Intensive Course

Human Resources Development

Management

Performance Management
Performance Planning & Review
Untuk Managerial Staff

Delivered by :
Asfar Arief MBA
Senior Practitioner & HRDM Consultant
Istilah-istilah
Performance Management
 Workplace Assessment
 Performance Assessment
 Performance Appraisal
 Performance Evaluation
 Performance Review
 Etc.

2
Tujuan utama dari Performance
Management

1. Membantu perusahaan mencapai tujuan-

tujuan usahanya (business objectives),
2. Mendorong para karyawan memaksimalkan
kemampuan dan prestasi kerja mereka.

3
Bagi perusahaan Performance Management
bermanfaat untuk :

 Mengetahui kualitas dari para karyawan masing-

masing.
 Meningkatkan kualitas dari kinerja karyawan pada
posisinya sekarang.
 Mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dan paling
baik untuk mengisi jabatan yang ada.

4
Bagi karyawan perlunya
Performance Management adalah untuk :
 Mengetahui apa saja yang diharapkan oleh perusahaan
dari mereka.
 Mengetahui umpan balik dari prestasi kerja yang telah
mereka lakukan.
 Memberi pengertian dan kesempatan kepada mereka
untuk meningkatkan prestasi kerja mereka dikemudian
hari.
 Memberikan kesempatan bagi mereka untuk
mengembangkan pengetahuan dan keterampilan dalam
karir mereka selanjutnya.

5
Bagi karyawan perlunya Performance
Management adalah untuk : (lanjutan)

 Peninjauan prestasi kerja sedikitnya dilakukan sekali

dalam 6 bulan dan pada saat itu setiap prestasi kerja
segera dapat dikaji ulang dan kemungkinan-
kemungkinan lain dapat dibicarakan bersama.
 Peninjauan tahunan dilakukan pada setiap hari
masuk karyawan (anniversary date).
 Untuk memudahkan, banyak perusahaan melakukan
performance review secara serentak, tidak
berdasarkan anniversary date.
 Peninjauan ini dimaksud untuk menilai sejauh mana
sasaran telah tercapai oleh masing-masing karyawan
dalam pekerjaannya.
6
Performance Management pada
prinsipnya menyangkut hal-hal berikut :
 Mengidentifikasi serta menyepakati job purpose
masing-masing, key result area, objective
statement dan competency levels.
 Action plan (performance agreement) dimana
ditentukan juga sasaran-sasaran yang hendak
dicapai pada periode tertentu.
 Rencana pengembangan karyawan ybs. terutama
untuk bidang-bidang yang kritis.
 Kesempatan untuk mendiskusikan rencana-
rencana, harapan dan aspirasi karyawan, serta
kemungkinan lain dikemudian hari.

7
Dalam pelaksanaan Performance Planning &
Review haruslah diingat bahwa :

 Performance Review harus berupa “open system”. Percuma

dilakukan kalau tidak terbuka.
 Para Manager atau Supervisor mempunyai tanggung jawab
untuk memberikan informasi atau umpan balik kepada
masing-masing bawahannya mengenai tugas-tugas yang
dilakukan.
 Diskusi yang dilakukan bertujuan untuk membantu karyawan
menciptakan “job effectiveness” yang dapat dilihat dari
sejauh mana karyawan berhasil dalam “key result areas”.
 Situasi yang tidak diperkirakan juga perlu diperhatikan.

8
Bandingkan antara open system dengan
close system :
System Close System Open System

Proses  Tidak melibatkan  Melibatkan bawahan

bawahan
Hasil akhir  Hanya diketahui atasan  Diketahui atasan dan bawahan.

Dasar  Atasan lebih tahu.  Perlu keterbukaan.

pemikiran Bawahan dianggap tidak
perlu tahu.
Segi positive  Waktu pelaksanaan  Hasil penilaian dianggap lebih objective
cepat. oleh bawahan.
 Tidak menimbulkan  Bawahan lebih termotivasi.
pertentangan langsung.  Atasan dapat umpan balik

Segi negative  Bawahan merasa  Membutuhkan syarat :

diperlakukan dengan
tidak adil.
 Dapat menimbulkan
dugaan keliru.
 Jumlah bawahan sedikit.
 Bawahan dapat berfikir logis.
 Supervisor dapat mengendalikan
interaksi.
 Jika tidak ada tindak lanjut, bawahan
akan merasa frustrasi.
Tujuan Performance Planning & Review
tahunan
 Untuk membekali karyawan dengan cara mengadakan jadwal
diskusi mengenai sasaran pada tahun berselang dan untuk
tahun mendatang.
 Mengumpulkan semua pembicaraan yang telah dilakukan
selama setahun berjalan.
 Membantu karyawan sasaran yang realistik dan menantang.
 Membantu dalam hal pengembangan pengetahuan dan
keterampilan karyawan.
 Membahas “strength” tertentu yang dimiliki karyawan.

10
Penjelasan

 Faktor Penilaian Prestasi Kerja (PPK) - bersifat

umum
 Fungsi Management & Managerial skill
 Fungsi-fungsi di perusahaan
 Goals (objective targets)
 Formulir Performance Planning & Review
 Petunjuk Pelaksanaan PPR

11
Faktor Penilaian Prestasi Kerja (PPK) –
bersifat umum
1. Kordinasi dan kepemimpinan
2. Pengetahuan atas pekerjaan
3. Kuantitas pekerjaan
4. Kualitas pekerjaan
5. Hubungan dan kerja sama
6. Inisiatif / Prakarsa
7. Pendelegasian dan kontrol
8. Kepatuhan dan disiplin kerja
9. Pembinaan bawahan dan tanggung jawab
10. Kehadiran kerja
11. Loyalitas
12. Perencanaan & kontrol
13. Semangat kerja
14. Ketaatan pada atasan
15. Keselamatan kerja
16. Dan lain-lain
12
5 Fungsi Management

 Planning - Perencanaan
 Staffing - Menyediakan Tenaga Kerja
 Organizing - Mengorganisir
 Directing - Mengarahkan
 Controlling - Mengawasi

13
Piramid Management

TOP
MANAGEMENT

MIDDLE
MANAGEMENT

LOW
MANAGEMENT

14
Managerial Skill

Top
Management Ke
ah
(Co lian
nc K
Ke e p on s
ah tua ep
li a l S t ua
n k il l
Middle Re Inte l)
Management lat r ak
Ke i o n si
Te ah s S (H
kn
is
lia
n
kill) uma
(Te n
Sk ch
ill) nic
Low al
Management
7M

 Man
 Money
 Material
 Machine
 Method
 Market
 Measurement

16
Tujuan PPR

Untuk memudahkan pihak line management

dan staff (level managerial) yang
bersangkutan memanage prestasi kerja sesuai
dengan tanggung jawab
masing-masing.

17
Bagian 1

Identifikasi, data staff yang dinilai (appraisee),

antara lain :

 Nama
 NIK
 Atasan langsung, nama dan jabatannya
 Periode penilaian ini dilakukan
 Department dan cost center (kalau ada)

18
Bagian 2

Target pekerjaan yang telah disepakati

sebelumnya dan rating prestasi kerja sekarang :
 KRA (Key Result Area) & objective target: area
(bidang) yang disepakati untuk di-evaluasi dimana
objective target telah ditentukan. Setiap KRA
dibagi dalam beberapa target.
 W (Weight) ; setiap objective diberi bobot
 R (Rating) ; 5 (lima) kategori

19
Key Result Area – S M A R T

o Specific - spesifik / khas

o Measurable - dapat diukur
o Achievable - dapat dicapai
o Reasonable - masuk akal
o Time bound - terencana dengan patokan waktu

20
Rating
5 : Baik sekali & sangat memuaskan, selalu berhasil
melampaui target yang telah disepakati, paling
tidak 120% dari target tersebut.
4 : Prestasi kerja telah mencapai target dan kadang
kadang mencapai melebihi target yang telah
disepakati. Kelebihan mencapai target sedikitnya
110% dari target.
3 : Prestasi kerja hanya mencapai target yang telah
ditentukan bersama, yaitu 100% tidak lebih.
2 : Prestasi kerja tidak mencapai target. Secara umum
prestasi kerja hanya mencapai 90% dari target.
1 : Tidak mampu mencapai target sama sekali.
21
Performance Rating

Tuliskan Performance Rating yang dicapai oleh

appraisee menurut daftar ini :
A = Jumlah score antara 451 - 500
B = Jumlah score antara 401 – 450
C = Jumlah score antara 301 – 400
D = Jumlah score antara 201 – 300
E = Jumlah score antara 100 – 200

22
Bagian 3

Profil Kompetensi Dan Persyaratan

Pada Jabatan Sekarang ;
 Pada tahapan ini diminta agar appraiser
mencantumkan dan menggambarkan profil
kompentensi appraisee.
 Bagian ini akan menganalisa dan memberikan
gambaran mengenai skill serta kompentensi
appraisee dalam pekerjaan.

23
Rating Kompetensi

1 = Tidak mempunyai kompetensi apapun

2 = Memiliki sebagian
3 = Memiliki sebagaimana yang diminta
4 = Melebihi dari yang diminta
5 = Jauh diatas yang diminta

24
Bagian 4

Jenjang dan rencana karir dimasa mendatang ;

Pada tahapan ini ditampilkan jenjang karir

appraisee dimasa mendatang, juga identifikasi
pengganti appraisee.

25
Bagian 5

Perencanaan Pelatihan dan Pengembangan ;

 Pada tahapan ini berdasarkan objectives
yang ditargetkan, gap yang ada, dan jenjang
karir dimasa mendatang, dituliskan
kebutuhan training yang diperlukan bagi
appraisee.

26
Bagian 6

Objectives Yang Direncanakan Untuk Tahun

Depan ;
Menutup rangkaian penilaian prestasi kerja untuk
managerial staff ini, sekaligus ditentukan
objectives untuk tahun depan. Appraiser dan
Appraisee secara bersama-sama duduk berdua
mendiskusikan objectives tahun depan dengan
tetap berpedoman pada konsep SMART.

27
Bagian 7

Persetujuan ;
  Keduanya menandatangani formulir PPK ini
dan atasan Appraiser ikut memberikan
pendapat dan komentarnya

28
Action Plan

o Mengedarkan formulir isian goals (objective

targets) kepada seluruh Manager &
Supervisor
o Menyiapkan & membagikan formulir PPR
o Melaksanakan PPR
o Mengumpulkan hasil PPR
o Merekap hasil PPR
o Menyampaikan rekap dan laporan serta
rekomendasi kepada President Director

29
 PETUNJUK PELAKSANAAN
Penilaian Prestasi Kerja
Untuk
Supervisory & Managerial Staff
PERFORMANCE PLANNING & REVIEW
(Perencanaan & Penilaian Prestasi Kerja)

30
Pendahuluan
Banyak cara untuk melaksanakan Performance Planning &
Review (PPR) individual bagi Managerial staff. Tapi banyak
perusahaan yang tidak melakukannya sehingga kinerja dari
masing-masing Manager tidak dapat diukur dan diketahui.
Keengganan melakukan PPR ini telah berakibat tidak
terkontrolnya prestasi kerja para Manager dan selalu akan
berakibat menurunnya kinerja perusahaan dalam berbagai
aspek.
Setiap penilaian prestasi kerja khususnya untuk level Managerial
haruslah berisikan objective measurement dari setiap
individu.

31
Penilaian prestasi kerja ini
dibuat untuk :

Memudahkan pihak line management dan staff yang

bersangkutan me-manage prestasi kerja sesuai dengan
tanggung jawab masing-masing. Untuk melaksanakannya
diperlukan perencanaan, penjelasan serta monitoring
prestasi kerja staff yang bersangkutan serta melakukan
evaluasi secara berkesinabungan.
 
Bagi yang baru mengenal sistim PPR ini akan merasakan
sedikit kesulitan, tapi apabila sudah terbiasa, malah akan
menggunakan sistim PPR secara effective untuk
meningkatkan performance departmentnya dan
performance perusahaan secara keseluruhan.

32
Untuk penilaian prestasi kerja staff
Managerial ini, diperlukan :
 Target / Objectives
Harus jelas dan disetujui bersama oleh staff dan atasannya.
Target yang ditetapkan bersama itu menjadi target yang
harus dicapai pada akhir periode penilaian. Atasan perlu
menjelaskan mengenai target yang hendak dicapai pada
suatu periode penilaian. Penjelasan itu akan memudahkan
staff ybs. untuk melaksanakan tugasnya sesuai dengan
parameter yang akan mengukur keberhasilannya. Secara
umum target individual haruslah sejalan dengan target
atasannya dan target perusahaan secara menyeluruh.

33
Perlu diingat, target harus SMART
yang berarti :
Specific - spesifik / khas
Measurable - dapat diukur
Achievable - dapat dicapai
Reasonable - masuk akal
Time bound - terencana dengan patokan waktu
 

34
Performance Planning & Review
Discussion
 Staff dan atasan akan menentukan waktu yang
cocok untuk mendiskusikan mengenai PPR ini. Hal
ini tidak bisa dilakukan secara sekaligus, tapi
secara berkelanjutan sesuai dengan keperluan.
 Sebagai PPR interim dilakukan pada pertengahan
tahun dan PPR yang sebenarnya dilakukan pada
akhir tahun, yaitu pada bulan Desember dengan
persiapan sebelumnya.
 Perlu diingat, diskusi harus dilaksanakan dalam
suasana yang santai tapi serius sehingga tercipta
komunikasi dua arah yang effective.

35
Beberapa tips sebelum melakukan
diskusi

 Cari waktu yang cocok

 Buatlah janji untuk pertemuan terlebih dahulu.
 Jangan lakukan secara mendadak.
 Rencanakan secara matang bagaimana anda
akan mendiskusikan hal ini.
 

36
Panduan Untuk Penilai

 Sebelum melakukan Performance Planning

& Review, perlu dimengerti terlebih dahulu
bahwa review ini terdiri atas 7 bagian
sebagaimana terdapat pada formulir yang
digunakan.

37
Ke 7 bagian itu adalah sebagai berikut :

1. Identifikasi, Data Staff Yang Dinilai (Pemegang

Jabatan / Appraisee) :
- Nama
- NIK
- Atasan langsung, nama dan jabatannya
- Periode waktu dari penilaian ini dilakukan
- Department dan Direktorat
2. Target Pekerjaan Yang Telah Disepakati
Sebelumnya Dan Rating Prestasi Kerja
Sekarang ;

38
Formulir yang akan dipakai berisikan tabel dengan 6
(enam) kolom sebagaimana formulir terlampir,
mengenai hal-hal berikut :
 KRA (Key Result Area) & objective / target ;
KRA adalah area (bidang) yang disepakati untuk dievaluasi
dimana objective / target telah ditentukan. Tergantung
kepada fungsi masing-masing, biasanya KRA tersebut
menyangkut finance, individual, bawahan. Setiap KRA
dibagi dalam beberapa target.
 W (Weight) ;
Masing-masing KRA diberi weight (bobot) yang berbeda satu
sama lain. Appraiser dan Appraisee bersama-sama
menentukan nilai bobot masing-masing KRA. Total weight
pasti 100%.

39
R (Rating) ;
Dalam memberikan rating kepada setiap KRA, Appraiser
akan berdasarkan kepada prestasi kerja yang sesungguhnya.
Rating terdiri dari 5 (lima) kategori, yaitu :

5. Baik sekali & sangat memuaskan, selalu berhasil

melampaui target yang telah disepakati, paling tidak
120% dari target tersebut.
6. Prestasi kerja telah mencapai target dan kadang-kadang
melebihi target yang telah disepakati. Kelebihan
mencapai sedikitnya 110% dari target.
7. Prestasi kerja hanya mencapai target yang telah
ditentukan bersama, yaitu 100% tidak lebih.
8. Prestasi kerja tidak mencapai target. Secara umum
prestasi kerja hanya mencapai 90% dari target.
9. Tidak mampu mencapai target sama sekali.

40
S (Score) ;

 Perkalian antara weight dan rating akan

mendapatkan score untuk satu KRA.

41
Achievement & Keterangan

 Tuliskan uraian ringkas untuk setiap objective.

 Menuliskan achievement haruslah berdasarkan
data yang ada, sebagaimana yang telah
ditargetkan semula.
 Appraisee tentu saja dapat menjelaskan
mengapa sesuatu target tidak tercapai.

42
Total scores

 Total score adalah jumlah dari score

semua objectives.  

43
Performance rating

Tuliskan Performance Rating yang dicapai oleh

Appraisee menurut daftar ini :

A = Jumlah score antara 451 - 500

B = Jumlah score antara 401 – 450
C = Jumlah score antara 301 – 400
D = Jumlah score antara 201 – 300
E = Jumlah score antara 100 – 200
 

44
Factor penilaian khusus

 Berikan keterangan singkat sebagai

pertimbangan dalam penilaian apabila
ada alasan atau faktor khusus dalam
mencapai objectives yang telah
disepakati. 

45
3. Profil Kompetensi Dan Persyaratan
Pada Jabatan Sekarang

Pada tahapan ini diminta agar Appraiser

mencantumkan dan menggambarkan profil
kompentensi Appraisee. Bagian ini akan
menganalisa dan memberikan gambaran
mengenai skill serta kompentensi
Appraisee dalam pekerjaan.
 

46
4. Jenjang Dan Rencana Karir Dimasa
Mendatang

 Pada tahapan ini ditampilkan jenjang

karir Appraisee dimasa mendatang, juga
identifikasi pengganti Appraisee.

47
5. Perencanaan Pelatihan Dan
Pengembangan

 Pada tahapan ini berdasarkan objectives

yang ditargetkan, gap yang ada, dan
jenjang karir dimasa mendatang,
dituliskan kebutuhan training yang
diperlukan bagi Appraisee.

48
6. Objectives Yang Direncanakan
Untuk Tahun Depan

 Menutup rangkaian penilaian prestasi

kerja untuk Managerial staff ini,
sekaligus ditentukan objectives untuk
tahun depan. Appraiser dan Appraisee
secara bersama-sama duduk berdua
mendiskusikan objectives tahun depan
dengan tetap berpedoman pada konsep
SMART.

49
7. Persetujuan
 Keduanya menandatangani formulir PPK
ini dan atasan Appraiser ikut
memberikan pendapat dan
komentarnya.

50
 PERFORMANCE PLANNING & REVIEW
(Perencanaan & Penilaian Prestasi Kerja) Contoh
Nama Department &
Direktorat
NIK Nama & Jabatan
Penilai
Mulai Kerja
Jabatan Periode Penilaian s/d.

PERENCANAAN & PENILAIAN PRESTASI KERJA SEKARANG

KEY RESULT AREA & TARGET YANG INGIN B R S PENCAPAIAN DAN
DICAPAI Bobot Rating Score PENJELASAN
Key Result Area (KRA) dan target prestasi kerja ini harus disetujui bersama terlebih dulu (secara
tertulis) antara atasan dan managerial staff yang bersangkutan.
KRA 1

KRA 2

KRA 3

KRA 4

KRA 5

KRA 6

KRA 7

KRA 8

KRA 9

KRA 10

TOTAL SCORE PERFORMANCE

100
RATING =
RATA-RATA PERFORMANCE SCORE =
(JUMLAH SCORE / 500)
FAKTOR KHUSUS YANG DIJADIKAN PERTIMBANGAN

Tandatangan Pemegang Jabatan & Tanggal : ______________________

Tandatangan Atasan & Tanggal : ______________________

 PROFIL KOMPETENSI DAN PERSYARATAN DI JABATAN SEKARANG

No. Managerial, Professional & Dibutuhkan untuk Nilai yang Rencana untuk
Contoh
Leadership Skill jabatan sekarang diberikan kepada mengisi gap yang
pemegang ada
jabatan
1 Customer Focus & Service 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Quality – Kepuasan
pelanggan & mutu pelayanan
2 Management, Leadership & 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Supervisory – Kepemimpinan
3 Decision Making Process – 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Pengambilan keputusan
4 Team Work Building – 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Kerjasama Kelompok
5 Adaptability - Kemampuan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
beradaptasi
6 Planning & Delegating – 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Perencanaan & pendelegasian
7 Rational Decision Making – 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Pengambilan Keputusan yang
tepat
8 Effective Communication – 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Komunikasi yang effective
9 People Development – 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Pengembangan bawahan
10 Work Discipline – Disiplin 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Kerja
11 Initiative – Prakarsa 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

12 Responsibility – Tanggung 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
jawab
13 Cost Consciousness - Perilaku 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
sadar biaya dan menciptakan
profit
14 Business Presentation Skill – 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Teknik presentasi
15 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

16 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

17 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

18 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

10 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

11 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

12 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
 TECHNICAL SKILLS (KETERAMPILAN TEKNIS)
(Tuliskan semua technical skill yang diperlukan untuk jabatan ini) Contoh
No. Jenis skill yang Dibutuhkan untuk Nilai yang diberikan Rencana untuk
Diperlukan jabatan sekarang kepada pemegang mengisi gap yang
jabatan ada
1 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

2 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

3 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

6 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

7 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

8 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

9 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

10 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

11 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

12 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

13 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

14 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

15 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
 JENJANG DAN RENCANA KARIR
DIMASA MENDATANG

Karir dan jabatan lain yang mungkin bisa
di-isi oleh pemegang jabatan dimasa
mendatang – Buat ringkasan mengenai minat
yang diperlihatkan oleh pemegang jabatan
dan beri komentar oleh Appraiser)
Identifikasi pengganti (succession plan) - Contoh
Buatlah beberapa catatan mengenai kemungkinan
pengganti dan tuliskan rencana kerja.

RENCANA TRAINING & PENGEMBANGAN

Buatlah rencana training & pengembangan yang dibutuhkan berdasarkan target, gap yang terlihat
pada PROFIL KOMPETENSI DAN PERSYARATAN JABATAN.

Keterangan –
In House /
No. Judul Pelatihan  Hari Sebutkan nama Lembaga Pelatihan
Public Training
/ Provider yang diketahui
 Selamat Datang di Dunia
Human Resources Management
&
Semoga Menjadi
Professional HR Manager

55