TATA LAKSANA

GUDANG
Pergudangan

Suatu areal / lokasi / tempat yang terbuka atau

tertutup dan diperlukan untuk menyimpan
material. Didalamnya terdapat kegiatan
administrasi serta tenaga kerja untuk melakukan
kegiatan- kegiatan tersebut yang merupakan titik
awal didalam pengelolaan, pengendalian, dan
transaksi material persediaan.

Strictly Confidential 2
Manajemen Pergudangan

 Penerimaan
 Penyimpanan
 Perawatan
 Pengamanan
 pemindahan/mutasi
 pengendalian
 pengeluaran
 pengembalian
 stock opname.

Strictly Confidential 3
 Fungsi Pergudangan

 Melakukan tata usaha (administrasi) atas material yang masuk dan

keluar gudang.
 Melakukan penyimpanan material secara teratur dan tertib, sehingga
material terhindar dari kerusakan/kehilangan dan dapat dengan cepat
memberikan pelayanan.
 Melakukan perawatan atas material selama penyimpanan, mengatur
dan memelihara tempat penyimpanan material.
 Merencanakan tempat yang memenuhi syarat untuk material yang
belum mendapat tempat yang semestinya, dan material yang
direncanakan akan diterima.
 Mengadakan pencatatan material.
Strictly Confidential 4
Jenis Gudang

1. Gudang tertutup penuh/setengah tertutup-lingkungan tidak terkendali

2. Gudang tertutup penuh-lingkungan terkendali
3. Gudang Tahan Api
4. Gudang Bahan Peledak
5. Gudang Bahan Bakar
6. Daerah Penyimpanan Terbuka

Strictly Confidential 5
FASILITAS GUDANG

 Fasilitas dan Prasarana Pendukung

 Ruang Penerimaan Barang (Import Area)
 Ruangan Pengeluaran Barang (Export Area)
 Sarana Sistem Informasi Terpadu (SIT)
 Rak
 Bantalan/Ganjal
 Pengikat
 Pallet
 Alat bantu teknik Gudang, dll

Strictly Confidential 6
Pengamanan, Keselamatan dan Kenyamanan

Keselamatan Gudang
Mencakup tindakan pencegahan dan pengawasan
terhadap:

1) Pergerakan kendaraan
2) Peralatan penanganan material
3) Tata laksana kerja gudang

Strictly Confidential 7
Keamanan Gudang
Meliputi pencegahan dan peringatan thd:
1) Pencurian (pagar, pengawasan keluar-masuk, kamera, lampu
sorot, ruang penyimpanan khusus, dll)
2) Kebakaran (ventilasi, alat pemadam kebakaran, pergudangan
khusus/terpisah ut barang-barang yg mudah terbakar)

Strictly Confidential 8
Pergerakan kendaraan

 Manuver kendaraan besar hanya boleh dilakukan dg bimbingan staf

gudang.
 Pembatasan jumlah kendaraan yg masuk
 Tanda-tanda yg jelas
 Sistem lalu lintas satu arah
 Batas kecepatan
 Larangan masuk ke daerah tertentu
 Jalan akses yg memadai
 Cermin cembung di pojok-pojok

Strictly Confidential 9
Praktek pelaksanaan pekerjaan gudang

 Prosedur penumpukan yg benar

 Penggunaan peralatan yg tepat
 Penggunaan pakaian pelindung, sarung tangan, masker, sepatu,
helm
 Berhati-hati dalam menggunakan tangga
 Penggunaan label yg diperlukan, mis: handle with care, this side
up, dsb

Strictly Confidential 10
LAYOUT PENYIMPANAN GUDANG

Strictly Confidential 11
 LAYOUT PENYIMPANAN GUDANG (2)
• Similarity

Strictly Confidential 12
 LAYOUT PENYIMPANAN GUDANG (3)
• Ukuran

Strictly Confidential 13
LAYOUT PENYIMPANAN GUDANG (4)
1. Besar ukuran dari masing-masing barang yang hendak disimpan. Semakin besar ukuran
barang akan memerlukan ruang yang sangat besar.
2. Waktu tenggang (lead time) dari pemesanan barang, kalau waktu tenggang lebih cepat
maka ruang penyimpanan harus semakin besar.
3. Jumlah atau banyaknya barang yang harus disimpan dan frekuensi keluar masuknya
barang. Makin banyak barang yang disimpan akan membutuhkan ruang gudang lebih
besar. Apabila frekuensi keluar masuknya barang lebih kecil berarti banyak barang
menumpuk di gudang.
4. Faktor yang hendak diambil oleh pihak manajemen gudang yang meliputi faktor
kehabisan barang, faktor kekurangan tempat penyimpanan pada saat barang tiba di
gudang.

Strictly Confidential 14
LAYOUT PENYIMPANAN GUDANG (5)
• Arus garis lurus sederhana

Strictly Confidential 15
LAYOUT PENYIMPANAN GUDANG (6)
Arus U
• Layout berbentuk UProses keluar masuknya barang melalui lorong atau gang yang
berkelok-kelok  proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif lebih lama.

Strictly Confidential 16
 LAYOUT PENYIMPANAN GUDANG (7)
Arus L
• Layout berbentuk L  Proses keluar masuk barang melalui lorong atau gang sehingga proses
penyimpanan danpengambilan barang relatif cepat.

Strictly Confidential 17
Karakteristik barang dalam gudang
i) Material mudah rusak, sehingga lingkungan tempat penyimpanan
harus ideal.
ii) Bentuknya unik, sehingga menimbulkan masalah dalam area
penyimpanan dan pemindahan barang.
iii) Item mudah hancur, sehingga harus diperhatikan tingkat kelembaban,
ukuran unit load dan metode penyimpanan.
iv) Material berbahaya, sehingga harus menyimpannya pada lokasi
tersendiri.
v) Keamanan material berkaitan dengan proses pemindahan bahan
dimana diusahakan agar barang tidak mengalami benturan.
vi) Compability merupakan karakteristik penyimpanan item kimiawi yang
mudah berekasi dengan zat kimia lainnya.
Strictly Confidential 18
 MATERIAL HANDLING
Media Tipe Barang Alat Material Handling
Oddly shaped, besar dan Crane, Pallet Jack, Forklift,
Lantai
berat AGV
Crane, Pallet Jack, Forklift,
Box Karet, ukuran agak kecil
Hand truck, AGV
Rak Kecil, berat Pallet Jack
Automated gueded vehicle
handtruck
forklift

19
crane
Pallet
Jack
Strictly Confidential
The Material Handling System Equation

Material handling system equation

Strictly Confidential 20
TATA LETAK FASILITAS (1)
Peranan Perencanaan Tata Letak Fasilitas :
• Suatu perencanaan aliran barang yang efisien merupakan prasyarat untuk
mendapatkan produksi yang ekonomis.
• Pola aliran barang yang merupakan dasar bagi perencanaan fasilitas fisik
yang efektif.
• Perpindahan barang merubah pola aliran statis menjadi suatu kenyataan
yang dinamis, menunjukkan cara bagaimana suatu barang dipindahkan.
• Susunan fasilitas yang efektif di sekitar pola aliran barang dapat
menghasilkan pelaksanaan yang efisien dapat meminimumkan biaya
produksi.
• Biaya produksi minimum dapat memberikan keuntungan maksimum.

Strictly Confidential 21
 TATA LETAK FASILITAS (2)
• Tujuan Perencanaan Tata Letak Fasilitas
• Sebuah tata letak yang baik akan dapat memberikan keuntungan-keuntungan dalam sistem produksi, yaitu
antara lain sebagai berikut:
• Menaikkan output produksi
• Mengurangi waktu tunggu (delay)
• Mengurangi proses pemindahan bahan (material handling)
• Penghematan penggunaan area untuk produksi, gudang, dan service
• Pendayagunaan yang lebih besar dari pemakaian mesin, tenaga kerja, dan/atau fasilitas produksi lainnya.
• Mengurangi inventory in-process
• Mengurangi risiko bagi kesehatan dan keselamatan kerja operator
• Memperbaiki moral dan kepuasan kerja
• Mempermudah aktifitas supervisi
• Mengurangi kemacetan dan kesimpang-siuran
• Mengurangi faktor yang bisa merugikan dan mempengaruhi kualitas bahan baku ataupun barang jadi

Strictly Confidential 22
TATA LETAK FASILITAS (3)

Prinsip Dasar Dalam Perencanaan Tata Letak Fasilitas :

• Integrasi keseluruhan dari manusia, mesin, material, dan aktifitas
pendukung
• Jarak minimun perpindahan antar operasi.
• Aliran logis dari material melalui urutan operasi
• Utilisasi efektif dari ruangan
• Kepuasan dan keamanan pekerja
• Fleksibilitas untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan

Strictly Confidential 23
TATA LETAK FASILITAS (4)
Ciri-ciri Tata Letak yang Baik (“socio-technical system”)
• Keterkaitan kegiatan terencana; Kriteria demikian umumnya diukur secara kualitatif menggunakan skor atau
kuantitatif menggunakan frekuensi perpindahan. Keterkaitan kegiatan yang terencana bertujuan menjaga
kelancaran dan kemudahan kegiatan proses produksi dan pendukung lainnya.
• Aliran yang lurus; Pergerakan bahan dari satu proses ke proses lainnya diharapkan lurus karena mengurangi
potensi risiko kerusakan pun merupakan upaya memperpendek jarak perpindahan. Pada praktiknya, ciri ini sulit
dipenuhi karena kendala ketersediaan ruang.
• Langkah balik (backtrack) minimum; Hal demikian terkait dengan jarak perpindahan bahan. Kemudian, akibat
adanya langkah balik akan mengganggu pergerakan maju bahan.
• Gang yang lurus; Gang merupakan luasan yang disediakan untuk memfasilitasi perpindahan bahan. Gang yang
lurus bertujuan mempermudah kelancaran aliran bahan. Perencanaan gang merupakan bagian perencanaan luas
lantai.
• Pemindahan antar-operasi minimum; Perpindahan bahan merupakan waste, namun tidak bisa dihindari. Karena
pemindahan sebagai waste, maka operasi perlu diminimumkan.
• Metode pemindahan yang terencana; Pemilihan peralatan pemindahan bahan sangat menentukan kelancaran
pemindahan bahan yang efektif dan efisien.

Strictly Confidential 24
TATA LETAK FASILITAS (5)
Ciri-ciri Tata Letak yang Baik (“socio-technical system”)
• Operasi pertama dekat dengan penerimaan; Kedekatan penerimaan dengan operasi pertama bertujuan
menghemat pemakaian ruang dan memperpendek jarak perpindahan bahan.
• Operasi terakhir dekat dengan pengiriman; Kedekatan operasi terakhir dengan area pengiriman bertujuan
memperpendek jarak perpindahan bahan.
• Mampu mengakomodasi rencana perluasan di masa datang; Penambahan jumlah mesin memberi konsekuensi
perluasan kebutuhan ruang. Dalam perencanaan luas lantai, kemungkinan adanya perluasan ruang akan
dipertimbangkan, sehingga implementasi kebijakan strategi manajemen dapat difasilitasi.
• Sebaiknya, pergerakan bahan antar-operasi tidak diikuti oleh pergerakan operator. Apabila operator harus
berjalan kaki untuk menyelesaikan operasi berikutnya, maka akan menambah waktu. Pergerakan jalan kaki
operator tidak mempunyai nilai tambah.
• Pengendalian kebisingan, kotoran, debu, asap, dan kelembaban memadai; Stasiun kerja dan pabrik secara
keseluruhan harus memberikan jaminan bagi pekerja untuk tidak menimbulkan penyakit akibat kerja.
Kesehatan kerja bagi para pekerja merupakan faktor penting dalam produktivitas.

Strictly Confidential 25
PENERIMAAN BARANG
RCV 1 Penerimaan Barang

START

Supplier
Identifikasi PO yang Menerima Info
Pengiriman Barang
telah di terima barang return

Menerima Barang
atas PO

Gudang
RCV 1.1 RCV 1.2
Eksekusi barang yang Cetak Laporan RCV 1.3 Finish
diterima (Receipt) Penerimaan Barang Integrasi
TUG 3 Maximo
TUG3

Transaksi
receiving item

Barang/Dokumen RCV 3
No
Sesuai? Return Barang

User
PO.4.3 Proses
Yes Persetujuan
Penerimaan TUG4

Accounting
GL Journal GL Journal

Strictly Confidential 26
Penerimaan Barang

Memastikan apakah material yg diterima sudah

sesuai dg order pembelian/perjanjian pengiriman
barang, baik jumlah, jenis, kondisi, maupun
harganya
Memastikan apakah jumlah stok yg diterima telah
dicatat pada arsip data inventaris/catatan stok
Pemisahan dan pembetulan ketidaksesuaian
dalam pencatatan kualitas barang berdasarkan
barang yang ada

Strictly Confidential
Aktivitas Penerimaan Barang

Pemeriksaan
Barang yang belum Mutu (quality
Control) Pemeriksaan
diperiksa disimpan quantity barang
di “Area .
Karantina”

Pemeriksaan Penyelesaian
dokumen (PO, Surat Administrasi
Jalan dll)

Pemantauan dan Proses Handling

Penjadwalan rencana
yang benar
kedatangan barang
.

Strictly Confidential 28
PENCATATAN MATERIAL

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG (TUG 4)

BON PENERIMAAN (TUG 3)

MEMINDAHKAN KETERANGAN JUMLAH YANG DITERIMA KE DALAM PENYIMPANAN

STOCK

Strictly Confidential 29
Penyimpanan Material

Penentuan jumlah unit per kelompok

Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan kuantitas tertentu

Pemberian identitas barang

Penyimpanan di rak secara sistematis

Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO/FEFO

Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu

Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang)

Jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory tuliskan lokasi penyimpanan barang

Lakukan Pencatatan pada Kartu Gantun (TUG2) dan Kartu Persediaan Material (TUG 1)

Strictly Confidential 30
NOMOR KODE LOKASI

Strictly Confidential 31
PENATAAN BARANG DENGAN FIFO

• Barang dagangan yang

masuk lebih awal akan
keluar lebih awal.
• Mendahulukan barang
dagangan yang memiliki
resiko lebih besar

Strictly Confidential 32
 RCV 3 Pengembalian Barang/Jasa

START Data
Transaksi
Adjusment

User
RCV 3.1
RCV 3.2 RCV 3.4 RCV 3.5 RCV 3.6
Identifikasi barang RCV 3.7
Menginformasikan Menerima informasi Membuat proses Print Return Report
atau berita acara Integrasi
barang return dari supplier barang kembali (TR)
yang tidak di terima Maximo
TR

RCV 3.3
Menerima dan
Supplier Konfirmasi barang
return

RCV 3.8
Accounting GL Reverse Journal Finish
Receipt
TR

Strictly Confidential 33
INV-04 PERMINTAAN PEMAKAIAN BARANG DENGAN WORK ORDER BARANG
Future Process Flow

Start Finish

INV-04-01 INV-04-04a
Identifikasi Barang Info ke Bag.
Tidak INV-04-10
Permintaan Work Tersedia? BU/ BIC untuk

Bagian Pemeliharaan
Menerima (TUG9)
Order pembuatan PR

Ya
IBM MAXIMO
IBM MAXIMO
INV-04-03
INV-04-02 IBM MAXIMO
Pengecekan
Membuat WO INV-04-04b
Ketersediaan
Plan barang Cetak Bon
Barang
Permintaan

Data diinterface/transfer
apabila WO status
INV-04-05 WOAPP Transaksi WO Actual
Interface/transfer to
Oracle

INV-04-06 INV-04-08
Permintaan Cetak Bon
INV-04-09
Data Otomatis dari WO Pemakaian Barang Pemakaian Barang
Interface/transfer to
Bagian Gudang

Plan (Move Order) (TUG9)

MAXIMO

TUG9

INV-04-07
Pengeluaran Barang
(Transact MO)
Akuntansi
Bagian

GL Journal

Strictly Confidential 34
Aktivitas Pengeluaran Barang

Rencana Pengeluaran Barang Berdasarkan Work Order atau Material

Requisition

Persiapan Pengeluaran Barang

Pengambilan Material diluar Jam Kerja/Emergency

Pengeluaran Barang

Strictly Confidential 35
PENCATATAN MATERIAL KELUAR

BON PENGELUARAN (TUG 9)

DAFTAR MUTASI BARANG/HARIAN (TUG 11)

DAFTAR PENGANTAR BON BARANG (TUG 12)

PENCATATAN PADA KARTU GANTUN (TUG 2) DAN KARTU PERSEDIAAN MATERIAL (TUG1)

Strictly Confidential 36
INV-05 PERMINTAAN PENAMBAHAN BARANG TANPA PLAN ITEM
Future Process Flow

Start Finish

Bagian Pemeliharaan
INV-05-01
Identifikasi INV-05-09
Penambahan Menerima (TUG9)
Barang Tanpa Plan
Item

Transaksi WO Actual

INV-05-02
INV-05-08
Cetak Bon
Interface/transfer to
Permintaan Barang MAXIMO

Bon PB

INV-05-05a INV-05-07
INV-05-03 INV-05-06
Info ke Bag. BU/ Cetak Bon
Menerima Bon Pengeluaran Barang
Bagian Gudang

BIC untuk Pemakaian Barang

Permintaan Barang (Transact MO)
pembuatan PR (TUG9)
Barang
Tersedia?
TUG9
INV-05-05b
Membuat Permintaan
INV-05-04
Pemakaian Barang
Pengecekan
(Move Order)
Ketersediaan Barang
Akuntansi
Bagian

GL Journal

Strictly Confidential 37
 Spare Part Pembongkaran
Barang yang diperoleh dari pembongkaran ak-
tiva tetap.

Spare part lebih Barang Rusak/Butuh Perbaikan

Barang yang dikembalikan ke Gudang Jenis barang yang dikembalikan ke Gu-
dikarenakan kelebihan dari pemakaian PENGEMBALIAN BARANG dang dalam kondisi rusak atau butuh per-
material, baikan

38

Strictly Confidential
INV-06 PENGEMBALIAN BARANG ATAS WO
Future Process Flow
Bagian Pemeliharaan
Start
Finish

INV-06-01
Identifikasi INV-06-06
Pengembalian Menerima (TUG10)
Barang

Transaksi WO Retur
Bagian Gudang

INV-06-02 INV-06-03 INV-06-04

Pengecekan Buat Pengembalian Cetak Bon
INV-06-05
Pengembalian Barang Barang atas WO Pengembalian Interface/transfer to
atas WO (Misc. Receipt) Barang (TUG10) MAXIMO

TUG10
Bagian Akuntansi

GL Journal

Strictly Confidential 39
Alur
Pengembalian
Barang

Strictly Confidential 40
Alur Perbaikan
Barang

Strictly Confidential 41
INV-09 TRANSFER ANTAR GUDANG(INVENTORY ORGANIZATION) BEDA UNIT
Future Process Flow

Start Finish
User (Requestor)

INV-09-01 INV-09-02 INV-09-06 INV-09-07 INV-09-08

Cetak Daftar Menerima Menerima Barang Cetak Bon TUG 3, INV-09-09
Identifikasi Transfer Permintaan Barang (TUG7&TUG8) (Receipt) TUG 1 dan TUG2 Interface/transfer to
Barang (TUG5) MAXIMO

TUG 3 Transaksi
TUG5 Transfer Barang
TUG 1
TUG 2

INV-09-03 INV-09-04 INV-09-05

Menerima Daftar
User (Owner)

Eksekusi Pindah Cetak Bon

Permintaan Barang Barang Pengeluaran Barang &
(TUG5) (Interorg Transfer) DO (TUG7&TUG8)

TUG7
TUG8
Akuntansi
Bagian

GL Journal

Strictly Confidential 42
INV-16 STOCK OPNAME
Future Process Flow

Start Finish

Stock Opname Team

INV-16-03 INV-16-09
INV-16-01 INV-16-08 INV-16-15 INV-16-16
Menginformasikan Mengisi laporan
Stock Opname Menerima laporan Persetujuan Selisih Validasi selesih stock INV-16-17
template stock stock opname stock opname opname
Meeting stock opname Interface/transfer to
opname dilapangan (Entry Adjustment) (Launch Adjustment)
MAXIMO

Transaksi
Adjusment
INV-16-02
Membuat template INV-16-14
stock opname Menerima Laporan
(Physical Inventory) Selisih Stock
Opname

INV-16-10 INV-16-13
INV-16-04 INV-16-07
Menerima laporan Konfirmasi Laporan
Menerima template Cetak laporan stock
stock opname yang Selisih Stock
stock opname opname
Bagian Gudang

sudah dilakukan Opname

INV-16-05 INV-16-06
INV-16-11 INV-16-12
Menjalankan
Meminta Transaksi Memasukkan laporan Cetak Laporan Selisih
Snapshot & Generate
Inventory dihentikan Tag Num.
hasil stock opname Stock Opname
Akuntansi
Bagian

GL Journal

Strictly Confidential 43
PENGENDALIAN STOCK

Pengendalian Stok, meliputi:

 Pemeliharaan bukti dokumentasi yang akurat mengenai
penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari suatu
pergudangan
 Penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-catatan
tersebut

Strictly Confidential 44
Pemantauan Stok

• Inventory Turnover
• Level of service
• Tingkat stok kadaluwarsa (dead stock)

Strictly Confidential 45
ITO

Strictly Confidential 46
#EnergyOf Things