FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

( FMEA )

AKREDITASI KARS 2016

www.rspj.co.id
 REDESIGN ALUR
PELAYANAN FARMASI RAWAT INAP

Tujuan :
Menghindari risiko kesalahan pemberian obat
Mempercepat waktu pelayanan pemberian obat
 LATAR BELAKANG
Tipe insiden
Januari - September 2016
14

4
3
1 1

i i ik n
ka
s uh fu
s a
i Ja
t s k lin ka
ed a n
as
i ela
M Tr r c
i st Ke
in
dm
A
 PENGAMBILAN DATA AWAL
Pelayanan farmasi merupakan wilayah paling berisiko dalam lingkup kegiatan di rumah sakit yang
menunjang mutu sebuah pelayanan kesehatan
Retrospektif (Januari-Februari 2016)
lembar resep/catatan pengobatan di Farmasi rawat inap.
Hasil yang diperoleh :
NO JENIS PENILAIAN JUMLAH KEJADIAN PROSENTASE (%)
1 TIDAK ADA PARAF DOKTER 195 94.80%
2 TIDAK ADA RUTE 189 84.90%

3 TIDAK ADA UMUR/TANGGAL LAHIR 144 73.27%

4 TIDAK ADA JENIS SEDIAAN 100 49.50%

5 TIDAK JELAS NAMA OBAT 85 39.36%
6 TIDAK ADA JUMLAH 42 28.46%
7 TIDAK ADA DOSIS SEDIAAN 38 22.52%
8 TIDAK ADA NAMA DOKTER 33 16.59%
9 TIDAK ADA ATURAN PAKAI 40 14.60%
10 TIDAK ADA TANGGAL RESEP 20 6.93%
11 TIDAK ADA NO REKAM MEDIS 0 0%
12 TIDAK ADA NAMA PASIEN 0 0%
  TIM FMEA

Ketua
Kemala Sari

Anggota

● dr. IhsanWardawati, MKK

● Gusti Wangi Permana Putri, SSi, Apt
● Dini Susanti, SSi, Apt
● dr. Atiek Endah Sri Kardiati
● Achmad Fauzan, SSi
● Ida Susanti, SKep, Ns
ALUR KERJA PELAYANAN FARMASI RAWAT INAP

PROSES
Penulisan di CatatanPengobatan
Penerimaan Catatan Pengobatan dan Penulisan
di Kartu Pengobatan pasien
Verifikasi awal
Proses Penyiapan obat dan pengentry an
Verifikasi akhir
POTENSIAL FAILURE
FAILURE MODE
● Catatan pengobatan sulit dibaca
● Salah menulis identitas pasien
● Tidak menulis identitas pasien
● Identitas pasien tidak lengkap
● Salah menulis nama obat
● Salah menulis dosis obat
● Menulis obat dengan singkatan tidak lazim
● Salah menulis cara pakai
● Salah membaca identitas pasien
● Salah membaca nama obat
● Salah membaca dosis obat
● Salah membaca cara pakai obat
● Tidak melakukan pemeriksaan 7 benar secara lengkap
● Salah mencatat resep di kartu pengobatan pasien baik dosis dan cara pakai
● Salah membaca nama obat yang tertulis dalam kartu pengobatan
● Tidak mengkonfirmasi kepada dokter mengenai obat-obatan yang tidak tersedia atau NDOSP
● Tidak memberikan harga sesuai dengan eselon
● Salah penulisan aturan minum obat
● Salah mengambil obat
● Salah menempel etiket dan pemberian label
● Salah meletakkan obat pada klip plastik pasien
● Salah dalam proses peracikan
● Salah meletakkan obat untuk unit dosis
● Salah meletakkan obat pasien pada kotak per ruangan
● Salah mengentry data
● Tidak meng-entry kedalam komputer
● Tidak memeriksa ulang kesesuaian obat d engan kartu pengobatan
● Tidak memeriksa kesesuaian identitas pasien dengan kartu pengobatan pasien
● Tidak memeriksa ulang kesesuaian obat dengan data yang dientri
 KEMUNGKINAN PENYEBAB KEGAGALAN DI SETIAP ALUR PROSES
PELAYANAN FARMASI RAWAT INAP

POTENTIAL POTENTIAL EFFECT OF

PROCESS/STEP POTENTIAL FAILURE MODE CAUSE/MECHANISM OF FAILURE MODE
FAILURE (CONSEQUENCES)
1. Penulisan Catatan Kegagalan membaca catatan Tulisan dokter yang tidak Kesalahan dalam pemberian
Pengobatan oleh dokter pengobatan jelas obat

Kegagalan penulisan dosis Kurang teliti dokter dan Pemberian obat salah dan
obat di catatan pengobatan beban kerja yang tinggi kegagalan terapi pengobatan

Kegagalan pengisian catatan Dokter belum mengikuti SPO Keterlambatan dalam

pengobatan secara lengkap penulisan dalam Catatan penyiapan obat
pengobatan

2. Penerimaan Catatan Kegagalan dalam membaca Tulisan dokter yang tidak Kesalahan dalam penyiapan
Pengobatan dan penulisan nama obat jelas, petugas yang kurang obat, pasien berpotensi
obat di kartu pengobatan berpengalaman (kompetensi mendapat obat yang tidak
pasien Kegagalan dalam mendeteksi kurang). Kurang teliti. sesuai dengan terapi
cara pakai obat pengobatannya

Kegagalan dalam penulisan

obat di kartu pengobatan
pasien

Kegagalan dalam mendeteksi

jumlah obat

PROCESS/STEP POTENTIAL FAILURE MODE
3. Verifikasi Awal Kegagalan dalam konfirmasi kepada
dokter mengenai obatyang tidak
tersedia dan obat di luar Formularium dokter
Pertamina
Kegagalan membaca nama obat di
kartu pengobatan pasien
Kegagalan memberikan harga sesuai
eselon pasien
4. Proses penyiapan obat Kegagalan dalam mengambil obat
dan pengentrian data
Kegagalan dalam menulis aturan pakai kurang teliti
  Kegagalan meletakkan obat pasien per
ruangan
  Kegagalan meletakkan obat dalam
kantung plastik pasien
  Kegagalan dalam meracik obat
  Kegagalan dalam entri data
  Petugas tidak melakukan entri data
pemakaian
  Kegagalan penempelan etiket dan
pemberian label
POTENTIAL CAUSE/MECHANISM POTENTIAL EFFECT OF FAILURE
OF FAILURE MODE (CONSEQUENCES)
Petugas tidak mengikuti SPO dan Terjadi keterlambatan dalam
kesulitan dalam menghubungi penyiapan obat dan pemberian obat
tidak sesuai dengan terapi
pengobatan
Kompetensi petugas kurang dan Keterlambatan dalam penyiapan obat
tidak mengikuti SPO
Biaya tinggi dan adanya
pengembalian tagihan
Kompetensi petugas kurang,
tulisan terlalu kecil, petugas Kesalahan aturan pakai, terapi
pengobatan tidak sesuai, adanya efek
samping obat, pasien berpotensi
mengalami cedera
   
   
   
Kurang teliti petugas, tulisan tidak
terbaca
Biaya tinggi dan adanya
pengembalian tagihan, pasien
komplain pada saat pembayaran
Beban kerja yang tinggi dan tulisan Selisih inventory dan kerugian
tidak terbaca perusahaan
Kompetensi petugas kurang, Kesalahan aturan pakai, terapi
tulisan terlalu kecil, petugas pengobatan tidak sesuai, adanya efek
kurang teliti samping obat, pasien berpotensi
mengalami cedera
 POTENTIAL
PROCESS/STEP POTENTIAL FAILURE MODE CAUSE/MECHANISM OF POTENTIAL EFFECT OF FAILURE
FAILURE MODE (CONSEQUENCES)

5. Verifikasi Kegagalan pemeriksaan ulang kesuaian Beban kerja yang tinggi dan Kegagalan dalam terapi
Akhir obat dengan kartu pengobatan tulisan tidak terbaca pengobatan, pengembalian
tagihan
Kegagalan pemeriksaan identitas pasien
dengan kartu pengobatan

Kegagalan pemeriksaan ulang

kesesuaian obat dengan yang data yang
dientry

6. Pahan Kegagalan memberikan informasi Petugas kurang teliti dan Kegagalan pengobatan, pasien
kepada perawat pada saat serah terima tidak mengikuti SPO tidak mendapatkan efek obat
yang optimal sehingga
Kegagalan dalam melakukan memperlambat penyembuhan
pemeriksaan 7 benar dengan lengkap atau tidak sembuh

Kegagalan pemberian obat

Kegagalan penyerahan obat ke perawat Kurang teliti petugas dan Kegagalan dalam rencana terapi
beban kerja yang tinggi pengobatan, salah pasien dan
obat tertukar
 RISK PRIORITY NUMBER
POTENTIAL POTENTIAL EFFECT OF
PROCESS/ POTENTIAL FAILURE CAUSE/MECHANISM OF FAILURE MODE SEVE OCCUR DETEC RPN
STEP MODE RITY RENCE TION
FAILURE (CONSEQUENCES)
1. Kegagalan membaca Tulisan dokter yang Kesalahan dalam
Penulisan catatan pengobatan tidak jelas pemberian obat 5 3 5 75
Catatan
Pengobatan Kegagalan penulisan Kurang teliti dokter dan Pemberian obat salah dan
oleh dokter dosis obat di catatan beban kerja yang tinggi kegagalan terapi
pengobatan pengobatan 5 3 4 60

Kegagalan pengisian Dokter belum mengikuti Keterlambatan dalam

catatan pengobatan SPO penulisan dalam penyiapan obat
secara lengkap Catatan pengobatan 4 3 1 12

2. Kegagalan dalam Tulisan dokter yang Kesalahan dalam

Penerimaan membaca nama obat tidak jelas, petugas yang penyiapan obat, pasien 5 3 5 75
Catatan kurang berpengalaman berpotensi mendapat
Pengobatan Kegagalan dalam (kompetensi kurang). obat yang tidak sesuai
dan mendeteksi cara pakai Kurang teliti dengan terapi
obat 5 3 3 45
penulisan pengobatannya
obat di kartu
pengobatan Kegagalan dalam  
pasien penulisan obat di kartu
pengobatan pasien 5 2 3 30

Kegagalan dalam  
mendeteksi jumlah obat 2 1 7 14
 OCCU
POTENTIAL
PROCESS/ POTENTIAL FAILURE MODE CAUSE/MECHANISM POTENTIAL EFFECT OF FAILURE SEVE R DETEC RPN
STEP MODE (CONSEQUENCES) RITY RENC TION
OF FAILURE E
3. Verifikasi Kegagalan dalam konfirmasi kepada Petugas tidak mengikuti SPO Terjadi keterlambatan dalam
Awal dokter mengenai obatyang tidak dan kesulitan dalam penyiapan obat dan pemberian obat
tersedia dan obat di luar menghubungi dokter tidak sesuai dengan terapi 5 4 4 80
Formularium Pertamina pengobatan

Kegagalan membaca nama obat di Kompetensi petugas kurang Keterlambatan dalam penyiapan
kartu pengobatan pasien dan tidak mengikuti SPO obat 5 3 3 45

Kegagalan memberikan harga sesuai Biaya tinggi dan adanya

eselon pasien pengembalian tagihan 3 2 2 12

4. Proses Kegagalan dalam mengambil obat Kompetensi petugas kurang, 5 3 5 75

penyiapan obat tulisan terlalu kecil, petugas Kesalahan aturan pakai, terapi
dan peng entry kurang teliti pengobatan tidak sesuai, adanya
an data Kegagalan dalam menulis aturan 4 3 4 48
pakai efek samping obat, pasien
berpotensi mengalami cedera
  Kegagalan meletakkan obat pasien    
per ruangan 4 3 4 48
  Kegagalan meletakkan obat dalam    
kantung plastik pasien 5 3 3 45
  Kegagalan dalam meracik obat    
3 5 3 45
  Kegagalan dalam entri data Kurang teliti petugas, tulisan
tidak terbaca Biaya tinggi dan adanya 3 5 2 30
pengembalian tagihan, pasien
komplain pada saat pembayaran
  Petugas tidak melakukan entri data Beban kerja yang tinggi dan Selisih inventory dan kerugian
pemakaian tulisan tidak terbaca perusahaan 3 5 2 30
  Kegagalan penempelan etiket dan Kompetensi petugas kurang, Kesalahan aturan pakai, terapi
pemberian label tulisan terlalu kecil, petugas pengobatan tidak sesuai, adanya
kurang teliti efek samping obat, pasien 2 2 2 8
berpotensi mengalami cedera
 PROCESS/ POTENTIAL POTENTIAL EFFECT OF OCCUR DETEC
POTENTIAL FAILURE MODE CAUSE/MECHANI FAILURE MODE SEVERITY RPN
STEP SM OF FAILURE (CONSEQUENCES) RENCE TION
5. Verifikasi Kegagalan pemeriksaan ulang Beban kerja Kegagalan dalam 4 5 2 40
Akhir kesuaian obat dengan kartu yang tinggi dan terapi pengobatan,
pengobatan tulisan tidak pengembalian tagihan
terbaca
Kegagalan pemeriksaan 4 5 2 40
identitas pasien dengan kartu
pengobatan
4 5 2 40
Kegagalan pemeriksaan ulang
kesesuaian obat dengan yang
data yang dientry

6. Penyerahan Kegagalan memberikan Petugas kurang Kegagalan pengobatan 5 3 4 60

informasi kepada perawat teliti dan tidak pasien tidak
pada saat serah terima mengikuti SPO mendapatkan efek
obat yang optimal
sehingga memperlambat 5 3 4 60
Kegagalan dalam melakukan
pemeriksaan 7 benar dengan penyembuhan atau tidak
lengkap sembuh
5 3 4 60
Kegagalan pemberian obat
Kegagalan penyerahan obat Kurang teliti Kegagalan dalam rencana 4 4 3 48
ke perawat petugas dan terapi pengobatan, salah
beban kerja yang pasien dan obat tertukar
tinggi
 KEMUNGKINAN PENYEBAB KEGAGALAN DI SETIAP
ALUR PELAYANAN FARMASI RAWAT INAP
POTENTIAL FAILURE MODE POTENTIAL CAUSE/MECHANISM POTENTIAL EFFECT OF FAILURE MODE SEVERITY OCCUR DETEC RPN
OF FAILURE (CONSEQUENCES) RENCE TION
Kegagalan dalam konfirmasi Petugas tidak mengikuti SPO dan Terjadi keterlambatan dalam penyiapan 5 4 4 80
kepada dokter mengenai obat kesulitan dalam menghubungi obat dan pemberian obat tidak sesuai
yang tidak tersedia dan obat di dokter dengan terapi pengobatan
luar Formularium Pertamina

Kegagalan membaca catatan Tulisan dokter yang tidak jelas Kesalahan dalam pemberian obat 5 3 5 75
pengobatan
Kegagalan dalam membaca Tulisan dokter yang tidak jelas, Kesalahan dalam penyiapan obat, pasien 5 3 5 75
nama obat di kartu pengobatan petugas yang kurang berpotensi mendapat obat yang tidak
berpengalaman (kompetensi sesuai dengan terapi pengobatannya
kurang). Kurang teliti

Kegagalan dalam mengambil Kompetensi petugas kurang, Kesalahan aturan pakai, terapi 5 3 5 75
obat tulisan terlalu kecil, petugas kurang pengobatan tidak sesuai, adanya efek
teliti samping obat, pasien berpotensi
mengalami cedera

Kegagalan penulisan dosis obat Kurang teliti dokter dan beban Pemberian obat salah dan kegagalan 5 3 5 75
di catatan pengobatan kerja yang tinggi terapi pengobatan

Kegagalan memberikan
informasi kepada perawat pada mengikuti SPO
saat serah terima
Kegagalan dalam melakukan
pemeriksaan 7 benar dengan
lengkap
Kegagalan pemberian obat
Petugas kurang teliti dan tidak
Petugas kurang teliti dan tidak
mengikuti SPO
Petugas kurang teliti dan tidak
mengikuti SPO
Kegagalan pengobatan, pasien tidak 5 3 4 60
mendapatkan efek obat yang optimal
sehingga memperlambat penyembuhan
atau tidak sembuh
Kegagalan pengobatan, pasien tidak 5 3 4 60
mendapatkan efek obat yang optimal
sehingga memperlambat penyembuhan
atau tidak sembuh
Kegagalan pengobatan, pasien tidak 5 3 4 60
mendapatkan efek obat yang optimal
sehingga memperlambat penyembuhan
atau tidak sembuh
FISH BONE
 REDESIGN ALUR PELAYANAN FARMASI RAWAT INAP
SETELAH FMEA

1.PENERIMAAN DAN VERIFIKASI AWAL

CATATAN
PENGOBATAN (CP)

Menulis CP di Kartu Pengobatan Pasien

PENERIMAAN CP
dan Catatan Pemberian Obat

Memeriksa Kelengkapan CP
dengan 7 benar

Benar pasien T
Benar obat LENGKAP Konfirmasi ke dokter yang
Benar dosis & JELAS bersangkutan
Benar waktu
pemberian
Benar cara
pemberian Y
LENGKAP Mengisi Checklist
Benar dokumen & JELAS kelengkapan 7 benar
Benar informasi
2. PROSES DISPENSING dan PENGENTRY-AN DATA

Kartu Pengobatan Pasien

Penulisan etiket

PENYIAPAN OBAT SECARA UNIT

DOSIS

Memeriksa kembali
PENGEMASAN (diletakkan di Mengisi Checklist
kesesuaian obat dengan
trolley pasien) kelengkapan 7 benar
kartu pengobatan

PENGENTRY-AN DATA OBAT KE

KOMPUTER
3. VERIFIKASI AKHIR dan PENYERAHAN OBAT

VERIFIKASI AKHIR
( kartu pengobatan dengan data
yang telah dientri )

Pemeriksaan terakhir oleh

Mengisi checklist
petugas layanan farmasi yang lain
kelengkapan 7 benar
dengan 7 benar

Penyerahan obat kepada perawat

dengan 7 benar
( tandatangan Farmasi &
Perawat )

Memberikan informasi
 RENCANA TINDAK LANJUT dan
JANGKA WAKTU PELAKSANAANNYA

RENCANA TINDAK LANJUT (RTL) OUTCOME WAKTU PJ

Dokter harus bersedia dihubungi setiap saat Pelayanan pemberian obat menjadi lancar   Wadir Medis dan Ka IFRS
Dokter jaga diberi wewenang untuk memberikan
persetujuan dalam hal kekosongan obat dan di luar Pelayanan pemberian obat menjadi lancar APRIL 2016 Wadir Medis dan Ka IFRS
Formularium
Membuat permintaan untuk adanya akses telpon Ada satu pesawat telpon atau pin akses yang dapat
APRIL 2016 Wadir Medis dan Ka TI
langsung ke dokter digunakan untuk menghubungi dokter
Dilakukan sosialisasi kembali SPO Konfirmasi kepada
Jadwal Review SPO 1 tahun sekali Ka IFRS
Dokter
Tersedia daftar standarisasi buku singkatan RSPJ di MEI 2016 Ka IFRS dan Ka Ruangan
ruangan
Dokter menulis dengan jelas, tanpa singkatan Disosialisasikan kembali kebijakan penulisan resep APRIL 2016 Ka IFRS

Catatan Pengobatan dapat dibaca dan lengkap   Ka IFRS

Adanya SPO Konfirmasi dan menulis bukti di lembar
Petugas layanan farmasi harus konfirmasi kepada dokter Kartu pengobatan bahwa telah menghubungi Ka IFRS & Pws Farmasi
MEI 2016
yang bersangkutan dokter Rawat Inap

Mengatur waktu setiap proses pelayanan yang meliputi

Adanya checklist pada setiap proses yang telah Ka IFRS & Pws Farmasi
penerimaan, pencatatan, penyiapan obat,penyerahan dilakukan atau paraf petugas APRIL 2016 Rawat Inap
dan pengentrian data
Petugas layanan farmasi harus teliti dalam membaca Petugas harus mengikuti SPO yang ada APRIL 2016 Ka IFRS & Pws Farmasi
catatan pengobatan Rawat Inap
Perawat ruangan selalu mengingatkan dokter untuk
menulis catatan pengobatan dengan lengkap Catatan pengobatan lengkap   DPJP

Tersedianya buku Formularium RSPJ di ruangan dan

Menyediakan buku pedoman obat/dosis MIMS MEI 2016 Ka IFRS dan Ka Ruangan

Tersedia daftar standarisasi buku singkatan RSPJ di

Petugas menulis dengan jelas, tanpa singkatan JUNI 2016 Ka Farmasi
ruangan
Petugas layanan farmasi harus memeriksa kembali Ka Farmasi dan Pws
Pelayanan penyiapan obat menjadi lebih cepat  
Catatan Pengobatan Farmasi Rawat Inap
 RENCANA TINDAK LANJUT (RTL) OUTCOME WAKTU PJ
Petugas layanan farmasi harus melakukan SPO Dispensing Perbekalan Farmasi di APRIL 2016 Ka IFRS
konfirmasi terhadap ketidakjelasan dalam penulisan rawat inap secara unit dosis
katu pengobatan

Mengatur letak kotak obat dan diberi label secara Obat tertata dengan rapih dan mudah Ka IFRS dan Pws
rapi dan jelas dalam pengambilan JUNI 2016 Rawat Inap
Obat-obatan NORUM diletakkan di Ka IFRS dan Pws
Dilakukan pemisahan dan pemberian label "LASA" lemari terpisah JUNI 2016 Rawat Inap

Obat-obatan sisa per tablet diberikan Pws Farmasi Rawat

Pemberian nama obat di wadah/plastik obat nama MEI 2016 Inap
Mengadakan alat bantu untuk mengidentifikasi Software mengenai interaksi obat MEI 2016 Ka IFRS
interaksi obat (software komputer)

Pelatihan software interaksi obat MEI 2016

Melakukan sosialisasi program komputer tersebut Ka IFRS dan Pws
kepada petugas layanan farmasi Rawat Inap
Tersedianya MIMS dan Formularium JUNI 2016
Mengadakan buku sebagai pedoman dalam RSPJ Ka IFRS dan Pws
memberikan informasi obat Rawat Inap
Sosialisasi SPO yang berkaitan dengan pemeriksaan Dilakukan review SPO 1 tahun sekali Ka IFRS
7 benar

Membuat checklist 7 benar Checklist 7 benar di farmasi rawat inap APRIL 2016 Ka IFRS

Menekankan pentingnya melakukan semua langkah Dilakukan review SPO 1 tahun sekali Ka IFRS
sesuai prosedur (review SP secara berkala)

Menekankan pentingnya melakukan semua langkah Dilakukan review SPO 1 tahun sekali Ka IFRS
sesuai prosedur (review SP secara berkala)
 PRA DAN POST FMEA

Grafik Penilaian Medication Error Setelah dilakukan FMEA

terhadap ketidaklengkapan Resep / CP

Penilaian Medication Error terhadap Penilaian Medication Error terhadap ketidak-

ketidaklengkapan resep/CP lengkapan resep/CP
90.00%
100.00%
90.00% 80.00%
80.00% 70.00%
70.00% 60.00%
60.00% 50.00%
50.00% 40.00%
40.00%
30.00%
30.00%
20.00% 20.00%
10.00% 10.00%
0.00% 0.00%
JAN-FEB APRIL MEI JUNI JULI AGUST SEPT

tdk ada paraf dokter tdk ada rute tdk ada paraf dokter tdk ada rute
tdk ada umur tdk ada jenis sediaan tdk ada umur tdk ada jenis sediaan
tdk jelas nama obat tdk ada jumlah tdk jelas nama obat tdk ada jumlah
tdk ada dosis sediaan tdk ada nama dokter tdk ada dosis sediaan tdk ada nama dokter
tdk ada aturan pakai tdk ada tanggal resep tdk ada aturan pakai tdk ada tanggal resep
PELATIHAN CATATAN PENGOBATAN
 KARTU PENGOBATAN

SEBELUM SESUDAH
 CATATAN PENGOBATAN
CP SEBELUM IKUT PELATIHAN CP SESUDAH IKUT PELATIHAN
CATATAN PENGOBATAN YANG BENAR
Terima Kasih