memproyeksikan citra perusahaan Anda.
Kendalikan gaya Anda dengan nada percakapan, berbahasa Inggris lugas, dan suara yang
pantas.

Susun Pesan
Pilihlah kata-kata kuat yang akan membantu Anda menciptakan kalimat yang efektif dan
paragaraf yang koheren.

3.      Selesaikan
Revisi Pesan
Evaluasi isi pesan dan tinjau ulang apakah dapat dibaca; kemudian edit dan tulis ulang
untuk keringkasan dan kejelasan.

Buat Pesan
Gunakan unsur desain yang efektif dan tata letak yang sesuai agar tampilan pesan bersih
dan professional.

Koreksi Pesan
 Periksa kembali kesalahan tata letak, ejaan, dan seluk beluk mekanis.

Distribusikan Pesan
Kirimkan pesan Anda dengan menggunakan media yang dipilih; pastikan semua dokumen
dan semua berkas yang relevan berhasil didistribusikan dengan baik

4.2  PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

A.    HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISASI

DENGAN BAIK
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya,
kadangkala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan
tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Mengapa
hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh
beberapa hal sebagai berikut:
1.      Bertele-tele
Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf,
baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele
sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan
yang disampaikan.
2.      Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Fator berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang
disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu,
juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, sulit dipahami.
Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan
kepada audiens.
3.      Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik
bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi
karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4.      Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang
bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan
dari topik pembahasan.
B.     PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
 Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk
dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1.      Subjek dan tujuan harus jelas
2.      Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
3.      Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
4.      Semua informasi yang penting harus sudah tercakup
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang
disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan
mempermudah pekerjaan komunikator.
Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis
dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah
akan memahami maksud atau tujuan pesan.
Membantu audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam memahami
maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.
Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-
pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan
hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu,
audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan.
Mempermudah pekerjaan komunikator
Pengorganiasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator,
sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat
penting dalam dunia bisnis, agar penyelesaian kerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.
Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa
percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator,
semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.
C.    PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses
tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide, kemudian Anda menetapkan
urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.
1.      Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator
yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah dan tidak memiliki suatu gaya yang
menarik, fakta yang ada akan kabur. Apabila Anda menyusun pesan yang panjang dan kompleks,
 outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Hal ini karena
dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang
satu dengan bagian yang lainnya. Disamping itu, outline juga akan menuntun Anda untuk
mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Susunan suatu
outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a.       Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.
Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu:
1.      Apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya.
2.      Alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline

b.      Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang disampaikan, tahap selanjutnya adalah menyusun
poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide pokok tersebut.
c.       Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan
bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan,
outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.
2.      Menentuka urutan dengan rencana organisasi
Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting yaitu,
a         Pendekatan langsung
Merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan dibagian awal, kemudian
diikuti ide pendukung. Pendekatan ini digunakan apabila penerima pesan akan bereaksi netral
atau senang saat menerima pesan tersebut.
b        Pendekatan tidak langsung
Pendekatan tidak langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, dimana bukti-
bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini
bila audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan,
Empat Bentuk organisasi pesan bisnis:
1.     Direct Request
Jenis atau tipe bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada
poin yang dituju (Direct Request) yang dapat berbentuk surat maupun memo.
2.     Pesan-pesan rutin, Good News, atau Good Will
 Untuk menyampaikan pesan-pesan yang berisi berita baik( good news) atau berisi good will
lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiens yang positif.
3.     Pesan-pesan bad news
Jika materi yang dihubungkan berisi berita buruk audiens pada umumnya akan kecewa atau tidak
senang mendengarnya. Oleh karena itu pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak
langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan cobalah untuk
menempatkannya pada bagian pertengahan surat dan gunakanlah bahasa yang halus.
4.     Pesan-pesan persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhaapa pesan-pesan yang disampaikan, maka
pesan –pesan persuasif dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan. Komunikator perlu
membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta
yang ada.
D.    KETRAMPILAN MEREVISI PESAN-PESAN BISNIS
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis
tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan
tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan, maupun
cara penyampaiannya.
1.      Pesan-pesan bisnis tertulis
Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari penulisan draf,sealnjutnya
dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian,
gaya bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak penulisannya
a         Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format

Idealnya,naskah pertama dibiarkan selama beberapa saat sebelum memulai proses penyuntingan.
Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian pada isi, organisasi,
dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan rencana semula. Pertanyaan-pertanyaan
berikut bias dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi dan format
pesan:

Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis?
Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus?
Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup?
Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang
terhadap fakta-fakta yang ada?
Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastkan bahwa bagian
awal relevan, menarik dan sesuai dangan kemungkinan reaksi penerima. Bagian akhir dikain
ulang untuk memastikan bahwa gagasan pokok telah dirngkas dengan baik dan memberikan
kesan positif pada penerima.
 BAB 6
PESAN EMAIL DAN MEMO RUTIN

 Pengertian Email
Email adalah singkatan dari electronic mail yang merupakan surat atau pesan dengan format
digital. Email banyak dapat diakses dengan mudah dengan berbagai gadget seperti komputer
maupun ponsel smartphone.

Pada awal perkembangan internet, email digunakan sebagai sarana komunikasi antar developer
internet dan kini seiring dengan perkembangan teknologi, email digunakan untuk berbagai
macam tujuan dan dapat diakses oleh siapa saja.

Penggunaan email tidak dikenakan biaya dan hanya bermodalkan koneksi internet. Ada beberapa
jenis email yang saat ini digunakan diantaranya pop mail, web mail dan forward mail.

 Pop mail atau post office protocol mail adalah email yang hanya dapat diterima
dari internet service provider yang digunakan. Jenis mail ini dapat dibaca secara
offline tetapi tidak bisa diakses disembarang tempat dan hanya bisa diakses dari
rumah atau kantor dengan koneksi internet tersebut.
 Web mail, atau web based mail adalah email yang hanya bisa diakses dengan
membuka laman web penyedia layanan email tertentu. Karena aksesnya hanya
membutuhkan laman web maka web mail bisa diakses dimana saja asal terhubung
dengan koneksi internet.
 Forward mail adalah suatu layanan email dimana email yang masuk pada suatu
alamat diteruskan pada alamat yang lain. Layanan ini cocok digunakan bagi
mereka yang suka bergonta ganti email atau tidak ingin memberitahukan email
yang baru. Intinya forward mail berfungsi sebagai perantara antara satu email
dengan email lainnya. Karena berfungsi sebagai perantara maka tentu saja email
yang diterima akan lebih lambat diterima oleh pengguna
Beberapa situs penyedia email yang saat ini banyak digunakan diantaranya adalah Gmail, Yahoo
dan Hotmail. Layanan email tersebut bisa diakses melalui web atau browser yang biasa
digunakan dengan mendaftarkan diri terlebih dahulu dan kemudian pengguna akan menerima
alamat email yang sesuai dengan data yang diberikan oleh user atau pengguna.

 Pengertian Memo
Memo adalah sebuah bentuk surat yang ditulis dengan ringkas, padat dan jelas yang ditujukan
kepada seseorang. Biasanya isi Memo langsung menyatakan maksud dari si pengirim tanpa
adanya bagian bagian isi surat lain seperti, salam pembuka, dan salam penutup.

Berdasarkan penggunaannya, Memo dibagi menjadi dua bentuk yaitu Memo resmi dan Memo
tidak resmi. Memo resmi adalah Memo yang dikeluarkan oleh suatu instansi, lembaga, atau
organisasi. Memo ini ditujukan untuk orang yang ada atau terlibat di lembaga, instansi, atau
organisasi tersebut.

Memo terbagi menjadi beberapa bagian (Struktur) memo antara lain sebagai berikut:

 Kepala Memo
Kepala memo terdiri dari: Kop Memo (Memo Resmi), Nama Pengirim dan Nama Penerima.

Badan Memo
Badan Memo teridiri dari Isi memo.

 Kaki Memo
Kaki Memo terdiri dari : Tanda tangan dan Nama Jelas si Pembuat Memo.

Pesan email dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam kebanyakan organisasi,
mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum. Pesan yang sangat
diperlukan ini digunakan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta data, memberi
respons, mengimformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan e-mail dan memo yang baik
umumnya mempunyai karakteristik tertentu.
 Kelebihan Serta Kekurangan Pesan Email dan Memo
 Kelebihan serta kekurangan email
Kelebihan :
 Pengoperasian mudah dengan bentuk dan ukuran yang bervariasi.
 Pengiriman sangat cepat.
 Biaya murah.
 Dapat mengirim ke beberapa alamat lain sekaligus.
 Surat yang masuk mudah dibaca, disimpan , dan dicetak.
 Privasi terjamin yang dilindungi oleh password
Kekurangan :
 Kesalahan penulisan alamat tujuan, maka email tidak sampai tujuan.
 Email di kirim sering gagal apabila :
 Lalulintas internet padat.
 Koneksi lambat.
 Kotak surat tujuan penuh, maka email yang datang akan terhapus.
 Adanya kemungkinan pemalsuan identitas.• Rawan Penyadapan, jika password
yang diketahui oleh orang lain.
 Kelebihan serta kekurangan memo
Kelebihan :
 Lebih praktis dan komunikatif
 Bisa dipergunakan siapa saja
 Menghemat waktu
 Dapat di gunakan sebagai pengingat bagi seseorang mengenai intruksi yang telah
di terimanya
Kelemahan :
 Ukuran terlalu kecil, sulit diarsipkan dan sulit dicari.
  Penulisan memo biasanya bersifat informal dan singkat sehingga Memo tidak
mencakup informasi secara lengkap dan terperinci yang sering menimbulkan
kesalah pahaman.
 Mudah hilang dan bersifat umum
 Fungsi Serta Manfaat Pesan Email dan Memo
1. Fungsi Serta Manfaat Email
Fungsi email yang diketahui adalah sebagai berikut
 Mengirim dan menerima file
email juga bisa mengirimkan file dalam bentuk gambar, dokumen, video atau bentuk file lainnya
pada alamat yang dituju dengan menambahkannya pada lampiran atau attachment yang tersedia
pada email. Biasanya ukuran file yang dikirim memiliki ukuran tertentu dan tidak boleh melebihi
ukuran file maksimal yang telah ditetapkan.

 Mendaftar akun sosial media dan lainnya

Saat ini hampir semua fitur layanan yang tersedia di internet baik jejaring sosial media, online
shopping, game dan lainnya membutuhkan email saat mendaftar dan login pada layanan tersebut.
Biasanya fitur aplikasi tersebut akan meminta verifikasi dari akun email yang didaftarkan dan
juga mengirimkan notifikasi melalui alamat email yang didaftarkan. Email juga merupakan
komponen penting saat Anda akan membuat suatu blog atau website yang adadi internet.

 Sarana Promosi
Saat ini email tidak hanya menjadi sarana pengiriman pesan dan dokumen melainkan juga
menjadi lahan promosi bagi para pebisnis misalnya online store. Saat pengguna mendaftarkan
emailnya pada suatu online store maka secara otomatis alamat email tersebut akan menerima
email promosi dari online store tersebut.

 Mengaktifkan Smartphone
Ponsel atau smartphone khususnya android hanya dapat diaktifkan dengan memasukkan alamat
email terlebih dahulu dan alamat email tersebut biasanya akan tersinkronisasi dalam aplikasi
yang terdapat dalam smartphone tersebut.
Manfaat Email:
 Dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di
seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.
 Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan
sangat cepat.
 Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang pada saat bersamaan.
 Memudahkan komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia
 Fungsi Serta Manfaat Memo
Fungsi memo
yaitu sebagai bentuk komunikasi yang berisi arahan, permintaan, atau keterangan tentang sesuatu
yang harus dilakukan atau diselesaikan dengan segera.

Manfaat memo
yaitu untuk meminta atau memberikan informasi ataupun petunjuk pada seseorang yang
berkompeten.
  Cara Menulis Pesan Email dan Memo
1. Cara Menulis Email
2. Ketahui kepada siapa kamu akan mengirim e-mail
Ketika kamu ingin mengirimkan sebuah e-mail, hal pertama yang harus kamu ketahui adalah
alamat e-mail penerima. Tanpa mengetahui alamat email penerima maka kamu tidak dapat
mengirimkan sebuah email kepada orang tersebut.

Pada baris To diisi dengan alamat e-mail penerima utama. Selanjutnya pada baris Cc diisi
dengan alamat e-mail penerima tembusan/copy e-mail (bagian ini boleh tidak diisi jika kamu
tidak menginginkan orang lain untuk menerima e-mail tersebut) dan pada baris Bcc sama seperti
baris Cc, kamu tidak diwajibkan untuk mengisi baris ini.

 Tulis Subject E-mail

Setelah kamu menuliskan alamat e-mail penerima, langkah selanjutnya adalah menuliskan
Subject/Judul pada e-mail yang akan kamu kirim. Tulislah Subject/Judul email sesuai dengan
tujuan pengiriman e-mail.

Contoh penulisan judul yang salah          Contoh penulisan judul yang benar

Dapat dilihat bahwa gambar diatas adalah contoh undangan untuk hadir pada sebuah acara
seminar. Pada gambar pertama judul e-mail terlihat tidak jelas (tidak tertulis seminar apa yang
dimaksud). Sedangkan pada gambar kedua, judul terlihat lebih lengkap dan jelas (terdapat nama
acara seminar yang dimaksud).

 Tuliskan Salam Pembuka

Sebagai salah satu etika dalam mengirimkan e-mail, ada baiknya e-mail yang kamu akan
kirimkan diawali dengan salam pembuka. Salam pembuka tidak harus formal, hal tersebut
tergantung dengan penerima e-mail.

Contoh salam pembuka formal:

KepadaYth.
Bapak/Ibu Pimpinan HRD
PT. xxxx
Di tempat

Jika kamu memiliki hubungan baik dengan penerima e-mail maka kamu dapat menuliskan salam
pembuka yang tidak formal seperti, ” Dear Mba Ida” atau “Selamat Pagi/Siang/Sore”.

 Menuliskan Tujuan
Tujuannya harus jelas ketika ingin menulis maka harus tahu tujuan yang jelas dan pasti kepada
siapa e-mail tersebut dikirimkan.
Berikut ini contoh pengiriman e-mail yang bertujuan untuk kerjasama perusahaan:

 Tuliskan Salam Penutup

Pada bagian akhir tuliskan salam penutup seperti,  “Hormat Saya”, “Regards”, tergantung
situasinya. Berikut contoh salam penutup formal:

Best Regards,
Arz Lock19
Staf Pusat Karir
Biro xxxx
PT. xxxx
Jl. Xxxx No. xxx
Tlp.021- xxxxx Ext.xxx
Hp. +62xxxxx-xxxxxx
Email. arzlock19@gmail.com
 Bersikap Sopan
Jika kamu berhubungan baik dengan penerima e-mail, kamu dapat menggunakan Bahasa tidak
formal dan singkatan umum. Dan sebaliknya jika kamu ingin mengirim e-mail kepada seseorang
yang belum dikenal baik gunakan Bahasa formal.

 Periksa Gaya Bicara kamu

Pilihan kata-kata, kalimat, tanda baca, dan kapitalisasi yang mudah dimengerti tanpa isyarat
visual dan pendengaran.

kamu dapat melihat pada contoh di bawah ini,

Dear Revi, Sehubungan dengan meeting yang

Dear Revi,   Segera kirimkan laporan dilakukan bersama Kepala Divisi kemarin, Apakah
yang diminta oleh Kepala Divisi atau bisa laporan saya terima hari ini? Karena laporan
saya tidak akan ada materi untuk rapat tersebut akan saya gunakan sebagai materi rapat
besok.   Regards, Hari besok.   Regards, Hari
Pada gambar diatas terlihat Hari mengirimkan sebuah e-mail kepada Revi. Di kotak pertama
kamu mungkin berpikir bahwa Hari merasa frustrasi atau marah, tapi jika kamu lihat pada kolom
selanjutnya ketika gaya penulisan diubah, Hari tidak menunjukan rasa marah.

 Koreksi Tulisan
Saat kamu mengoreksi, perhatikan baik-baik panjang e-mail. Orang lebih cenderung membaca e-
mail singkat daripada yang panjang dan bertele-tele, jadi pastikan tulis e-mail sesingkat
mungkin, tanpa mengecualikan informasi yang ingin disampaikan. Jadi tulislah e-mail secara
singkat, padat dan jelas, Bersikaplah sopan dan selalu mengoreksi apa yang telah kamu tulis
sebelum mengklik tombol “kirim”.

 Cara Penulisan Memo

Untuk mengetahui cara penulisan yang baik langkah pertama kita harus tahu terlebih dahulu
bagian-bagian yang ada di MEMO:

 Alamat yang dituju

 Pengirim Memo
 Perihal Memo
 Tanggal Pengiriman Memo
 Paraf dan nama pengirim
Ciri-ciri yang ada pada Memo terbagi menjadi 2, pertama dari segi bentuk, dan yang kedua dari
segi isi.

 Ciri bentuk
Memo terdiri atas 2 bagian :

 Bagian Kepala Memo

 Bagian isi Memo
 Ciri isi
Untuk menulis isi memo harus menggunakan bahasa yang singkat. Tidak bertele-tele ataupun
dengan kata-kata yang berbasa-basi. Penulis harus langsung menyampaikan pesan yang di
maksud atau perintah dalam kalimat yang singkat, lugas, dan tidak menggunakan kata yang
berulang-ulang.

Fungsi utama e-mail adalah untuk pertukaran pesan dalam organisasi. Komunikasi internal
semacam itu semakin penting sekarang ini. Organisasi mengalami perampingan, rantai
komando yang semakin mendatar, pembentukan tim kerja, dan pemberdayaan pangkat-dan-
arsip karyawan. Dengan diberi lebih banyak wewenang untuk mengambil keputusan,
karyawan menemukan bahwa mereka butuh lebih banyak informasi.
 BAB 7
SURAT RUTIN DAN PESAN BERISI NIAT BAIK

Karakteristik surat baik :

- Isi yang jelas
- Nada yang baik
- Format yang tepat
Menggunakan pola langsung untuk surat rutin :
- Pembukaan : pernyataan yang menyampaikan tujuan dengan segera
- Isi : rincian yang menjelaskan tujuan
- Penutupan : permintaan untuk Tindakan atau kesimpulan yang sopan
Surat permintaan langsung di bagi menjadi 3 :
1. Surat permintaan informasi atau Tindakan
- Buka dengan menyatakaan ide utama
- Jelakan dan berikan alasan permintaan
- Minta Tindakan dalam penutupan
2. Menulis surat pesanan
- Menyampaikan pesanan dan menyebabkan pembelian
- Menyebutkan barang – barang yang diinginkan termasuk kuantitas,deskripsi harga dll
- Menjelaskan metode pembayaraan, memberi tahu kapan barang tersebut akan dikirim,
dan mengeskpresikan apresiasi
3. Menulis surat klaim
- Menjelaskan masalah dengan jelas
- Menjelaskan dan memberikan alasan terhadap permintaan tanpa terdengar maraah atau
emosi
- Menyertakan tanggal akhir dan menjelaskan Tindakan yang diinginkan
Menulis pesan niat baik terdapaat 5 pedoman umum
- Tanpa parih
- Spesifik
- Sungguh – sungguh
- Spontan
- Singkat
Surat balasan langsung :
- Menulissurat untuk memenuhi permintaan
- Menulis surat rekomendasi
- Menulisakan surat untuk mengabulkan klaim dan melakukan penyesuaian
Menulis pesan internasional
- Surat internasional sebaiknya sesuai dengan kebiasaan organisasional ,format,dan budaya
negara penerima
- Selalu pelajari preferensi local sebelum mengirim surat ke luar negri
 BAB 8
PESAN PERSUASIF DAN PENJUALAN
- Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakanaudiens
untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasif yang efektif adalahkemampuan
untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara yang membuat audiens(pembaca atau
pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.Pesan persuasif
umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaanstrategi yang cukup
ketat karena bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderungmempertahankan ide
atau gagasanya.Permintaan pesan persuasif dimulai dengan melakukan analisis
audiens,mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan organisasional
(directatau indirect). Dalam Analisis AudiensPenyampaian pesan-pesan persuasif terbaik
adalah denganmenghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens.
Untukmengakomodasikan perbedaan individual komunikator harus
menganalisisaudiensnya kemudian komunikator harus menyusun suatu pesan yang
dapatmemenuhi kebutuhan audiens. Melalui analisis audiens secara tepat,
penyampaian pesan-pesan persuasive dapat dilakukan secara efektif Dalam Memadukan
Komponen Persuasif PesanPersuasi yang efektif mencakup empat komponen penting,
yaitu menetapkankredibilitas, membuat kerangka dokumentasi audiens, menghubungkan
audiens denganhal-hal yang logis, dan memperkuat posisi komunikator dengan
penggunaan bahasa yang baik dan tepat.
 
- Menyusun Pesan PenjualanKebanyakan surat-surat penjualan (Sales latters) yaitu
memulai denganmenarik perhatian audiens, menumbuhkan minat audiens dengan
menyampaikanapa manfaat terbaik bagi audiens, mengurangi penolakan dan diakhiri
dengansaran tindakan yang diperlukan bagi audiens.

- Menarik PehatianPenulisan surat-surat penjualan pada umumnya dimulai

dengan bagaimana cara menarik perhatian audiens. Para profesional
menggunakan berbagai teknik untuk menarik perhatian audiens. Salah satu teknik yangu
mum digunakan untuk menarik perhatian audiens adalah denganmenggunakan kalimat
tanya pada permulaan paragraf. Di samping itu,
ada beberapa cara lain untuk menarik perhatian audiens, di antaranya adalahdengan
menekankan contoh produk terbaru, memberikan ilustrasi, danmemberikan solusi atas
suatu masalah.
 
Membangun minatPada bagian ini anda perlu menekankan titik penjualan produk kepadaaudiens,
misalnya dengan mengatakan bahwa produk kita harganya relatifmurah, tahan lama, atau tahan
cuaca atas suatu masalah Dalam hal ini,
kita perlu melihat apa yang dilakukan oleh pesaing kita, apa yangmembedakan produk kita
dengan produk pesaing, dan apa yang palingdiminati oleh pembeli potensial. Jawaban atas
berbagai pertanyaantersebut akan membantu kita dalam memilih titik penjualan utama
(centralselling point) ketika membangun pesan-pesan penjualan. Membangunminat audiens
dapat dilakukan dengan menempatkan titik penjualan utamadalam paragraf awal.
 
Mengurangi penolakanUntuk mengurangi penolakan dapat dilakukan dengan
mengimbangi penolakan dengan dengan kesaksian, garansi uang kembali, jaminan yangmenarik,
tawaran mencoba, atau sampel gratis. Bangun kredibilitasdengan hasil test kinerja,
  polling , atau penghargaan. Jika harga bukan fitur
penjualan, sampaikan harga dalam unit kecil, tunjukan harga tersebutsebagai penghematan, atau
beri tahu perbandingan harga dengan pesaing.
 
Memotivasi tindakanSetelah menumbuhkann minat dan hasrat bagi pembaca,
langkah berikutnya adalah bagaimana kita mampu memotivasi tindakan bagi para pembaca. Pilih 
media penyampaian surat penjualan kepada para pembacayang memungkinakan mereka
memberikan tanggapan kepada surattersebut. Cobalah melakukan persuasi kepada pembaca
untuk mengambilsuatu tindakan dengan segera. Yakinkan mereka bahwa apa yangdiharapkan
oleh pembaca dapat anda penuhi dengan segera, seperti pengiriman produk dan jasa yang tepat
waktu dan dalam jumlah.2.7.
 
Mengembangkan Siaran Berita PersuasifSiaran (penyiaran) berita mengumumkan informasi
tentang suatu perusahaankepada media seperti produk baru, fasilitas baru, partisipasi dalam
proyekkemasyaraktan, atau penghargaan yang diberikn atau diterima. Secara alami,
pemilik perusahaan berharap agar berita mengenai perusahaan dipublikasikan dan memberidamp
ak yang baik bagi perusahaan. Tetapi tidak semua berita dapat dimuat ke dalammajalah, surat
kabar maupun siaran televisi karena kurang menarik. Agar siaran beritamenjadi efektif, menarik
dan dibaca sampai selesai berikut saran yang dapat dilakukan :a)
 
Buka dengan penarik perhatian atau ringkasan fakta yang penting. b)
 
Sertakan jawaban atas pertanyaan 5W+1H dalam artikel, tetapi tidaksekaligus dalam kalimat
pertamac)
 
Menarik bagi audiens media yang ditarget dengn cara menekankankeuntungan bagi pembaca
yang ditulis dalam gaya publikasi focus atausiaran berita.d)
 
Sampikan informasi penting terlebih dahulu lalu diikuti dengan
informasi pendukung, agar ide terbaik dapat terbaca dan tidak terabaikan karenasalah
penempatan.e)
 
Buat siaran berita menarik secara visual dan batasi teks sampai satu ataudua halaman spasi ganda
dengan format menarik.
f) Buat berita terlihat dan terdengar bisa dipercaya yaitu dengan tidak adakesalahan penulisan,
kekeliruan ejaan atau tanda baca, dan kesalahanfactual.Bahan terpenting dalam siaran berita,
tentu saja adalah berita karna apabila artiket yanghanya semata-mata menampilkan produk akan
berakhir dalam hasil surat edaran
 BAB 9
PESAN NEGATIF
 BAB 11
LAPORAN DAN PROPOSAL
 BAB 12
KETRAMPILAN BERBICARA