SESI II

PRINSIP-PRINSIP
OPERASIONAL
GUDANG

I Nyoman Purnaya, M.B.A

Prodi Manajemen Logistik
Institut Ilmu Sosial dan Manajemen STIAMI
27/09/2020
 OUTLINE

• Struktur Gudang
• Operasional Gudang
• Penerimaan di Gudang
• Metode Lokasi di Gudang
• Opsi dan Metode Picking
• Aktivitas Dispatch & Mengelola Aliran

Ilmu Logistik & Supply Chain 27/09/2020 2

Struktur Gudang
Tidak terlalu banyak perusahaan yang memiliki kesempatan atau
peluang untuk pindah ke gudang yang dirancang khusus.
Memang, bagi kebanyakan perusahaan, mereka 'terjebak'
dengan apa yang mereka miliki, atau jika mereka pindah, mereka
biasanya akan mewarisi bangunan gudang yang sudah ada. Poin-
poin berikut dapat digunakan untuk menilai struktur gudang:

Struktur dan situs

• Apakah dindingnya terbuat dari beton (lebih disukai) atau
kayu/non-logam (paling tidak disukai)?
• Apakah kabel listrik dalam kondisi baik?
• Apakah gudang akan memiliki penyimpanan tunggal? Jika
tidak, apakah jelas terpisah secara fisik dari penyewa lain?
• Produk apa yang disimpan oleh penyewa lain?
• Apakah situs bebas dari penyimpanan di halaman/sampah
/tumbuh-tumbuhan?
• Apakah ada sejarah banjir lokal?
• Fasilitas apa yang tersedia untuk 'kesejahteraan 27/09/2020
staff'? 3
Struktur Gudang
Perlindungan dari Bahaya Kebakaran

• Peralatan proteksi kebakaran apa yang dipasang?

• Apakah alarm kebakaran terhubung ke tempat yang diawai
selama 24 jam?
• Apakah alat penyiram otomatis, pendeteksi asap/panas
dipasang?
• Apakah kebijakan dilarang merokok, efektif?
• Bagaimana prosedur untuk mengawasi pekerjaan yang dapat
menimbulkan panas/api, seperti; pengelasan, pemotongan?
(Topik penting yang akan dibahas nanti pada bagian Kesehatan
dan Keselamatan)

27/09/2020 4
Struktur Gudang
Keamanan
Sebagian besar pencurian di gudang dilakukan oleh staf internal.
Oleh karena itu, tindakan berikut mencakup terutama pencurian
eksternal dari pembobolan, dll.
• Apakah alarm pencuri dipasang?
• Apakah alarm pencuri menutupi semua pintu dan semua
bukaan lainnya?
• Apakah yang berikut ini dipasang: foil pada jendela, sistem
sinar infra merah, detektor gerak, CCTV?
• Apakah alarm pencuri terhubung ke sistem di kantor polisi?
• Kapan terakhir kali diuji? Apa program pengujiannya?
• Patroli keamanan apa yang ada - internal dan eksternal?
• Apakah pagar pembatas aman dan lebih dari 7 kaki (2,2
meter)?
• Apakah pencahayaan perimeter eksterior dipasang?
• Apa yang dimaksud dengan sistem kontrol akses orang?
(Kartu/Keypad, dll.)
• Apa kontrol manajemen stok?
27/09/2020 5
Struktur Gudang
Dermaga untuk Bongkar- Pemuatan
• Apakah ada tembok yang rusak di samping pintu masuk?
• Apakah waktu yang dibutuhkan kendaraan untuk berputar,
lama?
• Apakah di halaman tersedia cukup ruang untuk bermanuver
kendaraan?
• Apakah halaman digunakan untuk bongkar/muat?
• Apakah mobile ramps digunakan?
• Apakah ada 'cuaca' di dalam gedung?
• Berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk menyetel ulang
plat perata pada dermaga bongkar muat?
• Apakah ada kerusakan pada plat dan pintu penyamarataan?
• Apakah ada penyesuaian yang buruk antara lantai gudang
dan kendaraan?
• Apakah ada platform perata dermaga terlalu pendek atau
curam, menyebabkan forklift untuk diturunkan?

27/09/2020 6
Operasional Gudang
Operasi dan aktivitas gudang termasuk dalam aktivitas berikut:
• Barang masuk atau menerima
• Simpan di tempat penyimpanan
• Pemilihan pesanan dan pengambilan/pengepakan
• Barang keluar atau dikirim.

Aspek kunci yang harus dipertimbangkan dalam semua

aktivitas ini adalah prioritas yang saling bertentangan dalam
memaksimalkan penggunaan ruang yang dialokasikan untuk
setiap aktivitas, sambil meminimalkan waktu yang dibutuhkan
untuk melakukan aktivitas. Kegiatan ini biasanya akan
melibatkan penggunaan peralatan seperti forklift, rak dan
Teknologi Informasi Komunikasi.

Aspek kunci lainnya yang terlibat di sini adalah hubungan dan

hubungan antara aktivitas untuk mencegah kesalahan. Yang
disebut 'kesalahan pengambilan' dan kesalahan yang diketahui
oleh pelanggan tidak selalu berarti kesalahan pengambilan.
27/09/2020 7
Penerimaan di Gudang
Ada pandangan bahwa apa yang terjadi dalam detak
penerimaan, kecepatan dan ritme sepanjang waktu untuk total
operasi gudang. Pada akhirnya, kesalahan yang dibuat di sini
akan berdampak di tempat lain di gudang/perusahaan dan,
lebih buruk lagi, dengan pelanggan/pengguna.

Mengukur kapan barang benar-benar akan tiba dan mengambil

tindakan untuk menjadwalkan tanda terima dapat membantu
meningkatkan penjadwalan beban kerja.

Bekerjasama dengan pemasok dalam penerimaan harus saling

menguntungkan; selain waktu penyelesaian bongkar muat
kendaraan, aspek-aspek seperti pelabelan, pengkodean,
penandaan, dan jumlah pengepakan semuanya dapat
membantu memberikan keuntungan bersama.

27/09/2020 8
Penerimaan di Gudang
Kegiatan berikut terlibat dengan tanda terima:
• Tetapkan area bongkar muat yang akan digunakan, pastikan
aman dan sesuai untuk operasi.
• Catat kedatangan kendaraan dan catat nomor segelnya.
• Buka segel dengan pengemudi yang ada.
• Periksa dokumentasi pesanan dan catat setiap item dengan
catatan pengiriman.
• Pastikan kendaraan aman sebelum bongkar muatan.
• Bongkar muatan kendaraan.
• Rakit barang di area penerimaan barang.
• Periksa barang untuk kuantitas (gunakan blind sheet?),
kondisi dan kemungkinan kerusakan.
• Lakukan pemeriksaan kualitas yang diwajibkan.
• Laporkan setiap ketidaksesuaian dan kondisi/kualitas
sekaligus.
• Terakhir, pindahkan barang keluar dari area penerimaan
barang secepat mungkin ke tujuan yang sesuai.
27/09/2020 9
Metode Lokasi di Gudang
Setelah produk diterima dan kebutuhan penyimpanannya
ditentukan, produk harus disimpan dan ditempatkan di gudang.
Ini berarti mengajukan pertanyaan: Di mana produk akan
disimpan? Sementara mengacu pada pembahasan sebelumnya
tentang kelompok penanganan produk akan menentukan
beberapa aspek lokasi (seperti non-kompatibilitas seperti
produk makanan dingin/beku, produk dengan bau, produk
berbahaya).

Hal ini sangat tergantung pada apakah kita menggunakan

sistem lokasi tetap atau acak untuk lokasi.
Lokasi tetap berarti bahwa untuk grup produk tertentu, lokasi
tetap dan diketahui diberikan; lokasi acak berarti lokasi dibuat
secara acak. Yang pertama sering digunakan untuk lokasi pick
face tetapi juga dapat digunakan untuk penyimpanan stok bulk.
Ini berarti bahwa pemanfaatan ruang dapat berdampak negatif
karena ruang tersedia, dalam teori, untuk menampung tingkat
persediaan maksimum produk.
27/09/2020 10
Metode Lokasi di Gudang
Dengan lokasi acak, bagaimanapun, lokasi ditentukan oleh
algoritma yang telah ditentukan dan biasanya sistem
manajemen IT gudang (WMS) dikendalikan.
Karenanya, penggunaan ruang penyimpanan yang lebih baik
ditemukan, dengan asumsi bahwa algoritma yang benar telah
disiapkan dengan menggunakan logika dan aturan yang benar
yang melibatkan keputusan tentang kecepatan dan popularitas
(dimana analisis ABC dapat membantu). Algoritma WMS
membutuhkan masukan manajemen yang cermat saat
disiapkan, bukanlah proses penyiapan perangkat lunak secara
otomatis dan setelan default dari penyedia sistem yang perlu
dikalibrasi dengan persyaratan khusus.

27/09/2020 11
Opsi Picking
Setelah pesanan diterima, produk harus diambil atau dipilih
dari gudang. Ini sering menjadi aktivitas penting di gudang
karena di sinilah pesanan pelanggan dibuat. Picking merupakan
aktivitas manual dan seringkali mewakili aktivitas kritis biaya.
Berikut ini adalah fitur penting untuk operasional picking:
• Waktu perjalanan pada proses picking
• Lokasi produk
• Perencanaan
• Tingkat layanan (service level)
• Akurasi

Sebagian besar perusahaan tidak benar-benar tahu apa profil

picking mereka. Banyak yang tidak menganalisis aktivitas ini
untuk memberikan gambaran aktivitas sebenarnya
berdasarkan pesanan harian yang diproses, produk dan lini/
SKU. Hampir dapat dipastikan bahwa sebagian kecil dari
baris/SKU akan diaktifkan setiap hari, dan aturan 80-20/profil
ABC akan ditemukan.
27/09/2020 12
Permintaan Pelanggan
Aspek penting lainnya dari operasional gudang dan oleh karena
itu adalah salah satu yang penting untuk dipahami karena
pesanan pelanggan, misalnya, akan berbeda menurut industri.

Pesanan dapat diambil satu per satu dari rak dengan bantuan
dari peralatan teknologi informasi dan komunikasi seperti
pemindaian, peralatan pick to light dan dapat melibatkan
carousel otomatis, penyortir dan conveyor. Pesanan juga dapat
dikelompokkan bersama sehingga setiap item/SKU diambil
lebih dari satu dan kemudian digunakan untuk membuat
pesanan.

Tiga bentuk dasar Picking:

1. Item atau piece picking (broken case picking)
2. Carton atau case picking
3. Full pallet picking

27/09/2020 13
Metode-Metode Picking
Karakteristik utama untuk metode picking dengan opsi manual
dan otomatis dibahas berikut ini.
Metode Picking – khususnya manual
• Basic order picking adalah dimana picker akan melakukan
perjalanan ke barang di gudang.
• Batch picking atau pick by line adalah dimana beberapa
pesanan dikelompokkan ke dalam batch kecil yang dapat
dikelola.
• Zone picking adalah dimana area picking dibagi menjadi
beberapa zona dengan picker dialokasikan ke zona.
• Wave Picking adalah dimana semua zona dipilih pada waktu
yang sama dan kemudian item disortir ke dalam pesanan
masing-masing pelanggan.
Angka picks per hour sebagian besar digunakan oleh
perusahaan sebagai ukuran produktivitas. Meskipun tidak ada
yang namanya angka 'standar industri', karena setiap operasi
unik tidak hanya dalam hal produknya tetapi juga volume
keluaran, lokasi, tata letak, peralatan, dll.
27/09/2020 14
Metode-Metode Picking
Metode Picking – khususnya otomatis
Metode ini melibatkan penggunaan peralatan mekanis yang
ditempatkan pada posisi tetap/statis.
• Robotic. Ini serupa dalam konsep proses manufaktur robotik
dengan lengan robotik yang bergerak yang bekerja pada
jalur perakitan.
• Carousels. Di sini, produk dengan jumlah besar item
berukuran kecil yang seragam, seperti suku cadang yang
bergerak lambat seperti mur/baut, dimuat sebelumnya ke rak
dan ditempatkan di carousel vertikal.
• Conveyor/Sorter. Di sini produk sudah dimuat sebelumnya ke
dalam rak. Picker berjalan menuju rak, seperti yang
dilakukan dengan basic order picking, tetapi menempatkan
pesanan di konveyor.
• Auto Sortation. produk bulk dari satu baris dimuat ke
penyortir. Penyortir membagi produk menjadi pesanan
individual, yang jatuh ke saluran.

27/09/2020 15
Aktivitas Despatching
Kegiatan ini merupakan refleksi dari area penerimaan/
penerimaan barang, misalnya dengan bongkar muat dan
dermaga yang kita lihat sebelumnya. Sedangkan untuk
pengiriman khusus, yang terlibat adalah sebagai berikut:
• Pastikan bahwa ada ruang yang tersedia untuk pengepakan
apa pun, memuat ke dalam keranjang, stillages, palet, dll.
• Merakit barang di area bongkar/muat barang (mungkin
menggunakan model mengikuti tata letak lantai kendaraan
pengiriman).
• Periksa dokumentasi pesanan dan catat setiap item dengan
catatan pengiriman.
• Periksa kondisi barang, kemungkinan kerusakan dan lakukan
pemeriksaan kualitas (lakukan blind inspection?).
• Laporkan ketidaksesuaian dan kondisi/kualitas yang lebih
rendah.

27/09/2020 16
Aktivitas Despatching
• Tetapkan area pemuatan yang benar; memastikan bahwa itu
aman dan sesuai untuk pengoperasian.
• Pastikan kendaraan aman sebelum memuat.
• Muat ke dalam kendaraan.
• Posisikan/perbaiki sistem penguncian keamanan, misalnya
segel, dengan pengemudi yang ada.
• Dapatkan tanda tangan pengemudi.
• Catat keberangkatan kendaraan dan catat segel atau nomor
pengunci keamanan.

27/09/2020 17
Mengelola Aliran
Setelah melihat setiap aktivitas 'terpisah' di gudang,
selanjutnya kita dapat mempertimbangkan bagaimana
memastikan bahwa operasional berlangsung dengan cara yang
efisien dan efektif di mana semua aktivitas terpisah mengalir
dengan baik bersama-sama.
Berikut ini adalah prinsip penting untuk aliran:
• Periksa data grup penanganan produk yang benar dan
prinsip kecepatan throughput.
• Periksa tingkat kepemilikan stok.
• Minimalkan jarak perjalanan untuk menghemat waktu dan
sumber daya
• Periksa pertukaran antara tenaga kerja manual dan
penanganan mekanis.

27/09/2020 18
Mengelola Aliran
• Menilai dampak dari persyaratan operasional dan dokumen
informasi waktu nyata/sistem otomatis.
• Periksa pertukaran yang diperlukan antara kecepatan akses
dan pemanfaatan ruang yang tersedia dengan menilai
kebutuhan tenaga kerja dan peralatan, biaya dan indikator
kinerja utama.
• Saat merencanakan dan mensimulasikan tata letak gudang
'baru', berikan kontrol / keamanan stok yang memadai dan
kepatuhan dengan peraturan yang sesuai.

27/09/2020 19